Pogledajmo glavne pozitivne i negativne aspekte prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima u 2017

Mnoge velike i male kompanije već su cijenile prednosti prelaska na elektronski protok dokumenata između organizacija. Danas EDI samouvjereno ulazi u svakodnevni život, istiskujući uobičajenu papirnatu birokratiju, a za uspješno poslovanje važno je naučiti kako se nositi s njom. Pogledajmo glavne pozitivne i negativne aspekte prelaska na EDI 2017.

Koje su prednosti elektronskog upravljanja dokumentima?

• Prva prednost EDF-a je značajna ušteda vremena potrebnih za izradu, verifikaciju i odobravanje dokumenata. Ovo se odnosi na upravljanje internom evidencijom kompanije i razmjenu podataka sa izvođačima i vladinim agencijama.

Podnošenje izvještaja elektronskim putem Bukhsoft Online sistema - praktično, dostupno i sigurno elektronsko upravljanje dokumentima sa državnim agencijama!

• Elektronsko upravljanje dokumentima osigurava sigurnost kreiranih dokumenata. Sve informacije se pohranjuju u jedinstvenu bazu podataka, koja se redovno čuva. Ovakvim pristupom fizički je nemoguće nepovratno izgubiti važne dokumente.
• Elektronska arhiva pruža kompetentnu sistematizaciju i kompaktno skladištenje ogromne količine podataka. Višetomne fascikle sa papirima, arhivirane i pažljivo pohranjene od strane službenika, lako stanu na nekoliko prenosivih medija za pohranu i hard diskove računara.
• Nemoguće je ne spomenuti potpunu kontrolu menadžera nad svim poslovnim procesima u njegovoj organizaciji. EDI omogućava praćenje realizacije svakog dokumentarnog rada korak po korak, što značajno poboljšava disciplinu izvođenja.
• Pravilno konfigurisano elektronsko upravljanje dokumentima omogućava vam da segmentirate prava i ovlašćenja. Odgovorni zaposleni dobijaju pristup samo onim dokumentima koji su im potrebni u okviru svojih radnih obaveza i nadležnosti. Ovo pruža višeslojni pristup privatnosti podataka. Osim toga, sistem pohranjuje sve informacije o najnovijim promjenama, brisanjima i kreiranju novih dokumenata od strane zaposlenih.
• Kao dio internog toka dokumenata kompanije, EDO 2017 osigurava da se novi propisi o radu, uputstva, nalozi direktora i drugi lokalni pravni akti brzo dostavljaju zaposlenima na pregled. Elektronsko upravljanje dokumentima stvara jedinstven informacioni prostor, uključuje svakog zaposlenog u poslovni proces i formira korporativnu kulturu unutar tima.
• Na kraju, vrijedi reći da u modernom svijetu oni koji su uspjeli na vrijeme da se prilagode svim brzim promjenama na tržištu međunarodnih standarda ostaju konkurentni i profitabilni. A tome u velikoj mjeri doprinosi i elektronski sistem upravljanja dokumentima.

Prednosti EDI su značajne, ali sistem nije bez nekih negativnih aspekata. Pogledajmo ih.

Želimo da pređemo na elektronsko upravljanje dokumentima sa nekim od naših partnera, posebno da primamo račune i akte potpisane elektronskim potpisom.

Za organizacije bi bilo bolje da sklope sporazum o elektronskoj razmjeni dokumenata, koji će definisati format elektronskog toka dokumenata između kompanija. Koje će klauzule sporazuma pomoći organizacijama da izbjegnu potraživanja inspektora, predstavljeno je u članku u punom odgovoru.

Obrazloženje

Ono što je važno uključiti u ugovor o razmjeni elektronskih dokumenata kako biste izbjegli porezne gubitke

Ekaterina Shestakova, generalni direktor Actual Management LLC, dr. legalno nauke

David Okolelov, savjetnik Državne državne službe Ruske Federacije, 3. klase

Za elektronsku razmjenu „primarnih“ podataka potrebna je saglasnost obje strane

Bez dogovora sa EDF-om, neće biti moguća razmjena faktura

Potrebno je unaprijed dogovoriti korištenje jednostavnog potpisa

WITH Danas sve više kompanija prelazi na elektronsko upravljanje dokumentima ne samo sa inspekcijskim nadzorom, već i sa partnerima (više u nastavku). Međutim, za razliku od razmjene informacija sa poreskim organima, postupak pripreme, ugovaranja i potpisivanja ugovora o elektronskoj razmjeni dokumenata između kompanija nije zakonom odobren.

