Примерно попълване на дневника за работното време на служителите. Пример за попълване на дневник за работното време на служителите

Съвременният темп на развитие на бизнеса налага непрекъснатото наблюдение на растежа на производителността както на собствениците на стартиращи компании, така и на изпълнителните директори на световноизвестни корпорации. Разработват се нови подходи за правене на бизнес, изискванията на работодателите на пазара на труда нарастват, специалисти са поканени да оценят работата на служителите - и всички тези мерки се предприемат, за да се гарантира, че компанията расте в очите на потребителите и клиентите, получава печалба и ресурси за по-нататъшно развитие.

С разумен подход творческите методи наистина работят, но не забравяйте за класическите аспекти: например идентифициране на безотговорни и, напротив, усърдни служители.

В тази мисия работодателят се подпомага от нищо повече от дневник на времето. Този документ има за цел да посочи времето, през което служителят е работил в действителност, а също така записва пристигането и напускането на служителя от работното място, отбелязва информация за закъснения, отсъствия и закъснения. Въпреки такава широка функционалност, дневникът за пристигане и заминаване на служители е полезен в много други случаи, основното е да знаете как да го поддържате и да наблюдавате навременното му завършване. Ще разгледаме всички подробности по този проблем в следващата статия.

Защо е необходимо проследяване на времето?

Съгласно член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен да води записи за времето, през което всеки служител е работил. Въз основа на данните, записани в дневника, може да се попълни дневникът. В допълнение, дневникът на времето увеличава общата ефективност на работата.Това се дължи на факта, че този документ незабавно издава безскрупулни служители, които отсъстват и / или редовно закъсняват за работа без основателна причина.

Записите също така отбелязват отговорни служители, което допринася за справедливо повишение и в резултат на това повишава производителността. В резултат на това става ясно кой трябва да бъде награден и повишен, а кой забавя темпото на работа и трябва да обърне внимание на собствената си дисциплина, за да запази работата си.

В дневника на времето неговата форма включва както времето на заминаване, така и връщането на служителите от обедната почивка, контрол върху присъствието на служителите на техните постове през работното време, отчита действително отработеното време от служителя, което е особено полезно за персонала с почасово заплащане, както и продължителността на отпуски, укази, болести, престой и др.

И, разбира се, отсъствието е отбелязано в документа. Връщайки се към Кодекса на труда на Руската федерация, уволнението на служител може да стане след отсъствие за цял работен ден без основателна причина или поради отсъствие на служител с продължителност повече от 4 часа.

Сумираното работно време се разказва в монолога на експерта.

Кой води и как да завърши?

Организацията решава такъв въпрос сама, въз основа на решението си на своята специалност и посоката на собствените си действия. Работодателят може да поеме тази работа или може да посочи това като задължение на служителя, което ще бъде посочено в договора при наемане, длъжностна характеристика или специална поръчка. Ако подчинен избягва да води дневник за време, той носи административна отговорност, която се възлага от съответните органи.

Дневникът се попълва възможно най-кратко: сред задължителните колони са поредният номер на записа, пълното име на служителя, датата на създаване на записа, времето, когато служителят се е появил на работното място и неговото напускане. Освен това в отделна колона можете да запишете конкретното място, където служителят е напуснал, както и общото време, прекарано от него на работното място за определен период от време. Последната, задължителна, колона е подписът на този, който води дневника.

Сеч може да се направи по три начина.Първо, това традиционно ежедневно счетоводство,който се прилага, ако работният ден е нормализиран и регламентиран с еднакъв брой часове всеки ден. Ако се даде предпочитание на този път, тогава трябва да попълвате дневника всеки ден, като се фокусирате върху всички служители, изброени в документа.

Второ, има седмично счетоводство, подходящо, ако служителят не работи всеки денсъщия брой часове, но за една седмица изработва определената в договора норма. От името става ясно, че в края на всяка работна седмица се появява нов запис в дневника.

И накрая, трето, ако служител на организацията има гъвкав график, дневникът се води под формата на обобщено счетоводство.За компании, които работят денонощно, за да произвеждат нещо и / или се специализират в извършването на специфични видове работа, този метод на счетоводство е най-оптималното решение.

