Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) bevezetésének hatékonyságának elemzése. Az Ipsos LLC vállalkozás elektronikus dokumentumkezelő rendszerének elemzése · Dokumentum egyszeri regisztrációja, amely lehetővé teszi a dokumentum egyedi azonosítását

Az elektronikus dokumentumkezelés megvalósításának szabályozási keretei

Az orosz piacon bemutatott EDMS áttekintése

Az EDS használatának gazdasági hatékonyságának felmérése
a Senator LLC-nél

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése a holdingkezelő társaságban

FEJEZET II. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése a vezetésben

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése a vezetésben

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósításának minőségének felmérése a szervezetekben

FEJEZET I. Az elektronikus dokumentumkezelés megvalósításának szabályozási keretei

Dokumentum automatizálási rendszer, elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS)- egy automatizált többfelhasználós rendszer, amely végigkíséri egy hierarchikus szervezet munkájának irányítását annak érdekében, hogy ez a szervezet betöltse funkcióit. Feltételezhető, hogy az irányítási folyamat ember által olvasható dokumentumokon alapul, amelyek a szervezet alkalmazottai számára követendő utasításokat tartalmaznak.

Elektronikus iratkezelés bevezetése a bíróságokon

Az Orosz Föderáció Igazságügyi Minisztériuma dolgozza ki a kódexek módosításának tervezetét, amely előírja az elektronikus dokumentumkezelés jogi eljárásokban történő használatának szabályait és eljárását. Akciójuk 2016-ban léphet hatályba.

A törvényjavaslat rendelkezései lehetővé teszik a folyamatban résztvevők számára, hogy az internetet használhassák iratcserére, amelyen keresztül hivatalos iratok is eljuttathatók a bírósághoz, az ügyészséghez és a nyomozóhoz.

A nyilatkozatokat, beadványokat, panaszokat, előadásokat és egyéb iratokat elektronikus dokumentum formátumban küldik meg a bíróságnak. Ehhez ki kell töltenie a szükséges elektronikus űrlapot az illetékes hatóság hivatalos honlapján, majd alá kell írnia a dokumentumot fokozott minősített elektronikus aláírással (CES). Az igazságügyi hatóságok viszont határozatokat, ítéleteket, panaszokat stb. távközlési csatornákon keresztül. Az írásbeli bizonyíték elektronikus úton is megküldhető, de ez az eljárás nem vonatkozik az államtitkot képező információra.

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer átfogó megvalósítása

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer egy többfunkciós szoftver- és hardverkomplexum az üzleti folyamatok menedzselésének automatizálására különböző szakemberek által elosztott információfelhasználás körülményei között, és lefedi a szervezet egyéni és összes üzleti folyamatát:

• szervezési és adminisztratív dokumentumkezelés és irodai munka
• szerződéses és pénzügyi dokumentumok áramlását
• személyzeti dokumentumfolyamat
• tervezés és tervezés, valamint tervezés és becslés dokumentumfolyamat
• projektmenedzsment
• műszaki alkalmazások kezelése csatlakozás
• pályázati dokumentáció kezelése
• a vállalati beszámolók elkészítésének, gyűjtésének, tárolásának és közzétételének folyamatai
• külső és belső marketing
• satöbbi.

És így, Az ECM a dokumentációk legkülönfélébb feldolgozását fedi le: parancsok, utasítások, utasítások, bejövő és kimenő levelezés, utasítások, jegyzőkönyvek és jegyzőkönyvi kivonatok, szerződések, kiegészítő megállapodások és aktusok, képzési és üzleti utakra vonatkozó utasítások; műszaki és szabályozási dokumentáció; személyzet, pályázat, számviteli dokumentumok, hang-, videotartalom, grafikai fájlok stb.

Dokumentum:

• Bármilyen tartalom tárolása és kezelése
• A dokumentum életciklusának minden szakaszának támogatása és kezelése
• A dokumentumok és utasítások végrehajtásának időzítésének és minőségének figyelemmel kísérése
• Az információk védelmének és bizalmasságának biztosítása
• Együttműködés engedélyezése a dokumentumokon
• Osztott munkavégzés lehetősége
• Széleskörű keresőeszközök a szükséges dokumentumokhoz
• Integráció a kapcsolódó FÁK-cégekkel

EDMS képességek:

Automatizált irodai munka és dokumentumkezelés:

• dokumentumok létrehozása (a semmiből, sablonból, dokumentumok importálása)
• csapatmunka, áttekintés
• regisztráció ellenőrzése
• jóváhagyás/jóváhagyás/aláírás
• dokumentumok nyilvántartása
• dokumentumok szétosztása
• határozatok kikényszerítése, utasítások kialakítása, mind a dokumentumhoz kapcsolódó, mind nem kapcsolódóan
• határozatok és utasítások végrehajtása, végrehajtásról szóló jelentések
• a határidők teljesítésének és a határozatok, utasítások minőségének ellenőrzése
• jogilag jelentős dokumentumáramlás támogatása digitális aláírással
• iratok levéltárba adása az előírásoknak megfelelően

Szerviz funkciók:

• attribútum és teljes szövegű dokumentumkeresés
• dokumentumok közötti kommunikáció támogatása
• a dokumentumok összes verziójának mentése;
• a hatáskör-átruházási mechanizmus támogatása
• "személyes mappák" létrehozása a felhasználó által
• az interfész „ablakainak” testreszabása a felhasználói preferenciák szerint
• feladatok és értesítések generálása
• statisztikai jelentések generálása
• naplózási munka a rendszerben lévő dokumentumokkal
• a rendszerben végzett összes művelet ellenőrzése

Technológiai képességek:

• információvédelem, hozzáférési jogok differenciálása
• az üzleti folyamatok és hozzáférési jogok rugalmas konfigurálása
• integráció és adatcsere más vállalati üzleti alkalmazásokkal (ERP, projektmenedzsment rendszerek, elektronikus kereskedési platformok stb.) és a partnerek elektronikus dokumentumkezelő rendszereivel
• többági munka támogatása
• az összevont elosztott rendszer architektúra támogatása, amely képes replikálni az információkat a rendszer csomópontjai között
• "Mobil iroda” a felhasználók távoli munkájához

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése egy szervezetben lehetővé teszi:

• Csökkentse vagy szüntesse meg a papírmunkát
• Hozzon létre egy egységes tárházat a szervezeti dokumentumokból
• Csökkentse a dokumentumfeldolgozás idejét
• Biztosítsa a megbízások végrehajtása feletti ellenőrzést, az üzleti folyamatok átláthatóságát és növelje a vezetői fegyelem szintjét
• Szabványosítsa és szabályozza az üzleti folyamatokat
• Szüntesse meg a dokumentumok többszörözését
• Gondoskodjon a dokumentumok tárolásának biztonságáról
• A dokumentumok időben történő kézbesítése a végrehajtóknak (dokumentumok/utasítások feladása/kézbesítése valós időben)
• Biztosítson távoli, biztonságos hozzáférést a dokumentumokhoz
• Csökkentse a szükséges dokumentumok keresésére fordított időt
• Csökkentse a papíralapú dokumentumok tárolási költségeit
• Csökkentse a tranzakciós költségeket

A TOPS Consulting dokumentumautomatizálási megoldásai lehetővé teszik a szervezetek számára a dokumentumok életciklusának minden aspektusának kezelését – a létrehozástól az archiválásig. Támogatás biztosított a dokumentummal való munka teljes ciklusához: dokumentumkészítés, kollektív fejlesztés és áttekintés, tervellenőrzés, jóváhagyás, jóváhagyás, nyilvántartásba vétel, terjesztés, utasítások kiadása, határozatok végrehajtása és ellenőrzése, a dokumentum archívumba adása és annak ellenőrzése. a megállapított előírásoknak megfelelő tárolást.

