Нека да разгледаме основните положителни и отрицателни аспекти на прехода към електронно управление на документи през 2017 г

Много големи и малки компании вече са оценили предимствата на преминаването към електронен документооборот между организациите. Днес EDI уверено навлиза в ежедневието, измества обичайната хартиена бюрокрация и за успешен бизнес е важно да се научите как да боравите с него. Нека да разгледаме основните положителни и отрицателни аспекти на прехода към EDI 2017.

Какви са предимствата на електронния документооборот?

• Първото предимство на EDF е значително спестяване на времеви ресурси, необходими за генериране, проверка и одобрение на документи. Това се отнася за управлението на вътрешните записи на компанията и обмена на данни с изпълнители и държавни агенции.

Подаване на отчети по електронен път със системата Bukhsoft Online - удобно, достъпно и сигурно електронно документооборот с държавни органи!

• Електронното управление на документи гарантира безопасността на създадените документи. Цялата информация се съхранява в единна база данни, която редовно се архивира. С този подход е физически невъзможно да се загубят безвъзвратно важни документи.
• Електронният архив осигурява компетентна систематизация и компактно съхранение на огромно количество данни. Многотомни папки с документи, картотекирани и внимателно съхранявани от служителя, лесно се побират на няколко преносими носители за съхранение и твърди дискове на компютъра.
• Невъзможно е да не споменем пълния контрол на мениджъра върху всички бизнес процеси в неговата организация. EDI дава възможност да се проследява изпълнението на всяка документална работа стъпка по стъпка, което значително подобрява дисциплината на изпълнение.
• Правилно конфигурираното електронно управление на документи ви позволява да сегментирате права и правомощия. Отговорните служители получават достъп само до онези документи, които са им необходими в рамките на служебните им задължения и компетентност. Това осигурява многопластов подход към поверителността на данните. Освен това системата съхранява цялата информация за последните промени, изтривания и създаване на нови документи от служителите.
• Като част от вътрешния документооборот на компанията, EDO 2017 гарантира, че нови работни разпоредби, инструкции, заповеди на мениджъра и други местни правни актове се съобщават бързо на служителите за преглед. Електронният документооборот създава единно информационно пространство, въвлича всеки служител в бизнес процеса и формира корпоративна култура в екипа.
• И накрая, струва си да се каже, че в съвременния свят онези, които успяха да се адаптират навреме към всички бързи промени на международния пазар на стандарти, остават конкурентни и печеливши. А за това до голяма степен допринася системата за електронен документооборот.

Предимствата на EDI са значителни, но системата не е лишена и от някои отрицателни аспекти. Нека да ги разгледаме.

Искаме да преминем към електронно управление на документи с някои от нашите контрагенти, по-специално да получаваме фактури и актове, подписани с електронен подпис, трябва ли това да бъде посочено в договора за услуга, за да избегнем „заяждане“ от данъчната служба?

Би било по-добре организациите да сключат споразумение за електронен обмен на документи, което да определи формата на електронния документооборот между компаниите. Какви клаузи от споразумението ще помогнат на организациите да избегнат искове от инспектори, са представени в статията в пълния отговор.

Обосновка

Какво е важно да включите в договора за електронен обмен на документи, за да избегнете данъчни загуби

Екатерина Шестакова, генерален директор на Actual Management LLC, д-р. правен науки

Давид Околелов, съветник на държавната гражданска служба на Руската федерация, 3 клас

За електронен обмен на „първични“ данни е необходимо съгласието на двете страни

Без споразумение с EDF няма да е възможно да се обменят фактури

Трябва предварително да се съгласите с използването на обикновен подпис

СЪСВ днешно време все повече компании преминават към електронен документооборот не само с проверката, но и с контрагентите (прочетете повече по-долу). Въпреки това, за разлика от обмена на информация с данъчните власти, процедурата за подготовка, съгласуване и подписване на споразумение за електронен обмен на документи между фирми не е утвърдена със закон.

