Organizarea corectă a expozițiilor și amenajarea standurilor. Cum și unde să-ți organizezi propria expoziție

Afacerea expozițională în condiții moderne pare a fi interesantă pentru mulți participanți de pe piața internă. Pentru unii, aceasta este o modalitate de a introduce consumatorul în gama de produse și de a-l interesa în achiziția lor ulterioară. Pentru alții, aceasta este o oportunitate de a câștiga o anumită sumă de bani pentru obiecte de design realizate cu propriile mâini. Pentru alții, este o șansă reală de a întâlni parteneri serioși și de a încheia oferte interesante.

Un loc aparte în această afacere îl acordă organizatorului evenimentelor expoziționale. Pentru a fi garantat să faci profit în această afacere, trebuie să știi cum să organizezi o expoziție de vânzări, o expoziție de artă sau un târg și de ce este nevoie pentru asta. Cum să vă deschideți propria afacere expozițională va fi discutat mai târziu în articol.

Caracteristicile activităților expoziționale

Fiecare antreprenor este preocupat să creeze o imagine pozitivă pentru compania sa, să atragă atenția potențialilor clienți și cumpărători și să stimuleze vânzările. Din acest punct de vedere, expoziția este un excelent instrument de marketing care vă permite să contactați direct publicul țintă.

Totuși, nu trebuie să uităm că o expoziție este, în primul rând, o expoziție, o demonstrație a tuturor realizărilor posibile ale omenirii în anumite domenii ale activității sale, fie ea artă, economie, producție sau altceva.

Doar la o examinare superficială se poate părea că organizarea unei expoziții nu este dificilă. De fapt, un astfel de eveniment este un eveniment important care necesită o pregătire serioasă cuprinzătoare. De exemplu, înainte de a organiza o expoziție de artă, trebuie să urmați o serie de pași:

• alege un subiect interesant;
• dezvoltarea unui program care poate oferi plăcere estetică vizitatorilor;
• găsiți expozanți;
• crearea unei expoziții;
• face o prezentare atractivă etc.

Acesta este tot ceea ce se referă la latura ideologică a activităților expoziționale. În plus, există și o mulțime de probleme organizatorice. Prin urmare, pentru a crea o afacere expozițională eficientă, este recomandat să întocmiți mai întâi un plan de afaceri detaliat.

Echipa site-ului World of Business recomandă tuturor cititorilor să urmeze cursul Lazy Investor, unde veți învăța cum să puneți lucrurile în ordine în finanțele tale personale și să înveți cum să obții venituri pasive. Fără tentații, doar informații de înaltă calitate de la un investitor practicant (de la imobiliare la criptomonedă). Prima săptămână de antrenament este gratuită! Înregistrare pentru o săptămână gratuită de antrenament

Cum se scrie un plan de afaceri pentru un centru expozițional

Un plan de afaceri este locul unde începe orice activitate antreprenorială. În condițiile actuale nu ne putem lipsi de el. Pentru a reuși în afaceri, un antreprenor trebuie să acționeze conform unei scheme pre-planificate, după ce a calculat inițial fiecare pas. În plus, un plan de afaceri bine întocmit va ajuta la atragerea investitorilor, ceea ce va fi foarte potrivit la deschiderea unei afaceri expoziționale datorită costurilor inițiale mari.

Centrul de expoziții și ce ar trebui să includă? Acestea sunt secțiunile principale ale planului de afaceri cu o scurtă descriere a ceea ce trebuie reflectat în ele:

• introducere - aici ar trebui să rezumați pe scurt informațiile generale despre proiect, să indicați costul acestuia, necesitatea unor surse suplimentare de finanțare și eficiență economică - întocmite la finalizarea lucrărilor la planul de afaceri și rezumă concluziile în alte secțiuni;
• Prezentare generală a pieței - în această parte trebuie să furnizați informații despre principalii concurenți și fezabilitatea economică și relevanța propriului proiect;
• plan de investiții - descrieți în detaliu toate cheltuielile unice și continue posibile pentru deschiderea unui centru expozițional și afișați suma totală;
• plan de producție - reflectă principalele operațiuni de afaceri și procese de afaceri, a căror implementare este necesară pentru implementarea proiectului;
• partea de marketing - ar trebui să conțină principii de preț, scheme de promovare pentru serviciile centrului expozițional, publicitate etc.;
• plan financiar - prezintă un calcul al profitului proiectat, reflectă toate datele financiare ale proiectului și, ca urmare, un indicator al profitabilității așteptate a afacerii;
• riscuri și garanții - în această secțiune trebuie să analizați riscurile existente și să propuneți o schemă de minimizare a acestora.

Acesta este un exemplu pentru deschiderea unui centru expozițional. Puteți să-l utilizați atunci când vă întocmiți propriul proiect sau să încredințați scrierea unui plan de afaceri unor profesioniști.

Ce este necesar pentru a deschide un centru expozițional

O afacere expozițională, ca orice activitate antreprenorială, trebuie să fie supusă înregistrării de stat pentru existența sa legală. Organizatorul decide; nu există cerințe legale cu privire la forma întreprinderii.

Important! În ciuda absenței restricțiilor legale la alegerea unei forme juridice, pentru afacerile expoziționale se recomandă înregistrarea unei persoane juridice care are capacități mai mari decât un antreprenor individual. Avantajul unui SRL în acest caz este posibilitatea participării mai multor fondatori simultan și formarea unui capital autorizat mai mare.

Pe lângă înregistrarea la organul fiscal, organizatorul centrului expozițional va trebui să treacă printr-o etapă la fel de importantă și, poate, cea mai dificilă dintre toate - pregătirea localului. Suprafața complexului în care vor avea loc expoziții trebuie să fie de cel puțin 2 mii de metri pătrați. m. Camera trebuie să aibă tavane înalte, holuri și pavilioane spațioase și să fie foarte bine iluminată. Inutil să spun că decorul extern și interior al centrului trebuie să fie impecabil? La urma urmei, numărul de vizitatori și dorința expozanților de a participa la expoziții depind de cât de frumos, confortabil și la modă sunt amenajate spațiile.

Spațiile pot fi închiriate sau construite special pentru aceste scopuri. A doua opțiune pare mai potrivită, deoarece închirierea unei suprafețe atât de mari va fi foarte costisitoare, iar rambursarea proiectului poate dura mult timp. Construcția unui centru expozițional este asociată cu costuri unice mari, dar în viitor va permite economii semnificative la costurile curente.

Pe langa spatiile de gazduire a centrului, veti avea nevoie de echipamente speciale pentru organizarea expozitiilor: mese de prezentare, rafturi, standuri, vitrine, podiumuri, standuri etc.

Una dintre componentele succesului în afacerea expozițională este munca de calitate a personalului. Dacă intenționați să deschideți un centru la scară largă pentru organizarea de expoziții, este logic să aduni o echipă strânsă de angajați (organizatori, designeri, specialiști în publicitate etc.) care lucrează pentru rezultate.

Organizarea expozitiilor

Atunci când organizați o expoziție, primul lucru de făcut este să alegeți o direcție și să determinați amploarea evenimentului.

În funcție de tematica expoziției pot exista:

• artistic;
• științific;
• tehnic;
• comerț (aceasta include și expoziții și vânzări și expoziții și târguri) etc.

Pentru comunitatea de afaceri, expozițiile și târgurile de vânzări sunt de cel mai mare interes. Participanții la astfel de evenimente din cadrul expoziției le demonstrează consumatorilor cele mai bune realizări, dezvoltări avansate, inovații tehnologice etc. Ceea ce îi diferențiază de o expoziție obișnuită este că vizitatorul poate achiziționa produsele expuse pentru a le încerca înainte de a pleca. în producția de masă.

Cum se organizează o expoziție-târg sau expoziție-vânzare? Pentru a face acest lucru, trebuie să stabiliți în prealabil data evenimentului (de preferință cu 2-3 luni înainte), tema și criteriile de selectare a expozanților.

Următoarea etapă este diseminarea informațiilor despre viitoarea expoziție în rândul potențialilor participanți. În acest scop, se utilizează mass-media, publicitate la radio și televiziunea locală, comunicații pe internet etc.. Atunci când se invită organizații să participe la o expoziție de vânzări sau la un târg, trebuie specificată o dată până la care este posibilă depunerea unei cereri de participare.

Când toți expozanții expoziției și vânzării au fost identificați, trebuie să efectuați următorii pași:

• dezvoltarea unui proiect expozițional;
• creați un program interesant pentru organizarea unei expoziții și vânzare (introduceți un element de sărbătoare, includeți cursuri de master);
• interesează publicul client (realizează o campanie publicitară);
• organizează munca personalului de serviciu;
• face un plan de cheltuieli.

