Umplerea eșantionului de jurnal de timp al angajaților. Exemplu de completare a jurnalului de timp al angajatului

Ritmul modern de dezvoltare a afacerilor face necesară monitorizarea constantă a creșterii productivității atât a proprietarilor de startup-uri, cât și a directorilor executivi ai corporațiilor de renume mondial. Sunt dezvoltate noi abordări de a face afaceri, cerințele angajatorilor de pe piața muncii sunt în creștere, specialiștii sunt invitați să evalueze performanța angajaților - și toate aceste măsuri sunt luate pentru a se asigura că compania crește în ochii consumatorilor și clienților, primește profit și resurse pentru dezvoltare ulterioară.

Cu o abordare rezonabilă, metodele creative chiar funcționează, dar nu uitați de aspectele clasice: de exemplu, identificarea angajaților iresponsabili și, dimpotrivă, harnici.

În această misiune, angajatorul nu este ajutat decât de un jurnal de timp. Acest document are scopul de a indica timpul în care angajatul a lucrat efectiv și, de asemenea, înregistrează sosirea și plecarea angajatului de la locul de muncă, notează informații despre întârzieri, absenteism și întârzieri. În ciuda funcționalității atât de extinse, jurnalul de sosire și plecare a angajaților este util în multe alte cazuri, principalul lucru este să știți cum să îl mențineți și să monitorizați finalizarea la timp. Vom lua în considerare toate detaliile acestei probleme în articolul următor.

De ce este necesară urmărirea timpului?

Conform articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, este responsabilitatea angajatorului să țină evidența timpului pe care fiecare angajat a lucrat. Pe baza datelor înregistrate în jurnal, Fișa de pontaj poate fi completată. În plus, jurnalul de timp maximizează eficiența generală a muncii. Acest lucru se datorează faptului că acest document eliberează imediat angajații fără scrupule care lipsesc și/sau întârzie în mod regulat la serviciu fără un motiv întemeiat.

Înregistrările marchează, de asemenea, angajații responsabili, ceea ce contribuie la promovarea echitabilă și, ca urmare, crește productivitatea. Ca urmare, devine evident cine ar trebui recompensat și promovat și cine încetinește ritmul muncii și trebuie să acorde atenție propriei discipline pentru a-și păstra locul de muncă.

În registrul timpului de muncă, forma acestuia include atât ora de plecare, cât și cea de întoarcere a angajaților din pauza de masă, controlul prezenței angajaților la posturile lor în timpul orelor de lucru, ține cont de timpul lucrat de angajat de fapt, care este util în special pentru personalul cu salariu orar, precum și durata vacanțelor, decretelor, bolilor, pauzei etc.

Și, desigur, absenteismul este notat în document. Revenind la Codul Muncii al Federației Ruse, concedierea unui angajat poate avea loc după absenteism pentru o zi întreagă de lucru fără un motiv întemeiat sau din cauza absenței unui angajat care durează mai mult de 4 ore.

Timpul de lucru însumat este relatat în monologul expertului.

Cine conduce și cum se finalizează?

Organizația decide singură o astfel de problemă, pe baza deciziei sale privind specialitatea sa și direcția propriilor acțiuni. Angajatorul poate prelua aceasta munca, sau poate indica aceasta ca o obligatie a salariatului, care va fi indicata in contract la angajare, fisa postului sau comanda speciala. Dacă un subordonat se sustrage de la ținerea unui jurnal de timp, acesta va suporta responsabilitatea administrativă, care este atribuită de autoritățile competente.

Jurnalul se completează cât mai scurt posibil: printre coloanele obligatorii se numără numărul de serie al înscrierii, numele complet al angajatului, data în care a fost creată înregistrarea, ora apariției angajatului la locul de muncă și plecarea acestuia. În plus, într-o coloană separată, puteți înregistra locul specific în care a plecat angajatul, precum și timpul total petrecut de acesta la locul de muncă pentru o anumită perioadă de timp. Ultima coloană, obligatorie, este semnătura celui care ține jurnalul.

Logare se poate face în trei moduri.În primul rând, aceasta contabilitate zilnică tradițională, care se aplică dacă ziua de muncă este normalizată și reglementată de același număr de ore în fiecare zi. Dacă se acordă preferință acestei căi, atunci trebuie să completați jurnalul în fiecare zi, concentrându-vă pe toți angajații enumerați în document.

