ZAKLJUČAK

Dokumenti o osoblju, koji odražavaju radne aktivnosti zaposlenih i potvrđuju radni staž potreban za obračun penzije, igraju posebnu ulogu u životu osobe. Nedostatak ove dokumentacije u organizaciji, kao i vođenje kadrovske evidencije u suprotnosti sa zahtjevima Zakona o radu Ruske Federacije, je neprihvatljivo.

Mora se uzeti u obzir da podaci o broju, sastavu zaposlenih, njihovim platama, uslovima rada, kao i dostupnosti slobodnih radnih mjesta nisu povjerljivi podaci. Zajedno sa drugim dokumentima preduzeća, na primjer, godišnjim izvještajima o finansijskim i ekonomskim aktivnostima, dokumentacija o osoblju mora se prenijeti u državni arhiv na dugoročno čuvanje.

Dokumenti o osoblju privlače pažnju ne samo arhivskih radnika, već i inspektora rada - zaposlenika Rostrudinspektsiya, tijela koja djeluju u okviru svakog regionalnog odjeljenja za rad. Radnici čija su radna prava povrijeđena trebali bi naći podršku u tijelima Rostrudinspektsije, koja danas ima „dovoljno uticaja da primora svakoga da poštuje zahtjeve radnog zakonodavstva“.

Ništa manje važno za upravu preduzeća je korišćenje dokumenata kadrovske službe prilikom rešavanja sporova sa zaposlenima, posebno kada dođe do sukoba koje rešavaju narodni sudovi. Dakle, značajno mjesto među radnim sporovima koje razmatraju sudovi zauzimaju sporovi između radnika i uprave oko vraćanja na posao.

Radni sukobi su uvijek praćeni podnošenjem sudu dokumenata koje priprema kadrovska služba. Od najveće važnosti nije samo pravilan sastav sadržaja svakog dokumenta, već i njegovo izvršenje u skladu sa važećim propisima, tj. daje dokumentu pravnu snagu. Greške napravljene u pripremi dokumenata, nedostatak određenih detalja u njima ili njihova netačna implementacija često dovode kadrovske stručnjake do neuspjeha u pravnom sporu sa zaposlenikom, čak i uz dobro poznavanje članova Zakona o radu Ruske Federacije i njihovu ispravnu primjenu.

Dakle, kadrovska dokumentacija, koja je oduvijek imala značajnu ulogu u životu svakog radno sposobnog lica u našoj zemlji, i dalje ostaje relevantna u kontekstu razvoja tržišnih odnosa, jer služi kao dokumentarni dokaz o pravima zaposlenog na socijalnog osiguranja za starost i invalidnost, a obezbjeđuje se sudu u slučaju radnih sukoba, predaje se državnom arhivu na dugotrajno čuvanje, a koristi se u referentne svrhe kada se građani obraćaju arhivskim ustanovama.

SPISAK KORIŠĆENIH IZVORA I LITERATURA

1 Zakon o radu Ruske Federacije. Usvojena od strane Državne Dume 21. decembra 2001. Odobreno od strane Vijeća Federacije 26. decembra 2001. godine.

2 Obrasci primarnih računovodstvenih isprava za obračun i plaćanje rada. Odobreno Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 5. januara 2004. br. 1.

3 Andreeva, V.I. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi. Praktični vodič sa uzorcima dokumenata. 3. izdanje, ispravljeno i prošireno. - M.: AD „Poslovna škola „Intel-Sintez“, 2010.

4 Basakov. M.I. Imenik pomoćnika sekretara: Praktični vodič. Rostov n/d: Phoenix, 2009.

5 Basakov, M.I. Kancelarijski rad, Rostov na Donu Feniks 2007

6 Bykova, T.A. Kancelarijski rad: udžbenik, M.: MCFR 2006

7 Verkhovtsev, A.V. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi - M.: INFRA-M, 2011.

8 Dedenko, A. N. Osnove kancelarijskog rada - M: “Lebed”, 2004.

9 Kirsanova, M.V. Savremeni kancelarijski rad: Udžbenik. dodatak. M.: INFRA-M 2009

10 Mikushina, M.N. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi - Sankt Peterburg. Misao, 2009.

11 Raitskaya, L.K., Korovina L.V. Komercijalna prepiska i dokumentacija, M.: Pre 2010

12 Rogozhin, M.Yu. Sve o kadrovskoj evidenciji u preduzeću. I: Justitsinform, 2011

13 Semenikhin, V.V. Protok kadrovskih dokumenata, I: Eskimo.S: Personalno odjeljenje, 2010

14 Stenjukov, M.V. Priručnik kancelarijskog rada - M.: "Prior". (izdanje 2, revidirano i prošireno) 2006

15 Stenyukov, M.V. Dokumentacija i kancelarijski rad: bilješke s predavanja. Udžbenik, M.: Omega-L 2007

16 Smirnova, L.K., Kramar, D.V., Menadžment personala: 100 radnih situacija, 2012.

17 Trukhanovich, L.V., Shchur, D.L. Priručnik za kancelarijski rad - I: Posao i usluge, 2010

Stranica
5

5. Basakov M.I. Vođenje kadrovske dokumentacije: Obrazovni i praktični vodič // Serija „Udžbenici i nastavna sredstva“. Rostov n/d: izdavačka kuća "Feniks", 2002.

6. Shekshnya S.V., Ermoshkin N.N. Strateško upravljanje ljudskim resursima u doba interneta. - M.: AD „Poslovna škola „Intel-Sintez“, 2002.

7. Yurasov I.A. Filozofija upravljanja kadrovima u Rusiji u sadašnjoj fazi. // Menadžment osoblja. 2004. br. 18. str. 48 – 51.

Lekcija 2. Skup dokumenata o regulaciji upravljanja osobljem (2 sata)

Svrha lekcije je proučavanje savremenog zakonodavnog okvira za dokumentovanje aktivnosti upravljanja kadrovima.

Imati ideju o sistemu državnih i općinskih službi u Ruskoj Federaciji, konstitutivnim entitetima Ruske Federacije;

Poznavati zakone i propise koji regulišu upravljanje kadrovima u sadašnjoj fazi;

Poznavati sastav kadrovske dokumentacije utvrđen zakonom i propisima.

1. Razviti organizacionu povelju.

2. Izraditi propise o zaštiti osoblja i rada.

3. Razviti opis posla za stručnjaka za ljudske resurse.

4. Kreirajte strukturu i nivoe osoblja u organizaciji.

5. Napravite tabelu osoblja za organizaciju.

Kontrolna pitanja

1. Koji zakonodavni i podzakonski akti regulišu dokumentaciju kadrovskih aktivnosti u savremenim uslovima?

2. Navedite glavne vrste dokumenata utvrđenih radnim zakonodavstvom.

3. Kakva je struktura tekstova Pravilnika o službi upravljanja kadrovima i opisa poslova?

4. Navesti karakteristike dokumentovanja kadrovskih aktivnosti u državnim, opštinskim i nedržavnim institucijama.

5. Navedite objedinjene forme kadrovskih dokumenata.

Izvori:

1. Zakon o radu Ruske Federacije.

2. Zakon Ruske Federacije "O osnovama državne službe Ruske Federacije".

3. Zakon o akcionarskim društvima.

4. Album jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije.

književnost:

1. Andreeva V.I. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi. - M., 1999.

2. Knjiga službenika kadrovske službe: - M.: Ekonomija, 1988.

3. Basakov M.I. Upravljanje kadrovskom evidencijom: Edukativni i praktični priručnik. - Rostov n/d: Izdavačka kuća "Feniks", 2002.

4. Sankina L.V. Priručnik za vođenje kadrovske dokumentacije. - M.: MCFR, 2002.

5. Opisi poslova transportnih organizacija. - M.: Izdavačka kuća PRIOR, 2002.

6. Osoblje preduzeća: 300 uzoraka opisa poslova. M.: Posao i usluge, 2000.

Lekcija 3. Planiranje, predviđanje i marketing osoblja (2 sata)

Svrha lekcije je savladavanje procesa upravljanja kadrovima, njegovog planiranja, obuke i predviđanja karijere.

Kao rezultat ispunjavanja zadataka, studenti treba da:

Naučite analizirati kadrovski potencijal organizacije, njen broj, kategoriju, strukturu;

Planirati regrutaciju i odabir osoblja;

Planirajte razvoj karijere u organizaciji.

Zadaci za samostalan rad:

Vježba 1

Proučite tržište rada za profesije koje zanimaju organizaciju koristeći sljedeće indikatore:

Odnos između ponude i potražnje za radnom snagom u zanimanjima od interesa;

Plate i uslovi rada u konkurentskim kompanijama;

Podaci o kompanijama koje pružaju kadrovske usluge (berze rada, agencije za zapošljavanje).

Zadatak 2

Odaberite najoptimalnije izvore zapošljavanja za vašu kompaniju:

Prijatelji i zaposleni;

Zavodi za zapošljavanje, agencije za rad, berze rada;

Obrazovne ustanove;

Inicijativni zahtjevi ljudi koji žele da se zaposle putem oglasa koje daje kompanija;

Zadatak 3

Sastavite tekst oglasa za prijem kandidata na slobodna radna mjesta u Vašoj kompaniji. Napominjemo da oglasi za posao moraju sadržavati sljedeće vrste informacija:

O kompaniji koja nudi posao;

O samom radu;

O najvažnijim uslovima za kandidata;

O beneficijama i poticajima;

Informacije o tome gdje i kome se obratiti.

