Contabilitatea depozitelor de petrol și benzinării. Depozitul de petrol și benzinărie: contabilitate operațională. Fiecare organizație trebuie să țină evidențe

numele operațiunii	Frecvență	Documente directoare
Măsurarea nivelului produselor petroliere din rezervoare	La primirea produselor petroliere (inainte si dupa scurgere). Când se efectuează pomparea tehnologică de la un rezervor la altul. Când se acceptă (preda) o tură. Înainte de pomparea rezervorului	Instrucțiuni privind procedura de primire, depozitare și contabilizare a petrolului și a produselor petroliere la depozitele și benzinăriile Comitetului de Stat pentru Produse Petroliere din URSS. Aprobat de deputat Președinte al Comitetului de stat pentru produsele petroliere din URSS 15.08.1985 Reguli pentru funcționarea tehnică a benzinăriilor staționare, containere și mobile. Dată în vigoare prin ordin al Direcției Principale de Aprovizionare a Statului și Activități Comerciale a Întreprinderii de Stat „Rosneft” din 24 decembrie 1993.
Măsurarea densității produselor petroliere	Când luați produse petroliere	GOST 3900-85
Măsurarea temperaturii produsului uleios		GOST 3900-85
Prelevare de probe dintr-un camion cisternă	Când luați produse petroliere	GOST 2517-85
Măsurarea nivelului apei produse	Când luați produse petroliere. La acceptarea (predarea) unui schimb
Verificarea erorii distribuitorului de combustibil folosind un contor standard de categoria II	La acceptarea (predarea) unui schimb	Instrucțiuni privind procedura de primire, depozitare și contabilizare a petrolului și a produselor petroliere la depozitele și benzinăriile Comitetului de Stat pentru Produse Petroliere din URSS. Aprobat de deputat Președinte al Comitetului de stat pentru produsele petroliere din URSS 15.08.1985 (clauza 6.16), GOST 8.400-80, MI 1864-88
Preluarea citirilor totale de la toate dozatoarele de combustibil	La acceptarea (predarea) unui schimb	Instrucțiuni privind procedura de primire, depozitare și contabilizare a petrolului și a produselor petroliere la depozitele și benzinăriile Comitetului de Stat pentru Produse Petroliere din URSS. Aprobat de deputat Președinte al Comitetului de stat pentru produsele petroliere din URSS 15.08.1985
Hârtii	La primirea produselor petroliere (inainte si dupa scurgere). La acceptarea (predarea) unui schimb. Înainte de curățarea rezervorului	Instrucțiuni privind procedura de primire, depozitare și contabilizare a petrolului și a produselor petroliere la depozitele și benzinăriile Comitetului de Stat pentru Produse Petroliere din URSS. Aprobat de deputat Președinte al Comitetului de stat pentru produsele petroliere din URSS 15.08.1985

2.3.2. PROCEDURA DE TRANSFER DE SCHIMBĂ

Pentru efectuarea contabilității produselor petroliere în timpul recepției și transferului schimburilor, se determină următoarea procedură pentru operatori:

· luarea de citiri a contorului total al tuturor dozatoarelor de combustibil și determinarea pe baza acestora a volumului de produse petroliere vândute consumatorului pe schimb;

· măsurarea temperaturii, a nivelului general al produselor petroliere și a nivelului apei produse în fiecare rezervor;

· determinarea, pe baza rezultatelor măsurătorilor, a volumului de produs petrolier aflat în fiecare dintre rezervoarele benzinăriei;

· determinarea cantității de produse petroliere și alte mărfuri ambalate în containere;

· transferul soldurilor de bani, cupoane și alte active materiale la modificare.

În Fig. 2.1.

Coloana 4 a raportului furnizează date privind soldul produselor petroliere la începutul turei, prezentate în coloana 15 din raportul turei precedente.

În coloana 5 este prezentată cantitatea de produse petroliere primite pe tură, a cărei defalcare este dată în coloanele 1-9 de pe spatele raportului.

În coloanele 6-10, pe baza mecanismelor de numărare a distribuitoarelor de combustibil, se determină cantitatea de produse petroliere distribuite. Cantitatea afișată în coloana 10 trebuie descifrată în coloanele 10-17 de pe versoul raportului.

Notă. În coloana 11 a reversului raportului de tură se arată cantitatea de produse petroliere furnizată conform cupoanelor unice, minus cantitatea de produse petroliere, conform cupoanelor eliberate șoferilor în ordinul „Livrare”. Produsele petroliere pentru aceste cupoane (în litri) sunt prezentate pentru referință în coloana 18.

Pe baza măsurătorilor efectuate a bilanţului produselor petroliere din rezervoare, precum şi a verificării soldurilor altor mărfuri, se determină bilanţul efectiv al produselor petroliere la sfârşitul schimbului, care se reflectă în coloana 15 din raport.

Coloana 16 arată soldul estimat al produselor petroliere la sfârșitul turei, definit ca diferența dintre totalul datelor din coloanele 4 și 5 și datele din coloana 10.

Coloanele 17 și 18 arată rezultatul muncii operatorilor care predau tura - excedent sau lipsă (diferența dintre datele 15 și 16).

Eroarea reală de măsurare a fiecărui distribuitor de combustibil în procente și litri, determinată în timpul acceptării și predării unui schimb folosind instrumente de măsurare standard, este dată în coloanele 19 și 20.

