Példák az e-mailben történő levelezés szabályaira. Az e-mailben történő levelezés alapvető szabályai. Üzleti levél felépítése

1 264 0 A huszonegyedik század megjelenésével és a számítógépek széles körű elterjedésével a papíralapú üzleti levelezés gyakorlatilag kihalt – csak ott alkalmazzák, ahol túlzott formalitásra van szükség. De ez egyáltalán nem jelenti azt, hogy az üzleti levelezés szabályai is kihaltak volna. Még az e-mailekben is követni kell őket.

Az üzleti levelezés írásának szabályai

Amikor először ül le üzleti levelet írni, valószínűleg összezavarodott. Végül is ez egyáltalán nem egyenlő azzal, mintha üzenetet küldenél egy barátnak vagy rokonnak. Hogyan léphet kapcsolatba beszélgetőpartnerével? Használjak hangulatjeleket vagy ne? Hogyan kell kitölteni ezt a sok mezőt?

Kezdje sorrendben, és először emlékezzen az e-mailes munkalevelek kezelésének általános szabályaira.

• Vizsgálat. Ha az üzleti levelezés nem a fő tevékenységi területe, akkor kétszer ellenőrizheti a leveleit - reggel, amikor munkába érkezik, és ebéd után. Ha az ügyfelekkel és üzleti partnerekkel való kommunikáció a mindennapi tevékenységei közé tartozik, könnyebb lesz olyan e-mail klienst telepíteni, amely értesítéseket jelenít meg a levelekről az asztalon.
• Válasz. A kimondatlan etikett megköveteli, hogy a levélre a lehető leggyorsabban megírják a választ, ezért csak akkor hagyhatod figyelmen kívül a betűket, ha van valami, ami nem tűri a figyelemelterelést. A hivatalos szabályok szerint a levélre tíz nappal korábban kell válaszolni, ha postai úton érkezik, és két nappal korábban, ha faxon érkezik.
• Tárolás. Ügyeljen arra, hogy az e-mailek ne kerüljenek a spam mappába. Ezenkívül nem törölhetők: különben, ha konfliktushelyzet adódik, nem lehet egyszerűen csak hivatkozni a levelezésre, és megnézni, kinek van igaza.
• Használat. Egy vállalat e-mail címét csak akkor használhatja, ha a nevében levelez. Ha valamilyen okból személyes e-mailt kell használnia levelezéshez, ügyeljen arra, hogy az hivatalosnak tűnik, és ne tartalmazzon trágár vagy vulgáris szavakat.
  Kiválasztottuk a tárhelyet, kitaláltuk a válaszidőket és azt, hogy melyik e-mailt használjuk. Mindez könnyen megjegyezhető, és továbbléphet a következő lépésre: üzleti levél érkezett. Hogyan válaszoljon rá anélkül, hogy megsértené beszélgetőpartnerét?
• Helyesen. Az olyan leveleket, mint a „Szia Vasya, megkaptam a levelét, és azt hittem...”, érdemes a személyes levelezésre fenntartani. Az üzleti levelezés lefolytatása korrektséget és udvariasságot igényel. Nem használhat szleng, kifejező vagy durva kifejezéseket. Nem használhat hangulatjeleket, még akkor sem, ha több éve dolgozik a beszélgetőpartnerével. Nem nevezheti magát „te”-nek, és nem lehet ismerős – a levélnek udvariasnak és száraznak kell lennie.
• Hozzáértően. Az írástudás a kulturális fejlődés, az intellektuális szint mutatója, a cég hírnevének megőrzésének és stílusos levélírásának módja. Ha nem értesz jól az orosz írott nyelvet - ami gyakran előfordul, és egyáltalán nem ok szégyenkezésre -, vegyen igénybe speciális szolgáltatásokat a nyelvtan, a helyesírás és az írásjelek ellenőrzésére.
• Megfelelően. Még a legkompetensebb és leghelyesebb válasz is kárba veszhet, ha a beszélgetőpartner egyszerűen nem érti, miről beszél. Ezért vagy tartózkodjon a szakmai kifejezések használatától, vagy adjon magyarázatot rájuk. Ezenkívül ne használjon túl bonyolult vagy nem túl gyakori szavakat, amelyek megzavarhatják beszélgetőpartnerét. És természetesen nem szabad olyan szavakat beszúrni, amelyek jelentésében kételkedsz.
• Logikus. Ha nem tudja a választ, kérje meg beszélgetőpartnerét, hogy várjon, tájékozódjon, és írjon még egy levelet. Ha ismert, ellenőrizze, hogy a levélben következetesen, logikusan és egyértelműen szerepel-e, és csak ezután küldje el.
• Szép. A design nem kevésbé fontos, mint a tartalom. Használjon bekezdéseket, idézze a kérdést, és csak ezután adjon választ, használjon számozott és pontozott listákat.

A beérkező levél megválaszolásához elegendő azt hozzáértően, helyesen, megfelelően és logikusan megtenni. De hogyan kell először levelet írni?

Először is helyesen kell formázni:

• Tantárgy . A „Tárgy” mezőt az e-mail törzsében nem szabad figyelmen kívül hagyni, mert ennek elolvasása után alakul ki a beszélgetőpartner első benyomása arról, hogy mit kell tőle elvárni. Ideális esetben így kell kinéznie: „A vállalkozás neve, a probléma lényege” - „JSC Romashka”. Üveg kellékek."
• Aláírás . A legtöbb e-mail szolgáltatás lehetővé teszi az automatikus aláírás beállítását, amelynek tartalmaznia kell: „Név, beosztás, cég” - „I.V. Makarova, a Romashka OJSC főkönyvelője”. Ez az űrlap lehetővé teszi a címzett számára, hogy könnyen kitalálja, kihez fordul, és hogyan kezdje meg a választ.
• Üdvözlet . Az üdvözlésnek nem szabad ismerősnek lennie – nem lehet „Hello”, „jó napot”, „aloha” vagy más hasonló lehetőségek. A semleges „Helló” vagy „Jó napot” lenne a legjobb.
• Fellebbezés . A név szerinti címek - "Anya" - a teljes név helyett - "Anna Dmitrievna" ismerősnek tűnnek, és elronthatják a levél teljes benyomását. Ezért jobb, ha a címet név és apanév alapján választja ki.
• Hossz . A túl hosszú levelek időigényesek és nehezen olvashatók. Ezért azt tekintjük az optimális kötetnek, amelyik belefér egy szövegszerkesztő szabványos oldalába.

A levelekkel, válaszokkal és új levelekkel való munka általános szabályai - mindezt nem nehéz megtanulni írni. De még néhány árnyalatot emlékezni kell:

• Tartalom . A levélnek tartalmaznia kell a megírás okát, annak következetes leírását, majd kérdéseket, javaslatokat.
• Fontosság . A legtöbb e-mail szolgáltatásnak van egy „Fontos!” jelölőnégyzete, amelyet írás közben bejelölhet. Ekkor egy ilyen levél kiemelve lesz a címzett mappájában.