Belül dokumentumkezelő rendszer átfogó megvalósítása A TOPS tanácsadó cég a következő területeken végez munkát:

• a szervezet összes szükséges üzleti folyamatának automatizálása
• a szervezet elektronikus archívumának létrehozása
• a dokumentumok rendszerbe vagy archívumba történő streamelése
• integráció a szervezetben használt üzleti alkalmazásokkal (ERP (SAP, Oracle, Axapta), CRM, egyéb EDMS, EAM, elektronikus platformok stb.)
• elosztott elektronikus dokumentumkezelő rendszer létrehozása földrajzilag elosztott szervezetek számára
• digitális aláírás és további információbiztonsági rendszerek bevezetése
• statisztikai adatszolgáltatási rendszer bevezetése a dokumentumáramláshoz

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer átfogó megvalósítása egy szervezetben átfogó infrastruktúrát biztosít minden típusú információ konszolidálásához, integrálásához és kezeléséhez.

Az EDMS átfogó bevezetése egy szervezetben új (papírmentes) munkamódszerekre való átállást jelent, ami szinte minden dolgozót érint.

Ez természetesen nem könnyű feladat, bizonyos tudást és tapasztalatot igényel.

Ha ezt a munkát maga végzi el, akkor olcsóbb lesz, de nehéz garantálni a projekt időzítését. Egy tapasztalt kivitelező csapat megbízhatóbban és gyorsabban végzi el ezt a munkát. Mindenesetre nem nélkülözheti a végrehajtó csapatot – legyen szó saját szakembereiről vagy külső cégekről.

A bevezetési folyamat során ne csak informatikusokra hagyatkozzon. Például az „Üzleti folyamatok felépítése” megvalósítás egyik szakasza egy üzletvezető, fejlesztési igazgató feladata, nem pedig informatikus. Ezért az EDMS önálló bevezetése előtt a szervezetnek fel kell készülnie arra, hogy a különböző területeken a szükséges számú szakemberrel rendelkezzen.

Határozzuk meg a végrehajtó csapat összetételére vonatkozó alapvető követelményeket.

1. Menedzser-elemző - figyelemmel kíséri a szervezet összes üzleti folyamatát, befolyásolni tudja azokat, elképzeli, hogyan kell a szervezetnek működnie az EDMS-ben.

2. Megvalósításszervező (projektmenedzser) - figyelemmel kíséri a projekt előrehaladását, megtervezi a munkát, ösztönzi a személyzetet, megteszi adminisztratív intézkedéseket.

3. Képzett rendszerspecialisták (informatikai és tantárgyi szakemberek) - a munka előrehaladásának részletezése, a rendszer beállítása és az összes többi felhasználó betanítása, utasítások, szabályzatok stb.

Ha létezik ilyen csapat a szervezetben, akkor van esély a rendszer önálló bevezetésére. Ellenkező esetben béreljen fel egy harmadik fél megvalósítási csapatát a szállítótól vagy partnerétől.

Egy harmadik féltől származó implementációs csapat kidolgozza a megvalósítási projektet, utasításokat a rendszerfelhasználóknak, hozzáigazítja a rendszert egy adott szervezethez, és szervezeti értekezleteket tart.

Ez a lehetőség kétségtelenül drágább, mint az önálló megvalósítás, de biztosítja a rendszer magas színvonalú és határidőre történő megvalósítását. Ezért harmadik fél csapatának kiválasztásakor biztosítania kell ezeknek a szakembereknek a szakmai készségeit és tapasztalatát. Ehhez értékelni kell az általuk már befejezett projekteket.

A megvalósítási technológia szakaszai

Az implementációs technológia biztosítja a siker több mint felét. Ezért a végrehajtó cég kiválasztásakor alaposan tanulmányoznia kell annak megvalósítási technológiáját, és értékelnie kell az ellenőrzési pontokat - a végrehajtás minőségének kritériumait a köztes szakaszokban. Az ellenőrző pontok megléte és száma a technológiai érettség mutatójaként szolgálhat.

Tekintsük azok jellemzőit az EDMS megvalósításához.

1. A szervezet felmérése. Kiemelésre kerülnek a szervezet főbb dokumentumai és a főbb üzleti folyamatok, amelyeken a kutatás folyik. Ezért a munka megkezdése előtt az üzleti folyamatokban való részvételük alapján határozzák meg azt a végrehajtási eljárást és részlegeket, amelyekre a tanulmány kiterjed. A kutatási időszak 2-4 hét a projektfejlesztésnél.

2. Személyzeti képzés. A tapasztalatok azt mutatják, hogy az EDS bevezetésekor a munkavállalók legalább 30%-ának képzése szükséges. Ez a lefedett alkalmazottak számának köszönhető. Lehetetlen minden dolgozóhoz tanácsadót rendelni, ezért a dolgozóknak tudniuk kell egymásnak tanácsot adni, minden harmadiknak el kell tudnia magyarázni a kollégáknak, mit és hogyan kell tenni egy adott helyzetben.

A pénz- és időmegtakarítás ebben a szakaszban a próbaüzem költségeinek növekedéséhez és a határidők késéséhez vezet. A végrehajtási ütemtervben több időt kell fordítani a képzésre, figyelembe véve azt a tényt, hogy nagy létszámú személyzet képzésére van szükség.

3. Az utasítások kidolgozása rendkívül fontos szakasz. A munka megkezdése előtt minden alkalmazottnak utasításokat kell kapnia a rendszerben való munkavégzésre vonatkozóan, ez megszünteti a rendszerrel szembeni bizalmatlanságot, és elmagyarázza az EDI rendszerben való munkavégzés főbb pontjait.

4. A próbaüzem egy szakasz, amely lehetővé teszi, hogy felmérje a szervezet felkészültségét a rendszer ipari működtetésére.

Ennek ellenére a rendkívül munkaigényes folyamat ellenére számos példa van az EDMS sikeres és hatékony megvalósítására.

Az orosz piacon létező elektronikus dokumentumkezelő rendszerek rövid áttekintésére a legismertebb vezető pozíciókat elfoglaló rendszereket vettük át, amelyek aktívan fejlesztik a termék funkcionalitását, ezzel új ügyfeleket nyerve. Ezekkel az EDMS-ekkel kapcsolatos információk különféle nyílt forrásokban találhatók. Nem veszik figyelembe azokat a külföldi platformokat, amelyek bár használhatók a dokumentumokkal végzett munka automatizálására, de a hazai szervezetekben magas költségük miatt nem terjedtek el.

Az alábbiakban felsorolunk néhány EDMS-t, azok funkcióit, előnyeit és hátrányait. Ezt követően ezen anyag alapján összeállítjuk az áttekintett szoftvertermékek kulcsfontosságú funkciók szerinti összehasonlító táblázatát, és megadjuk azok értékelését.

"DocsVision"

A DocsVision rendszer egy szoftvertermék, amely automatizált vállalati megoldások létrehozására szolgál dokumentumok és üzleti folyamatok kezelésére. Tartalmaz egy tartományspecifikus platformot nyitott alkalmazásprogramozási felületekkel az egyéni alkalmazások és a paraméteres konfigurációs képességekkel rendelkező, kész szabványos alkalmazások fejlesztéséhez. A fejlesztő a DocsVision, a Digital Designtól kivált cég. 1998 óta fejlesztik.

