Analys av effektiviteten av att implementera elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS). Analys av det elektroniska dokumenthanteringssystemet hos Ipsos LLC-företaget · Engångsregistrering av ett dokument, så att du kan identifiera dokumentet unikt

Regelverk för implementering av elektronisk dokumenthantering

Granskning av EDMS presenterad på den ryska marknaden

Bedömning av den ekonomiska effektiviteten av att använda EDS
på Senator LLC

Implementering av elektroniskt dokumenthanteringssystem i holdingförvaltningsbolaget

KAPITEL II. Implementering av elektroniskt dokumenthanteringssystem i förvaltningen

Implementering av elektroniskt dokumenthanteringssystem i förvaltningen

Bedöma kvaliteten på implementeringen av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i organisationer

KAPITEL I. Regelverk för implementering av elektronisk dokumenthantering

Dokumentflödesautomationssystem, elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS)- ett automatiserat fleranvändarsystem som åtföljer processen att hantera arbetet i en hierarkisk organisation för att säkerställa att denna organisation uppfyller sina funktioner. Det förutsätts att ledningsprocessen baseras på mänskligt läsbara dokument som innehåller instruktioner för organisationens anställda att följa.

Införande av elektronisk dokumenthantering i domstolar

Ryska federationens justitieministerium utvecklar utkast till ändringar av koderna som föreskriver reglerna och förfarandet för användning av elektronisk dokumenthantering i rättsliga förfaranden. Deras åtgärd kan träda i kraft 2016.

Bestämmelserna i lagförslaget kommer att tillåta deltagare i processen att använda Internet för att utbyta dokument, genom vilka det kommer att vara möjligt att skicka officiella papper till domstolen, åklagarmyndigheten och utredaren.

Utlåtanden, framställningar, klagomål, presentationer och andra typer av handlingar skickas till domstolen i elektroniskt dokumentformat. För att göra detta måste du fylla i det elektroniska formuläret som krävs på den relevanta myndighetens officiella webbplats och sedan underteckna dokumentet med en förbättrad kvalificerad elektronisk signatur (CES). Rättsliga myndigheter kan i sin tur också ge beslut, domar, klagomål m.m. via telekommunikationskanaler. Skriftliga bevis kan också skickas elektroniskt, men detta förfarande gäller inte uppgifter som utgör en statshemlighet.

Omfattande implementering av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem

Elektroniskt dokumenthanteringssystemär ett multifunktionellt mjukvaru- och hårdvarukomplex för att automatisera hanteringen av affärsprocesser under förhållanden med distribuerad användning av information av olika specialister och kan täcka både individuella och alla affärsprocesser i en organisation:

• organisatoriskt och administrativt dokumentflöde och kontorsarbete
• avtalsmässigt och finansiellt dokumentflöde
• personaldokumentflöde
• design och ingenjörskonst samt design och uppskattning av dokumentflöde
• projektledning
• hantering av applikationer för tekniska anslutning
• hantering av förfrågningsunderlag
• processer för beredning, insamling, lagring och publicering av företagsrapportering
• extern och intern marknadsföring
• och så vidare.

Således, ECM kan täcka behandlingen av en mängd olika dokumentation: order, instruktioner, instruktioner, inkommande och utgående korrespondens, instruktioner, protokoll och utdrag ur protokoll, kontrakt, tilläggsavtal och handlingar, order om utbildning och tjänsteresor; teknisk och reglerande dokumentation; personal, anbud, redovisningshandlingar, ljud, videoinnehåll, grafiska filer m.m.

Dokumentum:

• Lagra och hantera allt innehåll
• Support och hantering av alla stadier av dokumentets livscykel
• Övervaka tidpunkten och kvaliteten på utförande av dokument och instruktioner
• Säkerställa skydd och konfidentialitet för information
• Möjliggöra samarbete kring dokument
• Möjlighet till fördelat arbete
• Omfattande sökverktyg för nödvändiga dokument
• Integration med relaterade CIS-företag

EDMS-funktioner:

Automatiserat kontorsarbete och dokumenthantering:

• skapa dokument (från grunden, från en mall, importera dokument)
• lagarbete, granskning
• kolla designen
• godkännande/godkännande/signering
• registrering av handlingar
• distribution av dokument
• påläggande av beslut, bildande av instruktioner, både relaterade och inte relaterade till dokumentet
• verkställighet av beslut och instruktioner, rapporter om verkställighet
• övervaka genomförandet av deadlines och kvaliteten på resolutioner och instruktioner
• stöd för juridiskt betydande dokumentflöde med digital signatur
• överföring av handlingar till arkivförvaring enligt bestämmelserna

Servicefunktioner:

• attribut och fulltextdokumentsökning
• stöd för kommunikation mellan dokument
• spara alla versioner av dokument;
• stöd till mekanismen för delegering av befogenheter
• skapande av "personliga mappar" av användaren
• anpassa gränssnittet "windows" enligt användarens preferenser
• generering av uppgifter och meddelanden
• generering av statistiska rapporter
• loggningsarbete med dokument i systemet
• revision av alla åtgärder i systemet

Tekniska förmågor:

• informationsskydd, differentiering av åtkomsträttigheter
• flexibel konfiguration av affärsprocesser och åtkomsträttigheter
• integration och datautbyte med andra företags affärsapplikationer (ERP, projektledningssystem, elektroniska handelsplattformar, etc.) och elektroniska dokumenthanteringssystem för motparter
• stöd för flerbranscharbete
• stöd för federerad distribuerad systemarkitektur med möjlighet att replikera information mellan systemnoder
• "mobil office" för fjärrarbete för användare

Implementeringen av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i en organisation kommer att tillåta:

• Minska eller eliminera pappersarbete
• Skapa ett enhetligt arkiv med organisationsdokument
• Minska tid för dokumentbehandling
• Säkerställa kontroll över utförande av order, transparens i affärsprocesser och öka nivån på verkställande disciplin
• Standardisera och reglera affärsprocesser
• Eliminera dubbelarbete
• Säkerställ säkerheten för dokumentlagring
• Leverera dokument till utförare i tid (utskick/leverans av dokument/instruktioner i realtid)
• Ge fjärråtkomst till dokument
• Minska tiden för att leta efter nödvändiga dokument
• Minska kostnaderna för att lagra pappersdokument
• Minska transaktionskostnaderna

TOPS Consultings lösningar för dokumentautomatisering gör det möjligt för organisationer att hantera alla aspekter av dokumentets livscykel - från skapande till arkivering. Stöd ges för hela arbetscykeln med ett dokument: skapande av dokument, gemensam utveckling och granskning, designverifiering, godkännande, godkännande, registrering, distribution, utfärdande av instruktioner, utförande och kontroll av resolutioner, överföring av dokumentet till ett arkiv och dess förvaring enligt fastställda bestämmelser.