Zadatak 4

Pregledajte oglase u nastavku. Popunite tabelu tako što ćete ocijeniti svaku vrstu informacija za svaki od šest oglasa: I – jasno; t – maglovito; o – odsutan. Kako biste objasnili nepotpune informacije u ovim oglasima?

Oglas br. 1

Agencija za nekretnine "S-Pb DOM"

Licenca br. 12

Pozivi agenata, besplatna obuka, konkretan posao, prava prilika da poboljšate svoje životne uslove u najkraćem mogućem roku.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Uvod

U savremenim uslovima, značaj kadrovske dokumentacije u aktivnostima bilo koje organizacije prilično je jasno vidljiv. Svaki proces, svaka aktivnost u preduzeću regulisana je relevantnim aktima, propisima, uputstvima, pravilima koja ispunjavaju svoju specijalizovanu ulogu. Stoga je proučavanje kadrovske dokumentacije, njeno istraživanje i analiza neophodno za njenu pravilnu primjenu i pripremu, kao i stvaranje najboljeg sistema za efikasno funkcionisanje organizacije.

Upravljačke aktivnosti se zasnivaju na radu sa dokumentima, kancelarijskom radu i protoku dokumenata. Tradicionalno tumačenje pojmova „papirologija“ i „tok dokumenata“ u upravljanju dokumentima je prilično blisko i svodi se na formalne procese kreiranja i premeštanja dokumenata u organizaciji. U uobičajenijem tumačenju, mnogi činovničke funkcije za snimanje dokumenata shvataju kao kancelarijski rad, a protok dokumenata kao poslovne procese koji se odnose na funkcionalne aktivnosti organizacije.

Međutim, nakon detaljnijeg razmatranja, očigledno je da je nemoguće izgraditi efikasan sistem upravljanja zasnovan na dva sistema upravljanja dokumentacionim aktivnostima: formalnom i funkcionalnom. Oni moraju biti neraskidivo povezani i ujedinjeni u cijelom preduzeću. Upravo je dokument, glavni element ovih sistema, predmet našeg kursa.

Svrha nastavnog rada je proučavanje različitih pogleda i ideja o ovom problemu, utvrđivanje zajedničkih karakteristika i razlika u tumačenju koncepta koji proučavamo, razmatranje sistema kadrovske dokumentacije i koja moderna tehnička dostignuća postoje za efikasno funkcionisanje ovog sistema.

U prvom poglavlju našeg kursa definisaćemo suštinu pojma „Kadrovska dokumentacija“, sagledavajući tumačenje ovog pojma od strane različitih autora, identifikovaćemo zajedničke karakteristike i razlike u ovim definicijama. Zatim ćemo se osvrnuti na sistem kadrovske dokumentacije, definisati njegove elemente, glavne karakteristike i značaj u ukupnom sistemu upravljanja kadrovima. Zatim ćemo analizirati savremeni tehnički softver koji se koristi za informatizaciju i automatizaciju procesa u oblasti upravljanja sistemima kadrovske dokumentacije i sagledaćemo prednosti korišćenja takvog softvera.

Drugo poglavlje će biti posvećeno formiranju sistema upravljanja osobljem u organizaciji. Da bismo to uradili, dizajniraćemo organizacionu upravljačku strukturu (OMS) preduzeća prema navedenim elementima. U početku je neefikasan, pa ćemo razviti modifikovani OSU u kojem će nedostaci prethodnog biti otklonjeni. Sljedeća tačka nastavnog rada biće formiranje službe sistema upravljanja kadrovima. Ovdje ćemo analizirati raspodjelu funkcija između strukturnih odjela ove službe. I na kraju, na osnovu proučenog teorijskog materijala izradićemo regulatornu dokumentaciju, odnosno Pravilnik o kadrovskoj službi i Opis poslova višeg službenika za regulisanje radnih odnosa.

1. Teorijske osnove kadrovske dokumentacije

1.1 Definicija suštine pojma “Kadrovska dokumentacija”

Da bi se rasvijetlilo bilo koje pitanje, prvo je potrebno odrediti njegov terminološki sastav. U svakoj sferi ljudske djelatnosti koristi se jedan ili drugi skup pojmova i pojmova, specifičnih samo za određeno područje njegove primjene. Za razliku od opšteg književnog jezika, stručni jezik zahteva nedvosmisleno tumačenje osnovnih pojmova izraženih pojmovima. Ovo je posebno važno za dokumentaciju podrške menadžmentu: jezik poslovne komunikacije usko je povezan sa vokabularom zakonodavnih i podzakonskih akata, a netačna upotreba određenog termina može imati neželjene pravne posledice. Zato ćemo u prvom pasusu našeg kursa definisati suštinu pojma „Kadrovska dokumentacija“ za dalje sadržajnije razotkrivanje teme.

Da bismo što preciznije odredili značenje pojma koji razmatramo, razmotrićemo njegovo tumačenje od strane različitih autora u tabeli br. 1, a zatim analizirati ove pojmove.

Tabela br. 1. “Definicija suštine pojma “Kadrovska dokumentacija”

	Definicija	Književnost
	Kadrovska dokumentacija je skup dokumenata organizacione, organizaciono-metodološke, organizaciono-administrativne, regulatorno-tehničke, tehničke i ekonomske prirode, kao i regulatorno-referentnih materijala kojima se utvrđuju norme, pravila, zahtjevi, karakteristike, metode koje se koriste u rješavanju konkretnih problema. u vezi sa osobljem organizacije.	Samygin, S.I. Menadžment osoblja / Ed. S. I. Samygina. - Rostov-n/D: Phoenix, 2007. - 512 str. - (Serija “Udžbenici, nastavna sredstva”) (str. 188)
	Kadrovska dokumentacija - dokumenti koji kruže u sistemu upravljanja kadrovima, čija je osnova kancelarijski rad - puni ciklus obrade i kretanja dokumenata od trenutka kada ih kreiraju zaposleni u kadrovskoj službi (ili ih zaprime) do završetka izvršenja i prijenosa drugim odeljenjima.	Kibanov, A. Ya. Menadžment personala u organizaciji: Udžbenik / Ed. A. Ya. Kibanova. - 2. izd., dop. i obrađeno - M.: INFRA-M, 2008. - 638 str. (str.156)
	Kadrovska dokumentacija - brojna organizaciona i administrativna, izvještajna i statistička, informativna i referentna dokumentacija, kao i dokumentacija o kadru.	Basakov, M. I. Dokumenti o osoblju organizacije / Comp. M. I. Basakov. - Rostov-n/D: Izdavački centar “MarT”, 2007. – 272 str. (27s.)
	Kadrovska dokumentacija je grupa dokumenata kreiranih prilikom registracije, zapošljavanja, otpuštanja radnika, davanja odsustva, stimulacija, regulisanja dužnosti osoblja, formiranja kadrovske tablice i drugih dokumenata koji se odnose na osoblje organizacije.	Kurs kancelarijskog menadžmenta: Dokumentaciona podrška menadžmentu: Udžbenik. - 3. izd. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibirski sporazum, 2007. - 287 str. (str.157)
	Kadrovska dokumentacija - dokumentacija potrebna za organizovanje radnih aktivnosti osoblja i pravnu registraciju kadrovske strukture.	Okhotsky, E. V. Knjiga djelatnika kadrovske službe: Obrazovni i referentni priručnik / Pod općim naslovom. ed. E. V. Okhotsky, V. M. Anisimov. - M.: OJSC Izdavačka kuća "Ekonomija", 2008. - 494 str. (str.107)
	Kadrovska dokumentacija - pisani dokumenti koji evidentiraju lične podatke o osoblju, kvantitativnom i kvalitativnom sastavu, zadacima, funkcijama, pravima, odgovornostima odjeljenja i pojedinačnih službenika, evidenciju radnog vremena i drugi dokumenti koje kreira i obrađuje kadrovska služba.	Kuznjecova, T.V. Kancelarijski rad (Organizacija i tehnologija podrške dokumentaciji): Udžbenik za univerzitete / Kuznjecova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. et al.; Ed. T. V. Kuznjecova. - M.: UNITY-DANA, 2007. - 359 str. (str. 63)
	Kadrovska dokumentacija je skup međusobno povezanih dokumenata koje koristi kadrovska služba organizacije.	Komyshev, A. L. Osnove dokumentacione podrške menadžmentu: Udžbenik za ekonomiste, računovođe, revizore i menadžere / Komyshev A. L. - M.: Izdavačka kuća "Delo i servis", 2008. - 224 str. (str.23)
	Kadrovska dokumentacija je normativno utvrđena baza dokumenata koja definiše opseg najvažnijih odgovornosti osoblja potrebnih za uspješno obavljanje posla, mjesto ove pozicije u aktivnostima organizacije, njene veze sa drugim zaposlenima (odjelima), uslove rada. , kao i one koje se odnose na opštu organizaciju preduzeća.	Sahakyan, A.K. Menadžment personala u organizaciji / A.K. Sahakyan [et al.] - Sankt Peterburg: Peter, 2007. - 176 str. (str. 54)
	Kadrovska dokumentacija - dokumenti koji regulišu zadatke, funkcije, prava, odgovornosti odeljenja i pojedinačnih zaposlenih u organizaciji; sadrže metode i pravila za izvršavanje dužnosti zaposlenih, kao i normative i standarde neophodne za rešavanje problema organizovanja i planiranja rada.	Serbinsky, S.I. Menadžment osoblja. Udžbenik / Ed. B. Yu. Serbinsky i S. I. Samygin. - M.: Prior Publishing House, 2009. - 432 str. (str. 287)
	Kadrovska dokumentacija - različite vrste akata koji imaju pravni značaj, koji se odnose na aktivnosti organizacije i odražavaju informacije o osoblju i regulisanju njihovih aktivnosti u njoj.	Andreeva, V.I. Upravljanje evidencijom u kadrovskoj službi: Praktični vodič sa uzorcima dokumenata (na osnovu GOST-a Ruske Federacije) / V.I. Andreeva. - M.: Poslovna škola "Intel - Sinteza", 2007. - 208 str. (str. 33)
	Kadrovska dokumentacija je skup različitih vrsta dokumenata koje kreira i izvršava kadrovska služba prilikom zapošljavanja, otpuštanja, distribucije i regulisanja aktivnosti zaposlenih u organizaciji.	Rogozhin, M. Yu. Dokumentacijska podrška menadžmentu: praktični vodič / M. Yu. Rogozhin. - M.: Izdavačka kuća RDL, 2007. - 400 str. (str.142)
	Kadrovska dokumentacija je normativno utvrđena lista dokumenata koji regulišu rad osoblja, koji se, pak, posmatra kao skup međusobno povezanih grupa radnika (propisi o odjelima, modeli radnog mjesta, opisi poslova, ugovori itd.)	Egorshin, A.P. Menadžment osoblja / A.P. Egorshin. - N. Novgorod: NIMB, 2007. - 607 str. (str. 224)
	Kadrovska dokumentacija - dokumenti koji kruže u sistemu upravljanja kadrovima, njihova obrada i kretanje od trenutka kreiranja ili prijema do završetka izvršenja ili prenosa.	Turchinov, A.K. Menadžment personala: Udžbenik / Opšte. ed. A.K. Turchinova. - M.: Izdavačka kuća RAGS, 2008. - 488 str. (str. 418)
	Kadrovska dokumentacija je skup dokumentacije koji obezbjeđuje planiranje (planske obračune broja, plata i sl.), prikupljanje statističkih podataka o osoblju (podaci o broju, bilansu radnih sati, produktivnosti rada), socijalnoj garanciji (penzije, naknade , beneficije) i organizaciju kadrovskih aktivnosti u preduzeću u celini.	Pečnikova, T.V. Dokumentaciona podrška za aktivnosti organizacije: Udžbenik / T.V. Pečnikova, A.V. Pečnikova. - M.: Udruženje autora i izdavača „Tandem“. Izdavačka kuća EKSMO, 2009. - 208 str. (str. 103)
	Kadrovska dokumentacija je sistem dokumenata koji kreira i obrađuje kadrovska služba organizacije u cilju utvrđivanja i regulisanja funkcija, zadataka, prava, odgovornosti službi, pojedinačnih zaposlenih i organizacije u cjelini u oblasti upravljanja kadrovima.	Gorin, P.K. Osoblje preduzeća: Udžbenik / Gorin P.K. - M.: UNITY-DANA, 2007. - 385 str. (str. 281)

