Praca z dokumentacją podstawową w księgowości. Podstawowe dokumenty księgowe. List przewozowy lub dowód sprzedaży

Dokumentacja pierwotna zajmuje dość ważne miejsce wśród całej dokumentacji prowadzonej przez dział księgowości. Jest stale sprawdzany przez służbę podatkową i musi być sporządzony zgodnie z niezbędnymi normami i przepisami obowiązującymi w Federacji Rosyjskiej. W naszym artykule omówimy, co wiąże się z dokumentacją pierwotną, jak ją poprawnie sformalizować i sporządzić, aby później nie mieć problemów z fiskusem.

Podstawowa dokumentacja w rachunkowości - co to jest?

Podstawą dokonywania zapisów księgowych i wpisów do rejestru ogólnego są dokumenty pierwotne. Jest to ważna część dokumentacji zarządczej przedsiębiorstwa lub organizacji.

We wszystkich przedsiębiorstwach, które państwo zmusiło do prowadzenia ksiąg rachunkowych, transakcje biznesowe muszą być sformalizowane zgodnie z pierwotną dokumentacją. Przez transakcję gospodarczą rozumie się każdą czynność przedsiębiorstwa, która wiąże się z przepływem środków finansowych lub strukturą jego aktywów.

Zgodnie z prawem o rachunkowości przygotowanie dokumentacji pierwotnej musi następować równolegle z czynnościami biznesowymi, czyli musi być niezwłocznie udokumentowane. Jeśli jednak nie jest to możliwe, dokumentację możesz sporządzić natychmiast po zakończeniu akcji.

Dokumentację pierwotną można przygotować zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ale w drugiej opcji wszystkie dokumenty muszą być poświadczone podpisem elektronicznym, w przeciwnym razie po prostu nie będą miały mocy prawnej. Jeśli jednak umowa wyraźnie stwierdza obecność papierowej wersji dokumentu, wówczas musi ona być dostępna.

Dokumenty pierwotne będą przechowywane przez 4 lata. W tym okresie urząd skarbowy ma prawo w każdej chwili zażądać od nich sprawdzenia Ciebie i Twojego kontrahenta. Należy szczególnie uważać na dokumenty, w których cokolwiek kupujemy. Pamiętaj, to dzięki nim, jeśli zajdzie taka potrzeba, będziesz mógł zwrócić się do sądu.

Separacja dokumentów według etapów biznesowych

Wszystkie transakcje przeprowadzane przez przedsiębiorstwo lub organizację można podzielić na 3 etapy:

1. Omówienie warunków umowy. W tej chwili musisz omówić wszystkie niuanse i dojść do wspólnej opinii. Efektem tego etapu będzie podpisanie umowy i wystawienie faktury do zapłaty.
2. Płatność zgodnie z umową. Należy to potwierdzić wyciągiem z rachunku bieżącego, jeśli płatność została dokonana przelewem bankowym, lub czekiem i ścisłymi formularzami sprawozdawczymi, jeśli płatność została dokonana gotówką.
   Z drugiej opcji często korzystają pracownicy organizacji, gdy biorą środki na konto.
3. Otrzymanie opłaconego towaru lub usługi. Musi istnieć dowód potwierdzający otrzymanie towaru lub wykonanie usługi, w przeciwnym razie obsługa podatkowa po prostu nie pozwoli na zmniejszenie kwoty poboru podatku.

Potwierdzeniem może być list przewozowy lub pokwitowanie w przypadku odbioru towaru lub zaświadczenie o zakończeniu prac w przypadku wykonania usługi.

Jakie dokumenty są wymagane?

W zależności od operacji, która zostanie przeprowadzona, lista wymaganych dokumentów może się różnić. Spójrzmy na najczęstszą listę wymaganych dokumentów. Zazwyczaj wszystkie dokumenty przygotowuje albo wykonawca, albo dostawca towaru.