În același timp, dacă coloana nu furnizează suficient produs petrolier, atunci eroarea de măsurare este indicată cu semnul „+”, iar dacă o transmite, atunci cu semnul „-”.

Eroarea dozatorului de combustibil în valori absolute (mililitri) este determinată folosind scara gâtului paharului de măsurare standard, iar valoarea relativă (%) este determinată de formula:

Unde: V k - indicator dispozitiv de citire în litri;

Vm- citirile contorului în litri.

Procesul-verbal de tură se întocmește în două exemplare (copie carbon) și se semnează de către operatorii care predau și primesc tura.

Prima copie a procesului-verbal (tear-off) cu cupoane anexate achiziționate și răscumpărate, facturi, certificate de acceptare a produselor petroliere, documente care confirmă livrarea numerarului etc. de către operatorul care preda tura, se depune la departamentul de contabilitate al managementul benzinăriei contra primire, iar al doilea exemplar rămâne în registrul rapoartelor de ture la benzinării și este un control pentru operatorii de ture.

Rectificările efectuate la verificarea rapoartelor de tură se atestă prin semnăturile operatorului, precum și ale contabilului-șef sau, în numele acestuia, de către un alt angajat contabil.

Surplusurile și lipsurile de produse petroliere (pe tip și marcă), identificate ca urmare a erorii efective a dozatorului conform rapoartelor de ture, sunt luate în considerare de către departamentul de contabilitate pentru fiecare tură din fișa cumulative de control în timpul interinventarierii. perioadă. La data inventarierii se calculează eroarea totală și se determină rezultatul în formă echilibrată.

Alături de controlul și lista cumulativă a surplusurilor și lipsurilor de produse petroliere ca urmare a erorilor de măsurare a coloanei, departamentul de contabilitate menține un control și o listă cumulativă a rezultatelor (excedente și lipsuri) determinate în timpul primirii și transferului de produse petroliere de către fiecare. compoziția schimburilor pe tip și marcă (coloanele 17 și 18 din raportul de tură) . Rezultatele transferurilor în schimburi de produse petroliere sunt rezumate pentru perioada inter-inventar.

Eroarea de măsurare a dozatoarelor de combustibil de la benzinării poate fi aplicată numai dacă eroarea reală a fiecărui distribuitor este înregistrată zilnic în rapoartele de schimb. Dacă eroarea reală de măsurare a distribuitoarelor de combustibil în timpul transferului de schimb nu este înregistrată, utilizarea acesteia pentru înregistrare este interzisă.

Șoferii benzinăriilor mobile întocmesc zilnic un raport de schimb și, cu documentele relevante atașate, îl depun la departamentul de contabilitate la ora stabilită.

2.3.3. MIJLOACE PENTRU MĂSURAREA cantității de combustibil

Pentru a efectua contabilitatea produselor petroliere la benzinării, se folosesc următoarele instrumente de măsurare:

· tije de contor;

· rulete cu lot;

· instrumente de măsurare a nivelului;

· tabele de calibrare și rezervoare;

· bețe de măsurat.

Aceste instrumente de măsurare sunt eliberate cu certificat de verificare de stat sau ștampilate de un verificator de stat. Frecvența verificării instrumentelor de măsurare a nivelului se stabilește prin documente operaționale, dar cel puțin o dată pe an.

Tije de contor Acestea sunt fabricate în mai multe tipuri: MShR - tijă metru glisantă (pliabilă), MShS - tijă metru compozit (versiunile 1 și 2 dintr-o bucată), MSHA - tijă metru dintr-o bucată din aluminiu.

Tijele de contor sunt realizate din țevi din oțel și aluminiu laminate la rece sau sudate electric, cu un diametru de 20-25 mm cu vârf de alamă. Principalii parametri ai tijelor contorului sunt prezentați în tabel. 2.2.

Designul tijei contorului oferă capacitatea de a:

· înlocuirea vârfului;

· banda de fixare sensibila la apa;

· asamblarea și fixarea legăturilor (pentru MSHR),

· conectarea permanentă a legăturilor (pentru MShS).

Vârful tijei contorului trebuie atașat fără joc. Principalele caracteristici metrologice ale tijelor de contor trebuie să respecte cerințele tehnice

cerințele în conformitate cu GOST 18987. Eroarea lungimii totale a scalei tijei contorului și a diviziunilor sale individuale la o temperatură de 20 ± 5 ° C nu trebuie să depășească următoarele valori:

· pe toată lungimea scalei - ±2 mm;

· de la începutul până la mijlocul scalei - ±1 mm;

· pentru diviziuni în centimetri - ±0,5 mm;

· pentru diviziuni milimetrice - ±0,2 mm.

Neperpendicularitatea suprafeței de capăt a vârfului față de generatoarea tijei contorului nu este mai mare de ± 1°.

Rulete cu lot(Fig. 2.2).

Lot - un pahar cilindric cu capac. Există o riglă metalică pe suprafața exterioară a sticlei, care este folosită pentru a determina nivelul apei în partea de jos a rezervorului. Caracteristicile ruletei sunt date în tabel. 2.3.