Периодът от време, през който се появява нов запис, варира от месец до година: тази продължителност се дължи на факта, че наличието на извънреден труд, което често се случва при работа на смени, е ограничено от закона до 120 часа годишно. По този начин поддържането на обобщено счетоводство помага на много работодатели да избегнат нарушения на Кодекса на труда на Руската федерация.

Обобщаване

Времевият дневник е необходим в динамично развиващ се бизнес, който изисква максимална оптимизация на управлението и строг подбор на персонала, работещ в полза на общата кауза. Той не само демонстрира нивото на дисциплина на служителите, но също така ви позволява да попълните задължителен документ, установен от закона въз основа на него, както и да избегнете превишаване на нормата на работното време, определена в Кодекса на труда на Руската федерация.

Полезността на този документ е извън съмнение - в края на краищата дори упълномощен служител няма да отнеме много време за ежедневно попълване, но времето за участие на служител, който е безотговорно свързан с въпроса, ще бъде значително намалено.

Обобщавайки всичко по-горе в статията, заслужава да се отбележи, че воденето на дневник на времето е личен въпрос за всеки работодател.

За разлика от графика за работно време, който е предназначен единствено за записване на отработените часове, този документ не се изисква от закона. Но прави правенето на бизнес много по-лесно, подобрявайки качеството на работните ресурси и значително спестявайки вашето време. Все пак времето е пари, нали?

Времето на пристигане и заминаване на служителите може да се контролира с различни методи. Най-често срещаният е воденето на дневник на времето.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за решаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и БЕЗПЛАТНО!

В допълнение към информацията за закъсненията и ранното напускане на работа, той предоставя първоначалните данни за действително отработеното време от всеки служител, което е необходимо за съставяне на графики и ведомости за заплати. Воденето на записи на работното време е задължително за предприятията и организациите съгласно член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Какво е

Дневникът не е стандартизиран документ и няма единна утвърдена форма. Най-често срещаните шаблони могат да бъдат намерени онлайн или закупени от магазин за бланки. Предприятието може да разработи и одобри своя собствена форма на дневник.

За да определите времето, отработено от служител, ще ви е необходима следната информация:

• данни на служителя, позволяващи еднозначното му идентифициране (трите имена, длъжност, структурно звено);
• информация за началото и края на работния ден, потвърдена с личния подпис на служителя и контрольора;
• информация за отсъствието от работното място, като се посочва причината, с подпис на служителя или отговорно лице (например изпращане в местно командировка);
• бележки за командировки, отпуск, съгласувани прехвърляния на началото на работния ден и други споразумения между работодателя и служителя.

Дневникът може да се води в тетрадки или да се формира чрез ежедневно попълване на счетоводни листове, които се подават в папка или се закрепват с телбод. Отделните листове трябва да имат необходимата защита срещу фалшифициране (дата, печат и подпис на отговорното лице).

За какво е необходим

Отчитане на работното време под формата на дневник може да се изисква при разрешаване на спорове, потвърждаване на закъснението за работа и за проверка на законността на отсъствието на гражданин от работа. Дневникът на работното време е основният документ за изчисляване на заплатите за почасово заплащане.

За налагане на дисциплинарно наказание за закъснение или отсъствие не е достатъчно вписване в регистъра, но ако служителят откаже обяснение, то може да се използва при съставяне на акт за закъснение или отсъствие от работа.

Използването на дневника трябва да бъде предвидено от трудовите разпоредби, формата и процедурата за поддържането му също трябва да бъдат фиксирани във вътрешните документи на организацията.

Необходимо ли е

Кодексът на труда (чл. 91) изисква от работодателя да води отчет за работното време. Управлението на времето има две основни цели:

• предотвратяване на превишаване на установените граници на работното време, включително при ненормирано работно време;
• разкриване на случаи на нарушение на трудовата дисциплина.

Кодексът не задължава предприятието да води дневник. За ведомост се изисква график за време, който се съставя въз основа на дневника, административните документи и обясненията на служителите.

Съгласно Закона за архивното дело Министерството на културата косвено установи необходимостта от поддържане на регистър - чрез утвърждаване на сроковете за съхранение на типичен архивен документ, образуван в резултат на дейността на държавни органи, местни власти и организации.