FONTOS! Nem használhat csak egy jelölőnégyzetet - különben egy valóban sürgős levél egyszerűen belefullad a meggondolatlanul kiemelt levelek sokaságába.

• A párbeszéd vége . A kimondatlan etikett szabályai szerint a levelezést az fejezi be, aki elkezdte.
• Idő. A munkanap végén és péntek délutáni levélküldés nemcsak rossz forma, de hiábavaló ötlet is - a válasz egyébként csak másnap reggel vagy akár hétfőn érkezik.
• Udvariasság . Gratulálunk a közelgő ünnephez. Köszönjük a válaszát. Ha egy sürgős levélre nem lehet azonnal válaszolni, erről a címzettet értesíteni kell.
• Mellékletek . Az esetleges mellékleteket archiválni kell, és a címzettet a levél szövegében külön értesíteni kell.

FONTOS! Az elektronikus üzleti levelezés szabályai megkövetelik a beszélgetőpartner figyelmességét - hagynia kell beszélni, kérdéseket feltenni, és nem követelnie kell semmit ultimátum formájában.

Az e-mail levelezés típusai

A levelezésre vonatkozó szabályok kissé eltérhetnek attól függően, hogy hová küldték a levelet.

• Belső levelezés arra utal, hogy célszerű még aznap válaszolni a levelekre, nehogy akadályozza a saját vállalkozás munkáját, és a levél hangja valamivel ismerősebb lehet, mint más esetekben.

FONTOS! Célszerű lenne egy egységes sablont kialakítani a belső levelezéshez, amely szerint az alkalmazottak gyorsan tudnak levelet írni, anélkül, hogy a szerkezeten törnének.

• Külső levelezés nagyobb fokú formalitást, valamint a szakmai szleng szűrésének szükségességét jelenti - gyakran egy másik cég beszélgetőpartnere egyszerűen nem érti az adott szavakat.
• Nemzetközi levelezés nagyobb formalitást, valamint az időzónák figyelembevételének szükségességét vonja maga után. Tehát nem szabad reggel New Yorkba küldeni egy levelet, és arra számítani, hogy a közeljövőben megérkezik a válasz, aggódva és rohanva, mert az alkalmazott, akinek válaszolnia kell a levélre, nagy valószínűséggel még mindig az ágyban sütkérez.

Nagy különbségek azonban nincsenek. Az udvariasságot, a műveltséget és a kérés világos megfogalmazásának képességét mindenhol értékelik.

Hogyan írjunk üzleti levelet

A dokumentum elkészítéséhez használja Microsoft Wordés a következő szabályokat:

• szervezeti levélpapír;
• Times New Roman betűtípus;
• széles mezők;
• méret 12-14 p.;
• sorköz – 1-2 p.;
• Helyezze el a levél oldalszámait a jobb alsó sarokban.

Ha ez nemzetközi levelezés, akkor a levelet a címzett nyelvén írják.

Az üzleti levél felépítése:

1. Fellebbezés;
2. Preambulum;
3. Fő szöveg;
4. Következtetés;
5. Aláírás;
6. Alkalmazás.

Amit még fontos megjegyezni:

• Szólítsa meg beszélgetőpartnerét a „te” használatával.
• Ha egy beérkezett levélre ír választ, ezt már az elején jegyezze fel, például: „Kérésedre, 2020.01.01....”
• Ha a levelet agresszióval fogadták, ne légy olyan, mint az ellenfél, és ne használj agresszív, könyörgő kifejezéseket vagy parancsoló hangnemet a levelezésedben.
• Minden új gondolatot írjon egy új sorba, így az információ jobban érzékelhető lesz. Ne csinálj hosszú bekezdéseket. Maximum 5-7 mondat.
• Kerülje a Caps Lock (nagybetűvel) írt szavakat – az ilyen szövegeket fenyegetésnek tekintik.
• Ne felejtse el feltüntetni a feladó elérhetőségét és a levél elküldésének dátumát.
• Az üzleti levelezésben ne használjon hangulatjeleket vagy idézőjeleket.
• Ne használjon idegen szavakat, válasszon orosz szinonimát.
• Írjon egy betűtípussal. Ne használjon színes szöveget vagy túlzott aláhúzást, félkövér szedést stb.
• Légy udvarias beszélgetőpartnereddel és nyitott a kommunikációban. Tisztázza a véleményét, és kérdezze meg, mit gondol erről. Mutasson empátiát és tiszteletet.
• Figyeld meg, hogyan reagál rád az ellenfeled.

Használható szabványos kifejezések

Annak érdekében, hogy ne gondoljon minden alkalommal, milyen formában adja meg gondolatait, használhatja az üzleti levelezéshez elfogadott szabványos kifejezéseket:

• Fellebbezés. „Szia, kedves Igor Petrovics”- ha személyesen ismeri a címzettet. – Helló, Szmirnov úr!- ha életedben először írsz neki. A katonaságot általában megszólítják – Helló, Szmirnov ezredes elvtárs!.
• Értesítés. Szabványos példakifejezés: "Tájékoztatjuk, hogy...". Meg lehet változtatni "Tájékoztatjuk", „informálunk benneteket”, „informálunk benneteket”.
• Magyarázat. A következő konstrukciók segítségével tájékoztassa a címzettet a levél céljáról a legelején: „Kérésedre...”, „Munkavégzés céljából...”, „Segítségnyújtás céljából...”, „Kívánságodnak megfelelően...”.
• Kérés. A levélben szereplő kérésnek a képlet szerint kell lennie – Kérünk téged….
• Ajánlat. „Meg tudjuk ajánlani...”, „Azt ajánljuk…”.
• Megerősítés. „Megerősítjük...”, „Megkaptuk...”.
• Elutasítás. „Az Ön javaslatát elutasították...”, „Az alább leírt okok miatt nem tudunk egyetérteni...”, „Ajánlatát felülvizsgáltuk, és nem találtuk konstruktívnak.”.

A formalitás a legjobb társ az üzleti levelezéshez, de fontos, hogy a jelentés ne vesszen el a hivatalos kifejezések mögött. Egy jó példa egy üzleti levélre így nézne ki:

Helló, Igor Petrovich!

A terjeszkedés kapcsán az OJSC Romashka-nak 25%-kal kell növelnie a berendezések gyártásához szükséges alapanyagok mennyiségét. Együttműködésünk a Margaritka céggel 5 éve tart, és eddig nem volt okunk panaszra. Ezért javasoljuk a készletbővítés lehetőségeinek és az esetlegesen felmerülő nehézségek megbeszélését.

A produktív együttműködés reményében az OJSC Romashka vezérigazgatója, G.V. Smirnov.

