Длъжностна характеристика на офис мениджър със секретарски функции. Длъжностна характеристика на офис мениджър - образец

1. Общи положения

1.1. Офис мениджърът принадлежи към категорията фирмени специалисти, чиито основни задачи са организационно и документално осигуряване на управленската дейност.

1.2. Офис мениджърът се назначава и освобождава от длъжност със заповед на Генералния директор на Дружеството.

1.3. Мениджърът на офиса се отчита директно на генералния директор.

1.4. Офис мениджърът е подчинен на домакинството, шофьора, куриера и чистачката.

1.5. Мениджърът на офиса води досиета на персонала по време на временното отсъствие (болест, ваканция) на ръководителя на отдела за персонал.

1.6. По време на период на временно отсъствие (болест, ваканция) ръководителят на отдел "Човешки ресурси" замества офис мениджъра.

1.7. Офис мениджърът се ръководи в своята дейност от:

Законодателни актове на Руската федерация;

Устав на дружеството;

Правилник за вътрешно работно време;

Правилник за отделите на компанията;

По нареждане на ръководството;

Нормативни и методически материали за организацията на деловодството;

Тази длъжностна характеристика.

1.8. Лица с висше, незавършено висше или средно специално образование и минимум 1 година трудов стаж на подобна позиция, с познания по офис работа, офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер), Microsoft Office програми, култура на работа и бизнес са назначен на длъжността офис мениджър по етика.

1.9. Офис мениджърът трябва да знае:

Организационна структура и служители на Дружеството;

Правилници, заповеди и вътрешни процедури на дружеството;

Функции и задачи на подразделенията на дружеството;

Функционални отговорности на служителите от административния отдел на Дружеството;

Вашите функционални отговорности и права;

Вашите действия в случай на необичайни и извънредни ситуации.

2. Длъжностни задължения

Целта на работата на офис мениджъра е най-ефективната организационна и документална подкрепа на управленските дейности.

Въз основа на това офис мениджърът:

1. Изпълнява функциите на Дружествен секретар:

1.1. Документална поддръжка за управление:

Приемане на документи и лични становища за подпис от Генералния директор на Дружеството;

Поставяне на официалния печат на договори и поръчки;

Работа с поръчки, инструкции: изготвяне на проекти, изпълнение, подписване, одобрение, запознаване със служители на фирмата, регистрация, счетоводство, съхранение, формиране на досиета;

Работа с входяща кореспонденция (писма, факсове): приемане, регистрация, прехвърляне на адресата, осчетоводяване, съхранение;

Организиране на получаване на кореспонденция на юридически, пощенски и фактически адреси;

Работа с изходяща кореспонденция (писма, факсове): регистрация, предаване, осчетоводяване, съхранение; изготвяне на писма от генералния директор и неговите заместници; изпращане на спешни писма;

Поддържане и изготвяне на протоколи от срещи и заседания;

Регистрация на пълномощни за получаване на кореспонденция, колети и други материални ценности;

От името на генералния директор и директорите на отдели, извършващи копирна и размножителна работа;

От името на генералния директор и директорите на отдели, изготвяне на проекти на писма, искания и други документи, свързани с дейността на дружеството като цяло;

От името на генералния директор отпечатване на официални материали, въвеждане на информация в базата данни;

Оформяне на дела по утвърдената номенклатура, осигуряване на тяхната безопасност и завеждане в архива.

1.2. Приемане на телефонни обаждания и при необходимост прехвърлянето им към служителите, за които са предназначени. Записване на получена по телефона информация за Генералния директор в негово отсъствие и довеждане на нейното съдържание до знанието му.

1.3. Подготовка на заседанията и заседанията, провеждани от генералния директор (уведомяване на участниците за часа и мястото на заседанието, дневния ред).

1.4. Организиране на срещи за посетители и гости на Дружеството.

1.5. Поръчка на самолетни и жп билети, хотелски резервации.

2. Осигурява функционирането на кабинета:

2.1. Поръчайте вода според нуждите.

2.2. Поръчвайте канцеларски материали на тримесечие.