Dakle, definicije koje smo razmatrali nam omogućavaju da zaključimo da „kadrovska dokumentacija“ ima veoma obiman koncept u smislu broja dokumenata koji su obuhvaćeni. Svaki od autora ovaj pojam opisuje u različitoj mjeri. Najpotpunija definicija je iz udžbenika “Upravljanje kadrovima” koji je uredio S. I. Samygin. Odražava čitav niz dokumentacije koja se odnosi na upravljanje kadrovima, koja opisuje različite „norme, pravila, zahtjeve, karakteristike, metode koje se koriste u rješavanju konkretnih problema“, a navodi i sve grupe kadrovskih dokumenata.

Razmatrajući dalje definicije, možemo istaknuti tumačenje „kadrovske dokumentacije“ autora udžbenika „Knjiga djelatnika kadrovske službe“ E.V. Okhotskog. Kratka je, ali u isto vrijeme sažeta. On piše da su to “obavezni dokumenti za organizovanje radne djelatnosti”, jer je bez njihovog prisustva nemoguće djelovanje bilo koje organizacije, a pritom se posebno fokusira na radnu djelatnost koja se zasniva na ovim dokumentima i pravno je formalizirana.

Autori drugih definicija daju približno isto tumačenje koncepta koji razmatramo: mnogi navode same dokumente i njihove funkcije, skrećući pažnju na činjenicu da se kreiraju i obrađuju u kadrovskoj službi (odjelu) organizacije i utiču na oba cjelokupnu djelatnost organizacije i pojedinog zaposlenika.

Dakle, definisali smo suštinu pojma „kadrovska dokumentacija“, razmatrajući definicije različitih autora, i utvrdili da skup kadrovskih dokumenata čini integralni sistem međusobno povezanih elemenata, koji je usmjeren na rješavanje različitih problema.

Upravo ovaj sistem ćemo razmotriti u sljedećem paragrafu našeg kursa.

1.2 Sistem kadrovske dokumentacije

Svi odnosi u koje ljudi stupaju tokom svojih radnih aktivnosti su regulisani. Ono što je bitno u radnim odnosima za društvo u cjelini, sadržano je u zakonodavnim aktima. Mnogi detalji odnosa odražavaju specifičnosti subjekata odnosa i stoga su regulisani regulatornim dokumentima na nivou industrije, regiona, preduzeća, divizija preduzeća i pojedinačnih zaposlenih.

U ovom poglavlju ćemo pogledati dokumente, počevši od nivoa preduzeća pa do dokumenata koji regulišu aktivnosti pojedinog zaposlenog u njemu. Svi oni predstavljaju složen sistem kadrovske dokumentacije, u kojem su njeni pojedinačni elementi (pravila, propisi, uputstva itd.) međusobno povezani i obavljaju svoju specifičnu funkciju.

Dokumentacioni sistem se podrazumeva kao skup dokumenata međusobno povezanih na osnovu njihovog porekla, namene, vrste, obima delatnosti i jedinstvenih zahteva za njihovo izvršenje. Dokumente koji čine sistem kadrovske dokumentacije karakteriše jedinstvo namene i zbirno daju dokumentaciju o aktivnostima osoblja, odeljenja, njihovim funkcijama i zadacima, kao i različite vrste dokumenata koji se odnose na obezbeđenje poboljšanja kvaliteta rada i njegovu analizu. .

Za detaljnije razmatranje ovih dokumenata prelazimo na tabelu br. 2 „Svrha i sadržaj glavnih kadrovskih dokumenata“.

Tabela br. 2. “Svrha i sadržaj osnovnih kadrovskih dokumenata”