În al doilea rând, există contabilitate săptămânală, relevantă dacă salariatul nu lucrează în fiecare zi tot acelasi numar de ore, dar intr-o saptamana elaboreaza norma fixata in contract. Din nume devine clar că o nouă înregistrare în jurnal apare la sfârșitul fiecărei săptămâni de lucru.

În sfârșit, în al treilea rând, in cazul in care un angajat al organizatiei are un program flexibil, jurnalul se tine sub forma contabilitatii rezumative. Pentru companiile care lucrează non-stop pentru a produce ceva și/sau se specializează în efectuarea unor tipuri specifice de muncă, această metodă de contabilitate este cea mai optimă soluție.

Perioada de timp în care apare o nouă intrare este de la o lună la un an: această durată se datorează faptului că prezența orelor suplimentare, care apare adesea cu program în ture, este limitată prin lege la 120 de ore pe an. . Astfel, menținerea contabilității rezumate ajută mulți angajatori să evite încălcările Codului Muncii al Federației Ruse.

Rezumând

Jurnalul de timp este necesar într-o afacere în dezvoltare dinamică care necesită optimizarea maximă a managementului și selecția strictă a personalului care lucrează în beneficiul unei cauze comune. Nu numai că demonstrează nivelul de disciplină al angajaților, dar vă permite și să completați un document obligatoriu stabilit de lege pe baza acestuia, precum și să evitați depășirea normei de timp de lucru stabilite în Codul Muncii al Federației Ruse.

Utilitatea acestui document este dincolo de orice îndoială - la urma urmei, chiar și un angajat autorizat nu va lua mult timp pentru a completa zilnic, dar timpul de implicare a unui angajat care are legătură iresponsabilă cu problema va fi redus semnificativ.

Rezumând toate cele de mai sus în articol, este de remarcat faptul că păstrarea unui jurnal al timpului de lucru este o chestiune personală pentru fiecare angajator.

Spre deosebire de Fișa de pontaj, care are scopul exclusiv de a înregistra orele lucrate, acest document nu este cerut de lege. Dar face afacerile mult mai ușoare, îmbunătățind calitatea resurselor de muncă și economisind semnificativ timpul. La urma urmei, timpul înseamnă bani, nu?

Ora de sosire și de plecare a angajaților poate fi controlată prin diferite metode. Cel mai obișnuit este păstrarea unui jurnal de timp.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

Pe lângă informațiile despre întârzierea și plecarea anticipată de la locul de muncă, el furnizează datele inițiale privind timpul efectiv lucrat de fiecare angajat, care este necesar pentru întocmirea foilor de pontaj și a statelor de plată. Păstrarea unei evidențe a timpului de lucru este obligatorie pentru întreprinderi și organizații în conformitate cu articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Ce este

Jurnalul nu este un document standardizat și nu are un singur formular aprobat. Cele mai comune șabloane pot fi găsite online sau achiziționate de la un magazin cu antet. O întreprindere își poate dezvolta și aproba propria formă de jurnal.

Pentru a determina timpul lucrat de un angajat, veți avea nevoie de următoarele informații:

• datele angajatului, care să permită identificarea acestuia în mod unic (nume complet, funcție, unitate structurală);
• informații despre începutul și sfârșitul zilei de lucru, confirmate prin semnătura personală a angajatului și a operatorului;
• informații despre absența de la locul de muncă, indicând motivul, cu semnătura angajatului sau a persoanei responsabile (de exemplu, trimiterea într-o călătorie de afaceri locală);
• note despre călătorii de afaceri, timp liber, transferuri convenite ale începutului zilei de lucru și alte acorduri între angajator și angajat.

Jurnalul poate fi ținut în caiete sau format prin completarea zilnică a fișelor contabile care sunt depuse într-o mapă sau capsate. Foile separate trebuie să aibă protecția necesară împotriva falsului (data, sigiliul și semnătura persoanei responsabile).

Pentru ce este nevoie

Contabilitatea timpului de lucru sub forma unui jurnal poate fi necesară atunci când se rezolvă litigiile, se confirmă întârzierea la muncă și se verifică legalitatea absenței unui cetățean de la serviciu. Jurnalul de timp de lucru este documentul principal pentru calcularea salariilor pentru salariile pe oră.

