Głównym tematem dnia jest Matryca Eisenhowera. Kwadrant C. Zadania pilne, ale mało ważne. Gdzie stosowana jest zasada Dwighta Eisenhowera?

Dlaczego tak trudno jest wybrać pomiędzy zadaniami priorytetowymi i drugorzędnymi? Badania neurologa Antonio Damasio pokazują, że podejmowanie decyzji jest nierozerwalnie powiązane z emocjami. Nic więc dziwnego, że stany lękowe i depresyjne często charakteryzują się stanami utknięcia i niemożności podejmowania decyzji. Korzystanie z prostych narzędzi, takich jak Matryca Eisenhowera, pomaga nie tylko zrozumieć sprawy, ale także zmniejszyć stres emocjonalny. Z biegiem czasu, opanowując zasady tej koncepcji, możesz łatwo i szybko określić różnicę między ważnymi, pilnymi, nieważnymi i bezużytecznymi.

Uważa się, że Matryca Eisenhowera ma wiele wspólnego ze słowami Dwighta D. Eisenhowera: „Mam dwa problemy: pilny i ważny. Pilne nie jest ważne, ale ważne jest pilne.”

Dwight D. Eisenhower jest najbardziej znany jako 34. Prezydent Stanów Zjednoczonych (od 1953 do 1961). Zanim został prezydentem, był generałem i dowodził siłami alianckimi podczas II wojny światowej. W 1950 roku Eisenhower został pierwszym Naczelnym Dowódcą Sił Sojuszniczych NATO w Europie.

Specyficzne zajęcia zawodowe nieustannie zmuszały Eisenhowera do podejmowania trudnych decyzji i codziennego skupiania się na różnych zadaniach. Aby zoptymalizować proces, stworzył swoją metodę, która stała się powszechnie znana jako macierz Eisenhowera. Dziś mogą z niego korzystać nie tylko generałowie, ale także zwykli ludzie, w tym gospodynie domowe – pomaga ustalić priorytety bieżących zadań i uporządkować.

Jak korzystać z macierzy Eisenhowera

To narzędzie jest odpowiednie dla tych, którzy chcą i potrafią ocenić wagę swoich zadań i jasno je kategoryzować. Metoda polega na podziale zadań i działań na cztery grupy:

1. pilne i ważne;
2. ważne, ale nie pilne;
3. pilne, ale nieważne;
4. nie jest pilne ani ważne.

Ostatecznym celem Metody Eisenhowera jest pomoc w oddzieleniu spraw nieistotnych od ważnych decyzji i skupienie się na tym, co naprawdę ważne.

Jeśli wyobrazisz sobie macierz Eisenhowera jako obraz, będzie ona wyglądać następująco:

Znaczenie ćwiartek macierzy

Zadania są przypisane do określonych ćwiartek, które z kolei określają, kiedy i jak długo możesz wykonać zadanie.

• Kwadrant I – „Zrób to teraz” (pilne i ważne)

Obejmuje to zadania priorytetowe wymagające natychmiastowej uwagi. Mają ściśle określone terminy i muszą zostać zrealizowane przede wszystkim osobiście.

• Kwadrant II – „Zdecyduj, kiedy to zrobisz” (ważne, ale nie pilne)

Kwadrant ten jest strategiczną częścią matrycy, idealną do długoterminowego rozwoju. Elementy w nim zawarte są ważne, ale nie wymagają natychmiastowej uwagi. Jednocześnie zadania mają określony termin realizacji i również są realizowane osobiście.

• Kwadrant III – „Oddeleguj komuś” (pilne, ale nieważne)

Rozmowy telefoniczne, e-maile oraz planowanie spotkań i wydarzeń mieszczą się w tym kwadrancie. Tego typu zadania zazwyczaj nie wymagają osobistej uwagi, ponieważ nie wiążą się z mierzalnym rezultatem. Kwadrant III pomaga zminimalizować czynniki odwracające uwagę od ważnej pracy. Delegując, możesz skupić się na ważniejszych sprawach.

• Kwadrant IV – „Zrób to później” (nieważne, niepilne)

Działania należące do ćwiartki IV to działania pomocnicze, które nie wnoszą żadnej wartości dodanej. Krótko mówiąc, jest to coś, co zawsze można odłożyć na później, bez obawy o jakiekolwiek konsekwencje. Te rzeczy zajmują czas i kolidują z ważniejszymi zadaniami, które umieszczasz w pierwszych dwóch ćwiartkach.

Wybór koloru matrycy

Przypisz każdej ćwiartce macierzy kolor i powiąż go z poziomem priorytetu.

Na przykład:

Czerwony = pilne.

Żółty = ważny, ale niezbyt pilny.

Zielony = pilny, ale nieważny.

Szary = niepilny, nieważny.

Używając macierzy do celów zawodowych, odkryjesz, że większość problemów przypada na ćwiartki I i III. Działania z ćwiartki II przynoszą najbardziej znaczące rezultaty, ponieważ są celami biznesowymi, które wpływają na długoterminowy sukces biznesu, a mimo to rzadko są klasyfikowane jako pilne.