Se recomandă să se verifice aspectul cântarelor tijelor de contor și a rulourilor de măsurare cu multă zilnic, precum și absența urmelor și a urmelor de coroziune pe partea lor de lucru. La sfârșitul măsurătorilor, tijele și banda contorului sunt șters și ușor lubrifiate cu ulei. Depozitarea se face într-o cameră uscată.

Contabilitatea depozitelor de petrol și benzinării, ed. 3 (pentru sistemul 1C:Enterprise 8.3)

compatibil 1C!
Programul „Contabilitatea depozitelor de petrol și benzinării” ediția 3 este utilizat pentru automatizarea operațională și contabilă în companiile care desfășoară activități de comerț cu ridicata și cu amănuntul al produselor petroliere prin depozite de petrol și benzinării. Programul este o completare la configurația standard „1C: Contabilitate 8, Rev. 3” în ceea ce privește operațiunile de înregistrare a mișcării produselor petroliere în contabilitate. Programul oferă suport pentru majoritatea proceselor de afaceri de tranzacționare cu produse petroliere și carburanți și lubrifianți și principalele sarcini de contabilitate pentru comerțul cu produse petroliere și vă permite să obțineți și să utilizați rapid date privind diferitele aspecte ale activităților companiei.
Programul nu controlează echipamentele de vânzare cu amănuntul sau tehnologice (case de marcat, registre fiscale, cântare, dozatoare de combustibil, contoare de nivel etc.). Cu toate acestea, programul dispune de instrumente pentru schimbul de informații cu sistemele automate de control al proceselor ale benzinăriilor de diferite tipuri la nivelul încărcării datelor prin fișiere de schimb externe. Principalele industrii în care programul poate fi aplicat:
- contabilitate la depozitul de petrol;
- contabilitate la benzinarii;
- comert cu combustibili si lubrifianti;
- comertul cu produse petroliere;
- comercializarea petrolului;
- transbordarea petrolului și a produselor petroliere;
- depozitarea responsabilă a petrolului și a produselor petroliere;

Folosind programul puteți rezolva următoarele sarcini contabile:
Reflectare documentară a tuturor etapelor de mișcare a produselor petroliere;
Contabilitatea operațională de depozit a produselor petroliere în funcție de greutate și volum;
Contabilitatea produselor petroliere acceptate pentru depozitare;
Contabilitatea operațiunilor de producție;

Programul implementează dubla contabilitate cantitativă a produselor petroliere în greutate și volum: în toate documentele referitoare la circulația produselor petroliere sunt întotdeauna indicate atât masa cât și volumul. De asemenea, documentele referitoare la circulația produselor petroliere au următoarele caracteristici:
Posibilitatea de precizare a prețurilor atât în ​​funcție de greutate (pe 1 tonă) cât și de volum (pe 1 litru);
Posibilitatea de a selecta modul principal de anulare a documentelor consumabile (după greutate sau volum);
Posibilitatea de a descărca automat rapoartele de schimb ale benzinăriei;
Capacitatea de a calcula cantitatea de servicii prestate pentru depozitarea produselor petroliere;

Prețul programului (fără TVA) (1C: Platforma Enterprise 8 nu este inclusă în preț):
Distribuție + licență pentru 1 stație de lucru: 80.000 RUB;
Licență suplimentară pentru 1 loc de muncă: 35.000 RUB;

Compania are o benzinărie pentru realimentarea propriilor vehicule. Cumpărăm motorină în vrac și realimentăm mașinile prin dozatoare de combustibil. La achiziționarea de combustibil, depozitul de petrol emite o factură și un bon de livrare, în care se indică cantitatea de motorină. combustibilul este indicat în tone și litri. Intrucat aprovizionarea se face in litri, efectuam si receptia in litri in cantitatea indicata in acte. Combustibilul este eliberat la o temperatură de +20 de grade. Când este scurs în containerul nostru, combustibilul este amestecat și temperatura combustibilului este de +10 grade. Ca urmare a acestei amestecări, la măsurare, reiese că în rezervorul nostru există mai puțin combustibil în litri decât este indicat în documentele de la depozitul de ulei. În consecință, dacă primim combustibil conform documentelor fermei de rezervoare, va fi de fapt un deficit. Cum să contabilizez combustibilul la o benzinărie în acest caz?

Contabilitatea cantității de produse petroliere la benzinării se efectuează în conformitate cu documentele de reglementare în vigoare privind contabilitatea produselor petroliere la benzinării. Principala este Instrucțiunea privind procedura de primire, depozitare, eliberare și contabilizare a petrolului și a produselor petroliere la depozitele de petrol, punctele de încărcare și benzinării, aprobată de Comitetul de Stat pentru Produse Petroliere al URSS la 15 august 1985 nr. 06 /21-8-446.

Conform clauzei 1.1 din Instrucțiuni, contabilitatea produselor petroliere la depozitele de petrol și punctele de încărcare se efectuează în unități de masă (tone), iar la benzinării, contabilitatea cantitativă a produselor petroliere se efectuează în unități de volum (litri), care se modifică cantitativ datorită proprietăților fizice specifice ale produselor petroliere concomitent cu modificările temperaturii ambiante.

După cum se menționează în paragraful 6.3 din Instrucțiuni, discrepanțele identificate în timpul acceptării produselor petroliere între datele specificate în scrisoarea de însoțire a furnizorului și cele obținute în timpul măsurării nu trebuie să depășească un coeficient care ține cont de dilatarea (compresia) volumetrică a produsului datorată. la schimbările de temperatură. În acest caz, rezultatele obținute la măsurarea temperaturii produselor petroliere trebuie notate în scrisoarea de trăsură.