Costurile de organizare a unei expoziții și modalități de a obține profit

Cât costă organizarea unei expoziții depinde de ce resurse materiale și de muncă sunt necesare pentru a o desfășura. Toate costurile pot fi împărțite în 4 grupe:

• pentru funcționarea expoziției și vânzarea (închirierea spațiilor dacă nu este în proprietate, facturi de utilități, organizarea securității la incendiu etc.);
• pentru pregătirea creativă (elaborare scenariu, design artistic etc.);
• pentru dotarea tehnică și realizarea expoziției (pregătirea echipamentului, achiziționarea materialelor necesare, transportul exponatelor, salariile personalului);
• pentru publicitate.

Costul minim al unui eveniment expozițional este de aproximativ 300 de mii de ruble. Este dificil să se determine maximul, deoarece totul depinde de numărul de expozanți și de necesitatea de a crea condiții suplimentare pentru exponate.

Venitul organizatorului, care poate fi obținut dintr-o expoziție-vânzare (expoziție-târg), depășește costul de mai multe ori. Prețul pentru participarea unei organizații la un astfel de eveniment variază de la 120 la 500 de mii de ruble. în funcție de amploarea expoziției în sine și de numărul și suprafața standurilor expoziționale.

Important! Un centru expozițional poate primi venituri considerabile dacă pe baza acestuia sunt furnizate servicii suplimentare, de exemplu, proiectarea de materiale exclusive pentru standuri demonstrative sau organizarea de seminarii de formare. În plus, în zilele libere de expoziții, o parte din incinta centrului poate fi închiriată pentru conferințe, negocieri etc.

Organizarea unei expoziții itinerante

Multe idei interesante pot fi implementate pe baza centrului expozițional existent. Unul dintre ei organizează o expoziție itinerantă. Ce este atât de atractiv la această idee? Faptul că organizatorul nu trebuie să creeze un proiect sau să proiecteze exponate, ci pur și simplu să închirieze un pachet gata făcut pentru o expoziție itinerantă și să-l plaseze pe teritoriul centrului. Puteți expune antichități, fluturi decorativi, materiale fotografice și elemente de design modern.

Cum se organizează o expoziție itinerantă? Totul este destul de simplu. Trebuie să găsești o ofertă interesantă. Multe muzee de astăzi închiriază exponate gata făcute. Detaliile despre organizarea expoziției sunt coordonate direct cu reprezentanții muzeelor ​​și fundațiilor. Pregătirea preliminară include:

• alegerea perioadei de expoziție (durata este în medie de 7-10 zile);
• desfășurarea unei campanii de publicitate (este indicat să începeți publicitatea activă a expoziției cu 1-1,5 luni înainte);
• încheierea unui acord privind organizarea unei expoziții;
• asigurarea exponatelor (dacă este necesar);
• transportul materialelor expoziționale și amplasarea acestora în centrul expozițional.

Partea de venit a unui astfel de proiect este generată prin vânzarea biletelor de intrare și furnizarea de servicii suplimentare (vânzare de suveniruri și cărți poștale, fotografie etc.).

Propria ta expoziție este o mișcare de PR excelentă, care te va ajuta să vorbești despre tine în mod competent și interesant. Aceasta este publicitatea ta, extinderea granițelor, găsirea clienților și autorealizarea. Puteți expune tot ceea ce este realizat, selectat și aranjat de dvs. personal. Când te pregătești pentru prima expoziție, este foarte important să nu îți cazi fața, pentru că aceasta este fața pe care o vei arăta în viitor. Trebuie să solicitați sfaturi de la profesioniști. Au o experiență decentă de muncă, știu multe despre vizitatorii nu numai la expozițiile rusești, ci și internaționale și înțeleg specificul asociat problemelor organizaționale.

Karolina Khatkevich este expertă în probleme de expoziție. Este designer și artist, dar și membră a Uniunii Creative. Carolina organizează de câțiva ani expoziții internaționale și știe totul despre ce trebuie să facă artiștii aspiranți. Sfaturile Carolinei vor fi și ele interesante pentru că este proprietara propriei galerii, Karoart.

Planificare

S-ar putea să fii surprins, dar timpul petrecut pregătirii pentru o expoziție durează cel puțin șase luni. În termen de 6 luni, problemele organizatorice sunt rezolvate, conceptul este determinat și pregătirea exponatelor (materialelor) este finalizată. Orice expoziție ar trebui să fie programată pentru a coincide cu un eveniment proeminent din oraș. Nu trebuie să fie determinată din timp, dar în decurs de șase luni se va face simțită și vei decide că ziua de naștere a unui artist celebru sau o sărbătoare în oraș va însenina perfect ziua în care te vei anunța lumii.

Sponsorizare

Da, acesta este adevărul vieții. Niciun artist sau fotograf aspirant nu se poate lipsi de sprijin financiar. Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să pregătiți un pachet de sponsorizare. Un pachet de sponsorizare este un set de documente care vă vor permite să vă familiarizați cu fezabilitatea investiției în proiectul dvs.

În primul rând este semnificația proiectului pentru oraș sau regiune, precum și pentru anumite grupuri sociale. Va fi bine dacă expoziția dumneavoastră este vizitată de potențiali clienți ai sponsorului sau utilizatorii serviciilor sale comerciale. Dacă sunteți în căutarea unui sprijin financiar guvernamental, este important să vorbiți despre beneficiile proiectului în ceea ce privește formarea, educația și glorificarea orașului.

De asemenea, este important de precizat structura evenimentului: când va avea loc, cine va fi prezent, cine este autorul și organizatorul proiectului. Prezentați informațiile în mod clar și eficient. Aceste documente sunt cel mai bine prezentate sub forma unei prezentări.

Un alt punct important este sprijinul. Obțineți feedback pozitiv. Poate fi dat de specialiști autorizați, oameni de știință, universități. Faceți copii ale scrisorilor de recomandare și cererilor.

Și, în sfârșit, planul trebuie să indice suma minimă și maximă, precum și o listă de servicii și platforme de publicitate oferite sponsorului. La calcularea costurilor, luați în considerare totul: închirierea camerei, masa de bufet, costul materialelor. În ceea ce privește beneficiul sponsorului, este important să înțelegem că acesta nu ar trebui să piardă atât de mult finanțe, cât să câștige noi oportunități.

Informare

Faceți o reclamă strălucitoare. Dacă ați reușit să obțineți sprijinul mass-media, aceasta este jumătate din succes. Dacă nu vor să vorbească despre tine la televizor, mergi pe internet. Există grupuri sociale, bloggeri și alte platforme pentru postarea de informații. Faceți expoziția atractivă pentru potențialii privitori, intrigați, creați un titlu strălucitor și creați un design grafic elegant.

Umplere

Rezolvați problema cu numărul lucrărilor dvs. Dacă sunteți participant la un proiect comun, pot fi mai puțin de 10 dintre ele, iar dacă autorul propriei expoziții - cel puțin 50. Faceți un plan în avans: care lucrări vor fi cu siguranță incluse în proiect și care va fi doar o completare la colecție. Cum vei plasa mai exact munca? La aceste întrebări trebuie să se răspundă în avans, nu în ultimul moment.

Pregătirea

Fiți pregătiți pentru dificultăți. Niciun plan nu te va ajuta să elimini efectul surprizei și obstacolele care apar accidental pe parcurs. Expozițiile, de regulă, nu au loc în forma în care au fost imaginate inițial. Contractorii se schimbă, iar tipul de șantier ajustează automat condițiile de lucru. Creați o echipă mică de oameni în care aveți încredere - vă vor sprijini în momentele dificile și vă vor ajuta să găsiți o cale de ieșire din orice situație.

Expoziția este cu adevărat o mare de posibilități:

• stabilirea de contacte cu noi clienti;
• mentinerea relatiilor cu clientii vechi;
• cercetare în industrie;
• cercetarea clienților;
• studiul competitorilor;
• prezentarea pe scară largă a produselor companiei;
• posibilitatea de a testa un produs nou;
• formarea/mentinerea imaginii companiei;
• evaluarea personalului companiei;
• selectarea personalului nou.

O expoziție este o oportunitate de a juca simultan cu un număr mare de instrumente de marketing: telemarketing, publicitate, direct mail, panouri publicitare, prezentări, degustări, concursuri, serbări, cercetări, conferințe, PR etc.

Pentru a utiliza oportunitățile și instrumentele de marketing enumerate, este necesară o pregătire atentă, organizare și instruire a personalului. În realitate, ideea ca cei mai mulți nou-veniți și destul de mulți obișnuiți să participe la expoziții sună cam așa: „Închiriați un loc, amenajați un stand, pregătiți materiale, aduceți și aranjați produse, priviți oamenii, arată-te.” Trenul de gândire este, desigur, corect, dar minuțiozitatea și profunzimea nu se pot aștepta cu o astfel de abordare a înțelegerii lucrării la expoziție și a pregătirii acesteia. Și an de an, nou-veniți și participanții la expoziție cu experiență calcă pe aceeași greblă, mustrând expoziția „pentru cât valorează”.

