Obowiązki sekretarza w organizacji. Opis stanowiska sekretarza głowy. Wymagania dla sekretarki

Sekretarz nazywany jest wiernym asystentem i prawą ręką szefa i nie bez powodu, ponieważ do obowiązków sekretarza menedżera należy zapewnienie skutecznego zarządzania i działań administracyjnych. Sekretarz menedżera zajmuje się przygotowywaniem i realizacją dokumentów i dokumentów biznesowych, pomaga szefowi w biznesie i rozwiązuje wiele problemów organizacyjnych.

Stanowisko sekretarza-asystenta można uznać także za stanowisko reprezentacyjne, gdyż jest on twarzą firmy – spotyka się z gośćmi, odbiera telefony i listy. Ten rodzaj pracy wymaga dużego opanowania, umiejętności komunikacji i organizacji. Z tego powodu zawód sekretarki może wiązać się z dużymi perspektywami – w przyszłości specjalista może zostać kierownikiem biura, a następnie jednym z dyrektorów lub menedżerów najwyższego szczebla.

Miejsca pracy

Stanowisko sekretarza wykonawczego jest wymagane w prawie każdej firmie, która ma biuro dla klientów i gości. Mogą to być zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i małe organizacje biznesowe.

Historia zawodu

Pierwszych sekretarzy można uznać za skrybów i kronikarzy – spisali dekrety i zarządzenia królewskie, kronikę bieżących wydarzeń, zajmowali się prowadzeniem korespondencji. Z biegiem czasu uprawnienia sekretarza znacznie się rozszerzyły i dziś może on pełnić różnorodne funkcje. Powstało zatem zapotrzebowanie na specjalistów o wąskiej specjalizacji, w wyniku czego pojawił się zawód sekretarza-asystenta, urzędnika, sekretarza-tłumacza i kierownika biura.

Obowiązki sekretarza

Do obowiązków sekretarza-asystenta należy:

• przyjmowanie gości;
• odbieranie połączeń telefonicznych;
• ewidencjonowanie;
• planowanie dnia pracy menadżera;
• organizacja spotkań;
• zamawianie biletów i rezerwacji hotelowych dla menadżera i innych pracowników podczas podróży służbowej;
• zamawianie artykułów piśmiennych do biura;
• spełniając prośby menadżera.

Czasami do funkcji sekretarza menedżera należy korespondencja w języku angielskim.

Wymagania dla sekretarki

Wymagania wobec asystenta sekretarza obejmują:

• wykształcenie średnie lub wyższe;
• posiadanie komputera;
• znajomość podstaw pracy biurowej;
• znajomość języka angielskiego (czasami).

Stanowisko sekretarza wymaga również następujących umiejętności:

• punktualność;
• umiejętność dobrego wyglądu (reprezentacyjnego);
• organizacja.

Próbka CV sekretarza

Jak zostać sekretarką

Jak zostać sekretarką? Może to być osoba posiadająca dowolne wykształcenie wyższe, która ukończyła kursy dla sekretarek lub przeszła szkolenie bezpośrednio w miejscu pracy. Z reguły pracodawcy nie nakładają specjalnych wymagań na nabytą przez kandydata specjalizację, ale skupiają się na tym, aby kandydat posiadał niezbędne cechy osobiste i był w stanie wykonywać obowiązki na odpowiednim poziomie.

Pensja sekretarza

Wynagrodzenie sekretarza może się różnić - od 15 do 45 tysięcy rubli. Dochód zależy od obowiązków pracownika i regionu, w którym pracuje. Średnia pensja asystenta sekretarza wynosi 30 tysięcy rubli.

Gdzie się przeszkolić

Oprócz studiów wyższych na rynku dostępnych jest szereg szkoleń krótkoterminowych, trwających zwykle od tygodnia do roku.

