Låt oss titta på de viktigaste positiva och negativa aspekterna av övergången till elektronisk dokumenthantering 2017

Många stora och små företag har redan insett fördelarna med att byta till elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer. Idag går EDI självsäkert in i vardagen, tränger undan den vanliga pappersbyråkratin, och för framgångsrika affärer är det viktigt att lära sig hur man hanterar det. Låt oss titta på de viktigaste positiva och negativa aspekterna av övergången till EDI 2017.

Vilka är fördelarna med elektronisk dokumenthantering?

• Den första fördelen med EDF är en betydande besparing av tidsresurser som krävs för generering, verifiering och godkännande av dokument. Det gäller företagets interna registerhantering och datautbyte med entreprenörer och myndigheter.

Skicka rapporter elektroniskt med Bukhsoft Online-systemet - bekväm, tillgänglig och säker elektronisk dokumenthantering med statliga myndigheter!

• Elektronisk dokumenthantering säkerställer säkerheten för skapade dokument. All information lagras i en enda databas, som regelbundet säkerhetskopieras. Med detta tillvägagångssätt är det fysiskt omöjligt att oåterkalleligt förlora viktiga dokument.
• Det elektroniska arkivet ger kompetent systematisering och kompakt lagring av en enorm mängd data. Mappar med flera volymer med papper, arkiverade och noggrant förvarade av expediten, får enkelt plats på flera flyttbara lagringsmedier och hårddiskar på datorn.
• Det är omöjligt att inte nämna chefens fullständiga kontroll över alla affärsprocesser i sin organisation. EDI gör det möjligt att spåra implementeringen av dokumentärt arbete steg för steg, vilket avsevärt förbättrar prestationsdisciplinen.
• Korrekt konfigurerad elektronisk dokumenthantering låter dig segmentera rättigheter och befogenheter. Ansvariga medarbetare får endast tillgång till de handlingar som de behöver inom ramen för sina arbetsuppgifter och kompetens. Detta ger en mångskiktad strategi för datasekretess. Dessutom lagrar systemet all information om de senaste ändringarna, raderingarna och skapande av nya dokument av anställda.
• Som en del av företagets interna dokumentflöde säkerställer EDO 2017 att nya arbetsföreskrifter, instruktioner, order från chefen och andra lokala rättsakter snabbt kommuniceras till anställda för granskning. Elektronisk dokumenthantering skapar ett enhetligt informationsutrymme, involverar varje anställd i affärsprocessen och bildar en företagskultur inom teamet.
• Slutligen är det värt att säga att i den moderna världen förblir de som lyckades anpassa sig i tid till alla snabba förändringar på den internationella standardmarknaden konkurrenskraftiga och lönsamma. Och det elektroniska dokumenthanteringssystemet bidrar till detta i stor utsträckning.

Fördelarna med EDI är betydande, men systemet är inte utan några negativa aspekter. Låt oss titta på dem.

Vi vill gå över till elektronisk dokumenthantering med några av våra motparter, framför allt för att få fakturor och handlingar undertecknade med elektronisk signatur. Ska detta anges i serviceavtalet för att undvika "nitpicking" från skattekontoret.

Det vore bättre för organisationer att ingå ett avtal om elektroniskt dokumentutbyte, som kommer att definiera formatet för elektroniskt dokumentflöde mellan företag. Vilka klausuler i avtalet som hjälper organisationer att undvika anspråk från inspektörer presenteras i artikeln i det fullständiga svaret.