În acest articol, ne propunem să luăm în considerare cele mai frecvente greșeli și să vedem cum prevenirea lor va deschide calea spre utilizarea varietății de oportunități și instrumente ale expoziției. Și cel mai important - să înțelegeți, să simțiți și să obțineți rezultatul la final.

Greșeala #1– „Ideea unei expoziții doar ca lucrare expusă”

De regulă, ideea unei expoziții este expoziția în sine. De fapt, există o etapă pregătitoare, am vorbit deja despre importanța ei. Există și o etapă finală – lucru după expoziție. Toate cele trei etape sunt necesare pentru a obține rezultatul: sub forma numărului de comenzi de la clienți noi, extinderea comenzilor de la clienții vechi, produse îmbunătățite sau noi, ajustarea sau nivelarea punctelor slabe ale companiei, creșterea procentului de conștientizare a companiei etc. Fiecare etapă este un teren de testare pentru pregătirea etapei următoare. Primul vă permite să prevedeți totul și să țineți expoziția la un nivel bun. Expoziția în sine oferă contacte valoroase și informații de marketing care trebuie procesate și aduse la „gata”. Munca după expoziție vă permite în cele din urmă să evaluați rezultatele obținute, să luați o decizie cu privire la participarea ulterioară a companiei la expoziții și, de asemenea, să vă gândiți la cum să corectați greșelile făcute în viitor.

Din păcate, în cele mai multe cazuri, prima și ultima etapă sunt într-o formă redusă sau sunt practic absente. Desigur, fără pregătire prealabilă și analiză ulterioară, lucrarea de la expoziție nu se schimbă fundamental de la an la an. În consecință, nu este nevoie să vorbim despre rezultate tangibile și chiar mai bune cu această abordare.

Ce pași de bază trebuie luați pentru ca aceste etape eșuate să devină cu drepturi depline și să funcționeze pentru dvs.

Pregătirea pentru expoziție - pași principali

• Selecția expoziției.
• Stabilirea obiectivelor expoziției.
• Analiză înainte de vernisajul expoziției.
• Planificarea bugetului.
• Determinarea publicului țintă.
• Planificarea evenimentelor, instrumente de marketing la expoziție.
• Pregatirea expozitiei.
• Selecția de exponate.
• Planificare de publicitate.
• Pregatirea materialelor informative, publicitare si POS.
• Planificarea si coordonarea activitatii personalului companiei.
• Selectarea personalului care va lucra la expozitie.
• Instruire.
• Informarea clienților actuali și potențiali despre expoziție și participarea dumneavoastră la ea.

Dacă pregătirea pentru expoziție și expoziția în sine au fost „la nivel”, atunci este cu atât mai dezamăgitor să eșuezi „lucrarea de după expoziție”. Deși toată lumea este obosită și își dorește cu disperare să se odihnească. Este necesar să organizați un „debriefing”, să discutați toate reușitele și greșelile, să le mulțumiți tuturor pentru munca depusă la expoziție, să notați contribuția fiecărui angajat, să recompensați financiar faptele de arme și să îi motivați să „lucreze după expoziție”.

Lucrări după expoziție - pași principali

• Rezumând rezultatele imediate ale expoziției.
• Distribuirea informațiilor primite către departamentele relevante.
• Lucrul cu clienți „fierbinți” și „călzi”. O reamintire a ta pentru clienții „cool”.
• Completarea bazei de date cu potențiali clienți.
• Prelucrarea și analiza datelor de cercetare.
• Evaluarea eficacității participării la expoziție.
• Luarea deciziei de a participa la această expoziție în viitor.
• Încă o dată dorim să subliniem că aceasta este o listă de pași principali, aproape fiecare dintre ei putând fi descriși la fel de detaliat ca etapele în sine.

Greșeala #2– „Coincidența numelui expoziției și a profilului activităților companiei dumneavoastră nu este o garanție a alegerii optime a expoziției”

Alegerea unei expoziții specifice, precum și alegerea unei achiziții scumpe, ar trebui să fie echilibrată și deliberată. Costurile materiale și organizatorice sunt prea mari pentru a veni la expoziție și a ajunge fără nimic. Cum?

Imaginează-ți mai multe situații posibile:

R. Ați decis să participați la expoziție, dar în practică s-a dovedit că expoziția pe care ați ales-o are o importanță terțiară în industria dvs., are un număr mic de expozanți și o prezență lentă. Elaborezi clar și competent cele cinci zile alocate. Însă numărul total de contacte, și mai ales numărul de contacte utile, nu te face să vrei să petreci atât de mult timp, bani și nervi în viitor.

Î. Te așteptai să găsești clienți la expoziție, iar toată pregătirea s-a bazat pe aceștia, dar ca urmare standul a fost aproape demolat de consumatorii finali care au inundat expoziția și ți-au cerut produsele la prețuri reduse. Ca urmare, nu ați putut lucra bine cu nimeni și nici consumatorii finali nu au profitat de pe urma dvs. (aveai doar mostre și seturi de cadouri și prezentare pentru clienți).

S. Te-ai hotărât să-i eclipsezi pe toată lumea și ai investit mulți bani în chirie și un stand mare neobișnuit ca să poată fi văzut de pretutindeni și toată lumea să se străduiască pentru asta. În practică, s-a dovedit că erați singurul stand mare și chiar ați atras atenția, standul a fost studiat, examinat, dar nu s-au apropiat mai mult de o lovitură de tun. Sau este posibilă situația inversă, când un mic stand se pierde printre standurile insulare ale altor companii.

Cum să evitați acest lucru?

1. Faceți o listă de expoziții, selectați-le pe cele care sunt relevante pentru dvs. tematic și la scară.

Deci, dacă o companie este angajată în producția și distribuția de articole de papetărie numai în regiunea sa, atunci nu are sens ca aceasta să participe la expoziții republicane și, mai ales, internaționale, spre deosebire de marii producători, companii cu o rețea regională extinsă sau companii. care au decis să intre pe piața țărilor CSI.

2. Faceți o listă de criterii după care veți alege o expoziție.

Astfel de criterii ar putea fi:

• format de expoziție (b2b, b2c);
• numărul de participanți la expoziție, compoziția acestora, prezența concurenților, dinamica acestor parametri pe mai mulți ani (pozitiv, negativ);
• numărul de vizitatori, compoziția acestora, dinamica acestor parametri pe mai mulți ani (pozitiv, negativ);
• prezența clienților țintă, dinamica clienților țintă crește sau scade de la an la an;
• care expoziții se apropie cel mai mult de programul tău în ceea ce privește procesul de producție, veniturile bugetare; lansarea unui lot pilot al unui produs nou pe care doriți să-l testați la o expoziție;
• raportul companiilor mari și mijlocii (standuri mari și mici). Raportul optim este de 30% până la 70%, atunci ambii se vor putea arăta;
• expoziția cade în vacanță (nu degeaba vara nu se fac aproape expoziții) etc.

Pentru cei care au mai participat la expoziție, este, de asemenea, important să urmărească dinamica rezultatelor participării lor la expoziție de-a lungul mai multor ani (pozitiv, negativ, ce are legătură cu aceasta, are rost să continui să lucrezi la această expoziție).

3. Gândește-te la ceea ce este important pentru tine să faci, să realizezi, ce evenimente și tehnici ai dori să folosești la expoziție. Care dintre expoziții vă permite să faceți ceea ce ați planificat?

4. Comparați expozițiile între ele.

Pentru a obține informații complete, este mai bine să combinați mai multe surse de informare: internet, reviste de specialitate, site-uri expoziționale, comitete de organizare a expozițiilor, clienți, concurenți, parteneri etc. Este important să se efectueze o astfel de analiză preliminară a expozițiilor atât pentru începători, cât și pentru obișnuiții expozițiilor, deoarece totul se schimbă, inclusiv expozițiile (în ceea ce privește componența participanților, vizitatorilor etc.). Și atunci trebuie să refuzați să participați la expoziție sau să veniți cu noi mișcări de marketing.

Greșeala #3„Lipsa unor obiective clare, specifice și măsurabile pentru munca la expoziție”

De regulă, la întrebarea despre obiectivele companiei la expoziție, se pot primi următoarele răspunsuri: „Pentru că aici sunt concurenți”, „Pentru a menține imaginea”, „Dacă nu participăm la expoziție, atunci concurenți și clienți. va decide că avem probleme”, „Procesează cât mai mulți clienți”, „Spy”, etc.

Obiectivele clare și măsurabile permit unei companii să:

Există patru domenii principale ale obiectivelor companiei la expoziție:

• căutarea de noi clienți și consolidarea relațiilor cu clienții vechi;
• formarea sau menținerea imaginii;
• inteligență de marketing;
• căutarea și atragerea de noi parteneri.

