Przykładowy dziennik czasu pracy pracownika. Przykład wypełnienia dziennika czasu pracy pracownika

Współczesne tempo rozwoju biznesu zmusza nas do ciągłego monitorowania wzrostu produktywności zarówno właścicieli startupów, jak i dyrektorów generalnych znanych na całym świecie korporacji. Rozwijane są nowe podejścia do prowadzenia działalności gospodarczej, rosną wymagania pracodawców na rynku pracy, zapraszani są specjaliści do oceny wydajności pracowników – a wszystkie te działania są podejmowane, aby zapewnić rozwój firmy w oczach konsumentów i klientów, otrzymuje zysk i środki na dalszy rozwój.

Przy rozsądnym podejściu kreatywne metody naprawdę działają, ale nie zapominaj o klasycznych aspektach: na przykład identyfikowaniu nieodpowiedzialnych, a wręcz pracowitych pracowników.

Pracodawcy w tej misji pomaga jedynie dziennik czasu. Dokument ten ma na celu wskazanie czasu, w którym pracownik faktycznie przepracował, a także rejestruje przybycie i wyjście pracownika z miejsca pracy, odnotowuje informacje o spóźnieniach, absencjach i opóźnieniach. Pomimo tak rozbudowanej funkcjonalności dziennik przyjazdów i wyjazdów pracowników okazuje się przydatny w wielu innych przypadkach, najważniejsze jest wiedzieć, jak należy go prowadzić i zadbać o to, aby był wypełniony w terminie. Przyjrzyjmy się wszystkim szczegółom tego problemu w następnym artykule.

Dlaczego śledzenie czasu jest konieczne?

Zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej do obowiązków pracodawcy należy prowadzenie ewidencji czasu przepracowanego przez każdego pracownika. Na podstawie danych zapisanych w dzienniku można wypełnić kartę czasu pracy. Dodatkowo dziennik czasu Maksymalizuje ogólną wydajność operacyjną. Wyjaśnia to fakt, że dokument ten natychmiast identyfikuje pozbawionych skrupułów pracowników, którzy są nieobecni i/lub regularnie spóźniają się do pracy bez ważnego powodu.

W ewidencji wyróżnia się także odpowiedzialnych pracowników, co sprzyja godziwemu wynagradzaniu i w efekcie zwiększa produktywność. W rezultacie staje się jasne, kogo należy nagradzać i awansować, a kto powinien zwolnić tempo pracy i zadbać o własną dyscyplinę, aby utrzymać pracę.

W dzienniku czasu pracy wpisuje się czas wyjścia i powrotu pracowników z przerwy obiadowej, sprawuje się kontrolę nad obecnością pracowników na stanowiskach w godzinach pracy oraz uwzględnia się czas przepracowany przez pracownika , co jest szczególnie przydatne w przypadku pracowników opłacanych godzinowo, a także długości urlopów, urlopów macierzyńskich, chorób, przestojów itp.

I oczywiście absencja jest odnotowana w dokumencie. Wracając do Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zwolnienie pracownika może nastąpić po nieobecności trwającej cały dzień roboczy bez uzasadnionego powodu lub z powodu nieobecności pracownika trwającej dłużej niż 4 godziny.

Sumaryczny czas pracy opisany jest w monologu eksperta.

Kto prowadzi i jak go wypełnić?

Organizacja decyduje o takiej kwestii samodzielnie, opierając swoją decyzję na swojej specjalizacji i kierunku własnych działań. Pracodawca może podjąć się tej pracy samodzielnie lub może wskazać to jako obowiązek pracownika, co zostanie określone w umowie o pracę, opisie stanowiska lub specjalnym zamówieniu. Jeżeli podwładny uchyla się od prowadzenia dziennika czasu pracy, ponosi on odpowiedzialność administracyjną, którą nakładają na niego właściwe władze.

Dziennik wypełnia się możliwie najkrócej: w wymaganych kolumnach znajduje się numer seryjny wpisu, imię i nazwisko pracownika, data utworzenia wpisu, godzina pojawienia się pracownika w miejscu pracy oraz godzina jego wyjścia. Dodatkowo w osobnej kolumnie możesz zapisać konkretne miejsce, do którego udał się pracownik, a także łączną ilość czasu, jaki spędził w miejscu pracy przez określony okres czasu. Ostatnią, obowiązkową kolumną jest podpis osoby prowadzącej dziennik.

Logowanie można to zrobić na trzy sposoby. Po pierwsze, to tradycyjna księgowość codzienna, która obowiązuje, jeżeli dzień pracy jest ujednolicony i regulowany przez tę samą liczbę godzin każdego dnia. Jeśli preferowana jest ta ścieżka, musisz codziennie wypełniać dziennik, koncentrując się na wszystkich pracownikach wymienionych w dokumencie.

