En tidrapport görs. Hur man korrekt fyller i en tidrapport: exempel och rekommendationer. Vilka beteckningar används när man fyller i tidrapporten?

En tidrapport för att registrera arbetstid och beräkna löner enligt den enhetliga blanketten T-12 krävs för att registrera och registrera personalens arbetade tid och beräkna deras löner. Du måste upprätta en tidrapport enligt instruktionerna som godkänts av resolution nr 1 från Rysslands statliga statistikkommitté daterad 5 januari 2004. Du behöver inte använda det enhetliga T-12-formuläret formulär för att spåra dig själv, men en färdig är lättare att använda.

Exempel på att fylla i det enhetliga formuläret T-12

Den enhetliga formen T-12 innehåller två sektioner:

• Arbetstidsspårning;
• Utbetalning av lön till personal.

Tidrapporten registrerar alla arbetade och obearbetade timmar av den anställde i timmar/minuter. Du kan fylla i tidrapporten med någon av följande metoder:

1. Fyller i närvaro och frånvaro. I det här fallet, i kolumn 4 den dag då den anställde till exempel arbetade övertid (på en ledig dag), är det nödvändigt att ange den normala arbetstiden och tiden för övertidsarbete i en cell separerad med ett snedstreck eller inom parentes. För att göra detta, i den översta cellen skriver du "I/S", och i den nedre cellen - "8/3", där "8" är den normala längden på arbetsdagen, som fastställs för den anställde och arbetas av honom, och "3" är det som arbetade övertid.

   Dessutom kan du lägga till ytterligare rader i kolumn 4 mittemot den anställdes efternamn och initialer för att visa övertidstimmar där. Observera att för att lägga till raderna behöver du inte utfärda en order för att ändra uppgifterna i formulären.

2. Anteckna i tidrapporten endast avvikelser från normal varaktighet, det vill säga frånvaro, arbetade övertidstimmar etc. I detta fall, den dag då den anställde arbetade övertid, måste bokstavskoden "C" noteras i de översta raderna i kolumn 4. Under denna kod, på de nedre raderna, ska övertidsarbetets varaktighet anges.

I kolumnerna 5 och 7 är det obligatoriskt att spegla antalet arbetade timmar under halva månaden (första och andra). I slutet av månaden måste du fylla i följande på din tidrapport:

• kolumn 8, som anger det totala antalet dagar som den anställde arbetade under månaden; kolumn 9, där notera det totala antalet arbetade timmar av den anställde per månad, med hänsyn tagen till övertidstimmar;
• kolumnerna 10, 11 och 12. De visar separata övertidstimmar per månad;
• kolumn 14 - det är för det totala antalet anställdas frånvaro för månaden (timmar (dagar));
• i kolumnerna 15 och 16, ange koden för orsaken till frånvaron och antalet dagar/timmar av anställdas frånvaro;
• kolumn 17, där alla helger och helgdagar för månaden summeras.

Om företaget bokför arbetade timmar och beräknar lön separat, behöver inte punkt 2 i tidrapporten fyllas i. I detta fall kommer avsnitt 1 i rapportkortet att användas som ett separat oberoende dokument (se provfyllning).

Ett rapportkort i formuläret T-12 ges ut ett exemplar per månad för alla anställda i företaget. En ansvarig person är ansvarig för dess förberedelse - till exempel en anställd på personalavdelningen. Sluthandlingen undertecknas av avdelnings- eller företagschefen och personalavdelningens medarbetare, varefter ifylld tidrapport skickas till ekonomiavdelningen.

Exempel på att fylla i det enhetliga formuläret T-12.

Tidrapport - provfyllningdu kan ladda ner den (baserat på en enhetlig form) på vår portal - den måste underhållas av arbetsgivaren. Låt oss studera funktionerna i dess struktur mer i detalj.