Instytut Kształcenia Zawodowego „IPO” zaprasza na kursy zdalne na kierunku „” (istnieją opcje 256, 512 i 1024 godzin akademickich) w celu uzyskania dyplomu lub świadectwa państwowego. Przeszkoliliśmy ponad 8 000 absolwentów z niemal 200 miast. Możesz przejść szkolenie zewnętrzne i otrzymać nieoprocentowane raty.

Opis stanowiska sekretarki

ZATWIERDZIŁEM
Dyrektor generalny
Nazwisko I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Sekretarz należy do kategorii wykonawców technicznych.
1.2. Sekretarz jest powoływany na stanowisko i odwoływany z niego zarządzeniem dyrektora generalnego spółki.
1.3. Sekretarz podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu/szefowi komórki strukturalnej firmy.
1.4. W czasie nieobecności sekretarza jego prawa i obowiązki przechodzą na innego urzędnika, zgodnie z zarządzeniem organizacji.
1,5. Na stanowisko sekretarza powołuje się osobę, która spełnia następujące wymagania: wykształcenie - wyższe, niepełne wyższe lub średnie specjalistyczne, doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku co najmniej pół roku, znajomość obsługi sprzętu biurowego (faks, kopiarka, skaner, drukarka), Microsoft Programy biurowe (Word, Excel).
1.6. Sekretarz w swojej działalności kieruje się:
- akty prawne Federacji Rosyjskiej;
- Statut spółki, wewnętrzny regulamin pracy i inne regulacje spółki;
- rozkazy i instrukcje kierownictwa;
- ten opis stanowiska.

2. Obowiązki służbowe sekretarza

Sekretarz wykonuje następujące obowiązki:
2.1. Wykonuje prace w zakresie wsparcia organizacyjnego i technicznego działalności administracyjno-administracyjnej menedżera.
2.2. Przyjmuje korespondencję otrzymaną do rozpatrzenia przez kierownika, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją jednostkom strukturalnym lub konkretnemu wykonawcy do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowaniu odpowiedzi.
2.3. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu menadżera.
2.4. Odbiera telefony, nagrywa i przekazuje menadżerowi informacje urzędowe, organizuje rozmowy telefoniczne z menadżerem.
2.5. W imieniu menadżera sporządza pisma, wnioski i inne dokumenty.
2.6. Wykonuje prace związane z przygotowaniem spotkań i spotkań prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu spotkania, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły ze spotkań i spotkań.
2.7. Monitoruje wykonanie przez pracowników przedsiębiorstwa wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzeganie terminów wykonania poleceń i poleceń kierownika, objętych kontrolą.
2.8. Zapewnia stanowisko pracy menedżera w niezbędny sprzęt organizacyjny, materiały biurowe oraz stwarza warunki sprzyjające efektywnej pracy menedżera.
2.9. Organizuje przyjęcie gości, ułatwia szybkie rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników.
2.10. Tworzy akta zgodnie z przyjętą nomenklaturą, dba o ich bezpieczeństwo i w ustalonym terminie przekazuje je do archiwum.
2.11. Organizuje wyjazdy służbowe menadżera: zamawia bilety lotnicze i kolejowe, rezerwuje hotele.
2.12. Wykonuje indywidualne zadania służbowe od swojego bezpośredniego przełożonego.

3. Uprawnienia sekretarza

Sekretarz ma prawo:
3.1. Otrzymuj informacje, w tym informacje poufne, w zakresie niezbędnym do rozwiązania powierzonych zadań.
3.2. Przedkładaj kierownictwu propozycje usprawnienia pracy swojej i firmy.
3.3. Żądaj osobiście lub w imieniu menedżera z działów przedsiębiorstwa i innych specjalistów informacji i dokumentów niezbędnych do wypełniania jego obowiązków służbowych.
3.4. Wymagaj od kierownictwa stworzenia normalnych warunków wykonywania obowiązków służbowych i bezpieczeństwa wszystkich dokumentów powstałych w wyniku działalności firmy.
3.5. Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.

