Introducerea documentelor contabile primare. Documente contabile primare - lista. Contabilitatea stocurilor si a produselor finite

Documentele contabile primare sunt importante atât în ​​materie de contabilitate, cât și în determinarea volumului obligațiilor fiscale. Este important ca specialistul companiei responsabil cu intocmirea documentelor contabile primare sa inteleaga clar continutul si formele unor astfel de documente, precum si sa cunoasca specificul mentinerii registrelor contabile.

Rolul documentului primar în contabilitate

Documentele primare sunt documente cu ajutorul cărora societatea formalizează evenimentele economice care au avut loc la întreprindere (clauza 1, articolul 9 din Legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).

Primul lucru pe care contabilii oricărei organizații ar trebui să îl înțeleagă clar este că astăzi nu există o listă obligatorie specifică de formulare pentru documentele contabile primare. Orice companie stabilește pentru ea însăși formele documentelor primare în funcție de scopul utilizării acestora.

Cu toate acestea, pentru astfel de documente este stabilită legal o listă de detalii obligatorii (clauza 2, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ).

IMPORTANT! Formularele utilizate în contabilitate trebuie să fie fixate în politica contabilă a organizației (clauza 4 din PBU 21/2008, aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 6 octombrie 2008 nr. 106n).

Lista posibilelor documente contabile primare

Lista documentelor contabile primare în perioada 2018-2019 poate fi următoarea:

1. Lista de ambalare. Acesta este un document care reflectă lista articolelor de inventar transferate. Factura se emite in 2 exemplare si contine informatii care se reflecta ulterior in factura. Factura este semnată de reprezentanții ambelor părți implicate în tranzacție și certificată printr-un sigiliu (dacă firma o folosește în practica sa).

1. Dosarul de acceptare. Se intocmeste la finalizarea anumitor lucrari (servicii) pentru a confirma ca rezultatul lucrarii indeplineste cerintele initiale ale contractului.

Vezi o mostră a unui astfel de act.

1. Documente primare pentru plata salariilor personalului (de exemplu, fișe de plată).

Pentru mai multe informații despre aceste afirmații, consultați articolul „Eșantion de completare a extrasului de plată T 49” .

1. Documente legate de prezența mijloacelor fixe - aici compania poate întocmi o astfel de documentație din lista documentelor contabile primare:

• Certificat de acceptare și transfer al mijloacelor fixe în formularul OS-1 - la primirea sau eliminarea unui obiect care nu are legătură cu clădiri sau structuri.

Pentru mai multe informații despre acest act, consultați materialul „Formular unificat nr. OS-1 - Certificat de acceptare și transfer de mijloace fixe” .

• Dacă mijlocul fix este o clădire sau o structură, atunci primirea sau cedarea acestuia se formalizează printr-un act în forma OS-1a.

Pentru mai multe detalii, vezi articolul „Formular unificat nr. OS-1a - formular și eșantion” .

• Radierea unui activ este formalizată printr-un act în forma OS-4.

Pentru mai multe detalii, vezi materialul „Formular unificat nr. OS-4 - Act privind scoaterea din funcțiune a unui activ” .

• Dacă este necesară documentarea faptului inventarierii efectuate, se întocmește o listă de inventariere a mijloacelor fixe în formularul INV-1.

Pentru mai multe informații despre un astfel de document primar, consultați articolul „Formular unificat nr. INV-1 - formular și eșantion” .

• Dacă inventarul a fost efectuat în legătură cu imobilizări necorporale, atunci inventarul va fi întocmit conform formularului INV-1a.

Pentru mai multe informații, consultați materialul „Formular unificat nr. INV-1a - formular și eșantion” .

1. Un grup separat de documente primare sunt documentele de numerar. Acestea includ, în special, următoarea listă de documente contabile primare pentru 2018-2019:

• Chitanță comandă numerar.

Pentru mai multe informații despre compilarea sa, consultați articolul „Cum se completează o comandă de primire în numerar (PKO)?” .

• Mandatul de numerar de cont.

1. Ordin de plata.

Citiți despre regulile pentru pregătirea acestui document.

1. Raport în avans.

1. Acțiunea de a compensa pretențiile reciproce.

Citiți despre specificul utilizării acestui document.

1. Informații contabile.

Pentru informații despre principiile proiectării sale, consultați materialul „Certificat contabil de corectare a erorilor - eșantion”.

Lista de mai sus nu epuizează întregul domeniu de aplicare al documentelor primare utilizate în contabilitate și poate fi extinsă în funcție de caracteristicile contabilității efectuate în fiecare organizație specifică.