Logisk grund

Vad är viktigt att ha med i ett elektroniskt dokumentutbytesavtal för att undvika skatteförluster

Ekaterina Shestakova, generaldirektör för Actual Management LLC, Ph.D. Rättslig vetenskaper

David Okolelov, rådgivare till Ryska federationens statliga civilförvaltning, 3:e klass

För elektroniskt utbyte av "primär" data krävs samtycke från båda parter

Utan avtal med EDF kommer det inte att vara möjligt att byta fakturor

Du måste komma överens om användningen av en enkel signatur i förväg

MED Numera går allt fler företag över till elektronisk dokumenthantering inte bara i samband med inspektionen, utan även med motparter (läs mer nedan). Men till skillnad från informationsutbyte med skattemyndigheter är förfarandet för att förbereda, komma överens och underteckna ett avtal om elektroniskt dokumentutbyte mellan företag inte godkänt i lag.

LÄS PÅ E.RNK.RU

Ännu mer användbara material

Vi har tagit fram ett exempelavtal om elektroniskt utbyte av dokument (nedan kallat avtalet), där vi definierade formatet för elektroniskt dokumentflöde mellan företag (se exempel nedan). Låt oss överväga vilka klausuler i ett sådant avtal som hjälper företaget att undvika anspråk från inspektörer.*

1. Konsolidering av avtalets form i redovisningsprincipen kommer att motivera företagets rätt att utbyta papper elektroniskt

Elektronisk dokumenthantering är kopplat till företagets interna dokumentflöde, redovisning och rapportering. I sin tur måste uppsättningen redovisningsmetoder godkännas i redovisningsprincipen (artikel 8 i federal lag nr. 402-FZ daterad 06.12.11, nedan kallad lag nr. 402-FZ).

Om ett företag beslutar sig för att införa ett elektroniskt dokumenthanterings- och elektroniskt rapporteringssystem måste ett sådant system därför återspeglas i dess redovisningsprinciper. Det är viktigt att säkra:

- volym av elektroniskt dokumentflöde;
- Format för elektroniska dokument;
- förfarande för lagring av elektronisk rapportering;
- fall då företaget i stället för elektroniska handlingar upprättar handlingar på papper.

2. Angivande av metoden för elektroniskt utbyte kommer att ge klarhet vid interaktion med motparter

Företag bestämmer självständigt förfarandet och metoden för elektronisk dokumenthantering. Det är viktigt att ta hänsyn till två huvudnyanser.

För det första ska det framgå av avtalet om elektroniska dokument dupliceras på papper. Ett företag skickar till exempel ett TTN till en motpart elektroniskt och skickar sedan efter en tid samma dokument i pappersform (till exempel om motparten inte fått det elektroniska dokumentet).*

Observera att denna procedur för att behandla dokument för närvarande tillhandahålls för fakturor (klausul 4 i reglerna för att upprätthålla en logg över mottagna och utfärdade fakturor som används vid beräkningar av mervärdesskatt, godkänd genom dekret från Ryska federationens regering av den 26 december, 2011 nr 1137 ”Om blanketter och regler för att fylla i (bevara) handlingar som används vid beräkning av mervärdesskatt”).

För det andra är det tillrådligt att notera i avtalet om företag utbyter elektroniska dokument direkt (med hjälp av specialiserade program eller vanliga e-postklienter) eller genom att anlita en elektronisk dokumenthanteringsoperatör (läs mer nedan).*

LÄS PÅ E.RNK.RU

Hur man växlar fakturor elektroniskt

Det ryska finansministeriet reglerar strikt förfarandet för elektroniskt utbyte av fakturor (ordernr 50n daterad 25 april 2011), där hela förfarandet beskrivs i 23 punkter. Att byta elektroniska fakturor är dock inte så svårt som det kan tyckas vid första anblicken.

Enligt det ryska finansministeriet är det möjligt att bekräfta faktumet av en affärstransaktion för skatteändamål med ett elektroniskt dokument signerat med en förbättrad kvalificerad elektronisk signatur. En handling undertecknad med en enkel eller förstärkt okvalificerad signatur kan betraktas som en analog av en handling med en handskriven signatur anbringad på papper endast i det fall som är fastställt i lag (brev daterad 04/12/13 nr 03-03-07/12250 ).