Vi fastställer proceduren för att registrera arbetstid: vilka blanketter som ska användas

För att registrera arbetstiden för anställda är detta ett obligatoriskt förfarande på grund av normerna i art. 91 i Ryska federationens arbetslag, - företaget har rätt att använda:

1. Automatiserade system som:

• registrera specialisternas närvaro och deras arbetstider i särskilda filer;
• sådana filer återspeglar kända (lagrade i programdatabasen) orsaker till en specialists frånvaro (till exempel om han är på semester eller är sjukskriven).

Vid användning av en automatiserad plattform kan blankett T-13 användas som ett dokumentformulär där de angivna referenserna registreras.

2. "Manuella" redovisningshandlingar.

För dessa ändamål kan T-12-formuläret användas.

3. Det finns också olika "halvautomatiska" metoder för redovisning - när den ansvariga anställde delvis fyller i tidrapporten och resten görs av datorn.

Du kan lära dig mer om de strukturella egenskaperna hos formulären T-12 och T-13 i artikeln .

Bokföringsformulär: funktioner för att fylla i

Att fylla i dessa formulär kan utföras enligt två principer:

• "kontinuerlig" - när alla händelser relaterade till inspelningsbesök registreras i formulärtabellerna: närvaro, frånvaro, åka på semester och annat;
• "genom avvikelser" - när tabellerna endast återspeglar de händelser som skiljer sig från de typiska, till exempel att vara försenad eller inte dyka upp.

Den interna proceduren för redovisning (med en av de angivna metoderna - automatiserad eller manuell) fastställs av arbetsgivarens lokala bestämmelser.

De angivna blanketterna för registrering av medarbetarbesök var obligatoriska att använda fram till 2013, varefter arbetsgivare har rätt att använda alla andra blanketter. Formerna T-12 och T-13 är dock fortfarande bekanta för HR-specialister och används fortfarande aktivt idag.

Hur man korrekt fyller i T-13 rapportkortet

Om företaget valde den första filredovisningsmetoden, då när man programmerar automatiserade moduler för att mata in data i T-13-formuläret, kommer det att vara användbart för företagets specialister att uppmärksamma följande nyanser:

1. I kolumnen "Dokumentnummer" matas en ordningsindikator automatiskt in.

2. Kolumnen ”Sammanställningsdatum” anger den sista dagen i månaden om dokumentet är upprättat utifrån månadens resultat, eller ett annat sammanställningsdatum om tidrapporten är upprättad för särskilda ändamål.

3. Kolumnen "Lönetypskod" kan återspegla värden som bestämts i enlighet med lokala bestämmelser. En guide till motsvarande värden här kan vara tabellen i ordern från Rysslands federala skattetjänst daterad 10 september 2015 nr ММВ-7-11/387 (den innehåller koderna som anges i 2-NDFL-certifikatet ).

4. Tabellens villkorliga koder (om framträdanden, frånvaro, semestrar och andra evenemang), som fylls i av programmet i tidrapporten, måste användas i enlighet med listan i T-12-formuläret.

Var kan jag ladda ner ett exempel på att fylla i blanketter T-12 och T-13

Du kan ladda ner exempel på hur du fyller i tidrapporter för anställda med hjälp av formulären som vi har granskat på vår webbplats:

Genom att till exempel använda ett exempel på ett T-13-formulär som utarbetats av våra specialister, kommer den ansvariga anställde på företaget att kunna:

1. Konfigurera programvaran som ingår i den automatiska redovisningsplattformen.

Att veta hur man fyller i tidrapporter i praktiken är viktigt för en HR-specialist för att korrekt konfigurera sådan programvara.

2. Använd ett exempel på att fylla i en tidrapport som ett exempel på ett färdigt personaldokument när du förbereder en tidrapport baserat på det "manuella" T-12-formuläret på ditt företag.

Om ditt företag vill använda ett eget redovisningsformulär, som skiljer sig från de enhetliga formulären, kan du också ladda ner ett exempel på det på vår webbplats via följande länk:

Resultat

Den ryska federationens arbetslag kräver att alla arbetsgivare ska föra register över indikatorer som återspeglar anställdas närvaro på jobbet och antalet arbetstimmar. För dessa ändamål används en tidrapport. Arbetsgivaren kan utföra det manuellt eller genom automatiserade lösningar. I det första fallet används T-12-formuläret, i det andra - T-13-formuläret. Den exakta blanketten som HR-tjänstemän behöver använda anges i de lokala bestämmelserna.