IMPORTANT! Nu sunt documente contabile primare din lista 2018-2019 - lista a fost propusă mai sus:

• Acord. Acesta este un document care stipulează drepturile, obligațiile și responsabilitățile părților implicate în tranzacție, termenii și procedura de decontare, condițiile speciale etc. Datele sale sunt utilizate la organizarea contabilității pentru analiza decontărilor cu contrapărțile, dar el însuși. nu genereaza tranzactii contabile.
• Verifica. Acest document reflectă suma pe care cumpărătorul este de acord să o plătească acceptând termenii furnizorului. Factura poate conține informații suplimentare despre condițiile tranzacției (termeni, proceduri de plată și livrare etc.), adică completează contractul.
• Factura fiscala. Acest document este întocmit în scopuri fiscale, deoarece pe baza lui cumpărătorii acceptă pentru deducere sumele de TVA prezentate de furnizori (clauza 1 a articolului 169 din Codul fiscal al Federației Ruse). Astfel, în lipsa altor documente care caracterizează o anumită tranzacție, va fi imposibil să se confirme cheltuielile pentru această tranzacție cu o factură (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 25 iunie 2007 nr. 03-03-06/ 1/392, Serviciul Fiscal Federal din 31 martie 2006 Nr. 02-3 -08/31, rezoluție Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Est din 19 aprilie 2006 Nr. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Trebuie avut în vedere faptul că formele unificate ale documentelor contabile primare prezentate în listă nu sunt obligatorii pentru utilizare, deoarece din 2013 (după adoptarea Legii nr. 402-FZ), formele de astfel de formulare pot fi dezvoltate independent. Dar, în majoritatea cazurilor, acestea continuă să fie folosite. Prin urmare, în perioada 2018-2019, lista formelor unificate de documente contabile primare cuprinse în rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică continuă să rămână relevantă.

Ce informații ar trebui să conțină formularele documentelor primare?

În ciuda faptului că în prezent nu există documente primare obligatorii pentru toate formele, legiuitorul a stabilit cerințe pentru conținutul unor astfel de documente. Lista detaliilor obligatorii care trebuie să fie cuprinse în fiecare document primar este dată în paragraful 2 al art. 9 din Legea nr.402-FZ. Acestea sunt, în special:

• numele documentului;
• data la care a fost întocmit un astfel de document;
• informații despre persoana care a întocmit documentul (numele companiei sau al antreprenorului individual);
• esența faptului vieții economice care a fost formalizat prin acest document;
• caracteristici monetare, numerice, măsuri ale evenimentului care a avut loc (de exemplu, în ce volum, în ce unități și pentru ce sumă au fost vândute produsele clienților);
• informații despre specialiștii responsabili care au documentat evenimentul, precum și semnăturile acestor specialiști.

Documente primare și registre contabile

Cum pot fi clasificate documentele contabile primare?

În cazul în care documentul primar a fost eliberat de compania însăși, atunci acesta poate aparține fie grupului de interne, fie grupului de extern. Un document care se întocmește în cadrul companiei și își extinde efectul asupra firmei compilatoare este un document primar intern. Dacă documentul a fost primit din exterior (sau compilat de companie și eliberat în exterior), atunci va fi un document primar extern.

Documentele interne ale companiei sunt împărțite în următoarele categorii:

• Documentele administrative primare sunt acelea prin care o companie dă comenzi oricărei unități structurale sau angajaților săi. Această categorie include comenzile companiei, instrucțiunile etc.
• Documente primare executive. În ele, compania reflectă faptul că a avut loc un anumit eveniment economic.
• Documente contabile. Cu ajutorul lor, compania sistematizează și rezumă informațiile conținute în alte documente administrative și justificative.

După ce un eveniment de afaceri a fost documentat ca document primar, este necesar ca evenimentul să fie reflectat în registrele contabile. Ei, de fapt, sunt purtători de informații ordonate, acumulează și distribuie caracteristicile și indicatorii tranzacțiilor comerciale.

Următoarele registre se disting prin aspectul lor:

• cărți;
• carduri;
• cearșafuri gratuite.

Pe baza metodei de menținere a registrului, se disting următoarele grupuri:

• Registrele cronologice. Ei înregistrează evenimentele care s-au petrecut secvenţial - de la primul până la ultimul.
• Registre sistematice. În acestea, compania clasifică tranzacțiile finalizate după conținutul economic (de exemplu, un registru de numerar).
• Registre combinate.

După criteriul conținutului informațiilor reflectate în registre, se disting următoarele:

• registre sintetice (de exemplu, o comandă de jurnal);
• registre analitice (statul de plată);
• registre combinate, în contextul cărora societatea efectuează atât contabilitate sintetică, cât și contabilitate analitică.

Pentru mai multe informații despre registrele contabile, consultați articolul „Registre contabile (formulare, mostre)” .

Rezultate

În prezent, nu există formulare și liste obligatorii de documente contabile primare: orice entitate comercială are dreptul de a determina în mod independent pentru sine formele documentelor primare pe care le va folosi în activitățile sale.

În același timp, cele mai frecvente documente contabile primare sunt cele care au analogi între formularele unificate aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică.

După întocmirea documentului primar, este necesar să se transfere informații din acesta în registrul contabil.

Contabilitatea este un sistem complex organizat. Pe baza acesteia, informațiile sunt colectate în documente primare, înregistrări și analiza ulterioară a acestora. Acestea. Contabilitatea este expresia tuturor tranzacţiilor financiare şi economice în termeni monetari. Veți afla cum se realizează contabilitatea primară în articol.

