Az Eisenhower Mátrix a nap fő kérdése. C negyed Sürgős, de nem fontos feladatok. Hol alkalmazzák Dwight Eisenhower elvét?

Miért olyan nehéz választani a kiemelt és a másodlagos feladatok között? Antonio Damasio idegkutató kutatása azt mutatja, hogy a döntéshozatal elválaszthatatlanul összefügg az érzelmekkel. Ezért nem meglepő, hogy a szorongást és a depressziót gyakran úgy jellemzik, mint a megrekedt állapotokat és a döntésképtelenséget. Az olyan egyszerű eszközök használata, mint az Eisenhower Mátrix, nemcsak a dolgok megértésében, hanem az érzelmi stressz csökkentésében is segít. Idővel ennek a koncepciónak az elveinek elsajátításával könnyen és gyorsan meghatározhatja a különbséget a fontos, a sürgős, a lényegtelen és a haszontalan között.

Úgy tartják, hogy az Eisenhower Mátrixnak sok köze van Dwight D. Eisenhower szavaihoz: „Két problémám van: egy sürgős és egy fontos. A sürgős nem fontos, de a fontos az sürgős."

Dwight D. Eisenhower leginkább az Egyesült Államok 34. elnökeként ismert (1953 és 1961 között). Mielőtt elnök lett volna, tábornok volt, és a második világháború alatt a szövetséges erőket irányította. 1950-ben Eisenhower lett a NATO első szövetséges főparancsnoka Európában.

A konkrét szakmai tevékenységek folyamatosan arra kényszerítették Eisenhowert, hogy kemény döntéseket hozzon, és minden nap különféle feladatokra összpontosítson. A folyamat optimalizálására megalkotta módszerét, amely Eisenhower-mátrix néven vált széles körben ismertté. Ma már nemcsak a tábornokok, hanem a hétköznapi emberek is használhatják, így a háziasszonyok is - segít az aktuális feladatok rangsorolásában, a dolgok rendbetételében.

Az Eisenhower Mátrix használata

Ez az eszköz azoknak való, akik hajlandóak és képesek felmérni feladataik fontosságát és egyértelműen kategorizálni azokat. A módszer során a feladatokat és cselekvéseket négy csoportra osztják:

1. sürgős és fontos;
2. fontos, de nem sürgős;
3. sürgős, de nem fontos;
4. nem sürgős vagy fontos.

Az Eisenhower-módszer végső célja, hogy segítsen kiszűrni a lényegtelen dolgokat a fontos döntésekből, és arra összpontosítani, ami igazán számít.

Ha az Eisenhower-mátrixot képként képzeli el, az így fog kinézni:

A kvadránsok jelentése a mátrixban

A feladatok meghatározott kvadránsokhoz vannak hozzárendelve, amelyek viszont meghatározzák, hogy mikor és mennyi ideig lehet egy feladatot elvégezni.

• I. kvadráns – „Csináld most” (sürgős és fontos)

Ez magában foglalja a kiemelt fontosságú feladatokat, amelyek azonnali figyelmet igényelnek. Szigorú határidőkkel rendelkeznek, és mindenekelőtt személyesen kell kitölteni.

• II. kvadráns – „Döntse el, mikor fogja megtenni” (fontos, de nem sürgős)

Ez a kvadráns a mátrix stratégiai része, ideális a hosszú távú fejlesztéshez. A benne lévő elemek fontosak, de nem igényelnek azonnali figyelmet. Ugyanakkor a feladatoknak meghatározott határideje van, és személyesen is elvégezhetők.

• III. kvadráns – „Delegálás valakire” (sürgős, de nem fontos)

A telefonhívások, az e-mailek, valamint az értekezletek és események ütemezése ebbe a körbe tartoznak. Az ilyen típusú feladatok jellemzően nem igényelnek személyes figyelmet, mert nem járnak mérhető eredménnyel. A Quadrant III segít minimalizálni a fontos munkából származó zavaró tényezőket. A delegálással nagyobb dolgokra koncentrálhat.

• IV. kvadráns – „Csináld később” (nem fontos, nem sürgős)

A IV. kvadránsba tartozó tevékenységek olyan kiegészítő tevékenységek, amelyek nem adnak hozzáadott értéket. Egyszerűen fogalmazva, ez olyan dolog, amit mindig el lehet halasztani anélkül, hogy félnünk kell a következményektől. Ezek a dolgok időt vesznek igénybe, és zavarják az első két negyedben elhelyezett fontosabb feladatokat.

A mátrix színének kiválasztása

Rendeljen a mátrix minden kvadránsához egy színt, és rendelje hozzá egy prioritási szinthez.

Például:

Piros = sürgős.

Sárga = fontos, de nem túl sürgős.

Zöld = sürgős, de nem fontos.

Szürke = nem sürgős, nem fontos.

Ha a mátrixot professzionális célokra használja, azt tapasztalja, hogy a legtöbb probléma az I. és III. kvadránsba esik. A II. kvadráns tevékenységei a legjelentősebb eredményeket produkálják, mivel ezek olyan üzleti célok, amelyek befolyásolják a vállalkozás hosszú távú sikerét, mégis ritkán sorolják őket sürgősnek.

