Arbetsbeskrivning för kontorschef med sekreterarfunktioner. Arbetsbeskrivning för kontorschef - exempel

1. Allmänna bestämmelser

1.1. Kontorschefen tillhör kategorin Bolagets specialister, vars huvuduppgifter är organisatoriskt och dokumentärt stöd till ledningsverksamheten.

1.2. Kontorschefen utses till tjänsten och entledigas från den på order av bolagets generaldirektör.

1.3. Kontorschefen rapporterar direkt till generaldirektören.

1.4. Kontorschefen rapporterar till hushållschef, chaufför, bud och städare.

1.5. Kontorschefen bedriver personaljournalhantering under perioden med tillfällig frånvaro (sjukdom, semester) av chefen för personalavdelningen.

1.6. Under tiden för tillfällig frånvaro (sjukdom, semester) ersätter personalavdelningschefen kontorschefen.

1.7. Kontorschefen vägleds i sin verksamhet av:

Ryska federationens lagstiftningsakter;

Bolagets stadga;

Föreskrifter om intern arbetstid;

Föreskrifter om Bolagets avdelningar;

Efter order från ledningen;

Reglerande och metodologiskt material om organisationen av kontorsarbete;

Denna arbetsbeskrivning.

1.8. Personer med högre, ofullständig högre eller sekundär specialiserad utbildning och arbetslivserfarenhet av minst 1 år i liknande befattning, med kunskap om kontorsarbete, kontorsutrustning (fax, kopiator, scanner, skrivare), Microsoft Office-program, arbetskultur och affärsetik .

1.9. En kontorschef bör veta:

Organisationsstruktur och anställda i företaget;

Föreskrifter, order och interna rutiner för företaget;

Funktioner och uppgifter för Bolagets divisioner;

Funktionellt ansvar för anställda på företagets administrativa avdelning;

Dina funktionella skyldigheter och rättigheter;

Ditt agerande i nöd- och nödsituationer.

2. Arbetsuppgifter

Syftet med en kontorschefs arbete är det mest effektiva organisations- och dokumentationsstödet för ledningsverksamheten.

Utifrån detta har kontorschefen:

1. Utför funktionerna som företagssekreterare:

1.1. Dokumentationsstöd för ledningen:

Godkännande av dokument och personliga ansökningar om underskrift av företagets generaldirektör;

Fastställande av det officiella stämpeln på kontrakt och beställningar;

Arbeta med beställningar, instruktioner: projektförberedelse, utförande, signering, godkännande, bekantskap med företagets anställda, registrering, redovisning, lagring, arkivering av filer;

Arbeta med inkommande korrespondens (brev, fax): mottagning, registrering, överföring till adressaten, bokföring, lagring;

Anordnande av mottagande av korrespondens på juridiska, postadresser och faktiska adresser;

Arbeta med utgående korrespondens (brev, fax): registrering, överföring, redovisning, lagring; förberedelse av brev från generaldirektören och hans ställföreträdare; skicka brådskande brev;

Upprätthålla och förbereda protokoll från möten och möten;

Registrering av fullmakter för att ta emot korrespondens, paket och andra materiella tillgångar;

På uppdrag av generaldirektören och avdelningsdirektörerna, utföra kopierings- och dupliceringsarbete;

På uppdrag av generaldirektören och avdelningsdirektörerna, förbereda utkast till skrivelser, förfrågningar och andra dokument som rör verksamheten i företaget som helhet;

På uppdrag av generaldirektören, utskrift av officiellt material, inmatning av information i databanken;

Bildande av filer i enlighet med den godkända nomenklaturen, garanterar deras säkerhet och arkivering i arkivet.

1.2. Ta emot telefonsamtal och vid behov föra över dem till de anställda som de är avsedda för. Registrera information som mottagits per telefon för generaldirektören i hans frånvaro och göra honom uppmärksam på innehållet.

1.3. Förberedelse av möten och sessioner som hålls av generaldirektören (underrätta deltagarna om tid och plats för mötet, dagordning).

1.4. Organisera möten för företagets besökare och gäster.

1.5. Beställning av flyg- och tågbiljetter, hotellbokningar.

2. Säkerställer att kontoret fungerar:

2.1. Beställ vatten efter behov.

2.2. Beställ pappersvaror kvartalsvis.

2.3. Prenumeration på tidskrifter.

2.4. Förberedelse av ansökningar om betalning av räkningar för hyra av lokaler och bruksbetalningar från hyresvärdar.

2.5. Organisera och övervaka företagets anställdas efterlevnad av säkerhetsinstruktioner och driftstider som fastställts av uthyrningsföretagets administration.

