Анализ на ефективността на внедряването на системи за управление на електронни документи (EDMS). Анализ на системата за електронно управление на документи в предприятието Ipsos LLC · Еднократна регистрация на документ, което ви позволява да идентифицирате уникално документа

Нормативна уредба за прилагане на електронен документооборот

Преглед на EDMS, представени на руския пазар

Оценка на икономическата ефективност от използването на EDS
в Senator LLC

Внедряване на система за електронен документооборот в холдинговото управляващо дружество

ГЛАВА II. Внедряване на система за електронен документооборот в управлението

Внедряване на система за електронен документооборот в управлението

Оценка на качеството на внедряване на система за електронен документооборот в организациите

ГЛАВА I. Нормативна уредба за прилагане на електронен документооборот

Система за автоматизация на документооборота, електронна система за управление на документи (EDMS)- автоматизирана многопотребителска система, която придружава процеса на управление на работата на йерархична организация, за да се гарантира, че тази организация изпълнява своите функции. Предполага се, че процесът на управление се основава на четими от човека документи, съдържащи инструкции, които служителите на организацията трябва да следват.

Въвеждане на електронен документооборот в съдилищата

Министерството на правосъдието на Руската федерация разработва проекти за изменения на кодексите, които определят правилата и процедурата за използване на електронно управление на документи в съдебни производства. Действието им може да влезе в сила през 2016 г.

Разпоредбите на законопроекта ще позволят на участниците в процеса да използват интернет за обмен на документи, чрез който ще могат да се изпращат официални книжа до съда, прокуратурата и следователя.

Изявления, молби, жалби, представяния и други видове документи се изпращат до съда в електронен формат на документи. За целта ще трябва да попълните необходимия електронен формуляр на официалната страница на съответния орган и след това да подпишете документа с усилен квалифициран електронен подпис (УЕП). Съдебните органи от своя страна също могат да предоставят решения, присъди, жалби и др. чрез телекомуникационни канали. Писмени доказателства могат да се изпращат и по електронен път, но тази процедура не се прилага за информация, представляваща държавна тайна.

Цялостно внедряване на система за електронен документооборот

Система за електронен документообороте многофункционален софтуерно-хардуерен комплекс за автоматизиране на управлението на бизнес процеси в условия на разпределено използване на информация от различни специалисти и може да обхваща както отделни, така и всички бизнес процеси на една организация:

• организационно-административен документооборот и деловодство
• договорен и финансов документооборот
• документооборот на персонала
• проектиране и инженеринг и проектно-сметен документооборот
• управление на проекти
• управление на приложения за технически присъединяване
• управление на тръжната документация
• процеси на подготовка, събиране, съхранение и публикуване на корпоративна отчетност
• външен и вътрешен маркетинг
• и т.н.

По този начин, ECM може да покрие обработката на голямо разнообразие от документация:заповеди, инструкции, инструкции, входяща и изходяща кореспонденция, инструкции, протоколи и извлечения от протоколи, договори, допълнителни споразумения и актове, заповеди за обучение и командировки; техническа и нормативна документация; кадрови, тръжни, счетоводни документи, аудио, видео съдържание, графични файлове и др.

Документум:

• Съхраняване и управление на всяко съдържание
• Поддръжка и управление на всички етапи от жизнения цикъл на документа
• Следи за сроковете и качеството на изпълнение на документите и инструкциите
• Осигуряване на защита и конфиденциалност на информацията
• Разрешаване на сътрудничество по документи
• Възможност за разпределена работа
• Обширни инструменти за търсене на необходими документи
• Интеграция със сродни компании от ОНД

Възможности на EDMS:

Автоматизирана офис работа и управление на документи:

• създаване на документи (от нулата, от шаблон, импортиране на документи)
• работа в екип, рецензиране
• проверете дизайна
• одобрение/одобрение/подписване
• регистрация на документи
• разпространение на документи
• налагане на резолюции, формиране на инструкции, свързани и несвързани с документа
• изпълнение на решения и указания, доклади за изпълнение
• следене на изпълнението на сроковете и качеството на решенията и предписанията
• поддръжка на правно значим документооборот с помощта на цифров подпис
• предаване на документи на архивно съхранение в съответствие с нормативната уредба

Сервизни функции:

• атрибутно и пълнотекстово търсене на документи
• поддръжка за комуникация между документи
• запазване на всички версии на документи;
• подкрепа за механизма за делегиране на правомощия
• създаване на "лични папки" от потребителя
• персонализиране на интерфейсните „прозорци“ според потребителските предпочитания
• генериране на задачи и известия
• генериране на статистически отчети
• регистриране на работа с документи в системата
• одит на всички действия в системата

Технологични възможности:

• защита на информацията, разграничаване на правата за достъп
• гъвкава конфигурация на бизнес процеси и права за достъп
• интеграция и обмен на данни с други корпоративни бизнес приложения (ERP, системи за управление на проекти, електронни платформи за търговия и др.) и електронни системи за управление на документи на контрагенти
• поддръжка за многобраншова работа
• поддръжка за обединена разпределена системна архитектура с възможност за копиране на информация между системните възли
• "Подвиженофис“ за дистанционна работа на потребителите

Внедряването на система за електронен документооборот в една организация ще позволи:

• Намалете или премахнете документацията
• Създайте единно хранилище на организационни документи
• Намалете времето за обработка на документи
• Осигуряване на контрол върху изпълнението на поръчките, прозрачност на бизнес процесите и повишаване нивото на изпълнителска дисциплина
• Стандартизирайте и регулирайте бизнес процесите
• Елиминирайте дублирането на документи
• Осигурете сигурността на съхранението на документи
• Своевременно предаване на документи на изпълнителите (изпращане/доставка на документи/инструкции в реално време)
• Осигурете дистанционен защитен достъп до документи
• Намалете времето, прекарано в търсене на необходимите документи
• Намалете разходите за съхранение на хартиени документи
• Намалете транзакционните разходи

Решенията за автоматизация на документи на TOPS Consulting позволяват на организациите да управляват всички аспекти от жизнения цикъл на документа – от създаването до архивирането. Осигурява се поддръжка за пълния цикъл на работа с документ: създаване на документ, колективно разработване и преглед, проверка на дизайна, одобрение, одобрение, регистрация, разпространение, издаване на инструкции, изпълнение и контрол на решения, прехвърляне на документа в архив и неговото съхранение в съответствие с установените правила.