******************************************************************************

Az üzleti levelezés szabályait és a jó kapcsolatok kialakításának trükkös manővereit levélben nem csak azoknak kell ismerniük, akiknek az e-mailjei minden munkanapon hemzsegnek a bejövő levelezéstől, és a terveik között több levelezés és üzenet is szerepel, amelyek kezdeményezője Ön legyen. . A bükk varázslatának elsajátítása minden modern nő számára hasznos. Ez legalább álláskereséskor hasznos lesz – önéletrajzok, motivációs levelek küldése, kérésre további információk küldése önmagáról és tesztfeladatok, valamint üzenetek küldése az interjú időpontjának egyeztetéséhez.

Az írástudás az üzleti levelezés és az arcod alapja

Az a tény, hogy a diszlexiás bloggerek népszerűek lehetnek az interneten, nem lehet mentség a hibáidra és a csúsztatásaidra. Ne vigasztalja magát azzal, hogy az orosz nyelvvel még az iskolában nem működtek a dolgok (legfőbb ideje javítani a különböző beszédrészekkel való „nem” írás szabályait). Légy olyan igényes magaddal szemben, amennyire csak lehetséges. Különösen sértő üzleti levelezés közben, ha hibásan ír le a szakterületéről származó szavakat. A beszélgetőpartner kételkedhet a hozzáértésében.

1. Tartsa a gramota.ru webhelyet az internetböngésző könyvjelzői között.

2. Ne használjon olyan szavakat, amelyekre nem tud pontos definíciót adni (legalábbis ellenőrizze a Wikipédiát).

3. Ne feledje, hogy a ritka és konkrét szavak, amelyek esetleg nem ismerősek a beszélgetőpartner számára, összezavarják, vagy félreértelmezhetik. Ha a beszélgetőpartnert meg kell ismertetni az Ön terminológiájával, akkor az etikett szabályai szerint adjon magyarázatot a használt kifejezésekre és rövidítésekre.

4. Lehetőleg ne legyen túl hosszú mondat. Hagyjon bonyolult és díszes terveket regényíráshoz, ne üzleti levelezés folytatásához.

5. Nyomatékosan javasoljuk, hogy az üzenetet ne azonnal írja be a levél törzsébe, hanem először a számítógépén lévő fájlba. Először is, a Word beépített helyesírása és írásjelei segítenek. Másodszor, kiküszöböli azt a kellemetlen helyzetet, amikor véletlenül idő előtt elküld egy üzleti levelet, vagy elveszíti azt a böngésző bezárása stb. miatt (a Word szövegének beírásakor megszokja, hogy gyakrabban kattintson a „mentés” ikonra, és állítsa be az automatikus beállítást -mentse rövid időközönként a beállításokban). Ne feledje, hogy a táblagépeken és mobileszközökön végzett prediktív gépelés váratlan korrekciókat adhat a szavaiban.

6. Mielőtt levelet küldene, olvassa el többször. Ha fogy az idő (egyébként az üzleti levelezés egyik fontos alapszabálya, hogy ne halasszuk a határidőket, ezért jobb, ha nem az utolsó pillanatban kezdjük el az írást), akkor valamivel később olvassuk el újra a beírt szöveget. gépelés - fél óra vagy egy óra elteltével más üzletre vált.

Hozzáértő üzleti levelezés. Fontos részletek

Az üzleti levelezés lebonyolítása és lebonyolítása során a részletekre való odafigyelés tiszteletet és időt takarít meg

7. Ne hanyagolja el a levél „tárgy” mezőjének kitöltését . Ha az első hideg e-mailt küldi, a tárgysor szemet gyönyörködtető, egyedi és érdekes lehet. De ha már várják a levelét, vagy már egy ideje levelezésben áll a címzettel, akkor a témát röviden, világosan és tömören kell megfogalmazni. Ez lehetővé teszi, hogy szükség esetén gyorsan megtalálja levelét (mind az Ön, mind a címzett számára).

8. A „Re: Re: Re:” hosszú láncai alom benyomását keltik. Ne félj új láncot indítani beszélgetőpartnereddel, csak azokat a korábbi üzeneteket idézd, amelyek relevánsak az adott kérdésben (és igen, ezeket „el kell húzni”, ha például egy konkrét projekt részleteiről beszélsz , költségvetés/árak/szolgáltatási csomagok egyeztetése stb. – ebben az esetben kényelmes és az üzleti etikett megköveteli az árajánlatot).

9. Ha a bejövő üzenet több kérdést tartalmaz Önnek, válaszoljon rájuk, mindegyiket külön idézze. Ha több kérdést tartalmazó levelet küld, használja a számozást, és bontsa fel a szöveget bekezdésekre. Ragaszkodjon egy világos szerkezethez.

10. A levél szövegében kommentálja az üzenet összes mellékletét. Aláírja az összes csatolt fájlt, hogy a címzett azonnal tájékoztatást kaphasson azok tartalmáról .

11. Az aláírás nagyon fontos részlet üzleti levél. Az e-mail szolgáltatások beállításaiban általában minden leveléhez beállíthat automatikus aláírást. A jól megírt aláírás egyenértékű névjegykártyák, jó névjegykártyák nyomtatásával. Az aláírásban a vezeték- és utóneve mellett használja a beosztás megjelölését, elérhetőségét (telefon, skype) és a cég logóját. Ahogyan a kreatívan releváns névjegykártyákat tartják a legjobbnak (emlékezetesek és a személyhez vagy céghez kötődnek, ahol dolgoznak), az aláírás is lehet „csavarral”, amely jelzi a céghez fűződő kapcsolatát, vagy a vállalkozás iránti szeretetéről. te teszed. Például a Mann, Ivanov és Ferber kiadó egyes alkalmazottai aláírásukban a „Most olvasok...” kiegészítő mondatot használják (és beillesztik a kiadó új termékének nevét). Az élelmiszeripari cégek képviselői leveleiket „finom nap” kívánságokkal zárhatják, stb. Néha az üzleti levelezés ilyen formázását meg kell állapodni a vezetőséggel.

12. Az üzleti levelezéshez a NameWoman határozottan javasolja egy külön levelezési cím létrehozását. Célszerű, hogy ez a cég nevét vagy a cég weboldalának domainjét, az Ön nevét (teljes, kicsinyítő alakok nélkül) és vezetéknevét tükrözze. Ne használjon e-mail-nevében olyan számokat, amelyek életkorát vagy születési évét jelzik. Teljesen elfogadható, ha az e-mail címében a pozícióját jeleníti meg, de vannak, akik ezt elkerülik, mert azt tervezik, hogy nem változtatják meg e-mail címüket, miközben feljebb lépnek a karrierlétrán.

Önéletrajzok és hasonló üzleti levelek küldésekor kerülje továbbá a játékos vagy túl kreatív e-mail címek használatát. Főleg, ha komoly pozícióra jelentkezel egy nagy cégnél.

Üzleti levelezés etikettje

13. Az üzleti levelezés stílusának nem kell száraznak lennie. De a komolyság és a tervezés bizonyos szigorúsága kötelező szabály. Kerülje a kicsinyítő képzőket, a szlengeket és a köznyelvi kifejezéseket.