Du kan lära dig mer om användningen av dokument relaterade till personalregister i en organisation i artiklarna:

• ;
• .

Fyll i och skriv ut Tidrapporten i LS-programmet · Tidrapport och scheman

Formulär N T-13" Tidsrapport" används för att registrera arbetstid.

Den upprättas i ett exemplar av en behörig person, undertecknad av chefen för strukturenheten, en anställd på personalavdelningen och överförs till redovisningsavdelningen.

Anteckningar i Tidrapporten om orsakerna till frånvaro från arbetet, arbete deltid eller utanför normal arbetstid på initiativ av arbetstagaren eller arbetsgivaren, förkortad arbetstid etc. görs på grundval av korrekt utförda handlingar (intyg om arbetsoförmåga för arbete, prestationsintyg statliga eller offentliga uppgifter, skriftlig varning om stillestånd, ansökan om deltidsarbete, skriftligt medgivande från den anställde att arbeta övertid i fall som fastställts i lag etc.).

För att återspegla den dagliga arbetstiden per månad för varje anställd tilldelas tidrapporten:

• i form N T-13 (kolumn 4) - fyra rader (två för varje halva månaden) och motsvarande antal kolumner (15 och 16).

I formulär N T-13 (i kolumnerna 4, 6) används den översta raden för att markera symbolerna (koderna) för arbetstidskostnader, och den nedersta raden används för att registrera varaktigheten av arbetad eller obearbetad tid (i timmar, minuter) enligt motsvarande koder för arbetstidskostnader för varje datum. Vid behov är det tillåtet att utöka antalet rutor för att ange ytterligare uppgifter enligt arbetstiden, till exempel start- och sluttider för arbetet under andra förhållanden än normalt.

Arbetstidskostnader beaktas i Tidrapporten antingen genom att helt registrera framträdanden och frånvaro från arbetet, eller genom att endast registrera avvikelser (frånvaro, dröjsmål, övertid etc.). Vid reflektion av frånvaro från arbetet, som bokförs i dagar (semester, dagar med tillfällig funktionsnedsättning, tjänsteresor, ledighet i samband med utbildning, tid som ägnas åt att utföra statliga eller offentliga uppgifter etc.), anges endast koder i den översta raden i kolumner av tidrapportsymbolerna och kolumnerna på den nedersta raden förblir tomma.

Blankett N T-13 ”Arbetstidsrapport” används för automatiserad behandling av bokföringsdata.

Vid upprättande av rapportkort i blankett N T-13:

• vid registrering av bokföringsdata för löneuttag för endast en typ av betalning och ett motsvarande konto gemensamt för alla anställda som ingår i Tidrapporten, fyll i uppgifterna "typ av betalningskod", "motsvarande konto" ovanför tabellen med kolumn 7 - 9 och kolumn 9 utan att fylla i kolumnerna 7 och 8;
• vid registrering av bokföringsuppgifter för löneuttag för flera (från två till fyra) betalningstyper och motsvarande konton, fylls kolumnerna 7 - 9 i. Ytterligare ett block med identiska kolumnnummer tillhandahålls för att fylla i uppgifter efter betalningstyper, om deras antal överstiger fyra.

Blankett N T-13 rapportkort med delvis ifyllda uppgifter kan framställas med hjälp av datateknik. Sådana uppgifter inkluderar: strukturell enhet, efternamn, förnamn, patronym, befattning (specialitet, yrke), personalnummer, etc. - det vill säga uppgifter som finns i kataloger med villkorligt permanent information om organisationen. I detta fall ändras formen på rapportkortet i enlighet med den accepterade tekniken för bearbetning av bokföringsdata.

