Analiza efikasnosti implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS). Analiza elektronskog sistema upravljanja dokumentima u preduzeću Ipsos LLC · Jednokratna registracija dokumenta, koja vam omogućava da jedinstveno identifikujete dokument

Regulatorni okvir za implementaciju elektronskog upravljanja dokumentima

Pregled EDMS predstavljenih na ruskom tržištu

Procjena ekonomske efikasnosti korištenja EDS-a
u Senator LLC

Implementacija elektronskog sistema upravljanja dokumentima u kompaniji za upravljanje holdingom

POGLAVLJE II. Implementacija elektronskog sistema upravljanja dokumentima u menadžmentu

Implementacija elektronskog sistema upravljanja dokumentima u menadžmentu

Procjena kvaliteta implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima u organizacijama

POGLAVLJE I. Regulatorni okvir za implementaciju elektronskog upravljanja dokumentima

Sistem automatizacije toka dokumenata, elektronski sistem za upravljanje dokumentima (EDMS)- automatizovani višekorisnički sistem koji prati proces upravljanja radom hijerarhijske organizacije kako bi se osiguralo da ova organizacija ispunjava svoje funkcije. Pretpostavlja se da se proces upravljanja zasniva na dokumentima čitljivim ljudima koji sadrže upute koje zaposlenici organizacije moraju slijediti.

Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima u sudovima

Ministarstvo pravde Ruske Federacije priprema nacrt izmjena i dopuna kodeksa kojima se propisuju pravila i postupak za korištenje elektronskog upravljanja dokumentima u pravnim postupcima. Njihova mjera bi mogla stupiti na snagu 2016. godine.

Odredbe zakona omogućiće učesnicima u procesu da koriste internet za razmjenu dokumenata, preko kojih će biti moguće slati službene papire sudu, tužilaštvu i istražitelju.

Izjave, predstavke, pritužbe, prezentacije i druge vrste dokumenata šalju se sudu u elektronskom formatu dokumenata. Da biste to učinili, potrebno je da popunite traženi elektronski obrazac na službenoj web stranici nadležnog organa, a zatim dokument potpišete poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom (CES). Pravosudni organi, zauzvrat, također mogu donijeti odluke, kazne, žalbe itd. putem telekomunikacionih kanala. Pisani dokazi se mogu slati i elektronskim putem, ali ovaj postupak se ne odnosi na podatke koji predstavljaju državnu tajnu.

Sveobuhvatna implementacija elektronskog sistema upravljanja dokumentima

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima je multifunkcionalni softversko-hardverski kompleks za automatizaciju upravljanja poslovnim procesima u uslovima distribuirane upotrebe informacija od strane različitih stručnjaka i može pokriti kako pojedinačne tako i sve poslovne procese organizacije:

• organizacioni i administrativni tok dokumenata i kancelarijski rad
• ugovorni i finansijski tok dokumenata
• tok kadrovske dokumentacije
• projektovanje i inženjering i projektovanje i procena toka dokumenata
• upravljanje projektima
• upravljanje aplikacijama za tehničke pristupanje
• upravljanje tenderskom dokumentacijom
• procesi pripreme, prikupljanja, čuvanja i objavljivanja korporativnih izvještaja
• eksterni i interni marketing
• i sl.

dakle, ECM može pokriti obradu širokog spektra dokumentacije: nalozi, uputstva, uputstva, ulazna i izlazna korespondencija, uputstva, protokoli i izvodi iz protokola, ugovora, dodatnih sporazuma i akata, nalozi o obuci i službenim putovanjima; tehnička i regulatorna dokumentacija; osoblje, tender, računovodstvena dokumentacija, audio, video sadržaj, grafički fajlovi itd.

Documentum:

• Pohranjivanje i upravljanje bilo kojim sadržajem
• Podrška i upravljanje svim fazama životnog ciklusa dokumenta
• Praćenje vremena i kvaliteta izvršenja dokumenata i uputstava
• Osiguravanje zaštite i povjerljivosti informacija
• Omogućite saradnju na dokumentima
• Mogućnost distribuiranog rada
• Opsežni alati za pretraživanje potrebnih dokumenata
• Integracija sa susjednim CIS kompanijama

EDMS mogućnosti:

Automatizirani kancelarijski rad i upravljanje dokumentima:

• kreiranje dokumenata (od nule, iz šablona, ​​uvoz dokumenata)
• timski rad, recenziranje
• provjera registracije
• odobrenje/odobrenje/potpisivanje
• registracija dokumenata
• distribucija dokumenata
• nametanje rezolucija, formiranje instrukcija, kako vezanih tako i nevezanih za dokument
• izvršenje rješenja i uputstva, izvještaji o izvršenju
• praćenje izvršenja rokova i kvaliteta rješenja i uputstava
• podrška pravno značajnog toka dokumenata korišćenjem digitalnog potpisa
• predaju dokumenata u arhivu u skladu sa propisima

Servisne funkcije:

• atribut i pretraživanje dokumenta u punom tekstu
• podrška za komunikaciju između dokumenata
• čuvanje svih verzija dokumenata;
• podrška mehanizmu delegiranja ovlasti
• kreiranje "ličnih foldera" od strane korisnika
• prilagođavanje "prozora" interfejsa prema korisničkim preferencijama
• generisanje zadataka i obaveštenja
• generisanje statističkih izveštaja
• evidentiranje rada sa dokumentima u sistemu
• revizija svih radnji u sistemu

Tehnološke mogućnosti:

• zaštita informacija, diferencijacija prava pristupa
• fleksibilna konfiguracija poslovnih procesa i prava pristupa
• integraciju i razmenu podataka sa drugim korporativnim poslovnim aplikacijama (ERP, sistemi za upravljanje projektima, platforme za elektronsko trgovanje itd.) i sistemima za upravljanje elektronskim dokumentima partnera
• podrška za rad u više filijala
• podrška za federalnu distribuiranu sistemsku arhitekturu sa mogućnošću repliciranja informacija između sistemskih čvorova
• "mobilni office“ za daljinski rad korisnika

Implementacija elektronskog sistema upravljanja dokumentima u organizaciji omogućit će:

• Smanjite ili eliminišite papirologiju
• Napravite jedinstveno spremište organizacionih dokumenata
• Smanjite vrijeme za obradu dokumenata
• Osigurati kontrolu izvršenja naloga, transparentnost poslovnih procesa i povećati nivo izvršne discipline
• Standardizirati i regulirati poslovne procese
• Uklonite dupliciranje dokumenata
• Osigurajte sigurnost skladištenja dokumenata
• Blagovremeno dostaviti dokumentaciju izvršiocima (otpremanje/dostava dokumenata/instrukcija u realnom vremenu)
• Omogućite daljinski siguran pristup dokumentima
• Smanjite vrijeme potrošeno na traženje potrebnih dokumenata
• Smanjite troškove skladištenja papirnih dokumenata
• Smanjite transakcione troškove

Rješenja za automatizaciju dokumenata TOPS Consultinga omogućavaju organizacijama da upravljaju svim aspektima životnog ciklusa dokumenta - od kreiranja do arhiviranja. Pruža se podrška za puni ciklus rada sa dokumentom: kreiranje dokumenta, kolektivna izrada i pregled, verifikacija dizajna, odobravanje, odobravanje, registracija, distribucija, izdavanje instrukcija, izvršenje i kontrola rješenja, prijenos dokumenta u arhiv i njegovo skladištenje u skladu sa utvrđenim propisima.

