Plusy i minusy biur typu open space. Przejście na częściową pracę zdalną. Jak zredukować wady Open Space i stworzyć dobrą atmosferę pracy?

Tradycyjne wyobrażenie biura jako pomieszczenia z ciągiem korytarzy i gabinetów zastępowane jest nowymi koncepcjami. Dlatego kilka lat temu firmy martwiły się, ilu pracowników zmieści się w czterech ścianach jednego pokoju. Dziś wiele firm stawia na nowoczesne podejście: pojedynczą przestrzeń biurową. Podejście to zakłada, że ​​większość pomieszczeń firmy zajmują obszary, w których pracownicy wspólnie pracują. Jednocześnie wydzielone zostały strefy relaksu, negocjacji oraz część biur.

Otwarta przestrzeń jest

Open Space to: technologia otwartej przestrzeni. Technologię open space z powodzeniem stosuje się, gdy pracownik może poruszać się w ciągu dnia, wybierając miejsce, w którym można nie tylko pracować przy komputerze, ale także rozmawiać z innymi, spotykać się z gośćmi, myśleć w ciszy itp.

Ponadto odnoszące sukcesy firmy, w których ludzie marzą o pracy, tworzą dla pracowników przestrzenie o swobodnej atmosferze, w których mogą przerzucić się na jakąś formę aktywności fizycznej, spędzić czas na świeżym powietrzu itp. Technologia open space opiera się na zasadach ergonomii, filozofii zarządzania i kulturze korporacyjnej. „Tylko wszechstronna wiedza może być naprawdę owocna” – to motto menedżerów wybierających open space.

Czym jest biuro open space

Przejrzystość, przepuszczalność, możliwość kontaktu wzrokowego – to główne cechy otwarta przestrzeń. W serialu stale widzimy, jak funkcjonuje ta przestrzeń. Wszystko w nim jest tak ułożone, aby pracownicy tu i teraz czuli „puls” swojej firmy. Nawet kierownictwo jest tam za szklaną ścianą.

W wielu nowoczesnych firmach nie tylko nie ma indywidualnych biur dla zwykłych pracowników, ale nawet nie ma między nimi przegród. Jest też wiele firm, w których zwykli pracownicy nie mają przypisanego indywidualnego miejsca pracy. I to wszystko - otwarta przestrzeń.

Aby zoptymalizować proces, zaleca się wydzielenie przestrzeni roboczej każdego pracownika niskimi (nie wyższymi niż 150 cm) przegrodami. Ta namiastka prywatnej przestrzeni pozwala nam rozwiązać dwa problemy. Z jednej strony jest to psychologiczny czynnik komfortu, który jest ważny dla człowieka, z drugiej strony jest to środek oszczędzający miejsce.

Kolejną cechą biura typu open space są „elastyczne” obszary pracy. Na przykład centralna część wspólna wyposażona jest w stoły na kółkach. Pomaga to zmienić organizację przestrzeni w zależności od wykonywanej pracy - czy to projektu grupowego, spotkania roboczego, czy sesji burzy mózgów.

Jest to zatem przestrzeń interaktywna, wyraźnie widoczna od wewnątrz. Idealnie promuje produktywność firmy i daje pracownikom możliwość wyboru pomiędzy wygodną komunikacją a prywatnością. Jeśli rozwiązanie się nie sprawdzi, open space zmniejsza produktywność, zmuszając pracowników do szukania innego miejsca do pracy. Firma budowlana nr 1 wie, jakich błędów należy unikać organizując tego typu przestrzeń biurową i zrealizuje ją zgodnie z potrzebami i życzeniami Klienta.

Dla kogo jest odpowiednie biuro typu open space?

Taka aranżacja przestrzeni najlepiej sprawdza się w firmach, w których pracownicy często ze sobą współdziałają i zapewniona jest im swoboda poruszania się. Open Space zakłada pewną kulturę korporacyjną: jeśli przestrzeń jest wygodna do pracy i ją promuje, a ludzie nauczyli się nie przeszkadzać sobie nawzajem, to taka organizacja pasuje każdemu. Jeśli pracownicy po prostu siedzą w dużej sali, nie pytając ich o zdanie i nie zapewniając ciszy, wówczas wydajność pracy spada. Specjaliści Firmy Budowlanej nr 1 profesjonalnie podchodzą do tego zagadnienia i od razu powiedzą Ci, czy jest to odpowiednie dla Twojej organizacji. otwarta przestrzeń biuro.