14. A hangulatjelek buktatókká válhatnak. Elvileg nem kellene egy üzleti ismerős első levelében szerepelniük. Kialakult kapcsolat mellett a mosolygós zárójelek továbbra is elfogadhatók, de ne vigyük túlzásba, és ne váljunk a levél ilyen „aranyos díszítésének” kezdeményezőjévé. Szigorúan tilos a szomorú és bármilyen kreatív animált hangulatjel üzleti levelezés közben (és különösen olyan helyzetekben, amikor Ön „alulról jön”).

15. Ügyeljen arra, hogy tiszteletteljes üdvözlést és megszólítást használjon név, keresztnév és apanév szerint a levél elején és adott esetben a szövegben tovább. Ezt nem csak az üzleti levelezés etikája követeli meg, hanem lehetővé teszi, hogy növelje a beszélgetőpartner érdeklődését az Ön üzenete iránt és hűségét hozzá. A címzettek mindig figyelmesebbek a címzett levelekre, ezért próbálja meg előre tájékozódni annak a személynek a nevéről, akinek írjon, és milyen címet részesít előnyben (utónévvel vagy keresztnévvel és apanévvel).

Az üzleti levelezés szabályai szerint normál esetben a választ legfeljebb kettő munkanapon belül kell elküldeni. Ha a munkanap utolsó órájában kap levelet egy hosszú hétvége vagy szabadság előtt, akkor nem köteles részletes választ adni a nem sürgős levélre. Az üzleti levelezési etikett szerint azonban indokolt lenne egy rövid választ küldeni, amelyben közölni kell, hogy megkapta a levelet és egy megjegyzést, hogy jelenleg távol van, és ilyen és ilyen időpont után, vagy legkésőbb ilyen időszakon belül részletesen válaszol. . Ugyanezt kell tennie, ha a válaszadáshoz olyan információk tisztázására van szüksége, amelyeket harmadik féltől kell beszereznie, vagy az adatgyűjtés és az anyagok előkészítése során végzett alapos munka elvégzése után.

Ha viszont válaszlevélre van szüksége beszélgetőpartnerétől, akkor 3 munkanapon belül megismételheti kérelmét. Ha sürgős válaszra van szüksége, akkor erről az első levelében helyesen írjon (lehetőség szerint indokolva), kérve az átvétel igazolását is. Apropó: rendszeresen (háromnaponta) ellenőrizze a spam mappát.

És még egy kicsit arról, hogyan néz ki egy gyönyörű üzleti levél. Üzleti levelezés formázása

A levél legyen könnyen olvasható és érthető. A rövid mondatok, a minimális rész- és határozói kifejezések - egyszerű szerkezetek - az üzleti levelezés alapja. Mi segít még a tökéletes levélminta minden szabály szerinti bemutatásában?

16. A levelezés bekezdései nem lehetnek hosszabbak 7-10 sornál.

17. Az üzleti levél szövege jobban érzékelhető és rendezettebb lesz, ha a bekezdések közötti távolság nagyobb, mint egy bekezdésben a sorok közötti távolság.

19. A nagybetűkkel írt szavakat, még inkább kifejezéseket és teljes mondatokat kiabálásnak, nyomásnak és tiszteletlenségnek érzékelik. Ez a stílus nem megfelelő üzleti levelezéshez. Ezt akkor se engedd meg magadnak, ha főnök vagy, aki elégedetlen a beosztottjával.

Üzleti udvariasság és hálózati technikák

20. Engedje meg beszélgetőpartnerének, hogy egyetértsen az Ön javaslatával, tükrözze véleményét, tanácsot adjon, megjegyzést írjon vagy kérdést tegyen fel. Ezt úgy teheti meg a legegyszerűbben, ha egy levélben használja a „mi a véleménye erről?”, „ha kérdése van, megpróbálok válaszolni rá”, „írjon nekem a döntéséről” kifejezéseket.

21. Legyen figyelmes a címzetttől érkező jelzésekre. Ügyeljen beszélgetőpartnere írásstílusára és arra, hogy hogyan szólít meg. Emlékezz a tükör pszichológiai szabályára. Nagyon jó, ha a levele az ő stílusát tükrözi (de természetesen nem elgépelt). Ha megemlít néhány személyes adatot, vegye figyelembe. Legyen udvarias és korrekt, tükrözze az örömöt, az együttérzést, a részvételt és az ünnepekhez való gratulációt.

22. Ha már az ünnepekről beszélünk. Ha üzleti levelezése a hivatalos ünnepnapok körül zajlik, akkor gratuláljon beszélgetőpartnerének az elmúlt/közelgő ünnepekhez. A fontos ügyfeleknek és azoknak, akikkel az etikett szabályai szerint hosszú távú üzleti levelezést folytat, külön levélben kell gratulálni. Hasznos lesz megtudni, mikor van beszélgetőpartnere születésnapja – ez az információ általában könnyen beszerezhető a közösségi hálózatokon.

Karbantartja egyéni ügyfélbázisát és szakmai kapcsolati adatbázisát. A vezeték- és utóneveken, beosztásokon és telefonszámokon, a közösségi hálózatokon és e-mailben található fiókokra mutató linkeken kívül írjon le személyes adatokat, jelölje meg azokat a projekteket és kérdéseket, amelyekkel az üzleti levelezésben már kereszteződött.

23. Az üzleti levelezés etikája és az alapvető udvariasság azt mondja: ne feledkezz meg a hála szavakról. Gratulációért, tanácsért, felvilágosításért, meghívókért, tájékoztató oklevelekért, üzleti tudósítója azonnali válaszáért.

Milena Just

Bármely szervezet – ipari vagy kereskedelmi – tevékenysége elképzelhetetlen belső dokumentumáramlás nélkül. A megalapozott vezetői döntések meghozatala közvetlenül attól függ, hogy a szervezet helyzetére vonatkozó különböző forrásokból származó információk összegyűjtése és elemzése mennyire teljes körű. Az üzleti információáramlásban pedig a legfontosabb helyet az ún. információs és referencia dokumentumok: jelentések, okiratok, igazolások, jelentések, magyarázó és hivatalos feljegyzések stb.
Valószínűleg munkás élete során nem egyszer volt szemtanúja, vagy akár részese is olyan kellemetlen tisztázásoknak, mint például: „Megmondtam!” Miért nem tetted meg?!" vagy „Ezt a hónap elsejéig meg kellett volna tenni!” Sztyepanics Ivánnak ezt telefonon kellett volna elmondania!” Szinte lehetetlen bizonyítani, hogy az említett utasításokat megadták vagy nem. Tehát, hogy ne dolgozzunk „tündérmeséken”, ne kerüljünk ilyen helyzetekbe, és ne bizonyítsuk minden második napon, hogy nem egy kétpúpú állat az afrikai kontinensről, információs és referenciadokumentum egész családja áll rendelkezésre. jegyzeteknek nevezik.
A termelési, kereskedelmi vagy egyéb tevékenységek során általában a következő típusú jegyzeteket osztják ki:
1) jelentés;
2) hivatalos;
3) magyarázó;
4) magyarázó.
Nézzük meg őket közelebbről.