2.3. Абонамент за периодични издания.

2.4. Изготвяне на заявления за плащане на сметки за наем на помещения и комунални плащания на наемодателите.

2.5. Организиране и наблюдение на спазването от служителите на Компанията на инструкциите за безопасност и работното време, установени от администрацията на компанията-наемодател.

3. Координира и контролира работата:

Шофьор: (приемане на заявления за автомобил и разработване на график за използване на превозните средства на Компанията);

Куриери;

Чистачи.

4. Офис мениджърът, като член на трудовия колектив, е длъжен:

Съвестно изпълнявайте трудовите си задължения, спазвайте трудовата дисциплина, своевременно и точно изпълнявайте разпорежданията на администрацията и непосредствения ръководител, използвайте цялото работно време за ползотворна работа;

Изпълнявайте производствените задачи и инструкции ефективно и навреме;

Поддържайте чистота и ред на работното си място, офиса и други помещения, спазвайте установения ред за съхранение на документи и материални ценности;

Ефективно използване на персонални компютри, офис оборудване и друго оборудване, икономично и рационално използване на материали, енергия и други материални ресурси;

Спазвайте нормите, правилата и инструкциите за защита на труда, промишлена санитария, правила за пожарна безопасност;

Не използвайте за изказвания и публикации в медиите, както в Русия, така и в чужбина, информация, получена по силата на служебно положение, определена от специални фирмени документи като търговска (служебна) тайна, чието разпространение може да навреди на компанията или нейните служители.

3. Права

Офис мениджърът има право:

3.1. Получава информация, включително поверителна, доколкото е необходима за решаване на възложени задачи.

3.2. Изискване от изпълнителите да финализират документи, изготвени в нарушение на установените правила за тяхната подготовка и изпълнение (GOST 6.30-2003).

3.3. Утвърждава документи за управленска дейност в рамките на своята компетентност.

3.4. Дават предложения на ръководството за подобряване на тяхната работа и работата на Дружеството.

3.5. Изискване от ръководството за създаване на нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на всички документи, генерирани в резултат на дейността на дружеството.

3.6. Вземете решения в рамките на вашата компетентност.

3.7. Прилага стимули и налага наказания на служителите, подчинени на офис мениджъра, след съгласуване с генералния директор.

4. Отговорност

Офис мениджърът отговаря за:

4.1. Неизпълнение и/или неясно, несвоевременно небрежно изпълнение на служебните задължения.

4.2. Пропуски, водещи до материални щети на Дружеството и/или увреждане на неговия имидж.

4.3. Сигурност на документацията, разкриване на информация с класификация „Поверително” или „КТ”.

4.4. Пренебрегване на правата, предвидени в тези инструкции.

4.5. Нарушаване на правилата за вътрешния трудов ред, производствената и трудовата дисциплина.

ДОГОВОРЕНО:

Адвокат: /______________/

"__" _________200

Началник отдел ЧР: /______________/

Длъжностната характеристика се отнася до вид документ, който не е задължителен за използване, но се използва широко. Основната му задача е да запознае служителя със списъка от функции в рамките на неговата компетентност, както и с неговите права и отговорности.

Който разработва длъжностна характеристика за офис мениджър

В повечето компании писането на документ е задължение или на адвокат, или на секретаря на организацията, или на ръководителя на отдела по персонала. Но независимо от това кой в ​​крайна сметка ще участва в неговото формиране, той трябва да бъде заверен от ръководителя на предприятието.

ФАЙЛОВЕ 2 файла

Основни правила за съставяне на длъжностна характеристика

Тъй като в законодателството няма такова нещо като „длъжностна характеристика“, няма одобрен, единен образец за всички. Това означава, че предприятията и организациите имат право да използват голямо разнообразие от готови шаблони за инструкции или да ги разработват по свое усмотрение, въз основа на производствените нужди.

Стандартът на длъжностните характеристики, най-често използван в компаниите, включва няколко раздела:

• "Общи положения"
• "Основни функции",
• "Права",
• "Отговорност",

които понякога се допълват от такива параграфи като

• "Условията на труд",
• „Право на подпис“ и др.