Pentru emiterea unei sancțiuni disciplinare pentru întârziere sau absenteism nu este suficientă o înscriere în registru, dar dacă salariatul refuză să explice, aceasta poate fi folosită la întocmirea unui act de întârziere sau absență de la serviciu.

Utilizarea jurnalului ar trebui să fie prevăzută de regulamentul muncii, forma lui și procedura de menținere a acestuia ar trebui să fie stabilite și în documentele interne ale organizației.

Este necesar

Codul Muncii (articolul 91) impune angajatorului să țină evidența timpului de lucru. Managementul timpului are două obiective principale:

• prevenirea depășirii limitelor stabilite pentru timpul de lucru, inclusiv în timpul programului de lucru neregulat;
• depistarea cazurilor de încălcare a disciplinei muncii.

Codul nu obligă o întreprindere să țină un registru. Pentru salarizare este necesară o fișă de pontaj, care se întocmește pe baza jurnalului, a documentelor administrative și a explicațiilor angajaților.

În conformitate cu Legea „Cu privire la afacerile arhivistice”, Ministerul Culturii a stabilit indirect necesitatea menținerii unui registru - prin aprobarea perioadelor de păstrare a unui document de arhivă tipic format ca urmare a activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizatii.

Această prevedere a fost recunoscută de Curtea Supremă de Arbitraj ca nu contravine legislației în vigoare în ceea ce privește obligația organizațiilor comerciale de a păstra documentele enumerate, inclusiv foile de pontaj și jurnalele de timp (Decizia VAC 14589/11 din 21 februarie 2012).

Formular de jurnal

Fiecare organizație poate adopta propriul format de registru pentru urmărirea în muncă și în afara ei. Detalii obligatorii ale jurnalului:

• numele complet al organizației, inclusiv forma juridică;
• datele de începere și de încheiere a întreținerii (se completează ulterior);
• datele persoanei responsabile;
• numărul de pagini legate.

Toate paginile din interiorul cărții trebuie să fie numerotate, coperta trebuie să indice numărul total de pagini.

Coloane care pot fi incluse în jurnal pentru fiecare zi lucrătoare:

• NUMELE COMPLET.;
• departament, post;
• ora sosirii la serviciu, semnăturile angajatului și controlorului;
• ora părăsirii serviciului, semnăturile salariatului și controlorului;
• comentarii cu privire la motivele întârzierii și absenței;
• coloane de servicii utilizate pentru completarea fișei de pontaj (număr de ore lucrate etc.).

Persoana responsabilă cu păstrarea jurnalului este obligată să asigure identificarea angajatului folosind un permis obișnuit sau electronic sau un document de identificare.

Obligația de a ține un jurnal ar trebui să fie atribuită unui angajat (de exemplu, unui agent de securitate sau paznic) din ordinul organizației. Pentru fiecare lună se creează o revistă pentru întreaga organizație sau subdiviziune structurală a acesteia.

Ordin

Documentul intern al organizației (comanda) stabilește responsabilitatea angajaților pentru introducerea informațiilor corecte în jurnalul de timp, precum și obligațiile operatorului de a verifica informațiile și de a le confirma.

Formularul de jurnal poate fi aprobat atât împreună cu responsabilitățile de completare, cât și ca document separat.

Cine întocmește

Responsabilitatea pentru menținerea jurnalului revine departamentului de personal. Un angajat al acestei unități ar trebui să fie responsabil pentru pregătirea unui jurnal corect executat înainte de începutul lunii calendaristice, procesarea datelor privind timpul de prezență la locul de muncă și verificarea informațiilor privind valabilitatea absenței.

Un angajat care este prezent constant la intrarea in organizatie (paznic, paznic, secretar etc.) poate asigura intretinerea registrului.

Fișa postului a persoanei care ține jurnalul contabil trebuie să consemneze obligația de completare și responsabilitatea pentru datele incorecte. Este necesar să instruiți paznicul sau agentul de securitate despre acțiunile în cazul în care angajatul refuză să completeze jurnalul sau încearcă să introducă date false.

Confirmarea informațiilor despre absența de la serviciu, inclusiv concediile medicale și concediile, ar trebui să fie încredințată serviciului de personal.