Fiabilitatea măsurătorilor la acceptarea produselor petroliere poate fi obținută numai în aceleași condiții: temperatura ambiantă și densitatea dependentă de temperatură a produsului (Rezoluția Administrației Districtului Caucaz de Nord din 6 noiembrie 2014 Nr. F08-8254/14 în cazul Nr. A53-25239/2012).

În practică, combustibilul este achiziționat în tone (masă) și cheltuit în litri (volum). În acest caz, în scopuri de control, este recomandabil să se efectueze contabilitatea cantitativă a combustibilului la benzinării în unități de masă (tone), deoarece indicatorii de masă, spre deosebire de indicatorii densității și volumului produselor petroliere, sunt constanți în valoarea lor cantitativă. , independent de modificările oricăror condiţii şi parametri . Într-o astfel de situație, trebuie luate în considerare prevederile paragrafului 50 din Instrucțiunile metodologice, aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 28 decembrie 2001 nr. 119n.

Deci, în cazul în care materialul este primit într-o unitate de măsură și eliberat în alta, atunci primirea și eliberarea acestuia sunt reflectate simultan în documentele primare, pe cardurile de depozit și în registrele contabile corespunzătoare. în două unităţi de măsură. În acest caz, mai întâi cantitatea este înscrisă în unitatea de măsură specificată în documentele furnizorului, apoi între paranteze - cantitatea în unitatea de măsură conform căreia materialul va fi eliberat din depozit.
O poți face altfel. Este suficient să emiti un act de conversie la o altă unitate de măsură. Apoi veți primi și emite materiale conform unității de măsură pe care o utilizați de obicei. O formă specială a actului nu a fost aprobată, așa că aveți dreptul să o dezvoltați și să o aprobați singur. De exemplu, folosind acest model ().

Motivație

1. Instrucțiunea Comitetului de Stat al URSS pentru produse petroliere din 15 august 1985 Nr. 06/21-8-446 „Instrucțiuni privind procedura de primire, depozitare, eliberare și contabilizare a petrolului și a produselor petroliere la depozitele de petrol, punctele de încărcare și benzinăriile Comitetului de Stat al URSS pentru produse petroliere”

1. Dispoziții generale

1.1. Contabilitatea produselor petroliere la depozitele de petrol și punctele de încărcare se efectuează în unități de masă. La benzinării, determinarea cantității la primirea, distribuirea, depozitarea și inventarierea produselor petroliere se realizează în unități de volum. Pentru a asigura fiabilitatea și uniformitatea măsurătorilor masei produselor petroliere, precum și monitorizarea calității acestora, depozitele de petrol și benzinăriile trebuie să aibă echipamentul și instrumentele de măsură necesare, aprobate pentru utilizare de către Gosstandart și purtând ștampila Serviciului Metrologic de Stat sau un semn corespunzător în pașaport.

Cantitatea de produse petroliere este determinată de una dintre metodele stabilite de GOST 26976-86. Se consideră reală valoarea masei de petrol și produse petroliere obținute în timpul măsurării.

6. Recepția și eliberarea produselor petroliere la benzinării (benzinării)

Recepția și eliberarea produselor petroliere la benzinării

6.1. Recepția tuturor produselor petroliere care sosesc la benzinării în autocisterne, precum și a produselor petroliere ambalate în containere mici, se efectuează conform scrisorii de însoțire.

6.2. Înainte de descărcarea produselor petroliere, operatorul benzinăriei este obligat să:

asigurați-vă că rezervorul și echipamentele sale, conductele de proces sunt în stare bună și că supapele de închidere funcționează corect la comutarea lor;

măsurați nivelul produsului petrolier din rezervor, luați o probă și măsurați temperatura acestuia;

asigurați-vă că echipamentul de stingere a incendiilor este disponibil și în stare de funcționare, că autocisternul este împământat corespunzător și că dispozitivul său de drenaj este în stare bună de funcționare;

ia măsuri pentru prevenirea scurgerilor de petrol;

asigurați-vă că motorul cisternei este oprit (la scurgerea gravitațională sau de către o pompă a unei benzinării); opriți alimentarea vehiculelor din rezervor până când produsul petrolier din rezervor este golit în el;

verificați nivelul de umplere al cisternei, iar cisternul trebuie umplut până la nivelul;

luați o probă și măsurați temperatura produsului petrolier din rezervor;

utilizați bandă (sau pastă) sensibilă la apă pentru a verifica prezența apei produse în cisternă.

Notă. Dacă o cisternă este etanșată, apa produsă nu este verificată, dar se verifică integritatea etanșărilor.

6.3. Rezultatele obținute la măsurarea temperaturii produsului în autocisternă trebuie notate în scrisoarea de însoțire și raportul de schimb (coloana 9 de pe verso-ul procesului-verbal). Discrepanțele identificate în acest caz între datele indicate în scrisoarea de trăsură și cele obținute în timpul măsurării nu trebuie să depășească un coeficient care ține cont de dilatarea (compresia) volumetrică a produsului din cauza schimbărilor de temperatură.