Totul are prețul lui

Contabilitatea vă permite să aduceți toate tranzacțiile în termeni monetari. De exemplu, relațiile de muncă, relațiile dintre cumpărători și furnizori, ținerea evidenței orelor de lucru, relațiile cu statul - plata taxelor. Ea reflectă nu numai desfășurarea unor astfel de operațiuni, ci și analiza lor. Acest lucru ne permite apoi să tragem o concluzie despre solvabilitatea și solvabilitatea organizației în ansamblu. Și pe baza acestui fapt, eliminați punctele slabe ale politicii financiare și alegeți direcția dezvoltării ulterioare.

Important: baza pentru direcția dezvoltării ulterioare a organizației este menținerea contabilității primare.

Aceasta este fundația care vă permite să colectați toate informațiile necesare.

Documente sursă

Mai sus, am numit documentația primară fundamentul contabilității la o întreprindere. Poate fi comparat și cu rădăcinile unui copac, din care cresc ulterior un trunchi și ramuri – registre. Frunzele sunt o contabilitate sintetică a conturilor, care vă permite să evaluați corect și complet activitatea companiei.

Să dăm o definiție. Documentația primară este un document specific într-o formă clar stabilită prin lege, completat în conformitate cu toate regulile contabile, recomandările fiscale, bancare, statice și o serie de alte autorități interesate de acest lucru.

Aprobarea documentației primare are loc în autoritățile de statistică. Documente mai specializate și concentrate sunt emise de departamente pentru tipuri individuale de activități.

O astfel de documentație vă permite să înregistrați și să urmăriți tranzacțiile financiare și economice la întreprindere. Acestea. Aceasta este baza echipamentelor folosite în companii individuale.

Reguli de umplere

Pe lângă faptul că autoritățile de statistică se ocupă de aprobarea documentelor, acestea au elaborat o serie de cerințe pentru completarea acestora.

Umplere necesară:

• Numele complet al documentului (abrevierile nu sunt permise);
• Data emiterii documentului;
• Informații complete despre organizația care întocmește documentul și cui i se adresează;
• Detaliile bancare complete ale contrapărții, dacă este necesar;
• Informații complete despre funcționarea afacerii, exprimate cantitativ și monetar;
• Informații despre angajatul care are dreptul de a certifica documentul (funcție, semnătură, transcriere);
• Ștampila sau sigiliu (umed).

În ciuda faptului că cerințele de mai sus sunt obligatorii, în unele cazuri, din neatenție sau din alte motive, unul sau mai multe puncte pot fi ratate. Această încălcare nu implică nulitatea contabilității primare.

Tipuri de documentație primară

Se eliberează un document specific pentru fiecare tranzacție financiară și economică individuală. Să le enumerăm pe cele principale.

• Factură – pentru cumpărători, care indică denumirea produsului sau serviciului, datele bancare ale furnizorului;
• Ordin de plata - pentru furnizor de la cumparator, confirmarea faptului platii, fara numerar;
• Chitanță - pentru cumpărător, conform căreia a plătit furnizorul în numerar;
• Extras bancar – vă permite să vedeți mișcarea fondurilor în contul curent al companiei pentru o anumită perioadă;
• Ordin de numerar – vă permite să vedeți mișcarea fondurilor în casa de marcat a organizației;
• Camină sau documente de transfer universal, factură – confirmă expedierea materialului sau prestarea serviciilor după plată. Indică numele produsului, volumul și costul.
• Conosament - pentru transportul materialelor de la furnizor la cumparator. Acesta indică numele complet al furnizorului și al cumpărătorului, numărul de identificare fiscală, adresa legală, locul de unde este transportată încărcătura și informații despre transportator.
• O chitanță de vânzare, precum un bon de livrare, confirmă expedierea mărfurilor de la furnizor la cumpărător. Trebuie să aibă dată, număr și să fie înregistrat la biroul fiscal.
• Raportul anticipat este un document de raportare care confirmă modul în care au fost cheltuite fondurile responsabile emise către angajat. În plus, chitanțele de numerar, chitanțele, acordurile de aplicare care confirmă cheltuielile sunt atașate la acesta pe foaia A4.
• Fișa de pontaj - înregistrează numărul de ore pe care angajatul a lucrat în organizație pe lună;
• Salarizare, salarizare sau salarizare - pe baza primei se calculează salariile, iar pe baza celei de-a doua se eliberează salariile.

Important: Documentele de mai sus sunt standard și strict unificate prin lege. Ele nu pot decât să fie efectuate la cererea liderului sau să fie modificate într-un fel.

Este permisă introducerea documentației suplimentare în funcție de specificul lucrării.

Corecții în documentația primară

Nu este întotdeauna posibil să completați corect formularul. Unele permit corecții, altele trebuie rescrise. Cum are loc corectarea este prezentat mai jos.