В рамките на цялостно внедряване на система за управление на документиКонсултантска компания ТОПС извършва работа по:

• автоматизация на всички необходими бизнес процеси на организацията
• създаване на електронен архив на организацията
• осигуряване на поточно въвеждане на документи в система или архив
• интеграция с бизнес приложения, използвани в организацията (ERP (SAP, Oracle, Axapta), CRM, други EDMS, EAM, електронни платформи и др.)
• създаване на разпределена система за управление на електронни документи за географски разпределени организации
• внедряване на цифров подпис и допълнителни системи за сигурност на информацията
• внедряване на система за статистическа отчетност на документооборота

Цялостното внедряване на система за електронен документооборот в една организация осигурява цялостна инфраструктура за консолидиране, интегриране и управление на всички видове информация.

Цялостното внедряване на EDMS в една организация означава преход към нови (безхартиени) методи на работа, което засяга почти всички служители.

Разбира се, това не е лесна задача, изискваща определени знания и опит.

Ако направите тази работа сами, ще бъде по-евтино, но е трудно да се гарантира времето на проекта. Опитен екип за изпълнение ще свърши тази работа по-надеждно и по-бързо. Във всеки случай не можете без екип за внедряване - независимо дали това са ваши собствени специалисти или компании на трети страни.

В процеса на внедряване не трябва да разчитате само на ИТ специалисти. Например, един от етапите на внедряване „Изграждане на бизнес процеси“ е задача на бизнес мениджър, директор по развитие, а не на ИТ специалист. Следователно, преди да внедри EDMS самостоятелно, организацията трябва да бъде подготвена да разполага с необходимия брой специалисти в различни области в персонала.

Да определим основните изисквания към състава на екипа за внедряване.

1. Мениджър-аналитик - наблюдава всички бизнес процеси на организацията, може да им влияе, представя си как трябва да работи организацията в EDMS.

2. Организатор на изпълнението (ръководител на проекта) - следи хода на проекта, планира работата, стимулира персонала, предприема административни мерки.

3. Обучени системни специалисти (ИТ и предметни специалисти) - описват хода на работата, настройват системата и обучават всички останали потребители, пишат инструкции, наредби и др.

Ако в организацията съществува такъв екип, има шанс системата да бъде внедрена самостоятелно. В противен случай трябва да наемете екип за внедряване на трета страна от доставчика или негов партньор.

Екип за внедряване на трета страна разработва проект за внедряване, инструкции за потребителите на системата, адаптира системата към конкретна организация и провежда организационни срещи.

Тази опция несъмнено е по-скъпа от независимото внедряване, но гарантира внедряването на системата с високо качество и навреме. Ето защо, когато избирате екип на трета страна, трябва да се уверите в професионалните умения и опит на тези специалисти. За целта е необходимо да се оценят проектите, които вече са завършили.

Етапи на технологията на изпълнение

Технологията за внедряване осигурява повече от половината от успеха. Ето защо, когато избирате фирма-изпълнител, трябва внимателно да проучите нейната технология за изпълнение и да оцените контролните точки - критерии за качество на изпълнението на междинните етапи. Наличието и броят на контролните точки може да служи като индикатор за зрялост на технологията.

Нека разгледаме техните характеристики за внедряване на EDMS.

1. Проучване на организацията. Откроени са основните документи на организацията и основните бизнес процеси, върху които ще се провежда изследването. Ето защо, преди започване на работа, процедурата за внедряване и отделите, които ще бъдат обхванати от проучването, се определят въз основа на тяхното участие в бизнес процесите. Проучвателният период е от 2 до 4 седмици за разработване на проекта.

2. Обучение на персонала. Опитът показва, че при внедряването на EDS е необходимо обучение на поне 30% от служителите. Това се дължи на броя на обхванатите служители. Невъзможно е да се назначи консултант на всеки служител, затова служителите трябва да могат да се съветват един друг, всеки трети трябва да може да обясни на колегите какво и как да правят в дадена ситуация.

Спестяването на пари и време на този етап ще доведе до увеличаване на разходите за пробна експлоатация и забавяне на нейните срокове. В графика за изпълнение трябва да се предвиди повече време за обучение, като се има предвид необходимостта от обучение на голям брой служители.

3. Разработването на инструкции е изключително важен етап. Преди да започне работа, всеки служител трябва да получи инструкции за работа в системата, това ще премахне недоверието в системата и ще разясни основните моменти на работа в системата EDI.

4. Пробната експлоатация е етап, който ще ви позволи да оцените готовността на организацията за промишлена експлоатация на системата.

И все пак, въпреки високата трудоемкост на процеса, има много примери за успешно и ефективно внедряване на EDMS.

За кратък преглед на системите за електронно управление на документи, съществуващи на руския пазар, ние взехме най-известните системи, които заемат водещи позиции, активно развиват функционалността на продукта, като по този начин печелят нови клиенти. Информация за тези EDMS може да бъде намерена в различни отворени източници. Чуждестранните платформи, които, въпреки че могат да се използват за автоматизиране на работата с документи, не се използват широко в местните организации поради високата им цена, не се разглеждат.

По-долу са някои EDMS, функционалност, предимства и недостатъци на всяка от тях. След това, въз основа на този материал, ще бъде съставена сравнителна таблица на прегледаните софтуерни продукти по ключови функции и ще бъдат дадени техните оценки.

"DocsVision"

Системата DocsVision е софтуерен продукт, предназначен за създаване на автоматизирани корпоративни решения за управление на документи и бизнес процеси. Включва специфична за домейн платформа с отворени интерфейси за програмиране на приложения за разработване на персонализирани приложения и готови стандартни приложения с възможности за параметрична конфигурация. Разработчикът е DocsVision, компания, отделена от Digital Design. Разработен от 1998 г.