Lista dokumentów wygląda następująco:

Funkcje rejestru księgowego

Po przygotowaniu dokumentów pierwotnych sprawdza się je pod kątem formy i treści. Następnie, jeśli wszystko zostanie wykonane poprawnie, są one sformalizowane i następuje ekonomiczne grupowanie danych zawartych w ogólnym systemie księgowym. W tym celu wszystkie informacje o saldzie majątku firmy, gotówce i transakcjach biznesowych z dokumentów pierwotnych (bezpłatnych) są przenoszone do rejestrów księgowych.

Same rejestry księgowe są specjalistycznymi tablicami, sporządzonymi w ściśle określonej formie, w pełnej zgodzie z ekonomicznym grupowaniem informacji o majątku przedsiębiorstwa i źródłach jego występowania.

Wszystkie istniejące rejestry są podzielone na 3 grupy:

• Po wcześniejszym umówieniu. W zależności od tego kryterium rejestry dzielą się na chronologiczne, systematyczne i łączone. Każdy indywidualny typ ma swoją własną kolejność zapisywania danych.
• Na podstawie uogólnienia danych rejestry dzieli się na zintegrowane i zróżnicowane. Każdy z nich można rozpatrywać od szczegółu do ogółu i odwrotnie, od raportowania do dokumentów podstawowych.
• Według wyglądu. Mogą mieć niemal dowolny kształt: książki, czasopisma, kartki, zadrukowanych arkuszy.

Rejestry księgowe muszą posiadać:

• Pełny tytuł.
• Określony okres czasu na rejestrację transakcji gospodarczych i jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
• Podpisy i inicjały osób odpowiedzialnych. Dzięki temu w przypadku kwestii kontrowersyjnych możliwe jest odnalezienie i wskazanie osób, które brały udział w transakcji.

Przeprowadzane transakcje gospodarcze muszą mieć odzwierciedlenie dokładnie w okresie, w którym zostały przeprowadzone. Jeżeli refleksji dokumentacyjnej nie można dokonać bezpośrednio podczas transakcji biznesowej, rejestracji należy dokonać natychmiast po jej zakończeniu.

Generalnie rejestry księgowe tworzone są w celu gromadzenia i usystematyzowania informacji o dokumentach podstawowych przyjętych do rejestracji w celu przedstawienia sprawozdań finansowych. Jeżeli dokumentacja finansowa i pierwotna przedsiębiorstwa przechowywana jest w formie drukowanej, wówczas na żądanie innych uczestników działalności gospodarczej lub organów ścigania (jeśli leży to w ich kompetencjach) kopie muszą zostać dostarczone przez osobę, która je sporządziła oraz przedstawił je do podpisu.

1c podstawowa dokumentacja księgowa

Prowadząc działalność finansowo-biznesową, księgowy będzie musiał pracować z ogromną ilością dokumentacji. Są to różne formularze, umowy, dokumentacja sprawozdawcza, szacunki i kalkulacje. Część z nich nie ma większego znaczenia i ma charakter drugorzędny, ale są też dokumenty bardzo ważne, w których nawet drobny błąd może mieć katastrofalne skutki dla całego przedsiębiorstwa i poszczególnych urzędników. Są to podstawowe dokumenty organizacji.

Za pomocą programu 1C będziesz mógł je znacznie łatwiej kontrolować i obsługiwać. Do jego funkcji należy obsługa dokumentów spedycyjnych, pieniężnych, magazynowych oraz związanych z handlem detalicznym.

Dziś oprogramowanie 1C zajmuje wiodącą pozycję wśród programów księgowych, które są stale używane w naszym kraju.

Do najpopularniejszych funkcji 1C należą:

• Pełna automatyzacja wszystkich rodzajów księgowości.
• Naliczanie wynagrodzeń dla pracowników.
• Zarządzanie księgowością kadr i produkcji.

Program posiada dużą liczbę trybów i ustawień, dzięki którym możesz całkowicie dostosować go do siebie, dostosować w wygodny dla siebie sposób.