Memorandum

A mi szótárunk
Memorandum- ez egy szervezet, strukturális egység vagy magasabb szintű szervezet vezetőjének címzett tájékoztató és referenciadokumentum, amely részletes és alapos ismertetést tartalmaz bármely kérdésről, problémáról, amely tartalmazza a kezdeményező következtetéseit és javaslatait a feljegyzésben szereplő kérdéssel kapcsolatban.

A dolgozók feljegyzés útján főszabályként tájékoztatják a vezetőséget a megtörtént eseményekről, tényekről, jelenségekről, amelyek döntést igényelnek. Az irodai szlengben nem hiába nevezik a feljegyzéseket „jelzáloghitelnek” - általában feljegyzések írásával a szervezet alkalmazottai tájékoztatják a vezetőséget a különféle kötelességszegésekről és jogsértésekről.
Feljegyzés készülhet akár a munkavállaló személyes kezdeményezésére, akár a vezető megbízásából.
A memorandum lehet:

• külső (ha a jelentést a szervezeten kívülre küldik, például magasabb szervezetnek);
• belső (ha nem hagyja el a szervezetet).

A szervezet általános fejléces papírján külső feljegyzés készül, amely a következő adatokat tartalmazza:

• cégnév;
• a bizonylattípus neve (JELENTÉS);
• dokumentum kelte;
• dokumentum regisztrációs száma;
• a dokumentum összeállításának vagy közzétételének helye;
• rendeltetési hely;
• a szöveg címe;
• dokumentum szövege;
• aláírás (a szervezet vezetőjének);
• feljegyzés az előadóról (ún. útmutató).

A mi tanácsunk
A GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” 3.18. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok elkészítésének követelményei”, a cím választ adhat a „miről (kiről)?” kérdésekre. Javasoljuk ennek a címsornak a használatát. Tartózkodjon az olyan konstrukcióktól, mint a „Viszonylatban...” és „Viszonylag...” – ezek nyelvre kötöttek és elgondolkodtatóak.

A külső jegyzet az 1. példában látható.

Az igazság kedvéért megjegyzem, hogy a gyakorlatban soha nem találkoztam külső jelentésekkel. Erre a célra általában betűket használnak.
A belső feljegyzést nagyon széles körben használják. A közvetlen alárendeltség sorrendjében a vezetőnek címezve, szabványos A4-es papírlapra kell elkészíteni. Ez azt jelenti, hogy elhagyhatja a fő űrlapon szereplő adatokat: „Szervezeti embléma vagy védjegy (szolgáltatási védjegy)”; „Szervezeti kód”, „Jogi személy fő állami regisztrációs száma (OGRN)”; „Adófizető azonosító szám/regisztrációs okkód (TIN/KPP)”; „Referencia információ a szervezetről; "Az a hely, ahol a dokumentumot összeállították vagy kiállították." Minden szükséges részletet fel kell tüntetni, a GOST R 6.30-2003 szerint.
A „közvetlen alárendeltségi sorrendben vezetőnek” azt jelenti, hogy az osztály dolgozója jelentést írhat közvetlen felettesének vagy magasabb vezetőjének címezve, de ebben az esetben a közvetlen vezetőnek először el kell olvasnia a jelentést és be kell nyújtania a vízumát. Nem ugorhatod át a közvetlen felettesed fejét (kivéve persze, ha ez az utolsó munkanapod ebben a szervezetben, és holnap örökre New Yorkba vagy a Marsra utazol és dolgozol). Ez az alárendeltség tisztelete, ne hanyagold el.
A belső feljegyzés az 1. példában látható.

A memorandum szövegének szerkezete általában a következő:
a) preambulum vagy bevezető rész, amely tartalmazza azokat az indokokat vagy tényeket, amelyek a dokumentum létrehozásához vezettek;
b) a jelenlegi helyzet elemzése;
c) következtetések és javaslatok arra vonatkozóan, hogy a jelenlegi körülmények között milyen intézkedéseket kell tenni.

Belső a memorandumot nagyon széles körben használják. A közvetlen alárendeltség sorrendjében a vezetőnek címezve, szabványos A4-es papírlapra kell elkészíteni. Ez azt jelenti, hogy elhagyhatja a fő űrlapon található részleteket:

• szervezet emblémája vagy védjegye (szolgáltatási védjegy);
• szervezeti kód;
• a jogi személy fő állami nyilvántartási száma (OGRN);
• adófizető azonosítószáma/regisztrációs okkódja (TIN/KPP);
• referencia információk a szervezetről;
• a dokumentum összeállításának vagy közzétételének helye.

Minden szükséges részletet fel kell tüntetni a GOST R 6.30-2003 szerint.

A „közvetlen alárendeltségi sorrendben vezetőnek” azt jelenti, hogy az osztály dolgozója jelentést írhat közvetlen felettesének vagy magasabb vezetőjének címezve, de ebben az esetben először a közvetlen vezetőnek kell elolvasnia a jelentést és be kell nyújtania a vízumát. Nem ugorhatod át a közvetlen felettesed fejét (kivéve persze, ha ez az utolsó munkanapod ebben a szervezetben, és holnap elrepülsz, hogy örökre New Yorkban vagy a Marson élj és dolgozz). Ez az alárendeltség tisztelete, ne hanyagold el.

A belső feljegyzés a 2. példában látható.

L.A. Nazarova,
iroda vezetője

Az anyagot részben publikáljuk. A magazinban teljes terjedelmében elolvashatja

Az üzleti levelezést soha nem szabad alábecsülni. Egy üzleti beszélgetés mellett jó segítség lehet a karrieredben. Vagy fordítva, tönkreteszi a partnerkapcsolatokat. Sőt, az üzlet sikere vagy a szövetségesek megszerzése egy szón múlhat. Az üzleti imázs alapja a hozzáértő kommunikáció képessége.

A jó előadó nem feltétlenül jó író. Még ha egy üzletember képes is gyorsan elnyerni a versenytársak bizalmát, beszéljen bármelyik partnerrel, ha zseniális találkozókat és üzleti beszélgetéseket folytat, akkor az írásos dokumentumok szárazak és megfakultak lehetnek. Sokan csak ülnek órákon át egy üres papírlapon, és nem tudják, hol kezdjék. Üzleti levelezés olyan szabályok és eszközök összessége, amelyeket ismernie kell a dokumentumok szakszerű elkészítéséhez.

Az írott beszéd fő jellemzője az egységes beszédeszközök használata és folyamatos ismétlése. A bélyegek gyakran megtalálhatók a hivatalos levelezésben. Ők megengedik pontosabban kifejezni a gondolatot, kizárja a szöveg különböző értelmezését, tömörebbé téve azt. Dokumentum vagy levél írásához csak ezt a klisékészletet használhatja. A szabványos kifejezéseket hosszú évtizedek óta használják az írásban, így bárki könnyedén tud szöveget alkotni. Nem kell sok időt töltenie a megfogalmazás kiválasztásával, mert mindegyik kéznél lesz. A bélyegző kifejezéseket használó dokumentumok percek alatt elkészülnek, és nem igényelnek sok erőfeszítést.