Cel mai bine este dacă compania acordă atenție fiecăruia dintre aceste obiective, altfel s-ar putea să ratezi cel puțin oportunități bune.

Să ne imaginăm că compania s-a bazat pe menținerea imaginii sale (un stand foarte interesant, non-standard, atractiv), dar, în același timp, nu era pregătită pentru fluxul de potențiali clienți. De ce s-au cheltuit atât de mulți bani? Ce obțin clienții de la acest stand? Ei își vor aminti, desigur, numele, dar dorința de a lucra cu această companie va scădea vizibil.

Pe lângă faptul că sunt clare și măsurabile, obiectivele trebuie să fie realiste. De exemplu, ar fi naiv să ne așteptăm ca o companie la o expoziție să poată lucra cu toți vizitatorii expoziției (30.000). O cifră de zece ori mai mică nu scade naivitate. Mai mult, nu toți sunt clienți, cu atât mai puțin clienții țintă.

Astfel, puteți lua în considerare fiecare direcție de stabilire a obiectivelor companiei la expoziție. Este suficient să ne amintim ce oportunități deschide expoziția pentru realizarea diferitelor tipuri de cercetări de marketing, cât costă acestea și câte informații valoroase conțin (cu stabilirea adecvată a scopului cercetării, pregătirea, desfășurarea și prelucrarea acesteia).

Greșeala #4„10 fete fermecătoare cu picioare lungi care defilează în jurul expoziției și succesul este garantat.”

Drăguț, fermecător, decorează expoziția - asta este de netăgăduit. Afectează atracția – aceasta este întrebarea. Cu siguranță atrag atenția. De regulă, ei nu pot spune nimic inteligibil despre un produs sau serviciu. Atenția și interesul clientului scad. Este bine dacă măcar distribuie informații și materiale promoționale, măcar un anumit beneficiu.

Deci, vorbim despre selecția instrumentelor de marketing. Diverse spectacole atrag atenția, distrează, oferă o oportunitate de a te odihni sau de a te relaxa, relaxează „ochii” și îți ridică moralul, dar practic nu au niciun impact asupra componentei de afaceri a comunicării din cadrul expoziției.

Instrumentele de marketing selectate trebuie să îndeplinească următorii parametri:

• lucrează pentru scopurile companiei care participă la expoziție;
• să fie concentrat pe publicul țintă al companiei (folosește instrumente cel puțin la nivel b2b, b2c);
• să fie adecvate din punct de vedere al raportului cost/beneficiu;
• se combină, se completează și nu se dublează.
• Un mare avantaj în atragerea clienților va fi utilizarea instrumentelor de marketing „înainte” și „în timpul” expoziției. Dacă instrumentele selectate îndeplinesc cerințele enumerate mai sus, aceasta va asigura achiziția de clienți cantitativ, calitativ și justificată din punct de vedere economic.

Greșeala #5„Stabul este capul tuturor.”

Capul este cel (cei) care a gândit expoziția de la obiectivele și strategiile de realizare până la cel mai mic detaliu. Standul în sine este un „lift”, care atrage atenția, informează, cu un anumit debit.

Capacitatea unui stand depinde direct de dimensiunea acestuia. De regulă, 30% din stand este ocupat de expunerea acestuia. 70% rămâne pentru angajați. Este necesară o suprafață de minim 1,5-2 metri pătrați per angajat pentru ca acesta să poată lucra liniștit la stand fără a scăpa standuri de informații, fără a deranja pe alții și fără a experimenta disconfort psihologic. În consecință, un stand pentru 4 angajați trebuie să aibă o suprafață de cel puțin 13 metri pătrați. Capacitatea de a mari dimensiunea standului depinde de bugetul companiei. Dacă capacitatea standului pe care ai calculat-o nu te mulțumește în ceea ce privește rentabilitatea prognozată, iar bugetul este strict limitat, atunci este mai bine să folosești alte metode de atragere a clienților.

Adesea, competiția dintre concurenții din domeniul „al căror stand este mai cool” devine un scop în sine. Clienții înțeleg conștient sau inconștient, uitându-se la stand, pentru cine este (clienții sau concurenții și ei înșiși). Întrebarea este, ce îi încălzește mai mult pe clienți? Răspunsul este evident. Mai mult, jocul „regelui dealului” necesită mult timp, efort și energie din lucrul cu clienții, iar în absența unei pregătiri adecvate a personalului, creează un fals sentiment de superioritate.

De exemplu, o companie care include două zone fundamental diferite a lucrat la expoziție la standuri diferite. Imaginați-vă surpriza conducerii când rezultatele în ceea ce privește numărul de vizitatori s-au dovedit a fi mai mari la standul, care era mai modest ca dimensiuni și mai pretențios în design. Specialiștii în marketing ai companiei au avut impresia că clienților le este „frică” să intre pe al doilea stand; dacă au făcut-o, au așteptat o privire de aprobare din partea angajaților, confirmând „Da, vă așteptăm, ne bucurăm să vă vedem. ”

Această poveste vie sugerează că atunci când alegeți un stand, este necesar, printre altele, să vă concentrați asupra publicului țintă, pentru a nu-l pierde speriindu-l sau trecând complet neobservat.

Participanții cu experiență la expoziție se ceartă adesea despre unde este cel mai bine să plasați un stand. Răspunsurile „corecte” sunt considerate a fi intrare și centru. De fapt, dacă te imaginezi în pielea unui vizitator de expoziție, devine clar că, cel mai probabil, te vei plimba prin întreaga expoziție. Adică puteți plasa suportul aproape oriunde. Dar unele restricții trebuie luate în considerare. Ca orice persoană, nu vrei să mergi acolo unde există o fundătură, deoarece aceasta este absența unei căi, o întoarcere (repetiție), o pierdere de timp. Este mai bine să nu amplasați standul în apropierea punctelor de catering, astfel încât coada să nu blocheze accesul la stand. Pentru a evita probleme neașteptate cu reamenajarea spațiului, instalarea unui stand sau pierderea spațiului util, studiază planul foișorului astfel încât stâlpii, coloanele și tavanele să nu ajungă pe teritoriul tău.

Un punct foarte important pentru capacitatea standului, și cu atât mai mult pentru atragerea clienților țintă, este organizarea spațiului.

Compania, axată pe cumpărătorii angro, a desfășurat lucrări preliminare active pentru a atrage vizitatori. Și consumatorii finali s-au înghesuit la stand. Există o singură intrare în stand (aka ieșire). Iad. S-a dovedit a fi imposibil să lucrezi la stand cu clienții țintă.

Este important de luat în considerare: cine este clientul țintă; dacă este important pentru dvs. să le arătați distribuitorilor că consumatorii au un mare interes pentru produsele dvs., atunci este necesar să alocați zone de lucru (sala de ședințe, „vânzare”); Ai nevoie de o zonă de întâlnire sau ai suficient de lucru la stand?

Greșeala #6„Am stat și am fumat, așa că expoziția a trecut.”

Impresia unui angajat începător despre expoziție: „Opriți pământul, voi coborî”.

Principala problemă este că angajații sunt aruncați ca niște pisoi într-o gaură de gheață, fără repartizarea funcționalității, responsabilității și autorității și fără pregătire preliminară pentru implementarea lor. Drept urmare, angajații își gestionează propriul timp și vin cu activități pentru ei înșiși, de cele mai multe ori neconforme cu obiectivele expoziției.

Există 10 greșeli tipice, repetate frecvent, făcute de angajați la o expoziție. Toate arată clientului o lipsă de interes și respect față de el.

10 „nu” sau proaste maniere la o expoziție

• Nu sta!
• Nu citi!
• Nu fuma!
• Nu mâncați și nu beți la expoziție!
• Nu mesteca!
• Nu ignora potentialii clienti!
• Nu vorbi la telefon!
• Nu arăta ca un paznic!
• Nu irositi literatura de promovare!
• Nu petreceți!

Recent, instruirea pentru pregătirea angajaților să lucreze la expoziție a devenit foarte populară. Minimul necesar în pregătirea angajaților: capacitatea de a stabili contacte, de a clasifica corect clienții, de a identifica oferte și de a selecta materiale publicitare și de informare adecvate, de a putea realiza prezentări, demonstrații, negocieri, de a gestiona timpul angajatului la o expoziție, eticheta de afaceri la o expoziție , restabilirea performanței etc.

Greșeala #7„Calitate slabă a colectării și sistematizării informațiilor.”

Destul de des, companiile de la o expoziție se confruntă cu următoarea situație: un angajat a comunicat cu un vizitator „într-o atmosferă caldă și prietenoasă”, dar la ieșire nu au existat informații sau acord cu potențialul client (dacă acesta este unul). Acest lucru se poate întâmpla atât angajaților unei noi companii, cât și unui angajat cu experiență (supraîncărcare/atitudine față de muncă).