Po drugie, istnieje cotygodniowe rozliczenie, istotne, jeśli pracownik nie pracuje codziennie tyle samo godzin, ale w tygodniu wypracowuje normę ustaloną w umowie. Jak sama nazwa wskazuje, na koniec każdego tygodnia pracy pojawia się nowy wpis do dziennika.

Wreszcie, po trzecie, Jeśli pracownik organizacji ma elastyczny harmonogram, dziennik prowadzony jest w formie podsumowania księgowego. Dla firm, które pracują całą dobę, aby coś wyprodukować i/lub specjalizują się w wykonywaniu określonego rodzaju prac, ta metoda rozliczania jest najbardziej optymalnym rozwiązaniem.

Okres, w którym pojawia się nowy wpis, wynosi od miesiąca do roku: okres ten wynika z faktu, że dostępność czasu pracy w godzinach nadliczbowych, która często występuje w systemie zmianowym, jest prawnie ograniczona do 120 godzin rocznie . Dlatego prowadzenie podsumowanej dokumentacji pomaga wielu pracodawcom uniknąć naruszenia Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Podsumujmy to

Dziennik czasu jest niezbędny w dynamicznie rozwijającym się biznesie, który wymaga maksymalnej optymalizacji zarządzania i rygorystycznego doboru personelu pracującego na rzecz wspólnej sprawy. Nie tylko pokazuje poziom dyscypliny pracowników, ale także pozwala wypełnić obowiązkowy dokument ustanowiony na jego podstawie przez prawo, a także uniknąć przekroczenia normy czasu pracy określonej w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej.

Przydatność tego dokumentu nie budzi wątpliwości – nawet codzienne jego wypełnianie nie zajmie dużo czasu uprawnionemu pracownikowi, ale czas spędzony na korzystaniu z nieodpowiedzialnego pracownika zostanie znacznie skrócony.

Podsumowując to wszystko w artykule, warto zaznaczyć, że prowadzenie dziennika czasu pracy jest sprawą osobistą każdego pracodawcy.

W przeciwieństwie do karty czasu pracy, która służy wyłącznie do rejestrowania przepracowanych godzin, dokument ten nie jest wymagany przez prawo. Ale znacznie ułatwia prowadzenie biznesu, poprawiając jakość zasobów pracy i znacznie oszczędzając Twój czas. Ale czas to pieniądz, prawda?

Godziny przybycia i wyjazdu pracowników można kontrolować na różne sposoby. Najbardziej powszechnym jest prowadzenie dziennika czasu.

Drodzy Czytelnicy! W artykule omówiono typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem- skontaktuj się z konsultantem:

WNIOSKI I ZGŁOSZENIA PRZYJMUJEMY 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 7 dni w tygodniu.

Jest szybki i ZA DARMO!

Oprócz informacji o spóźnieniach i wcześniejszym wyjściu z pracy, dostarcza wstępnych danych o czasie faktycznie przepracowanym przez każdego pracownika, co jest niezbędne do sporządzania grafików czasu pracy i naliczania wynagrodzeń. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe dla przedsiębiorstw i organizacji zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Co to jest

Czasopismo nie jest dokumentem ustandaryzowanym i nie ma jednej zatwierdzonej formy. Najpopularniejsze szablony można znaleźć w Internecie lub kupić w sklepie papierniczym. Przedsiębiorstwo może opracować i zatwierdzić własny formularz dziennika.

Do ustalenia czasu przepracowanego przez pracownika potrzebne będą następujące informacje:

• dane pracownika umożliwiające jego jednoznaczną identyfikację (imię i nazwisko, stanowisko, jednostka strukturalna);
• informacja o rozpoczęciu i zakończeniu dnia pracy potwierdzona własnoręcznym podpisem pracownika i kontrolera;
• informacja o nieobecności w miejscu pracy ze wskazaniem przyczyny, z podpisem pracownika lub osoby odpowiedzialnej (np. o wysłaniu w lokalną podróż służbową);
• notatki dotyczące podróży służbowych, urlopu, uzgodnionych przesunięć rozpoczęcia dnia pracy i innych ustaleń pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Dziennik można prowadzić w zeszycie lub tworzyć poprzez wypełnianie codziennych arkuszy księgowych, które segreguje się lub zszywa. Poszczególne arkusze muszą posiadać niezbędne zabezpieczenia przed fałszerstwem (data, pieczęć i podpis osoby odpowiedzialnej).

Do czego to jest potrzebne

Rejestrowanie czasu pracy w formie dziennika może być wymagane przy rozstrzyganiu sytuacji kontrowersyjnych, potwierdzaniu spóźnień do pracy oraz weryfikacji legalności nieobecności obywatela w pracy. Podstawowym dokumentem służącym do obliczania wynagrodzenia za stawkę godzinową jest dziennik czasu pracy.