4. Odpowiedzialność sekretarza

Sekretarz jest odpowiedzialny:
4.1. Za niewykonanie i/lub nieterminowe, niedbałe wykonanie swoich obowiązków służbowych.
4.2. Za niezastosowanie się do aktualnych instrukcji, zarządzeń i przepisów dotyczących zachowania tajemnicy handlowej i informacji poufnych.
4.3. Za naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, dyscypliny pracy, zasad bezpieczeństwa i przeciwpożarowych.

Jeśli po przeczytaniu tego artykułu nie otrzymasz jednoznacznej odpowiedzi, poszukaj szybkiej pomocy:

Aby jasno określić obowiązki sekretarki, trzeba wiedzieć, o kim dokładnie mówimy. W końcu można na to patrzeć z kilku stron. Znany jest na przykład asystent sekretarza jako pracownik biurowy, sekretarz generalny jako szef (szef) określonej organizacji, sekretarz stanu jako urzędnik państwowy, sekretarz jako osoba dyplomatyczna, sekretarz menedżera jako urzędnik pracownika i inne opcje. Najczęściej mówiąc o tym stanowisku mają na myśli pracownika realizującego zadania (zadania) zarówno dyrektora przedsiębiorstwa, jak i poszczególnych kierowników jego pionów strukturalnych. Okazuje się, że obowiązki sekretarza w tym przypadku sprowadzają się do wykonywania jednorazowych zadań mających na celu rozwiązanie problemów organizacyjnych i technicznych.

Co sekretarka musi wiedzieć i robić

Sekretarz na co dzień musi pełnić następujące funkcje:

1. Otrzymuj informacje od podwładnych w celu przekazania ich przełożonemu.
2. Organizuj komunikację telefoniczną dla menedżera. W przypadku jego nieobecności uzyskaj informacje, a następnie przekaż je dyrektorowi.
3. Odbieraj i zapisuj wiadomości telefoniczne.
4. Stwórz warunki do normalnej pracy menedżera: monitoruj zapotrzebowanie na artykuły papiernicze i sprzęt biurowy.
5. Pomoc w organizacji spotkań produkcyjnych i spotkań. Poinformuj uczestników o dacie, miejscu i godzinie wydarzenia. Zbierz niezbędne materiały, zadbaj o obecność obecnych i sporządź protokół spotkania.
6. Prowadzenie prac biurowych w przedsiębiorstwie. Aby to zrobić, sekretarz musi odbierać, usystematyzować przychodzącą korespondencję i przekazywać ją do rozpatrzenia kierownictwu. Następnie na podstawie nałożonej wizy przekaż dokumenty wykonawcom za podpisem. Sekretarz obejmuje także kontrolę nad postępem, harmonogramem i wynikami ich realizacji.
7. Wykonuj drukowanie i reprodukcję dokumentów.
8. Zorganizuj przyjęcie gości u szefa firmy i, jeśli to możliwe, stwórz warunki do szybkiego rozwiązania problemów.

Aby wykonywać te pozornie proste obowiązki sekretarki, pracownik musi wiedzieć:

• całe kierownictwo przedsiębiorstwa i jego działów strukturalnych;
• statut, kadra i struktura przedsiębiorstwa, jego profil, perspektywy rozwoju i specjalizacja;
• dokumenty regulacyjne dotyczące prawidłowego prowadzenia dokumentacji;
• zasady korzystania ze sprzętu biurowego i komunikacji;
• VTR, BHP, przepisy przeciwpożarowe i sanitarne;
• zasady organizacji pracy w miejscu pracy;
• akty normatywne i prawne, zarządzenia, uchwały, regulacje dotyczące planowania, rozliczania i zarządzania jakością wykonywanych prac.