·····

I den här artikeln hittar du:

• Detaljerad beskrivning av hur du fyller i en tidrapport
• Exempel på tidrapport

Att upprätthålla en tidrapport är arbetsgivarens ansvar som fastställs i artikel 91 i Ryska federationens arbetslagstiftning. Tidsrapport T 12 ska föras för varje anställd med angivande av faktiskt arbetad tid. För denna användning:

• tidrapport T 12;
• tidrapport T 13.

Du kan använda enhetliga formulär som godkänts av dekret från Rysslands statliga statistikkommitté av den 5 januari 2004 nr 1, eller formulär som utvecklats oberoende.

Vad är rapportkortet till för?

En tidrapport krävs för att:

• ta dagligen hänsyn till hur anställda använder sin arbetstid, om de följer det fastställda arbetsschemat;
• ta emot uppgifter om arbetade timmar;
• beräkna lön;
• sammanställa statistiska rapporter om arbete för statistikmyndigheter.

Två sätt att hålla en tidrapport

Tidrapporter och löneberäkningar kan underhållas med en av två metoder:

1) metod för kontinuerlig registrering av närvaro och frånvaro från arbetet. Den används för kumulativ registrering av arbetstid, när antalet arbetade timmar varierar.

2) en metod för att registrera avvikelser (no-shows, förseningar, övertid och så vidare). Denna metod används när arbetsdagens längd (skift) är konstant.

Exempel på tidrapporter

Rapportkortet är sammanställt i ett exemplar. I slutet av månaden ska det ifyllda rapportkortet vara undertecknat av cheferna för strukturavdelningarna och HR-medarbetaren. Dokumentet skickas sedan till ekonomiavdelningen för löneberäkning.

Som regel förs tidrapporter för anställda i varje strukturell enhet. I ditt arbete kan du använda både tidrapport T 12 och tidrapport T 13. Tidrapport T 13 används för automatiserad behandling av dataredovisning.

Vem håller tidrapporten

Att fylla i tidrapporten tilldelas vanligtvis en behörig person. Han upprättar rapportkortet i ett exemplar, ger det till chefen för strukturenheten, en personalmedarbetare, och lämnar in det till ekonomiavdelningen. Baserat på tidrapporten beräknas och betalas de anställdas löner ut.

Oftast är ansvaret för att föra tidrapporter tilldelat en personalspecialist, revisor eller chefer för strukturella divisioner utöver sina huvudfunktioner.

Vilka beteckningar används när man fyller i tidrapporten?

När du fyller i tidrapporten kan du använda både alfabetiska och digitala koder, vars lista finns på titelsidan för den enhetliga blanketten nr T-12, godkänd av resolutionen från Rysslands statliga statistikkommitté daterad den 5 januari 2004 Nr 1.

Följande beteckningar används oftast i tidrapporten:

Jag arbetar dagtid;

B – helger och lediga helgdagar;

N – arbeta på natten;

PB – arbete på helger;

C – övertidsarbete;

B – sjukfrånvaro (period av tillfällig arbetsoförmåga);

K – affärsresa;

OT – årlig grundläggande betald semester;

OZ – ledighet utan lön;

U – studieledighet.

Frånvarokoden i anmälningskortet är märkt med bokstavskoden ”NN” (utebliven av okänd anledning) eller den digitala koden ”30”.

Allmänt accepterade symboler för att indikera någon period (till exempel pauser för att mata ett barn som tillhandahålls på grundval av del 4 i artikel 258 i Rysslands arbetslagstiftning) kanske inte räcker. I det här fallet har organisationen rätt att utfärda en order om att införa en ytterligare symbol med en alfabetisk eller digital kod (Procedur för användning av enhetliga former av primär redovisningsdokumentation, godkänd av resolutionen från Ryska federationens statliga statistikkommitté daterad 24 mars 1999 nr 20).

Hur man sparar tidrapporter utan fel

Att fylla i tidrapporten verkar vara lätt, men i praktiken uppstår följande fel:

• endast den anställdes efternamn och initialer anges utan att ange befattningen;
• en ledig semester markeras som en arbetsdag;
• på en förhelgsdag minskas arbetstiden med t ex 1 timme istället för 7 timmar 8.