Функции:

- автоматизация на управлението на предприятието;

- подкрепа на процесния подход при организиране на управлението;

- автоматизация на системи за управление на качеството;

- автоматизация на процесите на одобрение на документи и одобрение;

- средства за наблюдение на изпълнението на документи и задачи;

- маршрутизиране и доставка на документи до потребителски работни станции;

- управление на процесите по обработка на документи;

- организиране на взаимодействие с контрагенти и клиенти;

- офис автоматизация;

- създаване на електронен архив на документи.

Предимства:

- възможност за развитие на функционалност;

- унифицирани механизми за натрупване и съхраняване на цялата информация за процеси и приложения;

- унифицирани средства за наблюдение на изпълнението на задачите, интегрирани с инструменти за планиране;

- централизирани механизми за търсене на информация, независимо от приложението, процеса, вида на документите;

Способността да се натрупва информация за протичането на процесите и да се използва тази информация за реинженеринг;

- унифициран интерфейс, без необходимост от допълнително обучение при въвеждане на нови приложения;

- тясна интеграция с използваната система за имейл и планиране;

Единна опашка от задачи за всички процеси и приложения (системата независимо информира за необходимостта от извършване на определени действия);

Инструменти за автоматично инсталиране на софтуер на потребителски работни станции (не е необходимо време за инсталиране и актуализиране на клиентски приложения);

- WEB достъп до всички функции на системата;

- унифицирана система за разграничаване на правата за достъп, интегрирана със стандартните инструменти за сигурност на Windows.

недостатъци:

Липса на проверка на документите за дублиране при регистрация;

Невъзможност за регистриране на документ въз основа на съществуващ такъв;

Липса на отчетност, контрол на движението и срокове за съхранение на дела и документи в архива;

Съществени ограничения при финализиране на решения без участието на производителя на платформата.

"мотив"

„Мотив“ е система за оперативно управление на компанията, реализирана като уеб приложение, което ви позволява да организирате достъп до нея от всяка работна станция, свързана с интернет. Представянето на информацията в системата се основава на няколко лесни за научаване концепции – като Проект, Задача, Действие, Служител, Отчет и др. Разработчик - "Мотив". Системата е представена като инструмент за управление на предприятието. На пазара от 2004г.

Функции:

Създаване на единно информационно пространство за компанията;

Организиране и поддържане на вътрешен електронен документооборот на фирмата;

Възможност за екипна работа по проекти;

Възможност за управление на голям брой задачи и задания;

Контрол върху заетостта на персонала;

Управление на голям обем документи;

Осигуряване на конфиденциалност на информацията;

Бързо и удобно търсене на информация в съответствие с потребителските права в системата;

Поддържане на архиви на проекти, задачи и документи.

Предимства:

Умишлено опростяване на обектния модел на системата, което допринася за успешното му внедряване и намалява времето и парите, изразходвани за обучение на персонала;

Комбиниране на функционалността на няколко класа системи за управление;

Работа с различни интерфейси;

Възможност за самостоятелно изпълнение;

Широки възможности за интеграция;

Не са необходими специални умения за администриране на системата;

Ясна функционалност.

недостатъци:

- липса на шаблони за създадени документи;

- невъзможност за регистриране на документи от скенера;

- липса на съвместимост със софтуер, който осигурява разпознаване на изображения на документи;

- липса на поддържане на история на работа с документа;

Липса на способност за организиране на работа офлайн;

Невъзможност за назначаване на отговорен изпълнител по документ;

Липса на поддържане на отделна база данни с архивни документи;

Липса на отчитане на мястото на съхранение на оригиналните документи.

"Директум"

Системата Directum е система за електронно управление на документи и управление на взаимодействието. Разработчик - Directum. На пазара от 2003г. "Directum" поддържа пълния жизнен цикъл на управлението на документи, докато традиционният работен процес на хартия се вписва безпроблемно в управлението на електронни документи. Това гарантира „безболезнен” преход на компанията към електронен документооборот и бърза адаптация на служителите. Предимствата включват широка функционалност и прости принципи на работа.

Управление на електронни документи;

Управление на бизнес процеси;

Управление на договори;

Управление на срещи;

Управление на взаимоотношенията с клиенти;

офис;

Обръщения от граждани и организации;

Управление на показателите за ефективност.

Предимства:

Внедряване на пълноценна електронна система за управление на документи и бизнес процеси (поддръжка на целия жизнен цикъл на управление на документи и работа);

Съответствие с руските стандарти и норми за работа в офиса;

Разширено внедряване на механизма за електронен цифров подпис (ЕЦП);

Прости принципи на работа със системата за потребител, запознат с електронната поща и файловата система;

Наличие на разработени инструменти за конфигуриране на системата и вграден език;

Лесно администриране поради използването на общи платформи (MS SQL Server) и наличието на автоматични агенти;

Възможност за организиране на географски разпределена работа, включително офлайн;

Наличие на два начина за работа на потребителите със системата: чрез настолен клиент и чрез уеб клиент (чрез уеб браузър);

Разширена функционалност на системата благодарение на наличието на модулите за управление на срещи, управление на договори и управление на взаимоотношенията с клиенти;

Висока скалируемост на системата, осигуряваща работа на хиляди потребители и съхранение на милиони различни документи;

Наличие на разработени инструменти (IS-Builder), което ви позволява бързо да адаптирате системата, да я интегрирате с други системи, както и да я модифицирате сами, като вземете предвид развитието на организацията.

недостатъци:

Зависимост от платформи на Microsoft;

Цената на автоматизацията се състои не само от цената на софтуера, но и от услугите за внедряване. Цената на услугите за внедряване се определя в зависимост от нуждите на клиента и може да бъде нула (закупуване на пакетно решение) или да достигне значителни суми при автоматизиране на нестандартни задачи;

Ако внедряването изисква промяна в разработката на системно ниво, тогава ще са необходими допълнително време и труд при актуализиране до нова версия;

- невъзможност за създаване на документ на базата на съществуващ такъв;

- липса на проверка за дублиране при регистрация;

- невъзможност за назначаване на отговорен изпълнител на документа;

- невъзможност за генериране на отчети въз основа на резултати от търсене;

Необходимостта от внедряване на скъпа инфраструктура.