Документът винаги се изписва в един екземпляр. Ако във фирмата работят няколко служители по една и съща специалност, за всеки от тях се изготвя собствен документ, за да се избегне дублирането на професионални отговорности.

Длъжностната характеристика може да бъде написана на ръка (което е изключително рядко в последните години) или разпечатана на компютър. Но независимо от начина на регистрация, той трябва да бъде удостоверен с „живи“ подписи. В този случай не е необходимо документът да се заверява с печат, тъй като той се отнася до вътрешния документооборот на организацията.

Съдържание на длъжностната характеристика на офис мениджър

В горната част на документа в средата е името му, указващо позицията, за която се разработва. След това вдясно трябва да оставите няколко реда за одобрение на длъжностната характеристика от ръководителя на компанията: тук трябва да въведете неговата длъжност, име на фирмата, фамилия, собствено име, бащино име и също така да оставите ред за подпис ( с препис).

Общи положения

Следващият раздел отваря основната част от инструкциите. Нарича се "Общи положения"и на първо място посочва прекия ръководител на офис мениджъра (без да посочва конкретни имена). След това се вписва въз основа на какъв документ се извършва назначаването и освобождаването на служителя, необходимата квалификация, степен на образование, необходим трудов стаж и трудов стаж. След това се посочва процедурата за заместване на офис мениджъра по време на отсъствието му от работното място.

По-долу са изброени документите и разпоредбите, които офис мениджърите трябва да вземат под внимание в работата си. След това трябва да идентифицирате всички закони и правила, с които офис мениджърът трябва да е запознат: трудово, административно и други видове законодателство, заповеди, заповеди за управление, вътрешни правила и защита на труда и др.

Длъжностни задължения на офис мениджър

Във втория раздел с името „Работни отговорности“включени са специфични отговорности, които са възложени на офис мениджъра (в някои отношения те са подобни на функциите на секретар). Трябва да се помни, че тези функции могат да се различават леко в различните предприятия.

Важен момент: списъкът със задължения трябва да е еквивалентен на работното време на служителя, той не трябва да бъде претоварен или оставен твърде свободен.

Правомощия на офис мениджъра

В глава "Права"трябва да се очертаят правомощията на офис мениджъра, включително инициативите, които той може да предприеме за най-ползотворна и ефективна работа. Тук също е необходимо да се посочи възможността за взаимодействие с ръководството на предприятието и служителите на други отдели.

Отговорности на офис мениджъра

Четвърти раздел "Отговорност"ясно определя тези нарушения и нарушения, които водят до дисциплинарно наказание. Те трябва да бъдат посочени внимателно и точно, тъй като в случай на конфликти, които изискват разрешаване в съда, тази част от документа може да се превърне в доказателствена база за една или друга страна.

И накрая, документът трябва да бъде съгласуван с отговорния служител: за да направите това, трябва да въведете неговата длъжност, точното име на организацията, пълното му фамилно име, име, бащино име и да му го предадете за подпис.

След това въведете данни за самия офис мениджър: неговото фамилно име, собствено име, бащино име, отново името на компанията, информация от всеки документ за самоличност, подпис и дата на четене на инструкциите. Личен автограф ще потвърди, че служителят е съгласен с информацията за служебните задължения, дадена в инструкциите, и разбира отговорността за възможни нарушения.

В края на документа е написана резолюцията на ръководителя на предприятието.

ПОТВЪРЖДАВАМ:

[Длъжност]

_______________________________

_______________________________

[Име на компания]

_______________________________

_______________________/[ПЪЛНО ИМЕ.]/

"______" _______________ 20___ г.

ОПИСАНИЕ НА РАБОТАТА

Офис мениджър

1. Общи положения

1.1. Настоящата длъжностна характеристика определя и регламентира правомощията, функционалните и длъжностните отговорности, правата и отговорностите на офис мениджъра на [Име на организацията в родителен падеж] (наричано по-долу Дружеството).