A legnehezebb megérteni, hogy mi vonja el a figyelmét a tervezett tanfolyamról. De ha sikerül megbirkózni ezzel az alapvető időgazdálkodási problémával, akkor megszabadulsz az elvesztegetett órákról szóló gondolatoktól. Tegyen fel magának két kérdést, amelyek segítenek eldönteni a hosszú távú döntéshozatali stratégiáit:

• Mikor fog fontos, de nem sürgős feladatokon dolgozni?
• Mikor szánhat időt a fontos feladatok megoldására, mielőtt azok hirtelen sürgőssé válnának?

Érdemes megjegyezni, hogy néha az egyik kvadránsból származó feladatok váratlanul a másikba esnek. Vészhelyzet esetén a prioritások megváltoznak. Például Önnek van egy kisvállalkozása, és egy elégedetlen ügyfél felhív, és azt kéri, hogy beszéljen egy menedzserrel a kézbesítés késése miatt. Ez a probléma azonnal a mátrix többi eleme fölé emelkedik.

A feladatok kvadránsok közötti elosztásának van néhány jellemzője, amelyeket figyelembe kell venni:

1. A teendőlisták megkönnyítik az életet. Ügyeljen arra, hogy a feladatok kiosztása során a megfelelő kérdéseket tegye fel, amelyek segítenek meghatározni, mit kell először elvégezni. A legfontosabb jellemző az elsőbbség.
2. Minden negyedhez sok tevékenységet és feladatot adhat hozzá, de a legjobb, ha a maximális szám nem haladhatja meg a nyolc elemet. Ellenkező esetben el fog távolodni a fő céltól - a feladat elvégzésétől.
3. Hozzon létre külön mátrixokat szakmai és magánéletéhez.
4. Csak Ön határozhatja meg a listában szereplő elemek prioritási szintjét. Kezdj minden reggelt a mátrixban szereplő teendők listájával, és a hét végére látni fogod az eredményt.

Eisenhower mátrix sablon

A feladatelosztási folyamat egyszerűsítéséhez használjon egy Evernote által kifejlesztett sablont:

Az Eisenhower Matrix lefordítható Trello projektmenedzsment szoftverre. Készíts egy teendőlistát mind a négy táblához (= kvadráns), és készíts egy külön „Beérkezett üzenetek” táblát, ahová minden feladat kerül, mielőtt kiosztaná a kvadránsoknak. Ez lehetővé teszi a munkaterhelés vizuális felmérését.

Az Eisenhower Matrix egy egyszerű eszköz, amely segít elkerülni az elemzési bénulás állapotát, amely akkor jelentkezik, amikor azt sem tudja, hol kezdje.

Minden modern ember arra törekszik, hogy sikeres legyen. Ez az oka annak, hogy az időgazdálkodás olyan népszerű. Ez a technika hatékony tervezésre tanít. Ma már nemcsak politikusok és üzletemberek, hanem hétköznapi háziasszonyok is használják. De nem szabad az időgazdálkodást az elmúlt évtized találmányának tekinteni. Fél évszázaddal ezelőtt sok elfoglalt ember gondolkodott azon, hogy növelje saját termelékenységét. Ennek frappáns példája az Eisenhower-mátrix, amelyet alkotójáról neveztek el. Eszközként az Egyesült Államok harmincnegyedik elnöke, Dwight David Eisenhower használta a prioritások meghatározásához.

D. Eisenhower – a hatékonyság zsenije

Dwight David Eisenhower 1953 és 1961 között volt az Egyesült Államok elnöke. Ez a kiváló ember katonai pályafutásáról is ismert. Eisenhower részt vett az első és a második világháborúban, és a hadsereg tábornokává léptették elő. Az Egyesült Államok 34. elnöke a NATO egyik alapítójaként is ismert. A kortársak megjegyezték, hogy Dwight sokoldalú, élénk elméjű ember volt, kitűnt a fegyelem és a szervezettség. A kiemelkedő figura olyan hatékony tervezési eszközt hagyott utódainak, mint az Eisenhower-mátrix. Bárki használhatja saját tevékenységeinek megszervezéséhez.

Az Eisenhower-mátrix általános leírása

Egy nagyon egyszerű és mégis hihetetlenül kényelmes tervezési rendszert találtam ki. A kényelem és az áttekinthetőség kedvéért mátrixát négyzet formájában ábrázolta. Eisenhower azt javasolja, hogy az összes tervezett tevékenységet négy kategóriába sorolják. Először is érdemes azonosítani az összes legfontosabb dolgot, amely azonnali megoldást igényel. A másodikban - olyan ügyek és felelősségek, amelyek fontosak, de várhatnak. A harmadik kategória minden sürgős, de nem fontos. Az utolsó csoport lényegtelen és nem sürgős terveket tartalmaz. Az Eisenhower Mátrix mint prioritási eszköz ideális a rövid távú tervezéshez. Segítségével 1-2 napra is meg lehet tervezni a dolgokat. Hogyan építsd fel saját Eisenhower mátrixodat? Csak egy darab papírra és egy tollra van szüksége. Rajzolj egy négyzetet, és oszd négy egyenlő részre. Most beszéljünk arról, hogy milyen dolgokat kell hova leírni.