Unutar sveobuhvatna implementacija sistema za upravljanje dokumentima Konsultantska kuća TOPS obavlja poslove na:

• automatizacija svih potrebnih poslovnih procesa organizacije
• stvaranje elektronske arhive organizacije
• osiguravanje protoka unosa dokumenata u sistem ili arhivu
• integracija sa poslovnim aplikacijama koje se koriste u organizaciji (ERP (SAP, Oracle, Axapta), CRM, drugi EDMS, EAM, elektronske platforme itd.)
• stvaranje distribuiranog elektronskog sistema upravljanja dokumentima za geografski raspoređene organizacije
• implementacija digitalnog potpisa i dodatnih sistema zaštite informacija
• implementacija sistema statističkog izvještavanja za tok dokumenata

Sveobuhvatna implementacija elektronskog sistema upravljanja dokumentima u organizaciji pruža sveobuhvatnu infrastrukturu za konsolidaciju, integraciju i upravljanje svim vrstama informacija.

Sveobuhvatna implementacija EDMS-a u organizaciji znači prelazak na nove (bezpapirne) metode rada, što pogađa gotovo sve zaposlene.

Naravno, ovo nije lak zadatak, koji zahtijeva određeno znanje i iskustvo.

Ako sami uradite ovaj posao, biće jeftinije, ali je teško garantovati tajming projekta. Iskusan tim za implementaciju će ovaj posao obaviti pouzdanije i brže. U svakom slučaju, ne možete bez tima za implementaciju - bilo da se radi o vašim stručnjacima ili trećim kompanijama.

Tokom procesa implementacije ne treba se oslanjati samo na IT stručnjake. Na primjer, jedna od faza implementacije „Izgradnja poslovnih procesa“ je zadatak poslovnog menadžera, direktora razvoja, a ne IT stručnjaka. Stoga, prije nego što samostalno implementira EDMS, organizacija mora biti spremna da ima potreban broj stručnjaka u različitim oblastima.

Odredimo osnovne zahtjeve za sastav implementacionog tima.

1. Menadžer-analitičar - prati sve poslovne procese organizacije, može uticati na njih, zamišlja kako organizacija treba da radi u EDMS-u.

2. Organizator implementacije (menadžer projekta) - prati napredak projekta, planira rad, stimuliše osoblje, preduzima administrativne mjere.

3. Obučeni sistemski stručnjaci (informatičari i predmetni stručnjaci) - detaljno opisuju tok rada, postavljaju sistem i obučavaju sve ostale korisnike, pišu uputstva, propise i sl.

Ako takav tim postoji u organizaciji, postoji šansa da sam implementira sistem. U suprotnom, trebali biste unajmiti tim za implementaciju treće strane od dobavljača ili njegovog partnera.

Tim za implementaciju treće strane razvija projekat implementacije, uputstva za korisnike sistema, prilagođava sistem specifičnoj organizaciji i održava organizacione sastanke.

Ova opcija je nesumnjivo skuplja od samostalne implementacije, ali osigurava kvalitetnu i na vrijeme implementaciju sistema. Stoga, prilikom odabira tima treće strane, trebate osigurati profesionalne vještine i iskustvo ovih stručnjaka. Da bi to učinili, potrebno je procijeniti projekte koje su već završili.

Faze tehnologije implementacije

Tehnologija implementacije daje više od polovine uspjeha. Stoga, prilikom odabira kompanije za implementaciju, treba pažljivo proučiti njenu tehnologiju implementacije i procijeniti kontrolne tačke - kriterije za kvalitet implementacije u srednjim fazama. Prisustvo i broj kontrolnih tačaka može poslužiti kao indikator zrelosti tehnologije.

Razmotrimo njihove karakteristike za implementaciju EDMS-a.

1. Anketa organizacije. Istaknuti su glavni dokumenti organizacije i glavni poslovni procesi na kojima će se istraživanje provoditi. Stoga se prije početka rada utvrđuje procedura implementacije i odjeljenja koja će biti obuhvaćena studijom na osnovu njihovog učešća u poslovnim procesima. Period istraživanja je od 2 do 4 sedmice za razvoj projekta.

2. Obuka osoblja. Iskustvo pokazuje da je za implementaciju EDS-a potrebno obučiti najmanje 30% zaposlenih. To je zbog broja obuhvaćenih zaposlenih. Nemoguće je svakom zaposlenom dodijeliti konsultanta, tako da zaposleni moraju znati jedni druge savjetovati, svaka treća osoba mora znati objasniti kolegama šta i kako da rade u datoj situaciji.

Ušteda novca i vremena u ovoj fazi će dovesti do povećanih troškova za probni rad i kašnjenja u njegovim rokovima. U planu implementacije mora se izdvojiti više vremena za obuku, uzimajući u obzir činjenicu da je potrebno obučiti veliki broj osoblja.

3. Izrada instrukcija je izuzetno važna faza. Prije početka rada, svaki zaposlenik mora dobiti instrukcije kako da radi u sistemu, to će otkloniti nepovjerenje u sistem i objasniti glavne točke rada u sistemu EDI.

4. Probni rad je faza koja će vam omogućiti da procenite spremnost organizacije za industrijski rad sistema.

Pa ipak, uprkos velikom radnom intenzitetu procesa, postoji mnogo primjera uspješne i učinkovite implementacije EDMS-a.

Za kratak pregled sistema elektronskog upravljanja dokumentima koji postoje na ruskom tržištu, uzeli smo najpoznatije sisteme koji zauzimaju vodeće pozicije, aktivno razvijajući funkcionalnost proizvoda, osvajajući na taj način nove kupce. Informacije o ovim EDMS mogu se naći u raznim otvorenim izvorima. Strane platforme, koje, iako se mogu koristiti za automatizaciju rada s dokumentima, zbog visoke cijene nisu u širokoj primjeni u domaćim organizacijama, nisu razmatrane.

U nastavku su navedeni neki EDMS, funkcionalnost, prednosti i nedostaci svakog od njih. Zatim će se na osnovu ovog materijala sastaviti uporedna tabela pregledanih softverskih proizvoda po ključnim funkcijama i dati njihove ocjene.

"DocsVision"

Sistem DocsVision je softverski proizvod dizajniran za kreiranje automatizovanih korporativnih rešenja za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima. Uključuje platformu specifičnu za domenu sa otvorenim sučeljima za programiranje aplikacija za razvoj prilagođenih aplikacija i gotovih standardnih aplikacija sa mogućnostima parametarske konfiguracije. Programer je DocsVision, kompanija izdvojena iz Digital Designa. Razvijen od 1998.