Az üzleti levelezés nem fogadja el a túlzott érzelmeket a prezentáció során. Semleges tónus jellemzi. Az érzelmi értékelési eszközök helyett logikai eszközöket használnak. A dokumentumokban dialektizmusok vagy köznyelvi kifejezések nem használhatók. Ezenkívül tabutémának számítanak a közbeszólások vagy a szubjektív értékelés utótagjait tartalmazó szavak (például kicsinyítők). A formális beszédben szintén nem kívánatos modális szavak használata. Szöveg írásakor a tényekre kell összpontosítania, nem pedig az érzelmi összetevőkre. A dokumentumnak világos bemutatási logikát kell követnie.

A szemantikai pontosság nem egyszerű szabály, hanem fontos feltétel, amely biztosítja egy dokumentum gyakorlati értékét. A bemutatás logikája jogi összetevőként is működik. Ha olyan szót választunk, amely kétféleképpen értelmezi a tartalmat, a jelentés jelentősen megváltozhat. Az egész szöveg nemkívánatos hangot vesz fel.

Az üzleti levelezésben nemcsak a kifejezések felépítése, hanem a tényszerű összetevő is fontos szerepet játszik. Minden ítéletet, egy dokumentumban megfogalmazott gondolatot kellő számú ténnyel kell alátámasztani. Maguk a tények nem lehetnek azonos típusúak vagy jelentéktelenek. A dokumentumok összeállításakor gondosan kell kiválasztani az információkat, ellenőrizni kell az összes adatot, és ügyelni kell azok pontosságára. Ha minden tény megfelel ezeknek a paramétereknek, akkor az olvasó könnyen megérti a leírtak jelentését, nincs szüksége további erőfeszítésekre vagy információkra a megértéshez.

Sőt, a legtöbb üzleti dokumentum lényege, hogy meggyőzze az olvasót, közvetítse az Ön álláspontját. E cél elérésének fő eszköze a hozzáértő és meggyőző érvelés. Ellenőrzött adatok, kellő számú tény és bizonyíték minden dokumentum fő összetevője: levél, feljegyzés vagy üzleti ajánlat.

Beszéd etikett üzleti levelezéshez

Mint a társadalmi etikett, üzleti kommunikációs etikett- ez egy olyan szabályrendszer, amely beépült a társadalomba. A norma megköveteli e szabályok betartását a dokumentumok elkészítésekor, valamint a kollégákkal és partnerekkel folytatott írásbeli kommunikáció során.

Az üzleti levelezést hosszú éveken keresztül személyes levelezéshez kötötték, így az iratokban első személyű igéket használtak. Ezután a levelek nyilvános jelleget nyertek, és a személyes levelezési formák nem feleltek meg ennek a karakternek. Ezért idővel átalakulni kezdtek az üzleti levelezésben használt verbális formulák.

Az átalakulás tárgyai a verbális udvariasság kifejezései voltak. Elkezdték elhagyni az üzleti beszédet, átadva a helyüket a stabil kifejezéseknek. Ma már léteznek speciális stabil űrlapok, amelyek lehetővé teszik kérés vagy elutasítás, emlékeztető vagy értesítés kifejezését. Elkezdjük magyarázni az üzleti levelezés jellemzői névmások használatából.

A dokumentumok írásakor nem használják a személyes észlelést, mivel a továbbított információ szabványos. Az üzleti levelezésben kifejezett érdekeket nem egy konkrét személy, hanem egy egész szervezet vagy vállalkozás fejezi ki. A dokumentumokban leírt összes kérés vagy petíció többes szám első személyben van kifejezve, nem egyes számban. Vagyis a „mi” névmást feltételezzük, nem az „én”. Maga a „mi” névmás azonban nincs leírva. A megszólítás társadalmi jellege az igealak használatával fejeződik ki. Az ige végződése pontosan meghatározza a többes szám első személyben történő megjelenítésének típusát.

Különös figyelmet fordítanak a biztosítéki nyomtatványokra. A passzív hang használata előnyös. Például a „Nem teljesítette kötelezettségeit, fűtőelemek cseréje nem gyártják” túl keménynek tűnik, mintha az író egy konkrét személyt hibáztatna ezért. A passzív hang - „A fűtőelemek cseréjére vonatkozó kötelezettségek nem teljesültek” – használata lehetővé teszi a kötelezettségszegés tényének jelzését, és nem von maga után vádat. A tetteseket feltételezik, de konkrétan nem azonosították.

Az aktív hang használata javasolt, amikor kiemeljük azt a tisztviselőt, aki a leírt cselekvések forrása. Például: „a jogi szolgálat elmagyarázza...” Ebben az esetben célszerű a közvetlen szórendet használni, és igealaknak a jelen időt választani.

A passzív hang használata összefügg a bemutatott információ természetével. Ha a cselekvésre kell összpontosítani, és nem az előadóra, akkor passzív hangformákat lehet használni: levelet küldenek, jelentkezést kapnak stb. A passzív hang olyan mondatokban is megfelelő, ahol a tárgy nyilvánvaló. Például „a munka határidejét már meghatározták”.

Ráadásul, üzleti levelezés szabályai szabályozza az igealak kiválasztását. A tökéletlen formát arra használják, hogy a figyelmet egy nemkívánatos cselekvésre irányítsák, amely folyamatosan ismétlődik. Például: „A dolgozók folyamatosan megsértik a biztonsági szabályokat.” A tökéletes forma hangsúlyozhatja egy cselekvés teljességét, például: „Az alkalmazottak megkezdték a feladataikat”.

Bár a dokumentumok semleges tónusúak, néha szükség van további ékezetek hozzáadására. Erre a célra bevezető szavakat és kifejezéseket használnak. A bevezető szerkezetek gyakran segítenek enyhíteni a feszültséget a történet hangnemében. Például a „Kérem, küldje el az irodájában található dokumentumokat” kifejezés túl kategorikusan hangzik. Ha megváltoztatja a mondatot, adjon hozzá egy bevezető szót: „Kérjük, küldje el a dokumentumokat, amelyek láthatóan az irodájában vannak”, akkor a hangnem semleges lesz, a kategorikusság és a feszültség megszűnik. Következésképpen az egész javaslat megfelel a tapintat és az udvariasság normáinak.

Egy másik példa azt mutatja, hogy tiszteletteljes hangot adunk egy dokumentumnak. A „Kérésed nem teljesíthető” kifejezés jelentősen eltér a „Sajnos kérésed nem teljesíthető” kifejezéstől. A második lehetőség elfogadhatóbb az üzleti levelezés etikettje szempontjából. Így kifejezheti tiszteletét, és elkerülheti a felesleges durvaságokat.