Przygotowanie podstawowej dokumentacji jest zadaniem złożonym i żmudnym, ale po prostu koniecznym. Pomogą Ci nowoczesne technologie komputerowe i wysoko wykwalifikowani pracownicy. Jeśli podejdziesz do tego z całą odpowiedzialnością i wiedzą na ten temat, to nie będzie żadnych problemów.

W kontakcie z

Podstawowe dokumenty księgowe są ważne zarówno w kwestiach księgowych, jak i przy ustalaniu wysokości zobowiązań podatkowych. Ważne jest, aby specjalista firmy odpowiedzialny za sporządzanie podstawowych dokumentów księgowych dobrze rozumiał treść i formę takich dokumentów, a także znał specyfikę prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Rola dokumentu podstawowego w rachunkowości

Dokumenty podstawowe to dokumenty, za pomocą których firma formalizuje zdarzenia gospodarcze, które miały miejsce w przedsiębiorstwie (klauzula 1, art. 9 ustawy „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ).

Pierwszą rzeczą, którą księgowi każdej organizacji powinni jasno zrozumieć, jest to, że obecnie nie ma konkretnej obowiązkowej listy formularzy dla podstawowych dokumentów księgowych. Każda firma sama określa formy dokumentów pierwotnych w zależności od celu ich wykorzystania.

Jednakże w przypadku takich dokumentów lista obowiązkowych szczegółów jest prawnie ustalona (klauzula 2, art. 9 ustawy nr 402-FZ).

WAŻNY! Formularze stosowane w rachunkowości muszą być ustalone w polityce rachunkowości organizacji (klauzula 4 PBU 21/2008, zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 6 października 2008 r. Nr 106n).

Lista możliwych podstawowych dokumentów księgowych

Lista podstawowych dokumentów księgowych w latach 2018-2019 może wyglądać następująco:

1. Lista rzeczy do spakowania. Jest to dokument odzwierciedlający listę przeniesionych pozycji magazynowych. Faktura wystawiana jest w 2 egzemplarzach i zawiera informacje, które następnie znajdują odzwierciedlenie na fakturze. Faktura jest podpisana przez przedstawicieli obu stron transakcji i poświadczona pieczęcią (jeśli firma posługuje się nią w swojej praktyce).

1. Protokół przyjęcia. Sporządza się go po zakończeniu określonych robót (usług) w celu potwierdzenia, że ​​wynik prac spełnia pierwotne wymagania umowy.

Zobacz próbkę takiego aktu.

1. Podstawowe dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzeń pracownikom (na przykład odcinki wypłat).

Więcej informacji na temat tych stwierdzeń znajdziesz w artykule „Przykład wypełnienia zestawienia płacowego T 49” .

1. Dokumenty związane z obecnością środków trwałych – tutaj firma może sporządzić taką dokumentację z wykazu podstawowych dokumentów księgowych:

• Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych w formie OS-1 - po otrzymaniu lub zbyciu przedmiotu niezwiązanego z budynkami lub budowlami.

Więcej informacji na temat tej ustawy można znaleźć w materiale „Formularz ujednolicony nr OS-1 – Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych” .

• Jeżeli środkiem trwałym jest budynek lub konstrukcja, wówczas jego przyjęcie lub zbycie jest sformalizowane aktem w formularzu OS-1a.

Więcej szczegółów znajdziesz w artykule „Ujednolicony formularz nr OS-1a - formularz i próbka” .

• Spisanie majątku jest formalizowane aktem w formie OS-4.

Więcej szczegółów w materiale „Ujednolicony formularz nr OS-4 - Ustawa o likwidacji środka trwałego” .

• W przypadku konieczności udokumentowania faktu przeprowadzenia inwentaryzacji sporządza się spis inwentarza środków trwałych w formularzu INV-1.

Więcej informacji na temat takiego dokumentu podstawowego można znaleźć w artykule „Ujednolicony formularz nr INV-1 - formularz i próbka” .

• Jeżeli inwentaryzacja została przeprowadzona w odniesieniu do wartości niematerialnych i prawnych, wówczas inwentaryzacja zostanie sporządzona według formularza INV-1a.