Du kan ladda ner och även fylla i det enhetliga T-12-formuläret utan fel gratis i "My Business" onlinebokföringstjänsten, efter att du tidigare registrerat dig i tjänsten med . Alla blanketter som presenteras i tjänsten uppdateras regelbundet och uppfyller alla lagkrav.

Hur man håller en tidrapport för en deltidsanställd

Den tid som den deltidsarbetande faktiskt har arbetat är antecknad på tidrapporten. Dess varaktighet (i timmar och minuter) anges på den nedersta raden (kolumnerna 4 och 6) på blankett nr T-12 eller på raderna 2 och 4 (kolumn 4) på ​​blankett nr T-13. Om den anställde är en intern deltidsanställd, återspeglas den arbetade tiden för varje befattning separat.

Hur man markerar en affärsresa på en tidrapport

Tidrapport nr T-12 förs för utstationerade medarbetare. Arbetsresorsdagar är markerade med bokstavskoden "K" eller siffran "06". Arbetstider på tjänsteresa noteras inte.

När ett företag ingår anställningsavtal med anställda måste en affärsenhet organisera registreringen av sin arbetstid. För dessa ändamål kan en tidrapport användas, som öppnas varje månad, och i den reflekterar den ansvarige medarbetarnas arbetstid, deras semester, sjukfrånvaro och annan typ av frånvaro från arbetet. Enligt uppgifterna i detta dokument beräknas lönerna därefter.

Lagstiftningen kräver att administrationen av en organisation eller enskild företagare organiserar och upprätthåller register över arbetsperioder för varje anställd. Ifyllande av arbetstidsrapporten kan utföras av ansvarig person, som bestäms av ledningens order.

Oftast kan sådana personer vara avdelningschefer, personalansvariga, revisorer etc. Deras ansvar är att ange arbetsperioder i tidrapporten med hjälp av koder och chiffer.

Med utvecklingen av tekniska medel för att registrera arbetstid kan ett specialiserat system som använder kort också användas, med hjälp av vilket utseendet och avgången för en anställd på företaget registreras. Arbetstiden kan registreras som en kontinuerlig reflektion av arbetet eller sammanfattas.

I fortsättningen används uppgifter från tidrapporten vid löneberäkning, särskilt med ett tidsbaserat system. Tillsammans med anställningsavtalet är arbetstidsrapporten en av motiveringarna för företagets utgifter, särskilt skattemässigt.

Arbetstidsrapporten registrerar inte bara arbetstimmar, utan låter dig också övervaka den anställdes efterlevnad av arbetsdisciplin. Den används för att övervaka efterlevnaden av arbetstider och identifiera övertidsarbete. Många rapporter som lämnas till statistik och som innehåller personalregisterdata fylls i på basis av en tidrapport.

Viktig! Om ett företag inte för tidrapporter kan tillsynsmyndigheter tillämpa lämpliga påföljder för det.

Hur beräknas en anställds arbetstid?

Lagen fastställer två typer av standarder - en sexdagars arbetsvecka (36 timmar) och en femdagars arbetsvecka (40 timmar). Det vill säga, arbetare kan arbeta fem dagar med en åtta timmars arbetsdag, eller sex dagar med en sextimmarsdag. Brott mot dem är tillåtet i sällsynta fall - med sammanfattad redovisning eller ett oregelbundet schema.

I det första fallet tillämpas standarderna under en längre tidsperiod, till exempel ett kvartal, ett halvt år etc. Det visar sig att det vid en kortare arbetsperiod kanske inte motsvarar de nuvarande normerna, men den bör inte överskrida standarderna under de valda större tidsperioderna.

För vissa arbetare kan en reducerad dags- eller veckoavgift gälla. Exakt hur du behöver ta hänsyn till anställdas arbetstid ska registreras. Tidrapporten ska också visa hela tiden då den anställde inte arbetade, men var registrerad på företaget.