ПРОЧЕТЕТЕ НА E.RNK.RU

Още по-полезни материали

Разработихме примерно споразумение за електронен обмен на документи (наричано по-долу споразумението), в което определихме формата на електронния документооборот между компаниите (вижте примера по-долу). Нека да разгледаме какви клаузи от такова споразумение ще помогнат на компанията да избегне искове от инспектори.*

1. Консолидирането на формата на споразумението в счетоводната политика ще оправдае правото на компанията да обменя документи по електронен път

Електронният документооборот е свързан с вътрешния документооборот на фирмата, счетоводството и отчетността. От своя страна наборът от счетоводни методи трябва да бъде одобрен в счетоводната политика (член 8 от Федерален закон № 402-FZ от 06.12.11 г., наричан по-долу Закон № 402-FZ).

Ето защо, ако една компания реши да въведе система за електронен документооборот и електронна отчетност, такава система трябва да бъде отразена в нейната счетоводна политика. Важно е да осигурите:

- обем на електронен документооборот;
- формати на електронни документи;
- процедура за съхраняване на електронна отчетност;
- случаи, когато вместо електронни документи, дружеството съставя документи на хартиен носител.

2. Посочването на метода на електронен обмен ще осигури яснота при взаимодействие с контрагенти

Компаниите самостоятелно определят процедурата и метода за управление на електронни документи. Важно е да се вземат предвид два основни нюанса.

Първо, споразумението трябва да посочи дали електронните документи се дублират на хартиен носител. Например, компания изпраща TTN до контрагент по електронен път и след известно време изпраща същия документ на хартиен носител (например, ако контрагентът не е получил електронния документ).*

Моля, имайте предвид, че тази процедура за обработка на документи понастоящем е предвидена за фактури (клауза 4 от Правилата за поддържане на регистър на получените и издадени фактури, използвани при изчисленията на данъка върху добавената стойност, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 26 декември 2011 г. № 1137 „За формулярите и правилата за попълване (поддържане) на документи, използвани при изчисляване на данък върху добавената стойност“).

На второ място, препоръчително е да се отбележи в договора дали компаниите обменят електронни документи директно (чрез специализирани програми или обикновени имейл клиенти) или чрез ангажиране на оператор за управление на електронни документи (прочетете повече по-долу).*

ПРОЧЕТЕТЕ НА E.RNK.RU

Как да обменяме фактури по електронен път

Министерството на финансите на Русия стриктно регламентира процедурата за електронен обмен на фактури (заповед № 50n от 25 април 2011 г.), в която цялата процедура е описана в 23 точки. Обменът на електронни фактури обаче не е толкова труден, колкото може да изглежда на пръв поглед.

Според руското Министерство на финансите е възможно да се потвърди фактът на бизнес транзакция за данъчни цели с електронен документ, подписан с подобрен квалифициран електронен подпис. Документ, подписан с обикновен или засилен неквалифициран подпис, може да се счита за аналог на документ с ръкописен подпис, положен върху хартия, само в предвидения от закона случай (писмо от 04/12/13 № 03-03-07/12250 ).

Оказва се, че документ, подписан с обикновен или засилен неквалифициран подпис, няма да потвърди разходите на компанията (писма от Министерството на финансите на Русия от 23 януари 2013 г. № 03-03-06/1/24 от 25 декември 2013 г. 2012 г. № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 г. № 03-03-06/1/710).

- фактура по образец No ТОРГ-12;
- акт за приемане и предаване на работи (услуги).

Освен това е важно да запомните, че компаниите могат да обменят фактури само чрез включване на оператор за електронно управление на документи. Следователно, ако организацията няма съответно споразумение, препоръчително е да изключите фактурите от списъка с електронни документи.

5. Посочването на процедурата за съхранение на електронни документи ще ги предпази от преждевременно унищожаване

Процедурата за съхранение на електронни документи не се различава от процедурата за съхранение на документи на хартиен носител. По този начин електронните фактури трябва да се съхраняват за периода, предвиден за съхранение на документи на хартиен носител (клауза 1.13 от Процедурата за издаване и получаване на фактури в електронна форма чрез телекомуникационни канали с помощта на електронен цифров подпис, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 25 април 2011 г. № 50н). Припомняме, че за счетоводни цели първичните документи се съхраняват пет години, а за данъчни - четири години.

Но на практика съществуват рискове от загуба на документ (например при повреда на компютъра или пожар). Поради това е препоръчително в споразумението да се определи процедурата за получаване на копия от документи от контрагента (вижте коментара на експерта по-долу).