Najtrudniej jest zrozumieć, co odwraca Twoją uwagę od zaplanowanego kursu. Ale jeśli poradzisz sobie z tym podstawowym problemem zarządzania czasem, pozbędziesz się myśli o zmarnowanych godzinach. Zadaj sobie dwa pytania, które pomogą Ci wybrać długoterminowe strategie podejmowania decyzji:

• Kiedy będziesz pracować nad ważnymi, ale nie pilnymi zadaniami?
• Kiedy możesz poświęcić czas na zajęcie się ważnymi zadaniami, zanim nagle staną się pilne?

Warto pamiętać, że czasami zadania z jednego kwadrantu niespodziewanie przechodzą do drugiego. Jeśli zdarzy się sytuacja awaryjna, Twoje priorytety ulegną zmianie. Na przykład prowadzisz małą firmę i niezadowolony klient dzwoni i prosi o rozmowę z menadżerem w związku z opóźnieniem w dostawie. Problem ten natychmiast wzniesie się ponad inne elementy matrycy.

Podział zadań pomiędzy ćwiartki ma pewne cechy, które należy wziąć pod uwagę:

1. Listy rzeczy do zrobienia ułatwiają życie. Upewnij się, że przydzielając zadania, zadajesz właściwe pytania, które pomogą Ci określić, co należy zrobić w pierwszej kolejności. Kluczową cechą jest priorytet.
2. Do każdego kwadrantu możesz dodać wiele działań i zadań, ale najlepiej jest zachować maksymalną liczbę nie większą niż osiem elementów. W przeciwnym razie odejdziesz od głównego celu - wykonania zadania.
3. Stwórz osobne matryce dla swojego życia zawodowego i osobistego.
4. Tylko Ty możesz określić poziom priorytetu pozycji na swojej liście. Zacznij każdy poranek od listy zadań z matrixa, a pod koniec tygodnia zobaczysz rezultat.

Szablon matrycy Eisenhowera

Aby uprościć proces podziału zadań, skorzystaj z szablonu opracowanego przez Evernote:

Macierz Eisenhowera można przełożyć na oprogramowanie do zarządzania projektami Trello. Zrób listę rzeczy do zrobienia dla każdej z czterech tablic (= ćwiartek) i utwórz oddzielną tablicę „Skrzynka odbiorcza”, na którą będą trafiać wszystkie zadania przed rozdzieleniem ich do ćwiartek. Dzięki temu będziesz mógł wizualnie ocenić swoje obciążenie pracą.

Matryca Eisenhowera to proste narzędzie, które pomoże Ci uniknąć stanu paraliżu analitycznego, który pojawia się, gdy nawet nie wiesz, od czego zacząć.

Każdy współczesny człowiek dąży do osiągnięcia sukcesu. To jest powód, dla którego zarządzanie czasem jest tak popularne. To technika ucząca efektywnego planowania. Dziś korzystają z niego nie tylko politycy i biznesmeni, ale także zwykłe gospodynie domowe. Ale nie powinieneś uważać zarządzania czasem za wynalazek ostatniej dekady. Pół wieku temu wielu zapracowanych ludzi myślało o zwiększeniu własnej produktywności. Uderzającym tego przykładem jest matryca Eisenhowera, nazwana na cześć jej twórcy. Jako narzędzie ustalania priorytetów posłużył się nim trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight David Eisenhower.

D. Eisenhower - geniusz efektywności

Dwight David Eisenhower był prezydentem Stanów Zjednoczonych w latach 1953–1961. Ten wybitny człowiek znany jest także ze swojej kariery wojskowej. Eisenhower brał udział w I i II wojnie światowej i został awansowany na generała armii. 34. Prezydent Stanów Zjednoczonych jest również znany jako jeden z założycieli NATO. Współcześni zauważyli, że Dwight był osobą wszechstronną, o żywym umyśle, wyróżniającą się dyscypliną i organizacją. Wybitna postać pozostawiła swoim potomkom tak skuteczne narzędzie planowania, jak matryca Eisenhowera. Każdy może wykorzystać go jako narzędzie do organizacji własnych działań.

Ogólny opis macierzy Eisenhowera

Wymyśliłem bardzo prosty, a jednocześnie niezwykle wygodny system planowania. Dla wygody i przejrzystości przedstawił swoją matrycę w postaci kwadratu. Eisenhower sugeruje podzielenie wszystkich planowanych działań na cztery kategorie. Na początek warto zidentyfikować wszystkie najważniejsze sprawy, które wymagają natychmiastowego rozwiązania. W drugim – sprawy i obowiązki, które są ważne, ale mogą poczekać. Trzecia kategoria to wszystko, co jest pilne, ale nieważne. Ostatnia grupa zawiera plany nieważne i niepilne. Matryca Eisenhowera jako narzędzie ustalania priorytetów idealnie nadaje się do planowania krótkoterminowego. Za jego pomocą możesz zaplanować wszystko na 1-2 dni. Jak zbudować własną matrycę Eisenhowera? Wszystko czego potrzebujesz to kartka papieru i długopis. Narysuj kwadrat i podziel go na cztery równe części. Porozmawiajmy teraz o tym, jakie rzeczy należy zapisać i gdzie.