Sådana perioder kan inkludera:

• Sjukskriven.
• Driftstopp osv.

Tidrapporten öppnar i början av månaden och i slutet av månaden är den stängd. I mitten av månaden sammanfattar ansvarig person delresultaten, vilket återspeglar uppgifterna för den första delen av arbetstiden. Handlingen undertecknas av prefekten och lämnas till HR-avdelningen för verifiering. Denna skickas sedan till ekonomiavdelningen för löneberäkning.

Uppmärksamhet! Tidrapporten för 2017 kan, liksom tidigare perioder, vara av två typer - blankett T-12 och blankett T-13. Den första handlar inte bara om att registrera arbetstid, utan också möjligheten att beräkna löner. Blankett T-13 används endast för att registrera arbetstid. Andra dokument används för att beräkna löner.

Är det lagligt att använda elektroniska övervakningssystem?

Lagen föreskriver arbetsgivarens skyldighet att registrera arbetstagarens tid. För dessa ändamål har han rätt att använda olika elektroniska system. Men för att tillämpa dem i praktiken måste företagsförvaltningen återspegla denna punkt i de interna reglerna och i de anställningsavtal som ingås med anställda.

Om detta inte görs kan dessa elektroniska system inte användas.

På olika sätt registreras tidpunkten för ankomst och avgång från företaget. I framtiden kommer ett sådant system, baserat på mottagna data, automatiskt att fylla i en tidrapport.

Ladda ner formuläret och prov på att fylla i rapportkortet

Tidrapportnedladdningsformulär i Excel-format, efter och efter.

I Word-format.

I Excel-format.

Uppmärksamhet! Om orsaken till frånvaron är okänd ska bokstavskoden ”NN” anges på anmälningskortet. I framtiden kommer denna kod att förfinas. Om den anställde var sjuk under denna period korrigeras koden till "B". Om det inte finns några stödjande dokument, skrivs istället för koden "NN" koden "PR".

Helgdagar inföll under semestern

Om semester infaller under semesterperioden ingår de enligt arbetslagen inte i beräkningen av kalenderdagar.

När en anställd beviljas semester, under sin period, noteras helger inte i tidsrapporten, eftersom de ingår i antalet kalenderdagar - i deras ställe finns bokstavskoden "OT" eller den digitala beteckningen 09 för semesterledighet. , samt koden OD eller beteckning 10 - för ytterligare ledighet.

Uppmärksamhet! Icke-arbetslov ingår inte i antalet kalenderdagar. Därför måste sådana dagar i tidrapporten anges med bokstavskoden "B" eller siffran 26.

En anställd blev sjuk under semestern

Om en anställd blir sjuk när han är på semester måste han för att bekräfta detta få en korrekt utfärdad sjukskrivning. Vilodagarna måste därför förlängas vid sjukskrivning eller skjutas upp till annan tid.

Till en början ska semestertiden markeras i tidrapporten med bokstavskoden ”OT” eller den digitala beteckningen 09. Efter att sjukskrivningen lämnats ska tidrapporten justeras - för sjukdagar, istället för den tidigare beteckningen, koden ” B” eller den digitala beteckningen 19 skrivs.

Affärsresan inföll på helgen

Enligt skrivelsen från arbetsministeriet ska alla dagar av en tjänsteresa noteras på tidrapporten, även om de infaller på helger. För att göra detta måste du använda beteckningarna i tidrapporten - en speciell bokstavskod "K" eller den digitala beteckningen 06. I det här fallet behöver du inte ange antalet timmar.

Om den anställde under en affärsresa arbetade på helger, är de i tidrapporten märkta med koden "РВ" - arbete på helger, eller med den digitala beteckningen 03. Antalet arbetstimmar får endast anges i ett fall - när företagsledningen gav den anställde specifika instruktioner, hur många timmar av den lediga dagen han behöver ägna åt arbete.

Uppmärksamhet! Mer information om hur det betalas noteras, liksom andra funktioner beskrivs i den här artikeln.