	Naslov dokumenta	Svrha
	Ugovor o radu (ugovor)	Uređenje socijalno-radnih odnosa u organizaciji i zaključivanje socijalnog partnerstva između stranaka.	Utvrđuju se prava, dužnosti i odgovornosti stranaka, obavezni i dodatni uslovi, definisanje radnih obaveza, zarada, radno vrijeme, utvrđivanje probnog rada, trajanje godišnjih odmora, postupak raskida ugovora i dr.
	Opis posla	Utvrđivanje funkcionalnih veza zaposlenog i njegovog odnosa sa rukovodećim osobljem, preciziranje prava i odgovornosti, obima znanja i vještina zaposlenog, povećanje ažurnosti i pouzdanosti izvršavanja zadataka, otklanjanje dupliranja dužnosti.	Navodi se naziv radnog mjesta, postupak izbora na radno mjesto, navode se vrste poslova, utvrđuju prava, dužnosti, funkcije, odgovornosti, poticaji, veze i kriteriji za ocjenjivanje rezultata rada zaposlenog.
	Pravilnik o kadrovskoj službi	Regulisanje aktivnosti kadrovske službe, jasna raspodela odgovornosti njenih zaposlenih i interakcija kadrovske službe sa drugim odeljenjima.	Opšta pitanja organizovanja kadrovskih poslova, glavni ciljevi i zadaci, funkcije, prava i odgovornosti službe i zaposlenih; redosled odnosa sa drugim strukturnim odeljenjima.
	Pravilnik o osoblju	Utvrđuje postupak za uspostavljanje stručnih i radnih odnosa u ustanovi.	Odražena su pitanja organizovanja djelatnosti ustanove, naknada, postupka odobravanja godišnjih odmora, upućivanja zaposlenih, prava i odgovornosti zaposlenih i administracije.
	Pravilnik o odjeljenjima	Uređenje namjene i mjesta jedinice u strukturi organizacije, vlastite strukture, glavnih funkcija i zadataka upravljanja, odgovornosti i oblika stimulacije zaposlenih u jedinici.	Razmatra se racionalna raspodjela funkcija, uspostavljanje konstruktivnih veza između strukturnih odjela, preciziranje prava odjeljenja, mjere za povećanje odgovornosti zaposlenih u odjeljenju.
	Interni propisi o radu	Uređenje postupka prijema i otpuštanja radnika, osnovnih prava, dužnosti i odgovornosti stranaka ugovora o radu, radnog vremena, odmora, primjene stimulacija i kazni za zaposlene.	Navedena su prava i obaveze zaposlenog i poslodavca, opisano je radno vrijeme i periodi odmora, te obezbjeđivanje godišnjeg odmora.
	Staffing table	Utvrđivanje službenog i brojčanog sastava sa naznakom platnog fonda.	Sadrži listu radnih mjesta, podatke o broju kadrovskih jedinica, službene plate, naknade i mjesečni platni spisak.
	Pravilnik o bonusima	Uvodi se u cilju jačanja materijalnog interesa, postizanja boljih konačnih rezultata, poboljšanja kvaliteta rada i stvaranja uslova za ispoljavanje kreativne aktivnosti svakog zaposlenog.	Sastoji se od opštih odredbi i procedure za bonuse, koja razmatra izvor isplate, indikatore bonusa, vrijeme i učestalost isplate, kao i razloge uskraćivanja bonusa.
	Pravila promocije	Izraz zahvalnosti za uspjeh u radu, materijalno-tehničku podršku zaposlenih.	Utvrđuje se sastav naknade, razlozi podsticaja i postupak njihovog izvršenja.
	Pravilnik o certificiranju radnika	Utvrđivanje podobnosti zaposlenog za radno mjesto i njegovu platu.	Utvrđeni su kriterijumi za sertifikaciju i ocenjivanje, mere za organizovanje sertifikacije i postupak za njihovo sprovođenje (rokovi, rasporedi), utvrđen sastav sertifikacione komisije i pravilnik o njenom radu.
	Pravilnik o naknadama	Otklanjanje disproporcija u platama pojedinih kategorija radnika, osiguranje kadrova u preduzeću, uvažavanje interesa radnika i poslodavca u smislu povećanja produktivnosti rada i povećanja njegove naknade, jednakog intenziteta standarda rada ili diferencijacije zarada u zavisnosti od intenziteta rada. rad zaposlenog.	Naznačeni su ciljevi koji se postavljaju u oblasti organizovanja zarada za period važenja odredbe i čije postizanje treba da bude olakšano organizacijom zarada. Utvrđuju se regulatorni dokumenti, karakterišu sistemi na osnovu kojih se utvrđuje visina zarada.

Svi dokumenti iz tabele br. 2 uključeni su u sistem kadrovske dokumentacije, odnosno svaki od navedenih dokumenata je međuzavisan i čini jedinstvenu cjelinu. Na primjer, ugovorom o radu definiraju se obaveze zaposlenika u njegovom radnom mjestu i radnom vremenu, koje su, pak, navedene u opisu posla, odnosno pravilniku o radu.

Još jedno svojstvo sistema kadrovske dokumentacije je prisustvo faktora koji formiraju sistem u elementima sistema, što ukazuje na mogućnost njegovog stvaranja. Za formiranje sistema potrebno je kreirati uređene veze. Takve veze u našem sistemu koji se razmatra su opšti princip njihovog stvaranja i fokus na rešavanje konkretnog problema. Kao primjer možemo navesti opšti princip kreiranja dokumenata kao što su Pravilnik o bonusima i Pravilnik o podsticajima koji rješavaju isti problem, ali su i u bliskoj vezi sa drugim dokumentima sistema.

Još jedna karakteristika sistema kadrovske dokumentacije je da ima integrativne kvalitete, odnosno karakteristike svojstvene sistemu kao cjelini, ali nisu svojstvene nijednom njegovom elementu pojedinačno. Ova karakteristika je da osigura stabilan rad organizacije u cjelini, ali ako posmatramo svaki dokument posebno, on ne obavlja takvu funkciju, već doprinosi uspješnom obavljanju ove funkcije od strane sistema.

Tako smo ispitali sistem kadrovske dokumentacije, ukratko opisali svrhu i sadržaj njegovih glavnih elemenata, identifikovali glavne karakteristike sistema i uverili se da on zauzima jedno od značajnih mesta u sistemu upravljanja organizacijom.

Za efikasan i efikasan rad ovog sistema neophodna je savremena tehnička podrška koju ćemo razmotriti u nastavku.

1.3 Savremena tehnička podrška za kadrovsku dokumentaciju

Sadašnji nivo informatizacije društva i automatizacije procesa predodređuje upotrebu najnovijih tehničkih, tehnoloških i softverskih alata u različitim ekonomskim informacionim sistemima, uključujući i sistem kadrovske dokumentacije.

Dokumentacione aktivnosti svakog preduzeća uključuju iste kancelarijske operacije i procese. Dokumenti dolaze izvana ili nastaju unutar organizacije, evidentiraju se i šalju na razmatranje i odlučivanje, a donesene odluke su na izvršenje. U isto vrijeme, stručnjak uključen u proces dokumentacijske podrške osoblju treba riješiti niz problema: pružanje informacijskih i referentnih usluga; računovodstvo i analiza osoblja; računovodstvo, analiza i odabir zaposlenih u organizaciji za slobodna radna mjesta; izbor rezerve za nominaciju; proračun dodatnih potreba organizacije za stručnjacima odgovarajućih kvalifikacija; certificiranje osoblja; formiranje plana za centralizovani razvoj kadrova; analiza sastava i kretanja rukovodećeg osoblja; predviđanje i izračunavanje dugoročnog plana za potrebe specijalista odgovarajućih kvalifikacija; analiza profesionalne strukture osoblja; analiza fluktuacije osoblja.

Bez moderne tehničke podrške, sve se to za njega pretvara u rutinski, radno intenzivan posao, tokom kojeg nastaju različiti problemi:

· nemoguće je pronaći traženi dokument ili čak saznati da li je uopšte postojao;

· dokumenti se kreću izuzetno sporo, morate uložiti značajan trud u pravljenje kopija i praćenje prolaska najvažnijih dokumenata;

· tok dokumenata po pravilu obuhvata značajan deo suvišnih dokumenata i ovlašćenja za njihovo razmatranje, a donete odluke se često dupliraju, a ponekad su i kontradiktorne;

· nema tačnih podataka o dosadašnjim i tekućim aktivnostima odjeljenja i izvršitelja sa dokumentima, kao ni o istorijatu izrade i razmatranja konkretnih dokumenata.

Odnosno, posledica neefikasne organizacije rada sa dokumentima je stvarna nekontrolisanost organizacije, koja se izražava u činjenici da menadžeri nisu u stanju da odgovore na mnoga ključna pitanja vezana za aktivnosti organizacije:

Koje je odluke donijela organizacija;

Na kojim dokumentima i na kojim pitanjima se radi;

Kakva je pozadina i stanje rješavanja konkretnih pitanja;

Šta su radili i rade konkretni izvođači i odjeli.

Rešavanje ovih problema i povećanje upravljivosti preduzeća može biti olakšano organizacijom automatizovanog sistema upravljanja osobljem (APS) ili automatizovane radne stanice za HR stručnjaka (AWS), napravljene na računaru. Ovaj pristup omogućava implementaciju nove informacione tehnologije za proces upravljanja.

ACS je oblik organizovanja upravljanja osobljem zasnovan na bliskoj vezi između ljudi i računarske tehnologije, kao i na širokoj upotrebi tehnika i metoda za optimizaciju i automatizaciju odluka razvijenih u praksi upravljanja.

Pod automatizovanom radnom stanicom (AWS) se podrazumeva skup metodoloških, jezičkih i softverskih alata koji obezbeđuju automatizaciju funkcija korisnika, omogućavajući mu da brzo zadovolji svoje informacije i računarske zahteve.

Upotreba zasebnih autonomnih računara na radnim mjestima službenika ili čak kompjuterske mreže u kadrovskoj službi ne rješava suštinski navedene probleme, već samo mijenja način održavanja kartoteke ili dnevnika.

Ako postoji mreža koja povezuje računare instalirane na radnim mestima u različitim odeljenjima organizacije, tada se podaci o radu sa dokumentima na radnim mestima mogu automatski prikupljati i akumulirati na mrežnom serveru, formirajući informacijsku bazu za upravljanje kadrovskom dokumentacijom. Štaviše, postaje moguće koristiti mrežu ne samo za slanje podataka o radu sa dokumentima, već i samih dokumenata, odnosno mogućnost prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima u punom smislu te riječi. Za organizaciju ovakvog mrežnog upravljanja dokumentacionim aktivnostima potreban je poseban softver - sistemi za automatizaciju ureda i upravljanje dokumentima (SADD).

Što je veći broj poslova zaposlenih koji se odnose na obradu dokumenata obuhvaćenih takvim sistemom, to se efikasnije može vršiti kontrola. U idealnom slučaju, sistem bi se trebao primjenjivati ​​na svim radnim mjestima; u ovom slučaju, uz minimiziranje dodatnih troškova rada, osigurana je potpuna kontrola nad dokumentacijskim aktivnostima organizacije u realnom vremenu.