Aby nałożyć sankcję dyscyplinarną za spóźnienie lub absencję, nie wystarczy wpis do dziennika pracy, ale jeśli pracownik odmówi wyjaśnień, można go wykorzystać przy sporządzaniu protokołu spóźnienia lub nieobecności w pracy.

Korzystanie z dziennika musi przewidywać regulamin pracy, a jego forma i sposób prowadzenia muszą być również zapisane w wewnętrznych dokumentach organizacji.

Czy to konieczne

Kodeks pracy (art. 91) nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Kontrolowanie czasu pracy ma dwa główne cele:

• zapobieganie przekraczaniu ustalonych limitów czasu pracy, w tym w nienormowanych godzinach pracy;
• identyfikowanie przypadków naruszenia dyscypliny pracy.

Kodeks nie nakłada na przedsiębiorstwo obowiązku prowadzenia dziennika pokładowego. Do obliczenia wynagrodzenia wymagana jest karta czasu pracy, którą sporządza się na podstawie dziennika, dokumentów administracyjnych i wyjaśnień pracowników.

Zgodnie z ustawą „O archiwach” Ministerstwo Kultury pośrednio ustaliło konieczność prowadzenia dziennika księgowego – poprzez zatwierdzanie okresów przechowywania standardowego dokumentu archiwalnego powstałego w wyniku działalności organów rządowych, samorządów i organizacji .

Zapis ten został uznany przez Naczelny Sąd Arbitrażowy za niesprzeczny z obowiązującym ustawodawstwem dotyczącym obowiązku przechowywania przez organizacje komercyjne wymienionych dokumentów, w tym kart czasu pracy i dzienników przepracowanych godzin (orzeczenie Naczelnego Sądu Arbitrażowego 14589/11 z 21.02.2012 r.) .

Formularz magazynu

Każda organizacja może zatwierdzić własny format księgi do rejestrowania przyjazdów i wyjść z pracy. Obowiązkowe dane dziennika:

• pełna nazwa organizacji, w tym forma prawna;
• daty rozpoczęcia i zakończenia konserwacji (wpisane zgodnie z faktyczną datą);
• dane osoby odpowiedzialnej;
• liczba zapisanych stron.

Wszystkie strony wewnątrz książki muszą być ponumerowane, a na okładce musi być podana łączna liczba stron.

Kolumny, które można uwzględnić w dzienniku dla każdego dnia roboczego:

• PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO.;
• dział, stanowisko;
• godzina przybycia do pracy, podpisy pracownika i kontrolera;
• godzina wyjścia z pracy, podpisy pracownika i kontrolera;
• uwagi dotyczące przyczyn spóźnień i nieobecności;
• kolumny usług wykorzystywane do wypełniania grafiku (liczba przepracowanych godzin itp.).

Osoba odpowiedzialna za prowadzenie dziennika ma obowiązek zadbać o identyfikację pracownika za pomocą przepustki zwykłej lub elektronicznej lub dokumentu tożsamości.

Odpowiedzialność za prowadzenie dziennika należy przypisać pracownikowi (na przykład ochroniarzowi lub stróżowi) na zlecenie organizacji. Na każdy miesiąc tworzony jest jeden dziennik dla całej organizacji lub jej jednostki strukturalnej.

Zamówienie

Wewnętrzny dokument organizacji (zarządzenie) określa odpowiedzialność pracowników za wprowadzanie prawidłowych informacji do dziennika czasu pracy, a także obowiązki kontrolera za sprawdzenie informacji i ich potwierdzenie.

Formularz dziennika można zatwierdzić albo łącznie z obowiązkami jego wypełnienia, albo jako odrębny dokument.

Kto wydaje

Odpowiedzialność za prowadzenie dziennika spoczywa na dziale HR. Pracownik tego działu musi odpowiadać za przygotowanie prawidłowo wypełnionego dziennika przed rozpoczęciem miesiąca kalendarzowego, przetwarzanie danych dotyczących czasu obecności w pracy oraz weryfikację informacji o zasadności nieobecności.

Pracownik, który jest stale obecny przy wejściu do organizacji (strażnik, ochroniarz, sekretarz itp.) Może zapewnić prowadzenie księgi rachunkowej.

W opisie stanowiska osoby prowadzącej księgę rachunkową należy wskazać obowiązek jej uzupełnienia oraz odpowiedzialność za nieprawidłowe dane. Należy poinstruować stróża lub ochroniarza, co zrobić w sytuacji, gdy pracownik odmówi wypełnienia dziennika lub będzie próbował wprowadzić fałszywe dane.

Potwierdzenie informacji o nieobecnościach w pracy, w tym zwolnieniach lekarskich i urlopach należy przypisać do działu kadr.