Plac pierwszy: sprawy najważniejsze i pilne

W pierwszym segmencie kwadratu macierzy Eisenhowera należy zapisać najważniejsze rzeczy, które należy natychmiast zrobić. Jeśli ten system planowania jest używany prawidłowo i stale, lista ta powinna zawsze być pusta. Istota matrixa sprowadza się do tego, aby móc robić ważne rzeczy na czas i unikać pośpiechu. Oczywiście jeśli dopiero zaczynasz korzystać z tego systemu planowania, w tej kategorii mogą znajdować się 1-2 pozycje.

Jakie ważne zadania warto umieścić w bloku „Co należy pilnie zrobić”? Uczeń w tej kategorii może zamieścić egzamin, menadżer firmy może opublikować spotkanie z partnerami biznesowymi, gospodyni domowa może zamieścić wezwanie alarmowe w przypadku problemów z dostawą wody. Twój harmonogram oceny priorytetów zadań do wykonania powinien obejmować wszystkie obszary Twojego życia. Plany i sprawy rodzinne, wizyty u lekarzy i stylistów, wyjazdy na zakupy – to wszystko należy wpisać w matrycę Eisenhowera. Przykładowo, jeśli bardzo dokucza Ci ból zęba, wizytę u dentysty możesz wpisać w pierwszy punkt swojego codziennego planu (jako ważna sprawa, której nie można odkładać na później).

Drugi kwadrat: ważne zadania, które nie wymagają natychmiastowego wykonania

Jednym z najważniejszych obszarów macierzy Eisenhowera jest jej drugi kwadrat, w którym należy zapisać ważne sprawy, które nie mają napiętego terminu. Przy efektywnym korzystaniu z systemu planowania zawsze powinny znajdować się tutaj pewne zadania. Ważne jest, aby w odpowiednim czasie sprawdzić swój osobisty plan w tej kategorii i postępować zgodnie z nim. Wpisz w tym polu projekty, nad którymi obecnie pracujesz. Tutaj możesz uwzględnić także zaplanowane rozmowy telefoniczne i spotkania, pisanie pracy dyplomowej. W drugim kwadracie należy wymienić wszystkie zadania, które należy wykonać w miarę możliwości. System planowania zakłada, że ​​sprawy z tej kategorii będą rozpatrywane w pierwszej kolejności. Tylko w tym przypadku możliwe będzie uniknięcie siły wyższej i sytuacji awaryjnych, a odpowiednio pierwszy kwadrat matrycy pozostanie pusty.

Kwadrat trzeci: sprawy pilne, ale nieistotne

Trzecia strefa Matrycy Eisenhowera przeznaczona jest do rejestrowania przypadków, które mają niski priorytet ważności, ale jednocześnie wymagają pilnej uwagi. To wszystko zmniejsza Twoją produktywność i zakłóca Twoją główną pracę. podczas procesu raportowania? Problem ten należy wpisać w trzeci kwadrat, należy go jak najszybciej rozwiązać. Może to obejmować również przeglądanie korespondencji i wykonywanie codziennych, rutynowych prac, które nie wymagają podejmowania poważnych decyzji. Nie zapominaj, że Matryca Eisenhowera – jako narzędzie ustalania priorytetów – powinna pomóc Ci utrzymać wszystko pod kontrolą. Nie przegap szczegółów, a odniesiesz sukces.

Kwadrat czwarty: rzeczy, które nie są pilne i nieważne

Ostatni, czwarty kwadrat matrycy przeznaczony jest do zapisywania zadań i opcji spędzania czasu, które są nieistotne i niepilne. Sam D. Eisenhower nazwał tę kategorię „listą pożeraczy czasu”. W czwartym kwadracie piszemy wszystko, co nie ma pozytywnego wpływu na główny rodzaj działalności, ale jednocześnie ma pozytywny wpływ na stan psycho-emocjonalny człowieka. Są to osobiste rozmowy przez telefon, oglądanie programów rozrywkowych, komunikowanie się w sieciach społecznościowych.

Co możesz zrobić z czwartego kwadratu, nie tracąc przy tym własnej produktywności? Matryca Eisenhowera zadziała, jeśli potrafisz się skupić i nie robić przerw podczas wykonywania określonego zadania. Nie ma nic złego w pożeraczach czasu, jeśli pomagają się zrelaksować i odprężyć. Możesz na przykład podzielić dzień pracy na bloki i naprzemiennie wykonywać intensywne czynności z krótkimi przerwami na odpoczynek.

Przykład wypełnienia macierzy Eisenhowera

Jak szybko opanować umiejętność efektywnego planowania z wykorzystaniem matrycy Eisenhowera? Zacznij od sporządzenia planu dnia. W swoim pamiętniku narysuj kwadrat macierzowy, podziel go na 4 równe części i ponumeruj je. Teraz pozostaje tylko poprawnie określić priorytet własnych spraw i zadań. Właśnie po to wynaleziono Matrycę Eisenhowera. Przykład jego wypełnienia znajdziesz w naszym artykule. Jeśli masz dużo zaplanowanych rzeczy i jest wiele rzeczy do zrobienia, możesz najpierw zapisać je w wersji roboczej jako ogólną listę.

Ale jak wyznaczyć sobie długoterminowe cele? Macierz Eisenhowera została wynaleziona do planowania krótkoterminowego. Pracując z celami długoterminowymi, warto skorzystać z osobnej listy. Następnie podziel złożone zadanie na kilka podpunktów i dodaj niektóre z nich do swojego codziennego planowania.