1.2. Офис мениджърът се назначава и освобождава по реда на действащото трудово законодателство със заповед на ръководителя на Дружеството.

1.3. Офис мениджърът принадлежи към категорията специалисти и е подчинен на:

• секретар на приемната;
• чиновник;
• чистачка

1.4. Офис мениджърът докладва директно на [име на длъжността на непосредствения мениджър в дателен падеж] на Компанията.

1.5. На длъжност ръководител офис се назначава лице със средно професионално образование без изисквания за трудов стаж или основно професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко 2 години.

1.6. Офис мениджърът отговаря за:

• правилна организация на работата за осигуряване на взаимодействие между отделите на Компанията;
• изпълнението и трудовата дисциплина на ръководния персонал;
• безопасност на документи (информация), съдържащи информация, представляваща търговска тайна на Компанията, друга поверителна информация, включително лични данни на служители на Компанията;
• осигуряване на безопасни условия на труд, поддържане на реда и спазване на правилата за пожарна безопасност в помещенията на апарата за управление.

1.7. В практическите дейности офис мениджърът трябва да се ръководи от:

• законодателство, правилници, както и местни актове и организационни и административни документи на Дружеството, регулиращи работата по организиране на управлението и дейността на ръководния персонал;
• правилник за вътрешния трудов ред;
• правила за защита и безопасност на труда, осигуряване на промишлена санитария и противопожарна защита;
• инструкции, заповеди, решения и указания на ръководителя на дружеството;
• тази длъжностна характеристика.

1.8. Офис мениджърът трябва да знае:

• законодателство, наредби, свързани с профила на дейност на дружеството;
• организационната структура на фирмата, системата за управление и реда на нейното функциониране, нейният профил и специализация, както и целта и стратегията за развитие;
• настоящи и бъдещи потребности на обществото от основните видове ресурси, необходими за осигуряване на ежедневната му дейност;
• задачите на управленския апарат за задоволяване на нуждите на обществото, неговите възможности за решаване на тези проблеми;
• методи за цялостен анализ на състоянието на обществото, принципи на управление на кризи;
• съвременни управленски теории;
• напреднал местен и чуждестранен управленски опит;
• състав и структура на управленската документация на дружеството;
• управление (доколкото е необходимо за ефективно управление на управленския апарат), бизнес етикет, правила за водене на делова кореспонденция по основните въпроси от ежедневната дейност на фирмата;
• средства за компютърна техника, комуникация и комуникации;
• правила и норми за защита на труда.

1.9. По време на временното отсъствие на управителя на офиса неговите задължения се възлагат на [зам.

2. Длъжностни задължения

От офис мениджъра се изисква да изпълнява следните трудови функции:

2.1. Ръководете работата за осигуряване на взаимодействие между отделите на компанията и управленския персонал и уверено управлявайте нейните дейности.

2.2. Създайте оптимални условия за навременното и качествено изпълнение от управленския апарат на възложените му ежедневни задачи в строго съответствие с утвърдения работен ред (правилник) и схемата на организационно взаимодействие.

2.3. Участвайте в работата по формулиране на стратегията за развитие на компанията, определяне на нейните основни насоки и ключови мерки за нейното изпълнение.

2.4. Осигурява правилното изпълнение на проектите на документи за планиране на дейността на Дружеството, представянето им за разглеждане и одобрение от ръководителя на Дружеството и последващото предаване на документите на съответните служители.

2.5. Осигурете взаимодействие между управленския персонал и отделите на предприятието (включително клонове и представителства) чрез лична комуникация с ръководителите на отдели, включително използването на технически средства за комуникация.

2.6. Вземете мерки за организиране и поддържане на подходящо ниво на информационна и документационна поддръжка на дейността на Компанията, включително ефективна бизнес кореспонденция, сигурно съхранение на управленска документация, бързо изпълнение на документи и заявки за информация.

2.7. Управлявайте работата за подобряване и оптимизиране на технологията за управление на организация (предприятие), включително по време на криза.