Тази разпоредба беше призната от Върховния арбитражен съд за непротиворечаща на действащото законодателство по отношение на задължението на търговските организации да съхраняват изброените документи, включително графици и дневници (Решение VAC 14589/11 от 21 февруари 2012 г.).

Форма за регистрация

Всяка организация може да приеме свой собствен формат на счетоводна книга за проследяване на влизане и излизане от работа. Задължителни данни за дневника:

• пълно име на организацията, включително правна форма;
• начална и крайна дата на поддръжката (попълват се постфактум);
• данни на отговорното лице;
• брой подвързани страници.

Всички страници в книгата трябва да бъдат номерирани, на корицата трябва да е посочен общият брой страници.

Колони, които могат да бъдат включени в дневника за всеки работен ден:

• ПЪЛНО ИМЕ.;
• отдел, длъжност;
• час на явяване на работа, подписи на служителя и контрольора;
• времето на напускане на работа, подписите на служителя и контрольора;
• коментира причините за закъснение и отсъствие;
• колони за услуги, използвани за попълване на графика за време (брой отработени часове и т.н.).

Лицето, отговорно за воденето на дневника, е длъжно да осигури идентификацията на служителя чрез обикновен или електронен пропуск или документ за самоличност.

Задължението за водене на дневник трябва да бъде възложено на служител (например охранител или пазач) със заповед на организацията. За всеки месец се създава едно списание за цялата организация или нейното структурно подразделение.

Поръчка

Вътрешният документ на организацията (заповед) установява отговорността на служителите за въвеждане на правилна информация в дневника за време, както и задълженията на администратора да провери информацията и да я потвърди.

Дневникът може да бъде одобрен както заедно със задълженията за попълването му, така и като отделен документ.

Кой съставя

Отговорността за поддържането на дневника е на отдела за персонал. Служител на това звено трябва да отговаря за изготвянето на правилно изпълнен дневник преди началото на календарния месец, обработка на данни за времето на присъствие на работа и проверка на информация за валидността на отсъствието.

Служител, който постоянно присъства на входа на организацията (пазач, охрана, секретар и др.), Може да осигури поддържането на счетоводната книга.

В длъжностната характеристика на лицето, което води счетоводния дневник, трябва да се впише задължение за попълване и отговорност за неверни данни. Необходимо е да инструктирате пазач или охранител за действията, в случай че служителят откаже да попълни дневника или се опита да въведе неверни данни.

Потвърждаването на информация за отсъствие от работа, включително отпуск по болест и ваканции, трябва да бъде поверено на службата за персонал.

Постоянният контрол и селективната проверка на данните, въведени в дневника, трябва да се извършват лично от отговорния служител на отдела за персонал или, ако е налична електронна система за контрол, според данните за преминаване с помощта на електронна значка.

Изискването за ежедневно записване в дневника се предоставя на всички служители срещу подпис при одобряване на заповедта за въвеждане на отчитане на времето.

Ако счетоводството е задължително въз основа на трудовите разпоредби на организацията, то се довежда до вниманието на персонала при наемане, като се запознаят с правилата на VTR.

Как да попълните списание, образец

Данните за служителите се въвеждат в дневника от отговорния служител в началото на месеца.

Пример за дневен лист:

Колони (1) и (2) се попълват от лицето, отговорно за поддържането на дневника (представител на отдела за персонал или секретар). Колони (3) - (7) се попълват от служителя. Необходимо е да потвърдите с личен подпис както часа на пристигане, така и часа на напускане на работа.

В секцията „Бележки“ служителят въвежда информация за местни командировки, договорено ранно напускане или причина за закъснение. Контролерът ежедневно потвърждава съответствието на информацията за времето на пристигане и заминаване за всеки служител.

Не по-късно от края на месеца отделът за персонал изчислява работното време в колона (9) за формиране на месечен график, в колона (10) можете да въведете информация за ваканция, наличието на обяснение на служител относно закъснение и др.

При определяне на срока на съхранение на дневника трябва да се ръководи от давността за трудови спорове и срока на съхранение на архивите на първичната документация. През 2010 г. Министерството на културата утвърди сроковете за съхранение на архивните документи. Според този документ таблиците и регистрите трябва да се съхраняват 5 години.