3. Koordinerar och kontrollerar arbetet:

Förare: (ta emot ansökningar om en bil och utveckla ett schema för användning av företagets fordon);

Kurirer;

Städare.

4. Kontorschefen är som medlem av arbetskraften skyldig att:

Utför dina arbetsuppgifter samvetsgrant, observera arbetsdisciplin, verkställ snabbt och korrekt order från administrationen och den närmaste arbetsledaren, använd all arbetstid för produktivt arbete;

Slutföra produktionsuppgifter och instruktioner effektivt och i tid;

Upprätthåll renlighet och ordning på din arbetsplats, kontor och andra lokaler, följ den fastställda proceduren för förvaring av dokument och materiella tillgångar;

Effektivt använda persondatorer, kontorsutrustning och annan utrustning, ekonomiskt och rationellt använda material, energi och andra materiella resurser;

Följ normer, regler och instruktioner om arbetarskydd, industriell sanitet, brandsäkerhetsregler;

Använd inte för tal och publikationer i media, både i Ryssland och utomlands, information mottagen på grund av officiell ställning, definierad av särskilda företagsdokument som en kommersiell (officiell) hemlighet, vars spridning kan skada företaget eller dess anställda.

3. Rättigheter

Kontorschefen har rätt:

3.1. Ta emot information, inklusive konfidentiell information, i den utsträckning det är nödvändigt för att lösa tilldelade uppgifter.

3.2. Kräv att artister slutför dokument som utarbetats i strid med de fastställda reglerna för deras förberedelse och utförande (GOST 6.30-2003).

3.3. Godkänna dokument av ledningsverksamhet inom ramen för deras kompetens.

3.4. Lämna förslag till ledningen för att förbättra deras och företagets arbete.

3.5. Kräv att ledningen skapar normala förutsättningar för att utföra officiella uppgifter och säkerheten för alla dokument som genereras som ett resultat av företagets verksamhet.

3.6. Ta beslut inom din kompetens.

3.7. Tillämpa incitament och ålägga påföljder för anställda som är underställda kontorschefen, efter överenskommelse med generaldirektören.

4. Ansvar

Kontorschefen ansvarar för:

4.1. Underlåtenhet att fullgöra och/eller otydligt, otidligt vårdslöst utförande av sina officiella plikter.

4.2. Underlåtelser som leder till materiell skada på Företaget och/eller skada på dess image.

4.3. Säkerhet för dokumentation, utlämnande av information klassificerad som "Konfidentiell" eller "KT".

4.4. Ignorera rättigheterna i dessa instruktioner.

4.5. Brott mot interna arbetsbestämmelser, produktion och arbetsdisciplin.

GICK MED PÅ:

Juridisk rådgivare: /______________/

"__" _________200

Chef för HR-avdelningen: /_______________/

En arbetsbeskrivning hänvisar till en typ av dokument som inte är obligatorisk för användning, men som används flitigt. Dess huvudsakliga uppgift är att bekanta medarbetaren med listan över funktioner inom hans kompetens, samt hans rättigheter och skyldigheter.

Som tar fram en arbetsbeskrivning för en kontorschef

I de flesta företag är det antingen en advokat eller organisationens sekreterare eller chefen för personalavdelningens ansvar att skriva ett dokument. Men oavsett vem som i slutändan kommer att vara inblandad i dess bildande, måste den intygas av företagets chef.

FILER 2 filer

Grundläggande regler för att upprätta en arbetsbeskrivning

Eftersom det inte finns något som heter ”arbetsbeskrivning” i lagstiftningen finns det inget godkänt, enhetligt urval för alla. Detta innebär att företag och organisationer har rätt att använda en mängd olika färdiga instruktionsmallar eller utveckla den efter eget gottfinnande, baserat på produktionsbehov.

Standarden för arbetsbeskrivningar som oftast används i företag innehåller flera avsnitt:

• "Allmänna bestämmelser"
• "Huvud funktioner",
• "Rättigheter",
• "Ansvar",

som ibland kompletteras med sådana paragrafer som

• "Arbetsvillkor",
• "Signaturrätt" osv.

Dokumentet skrivs alltid i ett exemplar. Om ett företag anställer flera anställda inom samma specialitet, upprättas ett separat dokument för var och en av dem för att undvika dubbelarbete av yrkesansvar.