Funkcije:

- automatizacija upravljanja preduzećem;

- podrška procesnom pristupu u organizovanju menadžmenta;

- automatizacija sistema upravljanja kvalitetom;

- automatizacija procesa odobravanja i odobravanja dokumenata;

- način praćenja izvršenja dokumenata i zadataka;

- usmjeravanje i dostava dokumenata na korisničke radne stanice;

- upravljanje procesima obrade dokumenata;

- organizovanje interakcije sa ugovornim stranama i kupcima;

- kancelarijska automatizacija;

- stvaranje elektronske arhive dokumenata.

Prednosti:

- mogućnost razvoja funkcionalnosti;

- jedinstveni mehanizmi za akumuliranje i pohranjivanje svih informacija o procesima i aplikacijama;

- objedinjena sredstva praćenja izvršenja zadataka, integrisana sa alatima za planiranje;

- centralizovani mehanizmi za pretraživanje informacija, bez obzira na aplikaciju, proces, vrstu dokumenata;

Sposobnost akumuliranja informacija o prolasku procesa i korištenja ovih informacija za reinženjering;

- jedinstven interfejs, nema potrebe za dodatnom obukom prilikom uvođenja novih aplikacija;

- bliska integracija sa e-poštom i korišćenim sistemom zakazivanja;

Jedinstveni red zadataka za sve procese i aplikacije (sistem samostalno obavještava o potrebi izvršavanja određenih radnji);

Alati za automatsku instalaciju softvera na korisničke radne stanice (nije potrebno vrijeme za instaliranje i ažuriranje klijentskih aplikacija);

- WEB pristup svim funkcijama sistema;

- jedinstveni sistem za razlikovanje prava pristupa, integrisan sa standardnim Windows sigurnosnim alatima.

Nedostaci:

Nedostatak provjere dokumenata za dupliranje prilikom registracije;

Nemogućnost registracije dokumenta na osnovu postojećeg;

Nedostatak računovodstva, kontrole kretanja i perioda skladištenja dosijea i dokumenata u arhivi;

Značajna ograničenja u finaliziranju rješenja bez učešća proizvođača platforme.

"Motiv"

„Motiv“ je sistem upravljanja operativnim poslovanjem kompanije implementiran kao web aplikacija, koja vam omogućava da mu organizujete pristup sa bilo koje radne stanice povezane na Internet. Prezentacija informacija u sistemu zasniva se na nekoliko koncepata koji se lako uče – kao što su projekat, zadatak, akcija, zaposleni, izveštaj itd. Programer - "Motiv". Sistem je predstavljen kao alat za upravljanje preduzećem. Na tržištu od 2004.

Funkcije:

Stvaranje jedinstvenog informacionog prostora za kompaniju;

Organizacija i održavanje internog elektronskog upravljanja dokumentima kompanije;

Mogućnost timskog rada na projektima;

Sposobnost upravljanja velikim brojem zadataka i zadataka;

Kontrola zapošljavanja osoblja;

Upravljanje velikom količinom dokumenata;

Osiguravanje povjerljivosti informacija;

Brza i praktična pretraga informacija u skladu sa pravima korisnika u sistemu;

Održavanje arhive projekata, zadataka i dokumenata.

Prednosti:

Namjerno pojednostavljivanje sistemskog objektnog modela, što doprinosi njegovoj uspješnoj implementaciji i smanjuje vrijeme i novac koji se troše na obuku osoblja;

Kombinacija funkcionalnosti nekoliko klasa upravljačkih sistema;

Rad sa različitim interfejsima;

Mogućnost samostalne implementacije;

Široke mogućnosti integracije;

Za administriranje sistema nisu potrebne posebne vještine;

Jasna funkcionalnost.

Nedostaci:

- nedostatak šablona za kreirane dokumente;

- nemogućnost registracije dokumenata sa skenera;

- nedostatak kompatibilnosti sa softverom koji omogućava prepoznavanje slike dokumenta;

- nedostatak vođenja istorije rada sa dokumentom;

Nedostatak sposobnosti organiziranja rada van mreže;

Nemogućnost imenovanja odgovornog izvršioca dokumenta;

Nedostatak održavanja posebne baze podataka arhivskih dokumenata;

Nedostatak računovodstva za lokaciju skladištenja originalnih dokumenata.

"Directum"

Directum sistem je elektronski sistem za upravljanje dokumentima i interakcijom. Programer - Directum. Na tržištu od 2003. "Directum" podržava puni životni ciklus upravljanja dokumentima, dok se tradicionalni tok rada na papiru neprimjetno uklapa u elektronsko upravljanje dokumentima. Time je obezbeđen „bezbolan“ prelazak kompanije na elektronsko upravljanje dokumentima i brza adaptacija zaposlenih. Prednosti uključuju široku funkcionalnost i jednostavne principe rada.

Elektronsko upravljanje dokumentima;

Upravljanje poslovnim procesima;

Upravljanje ugovorima;

Upravljanje sastancima;

Upravljanje odnosima s klijentima;

Ured;

Žalbe građana i organizacija;

Upravljanje indikatorima učinka.

Prednosti:

Implementacija potpunog elektronskog sistema upravljanja dokumentima i poslovnim procesima (podrška za čitav životni ciklus upravljanja dokumentima i radom);

Usklađenost sa ruskim standardima i normama kancelarijskog rada;

Proširena implementacija mehanizma elektronskog digitalnog potpisa (EDS);

Jednostavni principi rada sa sistemom za korisnika koji poznaje e-poštu i sistem datoteka;

Dostupnost razvijenih alata za konfiguraciju sistema i ugrađenog jezika;

Jednostavna administracija zahvaljujući upotrebi uobičajenih platformi (MS SQL Server) i prisutnosti automatskih agenata;

Mogućnost organiziranja geografski raspoređenog rada, uključujući i off-line;

Dostupnost korisnika na dva načina rada sa sistemom: preko desktop klijenta i preko web klijenta (pomoću web pretraživača);

Proširena funkcionalnost sistema zahvaljujući prisustvu modula Meeting Management, Contract Management i Customer Relationship Management;

Visoka skalabilnost sistema, osiguravajući rad hiljada korisnika i skladištenje miliona različitih dokumenata;

Dostupnost razvijenih alata (IS-Builder), koji vam omogućava da brzo prilagodite sistem, integrišete ga sa drugim sistemima, a takođe i sami modifikujete, uzimajući u obzir razvoj organizacije.

Nedostaci:

Ovisnost o Microsoft platformama;

Trošak automatizacije ne sastoji se samo od troškova softvera, već i od usluga implementacije. Cijena usluga implementacije određuje se ovisno o potrebama Kupca i može biti nula (kupovina rješenja u kutiji) ili dostići značajne iznose prilikom automatizacije nestandardnih zadataka;

Ako implementacija zahtijeva promjenu u razvoju na nivou sistema, tada će biti potrebno dodatno vrijeme i rad prilikom ažuriranja na novu verziju;

- nemogućnost kreiranja dokumenta na osnovu postojećeg;

- nedostatak provjere dupliranja prilikom registracije;

- nemogućnost imenovanja odgovornog izvršioca dokumenta;

- nemogućnost generiranja izvještaja na osnovu rezultata pretrage;

Potreba za implementacijom skupe infrastrukture.