Więcej informacji znajdziesz w materiale „Ujednolicony formularz nr INV-1a - formularz i próbka” .

1. Odrębną grupę dokumentów podstawowych stanowią dokumenty kasowe. Należą do nich w szczególności następujący wykaz podstawowych dokumentów księgowych za lata 2018-2019:

• Odbiór zamówienia gotówkowego.

Więcej informacji na temat jego kompilacji można znaleźć w artykule „Jak wypełnia się polecenie odbioru gotówki (PKO)?” .

• Nakaz gotówkowy na konto.

1. Nakaz zapłaty.

Przeczytaj o zasadach przygotowania tego dokumentu.

1. Raport z wyprzedzeniem.

1. Akt potrącenia wzajemnych roszczeń.

Przeczytaj o specyfice korzystania z tego dokumentu.

1. Informacje księgowe.

Informacje na temat zasad jego projektowania można znaleźć w materiale „Świadectwo księgowe korekty błędów - wzór”.

Powyższa lista nie wyczerpuje całego zakresu podstawowych dokumentów stosowanych w rachunkowości i może być rozszerzana w zależności od charakterystyki rachunkowości prowadzonej w każdej konkretnej organizacji.

WAŻNY! Nie są to podstawowe dokumenty księgowe z wykazu 2018-2019 – wykaz zaproponowano powyżej:

• Porozumienie. Jest to dokument określający prawa, obowiązki i obowiązki stron biorących udział w transakcji, warunki i tryb rozliczeń, warunki specjalne itp. Jego dane są wykorzystywane przy organizacji rachunkowości do analityki rozliczeń z kontrahentami, ale sam nie generuje transakcji księgowych.
• Sprawdzać. Dokument ten odzwierciedla kwotę, jaką kupujący zgadza się zapłacić, akceptując warunki dostawcy. Faktura może zawierać dodatkowe informacje dotyczące warunków transakcji (warunki, sposób płatności, dostawy itp.), czyli stanowi uzupełnienie umowy.
• Faktura. Dokument ten sporządza się dla celów podatkowych, ponieważ na jego podstawie kupujący akceptują do odliczenia kwoty podatku VAT przedstawione przez dostawców (169 ust. 1 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Zatem w przypadku braku innych dokumentów charakteryzujących konkretną transakcję, potwierdzenie wydatków na tę transakcję fakturą nie będzie możliwe (pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 25 czerwca 2007 r. nr 03-03-06/ 1/392, Federalna Służba Podatkowa z dnia 31 marca 2006 r. Nr 02-3 -08/31, uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Wschodniosyberyjskiego z dnia 19 kwietnia 2006 r. Nr A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Należy pamiętać, że ujednolicone formularze podstawowych dokumentów księgowych podane na liście nie są obowiązkowe do stosowania, ponieważ od 2013 r. (po przyjęciu ustawy nr 402-FZ) formularze takich formularzy można opracowywać niezależnie. Ale w większości przypadków są one nadal używane. Dlatego też w latach 2018–2019 wykaz ujednoliconych form podstawowych dokumentów księgowych zawarty w uchwałach Państwowej Komisji Statystycznej pozostaje nadal aktualny.

Jakie informacje powinny zawierać formularze dokumentów pierwotnych?

Pomimo tego, że obecnie nie ma obowiązkowych dokumentów podstawowych dla wszystkich formularzy, ustawodawca ustalił wymagania dotyczące treści takich dokumentów. Lista obowiązkowych szczegółów, które muszą być zawarte w każdym dokumencie podstawowym, znajduje się w ust. 2 art. 9 ustawy nr 402-FZ. Są to w szczególności:

• nazwa dokumentu;
• datę sporządzenia takiego dokumentu;
• informacje o osobie, która sporządziła dokument (nazwa firmy lub indywidualny przedsiębiorca);
• istotę faktu życia gospodarczego, który został sformalizowany przez ten dokument;
• cechy pieniężne, liczbowe, miary zdarzenia, które miało miejsce (na przykład w jakiej objętości, w jakich jednostkach i za jaką kwotę produkty zostały sprzedane klientom);
• informacje o odpowiedzialnych specjalistach, którzy dokumentowali zdarzenie, a także podpisy tych specjalistów.