Inom omfattande implementering av ett dokumenthanteringssystem TOPS Konsultföretag utför arbete med:

• automatisering av alla nödvändiga affärsprocesser i organisationen
• skapande av ett elektroniskt arkiv för organisationen
• säkerställa strömmatning av dokument till ett system eller arkiv
• integration med affärsapplikationer som används i organisationen (ERP (SAP, Oracle, Axapta), CRM, andra EDMS, EAM, elektroniska plattformar, etc.)
• skapande av ett distribuerat elektroniskt dokumenthanteringssystem för geografiskt distribuerade organisationer
• implementering av digitala signaturer och ytterligare informationssäkerhetssystem
• implementering av ett statistiskt rapporteringssystem för dokumentflöde

Den omfattande implementeringen av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i en organisation ger en omfattande infrastruktur för att konsolidera, integrera och hantera alla typer av information.

Den omfattande implementeringen av ett EDMS i en organisation innebär en övergång till nya (papperslösa) arbetssätt, vilket påverkar nästan alla anställda.

Naturligtvis är detta inte en lätt uppgift, som kräver viss kunskap och erfarenhet.

Om du gör detta arbete själv blir det billigare, men det är svårt att garantera tidpunkten för projektet. Ett erfaret implementeringsteam kommer att göra detta jobb mer tillförlitligt och snabbare. Du kan i alla fall inte klara dig utan ett implementeringsteam – oavsett om det är dina egna specialister eller tredjepartsföretag.

Under implementeringsprocessen bör du inte bara lita på IT-specialister. Till exempel är ett av implementeringsstadierna "Att bygga affärsprocesser" uppgiften för en affärschef, utvecklingsdirektör och inte en IT-specialist. Därför måste en organisation, innan man implementerar ett EDMS på egen hand, vara beredd att ha det erforderliga antalet specialister inom olika områden i personal.

Låt oss bestämma de grundläggande kraven för sammansättningen av implementeringsteamet.

1. Chef-analytiker - övervakar alla affärsprocesser i organisationen, kan påverka dem, föreställer sig hur organisationen ska fungera i EDMS.

2. Genomförandeorganisatör (projektledare) - följer upp projektets framsteg, planerar arbetet, stimulerar personal, vidtar administrativa åtgärder.

3. Utbildade systemspecialister (IT- och ämnesspecialister) - detaljera arbetets framsteg, sätta upp systemet och utbilda alla andra användare, skriva instruktioner, föreskrifter m.m.

Om ett sådant team finns i organisationen finns det en chans att implementera systemet på egen hand. Annars bör du anlita ett tredjepartsimplementeringsteam från leverantören eller dess partner.

Ett tredjepartsimplementeringsteam utvecklar ett implementeringsprojekt, instruktioner för systemanvändare, anpassar systemet till en specifik organisation och håller organisationsmöten.

Detta alternativ är utan tvekan dyrare än oberoende implementering, men det säkerställer implementeringen av systemet med hög kvalitet och i tid. Därför, när du väljer ett tredjepartsteam, bör du säkerställa dessa specialisters professionella kompetens och erfarenhet. För att göra detta är det nödvändigt att utvärdera de projekt som de redan har genomfört.

Stadier av implementeringsteknik

Implementeringsteknik ger mer än hälften av framgången. Därför, när du väljer ett implementerande företag, bör du noggrant studera dess implementeringsteknik och utvärdera kontrollpunkter - kriterier för kvaliteten på implementeringen i mellanstadier. Närvaron och antalet kontrollpunkter kan fungera som en indikator på teknologisk mognad.

Låt oss överväga deras funktioner för implementering av EDMS.

1. Undersökning av organisationen. Organisationens huvuddokument och de huvudsakliga affärsprocesser som forskningen kommer att bedrivas på belyses. Därför, innan arbetet påbörjas, bestäms implementeringsproceduren och avdelningarna som kommer att omfattas av studien utifrån deras deltagande i affärsprocesser. Forskningsperioden är från 2 till 4 veckor för projektutveckling.

2. Personalutbildning. Erfarenheten visar att när man implementerar en EDS är det nödvändigt att utbilda minst 30 % av de anställda. Detta beror på antalet anställda som omfattas. Det är omöjligt att tilldela en konsult till varje anställd, så anställda måste kunna ge varandra råd, var tredje person måste kunna förklara för kollegor vad och hur man gör i en given situation.

Att spara pengar och tid i detta skede kommer att leda till ökade kostnader för provdrift och förseningar i dess deadlines. Mer tid måste avsättas för utbildning i genomförandeschemat, med hänsyn tagen till att ett stort antal personal behöver utbildas.

3. Utveckling av instruktioner är ett extremt viktigt steg. Innan arbetet påbörjas måste varje anställd få instruktioner om hur man arbetar i systemet. Detta tar bort misstroendet i systemet och förklarar huvudpunkterna med att arbeta i EDI-systemet.

4. Provdrift är ett steg som gör att du kan bedöma organisationens beredskap för industriell drift av systemet.

Och ändå, trots den höga arbetsintensiteten i processen, finns det många exempel på framgångsrik och effektiv implementering av EDMS.

För en kort översikt över de elektroniska dokumenthanteringssystem som finns på den ryska marknaden tog vi de mest välkända systemen som intar ledande positioner, aktivt utvecklade produktfunktionalitet och därigenom vinna nya kunder. Information om dessa EDMS finns i olika öppna källor. Utländska plattformar, som, även om de kan användas för att automatisera arbete med dokument, inte används i stor utsträckning i inhemska organisationer på grund av deras höga kostnader, beaktas inte.

Nedan finns några EDMS, funktionalitet, fördelar och nackdelar med var och en av dem. Därefter, baserat på detta material, kommer en jämförelsetabell över de granskade mjukvaruprodukterna efter nyckelfunktioner att sammanställas och deras betyg kommer att ges.

"DocsVision"

DocsVision-systemet är en mjukvaruprodukt designad för att skapa automatiserade företagslösningar för hantering av dokument och affärsprocesser. Innehåller en domänspecifik plattform med öppna gränssnitt för applikationsprogrammering för utveckling av anpassade applikationer och färdiga standardapplikationer med parametriska konfigurationsmöjligheter. Utvecklaren är DocsVision, ett företag som spritts från Digital Design. Utvecklad sedan 1998.