6.4. Volumul și greutatea produselor petroliere acceptate la benzinăriile din rezervoarele de cale ferată se determină prin măsurarea nivelului, densității și temperaturii produselor petroliere din rezervoare, precum și prin determinarea prezenței apei produse. Citirile de nivel trebuie efectuate cu o precizie de 1 mm, densitate - 0,5 kg/cub.m (0,0005 g/cub.cm), temperatură - 0,5° C.

6.5. Produsele petroliere sunt evacuate din rezervoare printr-un filtru de scurgere prin gravitație sau sub presiune. Deversarea produselor petroliere trebuie controlată de către operator de la începutul până la sfârșitul deversării.

6.6. Este interzisă acceptarea produselor petroliere la o benzinărie în caz de: o defecțiune a dispozitivului de drenaj al unui autovehicul sau al rezervorului de cale ferată; absența sau încălcarea etanșării rezervorului de cale ferată; executarea incorectă a mărfurilor și a documentației de transport.

6.7. Produsele petroliere livrate la benzinării în rezervoare rutiere și feroviare trebuie să fie complet golite. Operatorul care primește produse petroliere trebuie să verifice personal acest lucru prin inspectarea rezervoarelor după golire.

6.8. În timpul procesului de primire a produselor petroliere, operatorul este obligat să monitorizeze nivelul produsului în rezervor, împiedicând revărsarea rezervorului și vărsarea produselor petroliere.

6.9. Dacă nu există o discrepanță între cantitatea de produs petrolier efectiv acceptată și cantitatea indicată în scrisoarea de trăsură, operatorul semnează pentru acceptare în scrisoarea de trăsură, din care un exemplar este lăsat la benzinărie, iar trei copii sunt returnate la șoferul care a furnizat produsele petroliere.

6.10. Dacă se constată o discrepanță între produsele petroliere primite și bonul de livrare, se întocmește un proces-verbal de lipsă în trei exemplare în Formularul nr. 12-NP (Anexa 4), din care un exemplar este atașat procesului-verbal de tură, al doilea se înmânează. soferului care a livrat produsele petroliere, iar al treilea ramane la benzinarie . Despre deficitul de produse petroliere, pe toate exemplarele scrisorii de trăsură se face o notă corespunzătoare.

6.11. Volumul de produse petroliere primite prin conductă, operatorul de mărfuri al depozitului de petrol* și operatorul benzinăriei, în prezența unui reprezentant al administrației depozitului de petrol, determină (înainte și după pompare) nivelul, temperatura petrolului. produs și densitatea produsului petrolier și nivelul apei produse în rezervorul benzinăriei.

* Pe viitor, trebuie să ținem cont de alți muncitori ai depozitului de petrol cărora li se încredințează responsabilitățile de primire, depozitare și distribuire a produselor petroliere și cu care s-au încheiat acorduri de răspundere financiară integrală în conformitate cu procedura stabilită.

La terminarea pomparii produsului petrolier, robinetul de pe conducta de la depozitul de petrol pana la benzinarie este sigilat de catre un reprezentant al administratiei depozitului de petrol, iar sigiliul se pastreaza de catre seful depozitului de petrol.

6.12. Pentru produsul petrolier livrat prin conductă se întocmește act în formularul nr. 15-NP (Anexa 14) în două exemplare, care se semnează de către operatorul de mărfuri, operatorul benzinăriei și un reprezentant al administrației depozitului de petrol. Prima copie a actului se depune la departamentul de contabilitate al depozitului de petrol și stă la baza radierii produsului petrolier din conturile persoanelor responsabile financiar ale depozitului de petrol, iar al doilea exemplar rămâne la operator și se atașează. la raportul de schimb.

6.13. La primirea produselor petroliere ambalate în containere mici, operatorul benzinăriei recalculează numărul de articole primite și verifică conformitatea șabloanelor cu datele specificate în scrisoarea de trăsură.

6.15. Atunci când distribuie produse petroliere din benzinării, operatorii de benzinării trebuie să urmeze instrucțiunile privind procedura de înregistrare a cupoanelor pentru produse petroliere și distribuirea produselor petroliere folosind cupoane, procedura de distribuire și plată a produselor petroliere cu carduri de credit și procedura de distribuire a petrolului produse în numerar pentru proprietarii individuali de vehicule, aprobate de Comitetul de Stat pentru Produse Petroliere al URSS.

Andrei Kizimov, Director adjunct al Departamentului de Politică Fiscală și Tarifară Vamală al Ministerului de Finanțe al Rusiei

Cum se înregistrează și se reflectă primirea materialelor în contabilitate

Numele și unitățile de măsură

Nu este necesar să primiți materiale sub același nume indicat de furnizor. Este suficient să indicați în politica dvs. contabilă că intenționați să țineți evidența folosind o nomenclatură special dezvoltată. Vă rugăm să rețineți că este posibil ca numele mărfurilor din documentele de primire și registrele contabile să nu se potrivească. Descrieți tehnologia de procesare a informațiilor contabile care provin de la furnizorii de materiale. Legitimitatea acestei abordări este confirmată de scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 28 octombrie 2010 nr. 03-03-06/1/670.

Materialele trebuie să fie primite într-o anumită cantitate în unitățile de măsură corespunzătoare. De obicei se folosesc datele furnizate de furnizor. Specialiștii de la Ministerul de Finanțe al Rusiei mai subliniază acest lucru într-o scrisoare din 24 ianuarie 2006 nr. 07-05-06/09.

