العمل مع الوثائق الأساسية في المحاسبة. المستندات المحاسبية الأولية. بوليصة الشحن أو إيصال المبيعات

تحتل الوثائق الأولية مكانًا مهمًا إلى حد ما بين جميع الوثائق التي يحتفظ بها قسم المحاسبة. يتم فحصها باستمرار من قبل دائرة الضرائب ويجب إعدادها وفقًا للمعايير والقوانين اللازمة المعمول بها في الاتحاد الروسي. سنناقش في مقالتنا ما يتعلق بالوثائق الأولية، وكيفية إضفاء الطابع الرسمي عليها وإعدادها بشكل صحيح، حتى لا تواجه مشاكل مع مفتشية الضرائب لاحقًا.

الوثائق الأساسية في المحاسبة - ما هو؟

المستندات الأولية هي الأساس الذي يمكن من خلاله إجراء القيود المحاسبية وإدخالها في السجل العام. يعد هذا جزءًا مهمًا من الوثائق الإدارية لمؤسسة أو مؤسسة.

في جميع المؤسسات التي أجبرتها الدولة على الاحتفاظ بسجلات محاسبية، يجب إضفاء الطابع الرسمي على المعاملات التجارية وفقًا للوثائق الأولية. تُفهم المعاملة التجارية على أنها أي نشاط للمؤسسة يستلزم حركة الأموال أو هيكل أصولها.

وفقا لقانون المحاسبة، يجب أن يتم إعداد الوثائق الأولية في وقت واحد مع الإجراءات التجارية، أي أنه يجب توثيقها على الفور. ولكن إذا لم يكن ذلك ممكنا، فيمكنك إجراء التوثيق مباشرة بعد انتهاء الإجراء.

يمكن إعداد الوثائق الأولية ورقيًا وإلكترونيًا. ولكن في الخيار الثاني، يجب أن تكون جميع الأوراق مصدقة بالتوقيع الإلكتروني، وإلا فلن يكون لها قوة قانونية. لكن إذا نص العقد بوضوح على وجود نسخة ورقية من الوثيقة فيجب أن تكون متوفرة.

سيتم الاحتفاظ بالوثائق الأولية لمدة 4 سنوات. خلال هذه الفترة، يحق لمكتب الضرائب أن يطلب منهم في أي وقت التحقق منك ومن الطرف المقابل. يجب أن تكون حذرًا بشكل خاص بشأن المستندات التي تشتري بها أي شيء. تذكر أنه بفضلهم ستتمكن من اللجوء إلى المحكمة إذا دعت الحاجة.

فصل الوثائق حسب مراحل العمل

يمكن تقسيم جميع المعاملات التي تقوم بها مؤسسة أو مؤسسة إلى 3 مراحل:

1. مناقشة شروط الصفقة. في هذا الوقت، يجب عليك مناقشة جميع الفروق الدقيقة والتوصل إلى رأي مشترك. ستكون نتيجة هذه المرحلة توقيع اتفاقية وإصدار فاتورة للدفع.
2. الدفع حسب الصفقة. ويجب تأكيد ذلك من خلال مقتطف من حسابك الجاري إذا تم الدفع عن طريق التحويل المصرفي، أو عن طريق الشيكات ونماذج الإبلاغ الصارمة إذا تم الدفع نقدًا.
   غالبًا ما يستخدم موظفو المؤسسة الخيار الثاني عندما يأخذون الأموال على حسابهم.
3. استلام البضائع أو الخدمات المدفوعة. يجب أن يكون هناك دليل يؤكد استلام البضائع أو تقديم الخدمة، وإلا فإن الخدمة الضريبية لن تسمح لك ببساطة بتقليل مبلغ تحصيل الضرائب.

قد يكون التأكيد عبارة عن بوليصة شحن أو إيصال في حالة استلام البضائع، أو شهادة إنجاز العمل في حالة تقديم الخدمة.

ما هي المستندات المطلوبة؟

اعتمادًا على العملية التي سيتم تنفيذها، قد تختلف قائمة المستندات المطلوبة. دعونا نلقي نظرة على القائمة الأكثر شيوعًا للأوراق المطلوبة. عادة، يتم إعداد جميع المستندات إما من قبل المقاول أو مورد البضائع.