Első négyzet: a legfontosabb és legsürgősebb ügyek

Az Eisenhower-mátrix négyzetének első szegmensébe írja le a legfontosabb dolgokat, amelyeket azonnal meg kell tenni. Ha ezt a tervezési rendszert megfelelően és folyamatosan használják, akkor ennek a listának mindig üresnek kell lennie. A mátrix lényege abban rejlik, hogy a fontos dolgokat időben el tudja végezni, és elkerülje a rohanó munkákat. Természetesen, ha most kezdi használni ezt a tervezési rendszert, ebben a kategóriában 1-2 pozíció is lehet.

Milyen fontos feladatokat érdemes elhelyezni a „Mit kell sürgősen tenni” blokkban? Az ebbe a kategóriába tartozó hallgató vizsgát, a cégvezető megbeszélést üzleti partnerekkel, a háziasszony segélyhívást tehet közzé vízellátási problémák esetén. A teendők prioritási értékelésének ütemtervének le kell fednie élete minden területét. Családi tervek és ügyek, orvosok és stylistok látogatása, bevásárlási utak - mindezt be kell írni az Eisenhower-mátrixba. Például, ha nagyon fáj a foga, a fogorvosi látogatás a napi terv első négyzetében szerepelhet (fontos, nem halasztható ügy).

Második négyzet: jelentős feladatok, amelyek nem igényelnek azonnali befejezést

Az Eisenhower-mátrix egyik legjelentősebb területe a második négyzet, amelybe olyan fontos dolgokat kell rögzíteni, amelyeknek nincs szoros határidő. Ha egy tervezési rendszert hatékonyan használunk, mindig legyen itt néhány feladat. Fontos, hogy időben ellenőrizze személyes tervét ebben a kategóriában, és kövesse azt. Írja le ebbe a dobozba azokat a projekteket, amelyeken jelenleg dolgozik. Itt is szerepelhet ütemezett hívások és értekezletek, szakdolgozat írása. A második négyzetben fel kell sorolni az összes olyan feladatot, amelyet a lehető legnagyobb mértékben el kell végezni. A tervezési rendszer feltételezi, hogy először az ebbe a kategóriába tartozó esetekkel foglalkoznak. Csak ebben az esetben lehet elkerülni a vis maior és a vészhelyzeteket, és a mátrix első négyzete ennek megfelelően üres marad.

Harmadik négyzet: sürgős, de lényegtelen ügyek

Az Eisenhower Mátrix harmadik zónája olyan esetek rögzítésére szolgál, amelyeknek alacsony a prioritása, de ugyanakkor sürgős figyelmet igényelnek. Ezek mind olyan dolgok, amelyek csökkentik a termelékenységet, és zavarják fő munkáját. a jelentési folyamat során? Ezt a feladatot a harmadik négyzetbe kell beírni, a lehető leggyorsabban meg kell oldani. Ez magában foglalhatja a levelezés áttekintését és a napi rutinmunka elvégzését is, amely nem igényel komoly döntéseket. Ne felejtse el, hogy az Eisenhower Matrix - mint prioritásbeállító eszköz - segíteni fog abban, hogy mindent ellenőrzés alatt tartson, amit csinál. Ne hagyja ki a részleteket, és sikerülni fog.

Negyedik négyzet: nem sürgős és lényegtelen dolgok

A mátrix utolsó, negyedik négyzete a lényegtelen és nem sürgős feladatok és időtöltési lehetőségek rögzítésére szolgál. Maga D. Eisenhower ezt a kategóriát „az időpazarlók listájának” nevezte. A negyedik négyzetbe írunk mindent, ami nincs pozitív hatással a fő tevékenységtípusra, ugyanakkor pozitív hatással van az ember pszicho-érzelmi állapotára. Ezek személyes beszélgetések telefonon, szórakoztató műsorok nézése, kommunikáció a közösségi hálózatokon.

Mit tehet a negyedik négyzetből anélkül, hogy veszélyeztetné saját termelékenységét? Az Eisenhower Mátrix akkor működik, ha tudsz koncentrálni, és nem tartasz szüneteket egy adott feladat végrehajtása közben. Nincs semmi baj az időpazarlókkal, ha segítenek ellazulni és kikapcsolódni. Például megpróbálhatja a munkanapját blokkokra osztani, és az erőteljes tevékenységet rövid pihenőkkel váltogatni.

Példa az Eisenhower-mátrix kitöltésére

Hogyan lehet gyorsan elsajátítani a hatékony tervezés készségét az Eisenhower-mátrix segítségével? Kezdje napi terv elkészítésével. A naplódba rajzolj egy mátrixnégyzetet, oszd 4 egyenlő részre, és számozd meg őket. Most már csak az marad, hogy helyesen határozza meg saját ügyeinek és feladatainak prioritását. Pontosan ezért találták fel az Eisenhower Mátrixot. Cikkünkben láthat egy példát a kitöltésre. Ha sokat tervezel és sok a tennivalód, akkor ezeket először általános listaként leírhatod egy piszkozatba.

De hogyan tűzz ki magadnak hosszú távú célokat? Az Eisenhower Mátrixot rövid távú tervezésre találták ki. Ha hosszú távú célokkal dolgozik, célszerű külön listát használni. Ezután bontsa fel az összetett feladatot több altételre, és adjon hozzá néhányat a napi tervezéshez.

Jó napot, blogolvasók, a döntéseteket!