Dzień dobry, czytelnicy bloga, Twoja decyzja!

W tym artykule chcę poruszyć problem przeciążonej listy zadań, z którym spotyka się niemal każdy współczesny człowiek. Jak to jest pokazane? Fakt jest taki, że w ciągu dnia czy tygodnia planujemy wykonać wiele różnych zadań, a pod koniec tego okresu zdajemy sobie sprawę, że niczego nie osiągnęliśmy.

Dlaczego to się dzieje? Dlaczego jesteśmy przeciążeni i nie mamy czasu na zrobienie tego, co zaplanowaliśmy?

Najczęściej wynika to z tego, że nasze planowanie jest nierealne. Przeciążamy naszą listę zadań, musimy coś skreślić, ale pojawia się pytanie: „Jak możemy coś skreślić, jeśli zapiszemy na tym tylko to, co niezbędne?”

Specyficzne techniki ustalania priorytetów mogą pomóc nam określić, co należy zrobić w pierwszej kolejności, co możemy odłożyć, a czego w ogóle nie robić.

Jedną z najprostszych i najskuteczniejszych metod wyznaczania priorytetów jest macierz Eisenhowera. Pomysł należy do prezydenta USA Dwighta Eisenhowera. Zyskała sławę po tym, jak Stephen Covey napisał o niej w swojej książce „7 nawyków skutecznego działania”.

Ciągłe bycie zajętym jest formą lenistwa, leniwego myślenia i masowego działania.
Tima Ferrisa

Matryca Eisenhowera opiera się na założeniu, że 20% naszych wysiłków daje 80% wyników. Eisenhower udoskonalił tę zasadę.

Macierz Eisenhowera to kwadrat podzielony dwiema przecinającymi się osiami na 4 sektory lub ćwiartki.
Oś pionowa to „ważność”, oś pozioma to „pilność”.
W ten sposób otrzymujemy 4 sektory:
sektor A – „pilny i ważny”
sektor B - „niepilny, ale ważny”
sektor C – „pilny, ale nieważny”
sektor D - „niepilne, nieważne”

Sektor A: ważny, pilny

Łączy rzeczy, które należy zrobić w pierwszej kolejności. Nie mogą tolerować opóźnień; jutro będzie za późno, aby to zrobić. Regularne pojawianie się takich rzeczy na naszej liście zadań jest z reguły konsekwencją złego planowania, dezorganizacji, prokrastynacji itp. Idealne planowanie to sytuacja pustej ćwiartki A.

Przykłady przypadków ćwiartki A:

• spłata pożyczki
• nieplanowana wizyta u lekarza, gdy coś już bardzo boli
• Wezwij hydraulika, aby naprawił cieknącą rurę
• naprawa laptopa

Sektor B: ważny, niepilny

Sektor ten skupia w sobie sprawy, które bezpośrednio wpływają na Twoją efektywność osobistą. Główną różnicą między tymi sprawami a sprawami z ćwiartki A jest brak pilności. Pozwala to na bardziej przemyślane podejście do rozwiązywania takich problemów, co pozwala na osiągnięcie większych wyników i wydajności. Zadania sektora B powinny składać się głównie z naszej listy rzeczy do zrobienia na dany dzień. Należy również pamiętać, że sprawy sektora B, jeśli nie poświęci się im odpowiedniej uwagi i czasu, mogą przenieść się do sektora A.

Przykłady przypadków ćwiartki B:

• szkolenia, szkolenia zaawansowane, kursy i seminaria, szkolenia
• zaplanowany raport
• Sporty
• jakość wypoczynku
• planowana wizyta u lekarza (badanie ambulatoryjne, badania profilaktyczne)

Sektor C: nieważny, pilny

Rzeczy, które nie przybliżają Cię do celu, ale trzeba je zrobić. Głównym błędem podczas pracy z matrycą nie jest mylenie spraw sektorów A i C, w przeciwnym razie powstanie sytuacja, w której kręcisz się jak wiewiórka w kole, ale ukończone zadania nie przybliżają Cię do zamierzonego celu , a ważne zadania pozostają nierozwiązane.

Przykłady spraw z sektora C:

• sprawdzanie poczty
• bieżące połączenia
• spotkania
• prace domowe (sprzątanie domu)
• spotkania narzucone przez kogoś

Sektor D: nieważny, niepilny

Sektor skupia rzeczy, które marnują nasz czas i nie przynoszą nam żadnych korzyści. Inaczej mówiąc, pochłaniały czas. Ale te zadania są dla nas bardzo atrakcyjne, są łatwe do wykonania, pozwalają miło spędzić czas i zrelaksować się. Dlatego bardzo trudno jest się im oprzeć, ale trzeba to zrobić.