Funktioner:

- automatisering av företagsledning;

- Stöd för processmetoden i att organisera förvaltningen;

- Automatisering av kvalitetsledningssystem;

- automatisering av dokumentgodkännande och godkännandeprocesser;

- sätt att övervaka genomförandet av dokument och uppgifter.

- routing och leverans av dokument till användarens arbetsstationer;

- hantering av dokumentbehandlingsprocesser;

- organisera interaktion med motparter och kunder;

- kontorsautomation;

- Skapande av ett elektroniskt dokumentarkiv.

Fördelar:

- möjlighet att utveckla funktionalitet;

- enhetliga mekanismer för att samla och lagra all information om processer och applikationer;

- enhetliga metoder för att övervaka utförandet av uppgifter, integrerat med schemaläggningsverktyg;

- Centraliserade mekanismer för att söka information, oavsett ansökan, process, typ av dokument.

Förmågan att samla information om processens gång och använda denna information för omstrukturering;

- enhetligt gränssnitt, inget behov av ytterligare utbildning när nya applikationer introduceras;

- nära integration med det e-post- och schemaläggningssystem som används;

En enda kö av uppgifter för alla processer och applikationer (systemet informerar oberoende om behovet av att utföra vissa åtgärder);

Verktyg för automatisk installation av programvara på användararbetsstationer (ingen tid krävs för att installera och uppdatera klientapplikationer);

- WEB-åtkomst till alla systemfunktioner;

- ett enhetligt system för att differentiera åtkomsträttigheter, integrerat med standard Windows säkerhetsverktyg.

Brister:

Brist på att kontrollera dokument för dubblering under registreringen;

Oförmåga att registrera ett dokument baserat på ett befintligt;

Brist på bokföring, rörelsekontroll och lagringsperioder för filer och dokument i arkivet;

Betydande begränsningar i att färdigställa lösningar utan medverkan av plattformstillverkaren.

"Motiv"

"Motive" är ett företags operativa ledningssystem implementerat som en webbapplikation, som låter dig organisera åtkomst till det från vilken arbetsstation som helst som är ansluten till Internet. Presentationen av information i systemet bygger på flera lättlärda begrepp – som Projekt, Uppgift, Åtgärd, Medarbetare, Rapport m.m. Utvecklare - "Motiv". Systemet presenteras som ett företagsledningsverktyg. På marknaden sedan 2004.

Funktioner:

Skapande av ett enhetligt informationsutrymme för företaget;

Organisation och underhåll av intern elektronisk dokumenthantering av företaget;

Möjlighet till teamarbete i projekt;

Förmåga att hantera ett stort antal uppgifter och uppdrag;

Kontroll över personalens anställning;

Hantera en stor mängd dokument;

Säkerställa informationskonfidentialitet;

Snabb och bekväm sökning efter information i enlighet med användarrättigheter i systemet;

Underhålla arkiv över projekt, uppgifter och dokument.

Fördelar:

Avsiktlig förenkling av systemobjektmodellen, vilket bidrar till dess framgångsrika implementering och minskar tiden och pengarna som läggs på personalutbildning;

Kombinera funktionaliteten hos flera klasser av styrsystem;

Arbeta med olika gränssnitt;

Möjlighet till oberoende implementering;

Breda integrationsmöjligheter;

Inga speciella färdigheter krävs för att administrera systemet;

Tydlig funktionalitet.

Brister:

- brist på mallar för skapade dokument;

- oförmåga att registrera dokument från skannern;

- Brist på kompatibilitet med programvara som ger dokumentbildigenkänning;

- brist på att upprätthålla en historia av arbetet med dokumentet;

Brist på förmåga att organisera arbete offline;

Oförmåga att utse en ansvarig exekutor för ett dokument;

Brist på att upprätthålla en separat databas för arkivdokument;

Brist på redovisning av lagringsplatsen för originalhandlingar.

"Directum"

Directum-systemet är ett elektroniskt dokumenthanterings- och interaktionshanteringssystem. Utvecklare - Directum. På marknaden sedan 2003. "Directum" stödjer hela livscykeln för dokumenthantering, medan traditionellt pappersarbetsflöde passar sömlöst in i elektronisk dokumenthantering. Detta säkerställer en "smärtfri" övergång av företaget till elektronisk dokumenthantering och snabb anpassning av anställda. Fördelarna inkluderar bred funktionalitet och enkla funktionsprinciper.

Elektronisk dokumenthantering;

Affärsprocessledning;

Avtalshantering;

Mötesledning;

Hantering av kundrelationer;

Kontor;

Överklaganden från medborgare och organisationer;

Hantering av resultatindikatorer.

Fördelar:

Implementering av ett fullfjädrat elektroniskt dokument- och affärsprocesshanteringssystem (stöd för hela livscykeln för dokument- och arbetshantering);

Överensstämmelse med ryska standarder och normer för kontorsarbete;

Utökad implementering av mekanismen för elektronisk digital signatur (EDS);

Enkla principer för att arbeta med systemet för en användare som är bekant med e-post och filsystemet;

Tillgänglighet av utvecklade systemkonfigurationsverktyg och inbyggt språk;

Enkel administration tack vare användningen av vanliga plattformar (MS SQL Server) och närvaron av automatiska agenter;

Möjlighet att organisera geografiskt fördelat arbete, inklusive off-line;

Tillgänglighet av två sätt för användare att arbeta med systemet: genom en skrivbordsklient och via en webbklient (med en webbläsare);

Utökad funktionalitet i systemet tack vare närvaron av modulerna Meeting Management, Contract Management och Customer Relationship Management;

Hög skalbarhet av systemet, vilket säkerställer arbetet för tusentals användare och lagring av miljontals olika dokument;

Tillgänglighet av utvecklade verktyg (IS-Builder), som gör att du snabbt kan anpassa systemet, integrera det med andra system och även modifiera det själv, med hänsyn till organisationens utveckling.

Brister:

Beroende av Microsoft-plattformar;

Kostnaden för automatisering består inte bara av kostnaden för programvara, utan också av implementeringstjänster. Kostnaden för implementeringstjänster bestäms beroende på kundens behov och kan antingen vara noll (köp av en boxad lösning) eller nå betydande belopp vid automatisering av icke-standardiserade uppgifter;

Om implementering kräver en förändring i utvecklingen på systemnivå, kommer ytterligare tid och arbete att krävas vid uppdatering till en ny version;

- oförmåga att skapa ett dokument baserat på ett befintligt;

- Brist på dubbelkontroll under registreringen;

- oförmåga att utse en ansvarig verkställare för dokumentet;

- oförmåga att generera rapporter baserade på sökresultat;

Behovet av att implementera dyr infrastruktur.