Ebben a cikkben a túlterhelt feladatlista problémájáról szeretnék beszélni, amellyel szinte minden modern ember találkozik. Hogyan jelenik meg? Az a helyzet, hogy napközben vagy hét közben sokféle feladatot tervezünk elvégezni, és ennek az időszaknak a végén rájövünk, hogy nem értünk el semmit.

Miért történik ez? Miért vagyunk túlterhelve, és nincs időnk megtenni, amit elterveztünk?

Ez leggyakrabban abból adódik, hogy a tervezésünk irreális. Túlterheljük a feladatlistánkat, valamit át kell húznunk, de felmerül a kérdés: „Hogyan húzhatunk át valamit, ha csak a szükséges dolgokat írjuk rá?”

A konkrét prioritási technikák segíthetnek meghatározni, hogy mit kell először megtenni, mit halaszthatunk el, vagy mit ne tegyünk meg egyáltalán.

A prioritások meghatározásának egyik legegyszerűbb és leghatékonyabb módszere az Eisenhower-mátrix. Az ötlet Dwight Eisenhower amerikai elnöké. Azután szerzett hírnevet, hogy Stephen Covey írt róla „A rendkívül hatékony emberek 7 szokása” című könyvében.

Az állandó elfoglaltság a lustaság, a lusta gondolkodás és a válogatás nélküli cselekvés egy formája.
Tim Ferriss

Az Eisenhower Mátrix azon az elgondoláson alapul, hogy erőfeszítéseink 20%-a hozza az eredmények 80%-át. Eisenhower tökéletesítette ezt az elvet.

Az Eisenhower-mátrix egy négyzet, amelyet két egymást metsző tengely 4 szektorra vagy kvadránsra oszt.
A függőleges tengely a „fontosság”, a vízszintes a „sürgősség”.
Így 4 szektort kapunk:
A szektor – „sürgős és fontos”
B szektor – „nem sürgős, de fontos”
C szektor – „sürgős, de nem fontos”
D szektor – „nem sürgős, nem fontos”

A szektor: fontos, sürgős

Összegyűjti azokat a dolgokat, amelyeket először meg kell tenni. Nem tolerálják a késlekedést; holnap már késő lesz megtenni. Az ilyen dolgok rendszeres megjelenése feladatlistánkban általában a rossz tervezés, a szervezetlenség, a halogatás stb. következménye. Az ideális tervezés az üres A kvadráns helyzete.

Példák az A kvadráns eseteire:

• hiteltörlesztés
• előre nem tervezett orvoslátogatás, amikor már nagyon fáj valami
• Hívjon vízvezeték-szerelőt a szivárgó cső javításához
• laptop javítás

B szektor: fontos, nem sürgős

Ez a szektor olyan ügyeket gyűjt össze, amelyek közvetlenül befolyásolják az Ön személyes hatékonyságát. A fő különbség ezen esetek és az A kvadráns esetei között a sürgősség hiánya. Ez lehetővé teszi, hogy átgondoltabban közelítse meg az ilyen problémák megoldását, ami lehetővé teszi nagyobb eredmények és hatékonyság elérését. A B szektor feladatai elsősorban az aznapi tennivalóinkból álljanak. Ne feledje azt is, hogy a B szektor ügyei, ha nem kapnak kellő figyelmet és időt, átkerülhetnek az A szektorba.

Példák a B kvadráns eseteire:

• képzés, továbbképzés, tanfolyamok és szemináriumok, tréningek
• ütemezett jelentés
• sport
• minőségi pihenés
• tervezett orvoslátogatás (ambulanciás vizsgálat, megelőző vizsgálatok)

C szektor: nem fontos, sürgős

Olyan dolgokat, amelyek nem visznek közelebb a célodhoz, de meg kell tenni. A mátrixszal végzett munka során a fő hiba az, hogy ne keverjük össze az A és C szektor ügyeit, különben olyan helyzet áll elő, amikor úgy forog, mint egy mókus a kerékben, de az elvégzett feladatok nem visznek közelebb a kitűzött célhoz. , és a fontos feladatok megoldatlanok maradnak.

Példák a C szektor eseteire:

• email ellenőrzése
• aktuális hívások
• találkozók
• háztartási munkák (háztakarítás)
• valaki által kiszabott találkozók

D szektor: nem fontos, nem sürgős

Az ágazat olyan dolgokat egyesít, amelyek elvesztegetik az időnket, és egyáltalán nem hoznak hasznot. Más szóval, időt emésztettek fel. De ezek a feladatok nagyon vonzóak számunkra, könnyen elvégezhetők, lehetővé teszik számunkra, hogy jól érezzük magunkat, kikapcsolódjunk. Ezért nagyon nehéz ellenállni nekik, de meg kell tenni.