Funkciók:

- a vállalatirányítás automatizálása;

- a folyamatszemlélet támogatása a menedzsment megszervezésében;

- minőségirányítási rendszerek automatizálása;

- a dokumentum jóváhagyási és jóváhagyási folyamatok automatizálása;

- a dokumentumok és feladatok végrehajtásának ellenőrzésére szolgáló eszközök;

- dokumentumok továbbítása és eljuttatása a felhasználói munkaállomásokra;

- dokumentumfeldolgozási folyamatok menedzselése;

- interakció megszervezése partnerekkel és ügyfelekkel;

- iroda automatizálás;

- elektronikus irattár létrehozása.

Előnyök:

- lehetőség a funkcionalitás fejlesztésére;

- egységes mechanizmusok a folyamatokról és alkalmazásokról szóló összes információ felhalmozására és tárolására;

- ütemező eszközökkel integrált, egységes, a feladatok végrehajtásának nyomon követési eszközei;

- központosított mechanizmusok az információkereséshez, függetlenül az alkalmazástól, a folyamattól, a dokumentumok típusától;

Képes információt gyűjteni a folyamatok lefolyásáról, és ezeket az információkat újratervezésre használni;

- egységes felület, új alkalmazások bevezetésekor nincs szükség további képzésre;

- szoros integráció a használt e-mail és ütemezési rendszerrel;

Egyetlen feladatsor az összes folyamathoz és alkalmazáshoz (a rendszer önállóan tájékoztat bizonyos műveletek végrehajtásának szükségességéről);

Eszközök szoftverek automatikus telepítéséhez a felhasználói munkaállomásokon (nincs szükség időre az ügyfélalkalmazások telepítéséhez és frissítéséhez);

- WEB hozzáférés a rendszer összes funkciójához;

- egységes rendszer a hozzáférési jogok megkülönböztetésére, integrálva a szabványos Windows biztonsági eszközökkel.

Hibák:

A dokumentumok sokszorosításának hiánya a regisztráció során;

Nem tud regisztrálni egy dokumentumot egy meglévő dokumentum alapján;

Az irattári iratok és dokumentumok elszámolásának, mozgásellenőrzésének és tárolási időszakának hiánya;

Jelentős korlátok a megoldások véglegesítésében a platform gyártójának részvétele nélkül.

"Indíték"

A „Motive” egy webalkalmazásként megvalósított vállalati működésirányítási rendszer, amely lehetővé teszi, hogy bármely, az internetre csatlakozó munkaállomásról megszervezze a hozzáférést. Az információk megjelenítése a rendszerben számos könnyen elsajátítható koncepción alapul - mint például Projekt, Feladat, Akció, Alkalmazott, Jelentés stb. Fejlesztő - "Motívum". A rendszert vállalatirányítási eszközként mutatják be. 2004 óta a piacon.

Funkciók:

Egységes információs tér kialakítása a vállalat számára;

A cég belső elektronikus dokumentumkezelésének szervezése, karbantartása;

Projekteken való csapatmunka lehetősége;

Nagyszámú feladat és megbízás kezelésének képessége;

A személyzet foglalkoztatásának ellenőrzése;

Nagy mennyiségű dokumentum kezelése;

Az információk titkosságának biztosítása;

Gyors és kényelmes információkeresés a rendszer felhasználói jogainak megfelelően;

Projektek, feladatok, dokumentumok archívumának vezetése.

Előnyök:

A rendszerobjektum modell szándékos egyszerűsítése, amely hozzájárul a sikeres megvalósításhoz, és csökkenti a személyzet képzésére fordított időt és pénzt;

Több vezérlőrendszer-osztály funkcionalitásának kombinálása;

Különféle interfészekkel való munkavégzés;

Önálló megvalósítás lehetősége;

Széles integrációs lehetőségek;

A rendszer adminisztrálásához nincs szükség különleges készségekre;

Világos funkcionalitás.

Hibák:

- sablonok hiánya a létrehozott dokumentumokhoz;

- képtelenség regisztrálni a dokumentumokat a szkennerről;

- a dokumentum képfelismerést biztosító szoftverrel való kompatibilitás hiánya;

- a dokumentummal végzett munka történetének hiánya;

A munka off-line megszervezésének képességének hiánya;

Képtelenség egy dokumentumhoz felelős végrehajtót kijelölni;

Külön archív dokumentum-adatbázis fenntartásának hiánya;

Az eredeti dokumentumok tárolási helyének elszámolásának hiánya.

"Directum"

A Directum rendszer egy elektronikus dokumentumkezelő és interakciókezelő rendszer. Fejlesztő - Directum. 2003 óta a piacon. A „Directum” támogatja a dokumentumkezelés teljes életciklusát, míg a hagyományos papírmunka zökkenőmentesen illeszkedik az elektronikus dokumentumkezelésbe. Ez biztosítja a cég „fájdalommentes” átállását az elektronikus dokumentumkezelésre és a munkatársak gyors alkalmazkodását. Az előnyök közé tartozik a széles körű funkcionalitás és az egyszerű működési elvek.

Elektronikus dokumentumkezelés;

Üzleti folyamatmenedzsment;

Szerződéskezelés;

Találkozók vezetése;

Ügyfélkapcsolat-menedzsment;

Hivatal;

Állampolgárok és szervezetek fellebbezései;

Teljesítménymutató-kezelés.

Előnyök:

Teljes értékű elektronikus dokumentum- és üzleti folyamatkezelő rendszer kiépítése (a dokumentum- és munkakezelés teljes életciklusának támogatása);

Az orosz szabványoknak és az irodai munkanormáknak való megfelelés;

Az elektronikus digitális aláírás (EDS) mechanizmusának kiterjesztett megvalósítása;

A rendszerrel való munka egyszerű elvei az e-mailt és a fájlrendszert ismerő felhasználók számára;

Fejlett rendszerkonfigurációs eszközök és beépített nyelv elérhetősége;

Egyszerű adminisztráció a közös platformok (MS SQL Server) használatának és az automatikus ügynökök jelenlétének köszönhetően;

Földrajzilag elosztott munka megszervezésének lehetősége, off-line is;

A felhasználók kétféle módon dolgozhatnak a rendszerrel: asztali kliensen és webes kliensen keresztül (böngésző használatával);

A rendszer kibővített funkcionalitása a Meeting Management, Contract Management és Customer Relationship Management modulok jelenlétének köszönhetően;

A rendszer magas skálázhatósága, amely több ezer felhasználó munkáját és milliónyi különböző dokumentum tárolását biztosítja;

Kifejlesztett eszközök (IS-Builder) elérhetősége, amely lehetővé teszi a rendszer gyors adaptálását, más rendszerekkel való integrálását, illetve saját maga is módosíthatja, figyelembe véve a szervezet fejlődését.

Hibák:

Microsoft platformoktól való függés;

Az automatizálás költsége nem csak a szoftverek költségéből áll, hanem a megvalósítási szolgáltatásokból is. A megvalósítási szolgáltatások költsége az Ügyfél igényeitől függően kerül meghatározásra, és lehet nulla (dobozos megoldás vásárlása), vagy jelentős összegeket is elérhet a nem szabványos feladatok automatizálása során;

Ha a megvalósítás rendszerszintű fejlesztési változtatást igényel, akkor az új verzióra való frissítéskor további idő- és munkaidőre lesz szükség;

- képtelenség egy meglévő dokumentum alapján dokumentumot létrehozni;

- a regisztráció során a párhuzamos ellenőrzés hiánya;

- képtelenség a dokumentumhoz felelős végrehajtót kijelölni;

- képtelenség jelentéseket készíteni a keresési eredmények alapján;

A drága infrastruktúra megvalósításának szükségessége.