2.8. Осъществява, лично и чрез подчинени, ефективен контрол върху състоянието на дейностите на отделите на Компанията, техните резултати и редовно информира ръководителя на Компанията за резултатите от контрола, изисква от ръководителите на отдели да отстранят недостатъците, установени по време на контролните дейности .

2.9. Консултирайте се с ръководителя на организацията и ръководителите на отдели по текущи и неотложни въпроси на практическата организация на управленските дейности.

2.10. Осигурява рационалното използване на материалните, техническите и други средства на управленския апарат в интерес на изпълнението на поставените задачи.

2.11. Осигурете надеждна защита на информация (документи), съдържаща информация, представляваща търговска тайна на Компанията, друга поверителна информация, включително лични данни на служители на Компанията.

2.12. Управлявайте обучението на подчинените, създавайте им условия за повишаване на квалификацията, професионално израстване, развитие на бизнес кариера и повишаване на длъжността в съответствие с личните заслуги и ниво на квалификация.

2.13. Наблюдавайте спазването от подчинените на правилата за защита на труда и безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита.

2.14. Използвайте предоставените права по отношение на подчинените, за да ги насърчите (да ги държите отговорни).

2.15. Създаване на условия за внедряване и правилно функциониране на съвременни технологии за управление, тяхното последващо усъвършенстване и оптимизиране.

2.16. Управлява планирането и отчитането на дейностите на управленския персонал.

2.17. Ръководи разработването на унифицирани форми на документи, необходими за осигуряване на дейността на управленския апарат, както и вътрешни организационни, нормативни и нормативни документи по въпроси на управлението.

2.18. Проучване, обобщаване и прилагане на напреднал местен и чуждестранен управленски опит в дейността на управленския апарат.

2.19. Разглежда предложения за осигуряване на ергономични условия на труд, рационализиране на работните места на ръководния персонал и ги представя на директора на дружеството за вземане на решение.

2.20. Своевременно и пълно обработване и предаване на отчетна и друга документация на длъжностни лица със съответните правомощия.

Ако е необходимо, офис мениджърът може да участва в изпълнението на служебните си задължения извънредно по решение на ръководителя на организацията по начина, предписан от трудовото законодателство.

3. Права

Офис мениджърът има право:

3.1. Изисква и получава необходимите материали и документи, свързани с въпроси от неговата дейност.

3.2. Влиза в отношения с отдели на институции и организации на трети страни за решаване на оперативни въпроси на производствените дейности в рамките на неговата компетентност.

3.3. Давайте заповеди и указания на подчинените служители да предприемат подходящи действия за отстраняване на причините, създали конфликтната ситуация.

3.4. Правете предложения на ръководството на предприятието (институция, организация) за подобряване на работата, свързана с неговите функционални отговорности.

4. Отговорност и оценка на изпълнението

4.1. Офис мениджърът носи административна, дисциплинарна и материална (и в някои случаи, предвидени от законодателството на Руската федерация, наказателна) отговорност за:

4.1.1. Неизпълнение или неправилно изпълнение на служебните указания на прекия ръководител.

4.1.2. Неизпълнение или неправилно изпълнение на служебните функции и възложените задачи.

4.1.3. Неправомерно използване на предоставени служебни правомощия, както и използването им за лични цели.

4.1.4. Невярна информация за състоянието на възложената му работа.

4.1.5. Непредприемане на мерки за предотвратяване на установени нарушения на правилата за безопасност, пожарна безопасност и други правила, които представляват заплаха за дейността на предприятието и неговите служители.

4.1.6. Неспазване на трудовата дисциплина.

4.2. Оценката на работата на офис мениджъра се извършва:

4.2.1. От непосредствения ръководител - редовно, в хода на ежедневното изпълнение на трудовите функции на служителя.

4.2.2. Сертификационната комисия на предприятието - периодично, но най-малко веднъж на две години, въз основа на документирани резултати от работата за периода на оценка.

4.3. Основният критерий за оценка на работата на офис мениджъра е качеството, пълнотата и навременността на изпълнението от него на задачите, предвидени в тези инструкции.

5. Условия на труд

5.1. Работното време на офис мениджъра се определя в съответствие с вътрешния трудов правилник, установен от Компанията.