Controlul permanent și verificarea selectivă a datelor înscrise în jurnal ar trebui să fie efectuate de către angajatul responsabil al departamentului de personal personal sau, dacă este disponibil un sistem de control electronic, conform datelor de trecere folosind o insignă electronică.

Cerința de a fi înregistrat zilnic în jurnal se comunică tuturor angajaților împotriva semnăturii la aprobarea ordinului de introducere a urmăririi timpului.

Dacă contabilitatea este obligatorie în baza reglementărilor de muncă ale organizației, aceasta este adusă la cunoștința personalului la angajare prin familiarizarea cu regulile VTR.

Cum se completează o revistă, eșantion

Datele angajaților sunt introduse în jurnal de către angajatul responsabil la începutul lunii.

Un exemplu de foaie de jurnal zilnică:

Coloanele (1) și (2) se completează de către persoana responsabilă cu ținerea jurnalului (reprezentant al departamentului de personal sau secretar). Coloanele (3) - (7) se completează de către angajat. Este necesar să se confirme atât ora sosirii, cât și ora plecării de la serviciu cu o semnătură personală.

În secțiunea „Note”, angajatul introduce informații despre călătoriile locale de afaceri, plecarea anticipată convenită sau motivul întârzierii. Controlorul confirmă zilnic conformitatea informațiilor despre ora de sosire și de plecare pentru fiecare angajat.

Nu mai târziu de sfârșitul lunii, departamentul de personal calculează programul de lucru în coloana (9) pentru a forma o fișă lunară de pontaj, în coloana (10) puteți introduce informații despre concediu, prezența unei explicații a unui angajat despre întârziere, etc.

Atunci când decideți asupra perioadei de păstrare a revistei, trebuie să vă ghidați după termenul de prescripție pentru conflictele de muncă și perioada de păstrare a arhivelor documentației primare. În 2010, Ministerul Culturii a aprobat perioadele de păstrare a documentelor de arhivă. Conform acestui document, foile de pontaj și registrele trebuie păstrate timp de 5 ani.

Cum să remediați eroarea

Caracteristici pentru condiții dăunătoare de lucru

Jurnalul de timp de lucru pentru condițiile de muncă dăunătoare (grele, periculoase) ar trebui să reflecte restricțiile privind durata muncii stabilite de articolul 92 din Codul Muncii al Federației Ruse. Reducerea timpului de muncă este determinată în contractul colectiv și în regulamentul intern al întreprinderii.

Aceste documente ar trebui să reflecte:

• lista profesiilor (unităților de personal) cu condiții periculoase;
• tip de muncă cu astfel de condiții;
• timpul de lucru în ore stabilite pentru angajați.

Munca dăunătoare trebuie să se reflecte în acordul cu fiecare angajat ale cărui atribuții de muncă sunt îndeplinite în astfel de condiții.

Datorită sezonalității pronunțate a muncii sau particularităților procesului tehnologic, se poate aplica o contabilitate sumară a orelor lucrate pe o perioadă de la 3 luni la un an.

O perioadă specială de depozitare a documentației primare pentru înregistrarea orelor de muncă în industriile periculoase este definită legal - este de 75 de ani atât pentru foaia de pontaj, cât și pentru jurnal. Pentru astfel de întreprinderi, este recomandabil să se încheie un acord cu o instituție de arhivă specializată.

Se recomandă păstrarea unui jurnal al timpului de lucru la o întreprindere de orice formă de proprietate. Vă permite să urmăriți timpul efectiv lucrat de angajați și poate fi folosit pentru a confirma prezența la locul de muncă. Documentul trebuie păstrat împreună cu fișa de pontaj unificat timp de cel puțin 5 ani.

Reguli pentru jurnalul de timp

Artă. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse din 30 decembrie 2001 nr. 197-FZ reglementează obligația angajatorului de a înregistra timpul efectiv lucrat de angajat. Ora menționată trebuie să fie reflectată într-o foaie specială de timp (a se vedea formularul T-12, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 nr. 1).

Disponibilitatea unui jurnal de timp nu este o obligație legală a angajatorului. Cu toate acestea, acest document servește la optimizarea și simplificarea activității serviciului relevant de urmărire a timpului. Pe baza informațiilor conținute în jurnalul menționat, informațiile pot fi introduse în foaia de pontaj.