PROČITAJTE NA E.RNK.RU

Još korisniji materijali

Razvili smo uzorak ugovora o elektronskoj razmjeni dokumenata (u daljem tekstu ugovor), u kojem smo definisali format elektronskog toka dokumenata između kompanija (vidi uzorak u nastavku). Razmotrimo koje će klauzule takvog sporazuma pomoći kompaniji da izbjegne potraživanja inspektora.*

1. Objedinjavanjem forme ugovora u računovodstvenoj politici opravdaće se pravo kompanije da razmjenjuje papire elektronskim putem

Elektronsko upravljanje dokumentima povezano je sa internim protokom dokumenata, računovodstvom i izvještavanjem kompanije. Zauzvrat, skup računovodstvenih metoda mora biti odobren u računovodstvenoj politici (član 8 Federalnog zakona br. 402-FZ od 06.12.11., u daljem tekstu Zakon br. 402-FZ).

Stoga, ako kompanija odluči da uvede elektronski sistem upravljanja dokumentima i elektronskog izvještavanja, takav sistem mora biti odražen u njegovim računovodstvenim politikama. Važno je osigurati:

- obim toka elektronskih dokumenata;
- formati elektronskih dokumenata;
- postupak čuvanja elektronskog izvještavanja;
- slučajevi kada, umjesto elektronskih dokumenata, kompanija sastavlja dokumente na papiru.

2. Indikacija metoda elektronske razmjene će pružiti jasnoću prilikom interakcije sa drugim ugovornim stranama

Kompanije samostalno određuju postupak i način upravljanja elektronskim dokumentima. Važno je uzeti u obzir dvije glavne nijanse.

Prvo, ugovor mora naznačiti da li se elektronski dokumenti umnožavaju na papiru. Na primjer, kompanija šalje TTN drugoj strani elektronski, a zatim nakon nekog vremena šalje isti dokument u papirnom obliku (na primjer, ako druga strana nije primila elektronski dokument).*

Napominjemo da je ova procedura za obradu dokumenata trenutno predviđena za fakture (klauzula 4 Pravila za vođenje dnevnika primljenih i izdatih računa koji se koriste u obračunima poreza na dodatu vrijednost, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 26. decembra, 2011. br. 1137 „O obrascima i pravilima za popunjavanje (održavanje) dokumenata koji se koriste u obračunima poreza na dodatu vrijednost“).

Drugo, preporučljivo je u ugovoru navesti da li kompanije razmjenjuju elektronske dokumente direktno (pomoću specijalizovanih programa ili redovnih klijenata e-pošte) ili angažovanjem operatera za upravljanje elektronskim dokumentima (pročitajte više u nastavku).*

PROČITAJTE NA E.RNK.RU

Kako razmijeniti račune elektronskim putem

Ministarstvo finansija Rusije striktno reguliše proceduru elektronske razmene računa (naredba br. 50n od 25. aprila 2011. godine), u kojoj je ceo postupak opisan u 23 tačke. Međutim, razmjena elektronskih računa nije tako teška kao što se na prvi pogled čini.

Prema ruskom Ministarstvu finansija, moguće je potvrditi činjenicu poslovne transakcije za poreske svrhe elektronskim dokumentom potpisanim poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom. Dokument potpisan jednostavnim ili pojačanim nekvalifikovanim potpisom može se smatrati analogom dokumenta sa svojeručnim potpisom na papiru samo u slučaju utvrđenom zakonom (pismo od 04.12.13. br. 03-03-07/12250 ).

Ispostavilo se da dokument potpisan jednostavnim ili poboljšanim nekvalifikovanim potpisom neće potvrditi troškove kompanije (pisma Ministarstva finansija Rusije od 23. januara 2013. br. 03-03-06/1/24, od 25. decembra, 2012. broj 03-03-06/2/139 i od 20.12.2012. broj 03-03-06/1/710).