• böngészhet a közösségi hálózatokon
• TV-t nézek
• csevegni a kollégákkal

Hogyan lehet hasznos egy mátrix a gyakorlatban? Az Eisenhower-mátrix használatának két lehetséges módja van:

1. tervezéshez
   Gyakran megteszünk minden sürgős, de lényegtelen dolgot, és egyre távolabbra halasztjuk a fontos és nem sürgős dolgokat. Ha az Eisenhower Mátrix segítségével kezdjük el tervezni az időnket és a feladatainkat, akkor több időt fordíthatunk olyan fontos dolgokra, amelyek közelebb visznek a céljainkhoz, és kiiktatjuk azokat a feladatokat, amelyek időt, erőfeszítést, energiát igényelnek, és ritkán vezetnek céljaink felé. Olvassa el az alábbi cikket, hogyan használhatja a mátrixot a tervezéshez.
2. hogy értékelje a hatékonyságát
   Az Eisenhower Mátrix egyértelműen megmutatja, milyen feladatokat hajt végre. Ezt az elemzést a hét vagy a hónap végén lehet elvégezni. Ha rendszeresen felülvizsgálja azokat a feladatokat, amelyekkel egy ideig elfoglalt, javítja személyes hatékonyságát.

Hogy néz ki?

1. Írd le egy papírlapra a napközben elvégzett dolgokat.
2. Oszd el négy szektorba, amit csináltál, jelezve az eltöltött időt.
3. Számítsa ki, hogyan oszlott meg az idő és a feladatok száma az ágazatok között.
4. Az eredmény értelmezése:
   A szektor
   Ha az A szektor nőtt, az azt jelenti, hogy nem te irányítod az életed. nem foglalkozik stratégiai tervezéssel, nem tudja, hogyan ossza meg a munkatehert az alkalmazottak között, és hogyan ruházza át a felelősségeket.
   B szektor
   Ha a B szektorban van a legtöbb tennivaló, akkor elegendő időt szán céljai elérésére, és tudja, hogyan kell a fő dologra koncentrálni.
   C szektor
   A C szektor ügyeinek növekedése a kitűzött célok és tervek hiányát mutatja. jelentéktelen feladatokra pazarolja az idejét.
   D szektor
   Felmerül a kérdés: „Miért fizetnek?”, személyes szinten pedig az idejét vesztegeti.

Az Eisenhower-mátrix használatának fő nehézsége a feladat fontosságának meghatározásának nehézsége. Gyakran azt gondoljuk, hogy minden feladat fontos. hogyan lehet meghatározni egy feladat valódi fontosságát. Hogyan lehet az összes feladat közül azonosítani az igazán fontos feladatokat?

Itt jön jól a „Franklin-módszer”: az a fontos, hogy mi felel meg életem fő céljainak.

A fő gondolat az, hogy a prioritások meghatározása előtt világosan meg kell határoznia a céljait egy bizonyos időszakra.
Ezek után kiegészítjük az Eisenhower-mátrixot, középpontjába helyezve céljainkat. Mi történik most? Most az aznapi összes feladat fontosságát a kitűzött célhoz képest értékeljük.

A feladat fontosságát 3 kérdésre adott válasz jelzi:

1. Mi történik, ha ma nem teszem meg?
2. Valaki meg tudja ezt csinálni helyettem?
3. Fontos ez a feladat a célod eléréséhez?

Például az a célja, hogy „egy éven belül kifizesse az összes hitelt és tartozást”. A mátrix egyes feladatainak fontosságát abból a szempontból értékeljük, hogy segít-e a cél elérésében.

Gyakorlati megvalósítás. Algoritmus egy mátrix használatához a napi tervezéshez

1. Határozza meg céljait. Nézd meg, hogy a céljaid összhangban vannak-e. A célok listájából válasszon ki 1-3 célt, amelyek prioritást élveznek ebben az időszakban. Ezek a célok szolgálnak majd jelzőfényként az Ön számára, amelyekre a feladatok szektorokba sorolásakor kell összpontosítania.
2. Írás (nap, hét, hónap). Az időgazdálkodási szakemberek azt tanácsolják, hogy tervezze meg a nyaralását is.
3. Lebontani.
4. A prioritások felmérése. Ossza el a feladatokat ágazatok között, a kitűzött célok alapján határozza meg a feladat fontosságát. Húzzuk fel a lapot 4 kvadránsba, és töltsük fel feladatokkal a mátrixot! Ha nem ihletett meg az ötlet, hogy minden nap kvadránsokat rajzoljon, a prioritásait a következő betűkkel jelölheti meg: A, B, C és D. Minden feladat mellé jelöléseket adunk a listához.
   Három közlekedési lámpa szín használható a prioritásokhoz: piros (A negyed), zöld (B negyed) és sárga (C kvadráns).
5. A rábízott feladatok teljesítése:

• A fontos és sürgős ügyeket először végezzük el. A napot ezekkel a dolgokkal kell kezdeni.
• Ezek után áttérünk a fontos, de nem sürgős ügyekre. Fő időnket és figyelmünket ennek a szektornak az ügyeire kell összpontosítanunk
• csak ezután térjen át más ügyekre.

Mielőtt bármilyen feladatba kezdene, először tedd fel magadnak a „Megcsináljam ezt?”, „Meg tudja ezt csinálni valaki más” kérdést?
A C kvadráns feladatokat, amelyek általában rutin jellegűek, és nem visznek előre a cél felé, ajánlott delegálni, vagy egyáltalán nem végezni.

6. A terv végrehajtásának figyelemmel kísérése
Ebben a szakaszban elemezze a tervezett terv végrehajtását. Számítsa ki a mátrix minden negyedében, hogy naponta hány feladatot végeztek el, és mennyi időt fordítottak azok végrehajtására! Értékelje hatékonyságát.