Persoana responsabilă cu menținerea unui astfel de jurnal este desemnată de fiecare organizație în mod independent:

• prin emiterea unui ordin special sau
• pe baza reglementărilor locale - reglementări privind munca de birou în cadrul organizației; în acest caz, funcționalitatea de menținere a unei astfel de documentații este imediat indicată în contractul de muncă al salariatului sau în fișa postului acestuia.

Frecvența introducerii informațiilor în jurnalul de timp de lucru, precum și perioada de stocare a acestuia depind de tipul de înregistrare a timpului:

• Contabilitate zilnică - când angajații trebuie să vină la muncă în fiecare zi în timpul săptămânii de lucru. În acest caz, jurnalul este completat zilnic.
• Săptămânal - când angajații lucrează săptămânal la ora stabilită prin acord, dar nu vin la serviciu în fiecare zi. Jurnalul în această situație se completează o dată pe săptămână.
• Rezumat - atunci când angajații lucrează pe un program flexibil sau în ture. În acest caz, informațiile din jurnal pot fi introduse la intervalele stabilite de reglementările locale: zilnic, săptămânal, trimestrial, o dată la șase luni etc.

Forma de ținere a unui jurnal al orelor de lucru

Angajatorul este îndreptățit să determine în mod independent forma de ținere a jurnalului, întrucât legiuitorul nu îl limitează în această alegere. Jurnalul poate fi completat atât pe hârtie, cât și în format electronic.

În acest caz, a doua opțiune poate fi implementată chiar și fără utilizarea bazelor de date automate speciale pentru personal sau contabilitate. Este suficientă crearea unei foi de calcul adecvate, întrucât clauza 1.11 al art. 2 din Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ numește un document electronic orice informație documentată prezentată în formă electronică, adică într-o formă adecvată pentru perceperea de către un computer și transmisie prin rețele electronice de telecomunicații.

Păstrarea unui jurnal în formă electronică trebuie să respecte cerințele instrucțiunilor interne ale organizației pentru munca de birou.

Conținutul jurnalului: contabilizarea sosirii și plecării angajaților

Legislația nu stabilește cerințe pentru proiectarea și conținutul documentului numit. Conform practicii consacrate, într-un astfel de jurnal, informațiile sunt de obicei prezentate sub formă de tabel. Tabelul numit conține următoarele coloane în mod implicit:

• numărul de ordine al înregistrării;
• NUMELE COMPLET. angajat;
• data intrării;
• ora a ajuns angajatul la locul de munca;
• ora plecării salariatului de la locul de muncă acasă;
• note (se înregistrează comentarii cu privire la întârzierea salariatului la serviciu, motivele absenței acestuia de la locul de muncă etc.);
• semnătura persoanei responsabile cu ținerea jurnalului.

Pagina de titlu a unui astfel de reviste, publicată pe hârtie, conține de obicei următoarele detalii:

• forma juridică și denumirea organizației;
• numele revistei în sine;
• data de începere și de încheiere a înregistrării;
• funcția, numele complet persoana responsabilă cu păstrarea documentului menționat.

Un exemplu de completare a registrului de sosire și plecare a angajaților poate fi descărcat de pe link-ul:

Deci, registrul de sosire și plecare a angajaților nu se aplică documentației obligatorii de personal și, prin urmare, cerințele pentru menținerea acestuia nu sunt reglementate de lege. În același timp, pe baza unui astfel de jurnal, puteți completa rapid o foaie de pontaj, puteți înregistra comentariile necesare cu privire la motivele întârzierii sau absenței angajaților.

Forma de ținere a unui jurnal poate fi oricare, precum și conținutul acestuia - cerințele pentru acestea sunt stabilite de regulamentele interne ale organizației.

Jurnal de timp - un document care indică când vin angajații în întreprindere și când o părăsesc.

Care este scopul jurnalului?

Jurnalul de timp este un document care devine necesar atunci când numărul de angajați ai companiei devine suficient de semnificativ, în urma căruia conducerea sau angajații responsabili nu mai au posibilitatea de a-și consemna apariția „cu ochi”. Apoi documentul preia această funcție.