Dokumenty podstawowe i rejestry księgowe

Jak klasyfikować podstawowe dokumenty księgowe?

Jeżeli dokument podstawowy został wydany przez samą firmę, może należeć albo do grupy wewnętrznej, albo do grupy zewnętrznej. Dokument sporządzony wewnątrz firmy i rozciągający swoje skutki na firmę kompilującą jest wewnętrznym dokumentem podstawowym. Jeżeli dokument został otrzymany z zewnątrz (lub opracowany przez firmę i wydany na zewnątrz), będzie to zewnętrzny dokument pierwotny.

Dokumenty wewnętrzne firmy podzielone są na następujące kategorie:

• Podstawowe dokumenty administracyjne to te, za pomocą których firma wydaje polecenia którejkolwiek ze swoich jednostek strukturalnych lub pracownikom. Do tej kategorii zaliczają się zamówienia firmowe, instrukcje itp.
• Podstawowe dokumenty wykonawcze. Firma odzwierciedla w nich fakt wystąpienia określonego zdarzenia gospodarczego.
• Dokumenty księgowe. Za ich pomocą firma systematyzuje i podsumowuje informacje zawarte w innych dokumentach administracyjnych i pomocniczych.

Po udokumentowaniu zdarzenia gospodarczego jako dokumentu podstawowego konieczne jest następnie uwzględnienie zdarzenia w księgach rachunkowych. W rzeczywistości są nośnikami uporządkowanej informacji, gromadzą i rozpowszechniają cechy i wskaźniki transakcji biznesowych.

Następujące rejestry wyróżniają się wyglądem:

• książki;
• karty;
• darmowe prześcieradła.

Ze względu na sposób prowadzenia rejestru wyróżnia się następujące grupy:

• Rejestry chronologiczne. Rejestrują zdarzenia, które miały miejsce sekwencyjnie – od pierwszego do ostatniego.
• Rejestry systematyczne. W nich firma klasyfikuje zrealizowane transakcje według treści ekonomicznej (na przykład księga kasowa).
• Rejestry łączone.

Według kryterium treści informacji zawartych w rejestrach wyróżnia się:

• rejestry syntetyczne (na przykład zlecenie dziennika);
• rejestry analityczne (lista płac);
• rejestry połączone, w ramach których spółka prowadzi zarówno księgowość syntetyczną, jak i analityczną.

Więcej informacji na temat rejestrów księgowych można znaleźć w artykule „Rejestry księgowe (formularze, próbki)” .

Wyniki

Obecnie nie ma obowiązkowych formularzy i wykazów podstawowych dokumentów księgowych: każdy podmiot gospodarczy ma prawo samodzielnie określić formy podstawowych dokumentów, które będzie wykorzystywał w swojej działalności.

Jednocześnie najczęstszymi podstawowymi dokumentami księgowymi są te, które mają analogie wśród ujednoliconych formularzy zatwierdzonych przez Państwową Komisję Statystyczną.

Po sporządzeniu dokumentu pierwotnego konieczne jest przeniesienie z niego informacji do rejestru księgowego.

Rachunkowość to naukowo zorganizowany system przeznaczony do gromadzenia, przetwarzania, rejestrowania i analizowania informacji wykorzystywanych w działalności finansowej i gospodarczej. Rachunkowość odzwierciedla transakcje biznesowe wyrażone w kategoriach pieniężnych.

Krótko o rachunkowości możemy powiedzieć: „Wszystko ma swoją cenę!” Wszelkie transakcje zakupu i sprzedaży towarów i usług, stosunki umowne między partnerami, dostawcami i klientami, stosunki pracy związane z rejestracją godzin pracy i wynagrodzeń - wszystko można sprowadzić do „mianownika” pieniężnego.

Za pomocą rachunkowości odzwierciedla się realizację różnych transakcji biznesowych, co odzwierciedla działalność każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od formy własności i rodzaju działalności.