Minél több időt tölt a B kvadráns feladataival, annál hatékonyabb lesz, és annál gyorsabban éri el céljait.

A befejezetlen feladatokat helyezze át a következő napi listára. Ha egy feladatot több mint háromszor halogattál, gondold át, meg kell-e egyáltalán elvégezni. Valószínűleg jól megvagy enélkül is! Húzza ki ezeket a dolgokat a listáról, vagy tegye meg azonnal.

Amint látja, az Eisenhower Matrix egy egyszerű munkaeszköz, amely megkönnyíti a tervezést és segíti tevékenységeinek folyamatos nyomon követését és elemzését. Hagyja e-mail címét a cikk végén található űrlapon, és töltse le a napi tervezési sablont az Eisenhower Mátrix segítségével. A sablon két formátumban készült: Excel-táblázatban és jegyzetsablonként az Evernote számára.

Ha egy jegyzetet sablonnal szeretne hozzáadni Evernote-fiókjához, kattintson a jobb gombbal a jegyzetre az Evernote-fiókjában, és válassza a „Másolás a Jegyzettömbbe” lehetőséget a legördülő menüből. Ezután válassza ki a jegyzettömbjét, és kattintson a „Másolás” gombra. Most bármilyen módosítást elvégezhet a sablonon.
Ha gyakran használja a mátrixot, tegye a jegyzetsablont parancsikonként! Ez felgyorsítja a jegyzetek keresését, és időt takarít meg!
Ügyeljen arra, hogy a prioritásokat beépítse ügyviteli rendszerébe!

Amint megtanulja helyesen elosztani a feladatokat az Eisenhower-mátrixon belül, jelentős többletidőre lesz szüksége, és ami a legfontosabb, gyorsan eléri célját.

Töltsd meg minden napodat jelentéssel, és az lesz A TE DÖNTÉSED!

Nagyon könnyű összezavarodni az életesemények körforgásában. A gyerekeket a felnőttek tanítják meg az idejük helyes beosztására, akik gyakran maguk is mindent későbbre halasztanak. Általában ez a „később” soha nem jön el. Minden eltervezett feladatot simán félretolnak mások, és a végén a megoldatlan problémák egy folyamatos csomójává válnak.

A probléma legtöbbször nem az esetek számában rejlik, hanem az irracionálisan összeállított menetrendben. Az emberek nem fordítanak kellő figyelmet tevékenységeik tervezésére. De ha nagyon kevés személyes időt tölt az időgazdálkodás alapjainak megtanulásával, sokat spórolhat a jövőben. Akkor az életben nemcsak az örök problémáknak lesz helye, hanem magának és családjának is. Az egyik legegyszerűbb és leghatékonyabb tervezési technika az Eisenhower-elv.

Mi a technológia lényege?

Az Eisenhower-mátrix alapelve a feladatok kompetens elosztása a fontosságuk mértékétől függően. Segít a feladatok teljes listájának lebontásában fontos és lényegtelen, sürgős és nem annyira sürgős feladatokra. A mátrix segítségével meghatározhatja, hogy mennyi időre lesz szükség a probléma megoldásához, mert valami több figyelmet igényel, és vannak dolgok, amelyek öt percet sem érnek rá.

A siker eléréséhez egy bizonyos algoritmust kell követnie. A szükséges műveletek sorrendje a feladatok prioritásától függ. Általános szabály, hogy különböző tényezők akadályozzák, hogy egy célra összpontosíts: személyes problémák, körülötted lévő emberek, szokások stb. Az Eisenhower-módszer segíthet megszabadulni a gyengeségektől, és csak a hasznos cselekedetekre koncentrálni.

Hogyan keletkezett ez az elv, ki alakította?

Az időgazdálkodás leírt elvét Dwight David Eisenhower, az Amerikai Egyesült Államok harmincnegyedik elnöke támasztotta alá. A politikus egyetlen feladatot sem hagyhatott megoldatlanul, ezért igyekezett a lehető legracionálisabbra, optimalizáltabbra alakítani az időbeosztását. Ennek eredményeként Eisenhower az összes feladatot mátrixmá alakította.

Ma az elnök módszerét az irodai dolgozók, vezetők és felsővezetők alkalmazzák. Ez arra utal, hogy ez a prioritási módszer valóban hatékony és releváns.

Mi Dwight Eisenhower mátrixa?

Az Eisenhower-négyzet (vagy alapelvek egy mátrix felépítésén alapul feladatokat elosztásuk szerint.

Tehát először el kell döntenie, hogy mi a fontos és mi a sürgős. Az eredmények elérésére a fontos ügyek vannak a legnagyobb hatással, a sürgős feladatok pedig azonnali befejezést igényelnek. Általában olyan kép alakul ki, amely teljes képet ad a dolgok állásáról.

A mátrix lehetővé teszi a megfelelő prioritások beállítását – mi várhat és mi nem késleltethető.

Mit tartalmaz az A négyzet?

A bal felső sarokban található első négyzetet A négyzetnek nevezzük. A legfontosabb és sürgős feladatokat ebbe a cellába írjuk. Ideális esetben ennek a négyzetnek üresnek kell lennie, mivel a racionálisan elosztott idő elvileg lehetővé teszi az ilyen esetek elkerülését.