Specyfika urzędnika

Jeśli mówimy o bardziej szczegółowej, wąskiej specjalizacji, to sytuacja jest nieco inna. Weźmy na przykład tytuł stanowiska, który sam w sobie jasno określa aspekt wykonywanej pracy. Zazwyczaj w każdym przedsiębiorstwie istnieje już opis stanowiska, który określa obszary działania specjalisty ds. zarządzania biurem. Jeśli nie ma takiej instrukcji, lepiej ją utworzyć. W tym celu należy skorzystać z katalogu kwalifikacji, który zawiera przybliżone próbki. Następnie wersję standardową należy zmodyfikować dla konkretnej organizacji, biorąc pod uwagę specyfikę i cechy wewnętrzne. Ogólnie rzecz biorąc, obowiązki sekretarza powinny wyraźnie obejmować 3 główne obszary:

1. Pracuj z korespondencją. Odbiór, przetwarzanie przy użyciu nowoczesnych metod i terminowa wysyłka.
2. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji wewnętrznej.
3. Rejestracja, ścisła księgowość i przekazanie dokumentów do archiwum w celu przechowywania.

Specyfika pracy referenta

Niektóre przedsiębiorstwa wprowadzają stanowisko obejmujące szeroki zakres obowiązków: od „biura informacyjnego” po „zastępcę dyrektora”. Taki specjalista musi posiadać wszechstronną wiedzę i dobre rozeznanie w sytuacji. Obowiązki zastępcy sekretarza zostały nieznacznie rozszerzone w związku ze zwiększeniem uprawnień. Ogólnie rzecz biorąc, jest to zwykła praca sekretarza, ale słowo „referent” wprowadza pewne uzupełnienia do standardowej listy. W szczególności zastępca sekretarza może samodzielnie przyjmować gości w określonych kwestiach. Posiadając pewne informacje, jest w stanie samodzielnie podejmować decyzje. Ponadto asystent wykonuje odpowiedzialne instrukcje kierownika dotyczące działalności gospodarczej organizacji (przedsiębiorstwa). Czasami obowiązki asystenta sekretarza są przydzielane tylko wtedy, gdy całkowity zakres pracy pozwala mu na wykonanie dodatkowych obowiązków.

Pobierz opis stanowiska
sekretarz menadżera(.doc, 90 KB)

I. Postanowienia ogólne

1. Sekretarz menedżera należy do kategorii wykonawców technicznych.
2. Na stanowisko sekretarza kierownika powołuje się osobę posiadającą wyższe wykształcenie zawodowe bez wymagań dotyczących stażu pracy lub wykształcenie średnie zawodowe i staż pracy w specjalności co najmniej 2 lata.
3. Powołanie na stanowisko sekretarza i zwolnienie z niego następuje na podstawie zarządzenia dyrektora przedsiębiorstwa po przedstawieniu
4. Sekretarz menedżera musi wiedzieć:
   1. 4.1. Uchwały, instrukcje, zarządzenia i inne dokumenty zarządcze i regulacyjne organów wyższych i innych, odnoszące się do działalności przedsiębiorstwa.
   2. 4.2. Regulaminy, instrukcje i inne dokumenty normatywne dotyczące prowadzenia dokumentacji.
   3. 4.3. Struktura i zarządzanie przedsiębiorstwem oraz jego oddziałami.
   4. 4.4. Organizacja pracy biura.
   5. 4,5. Metody rejestracji i przetwarzania dokumentów.
   6. 4.6. Sprawa archiwalna.
   7. 4.7. Maszynopis.
   8. 4.8. Zasady korzystania z domofonów.
   9. 4.9. Standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej.
   10. 4.10. Zasady drukowania pism biznesowych przy użyciu standardowych formularzy.
   11. 4.11. Podstawy etyki i estetyki.
   12. 4.12. Zasady komunikacji biznesowej.
   13. 4.13. Zasady obsługi sprzętu komputerowego.
   14. 4.15. Podstawy prawa administracyjnego i prawa pracy.
   15. 4.16. Wewnętrzne przepisy pracy.
   16. 4.17. Zasady i przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej.
5. W czasie nieobecności sekretarza kierownika (choroba, urlop itp.) jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona w określony sposób, która nabywa odpowiednie uprawnienia i jest odpowiedzialna za należyte wykonywanie powierzonych jej obowiązków.