Ezenkívül a bevezető szerkezetek kevésbé teszik szárazzá a szöveget. A „Termékeink minőségének megállapítására, ha lehetséges, küldje el képviselőjét szakértőként” mondat megfelel az üzleti etikett szabályainak.

A bevezető szavak és szerkezetek használata kevésbé száraz és kategorikussá teszi az üzleti szöveget. Segítségükkel kifejezheti a címzett iránti tiszteletet, megmutathatja barátságosságát és finomságát. Ez lehetővé teszi, hogy megőrizze a címzett szakmai büszkeségét.

A „tisztelt” szó leggyakoribb formáit használják dokumentumokban és más hivatalos szövegekben. Ha a megszólítás után vesszőt teszünk, a mondat semlegesnek, hétköznapinak lesz értelmezve. Ha felkiáltójelet teszünk, az jelzi a dokumentum fontosságát, jelentőségét.

Az azonos szakmához tartozó személyek megszólításánál a „tisztelt kolléga” (vagy „tisztelt kollégák”, ha arról beszélünk egy embercsoportról). A „tisztelt kollégák” kifejezést gyakrabban használják hivatalos gratuláció írásakor, mivel érzelmi konnotációt hordoz. A semleges megszólítások egyszerűen a „kollégák” szót használják.

Nem minden üzleti levél hivatalos dokumentum. szabályozza, hogy személyes jellegű szöveg írásakor célszerű a személyt kereszt- és családnéven megszólítani. A vezetéknév formalitást ad, és udvariasabbá és hivatalosabbá teszi a megszólítást.

A partnerek vagy szervezetek közötti kapcsolatok tisztázására két részből álló szövegeket állítanak össze. Az első rész indokolja a döntést, a második pedig a következtetés. A szöveg jellegétől függően ezek a részek különböző sorrendbe rendezhetők. Pszichológiailag jobb, ha a negatív döntést a levél végére helyezzük, kezdve az indoklással. Ha a döntés pozitív, akkor ezzel kezdheti a szöveget, majd írhat indoklást.

A negatív határozatot tartalmazó dokumentum elkészítésekor különös figyelmet kell fordítani az indoklásra. A legpontosabb és legrészletesebb indoklás segít a dokumentum pontosabbá tételében és tiszteletteljes hangvételben. Az éles visszautasítás befolyásolhatja a címzett önbecsülését, ami gyakran rossz hatással van a jövőbeli kapcsolatokra. Ha részletes és részletes indoklást helyez el a dokumentum elején, akkor magát az elutasítást nem fogják élesen negatívan érzékelni.

Az üzleti levelezés szabályai nem engedik meg a túlzott érzelmességet az előadás során. A dokumentumoknak és leveleknek meg kell őrizniük a narratíva semlegességét. Ez lehetővé teszi, hogy objektívebbé tegye őket. Nem használhat durva kifejezéseket, és nem tanúsíthat tiszteletlenséget vagy tapintatlanságot a címzett felé. Kerülnie kell a túlzott udvariasságot is. Az üzleti levelezés nem tartalmazhat olyan kifejezéseket, mint „kérem, legyen kedves”. Jobb ragaszkodni a száraz és szigorú bemutatáshoz, mint az udvarias formák túlzásba hozása.

Az üzleti beszéd semlegessége és nyilvános jellege nem jelenti azt, hogy a beszélgetőpartnert nem érdekli, ki küldte neki üzleti levelezést. szabályozza az iratok aláírásának szabályait is. Van egy hivatalos eljárás, amit be kell tartani. Ha a levelet a cég igazgatója írta alá, akkor az arra adott válasznak tartalmaznia kell az igazgató vagy helyettese aláírását is. Ha a levelet a helyettes írja alá, akkor az etikett szerint az igazgató válaszolhat rá.

Az üzleti levelek írásakor az egyik fő téma a kérések. A kérelemmel együtt annak indokolása is szükséges. A felkérő levelek ugyanazon minta szerint készülnek, mint a személyes vagy kollektív jelentkezési lapok. A kérés üzleti levélben történő benyújtására több lehetőség is van:

• egyes szám első személyű alakját használva (Kérem...);
• többes szám első személyű alakjának használata (Kérjük...);
• egyes szám harmadik személyű alak használata (A szervezet kéri...);
• többes szám harmadik személyű alakját használva (az elnök és az igazgatóság kéri).

Az üzleti levelezés etikettje azt sugallja, hogy a levelekre válaszolni kell. A válasz jellege a kérőlevél jellegétől függ.

Ha megkereső levél érkezett, a válasznak tartalmaznia kell az indoklást és a döntést arról, hogy a kérelemnek helyt adnak-e vagy sem. Ha ajánlati levél érkezett, a válasznak tartalmaznia kell annak döntését, hogy az ajánlatot elfogadják-e vagy sem. Minden válaszlevél tartalmazni fog egy linket a kérés levélre. A dokumentum elkészítésekor a lényeg pontos és következetes megfogalmazása, a tartalom azonosságának megőrzése szükséges.

Ha hibát talál, jelöljön ki egy szövegrészt, és kattintson rá Ctrl+Enter.

Az a személy, aki megpróbál tisztességesnek tűnni az üzleti kapcsolatokban, mindig az e-mailes levelezés szabályait alkalmazza. Emlékszik arra, hogy az e-mail nem ronthatja a címzettet, az általa képviselt cég hírnevét és az üzleti imázst.

Az elektronikus levelezés hozzáértő és tömör lebonyolításának képessége a sikeres vezető imázsának fontos eleme. Ez a tény általános kulturális színvonaláról és szakmaiságáról tanúskodik. Az alapján, hogy az ember hogyan tudja megfogalmazni és megfogalmazni gondolatait, megértheti, hogyan viszonyul önmagához és másokhoz. Egy hanyagul megírt e-mail könnyen elronthatja a rólad alkotott benyomást, és alááshatja üzleti hírnevét.

Az üzleti e-mailes levelezés szabályai

Munkahelyi e-mail címét kizárólag munkával kapcsolatos feladatokhoz használja. Amikor levelet küld a cég szerveréről, az azon tárolódik, kimenő és bejövő üzenetként is. Munkaadója mindig képes lesz ránézni ezekre a levelekre, és megértheti, mit csinál valójában. Az irodában csak üzleti levelezéshez használja az e-mailt.

Értse meg, kinek címezi az üzenetet, és kinek lehet hasznos az abban közölt információ.

Kinek címezi a levelét? Egy partnernek? Az ügyfélnek? Kolléga? A menedzsernek? Egy beosztottnak? A „címzett” mezőben a címzettet, a „másolat” mezőben az érdeklődőket kell feltüntetni. Soha ne küldjön többletmásolatot, különösen a felügyelőnek. Ha a levél harmadik felekre vonatkozik, akkor azokat általában a „másolat” mezőbe is be kell írni.

Határozza meg saját maga az üzenet célját. Mit szeretnél elérni a leveled elküldésével? Mit tegyen a címzett, amikor elolvassa? Milyen reakcióra számítasz? A címzettnek azonnal meg kell értenie, hogy pontosan mit is akar tőle. Kitől kell a levelet írni?