Stały monitoring i wyrywkowe sprawdzanie danych wpisanych do dziennika musi być przeprowadzane przez odpowiedzialnego pracownika działu kadr osobiście lub, jeżeli istnieje elektroniczny system kontroli, przy wykorzystaniu danych o przejazdach za pomocą przepustki elektronicznej.

O konieczności codziennego logowania wszyscy pracownicy informowani są pod podpisem po zatwierdzeniu zlecenia wdrożenia monitoringu czasu pracy.

Jeżeli księgowość jest obowiązkowa na podstawie przepisów pracy organizacji, jest ona przekazywana personelowi po zatrudnieniu poprzez zapoznanie się z zasadami VTR.

Jak wypełnić magazyn, próbka

Dane pracowników wprowadzane są do dziennika przez odpowiedzialnego pracownika na początku miesiąca.

Przykład dziennika dziennego:

Kolumny (1) i (2) wypełnia pracownik odpowiedzialny za prowadzenie dziennika (przedstawiciel HR lub sekretarz). Kolumny (3) – (7) wypełnia pracownik. Zarówno godzinę przybycia, jak i godzinę wyjścia z pracy należy złożyć własnoręcznym podpisem.

W sekcji „Notatki” pracownik wprowadza informacje o lokalnych wyjazdach służbowych, uzgodnionym wcześniejszym wyjeździe lub przyczynie spóźnienia. Kontroler codziennie potwierdza zgodność informacji o godzinach przyjazdów i wyjazdów każdego pracownika.

Nie później niż na koniec miesiąca dział personalny w kolumnie (9) przelicza godziny pracy w celu wygenerowania miesięcznego arkusza księgowego, w kolumnie (10) można wpisać informacje o urlopie, wyjaśnienia pracownika dotyczące spóźnienia itp.

Decydując o okresie przechowywania dziennika, należy zwrócić uwagę na przedawnienie sporów pracowniczych oraz okres przechowywania archiwów dokumentacji pierwotnej. W 2010 roku Ministerstwo Kultury zatwierdziło okresy przechowywania dokumentów archiwalnych. Zgodnie z tym dokumentem karty czasu pracy i dzienniki pracy należy przechowywać przez okres 5 lat.

Jak naprawić błąd

Funkcje dla niebezpiecznych warunków pracy

Rejestr czasu pracy w przypadku szkodliwych (trudnych, niebezpiecznych) warunków pracy musi odzwierciedlać ograniczenia dotyczące godzin pracy określone w art. 92 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Skrócenie czasu pracy określa układ zbiorowy oraz regulamin wewnętrzny przedsiębiorstwa.

Dokumenty te muszą odzwierciedlać:

• wykaz zawodów (stanowisk pracowniczych) o warunkach niebezpiecznych;
• rodzaj pracy w takich warunkach;
• wymiar czasu pracy w godzinach ustalonych dla pracowników.

Praca niebezpieczna musi być odzwierciedlona w umowie z każdym pracownikiem, którego obowiązki służbowe są wykonywane w takich warunkach.

Ze względu na wyraźną sezonowość pracy lub specyfikę procesu technologicznego można zastosować sumaryczne rozliczanie czasu przepracowanego w okresie od 3 miesięcy do roku.

Ustawa określa specjalny okres przechowywania podstawowej dokumentacji ewidencji czasu pracy w branżach niebezpiecznych – zarówno w przypadku karty zgłoszenia, jak i dziennika wynosi on 75 lat. W przypadku takich przedsiębiorstw wskazane jest zawarcie umowy z wyspecjalizowaną instytucją archiwalną.

Zaleca się prowadzenie dziennika czasu pracy w przedsiębiorstwie dowolnej formy własności. Pozwala na śledzenie czasu faktycznie przepracowanego przez pracowników oraz może służyć do potwierdzania obecności w pracy. Dokument należy przechowywać łącznie z ujednoliconą kartą zgłoszenia przez okres co najmniej 5 lat.

Zasady prowadzenia dziennika czasu pracy

Sztuka. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 30 grudnia 2001 r. nr 197-FZ reguluje obowiązek pracodawcy ewidencjonowania czasu faktycznie przepracowanego przez pracownika. Podany czas musi być odzwierciedlony na specjalnej karcie raportu (patrz formularz T-12, zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1).

Posiadanie dziennika czasu pracy nie jest ustawowym obowiązkiem pracodawcy. Dokument ten służy jednak optymalizacji i uproszczeniu pracy odpowiedniej służby rejestrującej przepracowany czas. Na podstawie informacji zawartych we wspomnianym dzienniku można wprowadzić informacje do karty czasu pracy.