De menționat că legea nu este indicat ca este necesar si in companiile cu un numar mare de angajati. De asemenea, nu este prevăzut un formular standard pentru acesta, cerințele fiind limitate la cele existente în munca de birou în ansamblu. Prin urmare, întreprinderile însele pot seta detaliile propriilor lor registre în conformitate cu nevoile unei anumite companii.

Jurnalul de contabilitate poate fi folosit pentru a rezolva următoarele sarcini:

• determinarea timpului pe care personalul a lucrat cu o zi de lucru neregulată;
• înregistrarea faptelor de întârziere și plecare anticipată de la serviciu;
• adăpostindu-se la munca suplimentară.

Astfel, folosind acest document, este posibil să se înregistreze cu exactitate timpul pe care toți angajații îl petrec la locul lor. În plus, se poate face referire la revistă dacă între angajator și angajat există dispute cu privire la anumite aspecte legate de timpul de lucru. De asemenea, este permisă trimiterea la acest jurnal în instanță, cu condiția ca este necesar să-l mențină în mod corect. Dacă se constată încălcări, este posibil să nu fie acceptată ca probă.

Principalele modalități de a controla timpul de lucru

Principala modalitate de a controla timpul de lucru până în prezent este subiectul acestui articol, adică jurnal de timp, care poate avea atât formă de hârtie, cât și formă virtuală. Cu toate acestea, sunt disponibile și alte opțiuni împreună cu acesta. Acestea includ:

• un permis electronic realizat sub forma unui card magnetic, prin care trec prin turnichet, prin aceasta metoda se poate afla si ora sosirii si plecarii angajatilor;
• Contabilitatea biometrică, acesta este cel mai modern mod, presupune că angajații merg la locul de muncă cu amprentele digitale.

Reguli generale de înregistrare

S-a menționat deja că nu există o formă generală pentru acest document. Din acest motiv, fiecare companie are ocazia să-l dezvolte cu eforturi proprii, pe baza mostrelor care pot fi găsite pe Internet.

În special, numărul de coloane pe care va fi căptușită foaia diferă. Depinde de obiectivele angajatorului. De exemplu, un jurnal contabil care nu are o formă prea complexă poate include următoarele coloane:

• număr;
• numele de familie și parafa salariatului și locul de muncă al acestuia;
• diviziunea întreprinderii căreia îi aparține;
• ora sosirii salariatului la loc;
• semnătura dată de acesta la sosire;
• semnătura persoanei responsabile de prezență;
• ora plecării salariatului;
• numărul de ore lucrate de acesta la întreprindere în ziua respectivă;
• o notă despre nerespectarea programului de lucru (motivul poate fi munca suplimentară, o întârziere cu un motiv întemeiat, precum și întârzierea);
• semnătura angajatului la plecare;
• semnătura persoanei responsabile de prezență.

Merită să precizăm că, pe de o parte, această listă nu este exhaustivă, alte coloane pot fi adăugate în document, pe de altă parte, nu este obligatorie și, dacă este necesar, unele coloane pot fi excluse din aceasta.

Deoarece legislația nu definește regulile de menținere a acestui document, se impune determinarea acestora printr-un act de reglementare local. În special, faptul ținerii unui jurnal poate fi indicat în Regulile care reglementează regulamentul intern al muncii. În același timp, un jurnal de probă poate fi introdus din ordinul șefului. În viitor, documentul trebuie întocmit în conformitate cu toate regulile care au fost prescrise în legătură cu acesta prin actele locale.

Acest jurnal trebuie întocmit în conformitate cu următoarele cerințe generale ale muncii de birou:

• este necesar să introduceți numerotarea continuă și să marcați toate foile sale cu numere;
• este necesar să flashați acest document, în timp ce firele sunt afișate pe ultimul său foișor, unde sunt legate și capetele au o lungime de cel puțin 5-7 centimetri;
• pe ultima pagină este necesar să se pună un sigiliu, care are forma unui dreptunghi de hârtie atașat la capetele șiretului, numărul de foi trebuie introdus în acest dreptunghi și semnătura șefului întreprinderii sau a unui angajat responsabil este, de asemenea, pus pe el.