Kolejny punkt: otwarta przestrzeń Jest to miejsce nieprzeznaczone dla dużego przepływu zwiedzających. Przecież mówimy teraz o miejscu pracy, a nie o przestrzeni spotkań. Ten typ organizacji przestrzeni przeznaczony jest dla firm, w których obowiązuje reżim przepustkowy.

I dalej: otwarta przestrzeń odpowiada pracownikom firmy, w której silne są powiązania poziome, tworzą się zespoły o zmiennym składzie i praktykuje się demokratyczny styl przywództwa. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które zajmują się głównie realizacją konkretnych projektów. Rzeczywiście w tym przypadku wszyscy pracownicy są dla siebie widoczni, wspólnie rozwiązują problemy i wyznaczają swoje granice tylko wtedy, gdy jest to konieczne.

Warto osobno wspomnieć, że wybierają firmy szybko rozwijające się, dla których oszczędności są na tym etapie priorytetem. Takie biuro samo w sobie jest ilustracją dynamiki, motywacji i ducha zespołowego.

Co jest ważne przy projektowaniu biura typu open space

Już na etapie projektowania konieczne jest rozwiązanie kilku problemów na raz: po pierwsze organizacja przestrzenna musi być dobrze widoczna. Po drugie, ergonomia musi być możliwa do osiągnięcia bez uszczerbku dla komfortu psychicznego pracowników. Po trzecie, biuro musi spełniać nowoczesne standardy dotyczące stanowisk pracy (wentylacja, poziom oświetlenia, pochłanianie dźwięku).

Co obejmuje układ biura typu open space?

· Przestrzeń powinna być zorganizowana z uwzględnieniem trajektorii przemieszczania się ludzi. Ponieważ w miejscu pracy nie ma takich ścian, ważne jest, aby pracownicy czuli się w swoim miejscu pracy jak najbardziej komfortowo i nie przeszkadzali innym podczas poruszania się po biurze.

· Przestrzeń powinna być podzielona na strefy funkcjonalne. Biorąc pod uwagę, że ludzie spędzają większość dnia w pracy, ich efektywność w dużej mierze zależy od umiejętności przestawienia się na inny rodzaj aktywności lub relaksu. Dlatego należy zaplanować obszary do prywatnych spotkań, przestrzenie do spotkań, strefy relaksu itp. Bardzo ważne jest, aby przewidzieć, gdzie obowiązuje cisza i gdzie można zachować się bardziej swobodnie.

· Liczba prywatnych miejsc pracy i obszarów. Gdzie będą biura, w ten czy inny sposób oddzielone od przestrzeni wspólnej. Jak zostaną podzielone na strefy, jak będzie tam zapewniona wentylacja.

Co obejmuje projekt biura open space?

· Jak będą rozmieszczone stoły robocze – w rzędach, „wyspach” lub zastosowane zostaną różne opcje.

· Jaki styl wnętrza zostanie wybrany: od tego zależy kolor ścian, styl mebli, kształt stołów, a nawet wybór lamp.

· Jakie typy partycji zostaną użyte. Poziom hałasu w biurze typu open space zależy od wysokości przegród.

· Jak zaprojektować i jakie pomysły wprowadzić do projektowania tych stref, które służą relaksowi i nieformalnej komunikacji.

Specjaliści z Przedsiębiorstwa Budowlanego nr 1 wykorzystają swoje wieloletnie, pełne sukcesów doświadczenie w zagospodarowaniu przestrzeni biurowych typu open space, służą radą i proponują projekt najlepiej odpowiadający potrzebom firmy klienta.

Biura typu open space cieszą się coraz większą popularnością. Otwarta przestrzeń, w której wszyscy pracownicy siedzą razem jak w szkolnych ławkach, stworzyła nowy format przestrzeni biurowej, mający swoje wady i zalety. Dlaczego open space jest tak popularny na świecie? Jakie wady kryją się w otwartych biurach i jak efektywnie pracować, gdy kolega rozmawia przez telefon obok Ciebie? Spróbujmy zrozumieć wszystkie zawiłości tego typu poszycia.

Open space w biurze – co to jest?

Biura typu open space zostały wymyślone przez studenta architektury Franka Duffy’ego. Pierwsze próby stworzenia wspólnej przestrzeni do pracy podjął książę Potiomkin już podczas projektowania miejsca wydarzeń gospodarczych i społecznych. W rosyjskich firmach styl open space pojawił się w połowie lat 90. XX wieku. Dziś zapewnia wydajną, ujednoliconą przestrzeń pracy dla pracowników biurowych. Jego charakterystyczną cechą jest brak oddzielnych biur (biura mają tylko menedżerowie).

