A nyitott terű irodák előnyei és hátrányai. Átállás részleges távmunkára. Hogyan csökkenthetjük a Nyitott tér hátrányait és jó munkahelyi légkört teremthetünk?

Az iroda hagyományos elképzelését folyosók és irodák sorával rendelkező helyiségként új koncepciók váltják fel. Így néhány évvel ezelőtt a cégek azon aggódtak, hogy egy helyiség négy fala között hány alkalmazott fér el. Manapság sok cég modern megközelítést alkalmaz: egyetlen irodahelyiség. Ez a megközelítés feltételezi, hogy a vállalat helyiségeinek nagy részét olyan területek foglalják el, ahol az alkalmazottak együtt dolgoznak. Ugyanakkor a pihenő, tárgyalási területek és számos iroda különálló.

A nyitott tér az

Open Space: nyílt tér technológia. A nyílt űrtechnológiát akkor alkalmazzák sikeresen, amikor a munkavállaló napközben mozoghat, olyan helyet választva, ahol nem csak a számítógépen dolgozhat, hanem beszélgethet másokkal, találkozhat látogatókkal, csendben gondolkodhat stb.

Emellett a sikeres cégek, ahol az emberek munkáról álmodoznak, nyugodt légkörű tereket alakítanak ki az alkalmazottak számára, ahol áttérhetnek valamilyen fizikai tevékenységre, időt tölthetnek a friss levegőn stb. A nyílt űrtechnológia az ergonómia, a vezetési filozófia és a vállalati kultúra elvein alapul. „Csak az átfogó tudás lehet igazán gyümölcsöző” – ez a mottója a szabad teret választó vezetőknek.

Mi az az open space office

Átlátszóság, áteresztőképesség, szemkontaktus lehetősége – ezek a fő jellemzők nyitott tér. A sorozatban folyamatosan látjuk, hogyan működik ez a tér. Minden úgy van elrendezve benne, hogy az alkalmazottak érezzék cégük „pulzusát”, itt és most. Még a vezetőség is ott van egy üvegfal mögött.

Sok modern cégben nemcsak hogy nincsenek egyéni irodák a hétköznapi alkalmazottak számára, de még válaszfalak sincsenek közöttük. Sok olyan cég is van, ahol a hétköznapi alkalmazottaknak nincs egyéni munkahelyük. És mindez - nyitott tér.

A folyamat optimalizálása érdekében ajánlatos minden alkalmazott munkaterületét alacsony (150 cm-nél nem magasabb) válaszfalakkal elkülöníteni. Ez az ersatz privát tér két probléma megoldását teszi lehetővé. Ez egyrészt a kényelem pszichológiai tényezője, ami fontos az ember számára, másrészt helytakarékos intézkedés.

A nyitott terű iroda másik jellemzője a „rugalmas” munkaterület. Például a központi közös helyiség kerekes asztalokkal van felszerelve. Ez segít megváltoztatni a tér szervezését az elvégzett munkától függően – legyen az csoportos projekt, munkamegbeszélés vagy ötletbörze.

Így ez egy interaktív tér, belülről jól látható. Ideális esetben elősegíti a vállalat termelékenységét, és lehetőséget ad az alkalmazottaknak, hogy válasszanak a kényelmes kommunikáció és a magánélet között. Ha a megoldás sikertelen, a nyitott tér csökkenti a termelékenységet, és arra kényszeríti az alkalmazottakat, hogy más munkahelyet keressenek. Az 1. számú építőipari cég tudja, milyen hibákat kell elkerülni az ilyen típusú irodahelyiségek megszervezésekor, és a megrendelő igényeinek és kívánságainak megfelelően megvalósítja azt.

Kinek alkalmas egy nyitott terű iroda?

Ez a térelrendezés azoknak a cégeknek a legmegfelelőbb, ahol az alkalmazottak sokat interakcióba lépnek, és mozgási szabadságukat ösztönzik. Az Open Space egy bizonyos vállalati kultúrát feltételez: ha a tér kényelmes a munkához és elősegíti azt, és az emberek megtanulták, hogy ne zavarják egymást, akkor egy ilyen szervezet mindenkinek megfelel. Ha a dolgozókat egyszerűen leültetik egy nagy terembe anélkül, hogy kikérnék véleményüket és nem biztosítanák a csendet, akkor csökken a munkatermelékenység. Az 1. számú Építőipari Vállalat szakemberei professzionálisan közelítenek ehhez a kérdéshez, és azonnal megmondják, hogy megfelelő-e az Ön szervezetének. nyitott tér hivatal.