Arbetsbeskrivningen kan skrivas antingen för hand (vilket är extremt ovanligt de senaste åren) eller skrivas ut på dator. Men oavsett registreringsmetod måste den intygas med "live" signaturer. I det här fallet finns det inget behov av att certifiera dokumentet med ett sigill, eftersom det hänför sig till organisationens interna dokumentflöde.

Innehållet i arbetsbeskrivningen för en kontorschef

Överst i dokumentet i mitten står dess namn, vilket anger den position för vilken det utvecklas. Sedan till höger ska du lämna några rader för godkännande av arbetsbeskrivningen av företagets chef: här måste du ange hans position, företagsnamn, efternamn, förnamn, patronym, och även lämna en rad för underskrift ( med utskrift).

Allmänna bestämmelser

Nästa avsnitt öppnar huvuddelen av instruktionerna. Det kallas "Allmänna bestämmelser" och först och främst anger det den närmaste chefen för kontorschefen (utan att ange specifika namn). Därefter läggs det in på grundval av vilket dokument utnämningen och uppsägningen av den anställde sker, erforderliga kvalifikationer, utbildningsnivå, erforderlig arbetslivserfarenhet och tjänstgöringstid. Därefter anges förfarandet för att ersätta kontorschefen under dennes frånvaro från arbetsplatsen.

Nedan listas de dokument och föreskrifter som kontorschefer ska ta hänsyn till i sitt arbete. Sedan måste du identifiera alla lagar och regler som kontorschefen måste vara bekant med: arbetsrätt, administrativ och andra typer av lagstiftning, order, ledningsorder, interna regler och arbetarskydd, etc.

Arbetsuppgifter för en kontorschef

I det andra avsnittet med namnet "Jobbansvar" specifika ansvarsområden som tilldelas kontorschefen ingår (på vissa sätt liknar de funktionerna hos en sekreterare). Man bör komma ihåg att dessa funktioner kan skilja sig något åt ​​på olika företag.

En viktig punkt: listan över ansvarsområden bör motsvara den anställdes arbetstid; han bör inte överbelastas eller lämnas för ledig.

Befogenheter för kontorschefen

I kapitel "Rättigheter" kontorschefens befogenheter bör beskrivas, inklusive de initiativ som han kan ta för det mest fruktbara och effektiva arbetet. Det är också nödvändigt att här ange möjligheten till interaktion med företagets ledning och anställda på andra avdelningar.

Ansvar för kontorschef

Fjärde avsnittet "Ansvar" definierar tydligt de överträdelser och brott som medför disciplinstraff. De måste anges noggrant och noggrant, eftersom i händelse av konflikter som kräver lösning i domstol kan denna del av dokumentet bli en bevisbas för en eller annan part.

Slutligen bör dokumentet komma överens med den ansvariga medarbetaren: för att göra detta måste du ange hans position, organisationens exakta namn, hans fullständiga efternamn, förnamn, patronym och överlämna det till honom för underskrift.

Ange sedan uppgifter om kontorschefen själv: hans efternamn, förnamn, patronym, återigen företagets namn, information från eventuella identifieringsdokument, underskrift och datum för att läsa instruktionerna. En personlig autograf bekräftar att den anställde samtycker till informationen om arbetsansvar som ges i instruktionerna och förstår ansvaret för eventuella överträdelser.

I slutet av dokumentet skrivs beslutet från företagschefen.

JAG BEKRÄFTAR:

[Jobbtitel]

_______________________________

_______________________________

[Företagets namn]

_______________________________

_______________________/[FULLSTÄNDIGA NAMN.]/

"_____" _______________ 20___

ARBETSBESKRIVNING

Kontors chef

1. Allmänna bestämmelser

1.1. Denna arbetsbeskrivning definierar och reglerar befogenheter, funktions- och arbetsansvar, rättigheter och skyldigheter för kontorschefen för [organisationens namn i genitivfallet] (nedan kallat företaget).

1.2. Kontorschefen utses och avskedas i enlighet med det förfarande som fastställts i gällande arbetslagstiftning på order av bolagets chef.

1.3. Kontorschefen tillhör kategorin specialister och är underordnad:

• mottagningssekreterare;
• kontorist;
• städerska

1.4. Kontorschefen rapporterar direkt till [namnet på den närmaste chefens befattning i dativfallet] i Bolaget.

1.5. Till tjänsten som kontorschef förordnas den som har gymnasieutbildning utan krav på arbetslivserfarenhet eller grundyrkesutbildning och arbetslivserfarenhet inom specialiteten på minst 2 år.