Najvažnije pitanje kada organizacija odluči da stvori ili kupi SADD je pitanje njihove stvarne efikasnosti. Slijede glavne komponente efekta koji se postiže uvođenjem SADD-a u cijeloj organizaciji:

1. Uvodi se jedinstvena i strogo regulirana tehnologija upravljanja uredima u svim odjelima i organizaciji u cjelini. Istovremeno se smanjuje zavisnost organizacije od osoblja kao nosioca tehnoloških znanja za rad sa dokumentima.

2. Organizacija postaje upravljiva. Postaje moguće odgovoriti na sva pitanja o dokumentima i izvođačima, analizirati i upravljati dokumentacijskim aktivnostima. Budući da kompjuterska mreža može pokriti ne samo centralni ured organizacije, već i njene geografski udaljene odjele, upravljivost se može proširiti na cijelu geografski raspoređenu strukturu organizacije.

3. Stvaraju se uslovi za značajno ubrzanje prolaska dokumenata kroz organizaciju, posebno kod implementacije elektronskog upravljanja dokumentima. Za državni aparat ovo je jedna od najvažnijih karakteristika efektivnosti funkcionisanja njegovih institucija. U komercijalnim strukturama to je važan uslov za povećanje konkurentnosti organizacije i dobijanje koristi zbog brže reakcije na promjenjive uslove.

4. Intenzitet rada operacija povezanih sa obradom kadrovske dokumentacije je minimiziran. Treba, naravno, imati u vidu da potreba za unošenjem potpunih i tačnih podataka o dokumentu, recimo, prilikom njegove inicijalne registracije, može zahtevati dodatni napor na nekim radnim mestima, dok je radni intenzitet rada na drugim radnim mestima koja koriste ovu informacije su smanjene, kako iskustvo pokazuje, nekoliko puta. Ali, što je najvažnije, smanjenje troškova rada operatera samo po sebi ne može biti cilj upotrebe SADD-a.

5. Kvalitativni dobici u vremenu i troškovima rada postižu se organizovanjem međusobno povezanog elektronskog toka dokumenata unutar i između organizacija, jer problemi vezani za izradu i slanje papirnih dokumenata, a zatim i ponovni unos detalja i tekstova primljenih dokumenata potpuno nestaju.

Sumirajući navedeni materijal, možemo reći da implementacija i praktična upotreba automatizovanih radnih mesta, automatizovanih sistema upravljanja i sistema kontrole saobraćaja ima pozitivan uticaj na organizaciju rada kadrovskog specijaliste. Pozitivan socio-ekonomski efekat se izražava u povećanju produktivnosti rada i smanjenju rutinskog rada.

Dakle, definisali smo sadržaj pojma „kadrovska dokumentacija“, rekavši da svaki od autora u različitom stepenu otkriva ovaj pojam: neke definicije su najpotpunije, druge kratke i sažete, ali svi autori se fokusiraju na činjenicu da Kadrovska dokumentacija zauzima značajno mjesto u organizovanju aktivnosti osoblja, učvršćivanju njihovih prava i obaveza, uređivanju radnih odnosa između zaposlenog i poslodavca i, formirajući sistem kadrovske dokumentacije, obezbjeđuje funkcionisanje cijele organizacije u cjelini. A za efikasniji rad sistema preporučljivo je koristiti savremenu tehničku podršku, kroz uvođenje automatizovanih radnih mesta, automatizovanih sistema upravljanja i sistema kontrole saobraćaja.

2. Formiranje sistema upravljanja osobljem organizacije

2.1 Razvoj kontrolnog sistema osoblje prema datim elementima

Kada počinjemo da razvijamo sistem upravljanja kadrovima, definisaćemo pojam sistema. Dakle, sistem je skup elemenata koji su u odnosima i vezama jedni s drugima, čineći određeni integritet, jedinstvo. Postoje jednostavni i složeni sistemi. U složeno organizovanim sistemima njegovi elementi su, pak, i sistemi, odnosno podsistemi. U našem kursu ćemo razmatrati složene sisteme, budući da organizacionu strukturu organizacija (sistem upravljanja personalom) predstavljaju upravo takvi sistemi.

Organizacioni dizajn sistema upravljanja osobljem je proces razvoja projekata za organizaciju sistema upravljanja kadrovima u organizacijama. Dizajn sistema upravljanja kadrovima ne može se odvojiti od dizajna sistema menadžmenta organizacije, jer prvi uključuje ne samo funkcionalne jedinice koje se bave radom sa kadrovima, već i sve linijske menadžere - od direktora do predradnika, kao i rukovodioce. funkcionalnih jedinica koje obavljaju funkcije naučnog, tehničkog, proizvodnog, ekonomskog upravljanja, upravljanja vanjskim ekonomskim odnosima i kadrova. Jednom riječju, sistem upravljanja osobljem je „kičma“ sistema upravljanja organizacijom.

U tu svrhu prvo ćemo osmisliti organizacionu strukturu preduzeća u cjelini, a zatim istaknuti sve strukturne podjele koje provode funkciju upravljanja kadrovima.

Dati su nam elementi pomoću kojih moramo formirati sistem upravljanja organizacijom. U svom izvornom obliku (Dodatak br. 1) je neučinkovit, jer sadrži mnogo elemenata koji obavljaju slične funkcije; veliki broj zamenika generalnog direktora i glavnih inženjera ukazuje na sledeće nedostatke: ne postoje bliski odnosi i interakcije na horizontalnom nivou, nedovoljno jasne odgovornosti i previše razvijen sistem vertikalne interakcije. Mnogi poslanici imaju samo jedno podređeno odeljenje, što je neracionalan način upravljanja, jer ne daje veliki menadžerski efekat, ali povećava troškove vezane za ovu funkciju. Također nije preporučljivo ostaviti visokospecijalizirane odjele direktno podređene glavnom inženjeru organizacije. Široka linearna upravljačka struktura uzrokuje pretjeranu multifunkcionalnost menadžera (mora poznavati tehnologiju u svim njenim zamršenostima), veliko opterećenje (prisiljeno na donošenje ogromne količine odluka) i veliku vjerovatnoću greške. Rukovodioce nižeg i srednjeg nivoa karakteriše: 1. Psihološka neravnoteža prava i odgovornosti (ograničena prava, iako snose punu odgovornost za svoj rad), što dovodi do nervnog i psihičkog stresa i pogoršanja zdravlja; 2. Neposrednost uloge – nejasna raspodjela prava, dužnosti, odgovornosti; psihološki pritisak sa dvije strane: podređenih i nadređenog rukovodstva, što uzrokuje povećanu anksioznost i neuroticizam menadžera.

Tako smo ustanovili da je prvobitno osmišljen sistem upravljanja kadrovima neefikasan i da ga je potrebno poboljšati i promijeniti. Modifikovani sistem upravljanja osobljem predstavljen je u Dodatku br. 2. Njime su ukinuta 3 od 7 mjesta zamjenika glavnog inženjera: zam. glavni inženjer projekta (njemu podređena eksperimentalna radionica prebačena je na upravljanje zamjeniku glavnog inženjera za istraživanje, jer su funkcije ove radionice povezane sa aktivnostima naučno-tehničkog centra); zamjenik glavni inženjer za robu i opremu široke potrošnje (preporučljivo je prenijeti upravljanje aktivnostima eksterne nabavke na zamjenika generalnog direktora za komercijalna pitanja, budući da se zadaci i problemi koje rješava ovaj odjel više odnose na komercijalna nego na pitanja vezana za na tehnološke karakteristike isporučene opreme); a posljednje ukinuto mjesto zamjenika glavnog inženjera je zamjenik glavnog inženjera za tehničku pripremu proizvodnje. Njemu podređeno odeljenje tehničke kontrole prebačeno je na upravljanje zameniku. glavni inženjer za inženjersko-tehničku podršku.

Zamjenici generalnog direktora ostaju u istom broju, ali uz određene izmjene i dopune. Dakle, zamjeniku. Generalnog direktora za proizvodnju, podređeni su odjeljenje glavnog tehnologa i odjeljenje tehničke kontrole, budući da se aktivnosti i pitanja koja rješavaju ti odjeli u velikoj mjeri odnose na proces proizvodnje. Funkcija zamjenika je pretrpjela mnoge promjene. Generalni direktor za ljudske resurse i podređene strukturne odjele: dodat je odjel za zaštitu rada i okoliš i uveden je novi odjel za kadrovske poticaje, ukinuto je radno mjesto pomoćnika generalnog direktora za potrošačke usluge, podređeni odjeli su prebačeni na upravljanje zamjeniku . generalni direktor za ljudske resurse.

Zamjenička pozicija Generalni direktor za kapitalnu izgradnju nije ukinut, iako pod svojom komandom ima samo jedno odeljenje kapitalne izgradnje, budući da veliki obim obavljenog posla, veliki značaj i specifičnost aktivnosti ovog sektora zahtevaju pažljivu i preciznu kontrolu od strane kvalifikovanog specijaliste. u ovoj oblasti.