Egy másik pont: nyitott tér Ez egy olyan hely, amelyet nem terveztek nagy látogatók számára. Hiszen most egy munkahelyről beszélünk, és nem egy találkozóhelyről. Ez a fajta térszervezés olyan vállalatok számára készült, ahol belépési rendszer van.

És tovább: nyitott tér olyan vállalat dolgozóinak illik, ahol erősek a horizontális kötődések, ahol változó összetételű csapatok alakulnak és demokratikus vezetési stílust gyakorolnak. Ideális azoknak a cégeknek, amelyek elsősorban konkrét projektek megvalósításával foglalkoznak. Valójában ebben az esetben minden alkalmazott látható egymás számára, együtt oldják meg a problémákat, és csak szükség esetén vázolják fel a határaikat.

Külön érdemes megemlíteni, hogy a gyorsan növekvő cégek választanak, amelyeknél ebben a szakaszban a megtakarítás a prioritás. Egy ilyen iroda önmagában a dinamika, a motiváció és a csapatszellem illusztrációja.

Mi a fontos egy nyitott terű iroda tervezésekor

Már a tervezési szakaszban is több problémát kell egyszerre megoldani: először is jól láthatónak kell lennie a térszervezésnek. Másodszor, az ergonómiának elérhetőnek kell lennie az alkalmazottak pszichológiai kényelmének veszélyeztetése nélkül. Harmadszor, az irodának meg kell felelnie a munkaterületekre vonatkozó modern szabványoknak (szellőzés, fényszint, hangelnyelés).

Mit tartalmaz egy nyitott terű iroda elrendezés?

· A teret az emberek mozgási pályájának figyelembevételével kell megszervezni. Mivel a munkaterületen nincsenek falak, ezért fontos, hogy a dolgozók a lehető legkényelmesebben érezzék magukat a munkahelyükön, és ne zavarjanak másokat az irodában való mozgás közben.

· A teret funkcionális zónákra kell osztani. Tekintettel arra, hogy az emberek a nap nagy részét a munkában töltik, hatékonyságuk nagymértékben függ attól, hogy képesek-e átváltani a különböző típusú tevékenységekre vagy a pihenésre. Így meg kell terveznie a privát találkozók, tárgyalóterek, relaxációs területek stb. Nagyon fontos előre látni, hol tartanak csendet, és hol lehet szabadabban viselkedni.

· A privát munkahelyek és területek száma. Ahol irodák lesznek, így vagy úgy a közös tértől elkülönítve. Hogyan lesznek zónázva, hogyan lesz ott a szellőzés.

Mit tartalmaz a nyitott terű irodatervezés?

· Hogyan lesznek elhelyezve a munkaasztalok – sorokba, vagy „szigetekre”, vagy különböző lehetőségeket használnak.

· Milyen belső stílust választanak: ettől függ a falak színe, a bútorok stílusa, az asztalok formája, sőt a lámpák kiválasztása is.

· Milyen típusú partíciókat fognak használni. A nyílt terű irodákban a zajszint a válaszfalak magasságától függ.

· Hogyan tervezzünk és milyen ötleteket vezessünk be azoknak a területeknek a kialakításához, amelyek a pihenést és az informális kommunikációt szolgálják.

Az 1. számú Építőipari Vállalat szakemberei több éves sikeres tapasztalataikat kamatoztatják nyitott terű irodaterületek fejlesztésében, tanácsot adnak és javaslatot tesznek a megrendelő cég igényeinek leginkább megfelelő projektre.

A nyitott terű irodák egyre népszerűbbek. A nyitott tér, amelyben minden alkalmazott együtt ül, mint az iskolapadban, új formátumú irodaterületet hozott létre, megvan a maga előnyei és hátrányai. Miért olyan népszerű a nyílt tér a világon? Milyen hátrányok rejtőznek a nyitott irodákban, és hogyan lehet hatékonyan dolgozni, ha melletted egy kolléga beszél telefonon? Próbáljuk megérteni az ilyen típusú bevonat összes bonyolultságát.

Nyitott tér az irodában - mi ez?

A nyitott terű irodákat Frank Duffy építészhallgató találta fel. Az első kísérletek közös munkaterület kialakítására Potyomkin herceg volt, a gazdasági és társadalmi események helyszínének tervezése során. Az orosz vállalatoknál a nyitott tér stílusa a 20. század 90-es évek közepén jelent meg. Ma hatékony, egységes munkaterületet biztosít az irodai dolgozók számára. Különlegessége a külön irodák hiánya (csak a vezetőknek van irodája).