1.6. Kontorschefen ansvarar för:

• korrekt organisation av arbetet för att säkerställa interaktion mellan företagets divisioner;
• ledningspersonalens prestation och arbetsdisciplin;
• säkerheten för dokument (information) som innehåller information som utgör en företagshemlighet för företaget, annan konfidentiell information, inklusive personuppgifter om företagets anställda;
• säkerställa säkra arbetsförhållanden, upprätthålla ordning och följa brandsäkerhetsreglerna i ledningsapparatens lokaler.

1.7. I praktisk verksamhet ska kontorschefen vägledas av:

• lagar, förordningar, såväl som lokala lagar och organisatoriska och administrativa dokument från företaget som reglerar arbetet med att organisera ledningen och ledningspersonalens aktiviteter;
• interna arbetsbestämmelser;
• regler för arbetsskydd och säkerhet, som säkerställer industriell sanitet och brandskydd;
• instruktioner, order, beslut och instruktioner från företagets chef;
• denna arbetsbeskrivning.

1.8. En kontorschef bör veta:

• lagstiftning, regler relaterade till företagets aktivitetsprofil;
• företagets organisationsstruktur, ledningssystemet och dess funktionsordning, dess profil och specialisering samt mål och utvecklingsstrategi;
• samhällets nuvarande och framtida behov av de viktigaste typerna av resurser som är nödvändiga för att säkerställa dess dagliga verksamhet;
• förvaltningsapparatens uppgifter att tillgodose samhällets behov, dess förmåga att lösa dessa problem;
• metoder för komplex analys av tillståndet i samhället, principer för anti-krishantering;
• moderna managementteorier;
• avancerad inhemsk och utländsk ledningserfarenhet;
• sammansättning och struktur av företagets ledningsdokumentation;
• ledning (i den utsträckning som krävs för en effektiv förvaltning av ledningsapparaten), affärsetikett, regler för att bedriva affärskorrespondens om huvudfrågorna i företagets dagliga verksamhet;
• medel för datorteknik, kommunikation och kommunikation;
• regler och föreskrifter för arbetarskydd.

1.9. Under kontorschefens tillfälliga frånvaro är hans arbetsuppgifter tilldelade [ställföreträdare].

2. Arbetsuppgifter

Kontorschefen är skyldig att utföra följande arbetsuppgifter:

2.1. Leda arbetet med att säkerställa samverkan mellan Bolagets divisioner, ledningsapparaten och med tillförsikt leda dess verksamhet.

2.2. Skapa optimala villkor för att ledningsapparaten presterar i rätt tid och av hög kvalitet för de dagliga uppgifter som tilldelats den i strikt överensstämmelse med det godkända arbetsförfarandet (föreskrifter) och schemat för organisatorisk interaktion.

2.3. Delta i arbetet med att formulera företagets utvecklingsstrategi, bestämma dess huvudriktningar och nyckelåtgärder för dess genomförande.

2.4. Säkerställa korrekt utförande av utkast till dokument för planering av företagets verksamhet, deras inlämning för övervägande och godkännande av företagets chef, och efterföljande kommunikation av dokumenten till relevanta tjänstemän.

2.5. Säkerställa interaktion mellan ledningspersonalen och företagets avdelningar (inklusive filialer och representationskontor) genom personlig kommunikation med avdelningschefer, inklusive användning av tekniska kommunikationsmedel.

2.6. Vidta åtgärder för att organisera och upprätthålla information och dokumentation på rätt nivå för företagets verksamhet, inklusive effektiv affärskorrespondens, säker lagring av ledningsdokumentation, snabb utförande av dokument och informationsförfrågningar.

2.7. Hantera arbetet med att förbättra och optimera tekniken för att leda en organisation (företag), även i kristider.

2.8. För att personligen och genom underordnade utföra effektiv kontroll över verksamhetens tillstånd för företagets divisioner, deras resultat, och regelbundet informera chefen för företaget om resultatet av kontrollen, kräver cheferna för divisionerna att eliminera de brister som identifierats under kontrollen åtgärder.

2.9. Rådfråga organisationschefen och avdelningschefer om aktuella och angelägna frågor om den praktiska organisationen av ledningsverksamheten.

2.10. Säkerställa en rationell användning av förvaltningsapparatens materiella, tekniska och andra medel i syfte att fullgöra dess avsedda uppgifter.