Zalety formatu biurowego typu open space

1. Wygodna interakcja między współpracownikami. O wiele wygodniej jest skontaktować się ze specjalistą, gdy siedzi on w pobliżu, niż szukać go w oddzielnych gabinetach. W ten sposób możesz ocenić poziom jego zatrudnienia w danej chwili i nie rozpraszać go, jeśli jest zajęty.
2. Szybkie rozwiązanie każdego problemu. Większość procesów odbywa się w jednym pomieszczeniu, a kontakt z kolegą z innego działu nie jest utrudniony, dzięki czemu pilne zadania są realizowane na czas.
3. Ekonomiczny. Biura typu otwartego wymagają niższych kosztów, a jednocześnie są bardziej przestronne od klasycznych lokali biurowych ze względu na większy współczynnik powierzchni użytkowej.
4. Bariery psychologiczne pomiędzy współpracownikami. Regularna komunikacja przyczynia się do stworzenia bardziej komfortowej i zachęcającej atmosfery w zespole, ludzie są mniej zawstydzeni i czują się swobodniej w środowisku pracy.
5. Kontrola pracy. Dla kierownictwa znacznie wygodniejsze jest kontrolowanie działań personelu, gdy wszyscy są w zasięgu wzroku.
6. Żadnych plotek. Nie ma rozmów za zamkniętymi drzwiami, wszyscy są w tym samym pomieszczeniu. Ponieważ wszyscy znajdują się w tym samym pomieszczeniu, prawdopodobieństwo plotek jest zmniejszone.
7. Świadomość. Dzięki temu, że o wielu procesach pracy decyduje się nie za zamkniętymi drzwiami, ale na widoku, pracownicy lepiej rozumieją kierunek, w jakim zmierza firma, jej cele i sposoby ich osiągania.

Wady otwartej przestrzeni biurowej

1. Pomimo pozytywnych aspektów przestrzeni pracy typu open space, istnieje szereg wad, przez które wiele firm nie było w stanie porzucić biur w stylu biurowym.
2. Brak przestrzeni osobistej. Nieważne, jak wspaniały i przyjazny jest zespół, każdy potrzebuje prywatności.
3. Hałas. Podstawową wadą open space jest ciągły hałas: ktoś rozmawia przez telefon, ktoś omawia ważne sprawy z kolegą, a w pobliżu wciąż pracuje drukarnia i dzwonią trzy telefony. Dla wielu osób hałas na zewnątrz jest poważnym czynnikiem rozpraszającym.
4. Prawdopodobieństwo wystąpienia konfliktu jest wyższe. Ciągłe przebywanie w tym samym biurze może nie tylko zjednoczyć zespół, ale także wywołać wiele nieporozumień, co znacząco wpływa na atmosferę w pracy. Jaka jest wieczna zabawa zimnych z tymi, którzy są gorsi?
5. Istnieje większe ryzyko zarażenia się infekcją. Choroby wirusowe i zakaźne rozprzestrzeniają się dość szybko, dlatego istnieje duże prawdopodobieństwo zarażenia się od chorego pracownika, zwłaszcza gdy przebywa się w tym samym pomieszczeniu.

Praca w open space: jak nie stracić efektywności

Właściwa organizacja otwartej przestrzeni biurowej może zachować pozytywne właściwości pomieszczenia i nie stracić efektywności pracy.

• Po pierwsze, pojedynczą przestrzeń można podzielić na osobne strefy za pomocą przegród, układu mebli i kolorystyki. W ten sposób można oddzielić od siebie różne działy. Kuchnia będzie także dużym atutem w biurze ze wspólną przestrzenią do pracy.
• Po drugie, utwórz oddzielne miejsce spotkań, w którym pracownicy będą mogli omawiać ważne kwestie i odbierać telefony, nie przeszkadzając innym.
• Po trzecie, przemyślane wnętrze biura. Nie zalecamy stosowania jasnych, tandetnych kolorów, pstrokatych kolorów ani zbyt dużej liczby dodatkowych akcesoriów. Wszystkie te rzeczy są dla wielkich fanów i mogą odwracać uwagę od pracy, ale wręcz przeciwnie, rośliny stwarzają nastrój do produktywnej aktywności i cieszą oko.
• Po czwarte, jeśli to możliwe, umieść sprzęt biurowy jak najdalej od komputerów stacjonarnych, wyeliminuje to niepotrzebny hałas i zakłócenia.
• I po piąte, pamiętaj o ustaleniu wszystkich zasad postępowania pracowników w biurze.