Istaknimo glavne podsisteme sistema upravljanja kadrovima i strukturne podjele koje obavljaju funkcije podsistema:

1. Podsistem opšteg i linijskog upravljanja.

Ovaj podsistem uključuje generalnog direktora organizacije, njegove zamjenike, pomoćnike, kao i glavnog inženjera i njegove zamjenike.

2. Podsistem kadrovskog planiranja i marketinga.

Funkcije ovog podsistema obavljaju zaposleni u kadrovskoj službi i odjelu za obuku kadrova.

3. Podsistem upravljanja kadrovskim računovodstvom.

Ovaj podsistem organizuje zapošljavanje kadrova, intervjue, procjenu, selekciju i prijem kadrova, a također vrši računovodstvo, premještanje, napredovanje i otpuštanje. Ovo uključuje takve strukturne odjele kao što su odjel za kadrove, odjel za poticaje osoblja i sektor zapošljavanja. Azijska geografska demografska klima

4. Podsistem upravljanja radnim odnosima.

Takav podsistem u našem sistemu upravljanja kadrovima je sektor radnih odnosa, koji analizira i reguliše grupne i lične odnose, upravlja konfliktima i stresom i komunicira sa sindikatima.

5. Podsistem za osiguranje standarda uslova rada.

Odgovornosti ovog podsistema uključuju osiguravanje usklađenosti sa sigurnosnim zahtjevima i zaštitu okoliša. Ove odgovornosti obavlja Sektor zaštite na radu i zaštite životne sredine.

6. Podsistem razvoja kadrova.

Funkcije ovog podsistema obavlja odjeljenje za obuku kadrova, odnosno odjeljenje za obuku kadrova.

7. Podsistem upravljanja motivacijom osoblja.

Upravljanje motivacijom radnog ponašanja, racioniranje, tarifiranje, razvoj sistema nagrađivanja, sistemi podsticaja - to su glavne funkcije koje obavlja odjel organizacije rada i plata. upravljanje kadrovskom dokumentacijom osoblje

8. Podsistem za upravljanje društvenim razvojem kadrova.

U našem slučaju, ovaj podsistem je stambeno-komunalna služba i ugostiteljski objekat.

9. Podsistem za razvoj organizacijske upravljačke strukture.

Odjeljenje za organizacioni razvoj bavi se pitanjima analize organizacijske upravljačke strukture, dizajniranja novih struktura i izrade rasporeda osoblja.

10. Podsistem pravne podrške.

U nadležnost ovog podsistema spada konsultantsko osoblje, kreiranje sistema za odobravanje administrativnih dokumenata itd. Svim ovim pitanjima se bavi pravna služba.

11. Podsistem informacione podrške.

Odeljenje informacione podrške bavi se računovodstvom, statistikom, održavanjem i obradom kadrovskih informacija.

Dakle, razvili smo efikasan sistem upravljanja kadrovima za organizaciju, prepoznavši nedostatke originalnog sistema, rekli smo da loše organizovan sistem upravljanja osobljem utiče na zadovoljstvo menadžmenta obavljenim poslom, odnosima i interakcijama na horizontalnoj i vertikalnoj nivoa, odgovornosti službenika, kao i efikasnosti poslovanja preduzeća u cjelini. Identifikovali smo glavne podsisteme sistema upravljanja kadrovima i strukturne jedinice koje obavljaju funkcije ovih podsistema. Kao što vidite, sve strukturne podjele sistema upravljanja kadrovima odgovaraju jedanaest podsistema, iz toga proizilazi da su sve funkcije upravljanja kadrovima implementirane u naš dizajnirani sistem, što znači da mora funkcionisati efikasno.

2.2 Formiranje službe za upravljanje kadrovima

HR služba je glavna strukturna jedinica koja obavlja:

1. Savjetovanje menadžmenta o identifikovanju i rješavanju problema vezanih za osoblje;

2. Razvoj strategije i filozofije preduzeća;

3. Kontrola postupanja po pritužbama;

4. Koordinacija procedura u vezi sa zapošljavanjem osoblja;

5. Donošenje osoblju organizacije programa naknada, nagrada, stimulacija i sl.;

6. Rješavanje problema u vezi sa nagrađivanjem;

7. Usklađenost sa zakonodavstvom;

8. Objašnjenje glavnih pravaca kadrovske politike i njenog formiranja;

9. Izrada sistematizacije i čuvanje kadrovske dokumentacije.

Svim ovim pitanjima u organizaciji bavi se služba za upravljanje kadrovima, čiju strukturu ćemo razmotriti na dijagramu br. 1.

Raspodjela broja specijalista između odjela službe za upravljanje kadrovima

Na osnovu podataka o ukupnom broju osoblja organizacije (1030 ljudi) i omjeru intenziteta rada rukovodećih funkcija koje obavljaju različite divizije, potrebno je utvrditi kvantitativni sastav zaposlenih koji bi trebali raditi u odjelima službe za upravljanje kadrovima.

Udio osoblja koji se pripisuje službi upravljanja kadrovima, prema iskustvu stranih zemalja i Rusije, iznosi 1 - 1,5% od ukupnog broja osoblja u organizaciji, odnosno 1030 * 1% - 1030 * 1,5% = 10,3 - 15,45 = od 10 do 15 osoba.

Tabela br. 2.2. "Odnos radnog intenziteta funkcija upravljanja osobljem"

U skladu sa tabelom br. 2.2. Procijenjena raspodjela osoblja po odjeljenjima bit će sljedeća:

1. Generalni direktor - 1 osoba;

2. Zamjenik generalnog direktora za ljudske resurse - 1 osoba;

3. Odjeljenje zaštite rada i životne sredine - 1 lice (10*5%-15*5%=0-1);

4. Pravna služba - 1 osoba (10*12%-15*12%=1-1);

5. HR odjel - 2-3 osobe (10*21%-15*21%=2-3);

6. Odjeljenje za opšte kancelarijsko poslovanje - 1 osoba (10*8%-15*8%=0-1);

7. Odeljenje militarizovanog obezbeđenja i zaštite od požara - 3-5 ljudi (10*34%-15*34%=3-5);

8. Odjeljenje za organizaciju rada i plate - 1-2 osobe (10*19%-15*19%=1-2);

9. Odjel za obuku kadrova - 4-6 ljudi (10*40%-15*40%=4-6);

10. Odjeljenje za stambeno-komunalne djelatnosti - 1 osoba (10*2%-15*2%=0-1);

11. Prehrambeni pogon - 1 osoba (10*11%-15*11%=0-1);

12. Sektor radnih odnosa - 2-3 osobe (10*25%-15*25%=2-3);

13. Odjeljenje za podsticaj rada - 1 lice (10*9%-15*9%=0-1).

Kao što se vidi iz proračuna, distribucija broja osoblja je učinjena neodgovarajućom, pa je potrebno preduzeti korektivne radnje u pravcu povećanja broja osoblja u pojedinim odjeljenjima, odnosno u pravnoj službi (sa 1 ​​osobe na 3), odjel rada i zaštite životne sredine (od 1 osobe do 2 -3), stambeno-komunalne službe (od 1 do 3 osobe).

2.3 Izrada regulatorne dokumentacije

U ovom poglavlju ćemo na osnovu proučenog materijala izraditi regulatornu dokumentaciju koja se odnosi na upravljanje kadrovima, odnosno Pravilnik o kadrovskoj službi i Opis poslova višeg službenika za regulisanje radnih odnosa. Pregledali smo niz relevantnih dokumenata i nakon njihove analize sastavili sljedeću dokumentaciju.

Pravilnik o kadrovskoj službi i opisu poslova izrađen je na osnovu referentnog sistema Garant i literature korištene u pisanju prvog poglavlja.

Pravilnik o kadrovskom odjelu sastoji se od šest odjeljaka, koji opisuju glavne odredbe (mjesto ovog odjela u organizacionoj strukturi preduzeća, menadžment, podređenost odjela itd.), glavne zadatke odjela, funkcije, struktura, prava i odgovornosti odjela.

Opis poslova višeg službenika za regulisanje radnih odnosa takođe se sastoji od šest celina, i to opšteg dela, svrhe delatnosti za datog zaposlenog, njegovih funkcija, podataka za njihovo sprovođenje, kao i prava i odgovornosti.

Pravilnik o kadrovskoj službi

1. Opšte odredbe

1.1. Kadrovska služba je samostalna strukturna jedinica.

1.2. Odjelom rukovodi šef, koji se imenuje i razrješava naredbom generalnog direktora preduzeća.

1.3. Odjeljenje odgovara administrativnom direktoru preduzeća.

1.4. Strukturu i popunjenost odjeljenja odobrava upravni direktor na prijedlog načelnika odjeljenja.

1.5. Odjeljenje se u svom radu rukovodi važećom zakonskom regulativom, naredbama preduzeća, usmenim i pismenim nalozima administrativnog direktora i ovim propisima.