Как да коригирате грешката

Характеристики за вредни условия на труд

Дневникът на работното време за вредни (тежки, опасни) условия на труд трябва да отразява ограниченията за продължителността на работа, установени в член 92 от Кодекса на труда на Руската федерация. Намаляването на работното време се определя в колективния трудов договор и вътрешния правилник на предприятието.

Тези документи трябва да отразяват:

• списък на професии (щатни единици) с опасни условия;
• вид работа с такива условия;
• работно време в часове, определени за служителите.

Вредната работа трябва да бъде отразена в споразумението с всеки служител, чиито трудови задължения се изпълняват при такива условия.

Поради изразената сезонност на работата или особеностите на технологичния процес може да се прилага сумирано отчитане на отработените часове за период от 3 месеца до една година.

Законодателно е определен специален срок за съхранение на първичната документация за отчитане на работното време в опасни производства - той е 75 години както за табелата, така и за дневника. За такива предприятия е препоръчително да сключат договор със специализирана архивна институция.

Препоръчва се да се води дневник на работното време в предприятие от всякаква форма на собственост. Позволява ви да следите реално отработеното време от служителите и може да се използва за потвърждаване на присъствието на работа. Документът трябва да се съхранява заедно с унифицирания лист за работно време най-малко 5 години.

Правила за регистриране на времето

Изкуство. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация от 30 декември 2001 г. № 197-FZ регламентира задължението на работодателя да регистрира действително отработеното време от служителя. Посоченото време трябва да бъде отразено в специален график (виж формуляр Т-12, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. № 1).

Наличието на дневник за работното време не е законово задължение на работодателя. Този документ обаче служи за оптимизиране и опростяване на работата на съответната услуга за проследяване на времето. Въз основа на информацията, съдържаща се в споменатия дневник, информацията може да бъде въведена в листа за време.

Лицето, отговорно за поддържането на такъв дневник, се назначава от всяка организация независимо:

• чрез издаване на специална заповед или
• въз основа на местни разпоредби - разпоредби за деловодството в организацията; в този случай функционалността за поддържане на такава документация е незабавно посочена в трудовия договор на служителя или неговата длъжностна характеристика.

Честотата на въвеждане на информация в дневника на работното време, както и периодът на нейното съхранение зависят от вида на записа на времето:

• Ежедневно счетоводство - когато служителите трябва да идват на работа всеки ден през работната седмица. В този случай дневникът се попълва ежедневно.
• Седмично - когато служителите работят в определеното от споразумението време на седмица, но не идват на работа всеки ден. Дневникът в тази ситуация се попълва веднъж седмично.
• Обобщено – когато служителите работят на гъвкав график или на смени. В този случай информацията в дневника може да се въвежда на интервалите, определени от местните разпоредби: ежедневно, седмично, тримесечно, веднъж на всеки шест месеца и т.н.

Форма за водене на дневник за работното време

Работодателят има право самостоятелно да определи формата на водене на дневник, тъй като законодателят не го ограничава в този избор. Дневникът може да се попълва както на хартиен носител, така и в електронен формат.

В този случай вторият вариант може да се приложи дори без използването на специални автоматизирани бази данни за персонала или счетоводството. Достатъчно е да създадете подходяща електронна таблица, тъй като клауза 1.11 на чл. 2 от Федералния закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ от 27 юли 2006 г. № 149-FZ нарича електронен документ всяка документирана информация, представена в електронна форма, тоест във форма, подходяща за възприемане от компютър и предаване чрез електронни телекомуникационни мрежи.

Воденето на дневник в електронен вид трябва да отговаря на изискванията на вътрешните инструкции на организацията за деловодство.

Съдържание на дневника: отчитане на пристигането и напускането на служителите

Законодателството не установява изисквания за дизайна и съдържанието на посочения документ. Според установената практика в такъв дневник информацията обикновено се представя в таблична форма. Именуваната таблица съдържа следните колони по подразбиране:

• пореден номер на записа;
• ПЪЛНО ИМЕ. служител;
• дата на влизане;
• времето, когато служителят е пристигнал на работното място;
• време на напускане на служителя от мястото на работа вкъщи;
• бележки (записват се коментари относно закъснението на служителя за работа, причините за отсъствието му от работното място и др.);
• подпис на лицето, отговорно за воденето на дневника.