- faktura na obrascu broj TORG-12;
- akt prijema i isporuke radova (usluga).

Osim toga, važno je zapamtiti da kompanije mogu razmjenjivati ​​račune samo uključivanjem operatera za upravljanje elektronskim dokumentima. Stoga, ako organizacija nema odgovarajući ugovor, preporučljivo je isključiti fakture sa liste elektronskih dokumenata.

5. Indikacija procedure za čuvanje elektronskih dokumenata će ih zaštititi od preranog uništenja

Postupak čuvanja elektronskih dokumenata se ne razlikuje od postupka čuvanja papirnih dokumenata. Dakle, elektronski računi moraju se čuvati u periodu predviđenom za skladištenje papirnih dokumenata (klauzula 1.13 Procedure za izdavanje i primanje računa u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala pomoću elektronskog digitalnog potpisa, odobrenog naredbom Ministarstva finansija Rusije od 25. aprila 2011. godine broj 50n). Podsjetimo, za potrebe računovodstva, primarni dokumenti se čuvaju pet godina, a za porezne svrhe četiri godine.

Ali u praksi postoje rizici od gubitka dokumenta (na primjer, u slučaju kvara računara ili požara). Stoga je preporučljivo u ugovoru definirati postupak za pribavljanje kopija dokumenata od druge ugovorne strane (vidi komentar stručnjaka u nastavku).

Nakon usvajanja 2011-2012. niz ključnih dokumenata koji regulišu oblast elektronskog upravljanja dokumentima (posebno Savezni zakon "O elektronskom potpisu" N 63-FZ od 04.06.2011. Naredba Ministarstva finansija Ruske Federacije N 50n od 25.04.2011. kojim je usvojen pravilnik o razmjeni faktura, Naredba Federalne poreske službe od 05.03.2012. N MMV-7-6/138@, koji je odobrio format elektronske fakture), postalo je moguće ne samo između organizacija i regulatornih tijela (tzv. "elektronsko izvještavanje"), ali i puna razmjena elektronskih primarnih dokumenata, kao i faktura i ugovora između bilo kojih organizacija ( "Elektronsko upravljanje dokumentima").

Jedan od prvih izdavalaca takvih dokumenata bile su velike organizacije sa hiljadama platiša. Već možete primati elektronske akte i fakture od korporacija za snabdevanje resursima Mosvodokanal OJSC, Mosenergosbyt OJSC, Our Network LLC (A-Tel) itd. Takođe je moguća razmena sa bilo kojom drugom stranom, bez obzira na njen obim i udaljenost od vas.

Tehnički, razmjena dokumenata se vrši putem VLSI online portal Elektronsko izvještavanje i tok dokumenata, koju implementira specijalizovani telekom operater, kompanija Tensor.

Zašto vam je potreban operater za elektronsko upravljanje dokumentima Zašto ne možete slati elektronske dokumente putem e-pošte?

U skladu sa Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije od 25.04.2011. N 50N, elektronske fakture moraju proći operater za upravljanje elektronskim dokumentima.

Operator elektronskog upravljanja dokumentima je treća, nezainteresovana osoba i uvijek će moći potvrditi činjenicu da je određeni dokument izdat i sačiniti zapisnik tehničkog pregleda o tome da li je dokument prošao preko operatera. Ovo može biti veoma važno u kontroverznim situacijama.

Operater također osigurava uključivanje vaših partnera i pruža tehničku podršku ako je potrebno.

Kako se osigurava pravni značaj elektronskih dokumenata?

Za većinu dokumenata neophodno i dovoljno uslov je da ovi dokumenti budu potpisani kvalifikovanim elektronskim digitalnim potpisom. Potpisi koji Izdaje sertifikacioni centar kompanije Tensor su kvalifikovani. Za potpisivanje dokumenata dozvoljeno je koristiti digitalne potpise koje izdaje bilo koji CA uključen u mrežu povjerenja centara za sertifikaciju Federalne porezne službe. Elektronski potpisi se takođe mogu koristiti za elektronsko trgovanje, ali pod uslovom da sertifikat sadrži dovoljno podataka o kompaniji za koju je potpis izdat, posebno PIB.