• surfować po sieciach społecznościowych
• oglądanie telewizji
• rozmawiać z kolegami

Jak macierz może być przydatna w praktyce? Istnieją dwa możliwe sposoby wykorzystania macierzy Eisenhowera:

1. do planowania
   Często robimy wszystkie pilne, ale nieważne rzeczy, a sprawy ważne i niepilne odkładamy coraz bardziej na później. Jeśli zaczniemy planować swój czas i zadania za pomocą Matrycy Eisenhowera, możemy przeznaczyć więcej czasu na ważne rzeczy, które przybliżą nas do naszych celów, a wyeliminować zadania, które zajmują czas, wysiłek, energię i rzadko prowadzą do naszych celów. Jak wykorzystać matrycę do planowania, przeczytaj poniższy artykuł.
2. aby ocenić Twoją skuteczność
   Matryca Eisenhowera wyraźnie pokazuje, jakie zadania wykonujesz. Analizę tę można przeprowadzić na koniec tygodnia lub miesiąca. Regularne przeglądanie zadań, którymi byłeś zajęty przez dłuższy czas, poprawi Twoją osobistą efektywność.

Jak to wygląda?

1. Zapisz na kartce papieru rzeczy, które wykonałeś w ciągu dnia.
2. Podziel to, co zrobiłeś, na cztery sektory, wskazując spędzony czas.
3. Oblicz, jak czas i liczba zadań zostały rozłożone pomiędzy sektorami.
4. Interpretacja wyniku:
   sektor A
   Jeśli sektor A się powiększył, oznacza to, że nie masz kontroli nad swoim życiem. nie zajmujesz się planowaniem strategicznym, nie wiesz jak rozłożyć pracę pomiędzy pracowników i delegować obowiązki.
   sektor B
   Jeśli sektor B jest najbardziej wypełniony rzeczami do zrobienia, poświęcasz wystarczająco dużo czasu na osiągnięcie swoich celów i wiesz, jak skoncentrować się na najważniejszej rzeczy.
   sektor C
   Wzrost spraw sektora C świadczy o braku zamierzonych celów i planów. marnujesz czas na nieistotne zadania.
   sektor D
   Powstaje pytanie: „Za co ci płacą?”, a na poziomie osobistym marnujesz czas.

Główną trudnością w korzystaniu z macierzy Eisenhowera jest trudność w określeniu ważności zadania. Często myślimy, że wszystkie zadania są ważne. jak określić prawdziwą wagę zadania. Jak spośród wszystkich zadań rozpoznać naprawdę ważne zadania?

Tu z pomocą przychodzi „metoda Franklina”: ważne jest to, co odpowiada głównym celom mojego życia.

Główną ideą jest to, że zanim ustalisz priorytety, musisz jasno określić swoje cele na pewien okres.
Następnie uzupełnimy macierz Eisenhowera, umieszczając nasze cele w jej centrum. Co się teraz stanie? Teraz zostanie oceniona ważność wszystkich zadań danego dnia w odniesieniu do wyznaczonego celu.

Wagę zadania wyróżnia odpowiedź na 3 pytania:

1. Co się stanie, jeśli nie zrobię tego dzisiaj?
2. Czy ktoś może to dla mnie zrobić?
3. Czy to zadanie jest ważne dla osiągnięcia Twojego celu?

Na przykład Twoim celem jest „spłata wszystkich pożyczek i długów w ciągu roku”. Ważność każdego zadania matrycy oceniamy pod kątem tego, czy pomoże ona w osiągnięciu celu.

Praktyczne wdrożenie. Algorytm wykorzystania macierzy do codziennego planowania

1. Zdefiniuj swoje cele. Sprawdź, czy Twoje cele są spójne. Z listy swoich celów wybierz 1-3 cele, które mają wyższy priorytet w tym okresie. To właśnie te cele będą dla Ciebie drogowskazem, na którym musisz się skupić, klasyfikując zadania na sektory.
2. Utwórz (dzień, tydzień, miesiąc). Specjaliści od zarządzania czasem doradzają również w planowaniu wakacji.
3. Rozbicie go.
4. Ocena priorytetów. Rozdziel zadania pomiędzy sektory, określając ich ważność na podstawie postawionych celów. Podziel arkusz na 4 ćwiartki i wypełnij macierz zadaniami. Jeśli nie inspiruje Cię pomysł rysowania ćwiartek na co dzień, możesz oznaczyć swoje priorytety literami: A, B, C i D. Oznaczenia dodajemy do Twojej listy przy każdym zadaniu.
   Dla priorytetów można zastosować trzy kolory sygnalizacji świetlnej: czerwony (kwadrant A), zielony (kwadrant B) i żółty (kwadrant C).
5. Realizacja powierzonych zadań:

• W pierwszej kolejności załatwiane są sprawy ważne i pilne. Dzień należy zaczynać od tych rzeczy.
• Następnie przechodzimy do spraw ważnych, ale nie pilnych. Nasz główny czas i uwaga powinny być skupione na sprawach tego sektora
• dopiero potem zajmij się innymi sprawami.

Zanim zaczniesz jakiekolwiek zadanie, najpierw zadaj sobie pytanie: „Czy powinienem to zrobić?”, „Czy może to zrobić ktoś inny?”
Zadania ćwiartki C, które zwykle mają charakter rutynowy i nie przybliżają Cię do celu, zaleca się delegować lub w ogóle ich nie wykonywać.

6. Monitorowanie realizacji planu
Na tym etapie przeanalizuj realizację zaplanowanego planu. Oblicz w każdej ćwiartce macierzy, ile zadań dziennie zostało zrealizowanych i ile czasu poświęcono na ich realizację. Oceń swoją skuteczność.

Im więcej czasu spędzasz na zadaniach ćwiartki B, tym bardziej stajesz się skuteczny i szybciej osiągasz swoje cele.