A nyílt terű irodai formátum előnyei

1. Kényelmes kommunikáció a kollégák között. Sokkal kényelmesebb felvenni a kapcsolatot egy szakemberrel, amikor a közelben ül, nem pedig külön irodákban keresni. Így felmérheti aktuális foglalkoztatási szintjét, és nem vonhatja el figyelmét, ha elfoglalt.
2. Gyors megoldás bármilyen problémára. A folyamatok többsége egy helyiségben zajlik, és nem nehéz felvenni a kapcsolatot egy másik osztályról dolgozó kollégával, aminek köszönhetően a sürgős feladatok időben megoldódnak.
3. Gazdaságos. A nyitott típusú irodák alacsonyabb költségeket igényelnek, míg a nagyobb hasznos terület aránya miatt tágasabbak, mint a klasszikus irodahelyiségek.
4. Pszichológiai akadályok a kollégák között. A rendszeres kommunikáció kényelmesebb és hívogatóbb légkört teremt a csapatban, az emberek kevésbé érzik magukat zavarban és szabadabban érzik magukat a munkakörnyezetben.
5. Munkaellenőrzés. A vezetőség számára sokkal kényelmesebb a személyzet tevékenységének ellenőrzése, amikor mindenki egymás látókörében van.
6. Nincs pletyka. Nincsenek beszélgetések zárt ajtók mögött, mindenki egy szobában van. Annak a ténynek köszönhetően, hogy mindenki ugyanabban a szobában van, csökken a pletyka valószínűsége.
7. Tudatosság. Köszönhetően annak, hogy sok munkafolyamat nem zárt ajtók mögött, hanem teljes szem előtt dől el, a dolgozók jobban megértik a vállalat irányát, céljait és azok elérésének módszereit.

A nyitott terű iroda hátrányai

1. A nyitott tér munkaterületének pozitívumai ellenére számos olyan hátránya van, amelyek miatt sok cég nem tudta elhagyni az irodai stílusú irodákat.
2. Személyes tér hiánya. Nem számít, milyen csodálatos és barátságos a csapat, mindenkinek szüksége van a magánéletre.
3. Zaj. A nyílt tér legfőbb hátránya az állandó zaj: valaki beszél telefonon, valaki fontos kérdéseket beszél meg egy kollégájával, és a közelben még dolgozik egy nyomtató, három telefon csörög. Sok ember számára a külső zaj komoly zavaró tényező.
4. Nagyobb a konfliktus kialakulásának valószínűsége. A folyamatos egy irodában való tartózkodás nemcsak összekovácsolhatja a csapatot, hanem sok nézeteltérést is kiválthat, ami nagyban befolyásolja a munkahelyi légkört. Mi az örök sportja azoknak, akik hűvösek azokkal, akik melegen érnek?
5. Nagyobb a kockázata a fertőzés elkapásának. A vírusos és fertőző betegségek meglehetősen gyorsan terjednek, így nagy a valószínűsége annak, hogy egy beteg alkalmazotttól megfertőződsz, különösen, ha egy szobában tartózkodik.

Nyílt térben végzett munka: hogyan ne veszítse el a hatékonyságot

A nyitott irodahelyiség megfelelő szervezése megőrzi a helyiség pozitív tulajdonságait, és nem veszíti el a munka hatékonyságát.

• Először is, egy tér külön zónákra osztható válaszfalak, bútorelrendezés és színséma segítségével. Így elkülönítheti egymástól a különböző részlegeket. A konyha szintén nagy előnyt jelent egy közös munkaterülettel rendelkező iroda számára.
• Másodszor, hozzon létre egy külön tárgyalóteret, ahol a dolgozók megvitathatják a fontos kérdéseket és fogadhatnak telefonhívásokat anélkül, hogy másokat zavarnának.
• Harmadszor, egy átgondolt irodabelső. Nem javasoljuk élénk, ragacsos színek, tarka színek vagy túl sok kiegészítő használatát. Mindezek a dolgok a nagy rajongóknak szólnak, és elvonhatják a figyelmet a munkáról, de a növények éppen ellenkezőleg, hangulatot teremtenek a produktív tevékenységhez, és kellemesek a szemnek.
• Negyedszer, ha lehetséges, helyezze az irodai berendezéseket a lehető legtávolabbra az asztali számítógépektől, ezzel kiküszöböli a felesleges zajt és zavarást.
• És ötödször, ügyeljen arra, hogy az irodában minden magatartási szabályt előírjon az alkalmazottak számára.