تبدو قائمة المستندات كما يلي:

مميزات السجل المحاسبي

بعد إعداد المستندات الأولية، يتم فحصها من حيث الشكل والمحتوى. بعد ذلك، إذا تم كل شيء بشكل صحيح، فسيتم إضفاء الطابع الرسمي عليها، ويتم التجميع الاقتصادي للبيانات التي تحتوي عليها في نظام المحاسبة العام. للقيام بذلك، يتم نقل جميع المعلومات المتعلقة برصيد ممتلكات الشركة والنقد والمعاملات التجارية من المستندات الأولية (المجانية) إلى سجلات المحاسبة.

السجلات المحاسبية نفسها عبارة عن جداول متخصصة يتم إعدادها في شكل محدد بدقة، بما يتوافق تمامًا مع التجميع الاقتصادي للمعلومات حول ممتلكات الشركة ومصادر حدوثها.

تنقسم جميع السجلات الموجودة إلى 3 مجموعات:

• بالميعاد. وبناءً على هذا المعيار، تنقسم السجلات إلى ترتيب زمني، ومنهجي، ومجمع. كل نوع فردي له ترتيبه الخاص لحفظ البيانات.
• بناءً على تعميم البيانات، يتم تقسيم السجلات إلى متكاملة ومتباينة. ويمكن اعتبار كل منها من الخاص إلى العام، أو العكس، من التقارير إلى المستندات الأولية.
• بالمظهر. يمكن أن يكون لها شكل تعسفي تقريبًا: كتاب، مجلة، بطاقة، أوراق مطبوعة.

يجب أن تحتوي سجلات المحاسبة على:

• العنوان الكامل.
• الفترة الزمنية المحددة لتسجيل المعاملات التجارية ومدة الفوترة المتعلقة بها.
• التوقيعات والأحرف الأولى للأشخاص المسؤولين. وهذا يجعل من الممكن، في حالة وجود قضايا مثيرة للجدل، العثور على الأشخاص الذين شاركوا في المعاملة والإشارة إليهم.

يجب أن تنعكس المعاملات التجارية التي تم إجراؤها بدقة في الفترة التي تم تنفيذها فيها. إذا لم يكن من الممكن إجراء الانعكاس الوثائقي مباشرة أثناء معاملة تجارية، فيجب أن يتم التسجيل مباشرة بعد اكتماله.

بشكل عام، يتم إنشاء السجلات المحاسبية من أجل تجميع وتنظيم المعلومات حول المستندات الأولية المقبولة للتسجيل من أجل عرض البيانات المالية. إذا تم تخزين الوثائق المالية والأولية للمؤسسة في شكل مطبوع، فبناءً على طلب المشاركين الآخرين في العمليات التجارية أو وكالات إنفاذ القانون (إذا كان هذا ضمن اختصاصهم)، يجب تقديم نسخ من قبل الشخص الذي قام بتجميعها و قدموها للتوقيع.

1C الوثائق الأساسية للمحاسبة

أثناء إجراء الأنشطة المالية والتجارية، سيتعين على المحاسب العمل مع كمية هائلة من الوثائق. هذه هي الأشكال المختلفة والعقود ووثائق التقارير والتقديرات والحسابات. بعضها ليس له أهمية كبيرة وهو ثانوي، ولكن هناك أيضًا مستندات مهمة جدًا يمكن أن يؤدي فيها خطأ بسيط إلى عواقب وخيمة على المؤسسة بأكملها وعلى المسؤولين الأفراد. هذه هي الوثائق الأساسية للمنظمة.

وبمساعدة برنامج 1C، ستتمكن من التحكم فيها وتشغيلها بسهولة أكبر. وتشمل مهامها إدارة مستندات الشحن والمستندات النقدية ومستندات المستودعات وتلك المتعلقة بتجارة التجزئة.

اليوم، يحتل برنامج 1C مكانة رائدة بين برامج المحاسبة المستخدمة باستمرار في بلدنا.

من بين وظائف 1C الأكثر شيوعًا ما يلي:

• أتمتة كاملة لجميع أنواع المحاسبة.
• حساب الرواتب للموظفين.
• إدارة محاسبة شؤون الموظفين والإنتاج.

يحتوي البرنامج على عدد كبير من الأوضاع والإعدادات التي يمكنك من خلالها تخصيصه بالكامل لنفسك وضبطه بالطريقة التي تناسبك.