"EUPHRATS-Управление на документи"

Системата EUFRAT-Document Flow ви позволява да внедрявате различни схеми за автоматизация на работа с документи и да автоматизирате ключови бизнес процеси на организацията. Разработчик: Cognitive Technologies. На пазара е от 1997г. Системата EUFRAT-Document Flow е предназначена за решаване на различни проблеми на автоматизацията на работа с документи, като управление на електронни документи, работа в електронен офис, автоматизация на различни бизнес процеси. Внедряването на системата може да осигури работа както в съответствие с местните принципи на управление, така и в съответствие със западните стандарти.

Автоматизиране на регистрация на документи и задачи;

Осигуряване на ефективно взаимодействие между служителите в рамките на работата по документи;

Осъществяване на незабавно търсене на информация;

Проследяване на изпълнението на работата по документи и задачи;

Възможност за наблюдение на състоянието на текущите процеси и анализ на натовареността на персонала чрез генериране на различни регистрационни файлове и отчети;

Организиране на дългосрочно съхранение на организационни документи;

Осигуряване на диференциране на правата за достъп на служителите до информация.

Предимства:

Основните предимства на разработчиците включват възможността за използване на системата като кутия или проектно решение;

За инсталиране и работа със системата EUFRAT-Document Flow не е необходим допълнителен софтуер. Системата работи на базата на собствена вградена СУБД “Ника”, която е включена в пакета за доставка;

Съответствие с нормативните изисквания на руската офис работа, както и изискванията на стандарта ISO 9000;

Наличие на вградени инструменти за сканиране и разпознаване на обекти с поддръжка за поточно въвеждане на документи, включително уникална технологична разработка от Cognitive Technologies - технология Drag&Recog (разпознаване в движение);

Наличие на вграден в системата генератор на отчети;

Технология на морфологичния анализ на текста;

Възможност за работа с документи и инструкции с помощта на уеб браузър от всяка точка на света;

Прилагане на сертифицирани средства за криптографско криптиране и използване на електронен цифров подпис;

Гъвкави опции за управление на правата за достъп, включително използване на потребителски „роли“;

Системата не изисква големи ресурси за внедряване и администриране.

недостатъци:

Липса на вградени инструменти за преглед на прикачени файлове;

Липса на работа с документи офлайн;

Без възлагане на задачи на групата;

Фокус върху строго централизирано съхранение на данни без възможност за дублиране на съхранение на документи;

Доста зле организирана работа с големи обеми за съхранение;

Несъвършена работа с номенклатурата на делата;

Несъвършена подсистема за работа с „хартиени“ документи (няма отчитане на разпространението на хартиени документи).

Таблица 2.1 представя оценки на функционалността на всяка EDMS по общи критерии.

Тези критерии са разработени и оценени в статия на Рейнголд Леонид Александрович, специалист по информационни технологии, кандидат на техническите науки, посветена на преглед на системите за управление на електронни документи.

За да се изчисли всеки обобщен критерий от Reingold L.A. бяха избрани много конкретни критерии. В таблица 2.1 стойността на последната колона съответства на броя частни критерии, включени в оценката.

Таблица 2.1 - Оценка на функционалността на EDMS

Окончателна оценка на функционалността	Directum	DocsVision	EUPHRATS-Документооборот	Мотив	Максималната възможна оценка по критерия
Регистрация и въвеждане на документи	9,5	10,5	13,5	6,5
Работа с документи	15,5	16,5		10,5
Управление и контрол на работния процес			12,5
Търсене и анализ на информация		9,5	9,5	6,5
Информационна сигурност	12,5	13,5		11,5
Поддръжка на хартиени документи
Стандартни инструменти за конфигуриране				5,5
ОБЩА СУМА	70,5		80,5	51,5

Както може да се види от таблица 2.1, някои от системите за управление на електронни документи, разгледани по-горе, заслужават доста висока оценка. Но успоредно с това цената на продукта рязко нараства. Някои компании с малък документооборот не се нуждаят от повечето функционалности на обсъжданите EDMS; В допълнение, много компании вече имат СУБД, така че някои ЕДМ, без възможност да работят с тази СУБД, са изключени от разглеждане.

„Програмата за автоматизация на документооборота в търговско дружество „Реклама Плюс” се разработва с помощта на фирмената СУБД Microsoft SQL Server 2008.

Предимствата на програмата са:

По желание на клиента програмата ще има само необходимата функционалност, поради което разходите за закупуване на този софтуерен продукт са рязко намалени, като същевременно се запазват всички изисквания на клиента;

Програмата ще има удобен и интуитивен потребителски интерфейс, който отчита наличието на конкретни документи в дадена фирма;

- възможност за по-нататъшно развитие на функционалността на програмата;

Няма нужда от закупуване на допълнителни модули, програмата съдържа цялата необходима на клиента функционалност;

Лесно администриране чрез използването на разпространената платформа MS SQL Server 2008.

В съответствие с развитите световни и вътрешни практики за внедряване на информационни системи (ИС), в тази статия ще разгледаме процеса на внедряване на EDMS, който включва няколко етапа на работа. Резултатът от внедряването на EDMS е индустриалната експлоатация на системата в цялото предприятие.

Ефективността на документооборота не винаги е свързана с неговото намаляване. Повишаването на ефективността на документооборота и удобството за мениджърите трябва да се разглежда във връзка с повишаването на качеството на информационното съдържание. Целта на оптимизирането (проектирането) на документооборота е да се приведе в съответствие с нуждите на управлението, като същевременно се намалят разходите за поддръжката му. Разширената процедура за оптимизиране (проектиране) на документопотока включва следните пет стъпки.

Оптимизирането на документния поток включва две основни области:

• 1. Повишаване качеството на информационното съдържание (свързване с центрове за отговорност; оптимален набор и съдържание на индикатори; високо качество на нормите и стандартите; наличие на информация за отклонения).
• 2. Повишаване на ефективността на документооборота и удобството за мениджърите (елиминиране на дублирането на информация, оптимизиране на маршрутите на движение; комбиниране на първичното счетоводство със счетоводство и оперативно управление и др.; привеждане на имената на документите в съответствие със съдържанието).