След приемане през 2011-2012г. редица основни документи, регулиращи областта на електронното управление на документи (по-специално Федералният закон "За електронния подпис" N 63-ФЗ от 06.04.2011 г., Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация N 50n от 25 април 2011 г.който одобри правилата за обмен на фактури, Заповед на Федералната данъчна служба от 5 март 2012 г. N ММВ-7-6/138@, който одобри формата на електронната фактура), стана възможно не само между организации и регулаторни органи (т.нар "Електронно отчитане"), но и пълен обмен на електронни първични документи, както и фактури и договори между всякакви организации ( "Електронен документооборот").

Едни от първите издатели на такива документи бяха големи организации с хиляди платци. Вече можете да получавате електронни актове и фактури от корпорациите за доставка на ресурси Mosvodokanal OJSC, Mosenergosbyt OJSC, Our Network LLC (A-Tel) и др. Също така е възможен обмен с всеки друг контрагент, независимо от неговия мащаб и разстояние от вас.

Технически обменът на документи се осъществява чрез VLSI онлайн портал Електронна отчетност и документооборот, реализиран от специализиран телеком оператор фирма Тензор.

Защо ви е необходим оператор за електронно управление на документи? Защо не можете да предавате електронни документи по имейл?

В съответствие със заповедта на Министерството на финансите на Руската федерация от 25 април 2011 г. N 50Н, трябва да минават електронни фактури оператор по електронен документооборот.

Операторът за електронен документооборот е трето незаинтересовано лице и винаги ще може да потвърди факта, че даден документ е издаден и да изготви протокол за техническа проверка дали документът е преминал през оператора. Това може да бъде много важно в спорни ситуации.

Операторът също така осигурява участието на вашите контрагенти и осигурява техническа поддръжка, ако е необходимо.

Как се осигурява правната значимост на електронните документи?

За повечето документи необходимо и достатъчноусловието е тези документи да бъдат подписани с квалифициран електронен цифров подпис. Подписи, които Издадено от Удостоверителен център на фирма Тензорса квалифицирани. За подписване на документи е позволено да се използват цифрови подписи, издадени от всеки CA, включен в доверителната мрежа на центровете за сертифициране на Федералната данъчна служба. Могат да се използват и електронни подписи за електронна търговия, но при условие че сертификатът съдържа достатъчно информация за компанията, за която е издаден подписът, по-специално TIN.

Предимства на системата за електронен документооборот SBIS-online:

1. Можете да изпращате документи до всяка организация, регистрирана в Руската федерация, дори ако не е потребител на SBIS. В този случай управителят на компанията Tensor ще се свърже с представител на тази организация и ще изпрати писмо на неговия имейл адрес с покана да се регистрира в системата. Веднага след регистрацията контрагентът ще получи изпратените от вас документи.
   Можете също да изпратите подобна покана сами по имейл.
2. Не е необходима инсталация на специализиран софтуер или хардуер нито вие, нито вашия контрагент. Достатъчна е текуща версия на всеки браузър с поддръжка на Java (Internet Explorer, Opera, Mozilla, Google Chrome и др.) и достъп до Интернет. Лесен за настройка.
3. Да подготвя, изпраща, получава и одобрява документи не е необходим счетоводен софтуер (1C и др.)
4. Ако първоначално подготвите документи в счетоводна програма (1C и др.), можете да конфигурирате интеграцията на вашата счетоводна програма със системата SBIS-Online .
5. Документи, които нямат стандартна форма (например договори) Можете да изпратите във всеки удобен формат (doc, pdf, jpeg и др.)
6. Вашият контрагент също може да получи безплатно цифров подпис (EDS). по време на промоционалния период.

Да се ​​регистрира в системата за електронен документооборот VLSI-онлайн, а също така, ако е необходимо, да получите цифров подпис за документооборот, оставете заявка.

Управлението на документи на хартиен носител става остаряло. Хартиените документи се губят от доставчици, когато се доставят на контрагент или от клиент. Трябва да отпечатате, подпишете и изпратите документи отново. Всичко това е време и пари.

Много хора се спират да преминат към електронно управление на юридически документи (EDF) само от съмнения, че ще бъде по-евтино от хартиения; че ще бъде възможно адекватно и оптимално прехвърляне на бизнес процеси в електронен вид; че няма да струва прекомерни суми пари и редица други въпроси. Надяваме се, че този материал ще им отговори и ще се превърне в отправна точка за прехода към EDI.