"EUPHRATS-tok dokumenata"

EUFRAT-Document Flow sistem vam omogućava da implementirate različite šeme automatizacije za rad sa dokumentima i automatizujete ključne poslovne procese organizacije. Programer: Cognitive Technologies. Na tržištu je od 1997. godine. EUFRAT-Document Flow sistem je dizajniran za rješavanje različitih problema automatizacije rada sa dokumentima, kao što su elektronsko upravljanje dokumentima, elektronski uredski rad, automatizacija raznih poslovnih procesa. Implementacijom sistema može se osigurati rad kako u skladu sa domaćim principima upravljanja, tako i u skladu sa zapadnim standardima.

Automatizacija registracije dokumenata i zadataka;

Osiguravanje efektivne interakcije između zaposlenih u okviru rada na dokumentima;

Implementacija trenutnog pretraživanja informacija;

Praćenje izvršenja poslova započetih dokumentima i zadacima;

Sposobnost praćenja stanja tekućih procesa i analize opterećenja osoblja kroz generisanje različitih dnevnika i izvještaja;

Organizacija dugoročnog skladištenja organizacijskih dokumenata;

Osiguravanje diferencijacije prava zaposlenika na pristup informacijama.

Prednosti:

Glavne prednosti programera uključuju mogućnost korištenja sistema kao okvirnog ili projektnog rješenja;

Za instaliranje i rad EUFRAT-Document Flow sistema nije potreban dodatni softver. Sistem funkcioniše na osnovu sopstvenog ugrađenog DBMS „Nika“, koji je uključen u paket isporuke;

Usklađenost sa regulatornim zahtjevima ruskog uredskog rada, kao i zahtjevima standarda ISO 9000;

Dostupnost ugrađenih alata za skeniranje i prepoznavanje objekata sa podrškom za strimovanje unosa dokumenata, uključujući jedinstveni tehnološki razvoj kompanije Cognitive Technologies - Drag&Recog tehnologija (prepoznavanje u hodu);

Dostupnost ugrađenog generatora izvještaja u sistemu;

Tehnologija morfološke analize teksta;

Mogućnost rada sa dokumentima i uputstvima pomoću web pretraživača s bilo kojeg mjesta u svijetu;

Primjena certificiranih alata za kriptografsko šifriranje i korištenje elektroničkog digitalnog potpisa;

Fleksibilne opcije za upravljanje pravima pristupa, uključujući korištenje korisničkih „uloga“;

Sistem ne zahtijeva velike resurse za implementaciju i administraciju.

Nedostaci:

Nedostatak ugrađenih alata za pregled priloženih datoteka;

Nedostatak rada sa dokumentima van mreže;

Nema dodjele zadataka grupi;

Fokus na strogo centralizovano skladištenje podataka bez mogućnosti replikacije skladištenja dokumenata;

Prilično loše organiziran rad s velikim količinama skladišta;

Nesavršen rad sa nomenklaturom predmeta;

Nesavršen podsistem za rad sa “papirnim” dokumentima (nema računovodstva distribucije papirnih dokumenata).

Tabela 2.1 predstavlja procjene funkcionalnosti svakog EDMS-a prema općim kriterijima.

Ovi kriterijumi su razvijeni i ocenjeni u članku Reingolda Leonida Aleksandroviča, specijaliste za informacione tehnologije, kandidata tehničkih nauka, posvećenom pregledu sistema za upravljanje elektronskim dokumentima.

Za izračunavanje svakog generaliziranog kriterija Reingold L.A. odabrani su mnogi određeni kriterijumi. U tabeli 2.1, vrednost poslednje kolone odgovara broju privatnih kriterijuma uključenih u procenu.

Tabela 2.1 – Procjena funkcionalnosti EDMS-a

Konačna procjena funkcionalnosti	Directum	DocsVision	EUPHRATS-tok dokumenata	Motiv	Maksimalni mogući rezultat prema kriteriju
Registracija i unos dokumenata	9,5	10,5	13,5	6,5
Rad sa dokumentima	15,5	16,5		10,5
Upravljanje i kontrola toka posla			12,5
Pretraga i analiza informacija		9,5	9,5	6,5
Sigurnost informacija	12,5	13,5		11,5
Podrška za papirna dokumenta
Standardni alati za konfiguraciju				5,5
TOTAL	70,5		80,5	51,5

Kao što se može videti iz tabele 2.1, neki od sistema za elektronsko upravljanje dokumentima o kojima smo gore govorili zaslužuju prilično visoku ocenu. Ali paralelno s tim, cijena proizvoda naglo raste. Nekim kompanijama sa malim protokom dokumenata nije potrebna većina funkcionalnosti razmatranog EDMS-a, potrebne su im minimalne funkcionalne karakteristike koje njihova kompanija zahteva uz minimalne troškove. Osim toga, mnoge kompanije već imaju DBMS, pa su neki EDMS, bez mogućnosti rada sa ovim DBMS-om, isključeni iz razmatranja.

„Program automatizacije toka dokumenata u komercijalnom preduzeću „Reklama Plus““ razvija se korišćenjem kompanijskog Microsoft SQL Server 2008 DBMS.

Prednosti programa su:

Na zahtjev kupca, program će imati samo potrebnu funkcionalnost, stoga se cijena kupovine ovog softverskog proizvoda naglo smanjuje, uz zadržavanje svih zahtjeva kupca;

Program će imati zgodan i intuitivan korisnički interfejs koji uzima u obzir postojanje određenih dokumenata u datoj kompaniji;

- mogućnost daljeg razvoja funkcionalnosti programa;

Nema potrebe za kupovinom dodatnih modula, program sadrži sve funkcionalnosti koje zahtijeva kupac;

Jednostavna administracija kroz korištenje široko rasprostranjene MS SQL Server 2008 platforme.

U skladu sa razvijenom svjetskom i domaćom praksom implementacije informacionih sistema (IS), u ovom članku ćemo razmotriti proces implementacije EDMS-a koji uključuje nekoliko faza rada. Rezultat implementacije EDMS-a je industrijski rad Sistema u cijelom preduzeću.

Efikasnost toka dokumenata nije uvijek povezana s njegovim smanjenjem. Povećanje efikasnosti toka dokumenata i pogodnosti za menadžere treba razmotriti zajedno sa povećanjem kvaliteta sadržaja informacija. Cilj optimizacije (dizajniranja) toka dokumenata je da se isti uskladi sa potrebama menadžmenta uz istovremeno smanjenje troškova njegovog održavanja. Prošireni postupak optimizacije (dizajniranja) toka dokumenata uključuje sljedećih pet koraka.