يعد إعداد الوثائق الأولية مهمة معقدة ومضنية، ولكنها ضرورية ببساطة. سوف تساعدك تقنيات الكمبيوتر الحديثة والموظفين المؤهلين تأهيلا عاليا. إذا تعاملت معها بكل مسؤولية ومعرفة بالأمر، فلن تكون هناك مشاكل.

في تواصل مع

تعتبر المستندات المحاسبية الأولية مهمة في الأمور المحاسبية وفي تحديد حجم الالتزامات الضريبية. من المهم لمتخصص الشركة المسؤول عن إعداد المستندات المحاسبية الأولية أن يفهم بوضوح محتوى وأشكال هذه المستندات، وكذلك معرفة تفاصيل الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية.

دور الوثيقة الأساسية في المحاسبة

المستندات الأولية هي المستندات التي تقوم الشركة من خلالها بإضفاء الطابع الرسمي على الأحداث الاقتصادية التي حدثت في المؤسسة (البند 1، المادة 9 من قانون "المحاسبة" بتاريخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ).

أول شيء يجب أن يفهمه المحاسبون في أي منظمة بوضوح هو أنه لا توجد اليوم قائمة إلزامية محددة من نماذج المستندات المحاسبية الأولية. تحدد أي شركة لنفسها نماذج المستندات الأولية حسب الغرض من استخدامها.

ومع ذلك، بالنسبة لهذه الوثائق، يتم إنشاء قائمة بالتفاصيل الإلزامية قانونًا (البند 2، المادة 9 من القانون رقم 402-FZ).

مهم! يجب أن تكون النماذج المستخدمة في المحاسبة ثابتة في السياسة المحاسبية للمنظمة (البند 4 من PBU 21/2008، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 6 أكتوبر 2008 رقم 106 ن).

قائمة الوثائق المحاسبية الأولية المحتملة

قد تكون قائمة المستندات المحاسبية الأولية للفترة 2018-2019 كما يلي:

1. قائمة التعبئة. هذا مستند يعكس قائمة عناصر المخزون المنقولة. يتم إصدار الفاتورة في نسختين وتحتوي على معلومات تنعكس لاحقًا في الفاتورة. يتم توقيع الفاتورة من قبل ممثلي الطرفين المشاركين في المعاملة ومصدقة بختم (إذا كانت الشركة تستخدمها في ممارساتها).

1. سجل القبول. يتم إعداده عند الانتهاء من بعض الأعمال (الخدمات) للتأكد من أن نتيجة العمل تلبي المتطلبات الأصلية للعقد.

انظر عينة من هذا الفعل.

1. المستندات الأساسية لدفع أجور الموظفين (على سبيل المثال، قسائم الدفع).

لمزيد من المعلومات حول هذه العبارات، راجع المقالة ""نموذج تعبئة كشف الرواتب ت 49"" .

1. المستندات المتعلقة بوجود الأصول الثابتة - هنا يمكن للشركة إعداد هذه الوثائق من قائمة المستندات المحاسبية الأولية:

• شهادة قبول ونقل الأصول الثابتة بنموذج OS-1 - عند استلام أو التصرف في شيء لا علاقة له بالمباني أو الهياكل.

لمزيد من المعلومات حول هذا القانون، راجع المادة "النموذج الموحد رقم OS-1 - شهادة قبول ونقل الأصول الثابتة" .

• إذا كان الأصل الثابت عبارة عن مبنى أو هيكل، فسيتم إضفاء الطابع الرسمي على استلامه أو التخلص منه من خلال إجراء في نموذج OS-1a.

لمزيد من التفاصيل، راجع المقال "النموذج الموحد رقم OS-1a - النموذج والعينة" .

• يتم إضفاء الطابع الرسمي على شطب أحد الأصول من خلال إجراء في نموذج OS-4.

لمزيد من التفاصيل، راجع المادة "النموذج الموحد رقم OS-4 - قانون إيقاف تشغيل أحد الأصول" .

• إذا كان من الضروري توثيق حقيقة الجرد الذي تم إجراؤه، يتم إعداد قائمة جرد الأصول الثابتة في نموذج INV-1.

لمزيد من المعلومات حول مثل هذا المستند الأساسي، راجع المقالة ""النموذج الموحد رقم INV-1 - النموذج والعينة"" .