Prednosti elektronskog sistema za upravljanje dokumentima SBIS-online:

1. Dokumente možete slati bilo kojoj organizaciji registriranoj u Ruskoj Federaciji, čak i ako nije korisnik SBIS-a. U tom slučaju, menadžer kompanije Tensor će kontaktirati predstavnika ove organizacije i poslati mu pismo na njegovu e-mail adresu pozivajući ga da se registruje u sistemu. Odmah nakon registracije, druga strana će dobiti dokumente koje ste poslali.
   Sličnu pozivnicu možete poslati i putem e-pošte.
2. Nije potrebna instalacija specijalizovanog softvera ili hardvera ni vi ni vaša druga strana. Dovoljna je trenutna verzija bilo kojeg pretraživača sa podrškom za Java (Internet Explorer, Opera, Mozilla, Google Chrome, itd.) i pristup Internetu. Jednostavan za postavljanje.
3. Priprema, slanje, primanje i odobravanje dokumenata nije potreban računovodstveni softver (1C, itd.)
4. Ako u početku pripremate dokumente u računovodstvenom programu (1C, itd.), možete konfigurisati integraciju vašeg računovodstvenog programa sa SBIS-Online sistemom .
5. Dokumenti koji nemaju standardni obrazac (na primjer, ugovori) Možete poslati u bilo kom prikladnom formatu (doc, pdf, jpeg, itd.)
6. Vaša druga strana također može besplatno dobiti digitalni potpis (EDS). tokom perioda promocije.

Da se registruju u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima VLSI-Online, a također, ako je potrebno, pribavite digitalni potpis za tok dokumenata, ostavite zahtjev.

Upravljanje papirnim dokumentima postaje zastarjelo. Papirna dokumenta se gube od dobavljača, kada se isporuče drugoj strani ili od klijenta. Morate ponovo odštampati, potpisati i poslati dokumente. Sve ovo je vreme i novac.

Mnoge ljude od prelaska na elektronsko upravljanje pravnim dokumentima (EDF) sprečava samo sumnja da će to biti jeftinije od papira; da će biti moguće adekvatno i optimalno prenijeti poslovne procese u elektronski oblik; da to neće koštati prevelike količine novca i niz drugih pitanja. Nadamo se da će im ovaj materijal odgovoriti i postati polazna tačka za prelazak na EDI.

Hajde da uporedimo papir
i elektronskih dokumenata

Ključna pitanja na početku svakog projekta: koliko košta i šta će se dogoditi na kraju. Za kompanije je važno da shvate koliko će ih skupo koštati implementacija EDI i koje rezultate mogu očekivati. Uporedimo neke pokazatelje.

Novac Vrijeme

	Papirni tok dokumenata	Elektronsko upravljanje dokumentima
Cijena	papirni dokument za 1 list A4 formata - oko 1,5 paketa papirnih dokumenata, što je u prosjeku 6 listova A4 formata - 9.	elektronski dokument bilo kojeg obima - 0 paket elektronskih dokumenata bilo kojeg obima - 0 .
Otpremanje	poštom - od 40-60 kurirskom - nekoliko puta skuplje, u većini slučajeva - više od 10 puta, u zavisnosti od izvođača i destinacije.	besplatan inbox. Odlazno od 5 do 9 u zavisnosti od EDI operatera. Ne zavisi od geografske udaljenosti.
Arhiva	prostor za arhiv koji je u stalnom porastu - cijene zakupa zavise od područja i regije.	Uslovi za čuvanje elektronskih dokumenata zavise od operatera EDF-a. SKB Kontur pohranjuje dokumente besplatno i neograničeno.