Det visar sig att ett dokument undertecknat med en enkel eller förstärkt okvalificerad signatur inte kommer att bekräfta företagets utgifter (brev från Rysslands finansministerium daterat 23 januari 2013 nr 03-03-06/1/24, daterat 25 december, 2012 nr 03-03-06/2/139 och från 20/12/12 nr 03-03-06/1/710).

- faktura på blankett nr TORG-12;
- Acceptans och leverans av arbeten (tjänster).

Dessutom är det viktigt att komma ihåg att företag endast kan byta fakturor genom att involvera en elektronisk dokumenthanteringsoperatör. Därför, om organisationen inte har ett motsvarande avtal, är det lämpligt att utesluta fakturor från listan över elektroniska dokument.

5. En uppgift om förfarandet för lagring av elektroniska dokument kommer att skydda dem från för tidig förstörelse

Förfarandet för att lagra elektroniska dokument skiljer sig inte från proceduren för att lagra pappersdokument. Således måste elektroniska fakturor lagras under den period som avses för lagring av pappersdokument (klausul 1.13 i förfarandet för att utfärda och ta emot fakturor i elektronisk form via telekommunikationskanaler med hjälp av en elektronisk digital signatur, godkänd på order av Rysslands finansministerium daterad 25 april 2011 nr 50n). Låt oss påminna dig om att för redovisningsändamål lagras primära dokument i fem år och för skatteändamål - i fyra år.

Men i praktiken finns det risker att förlora ett dokument (till exempel vid datorfel eller brand). Därför är det tillrådligt i avtalet att definiera förfarandet för att erhålla kopior av dokument från motparten (se expertens kommentar nedan).

Efter adoption 2011-2012. ett antal nyckeldokument som reglerar området för elektronisk dokumenthantering (särskilt den federala lagen "Om elektronisk signatur" N 63-ФЗ daterad 2011-06-04, Order från Ryska federationens finansministerium N 50n av den 25 april 2011 som godkände reglerna för utbyte av fakturor, Beslut från Federal Tax Service daterat den 5 mars 2012. N ММВ-7-6/138@, som godkände det elektroniska fakturaformatet), blev möjligt inte bara mellan organisationer och tillsynsmyndigheter (den s.k. "Elektronisk rapportering"), men också ett fullständigt utbyte av elektroniska primära dokument, såväl som fakturor och kontrakt mellan alla organisationer ( "Elektronisk dokumenthantering").

En av de första utfärdarna av sådana dokument var stora organisationer med tusentals betalare. Du kan redan ta emot elektroniska handlingar och fakturor från resursförsörjningsföretag Mosvodokanal OJSC, Mosenergosbyt OJSC, Our Network LLC (A-Tel), etc. Det är också möjligt att byta med vilken annan motpart som helst, oavsett omfattning och avstånd från dig.

Tekniskt sett sker utbytet av dokument genom VLSI onlineportal Elektronisk rapportering och dokumentflöde, implementerad av en specialiserad telekomoperatör, Tensor Company.

Varför behöver du en elektronisk dokumenthanteringsoperatör Varför kan du inte överföra elektroniska dokument via e-post?

I enlighet med order från Ryska federationens finansministerium av den 25 april 2011. N 50Н, elektroniska fakturor måste gå igenom operatör för elektronisk dokumenthantering.

Den elektroniska dokumenthanteringsoperatören är en tredje, ointresserad person och kommer alltid att kunna bekräfta att ett visst dokument har utfärdats och upprätta en teknisk undersökningsrapport om huruvida dokumentet passerat via operatören. Detta kan vara mycket viktigt i kontroversiella situationer.

Operatören säkerställer även involvering av dina motparter och tillhandahåller teknisk support vid behov.

Hur säkerställs den juridiska betydelsen av elektroniska dokument?