Cu toate acestea, există două cazuri speciale în care se aplică o procedură diferită. În primul rând: când materialele sunt primite în funcție de o unitate de măsură și le eliberați în producție în funcție de alta. De exemplu, materialele sunt primite în tone, dar sunt eliberate în bucăți. În acest caz, sosiți cu materiale și indicați-le pe cardurile de depozit în două unități de măsură simultan. Scrieți unitatea de vacanță între paranteze. Adevărat, poți face altfel. Este suficient să emiti un act de conversie la o altă unitate de măsură. Apoi veți primi și emite materiale conform unității de măsură pe care o utilizați de obicei. O formă specială a actului nu a fost aprobată, așa că aveți dreptul să o dezvoltați și să o aprobați singur. De exemplu, conform acestui model (Partea 2 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).

Iar al doilea caz este atunci când materialele primite pot fi reflectate în unități de măsură complet diferite în care furnizorul le-a luat în considerare. Acest lucru se întâmplă dacă documentele însoțitoare ale vânzătorului conțin unități de măsură de materiale mai mari sau, dimpotrivă, mai mici decât sunt acceptate de dvs. În această situație, puteți primi materiale conform unității de măsură acceptate în contabilitatea dumneavoastră. De exemplu, faceți acest lucru atunci când un furnizor vă trimite kilograme, dar contabilizați materialele în tone.

Cele mai frecvente greșeli în contabilizarea activelor materiale

Contabilul folosește diferite unități de măsură

Vă recomand să acordați o atenție deosebită unității de măsură a combustibililor și lubrifianților specificate în documentele furnizorilor. În practică, se întâmplă ca în facturi să fie indicată o unitate de măsură pentru combustibil și lubrifianți, iar alta în comenzile de primire (formularul M-4). În consecință, costul pe unitatea de valoare nu coincide. Și acest lucru poate duce la anularea incorectă a cheltuielilor în scopuri fiscale.

Să ne uităm la această încălcare cu un exemplu.

EXEMPLUL 1

Ferma a achiziționat ulei M-10 și ulei hidraulic. Totodată, cantitatea de combustibil din bonul de livrare nu coincide cu cantitatea înregistrată în comanda bonului de depozit (vezi Tabelul 1).

tabelul 1

Tipul de mărfuri și materiale	Comandă de primire (M-4)			scrisoare de trăsură (TORG-12)			Document primar
	cantitate	Preț	sumă	cantitate	Preț	sumă
Ulei M-10-G2(K)	216,5 l	51,55 rub.	11.161,5 RUB	1,18 buc.	9458,9 rub.	11.161,5 RUB	Aviz de trăsură Nr NN-1851 din 07.10.14
Ulei hidraulic AGRIXYD (Belgia)	20 l	176,91 RUB	3.538,17 RUB	1,18 buc.	2998,45 rub.	3.538,17 RUB	Aviz de trăsură nr. E-0478-Р01 din 07/12/14

Aceeași situație apare atunci când o companie cumpără motorină în tone, dar contabilizează aceasta în litri.

Această eroare este ușor de remediat. Este necesar să atașați documente de la furnizor la bonul de livrare care să confirme o altă măsurare cantitativă a mărfurilor. Există o altă opțiune. Trebuie să recalculăm unitățile de măsură. Adică cele indicate în documentele furnizorului trebuie convertite în unități acceptate la întreprinderea dumneavoastră. O astfel de renumărare trebuie să fie oficializată prin act.

La automatizarea proceselor de management la depozitele de petrol și produse petroliere, principalele sarcini de informare se reduc la contabilizarea cantitativă a petrolului și produselor petroliere depozitate în rezervoare.

În acest caz, este necesar să se ia în considerare două categorii principale de probleme de informare emergente: contabilitatea mărfurilor, care necesită măsurători cu precizie ridicată (eroare în zecimi de procent) cu viteză relativ scăzută; control operațional, care necesită sisteme de măsurare cu viteză relativ mare care oferă precizie scăzută (eroare în interval de câteva procente).

Prima sarcină este legată de contabilitate, distribuție și planificare, a doua - de managementul operațional al proceselor de încărcare și descărcare a petrolului și a produselor petroliere.

Informațiile de control și operaționale sunt utilizate imediat după primirea lor pentru a dezvolta acțiuni de control imediat implementabile. Informațiile operaționale (OI) vă permit să obțineți toate informațiile despre perturbările aleatorii care afectează funcționarea obiectului controlat. Aceste informații, la rândul lor, sunt împărțite în informații de producție și tehnologice, utilizate pentru gestionarea proceselor de producție și închise în sisteme de control pentru unitățile tehnologice, și informații operaționale și de producție, utilizate pentru managementul operațional al zonelor. Include informații despre produse și procese de producție, date din grafice și documentație contabilă și de raportare.

Informațiile despre sistemul de operare necesită achiziție și procesare de mare viteză, cu cerințe reduse pentru acuratețea și fiabilitatea lor. Informațiile CG, dimpotrivă, trebuie să fie exacte și de încredere; viteza de măsurare, colectare și transmitere a datelor nu este esențială.