• إذا تم إجراء الجرد فيما يتعلق بالأصول غير الملموسة، فسيتم تجميع الجرد وفقًا لنموذج INV-1a.

لمزيد من المعلومات، راجع المادة "النموذج الموحد رقم INV-1a - النموذج والعينة" .

1. مجموعة منفصلة من المستندات الأساسية هي المستندات النقدية. وتشمل هذه، على وجه الخصوص، القائمة التالية من المستندات المحاسبية الأولية للفترة 2018-2019:

• استلام أمر نقدي.

لمزيد من المعلومات حول تجميعها، راجع المقال "كيف يتم ملء أمر استلام النقد (PKO)؟" .

• أمر نقدي للحساب.

1. أمر دفع.

اقرأ عن قواعد إعداد هذه الوثيقة.

1. تقرير مسبق.

1. فعل تعويض المطالبات المتبادلة.

اقرأ عن تفاصيل استخدام هذا المستند.

1. المعلومات المحاسبية.

للحصول على معلومات حول مبادئ تصميمها، راجع المادة "شهادة المحاسبة لتصحيح الأخطاء - عينة".

لا تستنفد القائمة أعلاه النطاق الكامل للمستندات الأساسية المستخدمة في المحاسبة، ويمكن توسيعها اعتمادًا على خصائص المحاسبة التي يتم إجراؤها في كل مؤسسة محددة.

مهم!إنها ليست وثائق محاسبية أساسية من قائمة 2018-2019 - القائمة المقترحة أعلاه:

• اتفاق. هذه وثيقة تنص على حقوق والتزامات ومسؤوليات الأطراف المشاركة في المعاملة، وشروط وإجراءات التسوية، والشروط الخاصة، وما إلى ذلك. يتم استخدام بياناتها عند تنظيم المحاسبة لتحليلات التسويات مع الأطراف المقابلة، ولكنها في حد ذاتها لا تولد المعاملات المحاسبية.
• يفحص.تعكس هذه الوثيقة المبلغ الذي يوافق المشتري على دفعه عن طريق قبول شروط المورد. قد تحتوي الفاتورة على معلومات إضافية حول شروط الصفقة (الشروط، إجراءات الدفع والتسليم، إلخ)، أي أنها مكملة للعقد.
• فاتورة.تم إعداد هذه الوثيقة للأغراض الضريبية، حيث يقبل المشترون على أساسها خصم مبالغ ضريبة القيمة المضافة المقدمة من الموردين (البند 1 من المادة 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). وبالتالي، في حالة عدم وجود مستندات أخرى تميز معاملة معينة، سيكون من المستحيل تأكيد نفقات هذه المعاملة بفاتورة (خطاب من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 يونيو 2007 رقم 03-03-06/ 1/392، دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 31 مارس 2006 رقم 02-3 -08/31، قرار دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة شرق سيبيريا بتاريخ 19 أبريل 2006 رقم A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية الواردة في القائمة ليست إلزامية للاستخدام، لأنه منذ عام 2013 (بعد اعتماد القانون رقم 402-FZ)، يمكن تطوير أشكال هذه النماذج بشكل مستقل. ولكن في معظم الحالات يستمر استخدامها. لذلك، في الفترة 2018-2019، تظل قائمة النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية الواردة في قرارات لجنة الدولة للإحصاء ذات صلة.

ما هي المعلومات التي يجب أن تحتوي عليها نماذج المستندات الأولية؟

على الرغم من عدم وجود وثائق أولية إلزامية لجميع النماذج حاليا، إلا أن المشرع قد وضع متطلبات لمحتوى هذه الوثائق. ترد قائمة التفاصيل الإلزامية التي يجب أن تتضمنها كل وثيقة أساسية في الفقرة 2 من الفن. 9 من القانون رقم 402-FZ. وهي على وجه الخصوص:

• اسم الوثيقة؛
• التاريخ الذي تم فيه إعداد هذه الوثيقة؛
• معلومات عن الشخص الذي قام بتجميع الوثيقة (اسم الشركة أو رجل الأعمال الفردي)؛
• جوهر حقيقة الحياة الاقتصادية التي شكلتها هذه الوثيقة؛
• الخصائص النقدية والعددية، ومقاييس الحدث الذي حدث (على سبيل المثال، في أي حجم، وفي أي وحدات وبأي مبلغ تم بيع المنتجات للعملاء)؛
• معلومات عن المتخصصين المسؤولين الذين وثقوا الحدث، وكذلك توقيعات هؤلاء المتخصصين.