Viselkedési szabályok egy nyitott terű irodában

Természetesen lehetetlen teljesen kiküszöbölni a nyitott tér összes hátrányát, de jelentősen minimalizálhatók. Ehhez létre kell hoznia saját szabálykészletét, amelyet minden alkalmazottnak be kell tartania. Egy ilyen normarendszer fegyelmezni fogja a csapatot, ami jelentősen csökkenti az egymással való elégedetlenséget, és kedvezőbb munkakörnyezetet teremt.

Íme néhány magatartási szabály nyílt térben:

• A személyes problémákat nem szabad telefonon megoldani az egész csapat előtt. Ilyenkor jobb kimenni a szabadba, a tárgyalóba vagy az ebédlőbe.
• Kerülje az étkezést a munkahelyen, különösen az erős ízű ételeket.
• Vásároljon füldugót, vagy hallgasson zenét fejhallgatón, hogy elkerülje a külső hangok elterelését.
• Halkan beszéljen, és ne vonja el kollégáit a munkájuktól.

Vállalkozók, cégtulajdonosok, szervezetek és vállalkozások igyekeznek kényelmet nyújtani alkalmazottaiknak. A szakember munkahelyének meg kell felelnie az alapvető kényelmi követelményeknek. A modern irodák rendelkeznek a szükséges kritériumokkal, ezek betartásával a munkaadók garantálják a minőségi munkát, a profitot, a fejlődést. Az irodahelyiség kiválasztásakor a bérlő figyelmet fordít a szükséges kommunikációs lehetőségekre, a környező infrastruktúrára, a tömegközlekedés elérhetőségére, valamint a vezetők és partnerek személygépjárművei elhelyezésének lehetőségére. Figyelembe veszik a belső kialakítást, a fürdőszobák elhelyezkedését, a szellőzést, a klímaberendezések meglétét. Az irodaház területén étkezdék és gyógyszertárak elhelyezése. Ha nem szeretne időt vesztegetni az ideális hely hosszas keresésével, akkor igénybe veheti a New Life Group szolgáltatásait, melynek munkatársai örömmel megoldják problémáját.

A nyitott tér olyan nyitott irodahelyiség, ahol az alkalmazottak mindenki számára kényelmesen helyezkednek el. A nyitott terek bérlésének fő előnye az alkalmazottak irányíthatósága, köszönhetően a jól látható helyiségnek. A menedzser hozzáférhet minden alkalmazotthoz és a munkahelyéhez. A szabad terület bérlése lehetőséget ad a menedzsernek, hogy pénzt takarítson meg. Egy kis nyitott tér lehetővé teszi, hogy elegendő számú munkavállalót helyezzen el, és elkerülje a drága bérleti díjat. A munka termelékenysége nőni fog egy ilyen irodának köszönhetően. Az alkalmazottak folyamatosan kapcsolatba léphetnek egymással, és időveszteség nélkül megoldhatják a felmerülő problémákat. A külön irodákkal rendelkező dolgozóknak lehetőségük van arra, hogy elvonják figyelmüket fő feladataiktól. Az iroda nyitott tere ezt a lehetőséget kizárja.

A nyitott tér fő előnyei, bérleti díj, árnyalatok

Az irodahelyiségek bérlésének megvannak az előnyei és hátrányai. Ezek tanulmányozása után a menedzser meg tudja hozni a megfelelő döntést, amely befolyásolja a profit növekedését. Az új céges alkalmazottak egyszerű, gyors adaptációja. Ez különösen igaz, ha bizonyos tevékenységi területeken gyakoriak a munkavállalók cseréje. A nyitott tér lehetővé teszi a csapat gyors megismerését. A projektek megvitatása és a problémák megoldása segíti az együttműködés kialakítását.

A személyes tér érzésének megteremtése érdekében az Open space vékony üveg irodai válaszfalakat használ. Külön munkahelyet hoznak létre, elkerülve az iroda bérlését, de lehetővé teszik a csapat számára, hogy szabadon kommunikálhassanak munkahelyi kérdésekben. Egy közös tér lehetővé teszi, hogy hozzáférjen a szükséges dokumentumokhoz. Az a menedzser, akit érdekel a dolgozók véleménye, kivívja a bizalmat és képes újdonságokat bevezetni.