Нека сравним хартията
и електронни документи

Ключови въпроси в началото на всеки проект: колко струва и какво ще се случи накрая? Важно е компаниите да разберат колко скъпо ще им струва внедряването на EDI и какви резултати могат да очакват. Нека сравним някои показатели.

Пари време

	Хартиен документооборот	Електронен документооборот
Себестойност	хартиен документ за 1 лист формат А4 - около 1,5 пакета хартиени документи, което средно е 6 листа формат А4 - 9.	електронен документ от всякакъв обем - 0 пакет от електронни документи от всякакъв обем - 0 .
Изпращане	по пощата - от 40-60 по куриер - няколко пъти по-скъпо, в повечето случаи - над 10 пъти, в зависимост от изпълнителя и дестинацията.	безплатна входяща кутия. Изходящи от 5 до 9 в зависимост от EDI оператора. Не зависи от географското разстояние.
Архив	помещение за архив, което непрекъснато се разраства - наемните цени зависят от района и района.	Условията за съхранение на електронни документи зависят от EDF оператора. СКБ Контур съхранява документи безплатно и безсрочно.

	Хартиен документооборот	Електронен документооборот
Подготовка на документи	Отпечатване, подписване, подпечатване на пакет документи - от един до няколко дни, в зависимост от присъствието или отсъствието на лицето, упълномощено да подписва документите на работното място. Когато има големи обеми изходящи документи, всички счетоводни служители са заети да ги подготвят по няколко дни всеки месец.	Подписването на електронни документи от оторизиран служител отнема няколко минути. Известията за нови документи ускоряват подписването, а масовите действия в EDI системите ви позволяват да подписвате много документи „с едно кликване“.
Изпращане	В зависимост от дестинацията: по пощата - от няколко дни до две седмици; с куриер - от един до четири дни.	Независимо от региона, получателят получава документи няколко секунди след изпращането.
Връщане на подписани копия	В зависимост от дестинацията: по пощата - от няколко дни до месец; с куриер - от един до четири дни.	Не отнема време. След като контрагентът подпише EPC документа, и двете страни имат достъп до подписания оригинален документ. В Diadoc няма такса за подпис на входящ документ.

С документооборот от 500 документа годишно
ще спестите 22 250

При използване на хартиени документи годишните ви разходи ще бъдат 25 750, докато при документооборот през Diadoc са 3 500.

Избор на метод за работа с EDF

Внедряването на EDI система в дейността на една компания може да отнеме много различни периоди от време и да изисква различни финансови инвестиции. Зависи от метода на работа с EDF, който тя избере. Теоретично всичко, което е необходимо за EDI, е интернет и цифров електронен документ. На практика фирмата трябва да реши как точно ще организира работата с електронни документи.

Уеб версия

Най-лесният начин е да работите чрез уеб версията, която е достъпна за всички. Няма да изисква намеса в информационните системи на компанията; обменът на документи с контрагентите се извършва на принципа на електронната поща. В този случай фирмата плаща само за изпратените документи.

Модул за 1C

За потребителите на 1C Diadoc разработи стандартно решение за най-популярните версии на тази счетоводна система: всеки може просто да изтегли модула от уебсайта, да го инсталира и да работи с електронни документи от позната програма.

Интеграция с други счетоводни системи

Интегрирането с други счетоводни системи ще отнеме повече време и ще бъде по-скъпо. Това зависи, първо, от счетоводната система и нейната конфигурация, и второ, от оператора на EDF.

Diadoc има редица разработени интеграционни решения за Oracle, SAP ERP (сертифицирано решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. Има и решения за интеграция на програмно ниво – Конектори, API.

Внедряваме EDI стъпка по стъпка

Направете промени в счетоводната си политика

Включете във вашата счетоводна политика възможността за използване на електронни документи, по-специално че първичните документи могат да бъдат съставени в електронен вид и подписани с електронен подпис.

Първи опит

Фирмата, в която водя документация, има над 300 контрагента. Те трябва да генерират и изпращат първични документи всеки месец. След като чух за появата на услуги, които биха могли да ми помогнат да автоматизирам процеса, веднага се заинтересувах от тази възможност.