2.11. Säkerställ tillförlitligt skydd av information (dokument) som innehåller information som utgör en affärshemlighet för företaget, annan konfidentiell information, inklusive personuppgifter om företagets anställda.

2.12. Hantera utbildning av underordnade, skapa förutsättningar för dem att förbättra sina färdigheter, professionell tillväxt, affärskarriärutveckling och jobbfrämjande i enlighet med personliga meriter och kvalifikationsnivåer.

2.13. Övervaka underordnades efterlevnad av arbetarskydds- och säkerhetsregler, industriell sanitet och brandskydd.

2.14. Använd de beviljade rättigheterna i förhållande till underordnade för att uppmuntra dem (håll dem ansvariga).

2.15. Skapa förutsättningar för implementering och korrekt funktion av avancerad förvaltningsteknik, deras efterföljande förbättring och optimering.

2.16. Hantera planering och rapportering av ledningsstabens aktiviteter.

2.17. Hantera utvecklingen av enhetliga former av dokument som är nödvändiga för att säkerställa förvaltningsapparatens verksamhet, såväl som interna organisatoriska, reglerande och reglerande dokument om ledningsfrågor.

2.18. Studera, generalisera och tillämpa avancerad inhemsk och utländsk ledningserfarenhet i ledningsapparatens verksamhet.

2.19. Överväg förslag för att säkerställa ergonomiska arbetsförhållanden, rationalisera ledningspersonalens arbetsplatser och överlämna dem till företagets direktör för beslutsfattande.

2.20. Bearbeta och lämna in rapportering och annan dokumentation i rätt tid och fullständigt till tjänstemän med lämplig behörighet.

Vid behov kan kontorschefen vara involverad i utförandet av sina officiella uppgifter övertid, efter beslut av organisationens chef, på det sätt som föreskrivs i arbetslagstiftningen.

3. Rättigheter

Kontorschefen har rätt:

3.1. Begär och ta emot nödvändigt material och dokument relaterade till frågor om dess verksamhet.

3.2. Ingå relationer med avdelningar för tredjepartsinstitutioner och organisationer för att lösa operativa frågor om produktionsaktiviteter inom dess kompetens.

3.3. Ge order och instruktioner till underordnade anställda att vidta lämpliga åtgärder för att eliminera orsakerna som skapade konfliktsituationen.

3.4. Ge förslag till företagsledningen (institution, organisation) för att förbättra arbetet relaterat till dess funktionella ansvar.

4. Ansvars- och prestationsutvärdering

4.1. Kontorschefen bär administrativt, disciplinärt och materiellt (och i vissa fall enligt Ryska federationens lagstiftning, straffrättsligt) ansvar för:

4.1.1. Underlåtenhet att utföra eller felaktigt utföra officiella instruktioner från den närmaste chefen.

4.1.2. Underlåtenhet att utföra eller felaktigt utföra sina arbetsfunktioner och tilldelade uppgifter.

4.1.3. Olaglig användning av beviljade officiella befogenheter, samt deras användning för personliga ändamål.

4.1.4. Felaktig information om statusen för det arbete som tilldelats honom.

4.1.5. Underlåtenhet att vidta åtgärder för att undertrycka identifierade överträdelser av säkerhetsföreskrifter, brandsäkerhet och andra regler som utgör ett hot mot företagets och dess anställdas verksamhet.

4.1.6. Underlåtenhet att säkerställa efterlevnad av arbetsdisciplin.

4.2. Bedömningen av kontorschefens arbete utförs:

4.2.1. Av den närmaste chefen - regelbundet, under den anställdes dagliga utförande av sina arbetsuppgifter.

4.2.2. Företagets certifieringskommission - regelbundet, men minst vartannat år, baserat på dokumenterade resultat av arbetet för utvärderingsperioden.

4.3. Huvudkriteriet för att bedöma en kontorschefs arbete är kvaliteten, fullständigheten och aktualiteten för hans utförande av de uppgifter som föreskrivs i dessa instruktioner.

5. Arbetsförhållanden

5.1. Kontorschefens arbetstid bestäms i enlighet med de interna arbetsbestämmelser som fastställts av företaget.

6. Signatur höger

6.1. För att säkerställa sin verksamhet ges kontorschefen rätt att underteckna organisatoriska och administrativa handlingar i frågor inom hans kompetens genom denna arbetsbeskrivning.