Există patru puncte importante aici:

1. Calificarea vizitatorilor: clienți țintă, „clienți ai clienților”, concurenți, parteneri, media etc. Aceasta este o oportunitate de a: înțelege „cine este cine”, „vorbiți limba nevoilor și intereselor” vizitatorului, optimizați alocarea timpului și materialelor de informații și publicitare, protecție minimă față de concurenți.
2. Colectarea de informații de la vizitatorii standului, în primul rând de la potențiali clienți, în măsura necesară. Minimul este un schimb de cărți de vizită. Ar fi bine ca compania să elaboreze un mic chestionar pentru expoziție, inclusiv un pașaport și nevoile vizitatorilor. Pe spatele chestionarului, puteți include notele angajatului: întrebări, obiecții, grad de „pregătire”, declarații despre companie și concurenți. Dacă fluxul de vizitatori de la stand face posibilă luarea de notițe adecvate, atunci managerii de cont și marketerii companiei vor primi informații valoroase pentru lucrări ulterioare.
3. Furnizarea de informații despre companie, produsele sale, ofertele și produsele noi care sunt interesante și suficiente pentru vizitator (în funcție de calificări).
4. Sistematizarea informațiilor primite. Gradația există deja; acestea sunt motivele pe care vizitatorii standului sunt calificați. Principalul lucru este să le depozitați nu într-o grămadă mare, ci în grupuri. Fiecare grup are propria culoare pentru creion sau cutie, etc.

Greșeala #8„Cartile de vizita si materialele promotionale se epuizeaza la sosirea celor mai importanti clienti sau in a 3-a sau a 4-a zi de expozitie.”

Aici, calculul corect, înmulțit cu experiență, va ajuta. Potrivit expozanților obișnuiți, numărul de cărți de vizită calculat inițial ar trebui să crească de 5 ori, iar materialele informative de 3 ori. Urmează calificarea vizitatorilor, distribuirea corectă a materialelor companiei și vigilență simplă. Există într-adevăr o mulțime de așa-numitele „aspiratoare” care mătură materialele la expoziții.

Greșeala #9„În sfârșit, totul s-a terminat, informațiile sunt arhivate...”

Din nefericire, informațiile colectate prin munca grea, rămân adesea fără atenția corespunzătoare după expoziție. Dacă nu ar exista o sistematizare a informațiilor primite și totul ar fi îngrămădit într-o grămadă mare, atunci aproape nimeni nu ar fi entuziasmat să le analizeze. Toată lumea este obosită, clienții sunt pe telefoane, s-a acumulat multă muncă în timp ce erau plecați de la birou. Și dacă expoziția a fost „satisfăcătoare”, atunci această grămadă este și dureroasă de privit, iar în opinia angajaților nu există nimic de „prins” acolo.

După expoziție, este necesar să rezumați rezultatele intermediare: numărul total de vizitatori la stand, pe grupuri de vizitatori, câți clienți potențiali sunt în ce grad de pregătire pentru cooperare, planificați lucrul cu ei și mergeți mai departe spre prosperitate. a companiei si a angajatilor acesteia.

Primii candidați pentru „curățare” sunt, de regulă, chestionare. Sunt multe, sunt multe de făcut, cifra de afaceri este blocată, prelucrarea și analiza rezultatelor studiilor efectuate pe margine, „va fi suficientă o idee generală”. Întrebarea este cum putem deriva corelații din această idee generală, cum putem trage concluzii de încredere și cum putem corecta comportamentul companiei pe piață?

Un alt punct foarte important este analizarea imediată a lucrării la expoziție pentru a înțelege mai bine la ce să acordați mai multă atenție atunci când o pregătiți și țineți în viitor.

Greșeala #10„Fără a analiza eficiența participării la expoziție, treceți la una nouă.”

Este clar că în funcție de cifra de afaceri a produselor (serviciilor) produse și/sau vândute a companiei, aprecierea eficacității după unul dintre criteriile principale, valoarea totală a tranzacțiilor cu clienții atrași la expoziție, poate dura pentru un întreg. an. Dar este încă necesar să se evalueze eficiența participării companiei la expoziție. Să se bazeze pe criterii simple. Îți cunoști costurile. Cele mai evidente surse de strângere de fonduri sunt, în primul rând, contractele cu clienții, extinderea comenzilor de la clienții existenți și cercetările efectuate până la final. Să revenim la exemplu. Să presupunem că munca după expoziție a adus companiei 50 de contracte, achiziția medie a clienților pe lună este de 3.000 USD, achizițiile au loc lunar, producția este de 1.800.000 USD. Plus extinderea comenzilor pentru clientii vechi, daca ai fost atent la ei la expozitie si le-ai pregatit oferte tentante. Plus costul cercetării efectuate (de la 5.000 USD-30.000 USD sau mai mult), dacă ați comandat-o de la un furnizor, înmulțit cu numărul lor (subiect). În plus, mai puțin susceptibile de evaluare precisă, dar nu mai puțin importante rezultate: creșterea procentului de recunoaștere a companiei, înregistrarea la timp a informațiilor de informații din expoziție, menținerea imaginii companiei etc.

Așadar, fiecare dintre erorile luate în considerare, și cu atât mai mult totalitatea lor, blochează accesul la numeroasele și variatele oportunități oferite de expoziție. „Dancing on the rake” an de an duce doar la faptul că compania pierde bani, înțelegere și entuziasmul personalului pentru participarea companiei la expoziție.

În ajunul sezonului expozițional activ, vă dorim să luați „prima cale”, să obțineți maximum de beneficii și experiență și să învățați ceva nou în afacerea expozițională.

Scriu constant despre diverse meșteșuguri și alte tipuri de venituri care nu aduc profituri mari. Cum să începi să câștigi mai mult, să ajungi la un alt nivel? Cum să te simți nu doar ca un muncitor la domiciliu, care lucrează cu minuțiozitate toată ziua pentru un grup mic de cunoștințe, ci și o persoană creativă, căutată, care primește comenzi scumpe? Una dintre cele mai simple și mai eficiente opțiuni este organizarea unei expoziții.

Orice antreprenor este în permanență preocupat de aspecte precum publicitatea, crearea unei imagini pozitive a companiei și stimularea vânzărilor, atât cu ridicata, cât și cu amănuntul. Pentru a atinge pragul de eficiență, sunt necesare resurse financiare, umane și de timp semnificative. Prin organizarea unei expoziții, aveți ocazia de a utiliza simultan toate instrumentele de marketing de mai sus în rândul unui public țintă special adunat de potențiali clienți. Adică la expoziție vă formați imaginea companiei dvs. și faceți publicitate produsului și îl vindeți.

Cum să organizezi o expoziție, să atragi vizitatori, să recuperezi cheltuielile și să obții profit

În primul rând, să înțelegem că există diferite expoziții:

1. De dragul vânzărilor (făcut, vândut, băut). Multe orașe au deja expoziții regulate de artiști lucrați manual. Dacă nu aveți unul, atunci puteți conveni cu administrația orașului și cu alți meșteri și puteți organiza astfel de expoziții și târguri lunar (sau săptămânal) într-un anumit loc. Intrarea este desigur liberă.
2. Pentru spectacol, adică o expoziție clasică, de exemplu, ca . Plata chiriei și a altor cheltuieli din biletele de intrare. Aceste evenimente nu sunt ieftine și necesită o organizare serioasă, așa că se țin de 1-2 ori pe an.
3. "Arata-te." Aceasta nu este de obicei o expoziție personală, ci o participare la un oraș mare, o industrie sau o expoziție regională. Nu vă va aduce bani repede. Avantajul său este că majoritatea costurilor sunt plătite de stat, dar pentru a obține rezultate, trebuie să țineți cont de multe subtilități, așa că un articol separat va fi dedicat acestui subiect.

Organizarea unei expoziții include mai multe puncte cunoscute sub numele de „Regula 4 P”:

1. Planificarea expoziției.
2. Atragerea vizitatorilor.
3. Personal.
4. Obținerea și analizarea rezultatelor.

Planificarea expoziției

Pentru a organiza corect o expoziție și în cele din urmă a obține rezultatul maxim, trebuie mai întâi să decideți: în ce scop o organizăm? Lista ar putea arăta cam așa:

• În căutarea clienților – aveți nevoie de clienți noi, nu?
• Caută parteneri - cumpărători angro, furnizori de materii prime, companii de publicitate etc.
• În căutarea de angajați - intenționați să vă extindeți afacerea, nu?
• Găsirea unor persoane cu gânduri asemănătoare - persoane cu care aveți interese comune și care sunt preocupați de aceleași probleme.
• Formarea unei imagini pozitive a companiei.
• Publicitatea de marcă – ai reușit să vină cu ea?
• Recuperați costurile de organizare a evenimentului și obțineți profit.