Първо се опитахме да внедрим електронен документооборот чрез услугата M.E.Doc. Но за да може контрагентът да получава документи, използвайки тази услуга, той трябва да инсталира техния софтуер на своя компютър. Не всички контрагенти бяха готови за това: инсталирането на нова програма изисква конфигурация; възможни са конфликти с антивирусната системаи т.н. Така че можех да използвам електронно управление на документи само с ограничен брой клиенти.

Depositphotos

Нови възможности

Тогава моя колега, чиято компания има много контрагенти и голям документооборот, говори за онлайн услугата за обмен на документи „Vchasno“ - тя беше много доволна от нея. Реших да пробвам тази услуга.

Оказа се, че свързването към системата е много просто:За да се регистрирате, трябва само да предоставите имейл, парола и електронен ключ. Оказа се също, че екипът на „Вчасно” е готов да помогне при решаването на индивидуалните особености на управлението на документи.

Съществено предимство на услугата „Вчасно” е товаНе е необходимо да инсталирате допълнителен софтуер, за да го използвате.Това беше голям плюс за нас, поради особеностите на вътрешната корпоративна политика и антивирусната защита на данните, инезабавно улесни свързването на голям брой контрагенти към електронно управление на документи.

Интерфейсът на програмата е ясен и прост. Сигурен съм, че много хора могат да го разберат без никакви проблеми.

Друго предимство на услугата „Вчасно“ е възможност за импортиране на документи в услугата директно от програмата 1C.Когато има голям брой документи, това е фундаментално важно.

Списък с предимства

Преходът към електронен документооборот дава много предимства на компанията.

Първо, това значително спестяване на време.При повече от 300 контрагента месечният процес на подготовка на документи (подпечатване, подписване, поставяне в пликове) и изпращането им отне няколко работни дни. Сега целият процес отнема няколко часа.

второ, възможност за бързи корекции.Ако има неточности в документа (неправилен юридически адрес, неточност в закръгляването и др.), контрагентът може да съобщи за това в същия ден и да получи коригиран документ след 5-10 минути.

трето, намаляване на разходите:С въвеждането на електронното обращение намаляха разходите за закупуване на хартия, касети, пликове и марки.

И накрая, мисля, че важен положителен моментдават реален принос за грижата за околната среда.Колкото повече предприятия използват електронно управление на документи, толкова по-малко хартия и свързаните с нея материали ще се използват и съответно толкова по-малко дървета ще бъдат унищожени.

Популярни страхове и перспективи

За съжаление, не всички украински предприемачи са готови да се откажат от хартиени документи. Мнозина се опасяват, че при проверка от фискалната служба могат да възникнат проблеми с признаването на разходите и автентичността на документите. Тъй като електронните документи са сравнително нов вид документ за Украйна и мнозина се сблъскват с това за първи път, подобни опасения са естествени. Компаниите, които имат малък документооборот, предпочитат да поддържат съществуващите практики, без да се задълбочават в нови възможности.

Въпреки това мисля, че вече половината ми колеги използват електронен документооборот под една или друга форма.Голям пробив по този въпрос беше преминаването към обмен на данъчни фактури по електронен път.

Струва ми се, че повсеместното преминаване към електронен документооборот е въпрос на време. Да, сега се използва главно от големи, „напреднали“ и модерни компании, но се надявам, че скоро ще стане обща тенденция. Преминаването към електронно отчитане също породи много въпроси и трудности навремето. Сега много хора признават, че това е много удобно.

Мисля, че много скоро също ще оценят предимствата на електронното управление на документи и поне частично ще преминат към него.

Онлайн услугата “Vchasno” (проект на групата компании EVO) е предназначена за обмен, подписване и съхранение на всякакви правно значими документи: споразумения и договори, удостоверения за изпълнение, фактури и др. Услугата работи с всички видове цифров подпис ключове. Онлайн принципът на услугата не изисква отделно обучение или инсталиране на допълнителен софтуер на компютъра: за да започнете електронно управление на документи, ви е необходим само компютър, свързан с интернет. Съхраняването на документи в облака елиминира възможността за тяхната загуба или неоторизиран достъп до тях от неоторизирани лица.