Przenieś niedokończone zadania na listę na następny dzień. Jeśli odkładałeś jakieś zadanie więcej niż trzy razy, zastanów się, czy w ogóle warto je wykonać. Najprawdopodobniej poradzisz sobie bez tego! Skreśl te rzeczy z listy lub wykonaj je natychmiast.

Jak widać Matryca Eisenhowera to proste narzędzie pracy, które ułatwia planowanie oraz pomaga w bieżącym monitorowaniu i analizie Twoich działań. Zostaw swój e-mail w formularzu na końcu artykułu i pobierz szablon planowania dziennego wykorzystując Matrycę Eisenhowera. Szablon został stworzony w dwóch formatach: w arkuszu kalkulacyjnym Excel oraz jako szablon notatki dla Evernote.

Aby dodać notatkę z szablonem do swojego konta Evernote, kliknij prawym przyciskiem myszy notatkę na swoim koncie Evernote i wybierz „Kopiuj do Notatnika” z rozwijanego menu. Następnie wybierz swój notatnik i kliknij „Kopiuj”. Teraz możesz dokonać dowolnych zmian w szablonie.
Jeśli będziesz często korzystać z matrycy, uczyń szablon notatki skrótem! Przyspieszy to wyszukiwanie notatek i zaoszczędzi Twój czas!
Pamiętaj o wdrożeniu priorytetów w swoim systemie zarządzania sprawami!

Gdy tylko nauczysz się poprawnie rozdzielać zadania w ramach matrycy Eisenhowera, będziesz miał znaczną ilość dodatkowego czasu i, co najważniejsze, szybko osiągniesz swój cel.

Wypełnij swój każdy dzień znaczeniem, a tak się stanie PAŃSTWA DECYZJA!

Bardzo łatwo jest się pogubić w cyklu wydarzeń życiowych. Prawidłowego podziału czasu dzieci uczą się od dorosłych, którzy często sami odkładają wszystko na później. Z reguły to „później” nigdy nie nadchodzi. Wszystkie zaplanowane zadania są płynnie spychane na bok przez inne i ostatecznie zamieniają się w jedną ciągłą bryłę nierozwiązanych problemów.

Problem najczęściej nie leży w liczbie spraw, ale w irracjonalnie sporządzonym harmonogramie. Ludzie nie przykładają wystarczającej uwagi do planowania swoich działań. Jednak poświęcając bardzo mało czasu osobistego na naukę podstaw zarządzania czasem, możesz dużo zaoszczędzić w przyszłości. Wtedy w życiu znajdzie się miejsce nie tylko na wieczne problemy, ale także na Ciebie i Twoją rodzinę. Jedną z najprostszych i najskuteczniejszych technik planowania jest zasada Eisenhowera.

Jaka jest istota technologii?

Zasadą macierzy Eisenhowera jest kompetentny podział zadań w zależności od stopnia ich ważności. Pomaga rozbić całą listę zadań na ważne i nieważne, pilne i mniej pilne. Korzystając z matrycy, możesz określić czas, który będzie potrzebny na rozwiązanie problemu, ponieważ coś wymaga większej uwagi, a niektóre rzeczy nie są warte nawet pięciu minut poświęconych na to.

Aby osiągnąć sukces, musisz postępować zgodnie z określonym algorytmem. Kolejność wymaganych działań zależy od priorytetu zadań. Z reguły różne czynniki uniemożliwiają koncentrację na jednym celu: problemy osobiste, ludzie wokół ciebie, nawyki itp. Metoda Eisenhowera może pomóc Ci pozbyć się słabości i skupić się tylko na przydatnych działaniach.

Jak powstała ta zasada, przez kogo została utworzona?

Opisaną zasadę zarządzania czasem uzasadnił trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych Ameryki, Dwight David Eisenhower. Polityk nie mógł pozostawić żadnego zadania bez rozwiązania, dlatego starał się, aby jego harmonogram był jak najbardziej racjonalny i zoptymalizowany. W rezultacie Eisenhower przekształcił wszystkie zadania w macierz.

Dziś z metody prezydenta korzystają pracownicy biurowi, menedżerowie i kadra kierownicza wyższego szczebla. Sugeruje to, że ta metoda ustalania priorytetów jest rzeczywiście skuteczna i istotna.

Co to jest macierz Dwighta Eisenhowera?

Kwadrat Eisenhowera (lub zasady opierają się na konstrukcji macierzy. Podstawą macierzy są oś ważności (odcięta) i oś pilności (rzędna). Ich wzajemne przecięcie daje cztery kwadraty, z których każdy jest wypełniony zadania według ich podziału.

Najpierw musisz więc zdecydować, co jest ważne, a co pilne. Na osiągnięcie rezultatów największy wpływ mają sprawy ważne, a zadania pilne wymagają natychmiastowej realizacji. Ogólnie rzecz biorąc, powstaje obraz, który daje pełny obraz stanu rzeczy.

Matryca pozwoli Ci ustalić odpowiednie priorytety – co może poczekać, a czego nie można odłożyć na później.

Co zawiera się w kwadracie A?