Fontolja meg a nyitott helyiségek bérlésének lehetséges hátrányait. A nagyszámú alkalmazott állandó zajt kelt, ami megnehezíti mások koncentrációját. Különös figyelmet fordítson tevékenységi területére, gondolja át, hogy az Open space megfelelő-e az Ön számára. Stresszes helyzetek adódhatnak. Azok az alkalmazottak, akik hozzászoktak ahhoz, hogy saját irodájukban dolgozzanak, kezdetben negatívan viszonyulhatnak a személyes tér hiányához. Ugyanez vonatkozik a személyes tárgyakra is. Mások számára való elérhetőségük félelmet kelt a lopástól a dolgozókban. Hátránya lehet a fertőző betegségek gyors terjedése. Feszült légkört teremthetnek a munkatársak közötti nézeteltérések, konfliktust gerjesztve. Mielőtt Open space irodát választana, alaposan gondolja át a fenti érveket, és csak ezután hozzon megalapozott döntést.

Az ingatlanbérleti piac tanulmányozása során a munkaadók tudják, hogy olyan ajánlatok, mint például az Open space, meglehetősen régóta léteznek. A call centerek tulajdonosai előnyben részesítik ezeket a tereket, mivel lehetőségük van kellően nagy számú operátor elhelyezésére. Például a New Life Group jövedelmező ajánlatokat tud nyújtani. Érdemes azonban megjegyezni, hogy az Open space elrendezésű irodák a felmérések szerint elsősorban a költségmegtakarítás miatt előnyösek a vezetőnek. Az alkalmazottak kényelmetlenül érezhetik magukat személyes tér nélkül.

Hogyan csökkentheti a Nyitott tér hátrányait és jó munkahelyi légkört teremthet?

A szervezetek tulajdonosai néhány tippet követve létrehozhatnak egy nyílt térbeli munkaterületet, amely pozitívan befolyásolhatja a vállalat termelékenységét. Ügyeljen a dolgozók igényeire, engedje meg nekik, hogy maguk válasszák meg helyüket: egyes alkalmazottaknak esetleg elszigetelt térre van szükségük, míg másoknak vékony válaszfalat kell felszerelnie. Ez komfortérzetet fog kelteni. Nyílt területi iroda bérlésekor szervezzen egy helyet dolgozói számára, ahol szünetet tarthatnak, pihenhetnek és étkezhetnek. Ezzel egyértelművé válik, hogy a cég törődik a munkavállalók jólétével, nem feledkezve meg a törvényes pihenésről sem. A stresszszint csökkentése és a konfliktushelyzetek elkerülése érdekében alakítson ki belső szabályokat és egy bizonyos rutint. Lehetőleg ne csapjon zajt, kerülje az erős szagú parfüm használatát, és kerülje az ételt a munkahelyen. Hozzon létre egy speciális csevegést a messengerben az élő kommunikáció minimalizálása érdekében. Azzal, hogy munkahelyet helyez el az alkalmazottak között, a menedzser további bizalmat és jóváhagyást kelt a csapatban.

Lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy saját munkahelyet alakítsanak ki. A személyes tárgyak, fényképek és egyéb kiegészítők használata elősegíti a megfelelő munkahangulat megteremtését és növeli a komfortérzetet.

A menedzser törődik az üzletfejlesztéssel, a profit növekedésével és az új üzletek megkötésével. Ezért érdemes nagyon odafigyelni a dolgozók kívánságaira. Egy alkalmazott és egy vezető közös erőfeszítésével gyorsan növekvő vállalkozást hozhat létre, növelheti a pénzügyi nyereséget, és bónuszokat biztosíthat a csapatnak.

Nem is olyan régen a különböző cégek, pénzügyi struktúrák és egyesületek irodái egy zárt labirintushoz hasonlítottak, sok irodával és végtelen folyosókkal. A munkaterület szervezésének ez az elve magában foglalta a funkcionális zónák világos elhatárolását, valamint a „domináns” és „alárendelt” egyértelmű felosztását. De vajon hatékony-e egy ilyen koncepció a modern üzleti körülmények között?

Napjainkban egyre több - már megalapított és induló - cég törekszik arra, hogy a csapat minden tagja számára a legkényelmesebb munkakörülményeket teremtse meg, és egy teljesen más koncepció, a nyílt tér (vagy Open Space) koncepciója szerint alakítja ki az irodákat. Mi a jó ebben a koncepcióban, és mik a hátrányai? Találjuk ki együtt.