Osoba odpowiedzialna za prowadzenie takiego dziennika jest wyznaczana przez każdą organizację niezależnie:

• wydając specjalne zamówienie lub
• na podstawie przepisów lokalnych - przepisy dotyczące pracy biurowej w organizacji; w takim przypadku funkcjonalność prowadzenia takiej dokumentacji jest natychmiast wskazywana w umowie o pracę pracownika lub jego opisie stanowiska.

Częstotliwość wprowadzania informacji do dziennika czasu pracy oraz okres jego przechowywania zależą od rodzaju ewidencji czasu pracy:

• Księgowość codzienna ma miejsce wtedy, gdy pracownicy mają obowiązek stawić się w pracy każdego dnia w tygodniu pracy. W takim przypadku dziennik jest wypełniany codziennie.
• Tygodniowy – gdy pracownicy pracują w godzinach ustalonych w umowie w tygodniu, ale nie przychodzą do pracy codziennie. Log w tej sytuacji wypełniany jest raz w tygodniu.
• Podsumowując - gdy pracownicy pracują według elastycznego harmonogramu lub na zmiany. W takim przypadku informacje w dzienniku można wprowadzać z częstotliwością ustaloną przez lokalne przepisy: codziennie, co tydzień, co kwartał, raz na sześć miesięcy itp.

Formularz dziennika czasu

Pracodawca ma prawo samodzielnie określić formę prowadzenia dziennika, gdyż ustawodawca nie ogranicza go w tym wyborze. Dziennik można wypełniać zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Co więcej, drugą opcję można wdrożyć nawet bez użycia specjalnych zautomatyzowanych baz danych kadrowych lub księgowych. Wystarczy utworzyć odpowiedni arkusz kalkulacyjny, ponieważ klauzula 1.11 art. 2 ustawy federalnej „O informacjach, technologiach informacyjnych i ochronie informacji” z dnia 27 lipca 2006 r. nr 149-FZ nazywa dokumentem elektronicznym każdą udokumentowaną informację przedstawioną w formie elektronicznej, to znaczy w formie odpowiedniej do odbioru przez komputer i transmisja za pośrednictwem elektronicznych sieci telekomunikacyjnych.

Prowadzenie dziennika w formie elektronicznej musi być zgodne z wymogami wewnętrznych instrukcji organizacji dotyczących prowadzenia dokumentacji.

Zawartość dziennika: rejestracja przyjazdów i wyjazdów pracowników

Przepisy nie określają wymagań dotyczących projektu i treści tego dokumentu. Zgodnie z przyjętą praktyką informacje w takim czasopiśmie prezentowane są najczęściej w formie tabelarycznej. Ta tabela zazwyczaj zawiera następujące kolumny:

• numer seryjny akt;
• PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. pracownik;
• Data wejścia;
• czas pojawienia się pracownika w miejscu pracy;
• czas wyjazdu pracownika z miejsca pracy do domu;
• notatki (zapisywane są uwagi dotyczące spóźnień pracownika do pracy, przyczyn jego nieobecności w miejscu pracy itp.);
• podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dziennika.

Strona tytułowa takiego czasopisma, wydawanego w formie papierowej, zawiera zazwyczaj następujące dane:

• forma organizacyjno-prawna i nazwa organizacji;
• nazwa samego magazynu;
• data rozpoczęcia i zakończenia logowania;
• stanowisko, imię i nazwisko osobę odpowiedzialną za prowadzenie tego dokumentu.

Przykładowe wypełnienie dziennika przyjazdów i wyjazdów pracowników można pobrać pod linkiem:

Dziennik do rejestrowania przyjazdów i wyjazdów pracowników nie należy zatem do obowiązkowej dokumentacji personalnej, dlatego wymagania dotyczące jego prowadzenia nie są regulowane przez prawo. Jednocześnie na podstawie takiego dziennika można szybko wypełnić kartę czasu pracy i zapisać niezbędne uwagi dotyczące przyczyn spóźnień lub nieobecności pracowników.

Forma prowadzenia dziennika może być dowolna, podobnie jak jego treść - wymagania dla nich określają wewnętrzne regulacje organizacji.

Dziennik czasu pracy to dokument, który wskazuje, kiedy pracownicy przychodzą do przedsiębiorstwa i kiedy je opuszczają.

W jakim celu prowadzony jest dziennik?

Dziennik czasu to dokument, który staje się niezbędny, gdy liczba pracowników firmy staje się dość znaczna, w wyniku czego kierownictwo lub odpowiedzialni pracownicy nie mają już możliwości rejestrowania swojego wyglądu „na oko”. Wtedy dokument przejmuje tę funkcję.