"EUPHRATS-Dokumenthantering"

EUFRAT-Document Flow-systemet låter dig implementera olika automatiseringsscheman för att arbeta med dokument och automatisera viktiga affärsprocesser i organisationen. Utvecklare: Cognitive Technologies. Den har funnits på marknaden sedan 1997. EUFRAT-Document Flow-systemet är designat för att lösa olika problem med att automatisera arbete med dokument, såsom elektronisk dokumenthantering, elektroniskt kontorsarbete, automatisering av olika affärsprocesser. Implementeringen av systemet kan säkerställa drift både i enlighet med inhemska ledningsprinciper och i enlighet med västerländska standarder.

Automatisering av registrering av dokument och uppgifter;

Säkerställa effektiv interaktion mellan anställda inom ramen för arbetet med dokument;

Implementering av omedelbar informationssökning;

Övervakning av utförandet av arbete initierat av dokument och uppgifter;

Förmågan att övervaka tillståndet för pågående processer och analysera personalens arbetsbelastning genom generering av olika loggar och rapporter;

Organisation av långtidslagring av organisationsdokument;

Säkerställa differentiering av anställdas åtkomsträtt till information.

Fördelar:

De främsta fördelarna med utvecklarna inkluderar möjligheten att använda systemet som en box- eller projektlösning;

För att installera och använda EUFRAT-Document Flow-systemet krävs ingen ytterligare programvara. Systemet arbetar utifrån sin egen inbyggda DBMS "Nika", som ingår i leveranspaketet;

Överensstämmelse med de lagstadgade kraven för ryskt kontorsarbete, såväl som kraven i ISO 9000-standarden;

Tillgänglighet av inbyggda skannings- och objektigenkänningsverktyg med stöd för strömmande dokumentinmatning, inklusive en unik teknisk utveckling från Cognitive Technologies - Drag&Recog-teknologi (on-the-fly-igenkänning);

Tillgänglighet för en inbyggd rapportgenerator i systemet;

Teknik för morfologisk textanalys;

Möjligheten att arbeta med dokument och instruktioner med hjälp av en webbläsare från var som helst i världen;

Tillämpning av certifierade kryptografiska krypteringsverktyg och användning av elektronisk digital signatur;

Flexibla alternativ för att hantera åtkomsträttigheter, inklusive användning av användarroller;

Systemet kräver inte stora resurser för implementering och administration.

Brister:

Brist på inbyggda visningsverktyg för bifogade filer;

Brist på arbete med dokument offline;

Ingen tilldelning av uppgifter till gruppen;

Fokusera på strikt centraliserad datalagring utan möjlighet till replikering av dokumentlagring;

Ganska dåligt organiserat arbete med stora lagervolymer;

Imperfekt arbete med nomenklaturen av fall;

Imperfekt delsystem för att arbeta med "pappers" dokument (det finns ingen redovisning för distribution av pappersdokument).

Tabell 2.1 visar bedömningar av funktionaliteten för varje EDMS enligt allmänna kriterier.

Dessa kriterier utvecklades och utvärderades i en artikel av Reingold Leonid Aleksandrovich, en IT-specialist, kandidat för tekniska vetenskaper, ägnad åt en granskning av elektroniska dokumenthanteringssystem.

För att beräkna varje generaliserat kriterium av Reingold L.A. många särskilda kriterier valdes ut. I tabell 2.1 motsvarar värdet i den sista kolumnen antalet privata kriterier som ingår i bedömningen.

Tabell 2.1 - Bedömning av EDMS:s funktionalitet

Slutlig bedömning av funktionalitet	Directum	DocsVision	EUPHRATS-Dokumentflöde	Motiv	Högsta möjliga poäng enligt kriteriet
Registrering och dokumentinmatning	9,5	10,5	13,5	6,5
Arbeta med dokument	15,5	16,5		10,5
Arbetsflödeshantering och kontroll			12,5
Sökning och analys av information		9,5	9,5	6,5
Informationssäkerhet	12,5	13,5		11,5
Stöd för pappersdokument
Standard konfigurationsverktyg				5,5
TOTAL	70,5		80,5	51,5

Som framgår av tabell 2.1 förtjänar vissa av de elektroniska dokumenthanteringssystem som diskuterats ovan ett ganska högt betyg. Men parallellt med detta ökar kostnaden för produkten kraftigt. Vissa företag med ett litet dokumentflöde behöver inte det mesta av funktionaliteten i det diskuterade EDMS de behöver de minsta funktionella egenskaper som krävs av deras företag till en lägsta kostnad. Dessutom har många företag redan ett DBMS, så vissa EDMS, utan möjlighet att arbeta med detta DBMS, är uteslutna från övervägande.

"Dokumentflödesautomatiseringsprogrammet i det kommersiella företaget "Reklama Plus" utvecklas med hjälp av företagets Microsoft SQL Server 2008 DBMS.

Fördelarna med programmet är:

På kundens begäran kommer programmet endast att ha den nödvändiga funktionaliteten, därför reduceras kostnaden för att köpa denna mjukvaruprodukt kraftigt, samtidigt som alla kundens krav upprätthålls;

Programmet kommer att ha ett bekvämt och intuitivt användargränssnitt som tar hänsyn till förekomsten av specifika dokument i ett visst företag;

- Möjligheten till vidareutveckling av programmets funktionalitet;

Det finns inget behov av att köpa ytterligare moduler, programmet innehåller all funktionalitet som krävs av kunden;

Enkel administration genom användning av den utbredda plattformen MS SQL Server 2008.

I enlighet med utvecklad global och inhemsk praxis för att implementera informationssystem (IS), i den här artikeln kommer vi att överväga processen för att implementera ett EDMS, som inkluderar flera stadier av arbetet. Resultatet av implementeringen av EDMS är den industriella driften av systemet i hela företaget.

Effektiviteten i dokumentflödet är inte alltid förknippat med dess minskning. Att öka effektiviteten i dokumentflödet och bekvämligheten för chefer bör övervägas i samband med att kvaliteten på informationsinnehållet höjs. Målet med att optimera (designa) dokumentflödet är att anpassa det till förvaltningens behov och samtidigt minska kostnaderna för dess underhåll. Den utökade proceduren för att optimera (designa) dokumentflödet inkluderar följande fem steg.

Dokumentflödesoptimering omfattar två huvudområden:

• 1. Öka kvaliteten på informationsinnehållet (länkning till ansvarscentra; optimal uppsättning och innehåll av indikatorer; hög kvalitet på normer och standarder; tillgång till information om avvikelser).
• 2. Öka effektiviteten av dokumentflödet och bekvämligheten för chefer (eliminering av dubblering av information, optimering av trafikvägar; kombinera primär redovisning för redovisning och operativ ledning, etc.; bringa namnen på dokument i överensstämmelse med innehållet).