Całość danych księgowych pozwala określić ostateczny wynik finansowy pracy, przeprowadzić analizę i określić perspektywy dalszej pracy w celu poprawy wskaźników wydajności.

Podstawowa dokumentacja w rachunkowości: co to jest?

Podstawową dokumentacją w rachunkowości jest podstawa rachunkowości. Jeśli wizualnie wyobrażasz sobie system księgowy jako rozłożyste drzewo o gęstych liściach, wówczas liście są głównymi dokumentami księgowymi.

Liście zbiera się w „gałęzie” - rejestry, z których powstaje potężna „korona” drzewa - syntetyczne rozliczanie rachunków księgowych, a potężna zielona korona jest kluczem do kwitnącego drzewa, te. prawidłowe i pełne prowadzenie księgowości przedsiębiorstwa.

W jakiej kolejności się to odbywa, dowiesz się w naszej nowej publikacji pod linkiem.

Próbka podstawowego dokumentu księgowego - karta czasu pracy.

Co jest podstawowym dokumentem w rachunkowości?

Podstawowym dokumentem jest standardowy formularz określonej próby, wypełniony zgodnie z wymogami rachunkowości, zaleceniami metodologicznymi organów statystycznych, podatkowych, ubezpieczeniowych, bankowych i innych.

Standardowe formularze dokumentów pierwotnych są zatwierdzane przez państwowe władze statystyczne. Ministerstwa i departamenty zatwierdzają różne wąsko ukierunkowane dokumenty według rodzaju działalności.

Dokumenty podstawowe są niezbędne do rejestracji transakcji biznesowych, potwierdzają realizację transakcji kupna-sprzedaży, dzierżawę, otrzymanie i wydanie pieniędzy, zapłatę dostawcom. Podstawowe dokumenty są podstawą rachunkowości w organizacji.

Korekty w dokumentach pierwotnych

1. Jeżeli nie jest to ścisły formularz sprawozdawczy, dokument należy przepisać poprawnie, a uszkodzony dokument zniszczyć.

2. Przekreśl formularz ścisłego raportowania czerwoną ukośną linią od jednego rogu arkusza do drugiego i zaznacz wpis jako „anulowany”. Nie niszcz uszkodzonej formy.

Rachunkowość to złożony system. Na jej podstawie zbierane są informacje w dokumentach pierwotnych, rejestracjach i ich dalszej analizie. Te. rachunkowość jest wyrazem wszystkich transakcji finansowych i gospodarczych w kategoriach pieniężnych. W artykule dowiesz się, jak prowadzona jest rachunkowość pierwotna.

Wszystko ma swoją cenę

Rachunkowość pozwala na przeliczenie wszystkich transakcji na kwoty pieniężne. Na przykład stosunki pracy, relacje między nabywcami a dostawcami, prowadzenie ewidencji czasu pracy, relacje z państwem - płacenie podatków. Odzwierciedla nie tylko przebieg takich operacji, ale także ich analizę. Pozwala nam to następnie wyciągnąć wnioski na temat wypłacalności i wiarygodności kredytowej organizacji jako całości. I na tej podstawie wyeliminuj słabe strony polityki finansowej i wybierz kierunek dalszego rozwoju.

Ważne: podstawą kierunku dalszego rozwoju organizacji jest utrzymanie podstawowej księgowości.

To podstawa, która pozwala zebrać wszystkie niezbędne informacje.

Dokumenty źródłowe

Powyżej nazwaliśmy dokumentację pierwotną podstawą rachunkowości w przedsiębiorstwie. Można to też porównać do korzeni drzewa, z którego później wyrasta pień i gałęzie – rzędy. Liście to syntetyczne rozliczanie rachunków, które pozwala dokładnie i kompleksowo ocenić pracę firmy.

Podajmy definicję. Dokumentacja pierwotna to specyficzny dokument o jasno określonej przez prawo formie, wypełniony zgodnie ze wszystkimi zasadami rachunkowości, zaleceniami podatkowymi, bankowymi, statystycznymi i szeregiem innych zainteresowanych tym organów.