Pentru a satisface toate cerințele la depozitele de contabilitate cantitativă, este recomandabil să se creeze sisteme de informații și măsurare cu două modificări - pentru contabilitate comercială (IISKU) și operațională (IISOU).

Rezolvarea acestor probleme necesită nu numai utilizarea sistemelor de măsurare a informațiilor (IMS), ci și a tehnologiei informatice (calculatoare de uz general sau specializate) care asigură prelucrarea necesară a informațiilor primite.

Cerințele privind structura și caracteristicile tehnice ale sistemului informațional contabil cantitativ sunt determinate și de următoarele caracteristici ale obiectelor de stocare: dispersarea obiectelor controlate; diversitatea structurii tehnologice a obiectelor; diverse cerințe privind timpul de măsurare și durata prelucrării și stocării informațiilor la rezolvarea diferitelor probleme de management; cerințe ridicate de protecție la incendiu și explozie pentru echipamentele primare de măsurare și informare.

La crearea unui sistem informațional informațional, este necesar să se țină seama și de problemele unificării echipamentelor.

Scopul principal al utilizării rezervoarelor este menținerea calității și volumului produsului. Acest lucru necesită asigurarea unui grad ridicat de etanșeitate a oricăror procese care au loc la depozitul de ulei. Această funcție este îndeplinită de supapele de respirație SMDK, KDM, KDS, CPG, NDKM și alte echipamente de rezervor.

Principala pondere a pierderilor de la evaporare pe întregul traseu al mișcării petrolului de la câmp la rafinăriile de petrol, la fabrici în sine și produsele petroliere de la fabrici la consumatori au loc în rezervoare.

În diferite etape ale producţiei de produse petroliere, pierderile acestora se repartizează astfel: pierderi în timpul producţiei de petrol – 4,0%, la rafinării – 3,5%, în timpul transportului şi depozitării petrolului şi produselor petroliere – 2,0%. Total 9,5%.

Pierderile de petrol și produse petroliere sunt împărțite în tipuri: pierderi cantitative; pierderi calitativ-cantitative, aici se produce o pierdere cantitativa cu deteriorare a calitatii - pierderi prin evaporare; pierderi de calitate când calitatea produsului petrolier scade cu aceeași cantitate - pierderi în timpul amestecării.

În fermele de rezervoare, pierderile prin evaporare reprezintă până la 75% din toate pierderile; Pierderile totale de fracții ușoare din evaporarea din rezervoarele de rafinărie de petrol sunt distribuite astfel: din „respirațiile mari” - 80,2%, din ventilarea spațiului de gaz - 19,05%, din „respirațiile mici” - 0,8%.

Pentru a contabiliza cantitatea de petrol și produse petroliere în timpul recepției, depozitării, eliberării și transportului, se folosesc următoarele metode: volumetrice, când cantitatea este luată în considerare în unități volumetrice (utilizată în principal la distribuirea din benzinării și pentru vânzările cu amănuntul) , greutate, atunci când cantitatea se determină prin cântărire directă pe cântar, (aceasta se folosește la măsurarea unor cantități relativ mici de produs și în principal la distribuirea în rezervoare rutiere și feroviare), volumetric-greutate, când cantitatea este determinată în unități de masă după volum și densitate la temperatura reală (această metodă este utilizată pe scară largă atunci când se măsoară cantități relativ mari de petrol și produse petroliere).

Furnizarea de combustibil, urmărirea consumului și a bilanţurilor la benzinăriile din rețeaua mare au fost monitorizate de mult timp prin sisteme software și hardware automatizate specializate. Cu toate acestea, la unele stații private mici care nu pot utiliza încă echipamente de ultimă generație, contabilitatea combustibilului se face în continuare manual. În acest scop, se folosesc instrucțiuni și reglementări specializate.

Caracteristici de proces

Toate aspectele principale ale urmăririi mișcării produselor vândute cad pe umerii proprietarului benzinăriei sau a managerului de tură. În cazul statisticilor manuale, el trebuie să fie ghidat de Instrucțiunile generale oficiale privind procedura de primire, depozitare, contabilizare și eliberare a produselor petroliere la benzinării.

În ciuda faptului că documentul conține o listă completă a etapelor principale, procesul este complicat de o caracteristică importantă a desfășurării afacerilor: furnizorii de combustibil de la benzinăriile efectuează vânzări angro în funcție de greutate, adică numărul necesar de tone de produse este indicat în cerere. În același timp, cumpărătorii cu amănuntul sunt obișnuiți să numere benzina turnată în rezervor în litri - după volum. Acest lucru dă naștere complexității cauzate de caracteristicile fizice ale mediului: la diferite temperaturi și presiuni ale mediului, volumul combustibilului se modifică, dar masa acestuia rămâne neschimbată. Prin urmare, este foarte de dorit să urmăriți indicatorii cheie simultan în două sisteme de calcul.

Conform instrucțiunilor de mai sus, masa produselor petroliere este calculată ca produs dintre densitatea și volumul acestora. Metoda de calcul se numește, în consecință, volum-masă.

Pentru a-l utiliza, este necesar să se determine cantitatea de produse:

• în conducte,
• în rezervoare (pentru fiecare separat),
• total pe marcă,
• cantitatea de produs furnizată.