6. Право на подпис

6.1. За осигуряване на дейността си, с настоящата длъжностна характеристика на офис мениджъра е дадено право да подписва организационни и разпоредителни документи по въпроси от неговата компетентност.

Прочетох инструкциите на ___________/___________/ “__” _______ 20__.

Описание на длъжността за офис мениджър

ОДОБРИХ
изпълнителен директор
Фамилия I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Общи положения

1.1. Офис мениджърът принадлежи към категорията специалисти.
1.2. Офис мениджър се назначава на длъжността и освобождава от длъжност със заповед на генералния директор на дружеството.
1.3. Офис мениджърът се отчита директно на генералния директор.
1.4. Шофьорът, куриерът и чистачката докладват на офис мениджъра.
1.5. По време на отсъствието на офис мениджъра неговите права и отговорности се прехвърлят на друго длъжностно лице, както е обявено в заповедта на организацията.
1.6. На длъжността офис мениджър се назначава лице, което отговаря на следните изисквания: образование - висше, незавършено висше или средно специално образование, минимум една година опит на подобна работа, владеене на офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер) , Microsoft Office програми (Word, Excel), офис работа.
1.7. Офис мениджърът се ръководи в своята дейност от:
- законодателни актове на Руската федерация;
- Устава на дружеството, правилата за вътрешния трудов ред и други разпоредби на дружеството;
- заповеди и указания от ръководството;
- тази длъжностна характеристика.

2. Длъжностни задължения на офис мениджър

Офис мениджърът изпълнява следните длъжностни задължения:
2.1. Отговаря на телефонни обаждания, записва и предава служебна информация на генералния директор и служителите на дружеството.
2.2. Осигурява документооборота на фирмата: входяща и изходяща кореспонденция, регистрация, счетоводство, съхранение, архивиране на документи.
2.3. От името на генералния директор извършва копирно-размножителна работа.
2.4. От името на генералния директор изготвя проекти на писма, искания и други документи, свързани с дейността на дружеството.
2.5. От името на генералния директор отпечатва официални материали и поддържа база данни.
2.6. Подготвя срещи и срещи, провеждани от генералния директор (материално и техническо осигуряване, уведомяване на участниците за часа и мястото на срещата, дневен ред).
2.7. Организира командировки за служители: поръчва самолетни и влакови билети, резервира хотели.
2.8. Организира доставката на канцеларски материали, консумативи и друг инвентар, необходим за работата на офиса. Организира тяхното приемане, отчитане, съхранение и издаване.
2.9. Следи за изправността на офис техниката и комуникациите; При установяване на неизправности на офис оборудване и друго оборудване, призовава специалисти за извършване на ремонтни дейности и други видове поддръжка.
2.9. Координира и контролира работата на водача: (приемане на заявки за автомобил и разработване на график за използване на служебните превозни средства); куриер (приемане на заявления и разработване на график); чистачки.

3. Права на офис мениджър

Офис мениджърът има право:
3.1. Получава информация, включително поверителна, доколкото е необходима за решаване на възложени задачи.
3.2. Утвърждава документи за управленска дейност в рамките на своята компетентност.
3.3. Изпращайте предложения до ръководството за подобряване на вашата работа и тази на компанията.
3.4. Изискване от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на всички документи, генерирани в резултат на дейността на дружеството.
3.5. Вземете решения в рамките на вашата компетентност.
3.6. Прилага стимули и налага наказания на служителите, подчинени на офис мениджъра, след съгласуване с генералния директор.

Искате ли да разработите длъжностна характеристика за офис мениджър? Не сте сигурни какви права и отговорности да включите? Разберете как правилно да подготвите този документ.

От статията ще научите:

Длъжностната характеристика е основният организационен документ, който позволява на работодателя да разграничи правата и отговорностите между служителите, както и да установи взаимоотношения между отделните длъжности. Той определя функциите, правата, задълженията и отговорностите на служител, заемащ определена длъжност.