"EUPHRATS-Dokumentumkezelés"

Az EUFRAT-Document Flow rendszer lehetővé teszi különböző automatizálási sémák megvalósítását a dokumentumokkal való munkavégzéshez és a szervezet kulcsfontosságú üzleti folyamatainak automatizálásához. Fejlesztő: Cognitive Technologies. 1997 óta van a piacon. Az EUFRAT-Document Flow rendszer a dokumentumokkal végzett munka automatizálásának különféle problémáinak megoldására szolgál, mint például az elektronikus dokumentumkezelés, az elektronikus irodai munka, a különféle üzleti folyamatok automatizálása. A rendszer megvalósítása biztosíthatja mind a hazai gazdálkodási elvek, mind a nyugati szabványok szerinti működést.

Dokumentumok és feladatok nyilvántartásának automatizálása;

Az alkalmazottak közötti hatékony interakció biztosítása a dokumentumokkal kapcsolatos munka keretében;

Azonnali információkeresés megvalósítása;

A dokumentumokkal, feladatokkal kezdeményezett munkák végrehajtásának figyelemmel kísérése;

A folyamatban lévő folyamatok állapotának figyelemmel kísérése és a személyzet munkaterhelésének elemzése különféle naplók és jelentések generálásával;

Szervezeti dokumentumok hosszú távú tárolásának megszervezése;

A munkavállalók információhoz való hozzáférési jogainak differenciáltságának biztosítása.

Előnyök:

A fejlesztők fő előnyei közé tartozik, hogy a rendszert dobozos vagy projektmegoldásként használhatják;

Az EUFRAT-Document Flow rendszer telepítéséhez és működtetéséhez nincs szükség további szoftverre. A rendszer saját beépített „Nika” DBMS-e alapján működik, amely a szállítási csomag részét képezi;

Az orosz irodai munka szabályozási követelményeinek, valamint az ISO 9000 szabvány követelményeinek való megfelelés;

Beépített szkennelő és objektumfelismerő eszközök elérhetősége a streaming dokumentumbevitel támogatásával, beleértve a Cognitive Technologies egyedülálló technológiai fejlesztését - Drag&Recog technológia (on-the-fly felismerés);

Beépített jelentéskészítő elérhetősége a rendszerben;

Morfológiai szövegelemzés technológiája;

Lehetőség a dokumentumokkal és utasításokkal való munkavégzésre egy webböngészővel a világ bármely pontjáról;

Tanúsított kriptográfiai titkosítási eszközök alkalmazása és elektronikus digitális aláírás alkalmazása;

Rugalmas lehetőségek a hozzáférési jogok kezeléséhez, beleértve a felhasználói „szerepek” használatát;

A rendszer nem igényel nagy erőforrásokat a megvalósításhoz és az adminisztrációhoz.

Hibák:

A csatolt fájlok beépített megtekintésére szolgáló eszközök hiánya;

Az off-line dokumentumokkal való munka hiánya;

Nincs feladatkiosztás a csoportnak;

Fókuszban a szigorúan központosított adattárolás a dokumentumtárolás replikálásának lehetősége nélkül;

Meglehetősen rosszul szervezett munka nagy tárolótérfogattal;

Tökéletes munka az ügyek nómenklatúrájával;

Hiányos alrendszer a „papír” dokumentumokkal való munkavégzéshez (nincs elszámolás a papíralapú dokumentumok terjesztésére).

A 2.1. táblázat az egyes EDMS-ek működésének értékelését mutatja be általános kritériumok szerint.

Ezeket a kritériumokat Reingold Leonid Aleksandrovich információtechnológiai szakember, a műszaki tudományok kandidátusa dolgozta ki és értékelte az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek áttekintésével foglalkozó cikkében.

Az egyes általánosított kritériumok kiszámításához Reingold L.A. sok konkrét kritériumot választottak ki. A 2.1. táblázatban az utolsó oszlop értéke az értékelésbe bevont magánkritériumok számának felel meg.

2.1. táblázat – Az EDMS működésének értékelése

A funkcionalitás végső értékelése	Directum	DocsVision	EUPHRATS-Dokumentumfolyam	Indíték	A maximálisan elérhető pontszám a kritérium szerint
Regisztráció és dokumentumbevitel	9,5	10,5	13,5	6,5
Dolgozzon dokumentumokkal	15,5	16,5		10,5
Munkafolyamat-kezelés és ellenőrzés			12,5
Információ keresése és elemzése		9,5	9,5	6,5
Információ biztonság	12,5	13,5		11,5
Papír dokumentum támogatás
Szabványos konfigurációs eszközök				5,5
TELJES	70,5		80,5	51,5

Amint a 2.1. táblázatból látható, a fent tárgyalt elektronikus dokumentumkezelő rendszerek egy része meglehetősen magas minősítést érdemel. De ezzel párhuzamosan a termék ára meredeken emelkedik. Egyes kis dokumentumforgalmú cégeknek nincs szükségük a tárgyalt EDMS legtöbb funkciójára, nekik minimális költség mellett szükségük van a cégük által megkövetelt minimális funkcionális jellemzőkre. Ezenkívül sok vállalat már rendelkezik DBMS-sel, így egyes EDMS-ek, amelyek nem tudnak dolgozni ezzel a DBMS-sel, kizárásra kerülnek.

„A „Reklama Plus” kereskedelmi vállalat dokumentumfolyamat-automatizálási programja a vállalat Microsoft SQL Server 2008 DBMS-e segítségével készül.

A program előnyei a következők:

Az ügyfél kérésére a program csak a szükséges funkciókkal rendelkezik, ezért ennek a szoftverterméknek a vásárlási költsége jelentősen csökken, miközben az ügyfél összes követelményét fenntartja;

A program egy kényelmes és intuitív felhasználói felülettel rendelkezik, amely figyelembe veszi az adott cég adott dokumentumainak meglétét;

- a program funkcionalitásának továbbfejlesztésének lehetősége;

Nincs szükség további modulok vásárlására, a program tartalmazza az ügyfél által igényelt összes funkcionalitást;

Egyszerű adminisztráció a széles körben elterjedt MS SQL Server 2008 platform használatával.

Az információs rendszerek (IS) megvalósítására vonatkozó fejlett globális és hazai gyakorlatoknak megfelelően ebben a cikkben az EDMS bevezetési folyamatát fogjuk megvizsgálni, amely több munkaszakaszból áll. Az EDMS bevezetésének eredménye a Rendszer ipari üzemeltetése a teljes vállalaton belül.

A dokumentumáramlás hatékonysága nem mindig jár együtt annak csökkentésével. A dokumentumáramlás hatékonyságának és a vezetők kényelmének növelését az információtartalom minőségének javításával együtt kell mérlegelni. A dokumentumfolyamat optimalizálásának (tervezésének) célja, hogy összhangba hozza azt a menedzsment igényeivel, miközben a karbantartási költségeket is csökkenti. A dokumentumfolyamat optimalizálásának (tervezésének) kibővített eljárása a következő öt lépést tartalmazza.

A dokumentumfolyam optimalizálása két fő területet foglal magában:

• 1. Az információtartalom minőségének növelése (felelősségi központokhoz való kapcsolódás; az indikátorok optimális készlete és tartalma; a normák és szabványok magas színvonala; az eltérésekre vonatkozó információk elérhetősége).
• 2. A dokumentumáramlás hatékonyságának és a vezetők kényelmének növelése (információkettőződések kiküszöbölése, közlekedési útvonalak optimalizálása; számviteli és operatív irányítás elsődleges elszámolásának összekapcsolása stb.; bizonylatok elnevezésének tartalomhoz igazítása).