Corecții în documentația primară:

• Corecțiile nu sunt permise într-un document de raportare non-strict - trebuie să fie complet rescris;
• Într-un document de raportare strict: tăiați eroarea cu o linie roșie în diagonală într-o celulă și marcați „anulat”; dacă formularul este incorect, asigurați-vă că îl salvați;
• Orice corectare: tăiați-o, scrieți versiunea corectă deasupra și scrieți „credeți persoana corectată”, ștampila și semnătura angajatului care corectează;
• Nu umbriți și nu faceți niciodată o linie groasă prin bară; intrarea incorectă trebuie să fie vizibilă.

Termen de valabilitate

Perioada de valabilitate a diferitelor forme variază. Acestea trebuie păstrate minim 5 ani. De exemplu, toate documentele referitoare la angajați (salarii, impozite, dosare personale) trebuie păstrate cel puțin 75 de ani. Acest lucru se datorează solicitărilor frecvente ale foștilor angajați pentru calculul pensiei.

Dacă decideți să goliți rafturile de documente vechi, după expirarea perioadei de păstrare, întocmiți un act special și adunați o comisie pentru eliminarea documentației primare.

Rezultate

Deci, ne-am uitat la modul în care este menținută documentația primară. Este baza pentru întreaga contabilitate a întreprinderii. Prin urmare, contabilitatea primară trebuie gestionată cu toată responsabilitatea și atenția.

Documentele contabile primare sunt unificate. Sunt elaborate de autoritățile de statistică. Organizația nu are dreptul să le facă propriile modificări. Trebuie completate titlul documentului, data executării, numele complet al contrapărții cumpărătorului și furnizorului, denumirea produsului în termeni valoric și cantitativ și semnătura unei persoane autorizate.

Sunt permise corecții în documentația primară. Pentru a face acest lucru, intrarea incorectă trebuie tăiată și versiunea corectă trebuie scrisă deasupra, atribuind „credere corectată”, data, semnătura și sigiliul organizației.

Perioada de păstrare a documentației primare este de 5 ani sau mai mult.

Cred că toată lumea va fi de acord că contabilii sunt cei mai ocupați specialiști, fără de care nicio organizație nu se poate descurca. Desigur, ele sprijină procese foarte importante: introducerea documentației primare de intrare și de ieșire în 1C și transmiterea de rapoarte către autoritățile de reglementare. În perioadele în care aceste procese coincid, pentru un contabil începe adevăratul iad: nopți nedormite, întârzieri la serviciu și poți uita complet de viața personală.

Și toate astea din cauza „afurisitului” PRIMAR! Ea este cea care fură timp prețios, îndreptându-și ochii obosiți pe monitor. Prin urmare, contabilii moderni se gândesc din ce în ce mai mult la introducerea simplă și rapidă a documentelor în 1C.

Multe companii intră pe piață cu propuneri de introducere automată a documentelor primare în 1C. Dar, majoritatea produselor există de o perioadă relativ scurtă și au aproximativ același principiu de funcționare:

Etapa 1. Scanarea documentelor

Etapa 2. Recunoaştere

Etapa 3. Comparație cu directoarele sistemului de contabilitate

La prima vedere, se pare că soluțiile sunt aceleași, dar dacă le testezi, poți găsi capcane:

• Unele vă permit să încărcați numai tabele Excel în 1C și nu acceptă alte formate.
• Acestea din urmă recunosc doar câteva șabloane de documente, de exemplu, facturi și TORG-12.
• Alții încă nu funcționează în toate configurațiile 1C; de multe ori acesta este doar 1C: Contabilitatea întreprinderii.
• Iar unele vă permit doar să încărcați documente folosind un scaner.

Ca urmare, banii sunt irositi si asteptarile nu sunt indeplinite. Finita la comedia, camarazi!

Dar întotdeauna există o cale de ieșire! Produs , care se află pe piața rusă de mai bine de 10 ani, are un certificat „compatibil 1C” și are mulți utilizatori.

4 avantaje principale ale automatizării introducerii documentelor primare în 1C:

1. În primul rând, evitând munca de rutină și diverse erori de introducere manuală, deoarece sistemul primar „automat” funcționează de 10 ori mai rapid, chiar și pentru cel mai experimentat contabil.
2. În al doilea rând, economisirea de bani pe statul de plată pentru operatorii 1C. Cu un astfel de program pur și simplu nu veți avea nevoie de ele.
3. În al treilea rând, capacitatea de a diferenția drepturile și de a încărca conținut principal în 1C online pentru orice număr de utilizatori, fără a fi legat de birou.
4. Posibilitatea de a încărca date primare în 1C direct de pe telefon, atât pentru client, cât și pentru contabil însuși.

Programul este compatibil cu multe configurații 1C: Enterprise, așa că indiferent de tipul de activitate în care vă desfășurați: construcție, comerț sau prestare de servicii, veți putea încărca documente în baza dvs. de date. Aș dori să menționez că „ Programul de încărcare document” vă eliberează de introducerea manuală mai mult decât alte soluții similare datorită:

• lucrul la tehnologiile ABBYY de înaltă performanță, garantând o calitate înaltă a procesării și identificării documentelor;
• suport pentru multe modele de documente (facturi, facturi, TORG-12, UPD, acte, carduri de plată, pașapoarte etc.);
• procesarea majorității formatelor de fișiere existente (.XLS, .JPG, .PDF, JPEG, docx sau TIFF etc.).