Att öka effektiviteten i dokumentflödet och bekvämligheten för chefer bör övervägas i samband med den första riktningen, dvs. effektiviteten i dokumentflödet är inte alltid förknippat med dess minskning. Förlust av viss information kan leda till en negativ effekt totalt sett för företaget.

Låt oss överväga alternativet att minska dokumentflödet med bibehållen informationskapacitet. Så målet med att optimera (designa) dokumentflödet är att anpassa det till förvaltningens behov och samtidigt minska kostnaderna för dess underhåll.

Den utökade proceduren för optimering (design) av dokumentflödet inkluderar följande steg:

• Steg 1. Förprojektundersökning eller beskrivning av företaget.
• Steg 2. Detaljerad beskrivning av det befintliga dokumentflödet.
• Steg 3. Analys av informationens kvalitativa innehåll.
• Steg 4. Optimering av dokumentflödet.
• Steg 5. Skapande av standarder (instruktioner).

Informationsundersökning och analys

Uppgifterna i det första steget - beskrivning av företaget - är att fastställa ledningens behov och identifiera faktorers inverkan. Ledningsbehov identifieras utifrån en studie av funktionerna i arbetsbeskrivningar och en beskrivning av grupper av ledningsbeslut som fattas på olika ledningsnivåer. Befintlig rapportering under process kan användas för kritisk analys. Vi rekommenderar att arbetet utförs parallellt med analysen av informationens kvalitativa innehåll.

När du bygger ett dokumentflöde, såväl som när du skapar organisatoriska strukturer för förvaltningsredovisning, börjar arbetet med att studera påverkan av sådana faktorer som: tekniska funktioner, produktsammansättning, organisation av produktion och ledning av företaget och dess strukturella divisioner, affärsprocesser, materialflöden. Organiseringen av dokumentflödet beror till stor del på närvaron av ansvarscentra i de organisatoriska ledningsstrukturerna; utveckling av mekanismen för entreprenörskap inom företaget; tillgänglighet av avvikelsehantering; ledningskompetens och dess användning av progressiva beslutsmetoder; tillgång till persondatorer, informationsnätverk etc.

Särskilt under förprojektarbetet behövs mer detaljer när det gäller att beskriva centra för att skapa (omvandla, använda) information och deras personliga relationer (redovisningspunkter); beskrivning av dokument och befintliga dokumentflöden.

Utvecklingen av dokumenthanteringssystem för förvaltningsändamål och förvaltningspsykologi, naturligtvis, med hänsyn till företagets tekniska och organisatoriska egenskaper, bör börja utan hänvisning till en specifik mjukvaruprodukt. Först måste du skapa en ideologi och först sedan leta efter en mjukvaruprodukt för den.

Innan du påbörjar processen att implementera ett EDMS på ett företag rekommenderar vi att du gör en expressundersökning (förprojektundersökning) för att:

• erhålla allmän information om föremålet för EDMS-implementering;
• definiera genomförandemål;
• fastställa de allmänna nyckelkraven för EDMS och projektgränser;
• bestämma det allmänna tillståndet för organisationen av dokumentflöde och kontorsarbete;
• identifiera de viktigaste projektdeltagarna (bilda en arbetsgrupp);
• bestämma den övergripande komplexitetsnivån för ett potentiellt projekt;
• bedöma behoven av datamigrering och integration med annan programvara;
• insamling av information som är nödvändig för att förbereda ett effektivt och vinnande kommersiellt förslag om undersökningen och implementeringen kommer att utföras av ett tredjepartsföretag.

I detta skede väljs den plattform på vilken EDMS kommer att utvecklas.

I detta skede utses, baserat på erhållen primärinformation, en projektledare (PM) som upprättar en grundläggande arbetsplan, en hierarkisk arbetsstruktur (WBS) och en projektstadga.

Under informationsundersökningen granskas och beskrivs befintliga affärsprocesser (”as ​​is”). Som ett resultat av analysen av den insamlade informationen föreslås optimerade affärsprocesser ("att vara" - "som det ska vara") och funktionskrav för EDMS formuleras.

Målen med informationsundersökningen är:

• studie och exakt beskrivning av affärsprocesser som ska automatiseras;
• utveckling av rekommendationer för optimering av dokumentflöden och organisering av dokumentflöde och kontorsarbete;
• definition och beskrivning av systemändringar, gränssnitt, inkl. gränssnitt mot externa system och sätt att överföra data från befintliga program som måste utvecklas och implementeras under projektets gång;
• utveckling av tekniska specifikationer (TOR).

För att få nödvändig information genomförs frågeformulär och intervjuer bland huvudanvändarna (chefer för intresserade avdelningar och anställda som direkt kommer att behöva arbeta i det nya EDMS). Under arbetets gång rekommenderas:

• Gör en lista över befintliga typer av dokument i organisationen och gör en undersökning av varje typ av dokument:

beskriv dokumentationstekniken (en uppsättning detaljer, om nödvändigt, deras plats, sekvens och designegenskaper); visa villkoren för förflyttning av dokument (närvaro av underskrifter, visum, kontroller, etc.), dokumentflödesschemat (rutt) eller en lista över de viktigaste godkännarna, undertecknarna, etc.; beskriv registreringsmetoden (format för registreringsnummer);

• Gör en lista över anställda som ansvarar för att skapa dokument (vem/vilken avdelning skapar vilka typer av dokument).
• Gör en lista över anställda som godkänner, undertecknar, godkänner dokument (vem godkänner/undertecknar vilka typer av dokument; villkor under vilka visum/underskrift krävs).
• Gör en lista över dokumentregistratorer
• Bestäm vilka typer av dokument som behöver kontrolleras (identifiera registeransvariga, villkor för kontroll, villkor för att ta bort kontroll och annan nödvändig information).
• Gör en lista över andra personer som är ansvariga för bearbetningsprocessen.
• Skapa en algoritm för dokumentförflyttning (operogram), baserat på informationen ovan. Se exempel 1.
• Bestäm nödvändiga rapporteringsdokument (villkor för att skapa rapporter och deras formulär).
• Utifrån undersökningen utarbeta instruktioner för förskolans läroanstalter (vid behov).
• Utarbeta en ärendenomenklatur som anger lagringsperioder och principer för att bilda ärenden (om nödvändigt).
• Gör en lista över dokument som anger villkoren för att ge tillgång till dem (till exempel beroende på befattning).