Zasady postępowania w biurze typu open space

Oczywiście nie da się całkowicie wyeliminować wszystkich wad open space, ale można je znacznie zminimalizować. Aby to zrobić, musisz stworzyć własną pulę zasad, których musi przestrzegać każdy pracownik. Taki zestaw norm zdyscyplinuje zespół, co znacząco zmniejszy wzajemne niezadowolenie i stworzy bardziej sprzyjające środowisko pracy.

Oto tylko niektóre zasady postępowania w otwartej przestrzeni:

• Nie należy rozwiązywać problemów osobistych przez telefon przy całym zespole. W takim przypadku lepiej wyjść na zewnątrz, do sali konferencyjnej lub do jadalni.
• Unikaj jedzenia w miejscu pracy, szczególnie potraw o mocnych smakach.
• Kup zatyczki do uszu lub słuchaj muzyki na słuchawkach, aby uniknąć odrywania się od dźwięków zewnętrznych.
• Mów cicho i nie odwracaj uwagi kolegów od pracy.

Przedsiębiorcy, właściciele firm, organizacje i przedsiębiorstwa starają się zapewnić komfort swoim pracownikom. Stanowisko pracy specjalisty musi spełniać podstawowe wymogi wygody. Nowoczesne biura posiadają niezbędne kryteria, których przestrzeganie zapewnia pracodawcy wysoką jakość pracy, zysk i rozwój. Wybierając powierzchnię biurową, najemca zwraca uwagę na dostępność niezbędnej komunikacji, otaczającą infrastrukturę, dostępność transportu publicznego oraz możliwość zakwaterowania prywatnych pojazdów kadry zarządzającej i partnerów. Uwzględnia się wystrój wnętrz, lokalizację łazienek, wentylację i obecność urządzeń klimatyzacyjnych. Lokalizacja stołówek i aptek na terenie biurowca. Jeśli nie chcesz tracić czasu na długie poszukiwania idealnej przestrzeni, możesz skorzystać z usług New Life Group, której pracownicy chętnie rozwiążą Twój problem.

Open space to otwarta przestrzeń biurowa, w której pracownicy są rozmieszczeni w sposób dogodny dla każdego. Główną zaletą wynajmu Open Space jest możliwość kontroli pracowników, dzięki dobrze widocznemu pomieszczeniu. Menedżer będzie miał dostęp do każdego pracownika i jego miejsca pracy. Wynajęcie open space da menadżerowi możliwość zaoszczędzenia pieniędzy. Niewielka przestrzeń typu open space pozwala pomieścić wystarczającą liczbę pracowników i uniknąć kosztownego czynszu. Dzięki takiemu biuru wydajność pracy wzrośnie. Pracownicy będą mogli stale się ze sobą kontaktować, rozwiązując pojawiające się problemy bez straty czasu. Pracownicy posiadający oddzielne biura mają możliwość odwrócenia uwagi od swoich głównych obowiązków. Otwarta przestrzeń biura wyklucza taką możliwość.

Główne zalety Open space, czynsz, niuanse

Wynajem powierzchni biurowej ma swoje zalety i wady. Po ich przestudiowaniu menedżer będzie mógł podjąć właściwą decyzję, która wpłynie na wzrost zysków. Prosta, szybka adaptacja nowych pracowników firmy. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy w niektórych obszarach działalności występują częste zmiany pracowników. Otwarta przestrzeń pozwala na szybkie zapoznanie się z zespołem. Omawianie projektów i rozwiązywanie problemów pomoże nawiązać współpracę.

Aby stworzyć wrażenie osobistej przestrzeni, Open space wykorzystuje cienkie szklane przegrody biurowe. Tworzą osobne miejsce pracy, unikając wynajmu biura, ale pozwolą zespołowi na swobodną komunikację w sprawach służbowych. Wspólna przestrzeń umożliwi Państwu dostęp do niezbędnych dokumentów. Menedżer, którego interesują opinie pracowników, zdobędzie zaufanie i będzie mógł wprowadzać innowacje.