Un alt argument convingător în favoarea soluției „Încărcați documente” este diferitele modalități de a trimite scanări sau fotografii către 1C:

• de pe un smartphone,
• de la scaner,
• din posta.

Adică, nu trebuie să cumpărați un scaner; vă puteți descurca cu o tabletă sau un telefon.

Mai simplu spus, este mai bine să lucrezi cu o sclipire în ochi decât să te îneci într-un flux de documente, mai ales că starea actuală a tehnologiei IT permite unui contabil să abandoneze munca manuală și să se elibereze de volumul de muncă în perioadele de raportare „fierbinte”. .

Acum alegerea este a ta! Pentru primul pas în viața fără studii primare, vă recomandăm să începeți cu un gratuit testarea

Schimbă-ți ritmul de lucru acum!

Documentele contabile primare sunt importante nu numai în materie de contabilitate, ci și în ceea ce privește legislația fiscală, în special pentru determinarea sferei obligațiilor. Prin urmare, este extrem de important ca cei responsabili cu întocmirea documentației primare să cunoască toate nuanțele contabilității și, în plus, să înțeleagă clasificarea acestora pentru a simplifica munca.

Care sunt documentele contabile primare

Documentele primare sunt considerate a fi cele care înregistrează anumite acțiuni de afaceri care au fost deja efectuate. Puteți lăsa o înregistrare în contabilitate și o puteți introduce în registru numai dacă aveți documentație contabilă primară. Este considerat parte integrantă a sistemului de management al întreprinderii. Pe baza acestui fapt, putem spune cu siguranță că documentele contabile primare sunt dovezi documentare ale tranzacțiilor finalizate legate de activitățile economice ale entității și care au adus un anumit efect economic.

Clasificare

Toate punctele care afectează problema referitoare la subiectul primar sunt supuse prevederilor și normelor 402-FZ. Regulamentul prevede că aceste certificate sunt necesare atunci când interacționează cu autoritățile fiscale ca confirmare a corectitudinii calculelor. Aceasta înseamnă că funcționarii fiscali nu vor avea nicio reclamație cu privire la procesul de determinare a bazei de impozitare.

În conformitate cu reglementările în vigoare, documentația primară este supusă depozitării obligatorii timp de 4 ani. În această perioadă, organele fiscale pot solicita oricând documente pentru studiu și verificare. În plus, documentația primară acționează adesea ca probă în litigiu.

Este de remarcat faptul că formele specifice de documentare primară nu sunt fixate la nivel legislativ. În această problemă, o entitate de afaceri are posibilitatea de a alege o opțiune care îi va satisface nevoile și va servi ca un bun ajutor în munca ulterioară.

Documente contabile primare: lista

De regulă, o listă completă a certificatelor care îndeplinesc funcții fundamentale rămâne neschimbată și este aprobată la cel mai înalt nivel. În prezent, această categorie include:

1. Acord. Acestea prevăd condițiile specifice ale tranzacției, responsabilitățile părților și aspectele financiare. În general, aici sunt indicate toate condițiile care sunt într-un fel sau altul legate de tranzacție. Vă rugăm să rețineți că pentru unele tranzacții nu este necesar un contract scris. Astfel, din momentul în care cumpărătorul primește bonul de vânzare, tranzacția se consideră încheiată.
2. Conturi. Cu ajutorul documentelor de acest tip, cumpărătorul își confirmă disponibilitatea de a plăti pentru bunurile (serviciile) vânzătorului. În plus, facturile pot conține termeni suplimentari ai tranzacției și pot înregistra prețuri specifice pe care vânzătorul le stabilește pentru produsele și serviciile sale. Dacă dintr-un motiv oarecare cumpărătorul nu este mulțumit de produsul (serviciul) care i-a fost prezentat, acesta are dreptul de a cere rambursarea fondurilor sale pe baza facturii.
3. Lista de ambalare. Afișează o listă completă a tuturor bunurilor sau materialelor care sunt transferate. Factura trebuie intocmita in mai multe versiuni in functie de numarul de participanti la tranzactie.
4. Actul de acceptare și transfer. Acesta este compilat pe baza rezultatelor furnizării serviciului ca confirmare că rezultatul lucrării îndeplinește criteriile menționate anterior și este pe deplin aprobat de partea care primește.
5. Fișele de plată. Acestea afișează toate problemele legate de decontările de salarii cu personalul angajat. Mai mult, toate informațiile referitoare la bonusuri, plăți suplimentare și alte mecanisme de stimulente financiare pentru angajați ar trebui să fie afișate aici.
6. Certificate de acceptare și transfer Nr. OS-1. Acest tip de documentație este utilizat pentru înregistrarea oricăror activități legate de intrarea sau ieșirea mijloacelor fixe.
7. Documente de numerar, care includ comenzile de numerar primite și ieșite și, în plus, registrul de numerar. Acestea conțin informații privind tranzacțiile financiare efectuate în cadrul vânzării.