Warto zauważyć, że ustawodawstwo obowiązek jego utrzymywania nie jest określony oraz w przedsiębiorstwach o dużej liczbie personelu. Nie ma też na to standardowego formularza, wymagania ograniczają się do tych, które występują ogólnie w pracy biurowej. Dlatego też przedsiębiorstwa same mogą ustalać szczegóły do ​​własnych dzienników księgowych, zgodnie z potrzebami konkretnej firmy.

Dziennik księgowy może służyć do rozwiązywania następujących zadań:

• ustalanie wymiaru czasu pracy pracowników o nieregularnym wymiarze czasu pracy;
• rejestracja przypadków spóźnień i wcześniejszych wyjść z pracy;
• zajęcie schroniska podczas pracy w godzinach nadliczbowych.

Dzięki temu za pomocą tego dokumentu możliwe jest dokładne rejestrowanie czasu, jaki wszyscy pracownicy spędzają na swoim miejscu. Ponadto na dziennik można zwrócić się w przypadku sporu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem dotyczącego niektórych kwestii związanych z czasem pracy. Podobnie dopuszczalne jest powoływanie się na ten dziennik w sądzie, z zastrzeżeniem, że należy go należycie prowadzić. W przypadku wykrycia naruszeń nie można ich uznać za dowód.

Podstawowe sposoby kontroli czasu pracy

Główny sposób kontrolowania czasu pracy do dziś jest tematem niniejszego artykułu, tj dziennik czasu, który może mieć formę papierową lub wirtualną. Jednak wraz z nim dostępne są również inne opcje. Obejmują one:

• przepustka elektroniczna, wykonana w formie karty magnetycznej, przez którą przechodzą przez bramkę obrotową, dzięki tej metodzie można również dowiedzieć się o godzinie przyjazdu i wyjazdu pracowników;
• rachunkowość biometryczna jest najnowocześniejszą metodą, zakłada, że ​​pracownicy wchodzą do miejsca pracy za pomocą odcisków palców.

Ogólne zasady projektowania

Wspomniano już, że nie ma ogólnej formy tego dokumentu. Z tego powodu każde przedsiębiorstwo ma możliwość opracowania go samodzielnie, w oparciu o próbki, które można znaleźć w Internecie.

W szczególności różni się liczba kolumn, w które zostanie wyłożony arkusz. Zależy to od celów, na jakich skupia się pracodawca. Na przykład niezbyt skomplikowany dziennik księgowy może zawierać następujące kolumny:

• numer;
• nazwisko i inicjały pracownika oraz jego miejsce pracy;
• podział przedsiębiorstwa, do którego należy;
• czas przybycia pracownika na miejsce;
• podpis, który złożył po przybyciu;
• podpis osoby odpowiedzialnej za obecność;
• czas odejścia pracownika;
• liczbę godzin przepracowanych przez niego w przedsiębiorstwie w tym dniu;
• notatkę o nieprzestrzeganiu harmonogramu pracy (przyczyną może być praca w godzinach nadliczbowych, opóźnienie z ważnej przyczyny lub spóźnienie);
• podpis pracownika przy odejściu;
• podpis osoby odpowiedzialnej za obecność.

Warto doprecyzować, że z jednej strony lista ta nie jest wyczerpująca, do dokumentu można dodać inne kolumny, z drugiej strony nie jest ona obowiązkowa i w razie potrzeby można z niej wyłączyć niektóre kolumny.

Ponieważ ustawodawstwo nie określa zasad prowadzenia tego dokumentu, konieczne jest określenie ich przez przepisy lokalne. W szczególności fakt prowadzenia dziennika może być wskazany w Regulaminie wewnętrznych przepisów pracy. Jednocześnie na zlecenie menedżera można wprowadzić przykładowy dziennik. W przyszłości dokument musi zostać sporządzony zgodnie ze wszystkimi zasadami określonymi w jego odniesieniu przez lokalne ustawy.

Dziennik ten musi być przygotowany zgodnie z następującymi ogólnymi wymogami pracy biurowej:

• konieczne jest wprowadzenie numeracji ciągłej i oznaczenie numerami wszystkich jej arkuszy;
• wymagane jest zszycie tego dokumentu, a nici są doprowadzane do ostatniej wyklejki, gdzie są wiązane, a końce mają długość co najmniej 5–7 centymetrów;
• na ostatniej stronie należy umieścić pieczęć, która ma kształt papierowego prostokąta przymocowanego do końców przeszywania, w tym prostokącie należy wpisać liczbę kartek oraz podpis kierownika przedsiębiorstwa lub osoby odpowiedzialnej należy na nim umieścić pracownika.

Również w dzienniku (na wyklejce lub w innym miejscu) należy wskazać szereg podstawowych informacji, w szczególności:

• nazwę przedsiębiorstwa lub jego wydział strukturalny, jeżeli dziennik prowadzony jest dla pracowników części składowej przedsiębiorstwa;
• data założenia czasopisma;
• datę dokonania ostatniego wpisu;
• nazwisko, imię, patronimik i stanowisko osoby wyznaczonej do prowadzenia czasopisma.