Повишаването на ефективността на документооборота и удобството за мениджърите трябва да се разглежда във връзка с първата посока, т.е. ефективността на документооборота не винаги е свързана с неговото намаляване. Загубата на част от информацията може да доведе до негативен ефект като цяло за предприятието.

Нека разгледаме варианта за намаляване на документооборота, като същевременно запазим информационния му капацитет. И така, целта на оптимизирането (проектирането) на документооборота е да се приведе в съответствие с нуждите на управлението, като същевременно се намалят разходите за неговата поддръжка.

Разширената процедура за оптимизиране (проектиране) на документооборота включва следните стъпки:

• Стъпка 1. Предпроектно проучване или описание на предприятието.
• Стъпка 2. Подробно описание на съществуващия документооборот.
• Стъпка 3. Анализ на качественото съдържание на информацията.
• Стъпка 4. Оптимизиране на документооборота.
• Стъпка 5. Създаване на стандарти (инструкции).

Информационно проучване и анализ

Задачите на първата стъпка - описание на предприятието - са да се определят нуждите на управлението и да се идентифицира влиянието на факторите. Управленските нужди се идентифицират въз основа на проучване на функциите, съдържащи се в длъжностните характеристики и описание на групи управленски решения, взети на различни нива на управление. Съществуващото отчитане в процеса може да се използва за критичен анализ. Препоръчваме работата да се извършва успоредно с анализа на качественото съдържание на информацията.

При изграждането на документооборот, както и при създаването на организационни структури за управленско счетоводство, работата започва с изучаване на влиянието на такива фактори като: технологични характеристики, състав на продукта, организация на производството и управление на предприятието и неговите структурни подразделения, бизнес процеси, материални потоци. Организацията на документооборота до голяма степен зависи от наличието на центрове за отговорност в организационните управленски структури; развитие на механизма на вътрешнофирменото предприемачество; наличие на управление на отклоненията; управленска компетентност и нейното използване на прогресивни методи за вземане на решения; наличие на персонални компютри, информационни мрежи и др.

По-специално по време на предпроектната работа са необходими по-големи подробности по отношение на описанието на центровете за създаване (трансформиране, използване) на информация и техните персонализирани връзки (отчетни точки); описание на документи и съществуващи документопотоци.

Разработването на системи за управление на документи за целите на управлението и психологията на управлението, разбира се, като се вземат предвид технологичните и организационните характеристики на предприятието, трябва да започне без препратка към конкретен софтуерен продукт. Първо трябва да създадете идеология и едва след това да търсите софтуерен продукт за нея.

Преди да започнете процеса на внедряване на EDMS в предприятие, препоръчваме да проведете експресно проучване (предпроектно проучване), за да:

• получаване на обща информация за обекта на внедряване на EDMS;
• определяне на целите за изпълнение;
• определяне на общите ключови изисквания за EDMS и границите на проекта;
• определяне на общото състояние на организацията на документооборота и деловодството;
• определяне на основните участници в проекта (формиране на работна група);
• определяне на общото ниво на сложност на потенциален проект;
• оценка на нуждите от миграция на данни и интеграция с друг софтуер;
• събиране на информация, необходима за изготвяне на ефективно и печелившо търговско предложение, ако проучването и изпълнението ще бъдат извършени от трета страна.

На този етап се избира платформата, върху която ще се разработва EDMS.

На този етап, въз основа на получената първична информация, се назначава Ръководител на проекта (PM), който изготвя основен работен план, йерархична структура на работа (WBS) и Харта на проекта.

По време на информационното проучване съществуващите бизнес процеси се изследват и описват („както са“). В резултат на анализа на събраните данни са предложени оптимизирани бизнес процеси („да бъде” - „както трябва да бъде”) и са формулирани функционални изисквания към EDMS.

Целите на информационното проучване са:

• проучване и точно описание на бизнес процесите, които ще се автоматизират;
• разработване на препоръки за оптимизиране на документооборота и организация на документооборота и деловодството;
• дефиниране и описание на системни модификации, интерфейси, вкл. интерфейси с външни системи и средства за пренос на данни от съществуващи програми, които трябва да бъдат разработени и внедрени по време на проекта;
• разработване на технически спецификации (ТЗ).

За да се получи необходимата информация, се провеждат въпросници и интервюта сред основните потребители (ръководители на заинтересовани отдели и служители, които пряко ще трябва да работят в новата EDMS). По време на работа се препоръчва:

• Направете списък на съществуващите видове документи в организацията и направете проучване на всеки тип документ:

опишете технологията на документиране (набор от подробности, ако е необходимо, тяхното местоположение, последователност и характеристики на дизайна); показват условията за движение на документи (наличие на подписи, визи, чекове и др.), диаграмата на документооборота (маршрут) или списък на основните джиранти, подписващи лица и др.; опишете метода на регистрация (формат на регистрационните номера);

• Направете списък на служителите, отговорни за създаването на документи (кой/кой отдел създава какви типове документи).
• Направете списък на служителите, които заверяват, подписват, одобряват документи (кой заверява/подписва какви видове документи; условия, при които се изисква виза/подпис).
• Направете списък на регистраторите на документи
• Определете какви видове документи трябва да бъдат поставени под контрол (идентифицирайте администраторите, условията за поставяне под контрол, условията за премахване на контрола и друга необходима информация).
• Направете списък с други хора, отговорни за процеса на обработка.
• Въз основа на информацията, посочена по-горе, създайте алгоритъм за движение на документа (оперограма). Вижте пример 1.
• Определете необходимите отчетни документи (условия за създаване на отчети и техните форми).
• Въз основа на проучването изгответе инструкции за предучилищни образователни институции (ако е необходимо).
• Съставете номенклатура на делата, като посочите сроковете на съхранение и принципите за формиране на делата (ако е необходимо).
• Направете списък с документи, като посочите условията за предоставяне на достъп до тях (например в зависимост от позицията).