Този местен регламент позволява:

• увеличаване на скоростта и надеждността на изпълнение на задачата;
• разпределят функционалните отговорности на подчинените;
• елиминирам ;
• определяне на функционалните връзки на служителя;
• уточни правата му;
• повишаване на отговорността на персонала;
• организира равномерно натоварване;
• да направят моралните и материални стимули по-ефективни;

Описание на длъжността за офис мениджър:къде мога да взема стандартна проба?

Когато разработвате длъжностна характеристика за офис мениджър, търсенето на извадка от този документ може да предизвика редица трудности. Факт е, че законодателството не съдържа единни изисквания за неговата структура и съдържание. Освен това работодателят не е длъжен да изготвя такива актове за всички категории служители.

За да съставите длъжностна характеристика на офис мениджър, можете да използвате . Но дори и в този случай работодателят има право да изясни изискванията, като вземе предвид спецификата на компанията, характеристиките на труда и управлението. Позволено е също така да се изясни и частично да се промени списъкът с произведения, характерни за определена позиция в конкретни условия. Работодателят сам определя структурата и съдържанието на нормативния акт, като взема предвид изискванията на трудовото законодателство.

По този начин могат да се считат за първоначални данни за разработване на документа:

1. организационна структура на предприятието;
2. класификационен указател на длъжностите на ръководители, специалисти и служители;
3. наредби за структурните подразделения;
4. класификатор на контролни функции;
5. управленски трудови стандарти;
6. резултати от експертни проучвания на служителите;

Според Общоруския класификатор на управленската документация, длъжностната характеристика принадлежи към класа на единна система от организационна и административна документация. В процеса на регистрацията му е необходимо да се вземат предвид изискванията на GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация“. Оказва се, че примерна длъжностна характеристика на офис мениджър е общоприета форма в офис работата, чието съдържание може да варира в зависимост от нуждите на компанията.

Длъжностна характеристика на офис мениджър: общи положения

Първият раздел от длъжностната характеристика на секретаря на офис мениджъра се нарича „Общи положения“ и съдържа информация за тази длъжност, като се вземат предвид спецификите на компанията работодател. В него се посочва:

	Име на позицията
	Точното наименование на длъжността съгласно щатното разписание	секретар офис мениджър
		фирмени специалисти
	Име на структурна единица	обслужване на управленска документация
		със заповед на генералния директор
	Подчинение	докладва директно на генералния директор, подчинен на офис мениджъра - домакинството, куриери, шофьори, чистачи
	Правила за заместване	ръководителят на отдел „Човешки ресурси“ и офис мениджърът изпълняват взаимно функциите си по време на временно отсъствие на един от тях
	висше, незавършено висше или средно специално образование, минимум 1 година опит на подобна позиция, познания по офис работа, офис техника, Microsoft Office програми, бизнес етика
	Необходими знания	организационна и щатна структура на компанията, нейните вътрешни процедури и разпоредби, задачи на отделите, функции на служителите на административния отдел, собствени права и задължения, процедури при извънредни ситуации

Длъжностна характеристика на офис мениджър със секретарски функции: отговорности на служителите

Вторият раздел на регулаторния акт включва списък на длъжностните задължения на служител, заемащ длъжността офис мениджър. Описани са видовете работа, операциите, които съставляват трудовата функция, и времето за тяхното изпълнение. Тъй като този акт по принцип не е задължителен документ, функциите и отговорностите на служителя могат да бъдат посочени в трудовия договор.

Отговорностите на офис мениджъра могат да бъдат разделени на 5 групи:

Управленски- офис планиране, управление на персонала, участие в изграждането на организационна култура;

Административни- организиране на работата в офиса, поддържане на връзки между отделите, зониране на офиса;

Домакински- закупуване на офис оборудване и офис консумативи, взаимодействие с доставчици;

Тестове- инвентаризация и одити, атестация на персонала;

Докладване- поддържане на вътрешна отчетност, изготвяне на отчети за ръководството;

Длъжностната характеристика на офис мениджър с функции на секретар трябва да включва отговорности, свързани с наблюдение на разговори и кореспонденция, подготовка и възпроизвеждане на документация и подготовка на срещи.