Az Open Space irodák előnyei

Először is, a nyílt iroda kialakítása lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy szabadon megosszák az információkat, megvitassák a munkaterveket, és csoportos megbeszéléseket folytassanak. A falak hiánya segíti a csapat összefogását, növeli a vállalati szellemet, ami jótékony hatással van a munka termelékenységére.

Másodszor, az ilyen típusú szervezet lehetővé teszi a vezetők számára, hogy hatékonyabban ellenőrizzék a beosztottak munkáját. Az irodahelyiségeket gyakran úgy alakítják ki, hogy minden alkalmazott a vezető szemében legyen. Ez egyrészt nem ad lehetőséget a közvetlen felelősség alóli kibújásra, másrészt mindenkit egy szintre állít, ahol a főmenedzser vagy igazgató a csapattal, egyenlő feltételekkel dolgozik együtt.

Harmadszor, az Open Space iroda belső kialakítása elősegíti az ügyfelekkel való nyitottabb interakciót. Egy olyan helyiségbe lépve, ahol nincsenek falak vagy szűk folyosók, az embernek a legcsekélyebb kétsége sincs a társaság őszintesége felől. Minden alkalmazott, minden asztal és egyéb belső tárgyak jól láthatóak. Ez az egyik fő kulcsa az ügyfelekkel való bizalmi kapcsolatok kialakításának.

Negyedszer, ez a koncepció lehetővé teszi a teljes használható irodaterület leghatékonyabb kihasználását. Gondolj bele, mennyi szabad területet használhatsz a különböző funkcionális területek rendezésére, hány munkaterületet bővíthetsz?! És mindez a túlélt falak és folyosók hiányának köszönhető.

Ötödször, a nyitott terek lehetővé teszik a belsőépítészeti tervezést a legmodernebb igények szerint, figyelembe véve a cégek egyedi igényeit. Például a modern irodákat gyakran a „félig zárt” elv szerint rendezik be, ahol minden alkalmazott munkahelyét alacsony, könnyű válaszfal választja el (üveg vagy műanyag). Ez egyrészt az elszigeteltség érzését nyújtja, másrészt nem akadályozza a nyílt kommunikációt és információcserét.

Egy másik tervezési lehetőség egy nyitott tér a funkcionális területek egyértelmű elosztásával. Minden modern irodában nemcsak munkaterületnek kell lennie, hanem társalgóval, konferenciateremmel, recepcióval és egyéb helyiségekkel is. E zónák egyértelmű meghatározásához mozgatható vagy helyhez kötött válaszfalakat kell felszerelni, amelyek biztosítják a szükséges kényelmet és szigetelést.

Az irodatervezés másik népszerű módja a nyitott és zárt területek kombinációja. A hétköznapi alkalmazottak munkahelyeinek megszervezése általában a nyitott tér elve szerint történik, míg a vezetők helyeit üveg válaszfalak veszik körül (leggyakrabban a szoba teljes magasságában).

Az Open Space Irodaterület hátrányai

A nyitott terek minden előnye mellett az ilyen típusú irodai belsőépítészet nem minden cég számára elfogadható. Miért? Az egész a hangszigetelés hiányáról szól. A számítógépen végzett munka során a billentyűk hangja, az ügyfelekkel folytatott beszélgetések és a telefonbeszélgetések akusztikus kényelmetlenséget okoznak. Az ilyen „munka” zaj a munka hatékonyságának csökkenését okozhatja, különösen a fokozott koncentrációt igénylő tevékenységeknél (például könyvelés). Ezért az ilyen szervezetek számára a legoptimálisabb megoldás a kombinált vagy hagyományos „irodai” iroda.

A nyitott terű irodákat eltérően kezelik. Vannak, akik úgy vélik, hogy az ilyen irodák ideálisak a legtöbb vállalat számára, míg mások azon a véleményen vannak, hogy a nyitott terek nem alkalmasak a dolgozók produktív munkájára. Így vagy úgy, az ilyen típusú irodák nagyon gyakoriak, és nem fognak történelemmé válni.

Legfőbb előnyük, hogy nem igényelnek magas költségeket szervezetük számára, mivel egy nagy helyiséget használnak, amelyben minden dolgozónak saját munkahelye van. A munkaadók eddig és a jövőben is használják a nyílt terű irodákat, de ahhoz, hogy a munkavállalók számára a legkényelmesebb és legproduktívabb munkakörülményeket teremtsék, számos szabályt be kell tartani.