II. Odpowiedzialność zawodowa

Sekretarz:

1. Wykonuje prace w zakresie wsparcia organizacyjnego i technicznego działalności administracyjno-administracyjnej menedżera.
2. Przyjmuje korespondencję otrzymaną do rozpatrzenia przez kierownika, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją jednostkom strukturalnym lub konkretnemu wykonawcy do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowaniu odpowiedzi.
3. Prowadzi pracę biurową, wykonuje różne operacje z wykorzystaniem technologii komputerowej przeznaczonej do gromadzenia, przetwarzania i prezentacji informacji podczas przygotowywania i podejmowania decyzji.
4. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu menadżera.
5. Przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne w pracy menadżera.
6. Monitoruje terminowe przeglądanie i składanie przez jednostki strukturalne i konkretnych wykonawców dokumentów przekazywanych kierownikowi do podpisu, zapewnia ich wysoką jakość redakcyjną.
7. Organizuje rozmowy telefoniczne menadżera, rejestruje informacje otrzymane pod jego nieobecność i informuje o ich treści, przekazuje i odbiera informacje za pomocą urządzeń odbiorczych i interkomowych (telefaks, teleks itp.), A także wiadomości telefonicznych, przekazuje informacje swojemu pracownikowi uwagę w odpowiednim czasie, otrzymaną za pośrednictwem kanałów komunikacji.
8. Na polecenie kierownika sporządza pisma, wnioski i inne dokumenty oraz przygotowuje odpowiedzi dla autorów pism.
9. Wykonuje prace związane z przygotowaniem spotkań i spotkań prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu spotkania, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły ze spotkań i spotkań.
10. Monitoruje wykonanie przez pracowników przedsiębiorstwa wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzeganie terminów wykonania poleceń i poleceń kierownika, objętych kontrolą.
11. Prowadzi kartotekę kontrolno-rejestrową.
12. Zapewnia stanowisko pracy menedżera w niezbędny sprzęt organizacyjny, materiały biurowe oraz stwarza warunki sprzyjające efektywnej pracy menedżera.
13. Na polecenie menadżera drukuje oficjalne materiały niezbędne do jego pracy lub wprowadza aktualne informacje do banku danych.
14. Organizuje przyjęcie gości, ułatwia szybkie rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników.
15. Tworzy akta zgodnie z przyjętą nomenklaturą, dba o ich bezpieczeństwo i w ustalonym terminie przekazuje je do archiwum.
16. Wykonuje indywidualne zadania służbowe od swojego bezpośredniego przełożonego.

III. Prawa

Sekretarz ma prawo:

1. Zapoznaj się z projektami decyzji kierownictwa przedsiębiorstwa dotyczących jego działalności.
2. Przedstawiaj propozycje usprawnień pracy związanych z obowiązkami przewidzianymi w niniejszej instrukcji.
3. W ramach swoich kompetencji informuj bezpośredniego przełożonego o wszystkich stwierdzonych uchybieniach w wykonywaniu obowiązków służbowych i zgłaszaj propozycje ich usunięcia.
4. Żądaj osobiście lub w imieniu kierownictwa przedsiębiorstwa od oddziałów przedsiębiorstwa i innych specjalistów informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania jego obowiązków służbowych.
5. Wymagaj od kierownictwa przedsiębiorstwa pomocy w wykonywaniu swoich obowiązków służbowych i praw.

IV. Odpowiedzialność

Sekretarz jest odpowiedzialny:

1. Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków zawodowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska pracy – w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy Federacji Rosyjskiej.
2. Za przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.
3. Za wyrządzenie szkody materialnej - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i prawo cywilne Federacji Rosyjskiej.

OPIS PRACY

Sekretarz głowy

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza instrukcja została sporządzona zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 sierpnia 1998 r. Nr 37 „Ogólnobranżowa charakterystyka kwalifikacyjna stanowisk pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach”.