A dokumentumáramlás hatékonyságának és a vezetők kényelmének növelését az első iránnyal együtt kell mérlegelni, i.e. a dokumentumáramlás hatékonysága nem mindig jár együtt annak csökkentésével. Egyes információk elvesztése összességében negatív hatással lehet a vállalkozásra.

Vegyük fontolóra a dokumentumáramlás csökkentésének lehetőségét az információs kapacitás megőrzése mellett. A dokumentumáramlás optimalizálásának (tervezésének) célja tehát az, hogy összhangba hozza azt a menedzsment igényeivel, miközben a karbantartási költségeket is csökkenti.

A dokumentumfolyamat optimalizálásának (tervezésének) kibővített eljárása a következő lépéseket tartalmazza:

• 1. lépés: Projekt előtti felmérés vagy a vállalkozás leírása.
• 2. lépés: A meglévő dokumentumfolyamat részletes leírása.
• 3. lépés: Az információ minőségi tartalmának elemzése.
• 4. lépés: A dokumentumfolyam optimalizálása.
• 5. lépés: Szabványok (utasítások) létrehozása.

Információk felmérése és elemzése

Az első lépés – a vállalkozás leírása – feladatai a vezetési igények meghatározása és a tényezők hatásának azonosítása. A vezetési igények azonosítása a munkaköri leírásokban szereplő funkciók tanulmányozása és a vezetés különböző szintjein hozott vezetői döntések csoportjainak leírása alapján történik. A meglévő folyamat közbeni jelentések felhasználhatók kritikus elemzésekhez. Javasoljuk, hogy a munka az információk minőségi tartalmának elemzésével párhuzamosan történjen.

A dokumentumfolyam felépítésekor, valamint a vezetői számvitel szervezeti struktúráinak létrehozásakor a munka az olyan tényezők hatásának tanulmányozásával kezdődik, mint: technológiai jellemzők, termékösszetétel, a termelés megszervezése és a vállalkozás és strukturális részlegeinek irányítása, üzleti folyamatok, anyagáramok. A dokumentumáramlás megszervezése nagymértékben függ a felelősségi központok jelenlététől a szervezeti irányítási struktúrákban; a vállalaton belüli vállalkozási mechanizmus fejlesztése; az eltéréskezelés elérhetősége; vezetői kompetencia és progresszív döntéshozatali módszerek alkalmazása; személyi számítógépek elérhetősége, információs hálózatok stb.

A projekt előtti munka során különösen az információalkotási (átalakító, felhasználási) központok és ezek személyre szabott kapcsolatai (számviteli pontjai) részletesebb leírására van szükség; a dokumentumok és a meglévő dokumentumfolyamatok leírása.

A vezetési célú és vezetéspszichológiai dokumentumkezelő rendszerek fejlesztését természetesen a vállalkozás technológiai és szervezeti sajátosságait figyelembe véve, konkrét szoftvertermékre való hivatkozás nélkül kell elkezdeni. Először meg kell alkotnia egy ideológiát, és csak azután kell szoftverterméket keresnie hozzá.

Mielőtt elkezdené az EDMS bevezetésének folyamatát egy vállalatnál, javasoljuk, hogy végezzen expressz felmérést (projekt előtti felmérést), hogy:

• általános információk megszerzése az EDMS megvalósítás tárgyáról;
• megvalósítási célok meghatározása;
• az EDMS-re és a projekthatárokra vonatkozó általános kulcskövetelmények meghatározása;
• az iratáramlás és az irodai munka szervezettségének általános állapotának meghatározása;
• a fő projekt résztvevők azonosítása (munkacsoport kialakítása);
• egy potenciális projekt átfogó összetettségi szintjének meghatározása;
• az adatmigráció és más szoftverekkel való integráció igényeinek felmérése;
• a hatékony és nyertes Kereskedelmi Pályázat elkészítéséhez szükséges információk összegyűjtése, ha a felmérést és a megvalósítást harmadik fél cég végzi.

Ebben a szakaszban kiválasztják azt a platformot, amelyen az EDMS-t fejlesztik.

Ebben a szakaszban a beérkezett elsődleges információk alapján projektmenedzsert (PM) neveznek ki, aki elkészíti az alapvető munkatervet, a hierarchikus munkastruktúrát (WBS), valamint a Project Chartert.

Az információs felmérés során a meglévő üzleti folyamatokat vizsgálják és írják le („ahogy vannak”). Az összegyűjtött adatok elemzése eredményeként optimalizált üzleti folyamatokat javasolnak („legyen” - „ahogy legyen”), és megfogalmazásra kerülnek az EDMS funkcionális követelményei.

Az információs felmérés céljai a következők:

• az automatizálandó üzleti folyamatok tanulmányozása és pontos leírása;
• ajánlások kidolgozása a dokumentumfolyamatok optimalizálására, valamint a dokumentumáramlás és az irodai munka megszervezésére;
• rendszermódosítások meghatározása és leírása, interfészek, beleértve interfészek külső rendszerekkel és a projekt során fejlesztendő és megvalósítandó meglévő programokból származó adatok átvitelének eszközei;
• műszaki specifikációk (TOR) kidolgozása.

A szükséges információk megszerzése érdekében kérdőíveket és interjúkat készítenek a fő felhasználók körében (az érdekelt osztályok vezetői és alkalmazottai, akiknek közvetlenül az új EDMS-ben kell dolgozniuk). A munka során ajánlott:

• Készítsen listát a szervezetben meglévő dokumentumtípusokról, és végezzen felmérést minden dokumentumtípusról:

ismertesse a dokumentációs technológiát (részletek sorát, szükség esetén azok elhelyezkedését, sorrendjét és tervezési jellemzőit); mutassa be az iratok mozgásának feltételeit (aláírások, vízumok, csekkek stb. megléte), a dokumentum folyamatábráját (útvonalát) vagy a fő záradékolók, aláírók stb. listáját; írja le a regisztrációs módot (a regisztrációs számok formátuma);

• Készítsen listát a dokumentumok létrehozásáért felelős alkalmazottakról (ki/melyik osztály milyen típusú dokumentumokat készít).
• Készítsen listát azokról az alkalmazottakról, akik záradékkal látják el, írják alá, hagyják jóvá a dokumentumokat (ki milyen típusú dokumentumokat zár alá/ír alá; feltételek, amelyek mellett vízum/aláírás szükséges).
• Készítsen listát az iratnyilvántartókról
• Határozza meg, hogy milyen típusú dokumentumokat kell ellenőrzés alá vonni (az ellenőrök azonosítása, az ellenőrzés feltételei, az ellenőrzés megszüntetésének feltételei és egyéb szükséges információk).
• Készítsen listát a feldolgozási folyamatért felelős többi személyről.
• A fent felsorolt ​​információk alapján hozzon létre egy algoritmust a dokumentummozgatáshoz (operogram). Lásd az 1. példát.
• Határozza meg a szükséges beszámolási dokumentumokat (a jelentések készítésének feltételeit és azok nyomtatványait).
• A felmérés alapján Útmutatót kell készíteni az óvodai nevelési-oktatási intézmények számára (szükség esetén).
• Készítse el az esetek nómenklatúráját, amely megjelöli a tárolási időket és az esetek kialakításának elveit (ha szükséges).
• Készítsen listát a dokumentumokról, jelezve a hozzáférés feltételeit (például beosztástól függően).