Baserat på informationen ovan utvecklas funktionskrav för EDMS eller referensvillkor för dess utveckling (TOR). I synnerhet måste analytikern utarbeta krav för formatet och sammansättningen av registrerings- och kontrollkort (uppsättning och arrangemang av fält i kortet, metoder för att fylla i EDMS, etc.), vägar för förflyttning av dokument och andra nödvändiga krav för att sätta upp och utveckla EDMS.

Baserat på praktiken att designa dokumenthanteringssystem kan vi föreslå följande arbetssekvens:

• 1. Konstruktion av system för redovisningspunkter för huvudproduktionen, hjälpproduktion, funktionella tjänster.
• 2. Konstruktion av diagram över deras inbördes samband.
• 3. Insamling av ifyllda blanketter av handlingar och rapporter efter redovisningspunkter.
• 4. Deras systematisering till album.
• 5. Beskrivning av tidsfrister för inlämning, riktning för förflyttning av dokument och rapporteringsformulär (inom vilken tidsram, till vem och från vem dokumentet överförs).
• 6. Konstruktion av tematiska och sammanfattande dokumentflödesdiagram.
• 7. Genomföra logisk och erforderlig analys av dokument.
• 8. Analys av vägen för dokument i processen för deras skapande, samordning och godkännande.
• 9. Utveckling av förslag för att göra ändringar i det befintliga schemat för dokument och rapportering i samband med förslag till ändring av andra fö(redovisning av avvikelser, ansvarscentra, etc.).
• 10. Utarbetande av förslag för att undvika dubbelarbete.
• 11. Utarbetande av förslag för enande av dokument.
• 12. Utveckling av förslag för att effektivisera förflyttning av dokument och rapportering.
• 13. Utveckling av ett projekt för ett optimerat konsoliderat dokumentflöde och internt rapporteringssystem.
• 14. Utveckling och implementering av standarder för dokumentflöde och generering av intern rapportering.

När du utför ovanstående operationer bör du överväga några tips.

Bokföringspunkter. Först identifierar du ämnen i relationen under informationsutbytet. De kan kallas ursprungscentra, konsumtion och överföring av information eller redovisningspunkter. Så, redovisningspunkterna är fasta, de inbördes förhållandena mellan divisionerna beskrevs i föregående skede, nu kan du, genom att kombinera och komplettera detta material, bygga diagram över redovisningspunkternas inbördes förhållande.

Dessa scheman hjälper dig inte bara att skära av oviktiga kopplingar i de första stegen av projektet utan att sätta dem i dokumentär form, utan också spara tid och pengar. De är oumbärliga när man testar optimeringsförslag för att se om allt har tagits i beaktande.

Album och beskrivningar av dokument. Ett viktigt steg är skapandet av album med dokument som finns vid tidpunkten för projektet och deras beskrivning; Detta är det mest tidskrävande, ointressanta och otacksamma jobbet.

När du utför arbete för att optimera dokumentflödet, använd de råd som erhållits som ett resultat av att analysera utövandet av fel: sätt begränsningar i tid - "för att inte omfamna det oerhörda"; ta reda på om dokumentet är upprättat av samma anställd som undertecknar det, eller om det finns verkliga osynliga artister; i situationer där verkstadschefen undertecknar en faktura för överföring av en halvfabrikat till nästa verkstad, bestäm hur många gånger du ska beskriva dokumentets rörelse: en gång från verkstad till verkstad, eller spåra hela vägen. I det här fallet måste det finnas en identisk princip för register för alla divisioner i organisationen.

Vid utförande av arbete måste ett obligatoriskt villkor vara uppfyllt: beskrivningen av dokumenten måste presenteras i en enhetlig form för alla avdelningar i organisationen.

Lokala och allmänna dokumentflödesscheman. Efter att ha beskrivit dokumenten kan du fortsätta med att konstruera diagram. De bidrar till svaret, till exempel på frågan - hur svår är vägen för ett vanligt dokument i fyra exemplar, i motsats till själva produktionsoperationen. Analys av dokumentflödesmönstret får dig att tänka på genomförbarheten av de slutliga rutterna. Varför behöver vi till exempel primära handlingar om intern omplacering på planeringsavdelningen?

Exempel 1. Vi föreslår att den information som erhållits som ett resultat av undersökningen formaliseras i form av ett operogram (se figur 1) eller i form av en algoritm (se figur 2). Som ett exempel föreslår vi att ta hänsyn till livscykeln för beställningar för kärnverksamheter. Tekniken för att arbeta med denna typ av dokument är den mest enhetliga och kan användas på olika företag.

Figur 1. Operagram över livscykeln för en order för huvudaktiviteten

Figur 2. Algoritm för hantering av beställningar för kärnaktiviteter

Artikeln ”Informationsundersökning som en del av implementeringen av EDMS”, publicerad i tidskriften ”Kontorsarbete och dokumentflöde i företaget” nr 2, 2007, listar frågor som kan användas i frågeformulär eller när man intervjuar användare. Frågorna är rådgivande.

Det finns inga tydliga krav för att genomföra en undersökning, därför måste du i varje specifikt fall, med hjälp av färdiga lösningar, ta ett kreativt tillvägagångssätt för att få den nödvändiga informationen, strukturera den och visa den.

Informationsundersökning är ett viktigt steg i optimeringen av förskolans läroanstalter och implementeringen av EDS. När allt kommer omkring beror kvaliteten på beslut som fattas för att optimera processer och utveckla krav på funktionaliteten hos EDMS direkt på den mottagna informationen och kvaliteten på dess presentation. I detta avseende är det nödvändigt att följa undersökningens huvudprincip - att få fullständig, tillförlitlig och uppdaterad information om de processer som planeras att automatiseras.

Tematisk analys och optimering av dokumentflöde

Det röriga dokumentflödet och dess irrationalitet kan ses genom att analysera ämnena. Låt oss analysera till exempel materialflödets ingångar och utgångar på en avdelning (förflyttning av halvfabrikat, färdiga produkter). Det kan visa sig att det högtidliga faktumet att flytta en container med bearbetade råvaror från verkstad till verkstad kommer att åtföljas av ett fyrverkeri av poster i primära dokument, journaler, sammanfattningar och rapporter. Betydande dubbelarbete förekommer även vid överföring av halvfabrikat inom samma verkstad.

För att fatta beslut om minskning av posterna rekommenderas att göra en erforderlig analys i tabellform eller grafisk form. Det visar formellt dubbelarbetet av indikatorer i dokument. Analys av lokala system, kompletterat med ett förtydligande av det specifika syftet med ett dokument, en sammanfattning eller införande i redovisningsregistret (ledningsbeslut, etc.) kommer att hjälpa till att identifiera dubblering av dokument eller detaljer i huvudsak. Som ett resultat fattas ett beslut om att minska eller omvandla dokument, med hänsyn till verkstädernas tekniska utrustning och det automatiserade kontrollsystemets kapacitet. Rekommendationer för att slå samman loggar kan också ges:

Genomförbarheten och logiken i att utföra alla typer av arbete bedöms utifrån hur de bidrar till att optimera informationsstödet för ledningsbeslut, effektiviteten och noggrannheten i deras genomförande.