المستندات الأولية والسجلات المحاسبية

كيف يمكن تصنيف المستندات المحاسبية الأولية؟

إذا تم إصدار المستند الأساسي من قبل الشركة نفسها، فيمكن أن ينتمي إما إلى المجموعة الداخلية أو إلى المجموعة الخارجية. الوثيقة التي يتم إعدادها داخل الشركة ويمتد تأثيرها إلى الشركة المجمعة هي وثيقة أساسية داخلية. إذا تم استلام المستند من الخارج (أو تم تجميعه من قبل الشركة وإصداره للخارج)، فسيكون مستندًا أساسيًا خارجيًا.

تنقسم المستندات الداخلية للشركة إلى الفئات التالية:

• المستندات الإدارية الأساسية هي تلك التي تصدر بها الشركة الأوامر لأي من وحداتها الهيكلية أو موظفيها. تتضمن هذه الفئة أوامر الشركة وتعليماتها وما إلى ذلك.
• الوثائق الأولية التنفيذية تعكس الشركة فيها حقيقة حدوث حدث اقتصادي معين.
• وثائق المحاسبة. وبمساعدتهم، تقوم الشركة بتنظيم وتلخيص المعلومات الواردة في الوثائق الإدارية والداعمة الأخرى.

بعد توثيق حدث الأعمال كمستند أساسي، من الضروري بعد ذلك عكس الحدث في سجلات المحاسبة. إنهم في الواقع حاملون للمعلومات المطلوبة، فهم يجمعون ويوزعون خصائص ومؤشرات المعاملات التجارية.

تتميز السجلات التالية بمظهرها:

• كتب؛
• بطاقات؛
• أوراق مجانية.

بناءً على طريقة حفظ السجل يتم تمييز المجموعات التالية:

• السجلات الزمنية. يسجلون الأحداث التي حدثت بالتتابع - من المرة الأولى إلى الأخيرة.
• سجلات منهجية. فيها، تقوم الشركة بتصنيف المعاملات المكتملة حسب المحتوى الاقتصادي (على سبيل المثال، دفتر النقدية).
• السجلات المجمعة.

وفقاً لمعيار محتوى المعلومات الواردة في السجلات يتم تمييز ما يلي:

• السجلات الاصطناعية (على سبيل المثال، أمر دفتر اليومية)؛
• السجلات التحليلية (كشوف المرتبات)؛
• السجلات المجمعة، والتي تقوم الشركة في سياقها بإجراء المحاسبة التركيبية والتحليلية.

لمزيد من المعلومات حول سجلات المحاسبة، راجع المقالة "السجلات المحاسبية (النماذج والعينات)" .

نتائج

في الوقت الحاضر، لا توجد نماذج وقوائم إلزامية للمستندات المحاسبية الأولية: يحق لأي كيان تجاري أن يحدد لنفسه بشكل مستقل أشكال المستندات الأولية التي سيستخدمها في أنشطته.

وفي الوقت نفسه، فإن المستندات المحاسبية الأولية الأكثر شيوعًا هي تلك التي لها نظائرها بين النماذج الموحدة المعتمدة من قبل لجنة الإحصاء الحكومية.

بعد إعداد المستند الأساسي، من الضروري نقل المعلومات منه إلى السجل المحاسبي.

المحاسبة هي نظام منظم علمياً مصمم لجمع ومعالجة وتسجيل وتحليل المعلومات المستخدمة في الأنشطة المالية والاقتصادية. تعكس المحاسبة المعاملات التجارية المعبر عنها بالقيمة النقدية.

باختصار عن المحاسبة يمكننا أن نقول: "لكل شيء ثمنه!" أي معاملات شراء وبيع للسلع والخدمات، والعلاقات التعاقدية بين الشركاء والموردين والعملاء، وعلاقات العمل المتعلقة بتسجيل ساعات العمل والأجور - كل شيء يمكن اختزاله إلى "قاسم" نقدي.

بمساعدة المحاسبة، ينعكس تنفيذ المعاملات التجارية المختلفة، والتي يعكس أنشطة أي مؤسسة، بغض النظر عن شكل الملكية ونوع النشاط.