Acceptarea combustibilului

Baza unei contabilități adecvate este acceptarea de înaltă calitate a lotului din transportul furnizorului. Se realizează pe două baze:

1. Informații despre marcă, temperatură, densitate, volum și greutate indicate pe bonul de livrare.
2. Valori obținute din măsurători efectuate direct în timpul recepției. Pentru ca lipsurile să fie determinate fără ambiguitate, măsurătorile trebuie efectuate în aceleași condiții de mediu ca și încărcătura vehiculului la ferma de cisterne.

Discrepanțele detectate între datele originale și cele primite sunt înregistrate în rapoartele de lipsă. Sunt întocmite în trei exemplare: unul este trimis cu șoferul la furnizor, iar celelalte două rămân la stație pentru depozitare și atașare la proces-verbal când schimbul este închis.

Vânzare

Vânzarea benzinei la o benzinărie se poate realiza exclusiv prin dozatoare echipate cu dispozitive de contorizare. În consecință, consumul de stocuri de produse de fiecare tip și marcă este calculat pe baza citirilor acestora, folosind metoda volumetrice-masă menționată mai sus.

Verificări la predarea unui schimb

Personalul principal responsabil cu vânzarea de benzină și motorină lucrează în schimburi, astfel încât, în momentul predării sarcinilor, trebuie efectuată o verificare suplimentară a tuturor indicatorilor cheie.

Următoarele puncte sunt consemnate în raportul de inspecție pentru persoana care dă și primește:

• indicatoare de instrumente,
• volumul vândut pe schimb,
• masa produselor petroliere rămase în fiecare rezervor,
• prezența unei erori în instrumentele pentru fiecare distribuitor de combustibil și amploarea acesteia,
• faptul că surplusul sau lipsa fiecărei mărci de benzină și motorină, identificat la reconcilierea valorilor dozatorului de combustibil cu propriile măsurători.

Datele de mai sus sunt înregistrate cumulativ în situația contabilă. Rezultatele sale sunt rezumate în timpul următorului inventar.

Procedura de inventariere

Conform Instrucțiunilor, inventarierea trebuie făcută o dată pe lună, cel mai adesea în prima zi a lunii.

În timpul inventarierii, angajații măsoară volumul de reziduuri ale fiecărei mărci de benzină. Pe baza acestora și a datelor despre densitate și temperatură, se calculează masa. Rezultatele obţinute sunt comparate cu foaia acumulată.

Surplusurile și lipsurile sunt înregistrate într-o fișă specială de calcul. Deoarece lipsa indică pierderi, conducerea poate decide să le compenseze. Se poate face în două moduri:

• Dacă volumul este mai mic decât norma stabilită, pierderile sunt distribuite între proprietari.
• Dacă norma este depășită, aceștia sunt taxați în cote egale de la toate persoanele responsabile financiar.

O caracteristică importantă a densității produselor petroliere

Când se înregistrează manual mișcarea, se utilizează de obicei așa-numita densitate medie a combustibilului. Valoarea sa este de obicei calculată pentru o anumită perioadă (de exemplu, un sezon) și se modifică după încheierea și inventarul său.

Densitatea medie nu este altceva decât media aritmetică a măsurătorilor obținute ca urmare a tuturor verificărilor, inclusiv livrarea și acceptarea în schimburi zilnice. Deoarece volumul de combustibil depinde de temperatură, valoarea medie obținută folosind tabelele de corespondență duce la o temperatură de +20 de grade.

De fapt, toate calculele efectuate pe baza densității medii nu sunt suficient de precise pentru contabilitate, deoarece discrepanțele cu valorile adevărate afectează cantitatea de producție calculată, care va diverge întotdeauna de cea reală. Astfel, densitatea medie poate fi calculată numai pentru a obține rapid cifre aproximative.

Automatizare

Măsurătorile manuale sunt destul de complexe și nu pot oferi o precizie ridicată, așa că benzinăriile moderne folosesc software și hardware automatizat.

Există mai multe soluții de sistem universal disponibile pe piață. Pe lângă diferențele de interfață și câteva caracteristici suplimentare minore, toate oferă următoarele caracteristici:

• urmărirea tuturor etapelor principale: de la aprovizionare la vânzări,
• obținerea de date exacte asupra soldurilor,
• generarea automată a graficelor de disponibilitate și consum,
• obținerea de informații cu privire la numărul de bunuri vândute și de servicii furnizate,
• prețul se modifică în timp,
• obținerea indicatoarelor curente de la dozatorul de combustibil,
• urmărirea sumei în casa de marcat,
• export în 1C și analogi,
• generarea automată a documentelor de raportare,
• menținerea documentației de intrare și de ieșire.

Echiparea unei benzinării cu astfel de echipamente poate simplifica semnificativ procesul contabil și crește acuratețea datelor obținute. În plus, toate sistemele moderne oferă posibilitatea de a accesa de la distanță statisticile de lucru, ceea ce vă permite să combinați punctele de vânzare disparate ale unui singur brand într-o rețea centralizată modernă cu control convenabil al tuturor aspectelor muncii sale de la birou.

De aceea, marii jucători de pe piață s-au îndepărtat de mult de verificările manuale și folosesc soluții exclusiv automatizate care le permit să monitorizeze nu numai funcționarea benzinăriilor, ci și a fermelor de rezervoare și a depozitelor de produse petroliere, precum și a transportului pe care sunt livrate. .