Organizarea expozitiei

Organizatorii. În primul rând, trebuie să rezolvăm problema cu organizatorii expoziției. Veți aborda acest lucru singur, veți implica autoritățile orașului sau districtului sau veți găsi parteneri? Discutați imediat cine va face ce, precum și problemele financiare și dacă acestea nu sunt rudele dvs., atunci încheiați un acord scris.

Cameră. A doua întrebare este găsirea unui loc. Acestea depind de dimensiunea expoziției planificate, de direcția acesteia și chiar de perioada anului, deoarece vara se pot face multe pur și simplu în aer liber.

În prezent, majoritatea muzeelor ​​organizează diverse expoziții temporare, așa că dacă ești implicat în meșteșugurile populare, poți negocia cu ele. O expoziție destul de decentă poate fi organizată în holul unui hotel, într-un centru cultural sau într-un nou centru comercial, unde încă nu a fost închiriat tot spațiul. În general, acum în orice oraș există destule spații libere care se închiriază, fie pentru vânzarea de pantofi, fie pentru târguri de blănuri.

Interpreți. Cineva va trebui să pună ordine în încăpere, să monteze (și apoi să demonteze) standuri, să așeze expoziția și să o întrețină pe toată durata expoziției. În orașele mari, companiile speciale fac asta; dacă nu ai unul în orașul tău sau nu ai bani pentru asta, atunci va trebui să faci totul pe cont propriu, implicând prieteni și rude.

Publicitate. În zilele noastre, orice tipografie va tipări pentru dumneavoastră broșuri, pliante și broșuri. Asigurați-vă că există toate informațiile necesare pentru cei care vor să vă găsească după expoziție. Nu te arăta, o mică bucată de hârtie strălucitoare cu informații de bază este tot ce ai nevoie! În plus, va trebui să cheltuiți bani pe publicitate care va atrage vizitatorii la expoziție. În aproximativ o lună, ar trebui să apară reclame strălucitoare în ziarele orașului și la televiziunile locale. Afișele vor trebui, de asemenea, agățate pe străzi. De asemenea, trebuie să distribuiți pliante în locuri publice și să faceți publicitate pe internet. Articolele și mesajele de pe pagini tematice, din nou site-uri tematice, forumuri și rețele sociale, precum și listele de corespondență și publicitatea contextuală funcționează cel mai bine online.

Amplasarea expoziției. Când creați o expoziție, puneți în mod constant întrebarea: pentru cine fac asta? La urma urmei, în primul rând, expoziția ar trebui să fie interesantă pentru toți vizitatorii, adică pentru oameni departe de ceea ce faci tu. La urma urmei, vizitatorii mulțumiți beneficiază de publicitate gratuită pentru eveniment. În al doilea rând, ar trebui să fie astfel încât oamenii să dorească să vă cumpere produsele. În al treilea rând, comercianții cu ridicata și potențialii parteneri ar trebui să poată obține rapid toate informațiile de care au nevoie și, de asemenea, ar trebui să obțineți rapid informații despre ei. Prin urmare, personalul trebuie să fie instruit în prealabil despre cine să spună ce, ce informații să furnizeze și ce să întrebe.

Un exemplu de expoziție interesantă

O opțiune interesantă pentru a interesa vizitatorii este organizarea de cursuri de master. Alocați un loc pentru un meșter care va crea unele lucruri în fața vizitatorilor și, în același timp, va învăța pe toată lumea câteva tehnici simple.

Nu uitați să faceți o poziție pentru copii. Nu contează ce va fi, în afară de produsul dvs. - o cale ferată cu ceas sau o cușcă cu papagali, dar copiii ar trebui să fie interesați. Acesta este unul dintre stimulentele bune pentru ca vizitatorii să le spună prietenilor despre expoziția ta și să-i sfătuiască să o viziteze.

Cum să faci bani la o expoziție

1. Vânzarea biletelor de intrare. Cea mai simplă opțiune, dar nu va funcționa dacă întreaga expunere poate fi parcursă în câteva minute. Oamenii trebuie să înțeleagă pentru ce își dau banii.
2. Vând produsele dvs. Asigurați-vă că, până la începutul expoziției, aveți o ofertă bună de bunuri de vânzare, inclusiv cele ieftine pe care vizitatorilor le place să le cumpere ca suvenir al locului în care au vizitat. Și, desigur, trebuie să existe ceva distractiv pentru copii.
3. Inchirierea unei parti din spatiu. Dacă spațiile sunt mari pentru dvs., atunci o parte din el poate fi închiriată; cea mai bună opțiune sunt companiile de rețea (). Aceste organizații sunt pasionate de mulțimi mari de oameni care nu se grăbesc. În plus, au experiență în acest tip de muncă, așa că standurile și personalul lor vor arăta destul de prezentabile.
4. Dacă condițiile permit, puteți organiza ceva de genul unui bufet - o vitrină, un aparat de cafea și trei mese.
5. Chestionare, concursuri, loterie etc. Iată una dintre variantele pe care le-am găsit pe internet: materialele promoționale sunt distribuite gratuit la standuri și se anunță un test prin SMS, conform cărora trebuie să răspunzi la 10 plătite (trimitere). SMS) întrebări. La sfârșitul fiecărei ore se acordă premii valoroase celor care răspund corect. Mecanismul este următorul: 50% din costul unui mesaj SMS merge la operator, încă 25% merge la furnizorul de conținut care procesează mesajele, iar ultimele 25% revin organizatorilor de test. Se pare că vizitatorilor nu numai că le place să se uite prin prospecte, ci și plătesc bani pentru citirea lor cu atenție.

Analiza jobului

După încheierea expoziției, trebuie să dezasamblați expoziția, să calculați veniturile și cheltuielile, să plătiți personalul, dar, cel mai important, să începeți să lucrați cu informațiile pe care le-ați primit în timpul expoziției. Acest lucru trebuie făcut imediat, așa că încredințați toate celelalte sarcini asistenților și treceți la contacte.

În general, primirea contactelor este una dintre cele mai importante funcții ale expoziției. Așadar, încă de la început, configurați-vă personalul pentru a primi cât mai multe contacte în timpul expoziției. Adică, sarcina lor nu este doar să zâmbească și să înmâneze broșuri, ci și să convingă potențialii clienți sau parteneri să-și lase informațiile de contact: număr de telefon, e-mail, carte de vizită etc.

După expoziție, va trebui să vă așezați și să lucrați îndeaproape cu fiecare dintre ei. Trimiteți scrisori de recunoștință tuturor vizitatorilor care au lăsat informații despre ei înșiși pentru interesul lor față de expoziția dvs. Este mai bine să pregătiți aceste scrisori în avans, în timpul pregătirii pentru expoziție. Apoi promiteți că veți urmări vizitatorul într-o săptămână. Dacă doriți ca un vizitator să-și amintească compania dvs., trebuie să îi trimiteți o scrisoare în termen de 48 de ore de la închiderea expoziției.

După ce ați făcut această lucrare, puteți începe să analizați efectiv rezultatele expoziției: ce a funcționat și ce nu, merită să organizați astfel de evenimente în mod regulat, pentru cât timp și cât de des? Ascultați personalul, partenerii și vizitatorii. Întrebați-i cum să organizeze o expoziție data viitoare. Acest lucru vă va ajuta să faceți lucrurile mult mai bine în viitor. Cine știe, poate că expoziția ta va deveni tradițională și se va transforma într-unul dintre cele mai importante evenimente anuale din orașul tău.

In contact cu

Colegi de clasa

Din acest articol veți învăța

• De ce pregătirea și participarea la expoziție sunt atât de importante pentru companii
• Cum să determinați dimensiunea standului
• De unde să-l comanzi la Moscova
• Ce să faci în ajunul expoziției
• Cum să lucrezi la o expoziție
• Ce trebuie făcut după terminarea expoziției

Îți place foarte mult să participi la vreo expoziție, dar începi adesea să te pregătești cu doar câteva săptămâni înainte? Toată lumea știe că pregătirea pentru o expoziție ar trebui făcută cu mult înainte de începerea acesteia (de preferință cu șase luni înainte). Dar în realitate totul este complet diferit. Mai întâi apar multe alte griji, iar pregătirile pentru expoziție sunt amânate, iar apoi descoperi că mai sunt doar trei săptămâni până la expoziție. Aici începe pregătirea activă. Aș dori ca toți cei care citesc materialul prezentat mai jos să găsească multe sfaturi utile pentru ei înșiși.

De ce pregătirea și participarea la expoziție sunt atât de importante pentru companie

În cadrul expoziției, aveți posibilitatea de a interacționa direct cu un potențial client: stabiliți relații cu consumatori și „rivali”, angajați, parteneri și jurnaliști, iar pregătirea pentru expoziție arată întotdeauna poziția actuală a pieței de bunuri și servicii.