W przypadku, gdy dziennik prowadzą kolejne osoby, np. ochroniarze, nie zaleca się wyznaczania jednego odpowiedzialnego pracownika. Następnie wskaż stanowisko, jakie zajmuje.

Należy powtórzyć, że wymagania te nie odnoszą się do wymogów legislacyjnych przyjętych konkretnie w odniesieniu do dziennika czasu pracy, lecz są ogólnymi wymaganiami dotyczącymi pracy biurowej. Konieczna jest jednak ich zgodność, szczególnie w zakresie oprogramowania sprzętowego i numeracji dokumentów.

Metody napełniania

Podobnie nie ma obowiązkowych wymagań dotyczących procedury napełniania i zaleca się również, aby wymagania te zostały zatwierdzone przez lokalne przepisy. Można to zrobić na dwa główne sposoby:

• odpowiedzialny pracownik (osobiście lub zajmujący odpowiednie stanowisko, ochroniarz lub inny) wypełnia wszystkie kolumny, oraz pozostali pracownicy jedynie poświadczają swoim podpisem, że wszystko, co wskazano, jest prawidłowe;
• Pracownik wypełnia wszystkie kolumny, a odpowiedzialny pracownik podpisuje.

Obie metody są równoważne i obie mają te same wymagania:

Osobę odpowiedzialną za prowadzenie dziennika wyznacza kierownik, który może także wskazać konkretne stanowisko. Jeżeli oddziałów jest kilka, kierownik może wyznaczyć pracownika, który będzie prowadził własny dziennik księgowy dla każdej jednostki strukturalnej.

Warto dodać, że obecnie, obok standardowego księgowania ręcznego, możliwe jest także jego zaprojektowanie za pomocą formularza na komputerze, a także przy użyciu specjalnej aplikacji.

Programy mogą być świadczone przez organizację świadczącą usługi przez kilka miesięcy; ta metoda zakłada, że ​​są one wynajmowane. Jest to stosunkowo niedroga opcja. Inna opcja – zakup oprogramowania na czas nieokreślony – oznacza, że ​​będziesz musiał zapłacić znacznie więcej.

Jaka jest różnica w przypadku karty raportu?

The dokument należy odróżnić od karty czasu pracy.

Karta czasu pracy wskazuje jedynie, ile łącznie godzin pracownik przepracował danego dnia. Dlatego mniej informacyjną kartę czasu pracy można wypełnić na podstawie dziennika, który wskazuje dokładny czas przybycia pracownika do miejsca pracy, a także jego wyjścia z niego.

Które agencje rządowe kontrolują

Pracodawcy są zobowiązani do śledzenia czasu, kiedy pracownicy pojawiają się w pracy i kiedy ją opuszczają. Jednocześnie kierownictwo przedsiębiorstwa samodzielnie ustala formę tej kontroli. Przedstawiciele agencji regulacyjnych monitorować, jak prawidłowo prowadzona jest księgowość zgodnie z przyjętą formą, w zakresie spełniającym wymogi pracy biurowej, które jak wskazano powyżej są obowiązkowe.

W szczególności organy podatkowe mają prawo sprawdzić, w jaki sposób sporządzony jest ten dokument, gdyż to na jego podstawie pracownikom wypłacane są zarobki, a co za tym idzie, w przyszłości odprowadzane od niego podatki do budżetu. A jeśli ten dziennik zostanie skompilowany niepoprawnie, kwota płatności również będzie niewystarczająca.

Uzyskaj także dostęp do tego dokumentu może zostać objęty Funduszem Ubezpieczeń Społecznych, który ma prawo sprawdzić, czy wysokość świadczeń została ustalona prawidłowo, np. z tytułu opieki nad dzieckiem lub z tytułu zwolnienia lekarskiego. Podobne uprawnienia ma Federalna Inspekcja Pracy.

W takim przypadku nieobecność tego magazynu uznawana jest za istotne naruszenie prawa pracy, które będzie skutkować karą grzywny.

Oto film o automatyzacji śledzenia czasu pracowników.

Dyscyplina pracowników jest podstawowym czynnikiem sukcesu każdej organizacji. Aby tego przestrzegać, organizacje mają ściśle ustalone harmonogramy rozpoczęcia i zakończenia pracy. Aby monitorować przestrzeganie ustalonych zasad, pracodawcy prowadzą różne formy dokumentacji. Jedną z akceptowanych form monitorowania obecności lub czasowej nieobecności w pracy jest specjalna księga rachunkowa przepracowanych godzin.