1.2. Sekretarz menedżera należy do kategorii dyrektora technicznego.

1.3. Ten opis stanowiska określa obowiązki, prawa i obowiązki sekretarza menedżera.

1.4. Na stanowisko sekretarza kierownika przyjmuje się osobę, która posiada wykształcenie wyższe zawodowe bez wymagań dotyczących stażu pracy lub wykształcenie średnie zawodowe i staż pracy w specjalności co najmniej 2 lata.

1,5. Sekretarza dyrektora powołuje się na to stanowisko na podstawie zarządzenia dyrektora technikum, podlega on dyrektorowi technikum i kierownikowi jednostki strukturalnej obsługi dokumentacji technikum.

1.6. Sekretarz menedżera musi wiedzieć:

Konstytucja Federacji Rosyjskiej;

prawo pracy;

Podstawowe postanowienia Jednolitego Państwowego Systemu Zarządzania Dokumentacją;

Akty prawne o charakterze legislacyjnym i wykonawczym, uchwały, rozporządzenia, instrukcje i inne dokumenty normatywne organów wyższych dotyczące obsługi dokumentacyjnej technikum;

Podstawowe dokumenty normatywne i metodologiczne regulujące zasady sporządzania i przetwarzania dokumentów oraz organizacji pracy z nimi,

Instrukcje pracy biurowej;

Standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej;

Procedura monitorowania przepływu dokumentów i materiałów urzędowych;

Metody badań, analiz, projektowania i rozwoju systemów dokumentacji;

Procedura rejestracji, klasyfikacji, przechowywania, badania wartości dokumentów;

Organizacja spraw archiwalnych;

Procedura planowania, projektowania i technologii pracy w oparciu o technologię organizacyjną i komputerową usługi wspomagania zarządzania dokumentacją;

Organizacja i zarządzanie pracą;

Struktura technikum i jego usług;

Wewnętrzny regulamin pracy technikum;

Zasady i przepisy ochrony pracy.

1.7. Sekretarz menadżera kieruje się w swojej pracy:

Statut, zarządzenia i instrukcje dyrektora technikum;

Główne dokumenty normatywne i metodyczne regulujące zasady sporządzania i przetwarzania dokumentów oraz organizacji pracy z nimi, instrukcje pracy biurowej;

Wewnętrzny regulamin pracy technikum;

Ten opis stanowiska.

1.8. W okresie urlopu lub tymczasowej nieobecności sekretarza dyrektora jego obowiązki powierza pracownikowi służby wychowania przedszkolnego na mocy zarządzenia dyrektora technikum. Osoba ta nabywa odpowiednie uprawnienia i jest odpowiedzialna za należyte wykonanie powierzonych jej obowiązków.

2. Funkcje

2.1. Wsparcie organizacyjne i techniczne działalności kierownika organizacji.

2.2. Ewidencjonowanie.

2.3. Monitorowanie wykonywania przez pracowników poleceń i poleceń przełożonego.

3. Obowiązki zawodowe

Sekretarz kierownika wykonuje następujące obowiązki:

3.1. Wykonuje prace związane z obsługą organizacyjno-techniczną działalności administracyjno-administracyjnej dyrektora technikum.

3.2. Przyjmuje korespondencję otrzymaną do rozpatrzenia przez dyrektora, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją jednostkom strukturalnym lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowaniu odpowiedzi.

3.3. Prowadzi pracę biurową, wykonuje różne operacje z wykorzystaniem technologii komputerowej przeznaczonej do gromadzenia, przetwarzania i prezentacji informacji podczas przygotowywania i podejmowania decyzji.

3.4. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu menadżera.

3.5. Przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne w pracy menadżera.

3.6. Monitoruje terminowość rozpatrywania i przekazywania przez jednostki strukturalne i konkretnych wykonawców dokumentów otrzymanych do realizacji, sprawdza poprawność przygotowanych projektów dokumentów przekazywanych kierownikowi do podpisu oraz zapewnia ich wysoką jakość redakcyjną.