Clasificare

Tipurile de documente primare în contabilitate sunt destul de diverse și depind în primul rând de scopul specific al utilizării documentului în viitorul apropiat. Cu toate acestea, cea mai populară caracteristică de clasificare este împărțirea documentației primare în interne și externe.

Un document intern este proprietatea companiei și este emis de aceasta pentru a rezolva anumite probleme. Este întocmit de specialiștii companiei și se aplică exclusiv în jurisdicția acestei companii. Astfel, această categorie este formată din acele documente care sunt necesare pentru desfășurarea efectivă a activităților de afaceri în cadrul unei singure companii. Totodată, dacă un document este primit de o companie din exterior sau este întocmit de specialiștii companiei și ulterior transferat altor persoane juridice (autorități fiscale, clienți etc.), atunci acesta va fi recunoscut ca extern.

La rândul lor, documentele interne au și propriile caracteristici de clasificare, care fac posibilă gruparea lor în trei categorii:

1. Administrativ (organizatoric). Acestea indică informații care trebuie comunicate angajaților companiei, diviziilor structurale și sucursalelor și managerilor acestora. Cu ajutorul lor, compania emite anumite comenzi care trebuie respectate cu grijă. Acest grup include o varietate de comenzi, instrucțiuni și multe altele.
2. executoriu (exculpator), care afișează inițial fapte care confirmă desfășurarea anumitor operațiuni comerciale și finalizarea acestora.
3. Documente contabile. Această categorie este generală și este necesară pentru sistematizarea informațiilor conținute în alte lucrări și colectarea lor ulterioară într-un singur document.

În anumite circumstanțe, documentația poate fi, de asemenea, combinată. Acest grup include acele lucrări care pot conține simultan caracteristici cheie ale documentației organizaționale și de susținere. Cele mai izbitoare exemple de aici sunt diverse comenzi de numerar, cerințe, raportare anticipată și multe altele.

Registrele contabile si clasificarea acestora

La efectuarea oricărei tranzacții, se întocmește documentația primară. De îndată ce este complet completat, toate informațiile specificate în el trebuie să fie duplicate în registrul contabil corespunzător. Și este un fel de transportator care acumulează informații de bază despre tranzacție. Pe baza esenței registrului, pot fi identificate mai multe criterii de clasificare. De exemplu, în aparență, registrele apar utilizatorilor sub formă de cărți, foi simple și fișe.

Pe baza mecanismelor de menținere a registrului, se mai pot distinge trei grupuri:

1. Cronologic, în care toate evenimentele survenite sunt indicate cu respectarea strictă a intervalului de timp. Adică, mai întâi trebuie să indicați acele operațiuni care au avut loc mai devreme și așa mai departe. Astfel de registre sunt cele mai complexe, deoarece conțin o cantitate imensă de informații și, destul de des, unele acțiuni pot fi omise.
2. Sistematic,în care iniţial toate tranzacţiile sunt înscrise sub formă de indicatori economici. Astfel, registrele de acest tip reflectă efectul economic al tranzacțiilor comerciale finalizate și analizează indicatorii de cheltuieli și venituri. Cel mai frapant exemplu de registru sistematic este registrul de numerar.
3. Combinate, care au trăsăturile fundamentale atât ale registrelor sistematice, cât și ale registrelor cronologice.

Conținutul documentației primare

Mulți utilizatori au întrebări despre ce reprezintă documentele contabile primare și ce cerințe se aplică acestora. La nivel legislativ sunt consacrate mai multe prevederi care stabilesc ca anumite informatii trebuie sa fie prezente in actele cuplului primar. În special, în conformitate cu paragraful 2 al articolului 9 din Legea federală-402, documentația principală trebuie să conțină următoarele informații:

• Titlul documentului;
• Data pregătirii;
• informații despre persoana care a întocmit documentul specificat (numele complet al întreprinderii);
• esența activității economice aferente acestui document;
• calcule financiare privind tranzacția;
• semnăturile funcționarilor responsabili de tranzacție și parafa acestora.

Exemplu de document contabil primar

Reguli pentru pregătirea documentelor

Legiuitorul stabilește anumite reguli pentru întocmirea documentelor contabile primare. Astfel, una dintre cerințele cheie este acuratețea și absența oricăror erori gramaticale și de punctuație și greșeli de scriere. Dacă serviciul fiscal descoperă anumite neajunsuri, contravenientul va trebui să refacă documentul, iar dacă încălcarea se repetă, s-ar putea să fii supus penalităților. În general, în această problemă ar trebui să acordați o atenție deosebită următoarelor recomandări:

1. Este permisă folosirea pixurilor cu bilă și cu cerneală, a echipamentelor speciale de calcul și a calculatoarelor.
2. Compilarea poate începe atunci când se plănuiește efectuarea anumitor tranzacții comerciale care trebuie afișate. Totodată, în situații excepționale, este în totalitate posibilă întocmirea unui document după finalizarea tranzacției.
3. Toate datele de calcul trebuie să fie afișate atât în ​​formă numerică, cât și în scris. Astfel, lângă fiecare număr ar trebui să existe o legendă.
4. Este extrem de important să completați toate detaliile indicate în formular. Dacă dintr-un motiv oarecare nu există informații, nu puteți lăsa o linie goală. Ar trebui să apară o liniuță în el.