Utveckling och konfiguration av EDMS

I detta skede implementeras de krav som beskrivs i de tekniska specifikationerna: att ställa in EDMS, ändra det eller utveckla nya funktioner i systemet på den valda plattformen.

Målen för den fysiska implementeringen av EDMS är:

• utveckling av strukturen för EDMS-databasen;
• utveckling av skärmformulär;
• utveckling av mekanismer: godkännande, registrering, utförande, etc.
• utveckling av teknisk dokumentation för systemet.

• Tillgänglighet för de nödvändiga funktionerna i systemet (förfaranden för godkännande, registrering, utförande, kontroll av utförande, tillhandahållande av åtkomst, etc.);
• Tillgänglighet av nödvändiga dokumentkort;
• Komplexitet och kostnad för att uppdatera systemet;
• Det maximala antalet samtidiga användare, vid vilka systemet fungerar stabilt och bearbetningshastigheten för begäran är tillfredsställande;
• Maximalt antal användare anslutna till systemet;
• Kostnad för licenser (per server, 1 arbetsstation);
• Komplexitet och kostnad för systemadministration, teknisk support;
• Möjlighet, komplexitet och kostnad för att uppdatera versioner;
• Förmåga att arbeta med fjärranvändare (vid behov);
• Kostnad och kvalitet för konsulttjänster;
• Leverantörens tillförlitlighet (grad av popularitet på marknaden, antal framgångsrikt genomförda projekt, etc.).

Under detta skede implementeras de krav som beskrivs i informationsundersökningsstadiet direkt.

Det mesta utvecklingsarbetet utförs offsite, därför är konstant och effektiv interaktion mellan utvecklarna och kunden en nyckelfaktor för att kunden ska kunna slutföra utvecklingen och acceptera systemet.

Testprocessen är avgörande för att säkerställa kvaliteten på utvecklingen. Testplanering och förberedelser bör påbörjas så tidigt som möjligt. Slutanvändare bör vara så involverade som möjligt i utarbetandet av testkriterier. Det är avgörande att testning utförs av kunden.

Pilotoperation

Syftet med att implementera systemet är det faktum att användare börjar arbeta i EDMS (Systemet måste tillgodose användarnas behov och önskemål) och ett stabilt fungerande System (utan fel och fel).

Under implementeringsprocessen utförs följande arbete:

installation och konfiguration av programvara;

• utbildning av EDMS-personal och administratörer;
• utveckling av EDMS-dokumentation för användare (Hjälp);
• eliminera fel i systemet;
• slutförande av EDMS baserat på kommentarer och förslag från användare;
• utveckling av regeldokumentation: instruktioner för förskolans läroanstalter, föreskrifter för att arbeta med olika typer av dokument;
• organisation av teknisk support för användare (konsultation av användare i frågor om att arbeta i systemet).

Detta steg är det svåraste för alla projektdeltagare (användare, utvecklare, implementerare). I detta skede anpassas, testas och testas mjukvaruprodukten under verkliga driftsförhållanden. Det svåraste är att övervinna den psykologiska barriären bland användarna när de börjar arbeta i en ny miljö för dem, eftersom användare tvingas ändra sina vanliga och etablerade arbetssätt. I detta avseende är det i detta skede viktigt att ge utbildning och konsultation till användarna. Detta kommer att hjälpa dem att anpassa sig till nya arbetsförhållanden.

Industriell drift

Industriell drift av ett EDMS är användningen av ett stabilt fungerande EDMS som helt uppfyller användarnas krav i processen att utföra arbetsuppgifterna för organisationens anställda.

Arbete som utförs under driften av EDMS:

• Rådgivning och utbildning av användare om att arbeta i EDMS;
• Administration av kataloger (organisationsstruktur, användare, godkännanderutter, e-postlistor, etc.);
• Server- och mjukvaruadministration;
• Utföra säkerhetskopiering (back-up)

I detta skede kan du initiera processen för utveckling av EDMS: lägga till nya funktioner, utöka gränserna för implementeringsprojektet (lägga till nya kategorier/typer av dokument, utöka antalet användare/avdelningar/företag i anläggningen, lägga till nya funktioner).

För att minska tiden för implementering och implementering av EDMS kan arbetet med de listade stegen implementeras parallellt, beroende på hur komplexa automationsuppgifterna är, vilken programvara som används etc.

Under hela livscykeln för EDMS-implementeringsprojektet måste projektledningsarbete utföras. Till exempel rekommenderas att använda den amerikanska standarden ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide).

Projektledning

Ett projekt är en tillfällig satsning för att skapa unika produkter eller tjänster. Projektledning är ett separat ledningsområde designat specifikt för att hantera tillfälliga aktiviteter med unika resultat.

De mest kända/utbredda projektledningsstandarderna är:

• PMBOK (amerikansk standard: www.pmi.ru);
• Prince2 (engelsk standard: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (europeisk standard: www.ipma.org);
• P2M (japansk standard: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Huvudkaraktärer:

• Projektledare (ledare) är ansvarig för projektledning.
• Projektsponsor är en person som tillhandahåller ekonomiska resurser för projektet och ger administrativt och organisatoriskt stöd till projektet.
• Kunden (konsumenten) av projektet är den person som ska använda resultatet av projektet.
• Projektintressenter är individer som är aktivt involverade i projektet och/eller vars intressen kan komma att påverkas av genomförandet av projektet (som påverkar och påverkas av projektets resultat).

Exempel på ett projekts livscykel:

Projektstadgaär projektets första officiella dokument. Bekräftar formellt att projektet finns. Ger RP befogenhet att avsätta organisatoriska resurser till projektverksamheten. RP bestäms och ordineras så tidigt som möjligt. RP bör alltid tilldelas innan planeringen påbörjas och helst under utvecklingen av projektstadgan.

Projektstadgan är föremål för detaljer under projektplaneringsfasen.

Projektstadgan kan innehålla:

• Beskrivning av affärsbehov för projektinitiering;
• Syftet med eller grunden för projektet;
• Beskrivning av behov och förväntningar, samt graden av inflytande från intressenter;
• Sammanfattande plan för viktiga projektmilstolpar (Milestones);
• Beskrivning av funktionella organisationer;
• Beskrivning av organisatoriska antaganden och begränsningar;
• Total projektbudget.