Jag har läst instruktionerna ___________/___________/ “__” _______ 20__

Arbetsbeskrivning för kontorschef

GODKÄNNA
vd
Efternamn I.O. ________________
"_______"_____________ ____ G.

1. Allmänna bestämmelser

1.1. En kontorschef tillhör kategorin specialister.
1.2. En kontorschef utses till tjänsten och entledigas på uppdrag av bolagets generaldirektör.
1.3. Kontorschefen rapporterar direkt till generaldirektören.
1.4. Chaufför, bud och städare rapporterar till kontorschefen.
1.5. Under kontorschefens frånvaro överförs hans rättigheter och skyldigheter till en annan tjänsteman, som meddelats i organisationens ordning.
1.6. En person som uppfyller följande krav utses till tjänsten som kontorschef: utbildning - högre, ofullständig högre eller sekundär specialiserad utbildning, minst ett års erfarenhet av liknande arbete, kunskap om kontorsutrustning (fax, kopiator, scanner, skrivare) , Microsoft Office-program (Word, Excel), kontorsarbete.
1.7. Kontorschefen vägleds i sin verksamhet av:
- Ryska federationens lagstiftningsakter;
- Företagets stadga, interna arbetsbestämmelser och andra föreskrifter för företaget;
- order och instruktioner från ledningen;
- denna arbetsbeskrivning.

2. Arbetsuppgifter för en kontorschef

Kontorschefen utför följande arbetsuppgifter:
2.1. Svarar på telefonsamtal, registrerar och överför officiell information till generaldirektören och företagets anställda.
2.2. Säkerställer företagets dokumentflöde: in- och utgående korrespondens, registrering, bokföring, förvaring, arkivering av dokument.
2.3. På uppdrag av generaldirektören utför han kopierings- och dupliceringsarbete.
2.4. Förbereder på uppdrag av generaldirektören utkast till skrivelser, förfrågningar och andra dokument som rör företagets verksamhet.
2.5. På uppdrag av generaldirektören, skriver ut officiellt material och underhåller en databas.
2.6. Förbereder möten och möten som hålls av generaldirektören (material och tekniskt stöd, meddelar deltagarna om tid och plats för mötet, dagordning).
2.7. Organiserar affärsresor för anställda: beställer flyg- och tågbiljetter, bokar hotell.
2.8. Organiserar leveransen av kontorsmaterial, förbrukningsmaterial och andra inventarier som behövs för driften av kontoret. Organiserar deras accept, redovisning, lagring och utfärdande.
2.9. Övervakar korrekt tillstånd för kontorsutrustning och kommunikation; Vid identifiering av fel på kontorsutrustning och annan utrustning, ringer specialister för att utföra reparationsarbete och andra typer av underhåll.
2.9. Koordinerar och kontrollerar förarens arbete: (mottagning av ansökningar om bilen och utveckling av ett schema för användning av företagsfordon); kurir (ta emot ansökningar och utveckla ett schema); städerskor.

3. Rättigheter för kontorschefen

Kontorschefen har rätt:
3.1. Ta emot information, inklusive konfidentiell information, i den utsträckning det är nödvändigt för att lösa tilldelade uppgifter.
3.2. Godkänna dokument av ledningsverksamhet inom ramen för deras kompetens.
3.3. Ge ledningen förslag på hur deras och företagets arbete kan förbättras.
3.4. Kräv att ledningen skapar normala förutsättningar för att utföra officiella uppgifter och säkerheten för alla dokument som härrör från företagets verksamhet.
3.5. Ta beslut inom din kompetens.
3.6. Tillämpa incitament och ålägga påföljder för anställda som är underställda kontorschefen, efter överenskommelse med generaldirektören.

Vill du ta fram en arbetsbeskrivning för en kontorschef? Är du osäker på vilka rättigheter och skyldigheter som ska inkluderas? Ta reda på hur du förbereder detta dokument på rätt sätt.

Från artikeln kommer du att lära dig:

Arbetsbeskrivningen är det huvudsakliga organisatoriska dokumentet som gör det möjligt för arbetsgivaren att avgränsa rättigheter och skyldigheter mellan anställda, samt fastställa förhållandet mellan enskilda positioner. Den definierar funktioner, rättigheter, skyldigheter och ansvar för en anställd som innehar en viss position.

Denna lokala föreskrift tillåter:

• öka hastigheten och tillförlitligheten av uppgiftsutförandet;
• fördela det funktionella ansvaret för underordnade;
• eliminera ;
• fastställa den anställdes funktionella anslutningar;
• specificera sina rättigheter;
• öka personalansvaret;
• organisera enhetlig lastning;
• göra moraliska och materiella incitament mer effektiva;

Arbetsbeskrivning för kontorschef:var kan jag få ett standardprov?