Dacă nu respectați aceste recomandări, puteți întâmpina dificultăți semnificative. Astfel, dacă serviciul fiscal constată că documentul este incorect în timpul unui audit, vor apărea îndoieli cu privire la corectitudinea calculelor efectuate și la determinarea bazei de impozitare.

Dacă dintr-un motiv oarecare este necesar să faceți anumite ajustări, în niciun caz nu trebuie să utilizați corectoare și umbrire, deoarece acestea sunt inacceptabile. Corectările pot fi făcute în următoarele moduri:

1. Corectarea conturului. Dacă sunt furnizate informații incorecte, acestea trebuie tăiate cu o linie subțire, iar în dreptul acesteia trebuie să fie indicate informațiile corecte. În acest caz, trebuie să existe o notă de subsol în locul fiecărei astfel de corecții. „Crederea corectată” indicând data corectării și semnătura funcționarului care a efectuat rectificarea. Cu toate acestea, remarcăm că în cazul documentelor care arată primirea și cheltuirea fondurilor, această metodă va fi inadecvată.
2. Intrare suplimentară. Această metodă este utilizată în situațiile în care valorile totale ale tranzacțiilor sunt executate cu indicatori semnificativ redusi. Pentru a nu întocmi documentul într-un mod nou, puteți face înregistrări suplimentare pentru sumele lipsă în perioada curentă sau următoarea.
3. Inversare. O intrare incorectă este corectată folosind valori negative. Toate informațiile incorecte sunt repetate cu cerneală roșie, iar intrările corecte sunt indicate lângă ea.

Raportul primar poate fi întocmit atât în ​​formă scrisă, cât și în formă electronică. Recent, multe companii au duplicat informații și au compilat atât versiuni pe hârtie, cât și versiuni electronice. Primele sunt utilizate ulterior pentru interese interne, dar copiile electronice sunt transmise pentru verificare la Serviciul Fiscal Federal, la cerere.

Se pot trage mai multe concluzii. Statul nu aprobă niciun formular obligatoriu pentru documentația primară, ceea ce oferă entităților comerciale dreptul de a determina în mod independent forma documentului care va fi utilizat în practică în viitor. Imediat după înregistrarea documentului, toate datele din acesta trebuie transferate în registrul contabil.

Legea federală 402-FZ „Cu privire la contabilitate” descrie toate documentele contabile și primare. Sunt necesare în principal în scopuri fiscale - ca documente care confirmă cheltuielile pe care le-ați suportat și corectitudinea determinării bazei de impozitare.

Documentele primare trebuie păstrate timp de 4 ani. În acest timp, biroul fiscal le poate solicita în orice moment să vă verifice dumneavoastră sau contrapărților dumneavoastră. „Primar” este folosit și în litigiile cu contrapărțile.

Documentele contabile primare se întocmesc în momentul tranzacțiilor comerciale și indică finalizarea acestora. Lista documentelor care însoțesc o anumită tranzacție poate varia în funcție de tipul tranzacției. Pregătirea tuturor documentelor primare necesare este de obicei efectuată de furnizor. O atenție deosebită trebuie acordată acelor documente care apar în timpul tranzacțiilor în care sunteți cumpărător, deoarece acestea sunt cheltuielile dvs. și, prin urmare, sunteți mai interesat să respectați litera de lege decât furnizorul dvs.

Separarea documentelor primare pe etape de afaceri

Toate tranzacțiile pot fi împărțite în 3 etape:

Etapa 1. Sunteți de acord cu termenii acordului

Rezultatul va fi:

• contracta;
• o factură pentru plată.

Etapa 2. Are loc plata tranzacției

Confirma plata:

un extras din contul curent, dacă plata a fost efectuată prin transfer bancar, sau prin achiziție, sau prin sisteme de plată în care banii sunt transferați din contul dumneavoastră curent;

• chitanțe de numerar, chitanțe pentru comenzi de primire numerar, formulare stricte de raportare - dacă plata s-a făcut în numerar. În cele mai multe cazuri, această metodă de plată este folosită de angajații dvs. atunci când iau bani în cont. Acordurile între organizații sunt rareori sub formă de numerar.

Etapa 3. Recepția de bunuri sau servicii

Este imperativ să confirmați că bunurile au fost efectiv primite și că serviciul a fost furnizat. Fără aceasta, fiscul nu vă va permite să reduceți impozitul pe banii cheltuiți. Confirma primirea:

• borderou - pentru mărfuri;
• bon de vânzare - de obicei eliberat împreună cu o chitanță de numerar sau dacă produsul este vândut de un antreprenor individual;
• certificat de munca prestata/servicii prestate.