Rozważ możliwe wady wynajmu lokali typu Open space. Duża liczba pracowników powoduje ciągły hałas, który innym utrudnia koncentrację. Zwróć szczególną uwagę na obszar swojej działalności, zastanów się, czy Open space jest dla Ciebie odpowiedni. Mogą wystąpić stresujące sytuacje. Pracownicy przyzwyczajeni do pracy we własnym biurze mogą początkowo mieć negatywny stosunek do braku przestrzeni osobistej. To samo dotyczy rzeczy osobistych. Ich dostępność dla innych budzi wśród pracowników strach przed kradzieżą. Minusem może być szybkie rozprzestrzenianie się chorób zakaźnych. Napięta atmosfera może powstać w wyniku nieporozumień między współpracownikami, prowokując konflikty. Przed wyborem biura Open space przemyśl dokładnie wszystkie powyższe argumenty i dopiero wtedy podejmij świadomą decyzję.

Badając rynek wynajmu nieruchomości, pracodawcy wiedzą, że oferty typu Open space istnieją już od dłuższego czasu. Właściciele call center preferują te przestrzenie, ponieważ mają one możliwość pomieszczenia wystarczająco dużej liczby operatorów. Na przykład New Life Group może zapewnić lukratywne oferty. Warto jednak zaznaczyć, że biura o układzie Open Space, jak wynika z badań, są korzystne dla menedżera przede wszystkim ze względu na oszczędność kosztów. Pracownicy mogą czuć się niekomfortowo bez przestrzeni osobistej.

Jak zredukować wady Open Space i stworzyć dobrą atmosferę pracy?

Właściciele organizacji, stosując się do kilku wskazówek, mogą stworzyć przestrzeń do pracy typu Open Space, która pozytywnie wpłynie na produktywność firmy. Zwróć uwagę na potrzeby pracowników, pozwól im wybrać własną lokalizację: być może niektórzy pracownicy będą potrzebować izolowanej przestrzeni, a inni będą musieli zainstalować cienką ściankę działową. To stworzy poczucie komfortu. Wynajmując biuro typu Open space, zorganizuj swoim pracownikom miejsce, w którym będą mogli odpocząć, odpocząć i zjeść. Dzięki temu będzie jasne, że firmie zależy na dobrym samopoczuciu pracowników, nie zapominając o legalnym odpoczynku. Aby redukować poziom stresu i unikać sytuacji konfliktowych, stwórz wewnętrzne zasady i pewną rutynę. Staraj się nie hałasować, unikaj używania perfum o silnym zapachu i unikaj jedzenia w miejscu pracy. Utwórz specjalny czat w komunikatorze, aby zminimalizować komunikację na żywo. Umieszczając miejsce pracy wśród pracowników, menedżer zbuduje dodatkowe zaufanie i akceptację wśród zespołu.

Pozwól pracownikom stworzyć własne miejsce pracy. Korzystanie z rzeczy osobistych, fotografii i innych akcesoriów pomoże stworzyć odpowiedni nastrój w pracy i zwiększy poczucie komfortu.

Menedżerowi zależy na rozwoju biznesu, wzroście zysków i zawieraniu nowych transakcji. Dlatego warto zwracać szczególną uwagę na życzenia pracowników. Dzięki wspólnym wysiłkom pracownika i menedżera możesz stworzyć szybko rozwijające się przedsiębiorstwo, zwiększyć zyski finansowe i zapewnić premie zespołowi.

Jeszcze nie tak dawno biura różnych firm, struktur finansowych i stowarzyszeń przypominały zamknięty labirynt z wieloma biurami i niekończącymi się korytarzami. Ta zasada organizacji przestrzeni pracy zakładała jasne wytyczenie stref funkcjonalnych, a także wyraźny podział na „dominującą” i „podrzędną”. Czy jednak taka koncepcja jest skuteczna we współczesnych warunkach biznesowych?

Dziś coraz więcej firm – już istniejących i dopiero rozpoczynających działalność – stara się stworzyć jak najbardziej komfortowe warunki pracy dla wszystkich członków zespołu i projektuje biura według zupełnie innej koncepcji: koncepcji open space (lub Open Space). Co jest dobrego w tej koncepcji, a jakie są jej wady? Przekonajmy się razem.

Zalety biur Open Space

Po pierwsze, otwarta konstrukcja biura pozwala pracownikom swobodnie dzielić się informacjami, omawiać plany pracy i prowadzić dyskusje w zespole. Brak ścian pomaga zjednoczyć zespół i podnieść ducha korporacyjnego, co korzystnie wpływa na wydajność pracy.