Optimizacija toka dokumenata uključuje dva glavna područja:

• 1. Povećanje kvaliteta informativnog sadržaja (povezivanje sa centrima odgovornosti; optimalan skup i sadržaj indikatora; visok kvalitet normi i standarda; dostupnost informacija o odstupanjima).
• 2. Povećanje efikasnosti toka dokumenata i pogodnosti za rukovodioce (eliminisanje dupliranja informacija, optimizacija saobraćajnih pravaca; kombinovanje primarnog računovodstva za računovodstveno i operativno upravljanje itd.; dovođenje naziva dokumenata u skladu sa sadržajem).

Povećanje efikasnosti toka dokumenata i pogodnosti za menadžere treba razmotriti u sprezi sa prvim pravcem, tj. efikasnost toka dokumenata nije uvijek povezana s njegovim smanjenjem. Gubitak nekih informacija može dovesti do ukupnog negativnog efekta za preduzeće.

Razmotrimo opciju smanjenja protoka dokumenata uz zadržavanje njegovog informacionog kapaciteta. Dakle, cilj optimizacije (dizajniranja) toka dokumenata je da se isti uskladi sa potrebama menadžmenta uz istovremeno smanjenje troškova njegovog održavanja.

Prošireni postupak za optimizaciju (dizajn) toka dokumenata uključuje sljedeće korake:

• Korak 1. Predprojektno istraživanje ili opis preduzeća.
• Korak 2. Detaljan opis postojećeg toka dokumenata.
• Korak 3. Analiza kvalitativnog sadržaja informacija.
• Korak 4. Optimizacija toka dokumenata.
• Korak 5. Izrada standarda (uputstava).

Informaciono istraživanje i analiza

Zadaci prvog koraka – opisa preduzeća – su utvrđivanje potreba menadžmenta i utvrđivanje uticaja faktora. Potrebe menadžmenta se identifikuju na osnovu proučavanja funkcija sadržanih u opisima poslova i opisa grupa upravljačkih odluka donesenih na različitim nivoima upravljanja. Postojeće izvještavanje u procesu može se koristiti za kritičku analizu. Preporučujemo da se rad obavlja paralelno sa analizom kvalitativnog sadržaja informacija.

Prilikom izgradnje toka dokumenata, kao i prilikom kreiranja organizacijskih struktura za upravljačko računovodstvo, rad počinje proučavanjem uticaja faktora kao što su: karakteristike tehnologije, sastav proizvoda, organizacija proizvodnje i upravljanja preduzećem i njegovim strukturnim podjelama, poslovni procesi, materijalni tokovi. Organizacija toka dokumenata u velikoj meri zavisi od prisustva centara odgovornosti u organizacionim upravljačkim strukturama; razvoj mehanizma unutarkompanijskog preduzetništva; dostupnost upravljanja devijacijama; kompetencije upravljanja i njegovo korištenje progresivnih metoda donošenja odluka; dostupnost personalnih računara, informacionih mreža itd.

Tokom predprojektnog rada, potrebno je posebno više detalja u pogledu opisivanja centara za kreiranje (transformisanje, korišćenje) informacija i njihovih personalizovanih odnosa (obračunske tačke); opis dokumenata i postojećih tokova dokumenata.

Razvoj sistema za upravljanje dokumentima za potrebe upravljanja i psihologije upravljanja, naravno, uzimajući u obzir tehnološke i organizacione karakteristike preduzeća, treba započeti bez pozivanja na konkretan softverski proizvod. Prvo morate stvoriti ideologiju, a tek onda tražiti softverski proizvod za nju.

Pre nego što započnete proces implementacije EDMS-a u preduzeću, preporučujemo sprovođenje ekspresne ankete (pretprojektne ankete) kako biste:

• dobijanje opštih informacija o objektu implementacije EDMS;
• definisanje ciljeva implementacije;
• utvrđivanje općih ključnih zahtjeva za EDMS i granice projekta;
• utvrđivanje opšteg stanja organizacije toka dokumenata i kancelarijskog rada;
• identifikovanje glavnih učesnika u projektu (formiranje radne grupe);
• utvrđivanje ukupnog nivoa složenosti potencijalnog projekta;
• procjenu potreba za migracijom podataka i integracijom sa drugim softverom;
• prikupljanje informacija potrebnih za pripremu efektivne i dobitne komercijalne ponude ako će anketu i implementaciju izvršiti kompanija treće strane.

U ovoj fazi se bira platforma na kojoj će se EDMS razvijati.

U ovoj fazi, na osnovu dobijenih primarnih informacija, imenuje se menadžer projekta (PM) koji izrađuje osnovni plan rada, hijerarhijsku radnu strukturu (WBS) i povelju projekta.

Tokom informativnog istraživanja, postojeći poslovni procesi se ispituju i opisuju („kao što jesu“). Kao rezultat analize prikupljenih podataka, predlažu se optimizirani poslovni procesi (“biti” – “kako treba”) i formulisani funkcionalni zahtjevi za EDMS.

Ciljevi informativnog istraživanja su:

• proučavanje i precizan opis poslovnih procesa koji se automatizuju;
• izrada preporuka za optimizaciju tokova dokumenata i organizaciju toka dokumenata i kancelarijskog rada;
• definicija i opis modifikacija sistema, interfejsa, uklj. interfejsi sa eksternim sistemima i sredstvima za prenos podataka iz postojećih programa koji se moraju razviti i implementirati tokom projekta;
• razvoj tehničkih specifikacija (TOR).

Kako bi se dobile potrebne informacije, provode se upitnici i intervjui među glavnim korisnicima (šefovima zainteresiranih odjela i zaposlenicima koji će direktno morati da rade u novom EDMS-u). Tokom rada preporučuje se:

• Napravite listu postojećih vrsta dokumenata u organizaciji i izvršite pregled svake vrste dokumenata:

opisati tehnologiju dokumentacije (skup detalja, ako je potrebno, njihovu lokaciju, redoslijed i karakteristike dizajna); prikazati uslove za kretanje dokumenata (prisustvo potpisa, viza, čekova i sl.), dijagram toka dokumenata (ruta) ili spisak glavnih indosanata, potpisnika i sl.; opisati način registracije (format registarskih brojeva);

• Napravite listu zaposlenih odgovornih za izradu dokumenata (ko/koji odjel kreira koje vrste dokumenata).
• Napravite spisak zaposlenih koji overavaju, potpisuju, odobravaju dokumenta (ko koje vrste dokumenata overava/potpisuje; uslovi pod kojima je potrebna viza/potpis).
• Napravite listu registratora dokumenata
• Odrediti koje vrste dokumenata treba staviti pod kontrolu (identifikovati kontrolore, uslove za stavljanje pod kontrolu, uslove za skidanje kontrole i druge potrebne informacije).
• Napravite listu drugih ljudi odgovornih za proces obrade.
• Na osnovu gore navedenih informacija kreirajte algoritam za kretanje dokumenta (operogram). Vidi primjer 1.
• Odrediti potrebne izvještajne dokumente (uslove za izradu izvještaja i njihove forme).
• Na osnovu ankete izraditi Uputstvo za predškolske obrazovne ustanove (po potrebi).
• Napraviti nomenklaturu predmeta sa naznakom perioda skladištenja i principa za formiranje predmeta (ako je potrebno).
• Napravite listu dokumenata u kojima se navode uslovi za omogućavanje pristupa njima (na primjer, ovisno o poziciji).