Този раздел включва, наред с други, задачите на офис мениджъра като член на екипа. Те включват:

• добросъвестно изпълнение на трудовите задължения;
• спазване на трудовата дисциплина;
• поддържане на чистота и ред на работното място;
• ефективно използване на материалните ресурси на компанията;
• спазване на разпоредбите за защита на труда и пожарна безопасност;
• спазване на търговската тайна;

Има ли разлики в длъжностните характеристики на офис мениджъри с различни функции?

Функциите на офис мениджъра могат да варират по състав в зависимост от спецификата на фирмата, характеристиките на нейната организационна структура и текущите потребности. Поради факта, че законът не предвижда унифицирана форма на длъжностна характеристика за офис мениджър през 2017 г., работодателят има право самостоятелно да определи отговорностите и функциите на специалист на дадена длъжност в конкретна компания.

По преценка на ръководството инструкциите могат да бъдат разширени и допълнени с отговорности, необходими за нормалното функциониране на кабинета. Така например в длъжностната характеристика на офис мениджър с функциите на секретар могат да бъдат определени не само управленски, но и икономически функции. Отговорностите на този специалист включват преди всичко осигуряването на документооборота. Следователно той може да се занимава с кореспонденция, образуване на дела, подготовка и . Някои компании назначават отделен служител, който да изпълнява тези задачи. В повечето случаи обаче тези задачи се възлагат на офис мениджъра

Длъжностна характеристика на офис мениджър с функции HR

Професията на офис мениджър често е свързана с комбиниране на различни отговорности. Специалистът на тази позиция трябва успешно да се справя със задачите на секретар, мениджър по доставките, администратор и чиновник. Всички допълнителни задължения трябва да бъдат залегнали в трудовия договор и местните разпоредби на работодателя. Така например в длъжностната характеристика на офис мениджър с функциите на служител по персонала можете да намерите следните отговорности:

• Поддържане на първичен кадров документооборот;
• Запознаване на новите служители с правилника на компанията;
• Регистрация и подписване на трудови договори, заповеди за работа, лични карти;
• Поддържане на дневници за движение на трудови книжки;
• Компилация ;
• Поддържане на работни таблици;

Освен това, по споразумение с работодателя, е възможно офис мениджърът да изпълнява функциите на специалист по човешки ресурси по време на негово отсъствие.

Длъжностна характеристика за офис мениджър на отдел "Продажби".

Офис мениджърът на търговския отдел в повечето случаи е пряко свързан с търговията. Ако работодателят изисква кандидат, който може да съчетава функциите на секретар, администратор и мениджър продажби, той може да изисква кандидатите да имат опит в продажбите и уменията за обслужване на клиенти.

Така че в длъжностната характеристика на мениджъра по продажбите на офис можете да намерите следните отговорности:

• Приемане и обработка на клиентски поръчки;
• Информиране на клиенти за промени в ценова политика или асортимент;
• Търси нови клиенти;
• Анализ на нуждите на целевата аудитория;
• Поддържане на отчети за продажбите;
• Участие в работни срещи;

Какви права на офис мениджъра са включени в длъжностната характеристика?

Последните раздели на регулаторния акт установяват правата и отговорностите на офис мениджъра.

Секцията „Права“ съдържа списък с правата на офис мениджъра, необходими за изпълнение на задълженията му. Той регламентира правата на служителя: да , да получават информация, да извършват определени действия и разпореждания, да одобряват и заверяват различна документация.

По правило офис мениджърът има право да действа самостоятелно и да одобрява документи в рамките на своята компетентност, да не изпълнява задълженията си в случай на опасност за здравето или живота, да получава информация, необходима за работа и да изисква създаване на условия за безопасността на документите и ценностите, да информира мениджъра за недостатъците в организацията и да предложи начини за подобряване на дейността на компанията.

Разделът „Отговорност“ регламентира отговорността на офис мениджъра за неспазване на изискванията на местните разпоредби на работодателя, резултатите и последиците от собствената му дейност и отказ от действия, включени в неговите задължения.