Заглавната страница на такова списание, издадено на хартия, обикновено съдържа следните подробности:

• правна форма и наименование на организацията;
• името на самото списание;
• начална и крайна дата на сечта;
• длъжност, трите имена лице, отговорно за поддържането на посочения документ.

Пример за попълване на регистъра за пристигане и напускане на служители може да бъде изтеглен от връзката:

Така че регистърът на пристигането и напускането на служителите не се отнася за задължителната документация за персонала и следователно изискванията за неговото поддържане не са регламентирани от закона. В същото време, въз основа на такъв дневник, можете бързо да попълните график за време, да запишете необходимите коментари относно причините за забавянето или отсъствието на служители.

Формата на водене на дневник може да бъде всякаква, както и неговото съдържание - изискванията за тях се установяват от вътрешните правила на организацията.

Дневник на времето - документ, който показва кога служителите идват в предприятието и кога го напускат.

Каква е целта на списанието?

Дневникът на времето е документ, който става необходим, когато броят на служителите на компанията стане достатъчно значителен, в резултат на което ръководството или отговорните служители вече нямат възможност да записват външния си вид „на око“. Тогава документът поема тази функция.

Трябва да се отбележи, че законът не е посочено, че е задължителнои в компании с голям брой служители. Освен това за него не е предвиден стандартен формуляр, изискванията са ограничени до съществуващите в деловодството като цяло. Следователно предприятията сами могат да определят подробностите за собствените си счетоводни книги в съответствие с нуждите на конкретна компания.

Счетоводният дневник може да се използва за решаване на следните задачи:

• определяне на времето, през което персоналът работи при ненормиран работен ден;
• регистриране на факти за закъснение и ранно напускане на работа;
• намиране на подслон при извънреден труд.

По този начин, използвайки този документ, е възможно точно да се запише времето, което всички служители прекарват на мястото си. Освен това списанието може да се използва, ако има спорове между работодателя и служителя по определени въпроси, свързани с работното време. Също така е позволено да се позовавате на този дневник в съда, с уговорката, че е необходимо да го поддържате по правилния начин. Ако се установят нарушения, това може да не се приеме като доказателство.

Основните начини за контрол на работното време

Основният начин за контрол на работното време и до днес е предмет на тази статия, т.е дневник за време, който може да има както хартиен, така и виртуален вид. Освен това обаче са налични и други опции. Те включват:

• електронен пропуск, направен под формата на магнитна карта, през която преминават през турникета, като се използва този метод също така е възможно да се установи времето на пристигане и заминаване на служителите;
• биометрично счетоводство, това е най-модерният начин, той предполага, че служителите отиват на работното място по пръстови отпечатъци.

Общи правила за регистрация

Вече беше споменато, че няма общ формуляр за този документ. Поради тази причина всяка фирма има възможност да го разработи със собствени усилия, по мостри, които могат да бъдат намерени в интернет.

По-специално, броят на колоните, върху които ще бъде облицован листът, се различава. Зависи от целите на работодателя. Например счетоводен дневник, който не е твърде сложен по форма, може да включва следните колони:

• номер;
• фамилията и инициалите на служителя и местоработата му;
• поделението на предприятието, към което принадлежи;
• час на пристигане на служителя на място;
• подпис, поставен от него при пристигането;
• подпис на лицето, отговарящо за присъствието;
• час на напускане на служителя;
• броят на отработените от него часове в предприятието през този ден;
• бележка за неспазване на работния график (причината може да е извънреден труд, закъснение с основателна причина, както и закъснение);
• подпис на служителя при напускане;
• подпис на лицето, отговарящо за присъствието.

Струва си да се изясни, че от една страна, този списък не е изчерпателен, могат да се добавят други колони към документа, от друга страна, той не е задължителен и, ако е необходимо, някои колони могат да бъдат изключени от него.