	Papirni tok dokumenata	Elektronsko upravljanje dokumentima
Priprema dokumenata	Štampanje, potpisivanje, stavljanje pečata na paket dokumenata - od jednog do nekoliko dana, u zavisnosti od prisustva ili odsustva lica ovlašćenog za potpisivanje dokumenata na radnom mestu. Kada postoje velike količine odlaznih dokumenata, svi zaposleni u računovodstvu su zauzeti njihovom pripremom po nekoliko dana svakog mjeseca.	Potpisivanje elektronskih dokumenata od strane ovlaštenog djelatnika traje nekoliko minuta. Obavještenja o novim dokumentima ubrzavaju potpisivanje, a masovne akcije u EDI sistemima omogućavaju vam da potpišete mnoge dokumente „jednim klikom“.
Otpremanje	U zavisnosti od destinacije: poštom - od nekoliko dana do dve nedelje; kurirskom službom - od jednog do četiri dana.	Bez obzira na regiju, primalac prima dokumente nekoliko sekundi nakon slanja.
Povrat potpisanih primjeraka	Ovisno o destinaciji: poštom - od nekoliko dana do mjesec dana; kurirskom službom - od jednog do četiri dana.	Ne treba vremena. Kada druga strana potpiše EPC dokument, obje strane imaju pristup potpisanom originalnom dokumentu. U Diadoc-u se ne naplaćuje potpisivanje ulaznog dokumenta.

Sa protokom dokumenata od 500 dokumenata godišnje
uštedjet ćete 22.250

Kada koristite papirnu dokumentaciju, vaši godišnji troškovi će biti 25.750, dok je protok dokumenata kroz Diadoc 3.500.

Odabir načina rada sa EDF-om

Implementacija EDI sistema u poslovanje kompanije može trajati veoma različito vreme i zahtevati različita finansijska ulaganja. Zavisi od načina rada sa EDF-om koji ona odabere. Teoretski, sve što je potrebno za EDI je internet i digitalni elektronski dokument. U praksi, kompanija treba da odluči kako će tačno organizovati rad sa elektronskim dokumentima.

Web verzija

Najlakši način je proći kroz web verziju koja je dostupna svima. Neće biti potrebna nikakva intervencija u informacionim sistemima kompanije; U ovom slučaju kompanija plaća samo poslanu dokumentaciju.

Modul za 1C

Za korisnike 1C, Diadoc je razvio standardno rješenje za najpopularnije verzije ovog računovodstvenog sistema: svako može jednostavno preuzeti modul s web stranice, instalirati ga i raditi s elektroničkim dokumentima iz poznatog programa.

Integracija sa drugim računovodstvenim sistemima

Integracija sa drugim računovodstvenim sistemima će trajati duže i biti skuplja. Ovo zavisi, prvo, od računovodstvenog sistema i njegove konfiguracije, a drugo, od operatera EDF-a.

Diadoc ima niz razvijenih integracijskih rješenja za Oracle, SAP ERP (certificirano rješenje), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. Postoje i rješenja za integraciju na programskom nivou - Connectors, API.

EDI implementiramo korak po korak

Unesite promjene u svoje računovodstvene politike

Uključite u svoju računovodstvenu politiku mogućnost korištenja elektronskih dokumenata, posebno da se primarni dokumenti mogu sastaviti u elektronskom obliku i potpisati elektronskim potpisom.

Prvi pokušaj

Firma u kojoj vodim evidenciju ima više od 300 izvođača. Oni moraju da generišu i šalju primarne dokumente svakog meseca. Čuvši za pojavu servisa koji bi mi mogli pomoći da automatizujem proces, odmah sam se zainteresovao za ovu priliku.

Prvo smo pokušali da implementiramo elektronsko upravljanje dokumentima kroz M.E.Doc servis. Ali da bi druga strana primila dokumente koristeći ovu uslugu, morala je da instalira njihov softver na svom računaru. Nisu sve druge strane bile spremne za ovo: instalacija novog programa zahtijeva konfiguraciju; mogući su konflikti sa antivirusnim sistemom itd. Tako da sam mogao da koristim samo elektronsko upravljanje dokumentima sa ograničenim brojem klijenata.

Depositphotos

Nove prilike

Tada je moja koleginica, čija kompanija ima mnogo izvođača i veliki protok dokumenata, pričala o online servisu za razmjenu dokumenata “Vchasno” - bila je vrlo zadovoljna. Odlučio sam da isprobam ovu uslugu.