يتيح لك إجمالي البيانات المحاسبية تحديد النتيجة المالية النهائية للعمل وإجراء تحليل وتحديد آفاق المزيد من العمل لتحسين مؤشرات الأداء.

الوثائق الأساسية في المحاسبة: ما هو؟

الوثائق الأولية في المحاسبة هي أساس المحاسبة. إذا كنت تتخيل بصريًا النظام المحاسبي كشجرة منتشرة ذات أوراق شجر كثيفة، فإن الأوراق هي المستندات المحاسبية الأساسية.

يتم جمع الأوراق في "فروع" - سجلات يتم من خلالها إنشاء "تاج" قوي للشجرة - المحاسبة الاصطناعية للحسابات المحاسبية، والتاج الأخضر القوي هو مفتاح الشجرة المزهرة، أولئك. المحاسبة الصحيحة والكاملة للمؤسسة.

يمكنك معرفة الترتيب الذي يتم به تنفيذه في منشورنا الجديد على الرابط.

عينة من وثيقة المحاسبة الأولية - ورقة زمنية.

ما هي الوثيقة الأساسية في المحاسبة؟

الوثيقة الأساسية هينموذج قياسي لعينة معينة يتم ملؤه وفقًا لمتطلبات المحاسبة والتوصيات المنهجية للسلطات الإحصائية والضريبية والتأمينية والمصرفية وغيرها.

تتم الموافقة على النماذج القياسية للوثائق الأولية من قبل السلطات الإحصائية الحكومية. تتم الموافقة على العديد من الوثائق ذات التركيز الضيق من قبل الوزارات والإدارات حسب نوع النشاط.

المستندات الأولية ضرورية لتسجيل المعاملات التجارية؛ فهي تؤكد تنفيذ معاملة البيع والشراء والإيجار واستلام وإنفاق الأموال والدفع للموردين. الوثائق الأولية هي أساس المحاسبة في المنظمة.

تصحيحات في الوثائق الأولية

1. إذا لم يكن هذا نموذج إبلاغ صارم، فيجب إعادة كتابة المستند بشكل صحيح ويجب إتلاف المستند التالف.

2. قم بشطب نموذج الإبلاغ الصارم بخط مائل أحمر من إحدى زوايا الورقة إلى الأخرى واجعل الإدخال "ملغيًا". لا تدمر النموذج التالف.

المحاسبة هي نظام منظم بشكل معقد. وعلى أساسها، يتم جمع المعلومات في الوثائق الأولية والتسجيلات وتحليلها الإضافي. أولئك. المحاسبة هي التعبير عن جميع المعاملات المالية والاقتصادية من الناحية النقدية. سوف تتعلم كيفية إجراء المحاسبة الأولية في المقالة.

كل شيء له ثمنه

تتيح لك المحاسبة تحويل جميع المعاملات إلى قيمة نقدية. على سبيل المثال، علاقات العمل، العلاقات بين المشترين والموردين، الاحتفاظ بسجلات لساعات العمل، العلاقات مع الدولة - دفع الضرائب. فهو لا يعكس سير مثل هذه العمليات فحسب، بل تحليلها أيضًا. وهذا يسمح لنا بعد ذلك باستخلاص نتيجة حول الملاءة والجدارة الائتمانية للمنظمة ككل. وعلى أساس ذلك، القضاء على نقاط الضعف في السياسة المالية واختيار اتجاه مزيد من التطوير.

هام: الأساس لاتجاه مزيد من التطوير للمنظمة هو الحفاظ على المحاسبة الأولية.

هذا هو الأساس الذي يسمح لك بجمع كل المعلومات الضرورية.

وثائق المصدر

أعلاه، أطلقنا على الوثائق الأولية أساس المحاسبة في المؤسسة. ويمكن أيضًا مقارنتها بجذور الشجرة التي ينمو منها فيما بعد الجذع والفروع - السجلات. الأوراق عبارة عن محاسبة اصطناعية للحسابات، مما يسمح لك بتقييم عمل الشركة بدقة وكاملة.

دعونا نعطي تعريفا. الوثائق الأولية هي وثيقة محددة ذات شكل محدد بموجب القانون، ويتم ملؤها وفقًا لجميع قواعد المحاسبة والتوصيات الضريبية والمصرفية والإحصائيات وعدد من السلطات الأخرى المهتمة بهذا الأمر.