Na osnovu gore navedenih informacija razvijaju se funkcionalni zahtjevi za EDMS ili projektni zadaci za njegov razvoj (TOR). Konkretno, analitičar mora izraditi zahtjeve za format i sastav registracionih i kontrolnih kartica (set i raspored polja u kartici, način popunjavanja EDMS-a, itd.), rute za kretanje dokumenata i druge potrebne zahtjeve za postavljanje i razvoj EDMS-a.

Na osnovu prakse projektovanja sistema za upravljanje dokumentima možemo predložiti sledeći redosled rada:

• 1. Izrada šema obračunskih mjesta glavne proizvodnje, pomoćne proizvodnje, funkcionalnih usluga.
• 2. Konstrukcija dijagrama njihovih odnosa.
• 3. Prikupljanje popunjenih obrazaca dokumenata i izvještaja po obračunskim mjestima.
• 4. Njihova sistematizacija u albume.
• 5. Opis rokova za predaju, pravac kretanja dokumenata i obrazaca za prijavu (u kom roku, kome i od koga se dokument prenosi).
• 6. Izrada tematskih i zbirnih dijagrama toka dokumenata.
• 7. Izvođenje logičke i potrebne analize dokumenata.
• 8. Analiza putanje dokumenata u procesu njihovog kreiranja, koordinacije i odobravanja.
• 9. Izrada prijedloga za izmjene postojeće šeme dokumenata i izvještavanja u vezi sa prijedlozima za promjenu ostalih upravljačkih računovodstvenih parametara (obračun odstupanja, centri odgovornosti i sl.).
• 10. Izrada prijedloga za otklanjanje dupliranja informacija.
• 11. Izrada prijedloga za objedinjavanje dokumenata.
• 12. Izrada prijedloga za racionalizaciju kretanja dokumenata i izvještavanja.
• 13. Izrada projekta za optimizirani konsolidovani tok dokumenata i šeme internog izvještavanja.
• 14. Razvoj i implementacija standarda za tok dokumenata i generisanje internog izvještavanja.

Kada izvodite gore navedene radnje, trebali biste uzeti u obzir neke savjete.

Računovodstveni bodovi. Prvo, identifikujete subjekte odnosa tokom razmjene informacija. Oni se mogu nazvati centrima porekla, potrošnje i prenosa informacija, odnosno obračunskim tačkama. Dakle, obračunske točke su fiksne, međusobni odnosi podjela su opisani u prethodnoj fazi, sada možete, kombinirajući i dopunjavajući ovaj materijal, graditi dijagrame međuodnosa obračunskih točaka.

Ove šeme pomoći će vam ne samo da prekinete nevažne veze u prvim koracima projekta bez stavljanja u dokumentarni oblik, već će i uštedjeti vrijeme i novac. Nezamjenjivi su prilikom testiranja prijedloga optimizacije da se vidi da li je sve uzeto u obzir.

Albumi i opisi dokumenata. Važan korak je kreiranje albuma dokumenata koji postoje u vrijeme projekta i njihov opis; Ovo je najzahvalniji, najzanimljiviji i najzahvalniji posao.

Prilikom obavljanja poslova na optimizaciji toka dokumenata, koristite savjete dobijene kao rezultat analize prakse grešaka: pravovremeno postavite ograničenja – „da ne prigrlite neizmjernost“; saznati da li dokument sastavlja isti zaposlenik koji ga potpisuje ili postoje stvarni nevidljivi izvođači; u situacijama kada voditelj radionice potpisuje račun za prijenos poluproizvoda u sljedeću radionicu, odlučite koliko puta ćete opisati kretanje dokumenta: jednom od radionice do radionice ili trasirati cijeli put. U ovom slučaju mora postojati identičan princip evidencije za sve odjele organizacije.

Prilikom obavljanja posla mora biti ispunjen obavezan uslov: opis dokumenata mora biti predstavljen u jedinstvenom obliku za sve odjele organizacije.

Lokalne i opće šeme toka dokumenata. Nakon što opišete dokumente, možete nastaviti sa konstruisanjem dijagrama. Oni doprinose odgovoru, na primjer, na pitanje - koliko je težak put običnog dokumenta u četiri primjerka, za razliku od same proizvodnje. Analiza obrasca toka dokumenata navodi vas na razmišljanje o izvodljivosti konačnih ruta. Na primjer, zašto su nam potrebni primarni dokumenti o internom preseljenju u odjelu za planiranje?

Primjer 1. Predlažemo formaliziranje informacija dobivenih kao rezultat ankete u obliku operograma (vidi sliku 1) ili u obliku algoritma (vidi sliku 2). Kao primjer, predlažemo da razmotrimo životni ciklus naloga za osnovne aktivnosti. Tehnologija rada sa ovom vrstom dokumenta je najjedinstvenija i može se koristiti u različitim preduzećima.

Slika 1. Operagram životnog ciklusa naloga za glavnu aktivnost

Slika 2. Algoritam za obradu naloga za osnovne aktivnosti

U članku „Informaciona anketa kao dio implementacije EDMS-a“, objavljenom u časopisu „Kancelarija i tok dokumenata u preduzeću“ br. 2, 2007, navedena su pitanja koja se mogu koristiti u upitnicima ili prilikom intervjuisanja korisnika. Pitanja su savjetodavna.

Ne postoje jasni zahtjevi za provođenje ankete, stoga u svakom konkretnom slučaju, koristeći gotova rješenja, morate kreativno pristupiti dobivanju potrebnih informacija, njihovom strukturiranju i prikazivanju.

Informativna anketa je važna faza u optimizaciji predškolskih obrazovnih ustanova i implementaciji EDS-a. Uostalom, kvalitet odluka donesenih za optimizaciju procesa i razvoj zahtjeva za funkcionalnost EDMS-a direktno ovisi o primljenim informacijama i kvaliteti njihove prezentacije. S tim u vezi, potrebno je pridržavati se glavnog principa ankete – dobiti potpune, pouzdane i ažurne informacije o procesima koji se planiraju automatizirati.

Tematska analiza i optimizacija toka dokumenata

Nered toka dokumenata i njegova iracionalnost može se uočiti analizom tema. Analizirajmo, na primjer, ulaze i izlaze toka materijala u odjeljenju (kretanje poluproizvoda, gotovih proizvoda). Može se ispostaviti da će svečana činjenica premeštanja kontejnera sa prerađenim sirovinama iz radionice u radionicu biti praćena vatrometom unosa u primarne dokumente, časopise, sažetke i izveštaje. Do značajnog dupliranja dolazi i kod prenosa poluproizvoda unutar iste radionice.