2. Glavni zadaci odjela

2.1. Sprovesti efikasnu kadrovsku politiku koristeći najnovije kadrovske tehnologije.

2.2. Napravite i održavajte rezervu za svaku poziciju i profesiju.

2.3. Osigurajte da je broj slobodnih radnih mjesta minimalan ili nepostojeći.

2.4. Odaberite najbolje zaposlenike za kompaniju.

2.5. Koristeći radnu motivaciju, ostvarite maksimalan učinak svakog zaposlenog.

2.6. Učestvuje u razvoju finansijske, proizvodne i preduzetničke strategije preduzeća.

2.7. Upravljajte disciplinskim odnosima kako biste osigurali proaktivno, efikasno ponašanje svih zaposlenih.

2.8. Karijerno vođenje i socijalna adaptacija osoblja.

2.9. Obuka i prekvalifikacija kadrova.

2.10. Registracija radnih odnosa.

2.11. Proučavanje i procjena osoblja.

2.12. Interno kretanje osoblja da se osigura

maksimalni učinak svakog zaposlenog i maksimalni kvalitet rada i proizvoda.

2.13. Poboljšanje kvaliteta radnog života.

2.14. Upravljanje konfliktima, promjenama, stresom, proučavanje i upravljanje međuljudskim i grupnim odnosima.

2.15. Uz pomoć selekcije osoblja, osiguravanje maksimalne produktivnosti rada, efikasnosti rada i efektivnih područja proizvodnih aktivnosti.

2.16. Uz pomoć selekcije kadrova, osiguravanje širenja prodajnih tržišta.

2.17. Stvaranje uslova za razvoj kreativnosti kod svih radnika.

2.18. Stvaranje uslova za osiguranje socio-ekonomskih potreba radnika.

3. Funkcije odjela

Za ispunjavanje postavljenih zadataka, kadrovska služba ima sljedeće funkcije:

3.1. Sprovođenje selekcije kadrova.

3.2. Procjena i implementacija transfera i zamjena osoblja.

3.3. Osiguravanje potrebnog nivoa kvalifikacija osoblja.

4. Struktura odjela

4.1. Strukturu odjeljenja utvrđuje načelnik kadrovske službe, na osnovu potrebe za obavljanjem funkcija kadrovske službe.

4.2. Rukovodilac kadrovske službe samostalno utvrđuje funkcije zaposlenih u kadrovskoj službi.

5. Prava odjela

Odjel ljudskih resursa ima sljedeća prava:

5.1. Najaviti prijem u rezervni sastav udruženja.

5.2. Obaviti razgovore sa svim zaposlenima u udruženju.

5.3. Primite sve tražene informacije od svih zaposlenih i svih menadžera.

5.4. Provjeriti izvršenje dužnosti svih zaposlenih.

5.5. Konstantno usavršavajte vještine svojih zaposlenika.

6. Odgovornost odjela

Odjel je odgovoran za:

6.1. popunjavanje svih upražnjenih pozicija;

6.2. kvalitetan odabir osoblja;

6.3. efektivnost kadrovske politike;

6.4. kvalitet obavljanja svojih funkcija i ostvarivanja zadataka;

6.5. Usklađenost sa zakonima o radu.

Zaključak

Nakon sprovedenog istraživanja i analize kadrovske dokumentacije, razumeli smo sve aspekte ovog koncepta, utvrđujući njegovu suštinu sagledavajući definicije različitih autora. Svaki od njih u različitom stupnju otkriva ovaj pojam, ali je njegovo tumačenje približno isto: mnogi navode same dokumente i njihove funkcije, skrećući pažnju na činjenicu da se kreiraju i obrađuju u kadrovskoj službi (odjelu) organizacije i utiču na kako za cjelokupnu djelatnost organizacije, tako i za pojedinog zaposlenog. Saznali smo da skup kadrovske dokumentacije čini integralni sistem međusobno povezanih elemenata, koji je usmjeren na rješavanje različitih problema. Upravo smo ovaj sistem analizirali u sljedećem paragrafu našeg kursa. Ovdje smo pregledali dokumente, počevši od nivoa preduzeća pa do dokumenata koji regulišu aktivnosti pojedinog zaposlenog u njemu. Svi oni predstavljaju složen sistem kadrovske dokumentacije, u kojem su njeni pojedinačni elementi (pravila, propisi, uputstva itd.) međusobno povezani i obavljaju svoju specifičnu funkciju. Odnosno, dokumentacioni sistem se podrazumeva kao skup dokumenata međusobno povezanih na osnovu njihovog porekla, namene, vrste, obima delatnosti i jedinstvenih zahteva za njihovo izvršenje. Dokumente koji čine sistem kadrovske dokumentacije karakteriše jedinstvo namene i zbirno daju dokumentaciju o aktivnostima osoblja, odeljenja, njihovim funkcijama i zadacima, kao i različite vrste dokumenata koji se odnose na obezbeđenje poboljšanja kvaliteta rada i njegovu analizu. .

Shodno tome, ispitali smo sistem kadrovske dokumentacije, ukratko opisali svrhu i sadržaj njegovih glavnih elemenata, identifikovali glavne karakteristike sistema i uverili se da on zauzima jedno od značajnih mesta u sistemu upravljanja organizacijom.

Zatim smo se osvrnuli na savremenu tehničku podršku za kadrovsku dokumentaciju. Rekli su da dokumentacione delatnosti svakog preduzeća obuhvataju isto kancelarijsko poslovanje i procese, koji se bez savremene tehničke podrške pretvaraju u rutinski, radno intenzivan posao, u kojem se javljaju različiti problemi. Rešavanje ovih problema i povećanje upravljivosti preduzeća može biti olakšano organizacijom automatizovanog sistema upravljanja osobljem (APS) ili automatizovane radne stanice za HR stručnjaka (AWS), napravljene na računaru. Ovaj pristup omogućava implementaciju nove informacione tehnologije za proces upravljanja.

To znači da smo utvrdili da implementacija i praktična upotreba automatizovanih radnih mesta, automatizovanih sistema upravljanja i sistema kontrole saobraćaja pozitivno utiče na organizaciju rada stručnjaka za ljudske resurse. Pozitivan socio-ekonomski efekat se izražava u povećanju produktivnosti rada i smanjenju rutinskog rada.

Sljedeće poglavlje nastavnog rada bilo je posvećeno formiranju sistema upravljanja kadrovima u organizaciji. Da bismo to uradili, prvo smo dizajnirali organizacionu strukturu preduzeća u celini, a zatim identifikovali sve strukturne jedinice koje provode funkciju upravljanja osobljem. Tada smo saznali da je prvobitno osmišljen sistem upravljanja kadrovima bio neefikasan i da je potrebno poboljšanje i promjene. Modifikovani sistem upravljanja osobljem predstavljen je u Dodatku br. 2. Dakle, razvili smo efikasan sistem upravljanja kadrovima za organizaciju, prepoznavši nedostatke originalnog sistema, rekli smo da loše organizovan sistem upravljanja osobljem utiče na zadovoljstvo menadžmenta obavljenim poslom, odnosima i interakcijama na horizontalnoj i vertikalnoj nivoa, odgovornosti službenika, kao i efikasnosti poslovanja preduzeća u cjelini.

U narednom pasusu kursa razmatrali smo formiranje službe sistema upravljanja kadrovima. Ovdje smo analizirali raspodjelu funkcija između strukturnih odjela ove službe.

I na kraju, na osnovu proučenog teorijskog materijala izradićemo regulatornu dokumentaciju, odnosno Pravilnik o kadrovskoj službi i Opis poslova višeg službenika za regulisanje radnih odnosa.

Bibliografija

1. Andreeva, V. I. Upravljanje evidencijom u kadrovskoj službi: praktični vodič sa uzorcima dokumenata (na osnovu GOST-a Ruske Federacije) / V. I. Andreeva. - M.: Poslovna škola "Intel - Sinteza", 2007. - 208 str.

2. Basakov, M. I. Dokumenti o osoblju organizacije / Comp. M. I. Basakov. - Rostov-n/D: Izdavački centar “MarT”, 2006. – 272 str.

3. Gorin, P.K. Osoblje preduzeća: Udžbenik / Gorin P.K. - M.: UNITY-DANA, 2006. - 385 str.

4. Egorshin, A. P. Menadžment osoblja / A. P. Egorshin. - N. Novgorod: NIMB, 2007. - 607 str.

5. Kibanov, A. Ya. Menadžment osoblja i regulativa rada: Udžbenik - 3. izd., revidirano. i dodatne / A. Ya. Kibanov, G. A. Mamed-Zade, T. A. Rodkina. - M.: Izdavačka kuća "Ispit", 2003. - 480 str.

6. Kibanov, A. Ya. Menadžment osoblja organizacije. Radionica: Udžbenik / Ed. Dan. prof. A. Ya. Kibanova. - M.: Infra-M, 2009. - 296 str.

7. Kibanov, A. Ya. Menadžment personala u organizaciji: Udžbenik / Ed. A. Ya. Kibanova. - 2. izd., dop. i obrađeno - M.: INFRA-M, 2006. - 638 str.

8. Komyshev, A. L. Osnove dokumentacione podrške menadžmentu: Udžbenik za ekonomiste, računovođe, revizore i menadžere / Komyshev A. L. - M.: Izdavačka kuća "Delo i servis", 2007. - 224 str.