Pierwszy kwadrat, znajdujący się w lewym górnym rogu, nazywa się kwadratem A. W tej komórce zapisywane są najważniejsze i pilne zadania. Idealnie, kwadrat ten powinien być pusty, ponieważ racjonalnie rozłożony czas pozwala w zasadzie uniknąć występowania tego rodzaju przypadków.

Przypadki o zwiększonej wadze obejmują:

• problemy zdrowotne, które zwykle pojawiają się w najbardziej nieodpowiednim momencie;
• wszystko co może mieć negatywny wpływ na wyniki działalności;
• zadań, niezastosowanie się do nich może prowadzić do nowych problemów.

Za pełnię tego kwadratu odpowiada samokontrola człowieka. W końcu, jeśli w komórce A codziennie pojawiają się nowe przypadki, zasada Eisenhowera nie pomoże. Tutaj powinniśmy w zasadzie zająć się zarządzaniem czasem, ale najpierw musimy uporać się ze wszystkimi sprawami, które w najbliższej przyszłości zapełnią pole A.

Pomimo najwyższego priorytetu tego kwadratu, możesz zlecić rozwiązanie problemów wypełniających komórkę komuś innemu. Dzieje się tak jednak tylko wtedy, gdy jest to możliwe i sprawy niekoniecznie wymagają osobistego udziału.

Z jakimi zadaniami wiąże się kwadrat B?

Ta część matrixa wypełniona jest codziennymi czynnościami. Z reguły obejmuje to wszystko, co zasługuje na największą uwagę. Są to sprawy ważne, ale nie pilne, z których większość wiąże się z główną działalnością danej osoby. Niska pilność zadań pozwoli nie podejmować pochopnych decyzji, a konstruktywne i rozsądne podejście umożliwi sprawniejszą realizację wszystkich zadań.

Bardziej produktywne są działania osób, które głównie rozwiązują problemy z kwadratu B. Dzięki dobrym wynikom w pracy tacy ludzie mają wystarczająco dużo czasu na życie osobiste i nie doświadczają ciągłego stresu. Plac ten składa się z zadań mało istotnych i być może w pewnym stopniu przyziemnych, ale na nich głównie polega działalność człowieka.

Zadania z sektora B mają ogromny wpływ zarówno na dobrobyt moralny, jak i materialny. Są to zajęcia sportowe, dieta, sen, edukacja i praca – czyli te rzeczy, bez których nie da się obejść, a którym zwykle poświęca się najmniej uwagi, pozostawiając wiele przypadkowi.

Jakie działania wchodzą w skład kwadratu C?

Kwadrat C obejmuje te rzeczy, które nie przybliżają Cię do upragnionego celu, a wręcz przeciwnie, spowalniają wydarzenia i opóźniają realizację naprawdę ważnych zadań. Najczęściej wymagają pilnej inwestycji czasu, ale rozpraszają i zwodzą. Tutaj ważne jest, aby zawsze pamiętać o wynikach swoich działań i celach i nie przełączać się na rzeczy drugorzędne.

Możesz bezpiecznie uwzględnić obowiązki domowe i obietnice złożone komuś z tej branży. Ogólnie rzecz biorąc, sprawy te są nie tyle ważne, co pilne.

Co zawiera się w kwadracie D?

Osobom, które nie wiedzą, jak prawidłowo zaplanować czas, najbardziej zajmują zadania z tego kwadratu duża ilość czas. Zadania te można raczej nazwać nie problemami, ale przyjemnymi zmartwieniami, które zresztą nie przynoszą absolutnie żadnych racjonalnych korzyści. Wpływ kwadratu D należy, jeśli nie wyeliminować, to przynajmniej spróbować zmniejszyć.

Nie należy zastępować odpoczynku bezcelowym monitorowaniem portali społecznościowych, oglądaniem programów lub seriali czy pustymi rozmowami przez telefon. Możesz także spędzić wolny czas z korzyścią dla siebie i bliskich: rodziny, bliskich i przyjaciół.

Gdzie stosowana jest zasada Dwighta Eisenhowera?

Opisana technika podziału zadań służy nie tylko racjonalizacji czasu. Przyspieszona analiza według zasady Eisenhowera wykorzystywana jest np. do określenia niezbędnych funkcji obiektów handlowych. Nazywa się doskonalenie produktu na wszystkich etapach cyklu życia. Zasada ta łączy techniki ekonomiczne i techniczne w celu określenia związku pomiędzy właściwościami produktu a jego kosztami. To drugie musi być logiczne i opłacalne.

Czym jest zasada Eisenhowera w FSA, badało wielu ekspertów z krajów o gospodarce rynkowej: Francji, Niemiec, Wielkiej Brytanii i USA. W rezultacie wykazano, że w celu określenia zakresu istotnych funkcji obiektu ważne jest zachowanie proporcji pomiędzy ich koniecznością a kosztem. Zasada Eisenhowera w FSA polega na analizie produktu i podzieleniu jego właściwości na trzy kategorie:

1. Kategoria A. Funkcje główne lub podstawowe: bezpośredni cel produktu, na którego dostarczenie konieczne jest wydanie większej kwoty pieniędzy.
2. Kategoria B. Funkcje drugorzędne produktu powiązane z funkcjami głównymi. Obecność takich dodatków jest mile widziana, jednak ich brak nie wpływa zbytnio na sprzedaż.
3. Kategoria C. Zbędne funkcje, których brak w żaden sposób nie wpłynie na jakość produktu. Unikając wydawania pieniędzy na dodatki, które są zupełnie niepotrzebne, możesz zaoszczędzić sporo pieniędzy.