Za donošenje odluke o smanjenju evidencije, preporučljivo je izvršiti potrebnu analizu u tabelarnom ili grafičkom obliku. To formalno pokazuje dupliranje indikatora u dokumentima. Analiza lokalnih šema, dopunjena pojašnjenjem specifične svrhe dokumenta, sažetka ili unosa u računovodstveni registar (upravna odluka, itd.) pomoći će da se u suštini identifikuje dupliranje dokumenata ili detalja. Kao rezultat toga, donosi se odluka o smanjenju ili transformaciji dokumenata, uzimajući u obzir tehničku opremljenost radionica i mogućnosti automatizovanog sistema upravljanja. Mogu se dati i preporuke za spajanje dnevnika:

Izvodljivost i logika izvođenja svih vrsta poslova ocjenjuju se sa stanovišta koliko oni doprinose optimizaciji informacione podrške upravljačkih odluka, efikasnosti i tačnosti njihove implementacije.

Razvoj i konfiguracija EDMS-a

U ovoj fazi implementiraju se zahtjevi opisani u tehničkim specifikacijama: postavljanje EDMS-a, njegova modifikacija ili razvoj novih funkcija Sistema na odabranoj platformi.

Ciljevi fizičke implementacije EDMS-a su:

• razvoj strukture EDMS baze podataka;
• razvoj ekranskih formi;
• razvoj mehanizama: odobrenje, registracija, izvršenje itd.
• izrada tehničke dokumentacije za Sistem.

• Dostupnost potrebnih funkcija u sistemu (procedure odobravanja, registracije, izvršenja, kontrola izvršenja, omogućavanje pristupa i sl.);
• Dostupnost potrebnih kartica dokumenata;
• Složenost i troškovi ažuriranja sistema;
• Maksimalan broj istovremenih korisnika, pri kojem sistem radi stabilno i brzina obrade zahtjeva je zadovoljavajuća;
• Maksimalni broj korisnika povezanih na Sistem;
• Cijena licenci (po serveru, 1 radna stanica);
• Složenost i troškovi administracije sistema, tehničke podrške;
• Mogućnost, složenost i cijena ažuriranja verzija;
• Sposobnost rada sa udaljenim korisnicima (po potrebi);
• Cijena i kvalitet konsultantskih usluga;
• Pouzdanost dobavljača (stepen popularnosti na tržištu, broj uspešno realizovanih projekata itd.).

Tokom ove faze, zahtjevi opisani u fazi informacionog istraživanja se direktno implementiraju.

Većina razvojnih radova se obavlja van lokacije, stoga je stalna i efikasna interakcija između Programera i Kupca ključni faktor za uspješan završetak razvoja i prihvatanje sistema od strane Kupca.

Proces testiranja je ključan za osiguranje kvaliteta razvoja. Planiranje i priprema testa treba započeti što je prije moguće. Krajnji korisnici treba da budu što je moguće uključeni u pripremu kriterijuma za testiranje. Od ključne je važnosti da kupac izvrši testiranje.

Pilot operacija

Svrha implementacije Sistema je činjenica da korisnici počnu sa radom u EDMS-u (Sistem mora da zadovolji potrebe i zahtjeve korisnika) i stabilnom radu Sistema (bez kvarova i grešaka).

Tokom procesa implementacije obavljaju se sljedeći radovi:

Instalacija i konfiguracija softvera;

• obuka EDMS osoblja i administratora;
• izrada EDMS dokumentacije za korisnike (Help);
• otklanjanje grešaka u sistemu;
• finalizacija EDMS-a na osnovu komentara i sugestija korisnika;
• izrada regulatorne dokumentacije: uputstva za predškolske obrazovne ustanove, pravilnik za rad sa različitim vrstama dokumenata;
• organizacija tehničke podrške korisnicima (konsultacije korisnika o pitanjima rada u sistemu).

Ova faza je najteža za sve učesnike projekta (korisnike, programere, implementatore). U ovoj fazi softverski proizvod se prilagođava, testira i testira u realnim uslovima rada. Najteže je savladati psihološku barijeru korisnika kada počnu da rade u novom za njih okruženju, jer korisnici su primorani da mijenjaju svoje uobičajene i ustaljene načine rada. S tim u vezi, u ovoj fazi je važno obezbijediti obuku i konsultacije korisnicima. To će im pomoći da se prilagode novim uslovima rada.

Industrijski rad

Industrijski rad EDMS-a je korištenje EDMS-a koji stabilno radi koji u potpunosti zadovoljava zahtjeve korisnika u procesu obavljanja poslova zaposlenih u organizaciji.

Radovi koji se obavljaju tokom rada EDMS-a:

• Savjetovanje i obuka korisnika o radu u EDMS-u;
• Administracija direktorija (organizacijska struktura, korisnici, putevi odobrenja, mailing liste, itd.);
• Administracija servera i softvera;
• Izrada sigurnosne kopije (back-up)

U ovoj fazi možete pokrenuti proces razvoja EDMS-a: dodavanje novih funkcija, proširenje granica projekta implementacije (dodavanje novih kategorija/vrsta dokumenata, proširenje broja korisnika/odjela/preduzeća holdinga, dodavanje novih funkcije).

Kako bi se smanjilo vrijeme implementacije i implementacije EDMS-a, rad navedenih faza se može provoditi paralelno, ovisno o stepenu složenosti zadataka automatizacije, korištenom softveru itd.

Tokom čitavog životnog ciklusa projekta implementacije EDMS-a, mora se obavljati posao upravljanja projektom. Na primjer, preporučuje se korištenje američkog standarda ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK vodič).

Upravljanje projektima

Projekat je privremeni poduhvat za stvaranje jedinstvenih proizvoda ili usluga. Upravljanje projektima je posebna oblast upravljanja dizajnirana posebno za upravljanje privremenim aktivnostima sa jedinstvenim rezultatima.

Najpoznatiji/naširoko korišćeni standardi upravljanja projektima su:

• PMBOK (američki standard: www.pmi.ru);
• Prince2 (engleski standard: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (evropski standard: www.ipma.org);
• P2M (japanski standard: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Glavni likovi:

• Menadžer projekta (vođa) je osoba odgovorna za upravljanje projektom.
• Sponzor projekta je osoba koja obezbjeđuje finansijska sredstva za projekat i pruža administrativnu i organizacionu podršku projektu.
• Kupac (potrošač) projekta je osoba koja će koristiti rezultate projekta.
• Zainteresovane strane projekta su pojedinci koji su aktivno uključeni u projekat i/ili na čije interese može uticati implementacija projekta (koji utiču i na njih utiču rezultati projekta).

Primjer životnog ciklusa projekta:

Povelja projekta je prvi zvanični dokument projekta. Formalno potvrđuje postojanje projekta. Daje RP ovlasti da angažuje organizacione resurse za operacije projekta. RP se određuje i propisuje što je prije moguće. RP uvijek treba dodijeliti prije početka planiranja i po mogućnosti tokom izrade Povelje projekta.

Povelja projekta podliježe detaljima tokom faze planiranja projekta.

Povelja projekta može uključivati:

• Opis poslovnih potreba za pokretanje projekta;
• Svrha ili osnova projekta;
• Opis potreba i očekivanja, kao i stepen uticaja zainteresovanih strana;
• Sažeti plan ključnih projektnih prekretnica (Milestones);
• Opis funkcionalnih organizacija;
• Opis organizacionih pretpostavki i ograničenja;
• Ukupni budžet projekta.