När du utvecklar en arbetsbeskrivning för en kontorschef kan det orsaka ett antal svårigheter att söka efter ett urval av detta dokument. Faktum är att lagstiftningen inte innehåller enhetliga krav på dess struktur och innehåll. Dessutom är arbetsgivaren inte skyldig att utarbeta sådana lagar för alla kategorier av arbetstagare.

För att upprätta en arbetsbeskrivning för en kontorschef kan du använda . Men även i det här fallet har arbetsgivaren rätt att klargöra kraven med hänsyn till företagets särdrag, arbetskraftens och ledningens egenskaper. Det är också tillåtet att förtydliga och delvis ändra listan över verk som är karakteristiska för en viss position under särskilda förhållanden. Arbetsgivaren bestämmer själv strukturen och innehållet i lagstiftningen, med hänsyn till kraven i arbetslagstiftningen.

Således kan de initiala uppgifterna för att utveckla dokumentet övervägas:

1. företagets organisationsstruktur;
2. klassificeringskatalog över befattningar för chefer, specialister och anställda;
3. föreskrifter om strukturella indelningar;
4. klassificerare av kontrollfunktioner;
5. ledande arbetsnormer;
6. resultat av expertundersökningar av anställda;

Enligt All-Russian Classifier of Management Documentation tillhör en arbetsbeskrivning klassen av ett enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. I processen med registreringen är det nödvändigt att ta hänsyn till kraven i GOST R 6.30-2003 "Enade dokumentationssystem". Det visar sig att ett exempel på arbetsbeskrivning för en kontorschef är en allmänt accepterad form inom kontorsarbete, vars innehåll kan variera beroende på företagets behov.

Arbetsbeskrivning för kontorschef: allmänna bestämmelser

Den första delen av arbetsbeskrivningen för kontorschefens sekreterare kallas "Allmänna bestämmelser" och innehåller information om denna position, med hänsyn till arbetsgivarföretagets detaljer. Det står:

	Positionsnamn
	Den exakta titeln på tjänsten enligt bemanningstabellen	sekreterare kontorschef
		företagsspecialister
	Namn på strukturell enhet	förvaltningsdokumentationstjänst
		på order av generaldirektören
	Underordning	rapporterar direkt till generaldirektören, underställd kontorschefen - hushållets chef, kurirer, chaufförer, städare
	Ersättningsregler	chefen för HR-avdelningen och kontorschefen utför varandras funktioner under tillfällig frånvaro av en av dem
	högre, ofullständig högre eller sekundär specialiserad utbildning, minst 1 års erfarenhet av liknande befattning, kunskap om kontorsarbete, kontorsutrustning, Microsoft Office-program, affärsetik
	Krävd kunskap	företagets organisation och personalstruktur, dess interna rutiner och föreskrifter, avdelningars uppgifter, funktioner för administrativa avdelningsanställda, egna rättigheter och skyldigheter, rutiner för nödsituationer

Arbetsbeskrivning av en kontorschef med sekreterarfunktioner: anställdas ansvar

Den andra delen av förordningen innehåller en lista över arbetsuppgifter för en anställd som innehar en tjänst som kontorschef. Typerna av arbete, operationer som utgör arbetsfunktionen och tidpunkten för deras genomförande beskrivs. Eftersom denna lag i allmänhet inte är ett obligatoriskt dokument, kan arbetstagarens funktioner och skyldigheter också föreskrivas i anställningsavtalet.

En kontorschefs ansvar kan delas in i 5 grupper:

Ledarskap- planering av kontorsarbete, personalledning, deltagande i att bygga organisationskultur;

Administrativ- organisation av kontorsarbete, upprätthållande av relationer mellan avdelningar, kontorszonindelning;

Hushåll- inköp av kontorsutrustning och kontorsmaterial, interaktion med leverantörer;

Tester- Inventering och revisioner, personalcertifiering;

Rapportering- upprätthålla intern rapportering, förbereda rapporter för ledningen;

Arbetsbeskrivningen för kontorschefen med funktioner som sekreterare bör innehålla uppgifter relaterade till övervakning av samtal och korrespondens, förberedelse och återgivning av dokumentation samt förberedelse av möten.