A fokozott jelentőségű esetek a következők:

• egészségügyi problémák, amelyek általában a legrosszabb időpontokban jelentkeznek;
• bármi, ami negatív hatással lehet a műveletek eredményére;
• feladatok elvégzése új problémákhoz vezethet.

Az ember önkontrollja felelős ennek a térnek a teljességéért. Hiszen ha minden nap új esetek jelennek meg az A cellában, az Eisenhower-elv nem segít. Itt elvileg az időgazdálkodásra kellene rátérnünk, de először foglalkozni kell minden olyan dologgal, ami a közeljövőben kitölti az A teret.

Ennek a négyzetnek a legmagasabb prioritása ellenére a cellát kitöltő problémák megoldását valaki másra bízhatja. De ez csak akkor lehetséges, ha ez lehetséges, és az ügyek nem feltétlenül igényelnek személyes részvételt.

Milyen feladatokat foglal magában a B négyzet?

A mátrix ezen része tele van napi tevékenységekkel. Általában ez magában foglal mindent, ami a legnagyobb figyelmet érdemli. Ezek fontos, de nem sürgős ügyek, amelyek többsége egy személy fő tevékenységéhez kapcsolódik. A feladatok alacsony sürgőssége lehetővé teszi, hogy ne hozzon elhamarkodott döntéseket, a konstruktív és ésszerű megközelítés pedig lehetővé teszi az összes feladat hatékonyabb elvégzését.

A főként B négyzetből problémákat megoldó emberek tevékenysége produktívabb. Jó munkaeredmény esetén az ilyen embereknek elegendő idejük van személyes életükre, és nem tapasztalnak állandó stresszt. Ez a tér csekély jelentőségű, és bizonyos mértékig hétköznapi feladatokból áll, de az emberi tevékenység elsősorban ezekből áll.

A B szektor feladatai nagymértékben befolyásolják mind az erkölcsi, mind az anyagi jólétet. Ezek a sport, a diéta, az alvás, az oktatási és a munkahelyi tevékenységek – azok a dolgok, amelyek nélkül nem megy, de általában ezekre fordítják a legkevesebb figyelmet, sok mindent a véletlenre bízva.

Milyen tevékenységek szerepelnek a C négyzetben?

A C négyzet azokat a dolgokat tartalmazza, amelyek nem viszik közelebb a dédelgetett célhoz, hanem éppen ellenkezőleg, lassítják az eseményeket és késleltetik az igazán fontos feladatok elvégzését. Leggyakrabban sürgős időbefektetést igényelnek, de elvonják a figyelmet és félrevezetik. Itt fontos, hogy mindig emlékezzen tevékenységének és céljainak eredményeire, és ne váltson másodlagos dolgokra.

Ebbe a szektorba nyugodtan belefoglalhatja a háztartási munkákat és a valakinek tett ígéreteket. Általában ezek az ügyek nem annyira fontosak, mint inkább sürgősek.

Mit tartalmaz a D négyzet?

Azok számára, akik nem tudják, hogyan kell helyesen megtervezni az időt, ezen a téren a feladatok foglalkoztatják a legtöbbet nagy mennyiség idő. Ezeket a feladatokat inkább nem problémáknak, hanem kellemes gondoknak nevezhetjük, amelyek ráadásul egyáltalán nem hoznak racionális hasznot. A D négyzet befolyását ha nem is meg kell szüntetni, de legalább csökkenteni kell.

A pihenést nem szabad felváltani a közösségi oldalak céltalan figyelésével, tévéműsorok vagy sorozatok nézésével, vagy üres telefonbeszélgetéssel. Szabadidejét saját maga és a körülötte lévők: családja, szerettei és barátai javára is töltheti.

Hol alkalmazzák Dwight Eisenhower elvét?

A feladatok elosztásának leírt technikáját nem csak az idő racionalizálására használják. Az Eisenhower-elv szerinti gyorsított elemzést például a kiskereskedelmi létesítmények szükséges funkcióinak meghatározására használják. A termék fejlesztése az életciklus minden szakaszában az úgynevezett Ez az elv egyesíti a gazdasági és műszaki technikákat a termék tulajdonságai és költségei közötti kapcsolat meghatározására. Ez utóbbinak logikusnak és kifizetődőnek kell lennie.

Hogy mi az Eisenhower-elv az FSA-ban, azt számos piacgazdasággal rendelkező ország szakértője vizsgálta: Franciaország, Németország, Nagy-Britannia és az USA. Ennek eredményeként kiderült, hogy egy objektum releváns funkcióinak körének meghatározásához fontos, hogy arányokat tartsunk szükségességük és költségük között. Az FSA Eisenhower-elve egy termék elemzése és tulajdonságainak három kategóriába való felosztása:

1. A. kategória. Fő vagy alapvető funkciók: a termék közvetlen rendeltetése, amelynek biztosítására nagyobb összeget kell költeni.
2. B kategória. A termék másodlagos funkciói, amelyek a fő funkciókhoz kapcsolódnak. Az ilyen kiegészítések jelenléte üdvözlendő, de a hiány nem befolyásolja túlságosan az értékesítést.
3. C kategória. Fölösleges funkciók, amelyek hiánya semmilyen módon nem befolyásolja a termék minőségét. Ha elkerüli a teljesen felesleges kiegészítőkre való kiadásokat, sok pénzt takaríthat meg.