De asemenea, în jurnal (pe flyleaf sau în alt loc) ar trebui să fie indicate o serie de informații de bază, în special:

• denumirea societății sau subdiviziunea sa structurală, dacă jurnalul este ținut pentru angajații unei părți integrante a întreprinderii;
• data începerii jurnalului;
• numărul când i s-a făcut ultima intrare;
• prenume nume patronimic și funcția persoanei desemnate responsabilă cu ținerea jurnalului.

În cazurile în care jurnalul este ținut de persoane succesive, de exemplu, agenți de pază, nu este necesară desemnarea unui singur angajat responsabil. Apoi indicați poziția pe care o ocupă.

Trebuie repetat că aceste cerințe nu se aplică cerințelor legislative adoptate special pentru jurnalul de timp, ci sunt cerințe generale pentru munca de birou. Cu toate acestea, respectarea lor este necesară, în special pentru firmware-ul și numerotarea documentelor.

Metode de umplere

În mod similar, nu există cerințe obligatorii pentru ordinea de umplere, iar aceste cerințe sunt, de asemenea, recomandate a fi aprobate printr-un act de reglementare local. Există două moduri principale de a face acest lucru:

• ofițerul responsabil (fie în persoană sau într-o poziție adecvată, de pază sau în alt mod) completează toate casetele și alți angajați doar certifică cu semnătura că totul este corect;
• angajatul completează toate coloanele, iar semnătura este pusă de angajatul responsabil.

Ambele metode sunt echivalente, aceleași cerințe sunt prezentate pentru ambele:

Persoana care este responsabilă cu menținerea jurnalului este determinată de manager, care poate specifica și o anumită funcție. Dacă există mai multe departamente, șeful poate determina un angajat care își supraveghează propriul jurnal de bord pentru fiecare unitate structurală.

Este de remarcat faptul că astăzi, împreună cu jurnalizarea manuală standard, este posibil să o întocmești folosind un formular pe computer, precum și printr-o aplicație specială.

Programele pot fi furnizate de organizația furnizorului timp de câteva luni, această metodă implicând că acestea sunt închiriate. Aceasta este o opțiune relativ accesibilă. O altă opțiune - achiziționarea perpetuă de software sugerează că va trebui să plătiți mult mai mult.

Care este diferența cu o foaie de calcul

The documentul trebuie distins de foaia de pontaj.

Foaia de pontaj indică doar câte ore a lucrat angajatul într-o anumită zi. Prin urmare, o fișă de pontaj mai puțin semnificativă poate fi completată pe baza unui jurnal care indică ora exactă a sosirii angajaților la locul de muncă, precum și plecarea acestora de la acesta.

Pe care agențiile guvernamentale le controlează

Pentru angajatori, este necesar să urmăriți momentul apariției angajaților la locul de muncă și plecarea acestora de la acesta. În același timp, conducerea întreprinderii stabilește forma acestui control în mod independent. Reprezentanți ai agențiilor de reglementare monitorizează acuratețea contabilității conform formularului acceptat, în măsura în care îndeplinește cerințele muncii de birou, care, după cum sa menționat mai sus, sunt obligatorii.

În special, autoritățile fiscale au dreptul de a verifica modul în care este întocmit acest document, deoarece pe baza acestuia li se plătesc salarii angajaților și, în consecință, în viitor, impozite de la acesta la buget. Și dacă acest jurnal este compilat incorect, atunci și suma plăților va fi necorespunzătoare.

De asemenea, acces la acest document pot primi fondul de asigurări sociale, care are dreptul de a verifica dacă cuantumul prestațiilor a fost stabilit corect, de exemplu, pentru îngrijirea copilului sau pe baza unui concediu medical. Inspectoratul Federal de Muncă are un drept similar.

Totodată, absența acestui jurnal este considerată o încălcare semnificativă a dreptului muncii, ceea ce va avea drept rezultat o amendă.

În atenția dvs. este un videoclip despre automatizarea urmăririi timpului angajaților.

Disciplina angajaților este un factor fundamental în succesul oricărei organizații. Pentru respectarea lui în organizații există programe strict stabilite pentru începutul și sfârșitul lucrărilor. Pentru a controla respectarea regulilor stabilite, angajatorii mențin diverse forme de contabilitate. Una dintre formele acceptate de monitorizare a prezenței sau absenței temporare de la serviciu este carnetul de contabilitate specială a orelor lucrate.