A fent felsorolt ​​információk alapján kidolgozásra kerülnek az EDMS funkcionális követelményei vagy fejlesztési feladatköre (TOR). Az elemzőnek különösen a regisztrációs és ellenőrző kártyák formátumára és összetételére (a kártya mezőinek beállítása és elrendezése, az EDMS kitöltésének módja stb.), a dokumentumok mozgásának útvonalaira és egyéb szükséges követelményekre vonatkozó követelményeket kell megállapítania. az EDMS felállításához és fejlesztéséhez.

A dokumentumkezelő rendszerek tervezésének gyakorlata alapján a következő munkarendet javasolhatjuk:

• 1. A fő termelési, segédtermelési, funkcionális szolgáltatások számviteli pontjainak sémáinak felépítése.
• 2. Kapcsolataik diagramjainak készítése.
• 3. Számviteli pontok által kitöltött bizonylat- és beszámolólapok gyűjtése.
• 4. Albumokba való rendszerezésük.
• 5. A benyújtási határidők leírása, a dokumentumok mozgási iránya és a bejelentőlapok (milyen időkeretben, kinek és kitől adják át a dokumentumot).
• 6. Tematikus és összefoglaló dokumentum folyamatábrák készítése.
• 7. Dokumentumok logikus és szükséges elemzésének elvégzése.
• 8. A dokumentumok útjának elemzése létrehozásuk, egyeztetésük és jóváhagyásuk folyamatában.
• 9. Egyéb vezetői számviteli paraméterek (eltérések elszámolása, felelősségi központok stb.) módosítására vonatkozó javaslatok kidolgozása a meglévő bizonylati és beszámolási séma módosítására.
• 10. Javaslatok kidolgozása a megkettőzött információk kiküszöbölésére.
• 11. Irategyesítési javaslatok kidolgozása.
• 12. Javaslatok kidolgozása a dokumentumok mozgásának és a jelentéstételnek a racionalizálására.
• 13. Projekt kidolgozása egy optimalizált konszolidált dokumentumáramlásra és belső jelentési sémára.
• 14. Szabványok kidolgozása és bevezetése a dokumentumáramlásra és a belső jelentéskészítésre.

A fenti műveletek végrehajtásakor figyelembe kell vennie néhány tippet.

Számviteli pontok. Először az információcsere során azonosítja a kapcsolat alanyait. Nevezhetjük őket az információ származási, fogyasztási és továbbítási központjainak vagy elszámolási pontoknak. Tehát a számviteli pontok rögzítettek, a felosztások összefüggéseit az előző szakaszban ismertettük, most ennek az anyagnak a kombinálásával és kiegészítésével diagramokat készíthet a számviteli pontok összefüggéseiről.

Ezek a sémák nemcsak a projekt első lépéseinél segítenek megszakítani a lényegtelen kapcsolatokat anélkül, hogy azokat dokumentált formába tennék, hanem időt és pénzt takarítanak meg. Nélkülözhetetlenek az optimalizálási javaslatok tesztelésekor, hogy kiderüljön, mindent figyelembe vettek-e.

Albumok és dokumentumok leírásai. Fontos lépés a projekt idején létező dokumentumok albumainak elkészítése és leírása; Ez a legidőigényesebb, legérdektelenebb és hálátlan munka.

A dokumentumáramlás optimalizálására irányuló munkák során használja a hibagyakorlat elemzése során kapott tanácsokat: időben állítson be korlátozásokat - „ne ölelje fel a mérhetetlenséget”; megtudja, hogy a dokumentumot ugyanaz a munkavállaló készítette-e, aki aláírja, vagy vannak-e valódi láthatatlan előadók; azokban a helyzetekben, amikor a műhelyvezető aláír egy számlát egy félkész termék következő műhelybe történő átadásáról, döntse el, hányszor írja le a dokumentum mozgását: egyszer műhelyről műhelyre, vagy nyomon követheti a teljes utat. Ebben az esetben a szervezet minden részlegénél azonos nyilvántartási elvnek kell lennie.

A munkavégzés során egy kötelező feltételnek kell teljesülnie: a dokumentumok leírását egységes formában kell bemutatni a szervezet minden részlegére vonatkozóan.

Helyi és általános dokumentumfolyamatok. A dokumentumok leírása után folytathatja a diagramok készítését. Hozzájárulnak ahhoz, hogy megválaszoljuk például azt a kérdést, hogy mennyire nehéz egy közönséges dokumentum útja négy példányban, szemben magával a gyártási művelettel. A dokumentumfolyamat mintázatának elemzése elgondolkodtat a végső útvonalak megvalósíthatóságán. Például miért van szükségünk elsődleges dokumentumokra a belső költözésről a tervezési osztályon?

1. példa Javasoljuk a felmérés eredményeként kapott információ formalizálását operogram (lásd 1. ábra) vagy algoritmus (lásd 2. ábra) formájában. Példaként javasoljuk, hogy vegyük figyelembe az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések életciklusát. Az ilyen típusú dokumentumokkal való munkavégzés technológiája a legegységesebb, és különféle vállalkozásoknál használható.

1. ábra. A főtevékenységre vonatkozó megrendelés életciklusának operagramja

2. ábra. Algoritmus az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések feldolgozásához

Az „Irodai munka és dokumentumáramlás a vállalatban” folyóirat 2007. évi 2. számában megjelent „Információs felmérés az EDMS bevezetésének részeként” című cikk olyan kérdéseket sorol fel, amelyek felhasználhatók a kérdőívekben vagy a felhasználók megkérdezésekor. A kérdések tájékoztató jellegűek.

A felmérés lebonyolítására nincsenek egyértelmű követelmények, ezért minden konkrét esetben, kész megoldások felhasználásával kreatívan kell hozzáállni a szükséges információk megszerzéséhez, strukturálásához és megjelenítéséhez.

Az információs felmérés fontos állomása az óvodai nevelési-oktatási intézmények optimalizálásának és az EDS bevezetésének. Végtére is, a folyamatok optimalizálására és az EDMS funkcionalitására vonatkozó követelmények kialakítására vonatkozó döntések minősége közvetlenül függ a kapott információktól és azok bemutatásának minőségétől. Ebben a tekintetben be kell tartani a felmérés fő elvét - teljes, megbízható és naprakész információkat szerezni az automatizálni tervezett folyamatokról.

A dokumentumáramlás tematikus elemzése és optimalizálása

A dokumentumok áramlásának zűrzavara és irracionalitása jól látható a témákat elemezve. Elemezzük például egy osztályon belüli anyagáramlás be- és kimeneteit (félkész termékek, késztermékek mozgása). Kiderülhet, hogy a feldolgozott nyersanyagot tartalmazó konténer műhelyről műhelyre mozgatásának ünnepélyes tényét az elsődleges dokumentumok, naplók, összefoglalók és jelentések bejegyzéseinek tűzijátéka kíséri. A félkész termékek ugyanazon a műhelyen belüli átszállításakor is jelentős párhuzamosságok lépnek fel.