För de flesta dokument nödvändigt och tillräckligt villkoret är att dessa handlingar kommer att undertecknas med en kvalificerad elektronisk digital signatur. Signaturer det Utfärdad av Tensor Companys certifieringscenterär kvalificerade. För att signera dokument är det tillåtet att använda digitala signaturer som utfärdats av alla CA som ingår i förtroendenätverket för Federal Tax Service Certification Centers. Elektroniska signaturer för elektronisk handel kan också användas, men förutsatt att certifikatet innehåller tillräcklig information om det företag för vilket signaturen utfärdats, särskilt TIN.

Fördelar med det elektroniska dokumenthanteringssystemet SBIS-online:

1. Du kan skicka dokument till vilken organisation som helst som är registrerad i Ryska federationen, även om det inte är en SBIS-användare. I det här fallet kommer chefen för Tensor-företaget att kontakta en representant för denna organisation och skicka ett brev till sin e-postadress som uppmanar honom att registrera sig i systemet. Direkt efter registreringen får motparten de handlingar du skickat.
   Du kan också skicka en liknande inbjudan själv via e-post.
2. Ingen installation av specialiserad mjukvara eller hårdvara krävs varken du eller din motpart. En aktuell version av vilken webbläsare som helst med Java-stöd (Internet Explorer, Opera, Mozilla, Google Chrome, etc.) och internetåtkomst räcker. Lätt att ställa in.
3. För att förbereda, skicka, ta emot och godkänna dokument ingen bokföringsprogram krävs (1C, etc.)
4. Om du initialt förbereder dokument i ett redovisningsprogram (1C, etc.), du kan konfigurera integrationen av ditt redovisningsprogram med SBIS-Online-systemet .
5. Dokument som inte har ett standardformulär (till exempel kontrakt) Du kan skicka i valfritt format (doc, pdf, jpeg, etc.)
6. Din motpart kan också få en digital signatur (EDS) gratis under kampanjperioden.

Att registrera sig i det elektroniska dokumenthanteringssystemet VLSI-Online, och även vid behov skaffa en digital signatur för dokumentflöde, lämna en begäran.

Pappersdokumenthantering håller på att bli föråldrad. Pappersdokument går förlorade från leverantörer, vid leverans till en motpart eller från en kund. Du måste skriva ut, underteckna och skicka dokument igen. Allt detta är tid och pengar.

Många människor hindras från att byta till elektronisk hantering av juridiska dokument (EDF) endast av tvivel om att det kommer att vara billigare än papper; att det kommer att vara möjligt att på ett adekvat och optimalt sätt överföra affärsprocesser till elektronisk form; att det inte kommer att kosta orimliga summor pengar och en rad andra frågor. Vi hoppas att detta material ska besvara dem och bli en startpunkt för övergången till EDI.

Låt oss jämföra papper
och elektroniska dokument

Nyckelfrågor i början av ett projekt: hur mycket kostar det och vad som kommer att hända i slutändan. Det är viktigt för företag att förstå hur dyrt det kommer att kosta dem att implementera EDI och vilka resultat de kan förvänta sig. Låt oss jämföra några indikatorer.

Pengar Tid

	Pappersdokumentflöde	Elektronisk dokumenthantering
Kostnad	pappersdokument för 1 ark i A4-format - cirka 1,5 paket med pappersdokument, vilket i genomsnitt är 6 ark i A4-format - 9.	elektroniskt dokument av valfri volym - 0 paket med elektroniska dokument av valfri volym - 0 .
Avsändande	per post - från 40-60 med bud - flera gånger dyrare, i de flesta fall - mer än 10 gånger, beroende på entreprenör och destination.	gratis inkorg. Utgående från 5 till 9 beroende på EDI-operatör. Beror inte på geografiskt avstånd.
Arkiv	lokaler för ett arkiv som ständigt växer - hyrespriserna beror på område och region.	Villkoren för att lagra elektroniska dokument beror på EDF-operatören. SKB Kontur lagrar dokument gratis och på obestämd tid.