Въз основа на информацията, посочена по-горе, се разработват функционални изисквания за EDMS или техническо задание за нейното развитие (TOR). По-специално, анализаторът трябва да изготви изисквания за формата и състава на регистрационните и контролните карти (набор и подреждане на полета в картата, методи за попълване на EDMS и т.н.), маршрути за движение на документи и други необходими изисквания за създаване и развитие на EDMS.

Въз основа на практиката за проектиране на системи за управление на документи можем да предложим следната последователност на работа:

• 1. Изграждане на схеми на счетоводни точки на основното производство, спомагателното производство, функционалните услуги.
• 2. Построяване на диаграми на техните взаимовръзки.
• 3. Събиране на попълнени формуляри на документи и отчети по счетоводни точки.
• 4. Систематизирането им в албуми.
• 5. Описание на сроковете за подаване, посоката на движение на документите и отчетните форми (в какъв срок, на кого и от кого се предава документът).
• 6. Изграждане на тематични и обобщени документооборотни диаграми.
• 7. Извършване на логически и необходим анализ на документи.
• 8. Анализ на пътя на документите в процеса на тяхното създаване, съгласуване и одобрение.
• 9. Разработване на предложения за извършване на промени в съществуващата схема на документи и отчетност във връзка с предложения за промяна на други управленски счетоводни параметри (отчитане на отклонения, центрове на отговорност и др.).
• 10. Разработване на предложения за премахване на дублирането на информация.
• 11. Разработване на предложения за унификация на документи.
• 12. Разработване на предложения за рационализиране на движението на документи и отчетност.
• 13. Разработване на проект за оптимизирана система за консолидиран документооборот и вътрешна отчетност.
• 14. Разработване и внедряване на стандарти за документооборот и генериране на вътрешна отчетност.

Когато извършвате горните операции, трябва да имате предвид някои съвети.

Счетоводни точки. Първо, вие идентифицирате субектите на взаимоотношенията по време на обмена на информация. Те могат да бъдат наречени центрове на произход, потребление и предаване на информация или счетоводни точки. И така, счетоводните точки са фиксирани, взаимовръзките на разделите бяха описани на предишния етап, сега можете, като комбинирате и допълвате този материал, да изградите диаграми на взаимовръзките на счетоводните точки.

Тези схеми ще ви помогнат не само да прекъснете маловажните връзки в първите стъпки на проекта, без да ги поставяте в документална форма, но и да спестите време и пари. Те са незаменими при тестване на предложения за оптимизация, за да видите дали всичко е взето под внимание.

Албуми и описания на документи. Важна стъпка е създаването на албуми от документи, съществуващи към момента на проекта и тяхното описание; Това е най-отнемащата време, безинтересна и неблагодарна работа.

Когато извършвате работа за оптимизиране на потока от документи, използвайте съветите, получени в резултат на анализ на практиката на грешките: задайте ограничения своевременно - „да не прегръщате необятността“; разберете дали документът е съставен от същия служител, който го подписва, или има реални невидими изпълнители; в ситуации, когато ръководителят на цеха подписва фактура за прехвърляне на полуфабрикат в следващия цех, решете колко пъти ще опишете движението на документа: веднъж от цех в цех или проследете целия път. В този случай трябва да има идентичен принцип на записи за всички подразделения на организацията.

При извършване на работа трябва да се спазва задължително условие: описанието на документите трябва да бъде представено в единна форма за всички подразделения на организацията.

Местни и общи схеми на документооборот. След като опишете документите, можете да продължите към изграждането на диаграми. Те допринасят за отговора например на въпроса - колко труден е пътят на един обикновен документ в четири екземпляра, за разлика от самата производствена операция. Анализът на модела на документния поток ви кара да мислите за осъществимостта на крайните маршрути. Например, защо се нуждаем от първични документи за вътрешно преместване в плановия отдел?

Пример 1. Предлагаме да формализираме информацията, получена в резултат на проучването, под формата на оперограма (вижте фигура 1) или под формата на алгоритъм (вижте фигура 2). Като пример предлагаме да разгледаме жизнения цикъл на поръчките за основните дейности. Технологията за работа с този тип документи е най-унифицирана и може да се използва в различни предприятия.

Фигура 1. Операграма на жизнения цикъл на поръчка за основната дейност

Фигура 2. Алгоритъм за обработка на поръчки за основни дейности

Статията „Информационно проучване като част от внедряването на EDMS“, публикувана в списание „Офис работа и документооборот в предприятието“ № 2, 2007 г., изброява въпроси, които могат да се използват във въпросници или при интервюиране на потребители. Въпросите са препоръчителни.

Няма ясни изисквания за провеждане на проучване, следователно във всеки конкретен случай, използвайки готови решения, трябва да предприемете творчески подход към получаването на необходимата информация, нейното структуриране и показване.

Информационното проучване е важен етап от оптимизирането на предучилищните образователни институции и внедряването на EDS. В крайна сметка качеството на взетите решения за оптимизиране на процесите и разработване на изисквания за функционалността на EDMS зависи пряко от получената информация и качеството на нейното представяне. В тази връзка е необходимо да се придържаме към основния принцип на проучването - получаване на пълна, достоверна и актуална информация за процесите, които се планира да бъдат автоматизирани.

Тематичен анализ и оптимизиране на документооборота

Претрупаността на документооборота и неговата нерационалност може да се види от анализа на темите. Нека анализираме например входовете и изходите на материалния поток в отдел (движение на полуфабрикати, готови продукти). Може да се окаже, че тържественият факт на преместване на контейнер с преработени суровини от цех в цех ще бъде придружен от фойерверк от записи в първични документи, дневници, резюмета и отчети. Значително дублиране възниква и при прехвърляне на полуготови продукти в рамките на един и същи цех.

За да вземете решение за намаляване на записите, се препоръчва извършването на необходимия анализ в таблична или графична форма. Формално показва дублирането на показатели в документи. Анализът на местните схеми, допълнен от изясняване на конкретната цел на документ, резюме или запис в счетоводния регистър (управленско решение и др.), ще помогне да се идентифицира дублирането на документи или детайли по същество. В резултат на това се взема решение за намаляване или трансформиране на документи, като се вземат предвид техническото оборудване на цеховете и възможностите на автоматизираната система за управление. Могат да бъдат дадени и препоръки за обединяване на регистрационни файлове:

Осъществимостта и логиката на извършване на всички видове работа се оценяват от гледна точка на това как те допринасят за оптимизиране на информационната поддръжка на управленските решения, ефективността и точността на тяхното изпълнение.