Po drugie, tego typu organizacja pozwala menedżerom skuteczniej kontrolować pracę podwładnych. Pomieszczenia biurowe są często projektowane w taki sposób, aby każdy pracownik był na widoku menadżera. Z jednej strony nie daje to możliwości uchylania się od bezpośrednich obowiązków, z drugiej stawia wszystkich na tym samym poziomie, gdzie główny menedżer lub dyrektor współpracuje z zespołem, na równych zasadach.

Po trzecie, aranżacja wnętrz biurowych Open Space sprzyja bardziej otwartej interakcji z klientami. Wchodząc do pomieszczenia, w którym nie ma ścian ani ciasnych korytarzy, człowiek nie ma najmniejszych wątpliwości co do uczciwości firmy. Każdy pracownik, każdy stół i inne elementy wyposażenia są wyraźnie widoczne. Jest to jeden z głównych kluczy do budowania relacji opartych na zaufaniu z klientami.

Po czwarte, koncepcja ta pozwala na najbardziej efektywne wykorzystanie całej powierzchni użytkowej biura. Zastanów się, ile wolnej przestrzeni możesz przeznaczyć na organizację różnych obszarów funkcjonalnych, ile przestrzeni do pracy możesz dodać?! A wszystko dzięki brakowi zachowanych ścian i korytarzy.

Po piąte, otwarte przestrzenie pozwalają na realizację aranżacji wnętrz według najnowocześniejszych wymagań, z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb firm. Przykładowo, nowoczesne biura często aranżowane są według zasady „półzamkniętej”, gdzie miejsce pracy każdego pracownika jest oddzielone niską, lekką przegrodą (szklaną lub plastikową). Daje to z jednej strony poczucie izolacji, a z drugiej nie stwarza barier w otwartej komunikacji i wymianie informacji.

Inną opcją projektową jest otwarta przestrzeń z wyraźnym podziałem obszarów funkcjonalnych. Każde nowoczesne biuro powinno posiadać nie tylko miejsce do pracy, ale także salon, salę konferencyjną, recepcję i inne pomieszczenia. Aby wyraźnie wyznaczyć te strefy, instaluje się przegrody ruchome lub stacjonarne, które zapewniają niezbędny komfort i izolację.

Innym popularnym sposobem zaprojektowania biura jest połączenie przestrzeni otwartych i zamkniętych. Organizacja miejsc pracy dla zwykłych pracowników odbywa się zwykle zgodnie z zasadą open space, natomiast miejsca dla menedżerów odgradzane są szklanymi przegrodami (najczęściej na całej wysokości pomieszczenia).

Wady przestrzeni biurowej Open Space

Oprócz wszystkich zalet open space, tego typu aranżacja wnętrz biurowych nie jest akceptowalna dla każdej firmy. Dlaczego? Wszystko przez brak izolacji akustycznej. Dźwięk klawiszy podczas pracy przy komputerze, rozmowy z klientami i rozmowy telefoniczne powodują dyskomfort akustyczny. Taki „pracujący” hałas może powodować spadek wydajności pracy, szczególnie przy czynnościach wymagających zwiększonej koncentracji (na przykład księgowość). Dlatego dla takich organizacji najbardziej optymalnym rozwiązaniem jest biuro łączone lub tradycyjne „biurowe”.

Biura typu open space traktowane są inaczej. Niektórzy uważają, że takie biura są idealne dla większości firm, inni natomiast uważają, że open space nie nadaje się do produktywnej pracy personelu. Tak czy inaczej, tego typu biura są bardzo powszechne i nie staną się historią.

Ich główną zaletą jest to, że nie wymagają wysokich kosztów dla swojej organizacji, ponieważ wykorzystują jedno duże pomieszczenie, w którym każdy pracownik ma swoje miejsce pracy. Pracodawcy korzystali i nadal będą korzystać z biur typu open space, jednak aby stworzyć pracownikom jak najbardziej komfortowe i produktywne warunki pracy, należy przestrzegać kilku zasad.

Jak sprawić, by open space był wygodny do pracy

Urozmaicaj swoje miejsce pracy

Ogromna sala z identycznymi stołami, stojącymi w rzędzie w tej samej odległości, nadaje się do pracy tylko dla tych nielicznych osób, które mają dar przystosowania się do każdych warunków i nie tracą na wydajności w pracy. Ale większość ludzi ma swoje własne preferencje i potrzeby. Niektórzy ludzie muszą komunikować się ze współpracownikami podczas pracy, więc duże ścianki działowe między biurkami będą tylko przeszkadzać. Niektórzy ludzie mogą pracować tylko w ciszy, dlatego potrzebują półodizolowanego miejsca do pracy.