Documente primare obligatorii

În ciuda variabilității tranzacțiilor, există o listă de documente obligatorii care se întocmesc pentru orice tip de tranzacție:

• contracta;
• Verifica;
• formulare stricte de raportare, casa de marcat, bon de vanzare;
• factura fiscala;
• certificat de munca prestata (servicii prestate).

Acord

La efectuarea unei tranzacții, se încheie un acord cu clientul, care specifică toate detaliile tranzacțiilor comerciale viitoare: proceduri de plată, expediere a mărfurilor, termene de finalizare a lucrărilor sau condiții de prestare a serviciilor.

Contractul reglementează drepturile și obligațiile părților. În mod ideal, fiecare tranzacție ar trebui să fie însoțită de un acord separat pentru furnizarea de bunuri sau servicii. Cu toate acestea, cu cooperarea pe termen lung și implementarea unor operațiuni similare, se poate încheia un singur acord general. Acordul se întocmește în două exemplare cu ștampile și semnăturile fiecărei părți.

Unele tranzacții nu necesită un contract scris. De exemplu, un contract de vânzare se încheie din momentul în care cumpărătorul primește un numerar sau o chitanță de vânzare.

O factură pentru plată

O factură este un acord prin care un furnizor fixează prețul bunurilor sau serviciilor sale.

Cumpărătorul acceptă termenii acordului efectuând plata corespunzătoare. Forma facturii de plată nu este strict reglementată, astfel încât fiecare companie are dreptul să dezvolte propria formă a acestui document. În factură, puteți specifica termenii tranzacției: termeni, notificare de plată în avans, proceduri de plată și livrare etc.

În conformitate cu articolul 9-FZ „Cu privire la contabilitate”, semnătura directorului sau contabilului șef și sigiliul nu sunt necesare pentru acest document. Dar nu trebuie neglijate pentru a evita întrebările contrapărților și ale statului. Factura nu vă permite să solicitați furnizorului - doar fixează prețul produsului sau serviciului. În același timp, cumpărătorul își păstrează dreptul de a cere rambursarea în cazul îmbogățirii fără justă cauză a furnizorului.

Documente de plată: chitanțe de numerar, formulare stricte de raportare (SSR)

Acest grup de documente primare vă permite să confirmați plata pentru bunurile sau serviciile achiziționate.

Documentele de plată includ încasări de vânzări și numerar, situații financiare, cereri de plată și comenzi. Cumpărătorul poate primi comanda de la bancă prin plata prin transfer bancar. Cumpărătorul primește un bon de numerar sau de bunuri de la furnizor atunci când plătește în numerar.

Conosament sau bon de vânzare

Bonurile de vânzare, așa cum am spus mai sus, sunt emise la vânzarea mărfurilor către persoane fizice sau de către persoanele fizice înșiși.

Facturile sunt utilizate în primul rând de către persoanele juridice pentru a înregistra eliberarea/vânzarea de bunuri sau articole de inventar și primirea ulterioară a acestora de către client.

Factura trebuie intocmita in doua exemplare. Prima rămâne la furnizor ca document care confirmă faptul transferului de mărfuri, iar a doua copie este transferată cumpărătorului.

Datele de pe factură trebuie să se potrivească cu numerele de pe factură.

Persoana autorizată responsabilă cu eliberarea mărfurilor trebuie să își pună semnătura și sigiliul organizației pe factură. Partea care primește mărfurile este, de asemenea, obligată să o semneze și să certifice cu sigiliu pe bonul de livrare. Este permisă utilizarea unei semnături fax, dar aceasta trebuie consemnată în contract.

Certificat de servicii prestate (munca efectuata)

este un document primar față-verso care confirmă faptul unei tranzacții, costul și timpul de servicii sau lucrări.

Actul este emis de către antreprenor clientului său pe baza rezultatelor prestării serviciilor sau lucrărilor efectuate. Acest document primar confirmă conformitatea serviciilor prestate (lucrări efectuate) cu termenii contractului încheiat.

Factura fiscala

O factură este un document care este necesar exclusiv pentru a controla mișcarea TVA-ului. Facturile sunt de obicei emise împreună cu bonurile sau actele de livrare. Există facturi pentru plăți în avans.

Acest document primar este strict reglementat. El contine:

• informații despre sumele de fonduri;
• parte textura.

O factură stă la baza acceptării sumelor de TVA prezentate spre deducere. Toate întreprinderile plătitoare de TVA sunt obligate să-l noteze.

În ultimul timp, documentul de transfer universal (UPD) a devenit popular. Acest document înlocuiește perechea factură + factură sau act + factură.

Desfășurați afaceri într-un serviciu online convenabil pentru calcularea salariilor și trimiterea de rapoarte către Serviciul Fiscal Federal, Fondul de pensii și Fondul de asigurări sociale. Serviciul generează automat documente primare și UPD.