Praktyka stosowania zasady Eisenhowera

Wcale nie jest konieczne rozdzielanie zadań dokładnie w formie matrycy - w kwadracie, ale na początek możesz to zrobić, aby zapewnić przejrzystość. Wygodnie jest przekonwertować standardową na kilka list lub plan ogólny, w którym rzeczy z różnych kwadratów są wyróżnione kolorem. I tak np. zadania jednocześnie pilne i ważne (kwadrat A) można zapisać czerwonym atramentem, ważne, ale niepilne – zielonym (sektor B), zadania nieważne, ale pilne (kwadrat C) – niebieskim, a czarnym – nieważne i nieistotne. -pilny. Jednocześnie stopień ważności konkretnej sprawy należy oceniać nie w umyśle, ale na papierze. W ten sposób zadania nabierają kształtu, a ich realizacja staje się bardziej realistyczna.

Dlaczego warto zastosować tę metodę?

Ta zasada może pomóc Ci zmienić swoje życie pod względem racjonalizacji swojego czasu osobistego. Stosując tę ​​metodę, możesz poświęcić mniej czasu na niepotrzebne zadania i zająć się tym, co najbardziej obiecujące, a także poświęcić wystarczająco dużo czasu na odpowiedni odpoczynek, unikając tzw. pożeraczy czasu: telewizji, bezcelowego włóczenia się po Internecie i tym podobnych.

Osoba, która w swoich codziennych czynnościach stosuje zasady zarządzania czasem, według statystyk odnosi nie tylko większe sukcesy od innych, ale i zdrowsza, gdyż nie doświadcza ciągłego stresu związanego z przeciążeniem i ciągłymi terminami. (zasada Eisenhowera lub inna) pomoże Ci zoptymalizować Twoje działania życiowe we wszystkich obszarach.

34 Prezydent USA Dwight David Eisenhower był bardzo zajętym człowiekiem. Aby zrobić więcej w ciągu jednego dnia, stworzył własne skuteczne narzędzie do zarządzania czasem, które dziś nazywa się Matrycą Eisenhowera lub Matrycą Priorytetów. Jaka jest istota metody?

Co to jest macierz Eisenhowera?

Ideą Matrycy Eisenhowera jest nauczenie się szybkiego odróżniania spraw ważnych od nieistotnych i takich, które w ogóle nie wymagają uwagi. Eisenhower zaproponował podzielenie wszystkich bieżących i planowanych spraw na 4 kategorie w oparciu o zasadę pilności i ważności. Dla przejrzystości narysował kwadrat i podzielił go na 4 pola. Każde pole zawierało listę rzeczy do zrobienia:

• Pole 1: Sprawy ważne i pilne;
• Pole 2: Sprawy ważne, ale niezbyt pilne;
• 3 pole: Sprawy nieważne, ale pilne;
• Pole 4: Sprawy nieważne i pilne.

Jak pracować z kwadratem Eisenhowera?

Przyjrzyjmy się placowi Eisenhowera bardziej szczegółowo:

1. Sprawy ważne i pilne. Co umieściłbyś w tej kategorii? Ile spraw pilnych i ważnych można zapisać na tym kwadracie? Sztuka polega na tym, że planowanie Eisenhowera można nazwać skutecznym tylko wtedy, gdy pierwsze pole jest zawsze czyste, bez ani jednego wpisu. Jeśli masz listę zadań, które możesz przypisać do tego pola matrycy, oznacza to, że coś zakłóca Twoją produktywną pracę: lenistwo, brak samodyscypliny, nieumiejętność prawidłowego ustalania priorytetów itp. Wszystko to prowadzi do pośpiechu pracy, co źle wpływa na stan psychiczny i fizyczny człowieka.
2. Sprawy ważne, ale niezbyt pilne. Eisenhower tworząc swój system zarządzania czasem był pewien, że właśnie ta kategoria jest najważniejsza. Postawienie tutaj zadania w odpowiednim czasie i podjęcie się jego realizacji oznacza możliwość poświęcenia tyle czasu, ile jest konieczne na rozwiązanie problemu. Na przykład terminowa wizyta u lekarza zapobiegnie chorobie, a pisanie pracy dyplomowej studenta nieco przed terminem pozostawi możliwość poprawienia błędów.
3. Sprawy mało ważne, ale pilne. To pole macierzy Esenhowera ma na celu umieszczenie tutaj rzeczy, które zakłócają efektywną pracę i dlatego wymagają natychmiastowej eliminacji. Na przykład naprawa zepsutego komputera, pomoc teściowej w transporcie mebli do wiejskiego domu itp.
4. Nie są to sprawy pilne i ważne. W matrycy priorytetów jest też miejsce na rzeczy, które robimy na co dzień, aby oderwać myśli od pracy. Są to długie rozmowy przez telefon, oglądanie seriali, kanały znajomych, pisanie listów itp. Czyli wszystkie te rzeczy, które są przyjemne, ale niekonieczne. Eisenhower mówiąc o priorytetach nazwał takie działania „pożeraczami czasu”, które negatywnie wpływają na produktywność pracy.