Opis djelokruga projekta– ovo je informacija o ciljevima i zadacima projekta primljena od Kupca u fazi pokretanja (informativna anketa). Može sadržavati opće pokazatelje i podliježe daljem pojašnjenju i razvoju od strane menadžera projekta u fazi planiranja i razvoja. Ovo je izjava o projektu (šta treba uraditi).

Proces razvoja izjave o obimu projekta opisuje i dokumentuje karakteristike i granice projekta i povezanih proizvoda i usluga, kao i metode prihvatanja i upravljanje opsegom.

Glavne komponente dokumenta:

• Ciljevi projekta;
• Opis proizvoda projekta
• Rezultati projekta
• Pretpostavke i ograničenja u projektu, granice projekta;
• Plan prekretnice projekta.

Plan upravljanja projektom je službeno odobren dokument koji vodi izvođenje projekta. Ovo je dokument koji sadrži i integriše rezultate planiranja u svim oblastima projekta (vrijeme, troškovi, resursi, rizici, kvalitet, itd.)

Plan upravljanja projektom može se sastojati od jednog ili više dodatnih planova, kao što su:

• Plan upravljanja obimom projekta;
• Kalendarski plan;
• Plan upravljanja troškovima;
• Plan upravljanja kvalitetom;
• HR plan;
• Plan upravljanja interakcijom;
• Plan upravljanja rizikom;
• Plan upravljanja opskrbom;
• Plan poboljšanja procesa

Nemoguće je napraviti detaljan plan za cijeli projekat odjednom.

Osnovni plan je formalno odobren dokument prema kojem se mjeri učinak projekta i koji će se koristiti za upravljanje i kontrolu uspješnosti projekta. Koristi se za praćenje odstupanja od napretka projekta.

Plan rada je dokument ili skup dokumenata koji se mijenja kako projekat napreduje i dodatne informacije postaju dostupne. Plan rada se, po pravilu, uvek razlikuje od osnovnog. Plan rada mijenja RP.

Izvođenje projekta– glavni proces implementacije projekta (uključen je značajan dio resursa).

Glavne odgovornosti RP-a uključuju:

• Integracija i koordinacija aktivnosti za implementaciju plana projekta;
• Konstantno poređenje i analiza odstupanja trenutnog izvođenja projekta u odnosu na osnovnu liniju projekta;
• Ako je potrebno, pokrenite zahtjeve za izmjenom;
• Predviđanje troškova projekta i vremena.

Analiza efikasnosti implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS)

Efikasnost je jedan od najčešćih ekonomskih pojmova. Učinkovitost se može definirati kao vjerovatnoća postizanja cilja. Navedena analiza preduslova za implementaciju EDMS-a je nedovoljna da bi se preporučila njegova implementacija. Potrebna je analiza isplativosti EDS-a.

Ciljevi implementacije elektronskog sistema za upravljanje dokumentima:

kancelarijska automatizacija,

automatizacija tokova dokumenata,

automatizacija kontrole izvršenja dokumenata i naloga,

povećanje discipline izvođenja,

dovođenje stvari u red pri radu sa dokumentima,

smanjenje vremena za transakcije dokumenata,

prelazak na tehnologije bez papira.

Tako je moguće utvrditi efektivnost korišćenja elektronskog sistema za upravljanje dokumentima (EDMS) u užem smislu za pojedinačne delatnosti i korisnike. U ovom slučaju, razumno je razmotriti sljedeće vrste efekata:

ekonomski - njegovi pokazatelji uzimaju u obzir u vrijednosnom smislu sve vrste rezultata i troškova uzrokovanih implementacijom EDS-a. Automatizacija kancelarijskog rada, automatizacija tokova dokumenata, automatizacija kontrole izvršenja dokumenata i naloga pomaže u smanjenju grešaka koje nastaju prilikom ručnog rada, ubrzavanju procesa toka dokumenata, što omogućava nesumnjivi dobitak u vremenu i uštedu u troškovima energije, troškovi mašinskog vremena itd.

finansijski - obračun pokazatelja ove vrste efekta zasniva se na finansijskim rezultatima korišćenja EDMS-a, što se ogleda u smanjenju vremena za rad sa dokumentima, čime se smanjuje trajanje rada sa dokumentima,

resurs - njegovi pokazatelji odražavaju uticaj upotrebe EDMS-a na obim proizvodnje i potrošnje određene vrste materijalnog resursa (električna energija, radna snaga itd.). Kao što je već spomenuto, dobitak u vremenu pri radu sa dokumentima će smanjiti potrošnju električnih resursa, radnih resursa itd.

naučno-tehnički - uključuje novinu, jednostavnost, korisnost EDMS-a;

društveni - njegovi pokazatelji uzimaju u obzir društvene rezultate implementacije EDMS-a, izražene u smanjenju radnog intenziteta pripreme i obrade jedinice podataka u automatizovanom sistemu upravljanja dokumentima.

Pogledajmo bliže uštede na troškovima rada za korisnike EDMS-a.

Izračunavanje uslovne godišnje uštede troškova za nadoknadu radnika j. kvalifikacije Cj kada se radni intenzitet procesa pripreme i obrade informacija menja kao rezultat uvođenja EDMS-a određen formulom

Sj = Szpj (Q1 - Q2) A2 / Fj,

gdje je Szpj godišnji fond zarada j-tog kvalifikacijskog radnika angažovanog na pripremi i obrađivanju podataka, rub.; Q1, Q2 - radni intenzitet pripreme i obrade jedinice podataka u osnovnoj i novoj verziji softverskog proizvoda, osoba/sat; A2 - godišnji obim posla na pripremi i obradi podataka u novoj verziji softverskog proizvoda, prirodne jedinice; Fj - godišnje radno vrijeme jednog zaposlenog j. stručne spreme, angažovanog na pripremi i obrađivanju podataka, sati.

Izračunajmo uštedu za naknadu za menadžera koji radi u javnom sektoru u 11. kategoriji jedinstvenog tarifnog rasporeda i ima platu od 10.000 rubalja. Uzimajući u obzir činjenicu da menadžer ima mjesečni bonus od 75% svoje plaće, njegova mjesečna plata iznosi 17.500 rubalja. Shodno tome, godišnji fond plata menadžera iznosi 210.000 rubalja. S obzirom na to da je sa petodnevnom radnom nedeljom broj radnih dana 249, godišnje radno vreme direktora iznosiće 1992 sata.

Intenzitet izrade i obrade dokumenata sa prethodnim načinom rada iu EDMS sistemu je 25 [osoba/sat], odnosno 20 [osoba/sat]. Godišnji obim posla na pripremi i obradi podataka u EDMS (u prirodnim jedinicama) je? 80 dokumenata.

Tako ostvarujemo uštede u troškovima menadžerskog rada:

C = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 rubalja,

što je 20% godišnjeg fonda zarada rukovodioca 11. kategorije angažovanog na pripremi i obrađivanju dokumenata u automatizovanom sistemu za upravljanje dokumentima.