A rekordok csökkentésére vonatkozó döntés meghozatalához ajánlatos táblázatos vagy grafikus formában elvégezni a szükséges elemzést. Formálisan mutatja a mutatók megkettőzését a dokumentumokban. A helyi sémák elemzése, kiegészítve egy bizonylat, összesítés vagy számviteli nyilvántartási bejegyzés (vezetői döntés stb.) konkrét céljának tisztázásával, segít a bizonylatok vagy részletek megkettőzésének lényegében azonosításában. Ennek eredményeként döntés születik a dokumentumok csökkentéséről vagy átalakításáról, figyelembe véve a műhelyek műszaki felszereltségét és az automatizált vezérlőrendszer lehetőségeit. A naplók egyesítésére vonatkozó ajánlások is adhatók:

Minden típusú munka elvégzésének megvalósíthatóságát és logikáját abból a szempontból értékelik, hogy azok hogyan járulnak hozzá a vezetői döntések információs támogatásának optimalizálásához, végrehajtásuk hatékonyságához és pontosságához.

EDMS fejlesztés és konfigurálás

Ebben a szakaszban a műszaki specifikációban leírt követelmények megvalósítása zajlik: az EDMS beállítása, módosítása, vagy a Rendszer új funkcióinak fejlesztése a kiválasztott platformon.

Az EDMS fizikai megvalósításának céljai a következők:

• az EDMS adatbázis szerkezetének fejlesztése;
• képernyőformák fejlesztése;
• mechanizmusok fejlesztése: jóváhagyás, nyilvántartásba vétel, végrehajtás stb.
• a Rendszer műszaki dokumentációjának kidolgozása.

• A szükséges funkciók elérhetősége a rendszerben (jóváhagyási, regisztrációs, végrehajtási eljárások, a végrehajtás ellenőrzése, hozzáférés biztosítása stb.);
• A szükséges okmánykártyák rendelkezésre állása;
• A rendszer frissítésének összetettsége és költsége;
• Az egyidejű felhasználók maximális száma, amelynél a rendszer stabilan működik, és a kérések feldolgozási sebessége kielégítő;
• A Rendszerhez csatlakozó felhasználók maximális száma;
• Licencek költsége (kiszolgálónként, 1 munkaállomásonként);
• Rendszeradminisztráció, technikai támogatás összetettsége és költsége;
• A verziók frissítésének lehetősége, összetettsége és költsége;
• Képes dolgozni távoli felhasználókkal (ha szükséges);
• Tanácsadási szolgáltatások költsége és minősége;
• A Szállító megbízhatósága (a piaci népszerűség mértéke, a sikeresen befejezett projektek száma stb.).

Ebben a szakaszban az információfelmérés szakaszában leírt követelményeket közvetlenül végrehajtják.

A fejlesztési munka nagy része a helyszínen kívül történik, ezért a Fejlesztők és a Megrendelő közötti folyamatos és hatékony interakció kulcsfontosságú tényező a fejlesztés sikeres befejezéséhez és a rendszer Ügyfél általi elfogadásához.

A tesztelési folyamat kritikus fontosságú a fejlesztés minőségének biztosításához. A teszt tervezését és előkészítését a lehető legkorábban el kell kezdeni. A végfelhasználókat a lehető legnagyobb mértékben be kell vonni a tesztkritériumok előkészítésébe. Nagyon fontos, hogy a tesztelést az Ügyfél végezze el.

Pilot működés

A Rendszer bevezetésének célja, hogy a felhasználók elkezdjenek dolgozni az EDMS-ben (a Rendszernek ki kell elégítenie a felhasználók igényeit és kéréseit), valamint egy stabilan működő Rendszerben (hibák és hibák nélkül).

A megvalósítási folyamat során a következő munkákat végezzük:

szoftver telepítése és konfigurálása;

• az EDMS személyzetének és adminisztrátorainak képzése;
• EDMS dokumentáció fejlesztése felhasználók számára (Súgó);
• a rendszer hibáinak kiküszöbölése;
• az EDMS véglegesítése a felhasználók észrevételei és javaslatai alapján;
• szabályozó dokumentáció kidolgozása: utasítások az óvodai nevelési intézmények számára, a különféle típusú dokumentumokkal való munkavégzésre vonatkozó előírások;
• technikai támogatás megszervezése a felhasználók számára (konzultáció a felhasználókkal a rendszerben való munkavégzés kérdéseiben).

Ez a szakasz a legnehezebb a projekt minden résztvevője számára (felhasználók, fejlesztők, megvalósítók). Ebben a szakaszban a szoftvertermék adaptálása, tesztelése és tesztelése valós működési feltételek mellett történik. A legnehezebb a felhasználók pszichológiai akadályának leküzdése, amikor új környezetben kezdenek dolgozni számukra, mert a felhasználók kénytelenek megváltoztatni megszokott és bevált munkamódszereiket. Ebben a tekintetben ebben a szakaszban fontos a felhasználók képzése és konzultációja. Ez segít nekik alkalmazkodni az új munkakörülményekhez.

Ipari működés

Az EDMS ipari működtetése egy stabilan működő EDMS használata, amely teljes mértékben megfelel a felhasználók igényeinek a szervezet alkalmazottai feladatai ellátása során.

Az EDMS működése során végzett munka:

• Tanácsadás és felhasználók képzése az EDMS-ben való munkáról;
• Címtárak adminisztrációja (szervezeti felépítés, felhasználók, jóváhagyási útvonalak, levelezőlisták stb.);
• Szerver- és szoftveradminisztráció;
• Biztonsági mentés készítése (mentés)

Ebben a szakaszban elindíthatja az EDMS fejlesztési folyamatát: új funkciók hozzáadása, a megvalósítási projekt határainak bővítése (új kategóriák/dokumentumtípusok felvétele, a holding felhasználói/részlegeinek/vállalkozásainak számának bővítése, újak felvétele). függvények).

Az EDMS bevezetési és megvalósítási idejének csökkentése érdekében a felsorolt ​​szakaszok munkája párhuzamosan is megvalósítható, az automatizálási feladatok bonyolultsági fokától, a használt szoftverektől stb.

Az EDMS bevezetési projekt teljes életciklusa során projektmenedzsment munkát kell végezni. Például ajánlott az ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide) amerikai szabvány használata.

Projektmenedzsment

A projekt egy ideiglenes vállalkozás egyedi termékek vagy szolgáltatások létrehozására. A projektmenedzsment egy különálló menedzsment terület, amelyet kifejezetten az egyedi eredményekkel járó ideiglenes tevékenységek menedzselésére terveztek.

A leghíresebb/széles körben használt projektmenedzsment szabványok a következők:

• PMBOK (amerikai szabvány: www.pmi.ru);
• Prince2 (angol szabvány: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (európai szabvány: www.ipma.org);
• P2M (japán szabvány: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Főszereplők:

• Projektmenedzser (vezető) a projektmenedzsmentért felelős személy.
• Projektszponzor az a személy, aki pénzügyi forrásokat biztosít a projekthez, valamint adminisztratív és szervezési támogatást nyújt a projekthez.
• A projekt megrendelője (fogyasztója) az a személy, aki a projekt eredményeit felhasználja.
• A projekt érintettjei olyan személyek, akik aktívan részt vesznek a projektben, és/vagy akiknek érdekeit a projekt megvalósítása érintheti (akik befolyásolják és érintik a projekt eredményeit).

Példa a projekt életciklusára:

Projekt Charta a projekt első hivatalos dokumentuma. Formálisan megerősíti a projekt létezését. Felhatalmazást ad az RP-nek, hogy szervezeti erőforrásokat fordítson a projekttevékenységekre. Az RP-t a lehető legkorábban határozzák meg és írják elő. Az RP-t mindig a tervezés megkezdése előtt, lehetőleg a Projekt Charta kidolgozása során kell kijelölni.

A projekt chartáját a projekt tervezési szakaszában részletezik.