Разработване и конфигуриране на EDMS

На този етап се изпълняват изискванията, описани в техническите спецификации: настройка на EDMS, модифициране или разработване на нови функции на системата на избраната платформа.

Целите на физическото внедряване на EDMS са:

• разработване на структурата на базата данни на EDMS;
• разработване на екранни форми;
• разработване на механизми: одобрение, регистрация, изпълнение и др.
• разработване на техническа документация за системата.

• Наличие на необходимите функции в системата (процедури за одобрение, регистрация, изпълнение, контрол на изпълнението, предоставяне на достъп и др.);
• Наличие на необходимите карти за документи;
• Сложност и цена на обновяване на Системата;
• Максималният брой едновременни потребители, при който системата работи стабилно и скоростта на обработка на заявките е задоволителна;
• Максимален брой потребители, свързани към системата;
• Цена на лицензи (на сървър, 1 работна станция);
• Сложност и цена на Системна администрация, техническа поддръжка;
• Възможност, сложност и цена на актуализиране на версиите;
• Възможност за работа с отдалечени потребители (при необходимост);
• Цена и качество на консултантските услуги;
• Надеждност на Доставчика (степен на популярност на пазара, брой успешно завършени проекти и др.).

По време на този етап директно се изпълняват изискванията, описани на етапа на информационното проучване.

По-голямата част от работата по разработката се извършва извън сайта, следователно постоянното и ефективно взаимодействие между разработчиците и клиента е ключов фактор за успешното завършване на разработката и приемането на системата от клиента.

Процесът на тестване е от решаващо значение за гарантиране на качеството на разработката. Планирането и подготовката на теста трябва да започне възможно най-рано. Крайните потребители трябва да участват възможно най-много в изготвянето на критериите за изпитване. Изключително важно е тестването да се извършва от клиента.

Пилотна операция

Целта на внедряването на Системата е фактът, че потребителите започват да работят в EDMS (Системата трябва да задоволява нуждите и заявките на потребителите) и стабилна работа на Системата (без откази и грешки).

По време на процеса на изпълнение се извършва следната работа:

Инсталиране и конфигуриране на софтуер;

• обучение на служители и администратори на EDMS;
• разработване на EDMS документация за потребители (Помощ);
• отстраняване на грешки в системата;
• финализиране на EDMS въз основа на коментари и предложения от потребители;
• разработване на нормативна документация: инструкции за предучилищни образователни институции, правила за работа с различни видове документи;
• организиране на техническа поддръжка за потребителите (консултиране на потребителите по въпроси, свързани с работата в системата).

Този етап е най-трудният за всички участници в проекта (потребители, разработчици, изпълнители). На този етап софтуерният продукт се адаптира, тества и тества в реални условия на работа. Най-трудно е да се преодолее психологическата бариера сред потребителите при започване на работа в нова за тях среда, т.к. потребителите са принудени да променят своите обичайни и установени начини на работа. В тази връзка на този етап е важно да се осигури обучение и консултация на потребителите. Това ще им помогне да се адаптират към новите условия на труд.

Промишлена експлоатация

Промишлената експлоатация на EDMS е използването на стабилна работеща EDMS, която напълно отговаря на изискванията на потребителите в процеса на изпълнение на задълженията на служителите на организацията.

Работа, извършена по време на работа на EDMS:

• Консултиране и обучение на потребители за работа в EDMS;
• Администриране на директории (организационна структура, потребители, пътища за одобрение, пощенски списъци и др.);
• Администриране на сървър и софтуер;
• Извършване на архивиране (backup)

На този етап можете да започнете процеса на разработване на EDMS: добавяне на нови функции, разширяване на границите на проекта за внедряване (добавяне на нови категории/типове документи, разширяване на броя на потребителите/подразделения/предприятия на холдинга, добавяне на нови функции).

За да се намали времето за внедряване и внедряване на EDMS, работата на изброените етапи може да се изпълнява паралелно, в зависимост от нивото на сложност на задачите по автоматизация, използвания софтуер и др.

През целия жизнен цикъл на проекта за внедряване на EDMS трябва да се извършва работа по управление на проекта. Например, препоръчително е да използвате американския стандарт ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide).

Управление на проекти

Проектът е временно начинание за създаване на уникални продукти или услуги. Управлението на проекти е отделна област на управление, предназначена специално за управление на временни дейности с уникални резултати.

Най-известните/широко използвани стандарти за управление на проекти са:

• PMBOK (американски стандарт: www.pmi.ru);
• Prince2 (английски стандарт: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (Европейски стандарт: www.ipma.org);
• P2M (японски стандарт: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Основните герои:

• Ръководителят на проекта (лидер) е лицето, което отговаря за управлението на проекта.
• Спонсор на проекта е лице, което осигурява финансови средства за проекта и осигурява административно и организационно подпомагане на проекта.
• Клиентът (потребителят) на проекта е лицето, което ще използва резултатите от проекта.
• Заинтересованите страни по проекта са лица, които участват активно в проекта и/или чиито интереси могат да бъдат засегнати от изпълнението на проекта (които влияят и са засегнати от резултатите от проекта).

Пример за жизнен цикъл на проект:

Харта на проектае първият официален документ на проекта. Официално потвърждава съществуването на проекта. Дава на RP пълномощията да ангажира организационни ресурси към операциите на проекта. RP се определя и предписва възможно най-рано. RP винаги трябва да се определя преди да започне планирането и за предпочитане по време на разработването на хартата на проекта.

Хартата на проекта подлежи на детайлизиране по време на фазата на планиране на проекта.

Хартата на проекта може да включва:

• Описание на нуждите на бизнеса за иницииране на проект;
• Целта или основата на проекта;
• Описание на нуждите и очакванията, както и степента на влияние на заинтересованите страни;
• Обобщен план на ключови етапи на проекта (Milestones);
• Описание на функционални организации;
• Описание на организационните допускания и ограничения;
• Общ бюджет на проекта.