تتم الموافقة على الوثائق الأولية في السلطات الإحصائية. وتصدر الإدارات وثائق أكثر تخصصًا وتركيزًا ضيقًا لأنواع فردية من الأنشطة.

تتيح لك هذه الوثائق تسجيل وتتبع المعاملات المالية والاقتصادية في المؤسسة. أولئك. هذا هو أساس المعدات المستخدمة في الشركات الفردية.

قواعد الملء

بالإضافة إلى أن الجهات الإحصائية هي المسؤولة عن اعتماد الوثائق، فقد وضعت عدداً من المتطلبات لملءها.

الحشوة المطلوبة:

• الاسم الكامل للوثيقة (غير مسموح بالاختصارات)؛
• تاريخ إصدار الوثيقة؛
• معلومات كاملة عن المنظمة التي تصوغ الوثيقة ومن تستهدفها؛
• التفاصيل المصرفية الكاملة للطرف المقابل، إذا لزم الأمر؛
• معلومات كاملة عن العمليات التجارية، معبراً عنها كمياً ونقدياً؛
• معلومات عن الموظف الذي له الحق في التصديق على المستند (المنصب، التوقيع، النسخة)؛
• ختم أو ختم (رطب).

على الرغم من أن المتطلبات المذكورة أعلاه إلزامية، في بعض الحالات، بسبب عدم الانتباه أو لأسباب أخرى، قد يتم تفويت نقطة واحدة أو أكثر. ولا يترتب على هذا الانتهاك بطلان المحاسبة الأولية.

أنواع الوثائق الأولية

يتم إصدار وثيقة محددة لكل معاملة مالية واقتصادية فردية. دعونا ندرج أهمها.

• الفاتورة – للمشترين، والتي تشير إلى اسم المنتج أو الخدمة، والتفاصيل المصرفية للمورد؛
• أمر الدفع - للمورد من المشتري، تأكيد حقيقة الدفع، نموذج غير نقدي؛
• إيصال - للمشتري، والذي بموجبه دفع المورد نقدا؛
• كشف حساب بنكي – يسمح لك بمعرفة حركة الأموال في الحساب الجاري للشركة لفترة معينة؛
• الأمر النقدي – يسمح لك برؤية حركة الأموال في السجل النقدي الخاص بالمنظمة؛
• بوليصة الشحن أو مستندات النقل الشامل، الفاتورة – تؤكد شحن المواد أو تقديم الخدمات بعد الدفع. يشير إلى اسم المنتج والحجم والتكلفة.
• بوليصة الشحن - لنقل المواد من المورد إلى المشتري. يشير إلى الاسم الكامل للمورد والمشتري، ورقم التعريف الضريبي، والعنوان القانوني، والمكان الذي يتم نقل البضائع منه، ومعلومات حول الناقل.
• يؤكد إيصال المبيعات، مثل مذكرة التسليم، شحن البضائع من المورد إلى المشتري. يجب أن يكون له تاريخ ورقم وأن يكون مسجلاً لدى مكتب الضرائب.
• التقرير المسبق هو مستند تقرير يؤكد كيفية إنفاق الأموال الخاضعة للمساءلة الصادرة للموظف. بالإضافة إلى ذلك، يتم إرفاق الإيصالات النقدية والإيصالات واتفاقيات الطلب التي تؤكد النفقات في الورقة A4.
• ورقة الوقت - تسجل عدد الساعات التي عمل فيها الموظف في المنظمة شهريا؛
• كشوف المرتبات أو كشوف المرتبات أو كشوف المرتبات - على أساس الأول يتم حساب الأجور، وعلى أساس الثاني يتم إصدار كشوف المرتبات.

هام: الوثائق المذكورة أعلاه موحدة وموحدة بشكل صارم بموجب القانون. ولا يمكن تنفيذها إلا بناءً على طلب القائد أو تغييرها بطريقة ما.

يُسمح بإدخال وثائق إضافية بناءً على تفاصيل العمل.

تصحيحات في الوثائق الأولية

ليس من الممكن دائمًا ملء النموذج بشكل صحيح. بعضها يسمح بالتصحيحات، والبعض الآخر يحتاج إلى إعادة الكتابة. كيف يحدث التصحيح موضح أدناه.