Тъй като законодателството не определя правилата за поддържане на този документ, е необходимо те да бъдат определени с местен регулаторен акт. По-специално фактът на водене на дневник може да бъде посочен в Правилника за вътрешния трудов ред. В същото време може да се въведе примерен дневник по заповед на ръководителя. В бъдеще документът трябва да бъде съставен в съответствие с всички правила, предписани във връзка с него от местните актове.

Този дневник трябва да бъде изготвен в съответствие със следните общи изисквания за офис работа:

• необходимо е въвеждане на непрекъсната номерация и маркиране на всички негови листове с номера;
• необходимо е да мигате този документ, докато нишките се показват на последния му форзац, където са завързани и краищата са с дължина най-малко 5–7 сантиметра;
• на последната страница се изисква да се постави печат, който има формата на хартиен правоъгълник, прикрепен към краищата на шнура, броят на листовете трябва да бъде вписан в този правоъгълник и подписът на ръководителя на предприятието или на него се поставя и отговорен служител.

Също така в дневника (на форзаца или на друго място) трябва да се посочи редица основна информация, по-специално:

• наименованието на дружеството или неговото структурно подразделение, ако дневникът се води за служители на неразделна част от предприятието;
• датата на стартиране на дневника;
• номерът, когато е направен последното въвеждане в него;
• фамилно име отчество и длъжност на лицето, назначено отговорно за воденето на дневника.

В случаите, когато дневникът се води от последователни лица, например охранители, не е необходимо да се назначава един отговорен служител. След това посочете позицията, която заема.

Трябва да се повтори, че тези изисквания не се отнасят за законодателни изисквания, приети специално за дневника на времето, а са общи изисквания за офис работа. Въпреки това, тяхното спазване е необходимо, особено за фърмуера и номерирането на документи.

Методи за пълнене

По същия начин няма задължителни изисквания за реда на попълване и тези изисквания също се препоръчва да бъдат одобрени с местен нормативен акт. Има два основни начина да го направите:

• отговорният служител (независимо дали е лично или на подходяща позиция, пазач или по друг начин) попълва всички полета, и други служители само удостоверяват с подписа си, че всичко е точно;
• служителят попълва всички колони, а подписът се поставя от отговорния служител.

И двата метода са еквивалентни, и за двата се поставят едни и същи изисквания:

Лицето, което отговаря за поддържането на дневника, се определя от ръководителя, който може да посочи и конкретна длъжност. Ако има няколко отдела, ръководителят може да определи служител, който да ръководи собствения си дневник за всяка структурна единица.

Струва си да се отбележи, че днес, наред със стандартното ръчно дневник, е възможно да се изготви и чрез формуляр на компютър, както и чрез специално приложение.

Програмите могат да бъдат предоставени от организацията доставчик за няколко месеца, този метод предполага, че те се отдават под наем. Това е сравнително достъпна опция. Друг вариант - вечното закупуване на софтуер предполага, че ще трябва да платите значително повече.

Каква е разликата с електронната таблица

The документът трябва да се разграничава от ведомостта.

Графикът показва само колко часа е работил служителят в даден ден. Следователно, по-малко смислен график може да бъде попълнен въз основа на дневник, който посочва точното време на пристигането на служителите на работното място, както и тяхното напускане от него.

Кои държавни органи контролират

За работодателите е необходимо да се проследява времето на появата на служителите на работа и тяхното напускане от нея. В същото време ръководството на предприятието определя самостоятелно формата на този контрол. Представители на регулаторните агенции следи за точността на счетоводствотопо приетия образец, доколкото отговаря на изискванията на деловодството, които, както бе посочено по-горе, са задължителни.

По-специално данъчните власти имат право да проверяват как е съставен този документ, тъй като на негова основа се изплащат заплати на служителите и следователно в бъдеще данъци от него към бюджета. И ако този дневник е съставен неправилно, тогава размерът на плащанията също ще бъде неправилен.

Също така достъп до този документ може да получи социалноосигурителния фонд, който има право да проверява дали размерът на обезщетенията е определен правилно, например за отглеждане на дете или въз основа на болничен лист. Федералната инспекция по труда има подобно право.

В същото време липсата на този дневник се счита за съществено нарушение на трудовото законодателство, което ще доведе до глоба.