Oczywiście nie będziesz w stanie stworzyć osobnego miejsca pracy dla każdego pracownika na jego osobiste potrzeby. A sam format open space w jakiś sposób temu zaprzecza. Możesz jednak stworzyć kilka opcji dla miejsc pracy, aby każdy pracownik mógł wybrać to, które najbardziej mu się podoba. Wiele nowoczesnych firm, oprócz tradycyjnego biura typu open space, tworzy także dodatkową przestrzeń do pracy przypominającą bibliotekę. Nie można tam ze sobą głośno rozmawiać, odtwarzać muzyki ani odbierać połączeń telefonicznych. Jeśli pracownik podczas pracy potrzebuje skupienia i potrzebuje do tego ciszy, może udać się do tej biblioteki wraz ze swoim laptopem.

Można także stworzyć wydzieloną przestrzeń do pracy z dużym, otwartym stołem, przy którym pracownicy będą mogli omówić szczegóły wspólnego projektu, nie przerywając pracy i nie przeszkadzając potrzebującym ciszy współpracownikom.

Prawidłowo rozmieść poszczególne obszary biurowe

Jeśli Twój personel pracuje w biurze typu open space, nie oznacza to, że wszystkie zadania służbowe i pozazawodowe będą wykonywać w jednym miejscu. W każdym razie potrzebujesz pokoju do relaksu, jedzenia i sali konferencyjnej. Niektóre firmy wyposażają także w specjalną budkę telefoniczną, w której pracownicy mogą rozmawiać przez telefon, nie przeszkadzając współpracownikom.

Dlatego wszystkie te strefy muszą być tak zlokalizowane, aby pracownicy spędzali jak najmniej czasu na dotarcie do nich. Jeśli pracownik musi przejść przez całe ogromne biuro, aby porozmawiać przez telefon, po prostu odbierze osobiste rozmowy telefoniczne bezpośrednio przy swoim biurku. A wtedy posiadanie osobnej budki telefonicznej po prostu nie będzie miało sensu. To samo dotyczy jadalni. Ustaw go niewygodnie, a pracownicy będą jeść bezpośrednio przy biurkach.

Jak zrozumieć, który układ stref będzie najbardziej optymalny? Na początek zasięgnij rady dobrego projektanta. Pomoże Ci sporządzić optymalny plan lokalizacji lokalu ze względu na jego przeznaczenie, wielkość i ilość. Po drugie, skonsultuj się bezpośrednio ze swoim personelem. W końcu będą musieli tam pracować i tylko oni powiedzą, jak będzie im wygodniej i lepiej.

Nie używaj wysokich przegród między tabelami

Najczęściej przegrody umieszcza się pomiędzy biurkami w głównej przestrzeni pracy, aby chociaż w jakiś sposób stworzyć każdemu pracownikowi poczucie prywatności. Tak naprawdę wysokie przegrody, zasłaniające twarze pracowników od sąsiadów, będą pośrednim źródłem dodatkowego hałasu w pomieszczeniu. Ponieważ pracownicy siedzący obok siebie nie widzą swoich twarzy, będą mieli wrażenie, że nie usłyszą się np. podczas rozmowy telefonicznej. Ale to absolutnie nie jest prawdą. Dlatego jeśli wykonasz niskie przegrody lub całkowicie je usuniesz, pracownik będzie czuł się nieswojo rozmawiając przez telefon w miejscu pracy przed kolegami, ponieważ będzie widoczny i słyszalny dla wszystkich wokół niego.

Teorię tę wypróbowało już wiele dużych firm korzystających z biur typu open space i znalazła potwierdzenie: niskie przegrody lub ich brak zmniejszają poziom hałasu w pomieszczeniu.

Ustal zasady zachowania

Różne strefy w otwartej przestrzeni (omówione w paragrafie 1) są przeznaczone do określonych celów. Ustal zasady korzystania z każdego z tych obszarów, które wszyscy pracownicy muszą znać i przestrzegać. Na przykład w głównym miejscu pracy nie można rozmawiać głośno przez telefon ani wspólnie omawiać czegokolwiek, nie można wnosić laptopów do jadalni, nie można jeść ani słuchać muzyki w sali konferencyjnej.