Projektets omfattningsbeskrivning– detta är information om projektets mål och mål som erhållits från Kunden i initieringsskedet (informationsundersökning). Den kan innehålla generella indikatorer och är föremål för ytterligare förtydliganden och utveckling av projektledaren på planerings- och utvecklingsstadiet. Detta är projektbeskrivningen (vad som behöver göras).

Processen att ta fram en beskrivning av projektets omfattning beskriver och dokumenterar egenskaperna och gränserna för projektet och dess tillhörande produkter och tjänster, såväl som acceptansmetoder och scope management.

Huvudkomponenterna i dokumentet:

• Projektmål;
• Projektets produktbeskrivning
• Projektresultat
• Antaganden och begränsningar i projektet, projektgränser;
• Projektets milstolpeplan.

Projektledningsplanär ett officiellt godkänt dokument för att styra genomförandet av ett projekt. Detta är ett dokument som innehåller och integrerar planeringsresultaten inom alla delar av projektet (tid, kostnader, resurser, risker, kvalitet, etc.)

Projektledningsplanen kan bestå av en eller flera ytterligare planer, såsom:

• förvaltningsplan för projektomfattning;
• Kalenderplan;
• Kostnadshanteringsplan;
• Kvalitetsledningsplan;
• HR-plan;
• Interaktionshanteringsplan;
• Riskhanteringsplan;
• Försörjningsplan;
• Processförbättringsplan

Det är omöjligt att skapa en detaljerad plan för hela projektet på en gång.

Grundplanär ett formellt godkänt dokument mot vilket projektprestanda mäts och som kommer att användas för att hantera och kontrollera projektprestanda. Används för att övervaka projektförloppsavvikelse.

Arbetsplanär ett dokument eller en uppsättning dokument som ändras när projektet fortskrider och ytterligare information blir tillgänglig. Arbetsplanen skiljer sig som regel alltid från den grundläggande. Arbetsplanen ändras av RP.

Projektgenomförande– Huvudprocessen för projektgenomförande (en betydande del av resurserna är involverade).

RP:s huvudansvar inkluderar:

• Integration och samordning av aktiviteter för att genomföra projektplanen;
• Ständig jämförelse och analys av avvikelser från det aktuella projektutförandet i jämförelse med projektets baslinje;
• Vid behov, initiera ändringsförfrågningar;
• Prognoser för projektkostnader och timing.

Analys av effektiviteten i implementeringen av elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS)

Effektivitet är ett av de vanligaste ekonomiska begreppen. Effektivitet kan definieras som sannolikheten för att uppnå ett mål. Ovanstående analys av förutsättningarna för implementering av EDMS är otillräcklig för att rekommendera dess implementering. En analys av kostnadseffektiviteten av EDS krävs.

Mål med att implementera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem:

kontorsautomation,

automatisering av dokumentflöden,

automatisering av kontroll över utförandet av dokument och order,

öka prestationsdisciplinen,

sätta i ordning när man arbetar med dokument,

kortare tid för dokumenttransaktioner,

övergång till papperslös teknik.

Således är det möjligt att avgöra effektiviteten av att använda ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) i snäv mening för enskilda branscher och användare. I det här fallet är det rimligt att överväga följande typer av effekter:

ekonomiskt - dess indikatorer tar i monetära termer hänsyn till alla typer av resultat och kostnader som följer av genomförandet av EDS. Automatisering av kontorsarbete, automatisering av dokumentflöden, automatisering av kontroll över utförande av dokument och beställningar hjälper till att minska fel som uppstår under manuellt arbete, vilket påskyndar dokumentflödesprocessen, vilket ger en otvivelaktig vinst i tid och besparingar i energikostnader, kostnader för maskintid m.m.

finansiell - beräkning av indikatorer för denna typ av effekt baseras på de ekonomiska resultaten av att använda EDMS, vilket återspeglas i minskningen av tiden för operationer med dokument, vilket minskar varaktigheten av arbetet med dokument,

resurs - dess indikatorer återspeglar effekten av användningen av EDMS på volymen av produktion och konsumtion av en viss typ av materialresurs (el, arbetskraft, etc.). Som redan nämnts kommer tidsvinsten vid arbete med dokument att minska förbrukningen av elektriska resurser, arbetskraftsresurser etc.

vetenskapligt och tekniskt - inkluderar nyhet, enkelhet, användbarhet av EDMS;

social - dess indikatorer tar hänsyn till de sociala resultaten av implementeringen av EDMS, uttryckt i att minska arbetsintensiteten för att förbereda och bearbeta en dataenhet i ett automatiserat dokumenthanteringssystem.

Låt oss ta en närmare titt på kostnadsbesparingar på arbetskostnader för EDMS-användare.

Beräkning av de villkorade årliga kostnadsbesparingarna för ersättning till arbetare med den jth kvalifikationen Cj när arbetsintensiteten i processerna för beredning och bearbetning av information förändras som ett resultat av införandet av EDMS bestäms av formeln

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

där Сзпj är den årliga lönefonden för den j:te kvalifikationsanställd som är engagerad i förberedelse och bearbetning av data, rub.; Q1, Q2 - arbetsintensitet för att förbereda och bearbeta en dataenhet i de grundläggande och nya versionerna av mjukvaruprodukten, person/timme; A2 - årlig volym av arbete med att förbereda och bearbeta data i en ny version av mjukvaruprodukten, naturliga enheter; Фj - årlig arbetstid för en anställd av den jth kvalifikationen, engagerad i förberedelse och bearbetning av data, timmar.

Låt oss beräkna kostnadsbesparingarna för ersättning för en chef som arbetar i den offentliga sektorn i den 11:e kategorin av det enhetliga tariffschemat och har en lön på 10 000 rubel. Med hänsyn till det faktum att chefen har en månatlig bonus på 75% av sin lön, är hans månadslön 17 500 rubel. Följaktligen är chefens årliga lönefond 210 000 rubel. Med tanke på att med en femdagars arbetsvecka är antalet arbetsdagar 249, blir chefens årsarbetstid 1992 timmar.

Arbetsintensiteten för att förbereda och bearbeta dokument med den tidigare arbetsmetoden och i EDMS-systemet är 25 [person/timme] respektive 20 [person/timme]. Den årliga arbetsvolymen med att förbereda och bearbeta data i EDMS (i naturliga enheter) är? 80 dokument.

Således får vi besparingar i chefsarbetskostnader:

C = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 rubel,

vilket är 20 % av årslönefonden för en 11:e kategorichef som är engagerad i förberedelse och bearbetning av dokument i ett automatiserat dokumenthanteringssystem.