Jurnalul de timp al angajaților - bază legislativă pentru exploatare

Organizarea corectă a producției depinde, în primul rând, de buna funcționare a muncii personalului angajat. Salariații sunt obligați să respecte normele de program de lucru stabilite în documentele locale. Dar, o absență neplanificată nu poate fi evitată. Pentru a putea urmări prezența angajaților la locurile lor de muncă și a calcula corect salariile, se menține o fișă lunară de pontaj. Obligația de a-l menține este consacrată în Codul Muncii al Federației Ruse de articolul 91. Jurnalul pentru înregistrarea sosirii și plecării angajaților este ținut de angajator în mod voluntar. Legea nu prevede obligația de a o conduce.

În ce formă este?

Din punct de vedere legislativ, forma jurnalului de timp de lucru nu este stabilită, prin urmare proiectarea acestuia depinde doar de cerințele angajatorului. Atât versiunile pe hârtie, cât și cele electronice ale contabilității sunt considerate legitime. Trebuie clarificat faptul că instalarea de programe speciale nu este necesară pentru a menține un formular electronic. Este suficient să dezvolți un format convenabil pentru tine și să-l aranjezi corect. Poate fi un document Word sau Excel. Este posibilă menținerea unui document utilizând sistemele electronice de raportare încorporate disponibile în organizație. Principalul lucru atunci când completați un formular de hârtie sau electronic este consistența și consistența.

Cum să aranjezi?

Înregistrarea jurnalului de timp al angajaților se realizează prin metoda tabelară. Fiecare organizație este liberă să determine ce coloane are nevoie în registrul de lucru. Principalul lucru este că, cu ajutorul lor, puteți urmări cu ușurință sosirea, plecarea angajaților, orele de procesare sau absența acestora.

Designul cărții trebuie să includă:

• Pagina titlu.
• Cuprins.
• Sigilați șiretul.

Pagina de titlu ar trebui să conțină informații generale despre numele întreprinderii și titlul cărții. Pe prima filă trebuie să fie indicate data începerii întreținerii și ultima înscriere în carte. Este important să se indice pe carte funcția și prenumele persoanei care deține documentul. Cartea este dantelă și sigilată pentru a proteja împotriva îndepărtarii ilegale a foilor. Sigiliul poate fi sub forma unei foi de hârtie sigilate sau din fabrică, la achiziționarea unei cărți finite.

Cum să păstrezi un jurnal de timp al angajaților?

O persoană responsabilă ar trebui să țină cartea. De obicei, în organizații, această poziție este prescrisă în LNLA și apoi în contractul de muncă al angajatului corespunzător. Dar este posibil să se impună responsabilitatea ordinii capului.

Tabelul conține următoarele coloane obligatorii:

• Număr de serie.
• Numele de familie al angajatului.
• Data intrării.
• Intrarea exactă la locul de muncă.
• Ora exactă pentru a pleca de la muncă.
• Notă de numărare.
• Semnătura angajatului care face intrarea.

În coloana de note, acestea indică de obicei întârzierea sau plecarea devreme. De asemenea, poate înregistra ore neregulate de funcționare.

Exemplu de comandă privind introducerea unui jurnal de timp pentru angajați

Toată documentația de bază din organizații este pusă în aplicare prin ordinul șefului. Cartea specială de contabilitate nu face excepție. Modificările la carte se efectuează și prin emiterea unei comenzi.

Comanda conține următoarele articole:

• Baza emiterii comenzii.
• Comanda pe un tip special de contabilitate speciala de la data specificata.
• Atribuirea responsabilității unui angajat responsabil.
• Instrucțiuni pentru familiarizarea cu comanda.

Perioada de păstrare a jurnalului de timp al angajatului

Conform regulilor stabilite, toate documentele din organizație, după finalizarea întreținerii lor, sunt transferate în arhivă. Condițiile de depozitare sunt prescrise în instrucțiunile de stat, unde este indicată întreaga listă a documentelor stocate. În conformitate cu clauza 586 din Listă, jurnalul contabil special se ține timp de 5 ani de la efectuarea ultimei înregistrări. Cu toate acestea, dacă documentul conține informații despre munca în condiții dăunătoare, păstrarea acestuia crește la 75 de ani. Stocarea documentelor până la 5 ani este asigurată de arhiva internă a organizației, până la 75 de ani - transferate la arhivele orașului.