3.7. Organizuje rozmowy telefoniczne menadżera, rejestruje informacje otrzymane pod jego nieobecność i informuje o ich treści, przekazuje i odbiera informacje za pomocą urządzeń odbiorczych i interkomowych (telefaks, teleks itp.), A także wiadomości telefonicznych, przekazuje informacje swojemu pracownikowi uwagę w odpowiednim czasie, otrzymaną za pośrednictwem kanałów komunikacji.

3.8. Na polecenie kierownika sporządza pisma, wnioski i inne dokumenty oraz przygotowuje odpowiedzi dla autorów pism.

3.9. Wykonuje prace związane z przygotowaniem spotkań i spotkań prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu spotkania, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły ze spotkań i spotkań.

3.10. Monitoruje wykonywanie przez pracowników technikum wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzeganie terminów wykonania poleceń i poleceń kierownika, przyjętych pod kontrolę.

3.11. Prowadzi kartotekę kontrolno-rejestrową.

3.12. Zapewnia stanowisko pracy menedżera w niezbędne urządzenia organizacyjne, materiały biurowe oraz stwarza warunki sprzyjające jego efektywnej pracy.

3.13. Drukuje na polecenie menadżera oficjalne materiały niezbędne do jego pracy lub wprowadza aktualne informacje do banku danych.

3.14. Organizuje przyjęcie gości, ułatwia szybkie rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników.

3.15. Tworzy akta zgodnie z przyjętą nomenklaturą, dba o ich bezpieczeństwo i w ustalonym terminie przekazuje je do archiwum.

3.16. Kopiuje dokumenty na kserokopiarkę osobistą.

3.17. Przygotowuje i wydaje studentom zaświadczenia z różnych dziedzin.

3.18 Wykonuj inne instrukcje kierownika technikum i kierownika jednostki strukturalnej (DOU) szkoły technicznej w kwestiach powstałych w związku z potrzebami urzędowymi.

4. Prawa

Sekretarz kierownika ma prawo:

4.1. Otrzymywać od kierowników służb techników informacje niezbędne do prowadzenia ich działalności;

4.2. Przedstawiać propozycje dotyczące kwestii zarządzania biurem w technikum do rozpatrzenia przez bezpośrednie kierownictwo;

4.3. Wymagaj od menedżerów usług pomocy w wykonywaniu ich obowiązków.

5. Odpowiedzialność

Sekretarz menadżera jest odpowiedzialny za:

5.1. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy Federacji Rosyjskiej.

5.2. Za przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.

5.3. Za spowodowanie szkód materialnych - w granicach określonych przez ustawodawstwo pracy, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.

5.4. Za naruszenie wymogów ustawy federalnej „O danych osobowych” i innych regulacyjnych aktów prawnych Federacji Rosyjskiej, a także wewnętrznych przepisów szkoły technicznej regulujących kwestie ochrony interesów osób, których dane dotyczą, procedurę przetwarzania i ochrona danych osobowych – w granicach określonych przez obowiązujące ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

5.5. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie czynności i obowiązków przewidzianych niniejszym zakresem obowiązków, poleceń, poleceń, poleceń kierownictwa technikum, nieujętych w tym opisie stanowiska, a powstałych w związku z koniecznością produkcji i innymi wykroczeniami – zgodnie z art. z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej: uwaga, nagana, zwolnienie.

6. Interakcje

Główny sekretarz:

6.1. Pracuje według harmonogramu opartego na 40-godzinnym tygodniu pracy i zatwierdzonym przez dyrektora technikum.

6.2. Samodzielnie planuje swoją pracę na każdy rok akademicki i półrocze. Plan pracy zatwierdza dyrektor technikum nie później niż pięć dni od rozpoczęcia zaplanowanego okresu.

6.3. Otrzymuje od dyrektora technikum informacje o charakterze regulacyjnym, organizacyjnym i metodycznym oraz zapoznaje się z odpowiednimi dokumentami za pokwitowaniem.

6.4. Systematycznie wymienia informacje w sprawach leżących w jej kompetencjach z zastępcami dyrektora technikum i pracownikami technikum.

6.5. Zachowuje poufność.