Zatwierdzanie dokumentacji pierwotnej odbywa się w organach statystycznych. Dokumenty bardziej specjalistyczne i wąsko ukierunkowane wydają wydziały dla poszczególnych rodzajów działalności.

Taka dokumentacja pozwala na rejestrację i śledzenie transakcji finansowo-gospodarczych w przedsiębiorstwie. Te. To podstawa używanego sprzętu w poszczególnych firmach.

Zasady wypełniania

Oprócz tego, że organy statystyczne zajmują się zatwierdzaniem dokumentów, opracowały one szereg wymagań dotyczących ich wypełniania.

Wymagane wypełnienie:

• Pełna nazwa dokumentu (skróty nie są dozwolone);
• Data wystawienia dokumentu;
• Pełna informacja o organizacji, która sporządza dokument i dla kogo jest on przeznaczony;
• Pełne dane bankowe kontrahenta, jeżeli są wymagane;
• Pełne informacje na temat prowadzonej działalności gospodarczej, wyrażone ilościowo i pieniężnie;
• Informacje o pracowniku, który ma prawo poświadczyć dokument (stanowisko, podpis, transkrypcja);
• Pieczęć lub pieczęć (na mokro).

Pomimo tego, że powyższe wymagania są obowiązkowe, w niektórych przypadkach z powodu nieuwagi lub z innych powodów może zostać pominięty jeden lub więcej punktów. Naruszenie to nie pociąga za sobą nieważności podstawowej rachunkowości.

Rodzaje dokumentacji pierwotnej

Dla każdej indywidualnej transakcji finansowo-gospodarczej wystawiany jest odrębny dokument. Wymieńmy najważniejsze.

• Faktura – w przypadku kupującego, która wskazuje nazwę produktu lub usługi, dane bankowe dostawcy;
• Polecenie zapłaty – dla dostawcy od kupującego, potwierdzające fakt zapłaty, forma bezgotówkowa;
• Paragon – dla kupującego, zgodnie z którym zapłacił dostawcy gotówką;
• Wyciąg bankowy – pozwala zobaczyć przepływ środków na rachunku bieżącym firmy za określony okres;
• Polecenie gotówkowe – pozwala zobaczyć przepływ środków w kasie organizacji;
• List przewozowy lub uniwersalny dokument przelewu, faktura – potwierdza wysyłkę materiału lub wykonanie usługi po dokonaniu płatności. Wskazuje nazwę produktu, objętość i koszt.
• List przewozowy – na transport materiałów od dostawcy do kupującego. Wskazuje pełną nazwę dostawcy i nabywcy, numer NIP, adres siedziby, miejsce, z którego ładunek jest transportowany oraz informacje o przewoźniku.
• Dowód sprzedaży, podobnie jak dowód dostawy, potwierdza wysyłkę towaru od dostawcy do kupującego. Musi mieć datę, numer i być zarejestrowany w urzędzie skarbowym.
• Raport zaliczkowy to dokument sprawozdawczy potwierdzający, w jaki sposób wydano środki rozliczeniowe wydane pracownikowi. Dodatkowo na arkuszu A4 dołączone są do niego rachunki gotówkowe, paragony, umowy aplikacyjne potwierdzające wydatki.
• Karta czasu pracy - rejestruje liczbę godzin, które pracownik przepracował w organizacji w miesiącu;
• Lista płac, lista płac lub lista płac - na podstawie pierwszego obliczane są płace, a na podstawie drugiego wystawiana jest lista płac.

Ważne: Powyższe dokumenty mają charakter standardowy i ściśle ujednolicony prawnie. Nie można ich nie przeprowadzić na prośbę przywódcy lub w jakiś sposób zmienić.

Dopuszczalne jest wprowadzenie dodatkowej dokumentacji w oparciu o specyfikę pracy.

Korekty w dokumentacji podstawowej

Nie zawsze możliwe jest prawidłowe wypełnienie formularza. Niektóre pozwalają na poprawki, inne wymagają przepisania. Poniżej przedstawiono sposób, w jaki następuje korekta.