	Pappersdokumentflöde	Elektronisk dokumenthantering
Utarbetande av dokument	Utskrift, signering, anbringande av stämplar på ett paket med dokument - från en till flera dagar, beroende på närvaron eller frånvaron av den person som är behörig att underteckna dokumenten på arbetsplatsen. När det är stora volymer av utgående dokument är alla redovisningsanställda upptagna med att förbereda dem under flera dagar varje månad.	Att signera elektroniska dokument av en behörig anställd tar några minuter. Meddelanden om nya dokument påskyndar signeringen och massåtgärder i EDI-system låter dig signera många dokument "med ett klick."
Avsändande	Beroende på destination: per post - från flera dagar till två veckor; med budtjänst - från en till fyra dagar.	Oavsett region får mottagaren dokument några sekunder efter att de skickats.
Återlämnande av signerade exemplar	Beroende på destination: per post - från flera dagar till en månad; med budtjänst - från en till fyra dagar.	Tar inte tid. När motparten undertecknar EPC-dokumentet har båda parter tillgång till det undertecknade originaldokumentet. I Diadoc debiteras ingen avgift för att signera ett inkommande dokument.

Med ett dokumentflöde på 500 dokument per år
du sparar 22 250

Vid användning av pappersdokument blir dina årliga kostnader 25 750, medan dokumentflödet genom Diadoc är 3 500.

Att välja en metod för att arbeta med EDF

Implementeringen av ett EDI-system i ett företags verksamhet kan ta mycket olika tidsperioder och kräva olika ekonomiska investeringar. Det beror på vilken metod hon väljer att arbeta med EDF. Teoretiskt sett är allt som behövs för EDI Internet och ett digitalt elektroniskt dokument. I praktiken behöver företaget bestämma exakt hur det ska organisera arbetet med elektroniska dokument.

Webbversion

Det enklaste sättet är att arbeta sig igenom webbversionen som är tillgänglig för alla. Det kommer inte att kräva några ingrepp i företagets informationssystem. Dokument utbyts med motparter med hjälp av e-postprincipen. I det här fallet betalar företaget endast för de skickade dokumenten.

Modul för 1C

För 1C-användare har Diadoc utvecklat en standardlösning för de mest populära versionerna av detta redovisningssystem: vem som helst kan helt enkelt ladda ner modulen från webbplatsen, installera den och arbeta med elektroniska dokument från ett välbekant program.

Integration med andra redovisningssystem

Integration med andra redovisningssystem kommer att ta längre tid och bli dyrare. Detta beror för det första på redovisningssystemet och dess konfiguration, och för det andra på EDF-operatören.

Diadoc har ett antal utvecklade integrationslösningar för Oracle, SAP ERP (certifierad lösning), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. Det finns även lösningar för integration på programnivå - Connectors, API.

Vi implementerar EDI steg för steg

Gör ändringar i dina redovisningsprinciper

Inkludera i din redovisningsprincip möjligheten att använda elektroniska dokument, i synnerhet att primära dokument kan upprättas i elektronisk form och undertecknas med elektronisk signatur.

Första försöket

Företaget där jag bokför har mer än 300 entreprenörer. De måste generera och skicka primära dokument varje månad. Efter att ha hört om framväxten av tjänster som kunde hjälpa mig att automatisera processen, blev jag genast intresserad av denna möjlighet.

Först försökte vi implementera elektronisk dokumenthantering genom M.E.Doc-tjänsten. Men för att motparten skulle kunna ta emot dokument med hjälp av denna tjänst behövde han installera deras programvara på sin dator. Alla motparter var inte redo för detta: att installera ett nytt program kräver konfiguration; konflikter med antivirussystemet är möjliga etc. Så jag kunde bara använda elektronisk dokumenthantering med ett begränsat antal klienter.

Depositphotos

Nya möjligheter

Sedan pratade min kollega, vars företag har många entreprenörer och ett stort dokumentflöde, om onlinedokumentutbytestjänsten "Vchasno" - hon var mycket nöjd med den. Jag bestämde mig för att prova den här tjänsten.