Detta avsnitt innehåller bland annat en kontorschefs uppgifter som medlem i ett team. Dessa inkluderar:

• samvetsgrann utförande av arbetsuppgifter;
• efterlevnad av arbetsdisciplin;
• upprätthålla renlighet och ordning på arbetsplatsen;
• effektiv användning av företagets materiella resurser;
• efterlevnad av bestämmelser om arbetarskydd och brandsäkerhet;
• efterlevnad av affärshemligheter;

Finns det några skillnader i arbetsbeskrivningarna för kontorschefer med olika funktioner?

En kontorschefs funktioner kan variera i sammansättning beroende på företagets särdrag, egenskaperna hos dess organisationsstruktur och nuvarande behov. På grund av det faktum att lagen inte föreskriver en enhetlig form av arbetsbeskrivningen för en kontorschef 2017, har arbetsgivaren rätt att självständigt bestämma uppgifterna och funktionaliteten för en specialist i denna position i ett visst företag.

Efter ledningens bedömning kan instruktionen utökas och kompletteras med de uppgifter som behövs för kontorets normala funktion. Så, till exempel, i arbetsbeskrivningen för en kontorschef med funktioner som en sekreterare, kan inte bara ledningsfunktioner utan även ekonomiska funktioner definieras. Denna specialists uppgifter inkluderar främst tillhandahållande av dokumenthantering. Därför kan han syssla med arbete med korrespondens, bildandet av ärenden, beredningen och . Vissa företag tilldelar en separat kontorist att utföra dessa uppgifter. Men i de flesta fall är dessa uppgifter tilldelade kontorschefen

Arbetsbeskrivning av en kontorschef med HR-funktioner

Yrket som kontorschef innebär ofta att kombinera olika ansvarsområden. En specialist i denna position måste framgångsrikt klara av uppgifterna för en sekreterare, leveranschef, administratör, kontorist. Alla ytterligare skyldigheter måste fastställas i anställningsavtalet och lokala bestämmelser för arbetsgivaren. Så, till exempel, i arbetsbeskrivningen för en kontorschef med funktionerna som en personalansvarig, kan du hitta följande uppgifter:

• Upprätthålla primärt personaldokumentflöde;
• Introduktion av nyanställda med företagets regler;
• Registrering och undertecknande av arbetsavtal, beställningar för anställning, personliga kort;
• Upprätthålla loggar över förflyttningar av arbetsböcker;
• Kompilering ;
• Upprätthålla tidrapporter;

Dessutom kan det, efter överenskommelse med arbetsgivaren, föreskrivas att kontorschefen ska utföra en personalspecialists uppgifter under dennes frånvaro.

Arbetsbeskrivning för kontorschef för försäljningsavdelningen

Försäljningsavdelningens kontorschef är i de flesta fall direkt relaterad till handel. I händelse av att en arbetsgivare behöver en kandidat som kan kombinera funktionerna som sekreterare, administratör och försäljningschef, kan han kräva kandidater för erfarenhet inom området implementering och kundservice.

Så i arbetsbeskrivningen för kontorschefen för försäljningsavdelningen kan du hitta följande arbetsuppgifter:

• Ta emot och behandla kundorder;
• Informera kunder om förändringar i prispolicy eller sortiment;
• Söker nya kunder;
• Analys av målgruppens behov;
• Upprätthålla försäljningsrapporter;
• Deltagande i arbetsmöten;

Vilka rättigheter för kontorschefen ingår i arbetsbeskrivningen?

I de sista avsnitten i förordningen fastställs kontorschefens rättigheter och skyldigheter.

Avsnittet "Rättigheter" innehåller en lista över de rättigheter för en kontorschef som är nödvändiga för att han ska kunna utföra sina uppgifter. Den reglerar arbetstagarens rättigheter: att , att ta emot information, att utföra vissa åtgärder och order, att godkänna och godkänna olika dokumentation.

En kontorschef har i regel rätt att agera självständigt och godkänna handlingar inom sin kompetens, att inte fullgöra sina uppgifter vid fara för hälsa eller liv, att få information som behövs för arbetet och att kräva att förutsättningar skapas för säkerheten för dokument och värdesaker, för att informera chefen om brister i organisationen och föreslå sätt att förbättra företagets verksamhet.

Avsnittet "Ansvar" reglerar kontorschefens ansvar för underlåtenhet att följa kraven i arbetsgivarens lokala föreskrifter, resultaten och konsekvenserna av hans egen verksamhet och avvisande av åtgärder som ingår i hans arbetsuppgifter.