Practic, companiile cunoscute atrag profesioniști din domeniul lor (TOP manageri care cunosc produsele și sunt capabili să desfășoare un proces eficient de comunicare cu consumatorii) pentru pregătirea și desfășurarea expoziției.

La astfel de evenimente puteți vedea adesea șefii marilor companii. De acord, este păcat să ratezi un potențial cumpărător bun din cauza pregătirii proaste pentru munca la expoziție și a angajaților neexperimentați care nu pot interacționa cu clientul.

Desigur, expoziția în sine și pregătirea pentru aceasta sunt, în cea mai mare parte, o componentă a modelării imaginii companiei. Iar scopul principal al acestui eveniment este creșterea vânzărilor. Pentru ca expoziția să fie eficientă, este important să se elaboreze un plan clar pentru pregătirea și organizarea expoziției:

1. Înainte de eveniment (pregătirea expoziției);
2. În timpul evenimentului;
3. La finalul evenimentului (consolidarea relațiilor de comunicare cu partenerii și publicul țintă stabilit).

De unde începe pregătirea pentru expoziție?

Etapa de bază a pregătirii pentru o expoziție este decizia la care expoziție să participe. Selecția se bazează pe ce eveniment va ajuta la atingerea obiectivului cât mai mult posibil. De regulă, se pune întrebarea: „Ce motive au determinat compania să participe la acest eveniment și ce beneficii va aduce acest lucru în creșterea vânzărilor?”

Obiectivele fundamentale care determină alegerea evenimentului sunt exprimate în chestiuni de determinare a calității și mărimii consumatorului țintă oferite de fiecare expoziție. Este necesar să se determine numărul de potențiali clienți care vor participa la eveniment și dacă acest număr este justificat.

Eficacitatea și succesul muncii la eveniment se datorează în mare parte pregătirii de înaltă calitate și minuțioase pentru expoziție.

Când au loc pregătirile pentru o expoziție, la ea participă de obicei directorul șef al companiei, șefii departamentelor de marketing, vânzări și promovare. De obicei, o companie selectează o anumită persoană care va conduce pregătirea și organizarea expoziției: de la deciderea nivelului de participare până la evaluarea eficienței expoziției.

Trei până la patru luni este cea mai scurtă perioadă de timp pentru a te pregăti pentru asta. Perioada ideală este de șase luni.

Când vă pregătiți pentru o expoziție, trebuie să luați în considerare următoarele puncte:

Stabilirea scopurilor si obiectivelor

Vrei să faci impresie la expoziție și să obții un rezultat bun? Apoi definiți obiective clare pentru dvs. care vor fi realiste, realizabile și specifice în ceea ce privește finalizarea. Cu cât sarcinile de pregătire și desfășurare a unei expoziții sunt mai clar structurate, cu atât este mai ușor să le rezolvi.

Care ar putea fi sarcinile pe care le-ați stabilit înainte de a participa la eveniment?

• O sarcină bună: atragerea a 15 furnizori din Urali și Orientul Îndepărtat.
• O sarcină bună: atragerea a 150 de clienți noi cu o valoare totală a comenzii de 15 milioane de ruble.
• Un obiectiv nu foarte bine ales, dar realizabil: obțineți 25 de cărți de vizită de la persoane interesate de produsele dvs.
• O sarcină proastă, vagă și complet nepotrivită, care nu va da roade: atingerea unor obiective mari.
• O sarcină proastă, ușor de rezolvat, fără niciun cost: distribuiți 700 de broșuri și 1200 de broșuri.

Câți angajați ar trebui desemnați să lucreze la stand?

Serviciile de pregătire și desfășurare a expozițiilor sunt realizate în principal de directori șefi. De fapt, de obicei petreceți aproximativ 15 minute comunicând cu fiecare client potențial. Dacă țineți cont de timpul pentru pauzele de masă și altele asemenea, atunci într-o zi managerul expoziției va colecta pentru dvs. undeva în jur de 20-25 de vizitatori gata să coopereze (nu cărți de vizită!). Se dovedește că pentru o expoziție medie de patru zile sunt 80-90 de clienți per manager.

Cinci specialiști standuri la o expoziție eficientă vă vor aduce aproximativ 370-400 de contacte, inclusiv contacte ale potențialilor consumatori. Câți vor fi? Acest lucru este influențat de gradul de popularitate al produselor dvs., de asemănarea vizitatorilor expoziției cu clienții companiei dvs. și de succesul angajaților dvs.

Planificăm evenimente de afaceri la expoziție

În cazul în care expoziția presupune realizarea unui eveniment de marketing (prezentare, conferință etc.), este necesar să se stabilească locația desfășurării acestuia. Puteți organiza o prezentare lângă standul dvs. sau puteți închiria o sală specială de la managerii evenimentului.

Estimare tipică a costurilor expoziției

Devizul reprezintă costurile de pregătire și desfășurare a expoziției și anume:

• Costuri pentru închirierea zonei expoziționale.
• Costuri de instalare stand.
• Prețul exponatelor pentru eveniment.
• Costuri de transport.
• Servicii in cadrul evenimentului.
• Remunerația angajaților.
• Costurile unei campanii de publicitate în pregătirea expoziției, organizarea și finalizarea acesteia.
• Costurile tipăririi articolelor promoționale.
• Costuri de hotel sau hotel (dacă evenimentul nu are loc în orașul dvs.).

Marketing înainte de spectacol

Dacă doriți să creșteți eficiența participării dumneavoastră la expoziție, nu trebuie să vă bazați doar pe vizitatorii obișnuiți ai evenimentului. Fiecare dintre standurile dvs. este același birou și, prin urmare, atunci când vă pregătiți pentru o expoziție, ar fi corect să atrageți clienți obișnuiți la aceasta.

Pentru potențialii clienți, expoziția va acționa ca un motiv pentru a-i atrage către relații de afaceri care vă vor permite să vă extindeți lista de clienți.

Un element foarte important în pregătirea pentru o expoziție este producerea de invitații personale pentru potențiali clienți. Acest lucru îi va ajuta să îi intereseze și să facă o impresie bună.

Invitațiile trebuie trimise cu aproximativ trei luni înainte de eveniment. Invitația trebuie să fie întocmită corect: indicați numele evenimentului, ora și locația, beneficiile vizitei acestei expoziții și în special standul dumneavoastră. În plus, ar trebui să indicați locația specifică a colțului companiei dvs., informațiile personale ale unui angajat care poate furniza toate informațiile necesare despre expoziție și poate preda o invitație. După ceva timp (1-2 săptămâni), clienților ar trebui să li se reamintească despre eveniment. Un factor important în pregătirea expoziției este legătura individuală cu consumatorul și interesul dumneavoastră pentru fiecare client.

Trebuie luate în considerare următoarele detalii:

• Atrageți sponsori. Adesea, managerii de expoziție vă pot oferi sponsorizare. Sponsorizarea este un element important în pregătirea și desfășurarea unei expoziții. Există deja pachete de sponsorizare dezvoltate, dar aveți și posibilitatea de a negocia condiții suplimentare.
• Nu ratați șansa de a participa la programe suplimentare. Aflați dinainte ce evenimente, pe lângă expoziție, sunt planificate.
• Găsiți o modalitate de a vă alătura campaniei promoționale pentru întregul eveniment. Acest lucru este foarte important atunci când pregătiți și organizați o expoziție. Verificați dacă este posibil să informați vizitatorii expoziției despre compania dumneavoastră prin intermediul unor articole despre eveniment, publicații despre procesul de pregătire pentru expoziție etc.
• Puteți publica mai multe anunțuri în mass-media cu câteva luni înainte de eveniment, acordând atenție în primul rând presei de specialitate.
• Nu uita de invitații! Acest lucru este foarte important atunci când vă pregătiți corect pentru o expoziție. În mod ideal, ar trebui să fie trimise după-amiaza târziu. În acest fel, potențialii vizitatori ai expoziției vor fi familiarizați cu ei dimineața, când își verifică e-mailul.
• Cel mai bine este să păstrați invitația scurtă și concisă.

Instruirea personalului

Când vă pregătiți pentru o expoziție, este extrem de important să recrutați personal cu experiență. Principalele calități ale unui însoțitor de stand: inteligență, ordine și sociabilitate. De regulă, la pregătirea și desfășurarea expoziției participă următoarele persoane:

1. Personal care să lucreze direct la stand (conducere companie, curatori de direcție, director general, directori de zonă, director de birou, tehnicieni, administratori, traducători, promotori, personal suport etc.);
2. Suport operational (personal aflat in birou si supravegherea pregatirii si desfasurarii expozitiei);
3. Personalul de service (transportatori, agenti de paza, curatenitori etc.).