A projekt chartája a következőket tartalmazhatja:

• A projekt indításához szükséges üzleti igények leírása;
• A projekt célja vagy alapja;
• Az igények és elvárások leírása, valamint az érintettek befolyásának mértéke;
• A fő projekt mérföldkövek összefoglaló terve (Milestones);
• A funkcionális szervezetek leírása;
• A szervezeti feltételezések és korlátok leírása;
• A projekt teljes költségvetése.

A projekt hatókörének leírása– ez a projekt céljairól és célkitűzéseiről a Megrendelőtől a kezdeményezési szakaszban kapott információ (információs felmérés). Tartalmazhat általános mutatókat, és a tervezési és fejlesztési szakaszban a projektmenedzser további pontosítása és fejlesztése tárgyát képezi. Ez a projekt nyilatkozata (mit kell tenni).

A projekt hatóköri nyilatkozatának kidolgozásának folyamata leírja és dokumentálja a projekt és a kapcsolódó termékek és szolgáltatások jellemzőit és határait, valamint az elfogadási módszereket és a hatókör kezelését.

A dokumentum fő összetevői:

• Projekt céljai;
• Projekt termékleírás
• Projekt eredményei
• Feltételezések és korlátok a projektben, projekthatárok;
• Projekt mérföldkő terve.

Projektmenedzsment terv egy hivatalosan jóváhagyott dokumentum, amely egy projekt végrehajtását irányítja. Ez egy olyan dokumentum, amely tartalmazza és integrálja a tervezési eredményeket a projekt minden területén (idő, költségek, erőforrások, kockázatok, minőség stb.)

A projektmenedzsment terv egy vagy több további tervből állhat, mint például:

• Projekt hatókör kezelési terv;
• naptári terv;
• Költségkezelési terv;
• Minőségirányítási terv;
• HR terv;
• Interakciókezelési terv;
• Kockázatkezelési terv;
• Ellátásirányítási terv;
• Folyamatfejlesztési terv

Lehetetlen egyszerre részletes tervet készíteni az egész projektre.

Alapterv egy hivatalosan jóváhagyott dokumentum, amelyhez képest a projekt teljesítményét mérik, és amelyet a projekt teljesítményének kezelésére és ellenőrzésére használnak fel. A projekt előrehaladásának eltérésének figyelésére szolgál.

Munkaterv egy dokumentum vagy dokumentumok halmaza, amely a projekt előrehaladtával változik, és további információk válnak elérhetővé. A munkaterv általában mindig eltér az alaptervtől. A munkatervet az RP módosítja.

Munkamenet végrehajtás– a projekt megvalósításának fő folyamata (a források jelentős részét bevonják).

Az RP fő feladatai közé tartozik:

• A projektterv végrehajtásához szükséges tevékenységek integrálása és koordinálása;
• Az aktuális projektvégrehajtás eltéréseinek folyamatos összehasonlítása és elemzése a projekt alapállapotához képest;
• Ha szükséges, kezdeményezzen változtatási kérelmeket;
• A projekt költségeinek és ütemezésének előrejelzése.

Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) megvalósításának hatékonyságának elemzése

A hatékonyság az egyik legelterjedtebb közgazdasági fogalom. Az eredményesség egy cél elérésének valószínűségeként definiálható. Az EDMS bevezetésének előfeltételeinek fenti elemzése nem elegendő a megvalósítás ajánlásához. Szükséges az EDS költséghatékonyságának elemzése.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósításának céljai:

iroda automatizálás,

a dokumentumfolyamatok automatizálása,

a dokumentumok és megbízások végrehajtásának ellenőrzésének automatizálása,

a teljesítményfegyelem növelése,

a dolgok rendbetétele a dokumentumokkal való munka során,

az okmányos tranzakciók idejének csökkentése,

átállás a papírmentes technológiákra.

Így meg lehet határozni a szűken vett elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) alkalmazásának hatékonyságát az egyes iparágak és felhasználók számára. Ebben az esetben ésszerű figyelembe venni a következő típusú hatásokat:

gazdasági - mutatói értékben figyelembe veszik az EDS megvalósítása által okozott összes eredményt és költséget. Az irodai munka automatizálása, a dokumentumfolyamatok automatizálása, a bizonylatok és megrendelések végrehajtásának automatizálása segít csökkenteni a kézi munka során előforduló hibákat, felgyorsítja a dokumentumkezelési folyamatot, ami kétségtelenül időnyereséget és energiaköltség-megtakarítást jelent, gépidő költségei stb.

pénzügyi - az ilyen típusú hatások mutatóinak kiszámítása az EDMS használatának pénzügyi eredményein alapul, ami a dokumentumokkal végzett műveletek idejének csökkentésében tükröződik, ezáltal csökkentve a dokumentumokkal végzett munka időtartamát,

erőforrás - mutatói tükrözik az EDMS használatának hatását egy adott típusú anyagi erőforrás (villamos energia, munkaerő stb.) termelési és fogyasztási volumenére. Amint már említettük, a dokumentumokkal való munkavégzés időnyeresége csökkenti az elektromos erőforrások, a munkaerő-források stb.

tudományos és műszaki - magában foglalja az EDMS újszerűségét, egyszerűségét, hasznosságát;

szociális - mutatói figyelembe veszik az EDMS megvalósításának társadalmi eredményeit, kifejezve egy adategység elkészítésének és feldolgozásának munkaintenzitását egy automatizált dokumentumkezelő rendszerben.

Nézzük meg közelebbről az EDMS-felhasználók munkaerőköltség-megtakarítását.

A j-edik Cj végzettségű dolgozók javadalmazásának feltételes éves költségmegtakarításának kiszámítása, ha az EDMS bevezetése következtében megváltozik az információ-előkészítési és -feldolgozási folyamatok munkaintenzitása, a képlet határozza meg

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

ahol Сзпj az adatok előkészítésével és feldolgozásával foglalkozó j-edik végzettségű munkavállaló éves béralapja, rub.; Q1, Q2 - egy adategység elkészítésének és feldolgozásának munkaintenzitása a szoftvertermék alap és új verziójában, fő/óra; A2 - a szoftvertermék új verziójában az adatok előkészítésével és feldolgozásával kapcsolatos éves munkamennyiség, természetes egységek; Фj - egy j-edik végzettségű, adatok előkészítésével és feldolgozásával foglalkozó munkavállaló éves munkaideje, óra.

Számítsuk ki a munkaerőköltség-megtakarítást az egységes tarifatáblázat 11. kategóriájában a közszférában dolgozó, 10 000 rubel fizetésű menedzser számára. Figyelembe véve azt a tényt, hogy a menedzser havi bónusza a fizetésének 75% -a, a havi fizetése 17 500 rubel. Következésképpen a menedzser éves fizetési alapja 210 000 rubel. Tekintettel arra, hogy ötnapos munkahét esetén a munkanapok száma 249, a vezető éves munkaideje 1992 óra lesz.

A dokumentumok elkészítésének és feldolgozásának munkaintenzitása a korábbi munkamódszerrel és az EDMS rendszerben 25 [fő/óra], illetve 20 [fő/óra]. Az EDMS-ben az adatok előkészítésével és feldolgozásával kapcsolatos éves munkamennyiség (természetes egységekben)? 80 dokumentum.

Így megtakarítást érünk el a vezetői munkaerőköltségekben:

C = 17500 · (25-20) · 80 / 1992 = 3514 rubel,

amely egy 11. kategóriás vezető éves béralapjának 20%-a automatizált dokumentumkezelő rendszerben iratok elkészítésével és feldolgozásával foglalkozik.