Do komunikacji w pokoju głównym pracownicy mogą wykorzystać chat wewnętrzny - jest to wygodne zarówno dla samych pracowników (nie ma potrzeby krzyczeć czegoś do kolegi na drugim końcu sali), jak i dla menadżerów (zawsze można złapać tych, którzy zajmują się bezczynną pogawędką i nie pracują).

Warto także wprowadzić pewien sygnał, który każdy pracownik może dać, gdy jest bardzo zajęty i nie trzeba go rozpraszać. Najłatwiej to zrobić za pomocą słuchawek: jeśli założysz je na głowę, lepiej nie dotykać kolegi. Niektóre firmy stosują bardziej zaawansowane metody sygnalizacji, takie jak wskaźniki USB w laptopach. Jeśli wskaźnik jest czerwony, pracownik jest bardzo zajęty i nie chce z nikim rozmawiać, jeśli świeci na zielono, to jest gotowy do rozmowy.

Dodaj żywą roślinność

Człowiek jest częścią natury, zatem ma ona pewien wpływ na jego komfort i produktywność. Być może tego nie zauważamy, ale jeśli podczas pracy w naszym polu widzenia znajdą się żywe rośliny, wówczas podejmowanie decyzji stanie się dla nas łatwiejsze, zaczniemy szybciej reagować na złożone zadania, a liczba błędów spadnie. Dlatego wiele dużych korporacji urządza w swoich biurach całe parki i ogrody, poświęcając do tego osobne piętro lub dach budynku. Każdy pracownik może w każdej chwili przyjść do ogrodu, w którym rosną różnorodne rośliny i spędzić tam kilka minut. Nawet tak krótkie obcowanie z naturą pozwoli Ci nabrać energii i zacząć pracować z nową energią.

Jeżeli Twojej firmy nie stać jeszcze na taki luksus, to chociaż w każdym pomieszczeniu biurowym zainstaluj wysokie donice z żywymi roślinami. W oknach, na korytarzach, właśnie na podłodze. Jest wiele roślin, które nie wymagają szczególnej pielęgnacji. Obowiązki ich podlewania i wycierania liści z kurzu można powierzyć sprzątaczce. Zielone rośliny nie tylko dodadzą energii pracownikom do pracy, ale także rozjaśnią Twoje biuro, sprawiając, że będzie ono świeższe i bardziej żywe.

Zapewnij także obszary robocze dla kadry zarządzającej.

Często menedżerowie firm pracują w oddzielnych biurach, podczas gdy wszyscy podwładni siedzą na otwartej przestrzeni. Czasem jednak warto, aby menadżerowie przenieśli się w otwartą przestrzeń, aby lepiej zrozumieć, jak pracuje cała kadra, kontrolować ją i zintegrować się z zespołem. Nie ma potrzeby żegnać się na zawsze z kontami osobistymi – wystarczy kilka godzin dziennie pracy w open space. Możesz też zarezerwować na to cały dzień roboczy kilka razy w tygodniu.

Pracując w tym trybie menadżer nie będzie oddzielony od zespołu, ale będzie mógł lepiej zrozumieć mocne i słabe strony procesu pracy, co pomoże mu znaleźć sposoby na jego ulepszenie.

Eksperyment

Znalezienie optymalnego formatu open space dla Twojego zespołu za pierwszym razem jest prawie niemożliwe. Każdy zespół jest wyjątkowy i ma swoje preferencje i potrzeby. Jeśli naprawdę zależy Ci na swoich podwładnych i chcesz, żeby nie tylko dobrze pracowali, ale także czuli się komfortowo, to nie powinieneś raz na zawsze aprobować dla nich warunków pracy. Zmieniaj je co jakiś czas i monitoruj, jak zmienia się nastrój Twoich pracowników, jak bardzo wzrasta lub spada ich wydajność itp.

Open space można zagospodarować na różne sposoby. Pracownicy mogą siedzieć naprzeciw siebie lub niczym „pociąg”, przy jednym stole może znajdować się różna liczba osób, stoły można ustawiać w formie labiryntu, wyraźnych rzędów lub nawet w sposób całkowicie chaotyczny. Dopóki Twoi pracownicy nie będą pracować w kilku formatach, nie będą wiedzieć, który z nich jest najlepszy dla ich zespołu.

Komfortowej i produktywnej pracy!