Det visade sig att att ansluta till systemet är mycket enkelt: För att registrera dig behöver du bara uppge e-post, lösenord och elektronisk nyckel. Det visade sig också att "Vchasno"-teamet är redo att hjälpa till med att lösa de individuella funktionerna i dokumenthantering.

En betydande fördel med tjänsten "Vchasno" är detDu behöver inte installera någon extra programvara för att använda den.Detta var ett stort plus för oss på grund av särdragen med intern företagspolicy och antivirusdataskydd, ochomedelbart gjort det lättare att koppla ett stort antal motparter till elektronisk dokumenthantering.

Programgränssnittet är tydligt och enkelt. Jag är säker på att många kan ta reda på det utan problem.

En annan fördel med tjänsten "Vchasno" är möjligheten att importera dokument till tjänsten direkt från 1C-programmet. När det finns ett stort antal dokument är detta fundamentalt viktigt.

Lista över förmåner

Övergången till elektronisk dokumenthantering ger ett företag många fördelar.

För det första, detta betydande tidsbesparingar.Med fler än 300 motparter tog den månatliga processen att förbereda dokument (stämpla, signera, lägga dem i kuvert) och skicka ut dem flera arbetsdagar. Nu tar hela processen flera timmar.

För det andra, möjlighet till snabba korrigeringar.Om det finns felaktigheter i handlingen (felaktig juridisk adress, felaktighet i avrundning etc.) kan motparten anmäla detta samma dag och få en korrigerad handling på 5-10 minuter.

Tredje, kostnadsbesparingar:Med införandet av elektronisk cirkulation har kostnaderna för att köpa papper, patroner, kuvert och frimärken minskat.

Och slutligen, jag tror att en viktig positiv punktgöra ett genomförbart bidrag till att ta hand om miljön.Ju mer företag använder elektronisk dokumenthantering, desto mindre papper och relaterat material kommer att användas och desto färre träd kommer följaktligen att förstöras.

Populära rädslor och framtidsutsikter

Tyvärr är inte alla ukrainska företagare redo att ge upp pappersdokument. Många fruktar att det kan uppstå problem med erkännandet av utgifter och dokumentens äkthet vid kontroll av skattemyndigheten. Eftersom elektroniska dokument är en relativt ny typ av dokument för Ukraina och många stöter på detta för första gången, är sådana farhågor naturliga. Företag som har ett litet dokumentflöde föredrar att behålla befintlig praxis utan att fördjupa sig i nya möjligheter.

Men jag tycker det redan hälften av mina kollegor använder elektronisk dokumenthantering i en eller annan form. Ett stort genombrott i denna fråga var övergången till utbyte av skattefakturor elektroniskt.

Det förefaller mig som om den omfattande övergången till elektronisk dokumenthantering är en tidsfråga. Ja, nu används det främst av stora, "avancerade" och moderna företag, men jag hoppas att det snart kommer att bli en allmän trend. Övergången till elektronisk rapportering väckte också många frågor och svårigheter samtidigt. Nu erkänner många att detta är väldigt bekvämt.

Jag tror att många snart också kommer att uppskatta fördelarna med elektronisk dokumenthantering och åtminstone delvis gå över till det.

Onlinetjänsten "Vchasno" (ett projekt från EVO-företagsgruppen) är utformad för att utbyta, signera och lagra alla juridiskt viktiga dokument: avtal och kontrakt, färdigställandeintyg, fakturor etc. Tjänsten fungerar med alla typer av digitala signaturer nycklar. Tjänstens onlineprincip kräver inte separat utbildning eller installation av ytterligare programvara på datorn: för att starta elektronisk dokumenthantering behöver du bara en dator ansluten till Internet. Att lagra dokument i molnet eliminerar möjligheten att de går förlorade eller obehörig åtkomst till dem av obehöriga personer.