A konkrét esettől függ:

• ha meg akarja mutatni egyéni nézetét az eseményekről - az elsőtől (én, mi);
• ha üzenete kérést vagy utasítást tartalmaz - a másodiktól (Ön, Ön);
• ha külső szemlélőként küld levelet, bizonyos eseményekről, megvalósult tényekről szeretné tájékoztatni a címzettet - harmadik féltől (ő, ő, ők).

Mindig töltse ki a „tárgy” mezőt. A legtöbb ember, aki e-mailt kap, először a tárgy mezőt nézi meg. A benne található információk alapján döntenek arról, hogy elolvassák-e a levelet vagy sem. Ha van egy kínos kifejezés, amely semmilyen információt nem közöl, vagy a mező teljesen üres, nagy a valószínűsége annak, hogy az illető egyáltalán nem nyitja meg a levelet. Jelölje meg a témát röviden, konkrétan és informatívan.
Kövesse a tartalmat: üdvözlés és fellebbezés, fő szöveg, összefoglaló, aláírás és elérhetőségek. Be kell tartania az elektronikus üzleti kommunikációs etikettet.

A hagyományos tartalom egyes részeit nem szabad kihagyni, formázd helyesen a levelet, ez bizonyítja professzionalizmusodat.

Megszólításával és üdvözlésével kifejezi tiszteletét a címzett felé. Ha lehetséges, minden levél elején használjon személyes üdvözletet és üdvözletet. Szólítsa meg beszélgetőpartnerét név szerint, ez is a tisztelet eleme. Ha azt szeretné, hogy az üzenet hétköznapinak tűnjön, tegyen vesszőt a cím után. Ha szeretné megjegyezni jelentőségét és formalitását, használjon felkiáltójelet.

Tartsa be ezt a szabályt olyan kollégáival is, akikkel gyakran kommunikál.

Tartsa meg a rövidséget és az egyértelműséget. Az üzleti levelezésnek minimum szót kell tartalmaznia, legfeljebb hasznos információval. Pontosan, tömören, következetesen és könnyen érthető módon mutassa be gondolatait. Alakíts rövid mondatokat, így a címzett könnyebben érzékeli az információt. Egy levélben egy témát fedj le.

Jobb, ha több levelet küld, ha különböző témákról kell beszélnie, ez sokkal jobb, mint egy hosszú üzenet különböző gondolatokkal, amelyek semmilyen módon nem kapcsolódnak egymáshoz.

Az informális kommunikációt ne alakítsa üzleti levelezéssé. Nem szükséges érzelmeket használni az e-mailekben. Ha érzelmileg szeretné hangsúlyozni üzenetének bizonyos pontjait, próbálja meg az érzelmi szubtextet egy nyugodt, korrekt, semleges előadásmód mögé rejteni. Nem nyelvvel, hanem tartalommal érhető el.
Tartsa fenn a levél világos testszerkezetét.

A levél általában három részre oszlik:

• Az írás oka (ok, ok). Legyen ez a rész a lehető legrövidebb.
• A lényeg következetes feltárása.
• Megoldások, javaslatok, következtetések, kérések.

Az üzenetnek jónak kell lennie kinézet, könnyen érthető. Alkoss 5-6 soros bekezdéseket a szövegben! Javasoljuk, hogy a bekezdéseket üres sorral válassza el egymástól. Használjon egy betűtípust és egy színt. Hacsak nem szükséges, ne használjon rövidítéseket, hangulatjeleket, kurzív elemeket vagy felkiáltójeleket.

Írj helyesen. Egy írástudatlanul írt levél a szerző képzettségének hiányára utal. Az elírások és hibák rontják üzleti hírnevét. A levél elküldése előtt ajánlatos újra figyelmesen elolvasni. Számos szövegszerkesztő és e-mail program rendelkezik írásjelek és helyesírás-ellenőrző funkcióval; ha hibát talál, javítási lehetőségeket kínál. Ügyeljen arra, hogy e-mailek írásakor használja ki ezeket a funkciókat.

Gondolja át, milyen dokumentumokat kell tartalmaznia a levélben. Magában a szövegben nem szükséges részletes információkat feltüntetni, jobb, ha külön fájlként küldi el. A tárgyban tüntesse fel, hogy csatolt egy fájlt, milyen formátumú és mi van benne (röviden), különben a címzett összetévesztheti vírussal. A fájl elküldése előtt ellenőrizze egy víruskereső programmal.

Hagyja meg kapcsolatait és aláírását. Ez csak egy plusz a hírnevéhez, tükrözi az Ön professzionalizmusát. Ne írjon hosszú aláírást, legfeljebb öt-hat sort. Tartalmaznia kell a cég nevét, teljes nevét és beosztását. Általában feltüntetik a weboldal címét, telefonszámát és e-mail címét is.

Az üzleti levelezésben nem szabad feleslegesen utóiratot használni. Jelenléte azt jelzi, hogy nem gondoltad át eléggé a levél tartalmát.

Csak akkor használjon olvasási visszaigazolást, ha feltétlenül szükséges. Általában csak akkor van rá szükség, ha külső címzettekkel kommunikál, és csak akkor, ha a válasz nagyon fontos.

A „nagy fontosságú” jelzőt is csak szükség esetén használja. Ha a levél valóban fontos információkat tartalmaz, amelyekkel sürgősen foglalkozni kell, jelölje be ezt a négyzetet. Ennek köszönhetően a levél kiemelkedik a postafiókból. De nem szabad visszaélnie ezzel a funkcióval, mert tolakodónak és irritálónak tűnhet.

Feladás előtt feltétlenül olvassa el a levelet. Ellenőrizze, hogy minden világos, konkrét, tömör, nincs-e benne valami felesleges vagy nem megfelelő, vagy nyelvtani hiba. Helyesen adta meg a címzett adatait? Ellenőrizze a prezentáció logikáját és következetességét.

Válaszoljon időben a kapott e-mailekre. Értesítsen, hogy elolvasta a levelet, ez tiszteletet és jó modort mutat. Ha egy adott pillanatban nem tud válaszolni egy beérkezett levélre, figyelmeztesse erre a szerzőt, és ígérje meg, hogy a lehető leghamarabb válaszol. Válaszoljon következetesen a feltett kérdésekre. Nem szükséges új üzenetként kezdeni a választ.

Ha nem válaszol két napon belül, a címzett azt fogja gondolni, hogy nem figyelt a levelére, vagy az elveszett.

Jellemzően annak kell befejeznie az elektronikus párbeszédet, aki kezdeményezte. Bár ez a szabály néha nem tartható be, egy adott levelezés sajátosságai alapján.
Ne feledje az elektronikus levelezés összes fenti szabályát. Mindig kövesse őket, legyen óvatos és ésszerű.

Így professzionális, modern és hozzáértő menedzserként mutathatja meg magát, akivel kellemes és kényelmes együtt dolgozni.