Ispostavilo se da povezivanje na sistem je vrlo jednostavno: Da biste se registrovali, potrebno je samo da dostavite e-mail, lozinku i elektronski ključ. Takođe se pokazalo da je tim „Vchasno“ spreman da pomogne u rešavanju pojedinačnih karakteristika upravljanja dokumentima.

Značajna prednost usluge “Vchasno” je toNe morate instalirati nikakav dodatni softver da biste ga koristili.Ovo je za nas bio veliki plus, zbog specifičnosti interne korporativne politike i zaštite podataka od virusa, iodmah je olakšalo povezivanje velikog broja ugovornih strana na elektronsko upravljanje dokumentima.

Interfejs programa je jasan i jednostavan. Siguran sam da mnogi ljudi to mogu shvatiti bez ikakvih problema.

Još jedna prednost usluge “Vchasno” je mogućnost uvoza dokumenata u uslugu direktno iz 1C programa. Kada postoji veliki broj dokumenata, to je suštinski važno.

Lista pogodnosti

Prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima daje kompaniji mnoge prednosti.

Prvo, ovo značajne uštede vremena.Sa više od 300 ugovornih strana, mjesečni proces pripreme dokumenata (pečatiranje, potpisivanje, stavljanje u koverte) i slanje je trajao nekoliko radnih dana. Sada cijeli proces traje nekoliko sati.

drugo, mogućnost brzih korekcija.Ukoliko u dokumentu ima netačnosti (netačna pravna adresa, netačnost u zaokruživanju i sl.), druga ugovorna strana to može prijaviti istog dana i dobiti ispravljeni dokument za 5-10 minuta.

treće, uštede troškova:Uvođenjem elektronske cirkulacije smanjeni su troškovi kupovine papira, kertridža, koverata i maraka.

I na kraju, mislim da je važna pozitivna tačkadaju izvodljiv doprinos brizi o životnoj sredini.Što više preduzeća koristi elektronsko upravljanje dokumentima, to će se manje koristiti papir i prateći materijali i, shodno tome, manje stabala će biti uništeno.

Popularni strahovi i izgledi

Nažalost, nisu svi ukrajinski poduzetnici spremni da se odreknu papirne dokumentacije. Mnogi strahuju da bi prilikom provjere od strane fiskalne službe mogli nastati problemi s priznavanjem troškova i vjerodostojnošću dokumenata. Budući da su elektronski dokumenti relativno nova vrsta dokumenta za Ukrajinu i mnogi se s tim susreću po prvi put, takva zabrinutost je prirodna. Kompanije koje imaju mali protok dokumenata radije održavaju postojeće prakse bez upuštanja u nove mogućnosti.

Međutim, ja to mislim već polovina mojih kolega koristi elektronsko upravljanje dokumentima u ovom ili onom obliku. Veliki iskorak u ovom pitanju bio je prelazak na razmjenu poreskih faktura elektronskim putem.

Čini mi se da je rašireni prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima pitanje vremena. Da, sada ga koriste uglavnom velike, “napredne” i moderne kompanije, ali nadam se da će uskoro to postati opći trend. Prelazak na elektronsko izvještavanje također je u jednom trenutku pokrenuo mnoga pitanja i poteškoće. Sada mnogi ljudi priznaju da je to vrlo zgodno.

Mislim da će mnogi uskoro također cijeniti prednosti elektronskog upravljanja dokumentima i barem djelomično preći na njega.

Online servis “Vchasno” (projekat EVO grupe kompanija) je dizajniran za razmjenu, potpisivanje i čuvanje svih pravno značajnih dokumenata: ugovora i ugovora, potvrda o završetku, faktura itd. Servis radi sa svim vrstama digitalnog potpisa ključevi. Online princip usluge ne zahteva posebnu obuku ili instalaciju dodatnog softvera na računar: da biste pokrenuli elektronsko upravljanje dokumentima, potreban vam je samo računar povezan na Internet. Čuvanje dokumenata u oblaku eliminiše mogućnost njihovog gubitka ili neovlašćenog pristupa njima od strane neovlašćenih osoba.