9. Kudryaev, V. A. Organizacija rada s dokumentima: Udžbenik / Ed. prof. V. A. Kudryaeva. - 2. izd., revidirano. i dodatne - M.: INFRA-M, 2008. - 592 str.

10. Kuznjecova, T.V. Kancelarijski rad (Organizacija i tehnologija podrške dokumentaciji): Udžbenik za univerzitete / Kuznjecova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. et al.; Ed. T. V. Kuznjecova. - M.: UNITY-DANA, 2007. - 359 str.

11. Kurs kancelarijskog menadžmenta: Dokumentaciona podrška menadžmentu: Priručnik za obuku. - 3. izd. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibirski sporazum, 2007. - 287 str.

12. Maslov, E. V. Menadžment osoblja: Udžbenik / E. V. Maslov. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: NGAE, 2008. - 312 str.

13. Oganesyan, I. A. Menadžment osoblja organizacije / I. A. Oganesyan. - Mn.: Amalthea, 2007. - 256 str.

Slični dokumenti

Skupovi dokumenata koji osiguravaju realizaciju funkcija upravljanja kadrovima u institucijama, preduzećima i firmama, njihova struktura i sadržaj u skladu sa svrhom, sastavom i podređenošću indikatora informacija koji su u njima uključeni.

sažetak, dodan 04.10.2009


Suština i funkcije sistema upravljanja kadrovima. Zahtjevi za kadroviranje sistema upravljanja kadrovima u preduzeću. Opšti standardi za organizaciju dokumentacione podrške za sistem upravljanja kadrovima. Sigurnost osoblja i zaštita rada.

teza, dodana 15.11.2010


Kadrovska politika i kadrovska strategija organizacije. Inovativne metode upravljanja osobljem. Analiza sistema upravljanja ljudskim resursima OJSC Komitex i načini njegovog unapređenja. Kretanje radnih resursa, njihova efektivna upotreba.

teza, dodana 27.10.2010


Metrološke karakteristike tehničke dokumentacije. Karakteristike Saranskkabel Plant OJSC Standardi organizacije i svrhe njihovog usvajanja Stvaranje vlastitog sistema standardizacije i obezbjeđivanje uslova za primjenu regulatorne dokumentacije.

sažetak, dodan 24.05.2012


Proučavanje sastava kadrovske dokumentacije: uzorak obrasca ugovora o radu, molba za prijem u radni odnos, premještaj na novo radno mjesto. Nalozi za osoblje i njihovo izvršenje. Lična karta radnika i namještenika, njen standardni obrazac.

test, dodano 31.03.2009


Suština, značenje i sadržaj sistema upravljanja kadrovima organizacije. Metode upravljanja osobljem, kadrovske politike i tehnološki elementi. Analiza i procjena faktora koji utiču na elemente tehnologije upravljanja kadrovima u Sportmaster doo.

teza, dodana 28.10.2010


Sistem upravljanja kadrovima: pojmovi, elementi, metode. Kadrovska politika u sistemu upravljanja kadrovima i njeno planiranje. Analiza sistema upravljanja osobljem u preduzeću TehnoMir doo. Analiza i evaluacija traženja i selekcije kadrova.

teza, dodana 07.08.2012


Osnovni koncepti upravljanja osobljem. Principi, pravci i vrste kadrovske politike organizacije i njene karakteristike. Formiranje strategije upravljanja osobljem organizacije. Analiza glavnih problema u radu sa kadrovima u hipermarketu Start.

izvještaj o praksi, dodan 20.12.2010


Sistem administrativne dokumentacije organizacije i njena priprema. Tok dokumenata, njegove glavne faze, obrasci dokumenata. Unapređenje sistema objedinjavanja organizacione i administrativne dokumentacije u organizaciji na primeru Universal-Service doo.

kurs, dodan 16.11.2014


Kadrovska politika organizacije kao osnova za formiranje strategije upravljanja kadrovima. Trenutno stanje kadrovske politike OJSC Rostelecom, metode odabira zaposlenih. Razvoj mogućih izgleda za povećanje efikasnosti njegovog formiranja.

Aktivnosti svakog preduzeća (organizacije) počinju odabirom i registracijom uposlenika, tako da je potreba za kadrovskom službom nesumnjiva.
Zapošljavanje i zapošljavanje radnika tradicionalno se smatra glavnim zadatkom odjela za ljudske resurse. U knjizi se razmatraju mogućnosti traženja i odabira kandidata: interna rezerva i eksterna selekcija. Veliki značaj u HR radu pridaje se stvaranju optimalnih radnih uslova za selekciju kadrova.

Zakonodavni principi vođenja kadrovskih evidencija.
Savremeno zakonodavstvo zahtijeva od poslodavca da pripremi veliki broj dokumenata koji odražavaju različite aspekte radnih odnosa sa zaposlenima. Takve dokumente izrađuju i provode zaposleni u kadrovskoj službi preduzeća zajedno sa advokatima. Značaj kadrovskih dokumenata određuje činjenica da oni sadrže podatke neophodne građanima za ostvarivanje prava na rad, obrazovanje, penziju i sl., pa se kadrovska služba preduzeća mora rukovoditi zakonima, propisima, uputstvima i drugim dokumenti koji sadrže norme radnog prava. Za kršenje normi sadržanih u ovim pravnim aktima, strane u radnom odnosu mogu biti podvrgnute različitim vrstama pravne odgovornosti.

Prije svega, zaposlenici odgovorni za vođenje kadrovske dokumentacije moraju poznavati Zakon o radu Ruske Federacije. Na osnovu Zakona o radu Ruske Federacije, u preduzeću je uspostavljena jedinstvena procedura za obradu kadrovskih dokumenata.

Na osnovu Federalnog zakona br. 24-FZ od 20. februara 1995. godine “O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija”, odjel za ljudske resurse radi sa ličnim podacima zaposlenih u preduzeću. Pravila obrade i čuvanja informacija, postupak rada sa njima i kontrolu pristupa ličnim podacima sadržani su u Pravilniku o zaštiti podataka o ličnosti, koji je izrađen u skladu sa odredbama navedenog Zakona.

SADRŽAJ
Za čitaoce
1. Glavna područja rada kadrovske službe
1.1. Vođenje kadrovske dokumentacije
1.1.1. Zakonska osnova vođenja kadrovskih evidencija
1.1.2. Pravila za pripremu kadrovskih dokumenata
1.1.3. Skladištenje dokumenata
1.2. Planiranje i organizacija kadrovskog rada
1.2.1. Personalna rezerva
1.2.2. Regrutacija
1.2.3. Učešće u certificiranju
2. Kadrovska dokumenta
2.1. Dokumenti koji definišu strukturu i osoblje preduzeća
2.1.1. Struktura i osoblje
2.1.2. Kadrovi i kadrovi
2.2. Lokalni propisi
2.2.1. Pravilnik o strukturnim podjelama
2.2.2. Pravilnik o naknadama i bonusima
2.2.3. Pravilnik o obradi ličnih podataka zaposlenih
2.2.4 Opisi poslova
2.2.5. Interni propisi o radu
2.3. Dokumenti za prijem, premeštaj, otpuštanje radnika
2.3.1. Ugovor o radu
2.3.2. Promjena ugovora o radu
2.3.3. Nalozi (prijem, transfer, otpust)
2.3.4. Lična karta zaposlenog
2.3.5. Historija zapošljavanja
2.3.6. Lični dosije zaposlenog
2.4. Kolektivni ugovor i ugovor
2.5. Vremenski list
2.6. Odmor
2.6.1. Godišnji osnovni i dodatni plaćeni odmori
2.6.2. Raspored odmora
2.6.3. Odlazi bez plate
2.6.4 Prijava na odmor
2.7. Poslovna putovanja
2.7.1. Servisni zadatak
2.7.2. Nalog za odlazak na službeni put
2.7.3. Putni list
2.7.4. Izvještaj o rezultatima putovanja
2.8. Ostali dokumenti
2.8.1. O podsticajima i kaznama
2.8.2. O posebnom načinu rada
2.8.3. O smanjenju osoblja ili broja zaposlenih
2.8.4. O radnim aktivnostima zaposlenih
3. Obrasci za registraciju
3.1. Dnevnici i registracija dokumenata
3.2. Dnevnici revizije
3.3. Dokumenti za posebno računovodstvo
3.4. Statističko izvještavanje
4. Osobenosti registracije radnih odnosa u pojedinim slučajevima
4.1. Posao na pola radnog vremena
4.2. Kombinacija zanimanja (pozicija)
4.3. Zamjena
4.4. Obavljanje poslova bez oslobađanja od glavnog posla
4.5. Osobenosti propisa o radu za pojedine kategorije radnika
4.5.1. Regulativa rada rukovodilaca preduzeća
4.5.2. Regulacija rada radnica
4.5.3. Regulacija rada maloljetnih zaposlenih
4.5 4 Regulacija rada radnika koji kombinuje rad sa obukom
5. Finansijska odgovornost
6. Rad sa dokumentima koji se odnose na državnu, poslovnu i službenu tajnu
6.1. Državna tajna
6.2. poslovna tajna
6.3. Službena tajna
7. Interakcija sa inspekcijom rada.