تصحيحات في الوثائق الأولية:

• لا يُسمح بالتصحيحات في وثيقة الإبلاغ غير الصارمة - يجب إعادة كتابتها بالكامل؛
• في وثيقة الإبلاغ الصارمة: قم بشطب الخطأ بخط أحمر قطريًا في خلية واحدة ووضع علامة "تم الإلغاء"؛ إذا كان النموذج غير صحيح، فتأكد من حفظه؛
• أي تصحيح: قم بشطبه، واكتب النسخة الصحيحة في الأعلى واكتب "صدق الشخص الذي تم تصحيحه"، مع ختم وتوقيع الموظف الذي قام بالتصحيح؛
• لا تقم أبدًا بتظليل أو رسم خط سميك خلال خط الضرب، حيث يجب أن يكون الإدخال غير الصحيح مرئيًا.

مدة الصلاحية

العمر الافتراضي لأشكال مختلفة يختلف. يجب أن يتم تخزينها لمدة لا تقل عن 5 سنوات. على سبيل المثال، يجب الاحتفاظ بجميع المستندات المتعلقة بالموظفين (الأجور، الضرائب، الملفات الشخصية) لمدة 75 عامًا على الأقل. ويرجع ذلك إلى الطلبات المتكررة من الموظفين السابقين لحساب المعاشات التقاعدية.

إذا قررت إفراغ أرفف المستندات القديمة، بعد انتهاء فترة التخزين، فقم بإعداد قانون خاص وتجميع عمولة للتخلص من الوثائق الأولية.

نتائج

لذلك، نظرنا في كيفية الحفاظ على الوثائق الأولية. هذا هو الأساس للمحاسبة الكاملة للمؤسسة. ولذلك، ينبغي التعامل مع المحاسبة الأولية بكل مسؤولية ورعاية.

يتم توحيد المستندات المحاسبية الأولية. يتم تطويرها من قبل السلطات الإحصائية. ولا يحق للمنظمة إجراء تغييرات خاصة بها عليها. يجب تعبئة عنوان المستند وتاريخ التنفيذ والاسم الكامل للطرف المقابل للمشتري والمورد واسم المنتج من حيث القيمة والكمية وتوقيع الشخص المفوض.

يُسمح بالتصحيحات في الوثائق الأولية. للقيام بذلك، يجب شطب الإدخال غير الصحيح وكتابة النسخة الصحيحة في الأعلى، مع الإشارة إلى "الاعتقاد المصحح"، والتاريخ والتوقيع وختم المنظمة.

فترة تخزين الوثائق الأولية هي 5 سنوات أو أكثر.

كجزء من مشروع 42Clouds، يتم إجراء الدراسات الاستقصائية لمستخدمي 1C باستمرار من أجل إنشاء خدمات أتمتة الأعمال الجديدة وتحسينها. وهكذا، أظهر أحد الاستطلاعات أن 70٪ من المؤسسات تقوم بمعالجة المستندات يدويًا. وهذا في عصر تكنولوجيا المعلومات! الأمر الأكثر كارثية هو أن الكثيرين لا يعرفون حتى عن الفرص الحديثة. لذلك، قررنا إجراء برنامج تعليمي صغير لجميع مستخدمي 1C. ففي نهاية المطاف، وكما أشار الممثل الشهير والرئيس الأميركي الأربعين رونالد ريغان ذات يوم: "المعلومات هي أكسجين العالم الحديث".

لذلك، دعونا نبدأ:

الطريقة رقم 1 - يدويًا

هذه هي الطريقة الأكثر شيوعًا والأقدم لإدخال المستندات في 1C. من خلال العمل بالطريقة القديمة، فإن الكثيرين ببساطة غير مستعدين للتخلي عن هذه العادة. لكن، احكم بنفسك، العمل اليدوي دائمًا طويل ومضني. يمكن أن تستغرق معالجة المستندات يوميًا من عدة ساعات إلى يوم عمل كامل. كل هذا يتوقف على التدفق الأساسي وعدد المواضع في كل مستند. مع كل هذا، عند الإدخال يدويا، يسمح بأكبر عدد من الأخطاء والأخطاء المطبعية وغيرها من عدم الدقة، والتي يتعين بعد ذلك العثور عليها وتصحيحها. إذا كنت مهتمًا بهذه الطريقة، فاستمر في العمل بنفس الروح). إذا لم يكن الأمر كذلك، واصل القراءة.

الطريقة رقم 2 - التنزيل باستخدام برنامج خاص