Hogyan tegyük kényelmessé a nyitott teret a munkához

Tegye változatossá munkaterületét

Egy hatalmas, azonos asztalokkal, azonos távolságra sorban álló helyiség csak annak a néhány embernek alkalmas a munkára, akiknek megvan az az ajándéka, hogy bármilyen körülményekhez alkalmazkodnak, és nem veszítik el a munkavégzés hatékonyságát. De a legtöbb embernek megvannak a saját preferenciái és igényei. Vannak, akiknek munka közben kommunikálniuk kell kollégáikkal, így az asztalok közötti nagy partíciók csak akadályozzák. Vannak, akik csak csendben tudnak dolgozni, ezért félig elszigetelt munkaterületre van szükségük.

Természetesen nem tud majd minden dolgozónak külön munkahelyet kialakítani személyes igényei szerint. És maga a nyílt tér formátuma ennek valahogy ellentmond. De többféle lehetőséget is készíthet a munkahelyekre, így minden alkalmazott kiválaszthatja a számára legmegfelelőbbet. Számos modern cég a hagyományos nyitott terű iroda mellett egy könyvtárhoz hasonló további munkaterületet is kialakít. Ott nem lehet hangosan beszélni egymással, nem lehet zenét lejátszani vagy telefonhívásokat fogadni. Ha egy alkalmazottnak koncentrálnia kell munka közben, és ehhez csendre van szüksége, akkor a laptopjával együtt ebbe a könyvtárba mehet.

Létrehozhat egy dedikált munkaterületet egy nagy nyitott asztallal, ahol az alkalmazottak megbeszélhetik egy közös projekt részleteit, miközben folytatják a munkát, és nem zavarják a csendre szoruló kollégáikat.

Helyezze el megfelelően az egyes irodaterületeket

Ha a munkatársai egy nyílt terű irodában dolgoznak, ez nem jelenti azt, hogy minden munkahelyi és nem munkával kapcsolatos feladatot egy helyen végeznek el. Mindenesetre szükség van pihenésre, étkezésre, tárgyalóteremre. Egyes cégek speciális telefonfülkét is felszerelnek, amelyben az alkalmazottak kollégáik zavarása nélkül beszélhetnek telefonon.

Tehát ezeket a zónákat úgy kell elhelyezni, hogy az alkalmazottak minimális időt töltsenek az eléréssel. Ha egy alkalmazottnak egy egész hatalmas irodán kell keresztülmennie ahhoz, hogy telefonon beszéljen, egyszerűen az íróasztalánál veszi fel a személyes telefonhívásait. És akkor egyszerűen nem lesz értelme külön telefonfülkének. Ugyanez vonatkozik az ebédlőre is. Helyezze el kényelmetlenül, és az alkalmazottak közvetlenül az asztaluknál esznek.

Hogyan lehet megérteni, hogy melyik zónaelrendezés lesz a legoptimálisabb? Először is fogadja meg egy jó tervező tanácsát. Segít a helyiségek céljának, méretének és mennyiségének megfelelő optimális elhelyezési terv elkészítésében. Másodszor, konzultáljon közvetlenül a személyzettel. A végén ott kell dolgozniuk, és csak ők mondják meg, hogyan lesz kényelmesebb és jobb nekik.

Ne használjon magas partíciókat a táblák között

Leggyakrabban válaszfalakat helyeznek el az asztalok között a fő munkaterületen, hogy legalább valamilyen módon megteremtsék a magánélet érzetét minden alkalmazott számára. Valójában a magas válaszfalak, amelyek eltakarják az alkalmazottak arcát a szomszédoktól, közvetett további zajforrást jelentenek a helyiségben. Mivel az egymás mellett ülő alkalmazottak nem látják egymás arcát, olyan érzésük lesz, hogy például egy telefonbeszélgetés során nem hallják egymást. De ez egyáltalán nem igaz. Ezért, ha alacsony válaszfalakat készít, vagy teljesen eltávolítja őket, a munkavállaló kényelmetlenül fogja érezni magát a telefonon beszélni a munkahelyén a kollégái előtt, mivel mindenki számára látható és hallható lesz körülötte.

Ezt az elméletet már számos nagy, nyílt terű irodát használó cég kipróbálta, és beigazolódott: az alacsony válaszfalak vagy ezek hiánya csökkenti a helyiség zajszintjét.