На вашето внимание е видео за автоматизиране на проследяването на времето на служителите.

Дисциплината на служителите е основен фактор за успеха на всяка организация. За спазването му в организациите има строго установени графици за начало и край на работа. За да контролират спазването на установените правила, работодателите поддържат различни форми на счетоводство. Една от приетите форми за наблюдение на присъствието или временното отсъствие от работа е книга за специално отчитане на отработените часове.

Дневник на времето на служителите - законодателна основа за регистриране

Правилната организация на производството зависи преди всичко от гладкото протичане на работата на наетия персонал. Служителите са длъжни да спазват нормите за работно време, установени в местните документи. Но непланираното отсъствие не може да бъде избегнато. За да може да се следи присъствието на служителите на работните им места и да се изчисляват коректно заплатите им, се поддържа месечен график. Задължението за поддържането му е залегнало в Кодекса на труда на Руската федерация в член 91. Журналът за регистриране на пристигането и напускането на служителите се поддържа от работодателя на доброволна основа. Законът не предвижда задължение за провеждането му.

В каква форма е?

Законодателно формата на дневника за работното време не е установена, следователно неговият дизайн зависи само от изискванията на работодателя. Както хартиените, така и електронните версии на счетоводството се считат за законни. Трябва да се изясни, че за поддържане на електронен формуляр не се изисква инсталиране на специални програми. Достатъчно е да разработите удобен формат за себе си и да го подредите правилно. Може да бъде Word или Excel документ. Има възможност за поддържане на документ с помощта на вградените системи за електронна отчетност, налични в организацията. Основното при попълване на хартиен или електронен формуляр е последователността и последователността.

Как да подредите?

Регистрирането на дневника за време на служителите се извършва по табличен метод. Всяка организация е свободна да определи кои колони са ѝ необходими в работната книга. Основното е, че с тяхна помощ можете лесно да проследявате пристигането, заминаването на служителите, часовете на тяхната обработка или отсъствие.

Дизайнът на книгата трябва да включва:

• Заглавна страница.
• Съдържание.
• Печат върху връзките.

Заглавната страница трябва да съдържа обща информация за името на предприятието и заглавието на книгата. На първия лист трябва да се посочи датата на началото на поддръжката и последното вписване в книгата. Важно е да посочите в книгата длъжността и фамилията на лицето, което поддържа документа. Книгата е прошита и запечатана, за да се предпази от незаконно изваждане на листове. Печатът може да бъде под формата на запечатан лист хартия или фабричен, при закупуване на готова книга.

Как да водим дневник на работното време на служителите?

Едно отговорно лице трябва да води книгата. Обикновено в организациите тази позиция е предписана в LNLA, а след това в трудовия договор на съответния служител. Но е възможно да се наложи отговорност по заповед на главата.

Таблицата съдържа следните задължителни колони:

• Сериен номер.
• Фамилия на служителя.
• Дата на влизане.
• Точно влизане на работа.
• Точно време за напускане на работа.
• Брой бележка.
• Подпис на служителя, извършил вписването.

В колоната за бележки те обикновено показват закъснение или ранно заминаване. Може също да записва нередовни работни часове.

Примерна заповед за въвеждане на дневник за време на служителите

Цялата основна документация в организациите се въвежда в действие със заповед на ръководителя. Специалната счетоводна книга не прави изключение. Промените в книгата се извършват и с издаване на заповед.

Поръчката съдържа следните елементи:

• Основание за издаване на заповедта.
• Заповед за специален вид специално счетоводство от посочената дата.
• Възлагане на отговорност на един отговорен служител.
• Указания за запознаване с поръчката.

Периодът на съхранение на дневника за време на служителите

Съгласно установените правила всички документи в организацията след приключване на поддръжката им се предават в архива. Условията за съхранение са предписани в държавните инструкции, където е посочен целият списък на съхраняваните документи. В съответствие с клауза 586 от списъка специалният счетоводен дневник се съхранява 5 години след последното вписване. Ако обаче документът съдържа информация за работа при вредни условия, срокът му на съхранение се увеличава до 75 години. Съхранението на документи до 5 години се осигурява от вътрешния архив на организацията, до 75 години - прехвърлени в градския архив.