Описание на обхвата на проекта– това е информация за целите и задачите на проекта, получена от Клиента на началния етап (информационно проучване). Може да съдържа общи показатели и подлежи на допълнително уточняване и развитие от ръководителя на проекта на етап планиране и развитие. Това е изявлението на проекта (какво трябва да се направи).

Процесът на разработване на декларация за обхвата на проекта описва и документира характеристиките и границите на проекта и свързаните с него продукти и услуги, както и методите за приемане и управление на обхвата.

Основни компоненти на документа:

• Цели на проекта;
• Описание на продукта на проекта
• Резултати от проекта
• Допускания и ограничения в проекта, граници на проекта;
• План за крайъгълен камък на проекта.

План за управление на проектае официално одобрен документ, който да ръководи изпълнението на даден проект. Това е документ, който съдържа и интегрира резултатите от планирането във всички области на проекта (време, разходи, ресурси, рискове, качество и т.н.)

Планът за управление на проекта може да се състои от един или повече допълнителни планове, като например:

• План за управление на обхвата на проекта;
• Календарен план;
• План за управление на разходите;
• План за управление на качеството;
• HR план;
• План за управление на взаимодействието;
• План за управление на риска;
• План за управление на доставките;
• План за подобряване на процеса

Невъзможно е да се създаде подробен план за целия проект наведнъж.

Основен плане официално одобрен документ, спрямо който се измерва изпълнението на проекта и който ще се използва за управление и контрол на изпълнението на проекта. Използва се за наблюдение на отклонението в напредъка на проекта.

Работен плане документ или набор от документи, които се променят с напредването на проекта и с наличната допълнителна информация. Работният план, като правило, винаги се различава от основния. Работният план се променя от РП.

Изпълнение на проекта– основният процес на изпълнение на проекта (включени са значителна част от ресурсите).

Основните отговорности на RP включват:

• Интегриране и координиране на дейностите по изпълнение на плана на проекта;
• Постоянно сравнение и анализ на отклоненията на текущото изпълнение на проекта в сравнение с базовата линия на проекта;
• Ако е необходимо, инициирайте заявки за промяна;
• Прогнози за разходите и графика на проекта.

Анализ на ефективността на внедряването на електронни системи за управление на документи (EDMS)

Ефективността е една от най-разпространените икономически концепции. Ефективността може да се определи като вероятността за постигане на цел. Горният анализ на предпоставките за внедряване на EDMS е недостатъчен, за да се препоръча внедряването му. Необходим е анализ на рентабилността на EDS.

Цели на внедряването на система за електронен документооборот:

офис автоматизация,

автоматизация на документооборота,

автоматизация на контрола върху изпълнението на документи и поръчки,

повишаване на дисциплината на изпълнение,

подреждане на нещата при работа с документи,

намаляване на времето за документни транзакции,

преход към безхартиени технологии.

По този начин е възможно да се определи ефективността на използването на електронна система за управление на документи (EDMS) в тесния смисъл на думата за отделни отрасли и потребители. В този случай е разумно да се вземат предвид следните видове ефекти:

икономически - неговите показатели отчитат в парично изражение всички видове резултати и разходи, произтичащи от прилагането на EDS. Автоматизацията на офис работата, автоматизацията на документооборота, автоматизацията на контрола върху изпълнението на документи и поръчки спомага за намаляване на грешките, възникващи по време на ръчен труд, ускоряване на процеса на документооборот, което осигурява несъмнена печалба във времето и спестяване на разходи за енергия, разходи за машинно време и др.

финансово - изчисляването на показатели от този тип ефект се основава на финансовите резултати от използването на EDMS, което се отразява в намаляването на времето за операции с документи, като по този начин се намалява продължителността на работа с документи,

ресурс - неговите показатели отразяват влиянието на използването на EDMS върху обема на производството и потреблението на определен вид материален ресурс (електроенергия, труд и др.). Както вече споменахме, печалбата във времето при работа с документи ще намали потреблението на електрически ресурси, трудови ресурси и др.

научно-технически - включва новост, простота, полезност на EDMS;

социален - неговите показатели отчитат социалните резултати от внедряването на EDMS, изразяващи се в намаляване на трудоемкостта на подготовката и обработката на единица данни в автоматизирана система за управление на документи.

Нека разгледаме по-подробно спестяването на разходи за труд за потребителите на EDMS.

Изчисляване на условните годишни икономии на разходи за възнаграждение на работници от j-та квалификация Cj, когато трудоемкостта на процесите на подготовка и обработка на информация се промени в резултат на въвеждането на EDMS, се определя по формулата

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

където Szpj е годишният фонд на заплатата на служителя с j-та квалификация, ангажиран в подготовката и обработката на данни, рубли; Q1, Q2 - трудоемкост на подготовка и обработка на единица данни в основната и новите версии на програмния продукт, човек/час; A2 - годишен обем на работа по подготовка и обработка на данни в нова версия на програмния продукт, натурални единици; Фj - годишно работно време на един служител с j-та квалификация, ангажиран с подготовката и обработката на данни, часове.

Нека изчислим икономиите на разходи за възнаграждение на мениджър, работещ в публичния сектор в 11-та категория на единния тарифен график и имащ заплата от 10 000 рубли. Като се има предвид факта, че мениджърът има месечен бонус от 75% от заплатата си, месечната му заплата е 17 500 рубли. Следователно годишният фонд за заплати на мениджъра е 210 000 рубли. Като се има предвид, че при петдневна работна седмица броят на работните дни е 249, годишното работно време на ръководителя ще бъде 1992 часа.

Трудоемкостта на подготовката и обработката на документи с предишния метод на работа и в системата EDMS е съответно 25 [човек/час] и 20 [човек/час]. Годишният обем на работа по подготовка и обработка на данни в EDMS (в натурални единици) е? 80 документа.

Така получаваме спестявания в разходите за управленски труд:

C = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 рубли,

което е 20% от годишния фонд работна заплата на ръководител 11 категория, зает с подготовка и обработка на документи в автоматизирана система за документооборот.