Poprawki w dokumentacji podstawowej:

• Korekty nie są dozwolone w nieścisłym dokumencie sprawozdawczym - należy go całkowicie przepisać;
• W ścisłym dokumencie sprawozdawczym: przekreśl błąd czerwoną linią ukośnie w jednej komórce i zaznacz „anulowany”, jeśli formularz jest nieprawidłowy, pamiętaj o jego zapisaniu;
• Ewentualną korektę: przekreślić, na górze wpisać poprawną wersję i wpisać „uwierz poprawianej osobie”, pieczątkę i podpis poprawiającego;
• Nigdy nie cieniuj ani nie rysuj grubej linii przez przekreślenie; nieprawidłowy wpis musi być widoczny.

Okres przydatności do spożycia

Okres trwałości różnych form jest różny. Muszą być przechowywane przez minimum 5 lat. Przykładowo wszystkie dokumenty związane z pracownikami (wynagrodzenia, podatki, akta osobowe) muszą być przechowywane przez co najmniej 75 lat. Wynika to z częstych próśb byłych pracowników o wyliczenie emerytury.

Jeśli zdecydujesz się opróżnić półki ze starych dokumentów, po upływie okresu przechowywania, sporządź specjalną ustawę i zbierz prowizję za utylizację pierwotnej dokumentacji.

Wyniki

Przyjrzeliśmy się zatem, w jaki sposób prowadzona jest podstawowa dokumentacja. Stanowi podstawę całej księgowości przedsiębiorstwa. Dlatego też do podstawowej księgowości należy podchodzić z całą odpowiedzialnością i ostrożnością.

Podstawowe dokumenty księgowe są ujednolicone. Są one opracowywane przez władze statystyczne. Organizacja nie ma prawa wprowadzać w nich własnych zmian. Należy wpisać tytuł dokumentu, datę realizacji, pełną nazwę kontrahenta kupującego i dostawcy, nazwę produktu pod względem wartościowym i ilościowym oraz podpis osoby upoważnionej.

Dozwolone są poprawki w dokumentacji pierwotnej. W tym celu należy przekreślić błędny wpis i wpisać na górze poprawną wersję, podając „poprawne przekonanie”, datę, podpis i pieczęć organizacji.

Okres przechowywania dokumentacji pierwotnej wynosi 5 lat lub dłużej.

W ramach projektu 42Clouds stale prowadzone są ankiety wśród użytkowników 1C w celu tworzenia nowych i ulepszania istniejących usług automatyzacji biznesu. Zatem jedno badanie wykazało, że 70% przedsiębiorstw przetwarza dokumenty ręcznie. I to w dobie technologii informatycznych! Najbardziej katastrofalne jest to, że wielu nawet nie wie o współczesnych możliwościach. Dlatego postanowiliśmy przeprowadzić mały program edukacyjny dla wszystkich użytkowników 1C. W końcu, jak zauważył kiedyś słynny aktor i 40. prezydent USA Ronald Reagan: „Informacja jest tlenem współczesnego świata”.

Zacznijmy więc:

Metoda nr 1 – Ręcznie

Jest to najczęstsza i najstarsza metoda wprowadzania dokumentów do 1C. Pracując w staromodny sposób, wiele osób po prostu nie jest gotowych porzucić nawyku. Ale oceń sam, praca ręczna jest zawsze długa i żmudna. Dzienne przetwarzanie dokumentów może zająć od kilku godzin do całego dnia roboczego. Wszystko zależy od pierwotnego przepływu i ilości pozycji w każdym dokumencie. Dzięki temu przy ręcznym wprowadzaniu dopuszcza się największą liczbę błędów, literówek i innych nieścisłości, które następnie trzeba znaleźć i poprawić. Jeśli jesteś zainteresowany tą metodą, kontynuuj pracę w tym samym duchu). Jeśli nie, czytaj dalej.

Metoda numer 2 - Pobierz za pomocą specjalnego programu