Dziennik czasu pracy pracownika – podstawa prawna prowadzenia dziennika

Właściwa organizacja produkcji zależy przede wszystkim od niezakłóconego funkcjonowania zatrudnionego personelu. Pracownicy mają obowiązek przestrzegać norm czasu pracy określonych w lokalnych dokumentach. Nie da się jednak uniknąć nieplanowanych nieobecności. Aby móc śledzić obecność pracowników w miejscach pracy i prawidłowo naliczać ich wynagrodzenia, prowadzony jest miesięczny grafik. Obowiązkowy charakter jego utrzymania jest zapisany w art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej Dziennik przyjazdów i wyjazdów pracowników jest prowadzony przez pracodawcę na zasadzie dobrowolności. Prawo nie przewiduje jego obowiązkowego utrzymania.

W jakiej formie jest skompilowany?

Forma dziennika czasu pracy nie jest określona przez prawo, dlatego jego projekt zależy wyłącznie od wymagań pracodawcy. Za legalną uważa się zarówno papierową, jak i elektroniczną wersję prowadzenia ksiąg rachunkowych. Należy doprecyzować, że prowadzenie formularza elektronicznego nie wymaga instalacji specjalnych programów. Wystarczy opracować wygodny dla siebie format i poprawnie go sformatować. Może to być dokument w formacie Word lub Excel. Prowadzenie dokumentu możliwe jest dzięki wbudowanym w organizacji elektronicznym systemom raportowania. Najważniejszą rzeczą przy wypełnianiu formularza papierowego lub elektronicznego jest spójność i konsekwencja.

Jak prawidłowo aplikować?

Rejestracja dziennika czasu pracy pracownika odbywa się metodą tabelaryczną. Każda organizacja ma prawo sama określić, jakich kolumn potrzebuje w księdze. Najważniejsze jest to, że za ich pomocą możesz łatwo śledzić przybycie i odejście pracowników, ich godziny nadliczbowe lub nieobecności.

Projekt książki musi zawierać:

• Strona tytułowa.
• Spis treści.
• Uszczelka na koronce.

Strona tytułowa powinna zawierać ogólną informację o nazwie firmy i tytule książki. Na pierwszym arkuszu należy podać datę rozpoczęcia konserwacji i ostatni wpis w książce. Ważne jest, aby w księdze wskazać stanowisko i nazwisko osoby prowadzącej dokument. Książka jest sznurowana i zapieczętowana w celu zabezpieczenia przed nielegalnym wyrywaniem stron. Pieczęć może mieć formę zadrukowanej kartki papieru lub pieczęci fabrycznej przy zakupie gotowej książki.

Jak prowadzić rejestr czasu pracy pracowników?

Księgę powinna prowadzić jedna odpowiedzialna osoba. Zazwyczaj w organizacjach stanowisko to jest określone w LNLA, a następnie w umowie o pracę odpowiedniego pracownika. Ale możliwe jest również przypisanie odpowiedzialności na polecenie menedżera.

Tabela zawiera następujące wymagane kolumny:

• Numer seryjny.
• Nazwisko pracownika.
• Data wejścia.
• Dokładne rejestrowanie przybycia do pracy.
• Dokładny czas wyjścia z pracy.
• Uwaga, kolumna.
• Podpis pracownika dokonującego wpisu.

Późne przyjazdy lub wcześniejsze wyjazdy są zwykle odnotowywane w kolumnie „Uwagi”. Może także rejestrować nieregularne godziny pracy.

Przykładowe zamówienie na wprowadzenie dziennika czasu pracy pracownika

Cała podstawowa dokumentacja w organizacjach jest wprowadzana w życie na polecenie menedżera. Specjalna księga rachunkowa nie jest wyjątkiem. Zmiany w księdze dokonuje się także poprzez wydanie polecenia.

Kolejność odzwierciedla następujące punkty:

• Podstawa wydania postanowienia.
• Zamów specjalny rodzaj specjalnej księgowości od określonej daty.
• Przypisanie obowiązków jednemu odpowiedzialnemu pracownikowi.
• Instrukcja zapoznania się z zamówieniem.

Okres przechowywania dzienników czasu pracy pracowników

Zgodnie z ustalonymi zasadami wszystkie dokumenty w organizacji po zakończeniu ich konserwacji przekazywane są do archiwum. Okresy przechowywania określone są w instrukcjach państwowych, które wskazują całą listę przechowywanych dokumentów. Zgodnie z § 586 Wykazu specjalny dziennik księgowy przechowuje się przez okres 5 lat od dnia dokonania ostatniego wpisu. Jeśli jednak dokument zawiera informacje o pracy w warunkach niebezpiecznych, jego przechowywanie wydłuża się do 75 lat. Przechowywanie dokumentów przez okres do 5 lat zapewnia wewnętrzne archiwum organizacji, do 75 lat - przekazywane do archiwów miejskich.