Állíts fel viselkedési szabályokat

A nyílt tér különböző zónái (amelyeket az 1. bekezdés tárgyal) meghatározott célokra szolgálnak. Állítson fel szabályokat ezen területek használatára vonatkozóan, amelyeket minden alkalmazottnak ismernie és be kell tartania. Például a fő munkaterületen nem beszélhet hangosan telefonon, nem beszélhet meg semmit közösen, nem hozhatja be laptopját az ebédlőbe, nem étkezhet és nem hallgathat zenét a tárgyalóteremben.

A főteremben való kommunikációhoz a munkatársak belső chatet használhatnak - ez kényelmes mind maguknak az alkalmazottaknak (nem kell valamit kiabálnia kollégájuknak a terem másik végében), mind a vezetőknek (mindig elkaphatja azokat, akik tétlen fecsegésben vesznek részt, és nem dolgoznak).

Érdemes bevezetni egy bizonyos jelzést is, amelyet minden alkalmazott adhat, ha nagyon elfoglalt, és nem kell elterelnie. Ennek legegyszerűbb módja a fejhallgató: ha a fejére teszik, akkor jobb, ha nem nyúl a kollégájához. Egyes vállalatok fejlettebb jelzési módszereket használnak, például USB-jelzőket a laptopokon. Ha a jelző piros, akkor az alkalmazott nagyon elfoglalt és nem akar senkivel beszélni, ha zöld, akkor készen áll a beszélgetésre.

Adjon hozzá élő növényzetet

Az ember a természet része, így bizonyos hatással van kényelmére és termelékenységére. Lehet, hogy nem vesszük észre, de ha munka közben élő növények vannak a látóterünkben, akkor könnyebbé válik számunkra a döntéshozatal, gyorsabban kezdünk reagálni a bonyolult feladatokra, és csökken a hibák száma. Ezért sok nagyvállalat egész parkokat, kerteket rendez be irodáiban, külön emeletet vagy tetőt szánva erre. Minden dolgozó bármikor bejöhet a kertbe, ahol sokféle növény nő, és néhány percet eltölthet ott. Még egy ilyen rövid összeolvadás a természettel lehetővé teszi, hogy energiát nyerjen, és újult erővel kezdjen dolgozni.

Ha az Ön cége még nem engedheti meg magának ezt a luxust, akkor legalább minden irodahelyiségbe telepítsen magas cserepeket élő növényekkel. Az ablakokon, a folyosókon, csak a padlón. Sok olyan növény létezik, amely nem igényel különösebb gondozást. Az öntözést és a levelek portól való letörlését egy takarítónőre lehet bízni. Amellett, hogy a zöld növények energiával töltik fel a dolgozókat a munkához, az irodáját is feldobják, frissebbé és élénkebbé teszik.

Biztosítson munkaterületeket a menedzsment számára is.

A cégvezetők gyakran külön irodákban dolgoznak, míg az összes beosztott szabad térben ül. De néha megéri a vezetőségnek nyílt térbe költözni, hogy jobban megértse az összes alkalmazott működését, irányítsa őket és egyesüljön a csapattal. Nem kell örökre elbúcsúznia személyes fiókjaitól – elegendő napi néhány óra nyílt térben végzett munka. Vagy hetente párszor szánj erre egy egész munkanapot.

Ebben az üzemmódban a menedzser nem válik el a csapattól, de jobban megérti a munkafolyamat erősségeit és gyengeségeit, ami segít megtalálni a módját annak javítására.

Kísérlet

Szinte lehetetlen megtalálni az első alkalommal az optimális nyílt tér formátumot csapata számára. Minden csapat különleges, és megvannak a saját preferenciái és igényei. Ha valóban törődik a beosztottaival, és azt szeretné, hogy ne csak jól dolgozzanak, hanem jól is érezzék magukat, akkor ne hagyja jóvá egyszer s mindenkorra a munkakörülményeket. Időnként változtassa meg őket, és figyelje meg, hogyan változik az alkalmazottak hangulata, mennyivel nő vagy csökken a teljesítményük stb.

A nyitott teret többféleképpen lehet megszervezni. A dolgozók ülhetnek egymással szemben, vagy akár egy „vonat” mellett, az asztalok elhelyezhetők labirintusban, tiszta sorokban, vagy akár teljesen kaotikusan is. Amíg a munkatársai több formátumban nem dolgoznak, nem fogják megérteni, melyik a legjobb csapatuk számára.

Kényelmes és eredményes munkát!