Az Eisenhower-elv alkalmazásának gyakorlata

Egyáltalán nem szükséges pontosan mátrix formájában - négyzetben - elosztani a feladatokat, de először ezt is megteheti az áttekinthetőség érdekében. Kényelmes a szabványt több listává vagy általános tervvé alakítani, ahol a különböző négyzetekből származó dolgok színesen vannak kiemelve. Így például egyidejűleg sürgős és fontos feladatokat (A négyzet) írhatunk piros tintával, fontosat, de nem sürgőst zölddel (B szektor), nem fontos, de sürgős feladatokat (C négyzet) kékkel, és feketével - lényegtelen és nem fontos. -sürgős. Ugyanakkor egy adott ügy fontosságának mértékét nem fejben, hanem papíron kell felmérni. Így formálódnak a feladatok, és válik reálisabbá a megvalósításuk.

Miért érdemes ezt a módszert alkalmazni?

Az elv segíthet megváltoztatni az életét a személyes idő racionalizálása szempontjából. Ezzel a módszerrel kevesebb időt fordíthatunk felesleges feladatokra és a legígéretesebb dolgokat végezhetjük el, valamint elegendő időt szánhatunk a megfelelő pihenésre, elkerülve az úgynevezett időpazarlókat: televíziózást, céltalan bolyongást az interneten és hasonlókat.

Aki az időgazdálkodás elveit alkalmazza napi tevékenységében, az a statisztikák szerint nemcsak sikeresebb, mint mások, hanem egészségesebb is, hiszen nem tapasztalja meg a túlterheltséggel, állandó határidőkkel járó állandó stresszt. (Eisenhower-elv vagy bármely más) segít optimalizálni élettevékenységét minden területen.

34 Dwight David Eisenhower amerikai elnök nagyon elfoglalt ember volt. Ahhoz, hogy egy nap alatt többet végezzen, megalkotta saját hatékony időgazdálkodási eszközét, amelyet ma Eisenhower Mátrixnak vagy Priority Matrixnak hívnak. Mi a módszer lényege?

Mi az Eisenhower Mátrix?

Az Eisenhower Mátrix ötlete az, hogy megtanulja, hogyan lehet gyorsan megkülönböztetni a fontos dolgokat a lényegtelenektől és azoktól, amelyek egyáltalán nem igényelnek figyelmet. Eisenhower azt javasolta, hogy az összes aktuális és tervezett ügyet 4 kategóriába sorolják a sürgősség és fontosság elve alapján. Az érthetőség kedvéért rajzolt egy négyzetet, és 4 mezőre osztotta. Minden mező tartalmazott egy teendőlistát:

• 1. mező: Fontos és sürgős ügyek;
• 2. mező: Fontos, de nem túl sürgős ügyek;
• 3 mező: Nem fontos, de sürgős ügyek;
• 4. mező: Nem fontos vagy sürgős ügyek.

Hogyan dolgozzunk az Eisenhower térrel?

Nézzük meg részletesebben az Eisenhower teret:

1. Fontos és sürgős ügyek. Ti mit sorolnátok ebbe a kategóriába? Hány sürgős és fontos dolgot lehetne beleírni ebbe a négyzetbe? A trükk az, hogy az Eisenhower-tervezés csak akkor nevezhető hatékonynak, ha a legelső mező mindig tiszta, egyetlen bejegyzés nélkül. Ha van egy listája azokról a feladatokról, amelyeket a mátrix ezen mezőjéhez rendelhet, az azt jelenti, hogy valami megzavarja a produktív munkáját: lustaság, önfegyelem hiánya, képtelenség helyesen felállítani a prioritásokat stb. Mindez rohanáshoz vezet. munkahelyek, ami rossz hatással van az ember mentális és fizikai állapotára.
2. Fontos, de nem túl sürgős ügyek. Eisenhower, amikor létrehozta időgazdálkodási rendszerét, biztos volt benne, hogy ez a kategória a legfontosabb. Egy feladat idejében történő elhelyezése és végrehajtásának felvállalása lehetőséget jelent arra, hogy annyi időt fordítsunk a probléma megoldására, amennyi szükséges. Például egy időben történő orvoslátogatás megelőzi a betegségeket, és egy diák szakdolgozatának kicsit az ütemezés előtti megírása lehetőséget ad a hibák kijavítására.
3. Nem túl fontos, de sürgős ügyek. Az Esenhower mátrix ezen mezője olyan dolgokat hivatott elhelyezni, amelyek zavarják a hatékony munkát, és ezért azonnali eltávolítást igényelnek. Például egy elromlott számítógép megjavítása, anyós segítsége a bútorok vidéki házba szállításában stb.
4. Nem sürgős vagy fontos ügyek. A prioritási mátrixban helyet kapnak azok a dolgok is, amelyeket mindennap azért teszünk, hogy eltereljük a gondolatainkat a munkáról. Ezek hosszú telefonos beszélgetések, tévésorozatok nézése, baráti hírfolyamok, levélírás stb. Vagyis minden olyan dolog, ami kellemes, de nem szükséges. Eisenhower a prioritásokról szólva „időpazarlónak” nevezte az ilyen tevékenységeket, amelyek negatívan befolyásolják a munka termelékenységét.