Planul adoptat va fi inutil atunci când tot personalul nu își înțelege sarcinile și responsabilitățile în pregătirea și desfășurarea expoziției. Este foarte important ca expozanții standului să cunoască produsul care este expus, avantajele acestuia și, de asemenea, să poată transmite consumatorului caracteristicile sale distinctive față de produsele concurenților. Însoțitorii standului trebuie să fie sociabili și prietenoși.

Orice asistent de stand nu trebuie doar să cunoască produsul, ci și să aibă o bună înțelegere a istoriei companiei, a domeniului de activitate al acesteia, precum și a planurilor sale pentru viitor.

În plus, el trebuie să știe exact ce produse ale campaniei de publicitate trebuie distribuite unui anumit grup de public țintă, unde se află acestea și cine are informații complete despre companie, produs și expoziție. Nu este nevoie să puneți totul pe stand deodată: lăsați un motiv pentru ca oamenii să se familiarizeze cu produsul dvs. Când vă pregătiți pentru o expoziție, gândiți-vă totul până la cel mai mic detaliu. Nu uitați să creați un briefing care să descrie comportamentul personalului la eveniment și, de asemenea, să vă instruiți angajații. Este necesar să se abordeze această problemă cu două săptămâni înainte de eveniment.

Când se pregătesc să lucreze la o expoziție, majoritatea companiilor întocmesc chestionare. Soluția perfectă! Este imposibil să ne amintim toate informațiile primite de la vizitatorii expoziției în cel mai mic detaliu. Chestionarele, de regulă, sunt completate nu de clienți, ci de personalul de la stand în timpul comunicării. Specialistul trebuie să înțeleagă cu acuratețe și să conducă în mod competent dialogul cu orice potențial clienți:

1. Dealeri și parteneri
2. Specialisti/clientiînțelege de ce au nevoie. Ei caută produsele necesare punând întrebări relevante.
3. „Trimis de lider”– angajații companiei trimiși la eveniment pentru a evalua situația și a obține câteva informații pentru manageri. De regulă, ei explică direct de ce au nevoie și așteaptă până când le este selectată opțiunea necesară.
4. "Aspiratoare"– vizitatori obișnuiți care au venit pentru cadouri neobișnuite. De obicei vin cu o selecție mare de broșuri, fluturași și suveniruri primite de la alte standuri.

Munca ineficientă a angajaților în timpul expoziției explică, de asemenea, accentul pus pe indicatorii cantitativi mai degrabă decât pe cei calitativi. De exemplu, „toate pliantele au fost distribuite, evenimentul a avut succes” este o poziție incorectă la pregătirea și desfășurarea unei expoziții. În acest fel, puteți vinde numai produse publicitare pe care aproape fiecare vizitator le va arunca pur și simplu la coșul de gunoi. Pregatiri de lucru la expozitie, costuri pentru stand, transport si campanie de publicitate, eforturile voastre vor fi inutile.

Ce necesită pregătirea pentru o expoziție și o prezentare?

Cui sunt îndreptate toate eforturile dumneavoastră în pregătirea și organizarea expoziției? Desigur, pentru prețiosul consumator. Și, prin urmare, este necesar să se noteze principalele condiții de pregătire pentru expoziție.

Ecusoane

Când vă pregătiți pentru o expoziție, acestea sunt pur și simplu necesare. Ar trebui să fie clar cine se află în fața ta: personalul sau un vizitator obișnuit. Pentru a nu te confunda cu cum să te adresezi unei persoane, ai nevoie și de insigne.

Carti de vizita

O carte de vizită este necesară pentru ca vizitatorul expoziției să își poată aminti cu ușurință numele și informațiile de contact ale specialistului dvs. cu care a comunicat. Asigurați-vă că țineți cont de acest lucru atunci când vă pregătiți pentru expoziție.

Prezent

Un element important în pregătirea și desfășurarea unei expoziții. Aici sunt necesare soluții non-standard. Desigur, puteți face pur și simplu căni, genți (întâi vor conține fluturași de la expoziție, apoi gunoi) sau pixuri cu siglele companiei dumneavoastră. Suveniruri similare vor fi la fiecare stand. Și de aceea, în acest caz, atunci când te pregătești pentru expoziție, este foarte bine să te gândești ce cadouri vor fi punctul culminant al standului tău. Soluții excelente pot fi: magneți, rame foto, suporturi pentru cărți de vizită, mouse pad-uri, unități flash cu simbolurile companiei tale. Regula principală este că pot exista puține suveniruri, dar acestea trebuie să fie diferite de cadourile concurenților, utile și originale.

Fișe (broșuri, cataloage)

Desigur, un potențial client va comunica atât cu specialiștii tăi, cât și cu concurenții la eveniment. La finalul expoziției, el va scoate în evidență cele mai utile pentru el și își va aminti doar cele mai bune. În acest moment, sunt necesare fișe care să ajute vizitatorul să analizeze încet fiecare dintre propunerile tale. Ai grijă de broșuri și cataloage în pregătirea expoziției, încearcă să dezvolți toate produsele în unitate cu designul standului (acest lucru va crea o asociere cu compania ta în client). O idee grozavă atunci când te pregătești pentru o expoziție ar fi să faci unități flash cu simbolurile companiei tale și o prezentare a produselor tale. Costurile vor fi mici, dar eficiente: vizitatorul se va familiariza cu prezentarea, o va șterge, iar unitatea flash va rămâne în uz mult timp, amintindu-vă de compania dumneavoastră.

Stand

Aceasta este cartea de vizită a companiei. Acordați o atenție deosebită standului atunci când vă pregătiți pentru expoziție. Depinde doar de tine cât de prestigios și elegant va arăta locul tău la eveniment. De regulă, un stand necesită rezolvarea mai multor probleme. Unde să plasați articole promoționale suplimentare? Unde își pot agăța personalul hainele? Și, cel mai important, ce va ajuta să atragă atenția clientului în mod specific asupra standului tău? Ideile care par simple la prima vedere (plasarea unui ecran pentru a demonstra o prezentare, de exemplu) sunt implementate în practică, de regulă, la un nivel scăzut. Vă rugăm să rețineți că principalul lucru nu este dimensiunea ecranului, ci componenta informativă a prezentării și sunetul acesteia. Când vă pregătiți pentru o expoziție, editați cu atenție un videoclip despre compania dvs. care va fi clar pentru vizitatori în orice moment. Dacă acest lucru nu este posibil, nu conta pe un videoclip foarte mic care va fi redat continuu. Acest lucru va provoca doar emoții negative clienților. Când vă pregătiți pentru o expoziție, aveți grijă imediat să editați un videoclip de înaltă calitate. Acest lucru nu este greu de făcut în 3-4 luni.

Pregatire pentru expozitie cu 2 saptamani inainte

Au mai rămas 15 zile până la expoziție. Dintr-o dată îți dai seama că în două săptămâni are loc un eveniment și începi să alegi o tipografie pentru a te pregăti de expoziție. Dezvolti rapid un plan de acțiune. Cum să găsești? Luați sfaturi sau căutați o campanie de marketing dintr-un eveniment trecut care v-a atras atenția (de multe ori informațiile de contact ale imprimantei vor fi incluse). Puteți să vă uitați la opțiunile de pe Internet, să vă familiarizați cu tipurile de produse prezentate și cu recenziile clienților sau să sunați la numerele companiilor care vă plac și să contactați specialiști. Cu toate acestea, abordarea ideală atunci când vă pregătiți pentru o expoziție este angajarea unei tipografii de nivel înalt, cu o experiență vastă. Despre asta este tipografia SlovoDelo.

Au mai rămas 13 zile până la expoziție.În această etapă de pregătire pentru expoziție, ar trebui deja asamblat un pachet de documentație electronică. Designerii trebuie să furnizeze text pentru broșuri și fotografii pentru expoziție.

Au mai rămas 12 zile până la expoziție. Se lucrează la aspectul principal.

Au mai rămas 11 zile până la expoziție. Instruirea angajaților, selecția uniformelor, repetiția evenimentului și atribuirea sarcinilor pentru personal sunt în curs de desfășurare. Ele sunt cartea de vizită a companiei tale. Aceasta este o etapă foarte importantă de pregătire pentru expoziție.

Au mai rămas 10 zile până la expoziție. Specialiștii în design vă oferă o schiță de aspect. Împreună selectați schița necesară, făcând ajustări. Principalul lucru în această chestiune este să știi exact ce vrei. Comentariile tale „Vreau să fie mai frumos”, „nu se potrivește, fă altceva”, „Nu știu cum ar trebui să fie, dar nu este așa” nu vor duce la niciun rezultat.

Au mai rămas 9 zile până la expoziție.În primul rând, trebuie să finalizați dezvoltarea aspectului broșurilor la scară largă (ar trebui să fie trimise pentru tipărire). Este foarte important să revizuiți cu atenție textele pentru greșeli de scriere sau greșeli. Pregătirea pentru o expoziție necesită un control strict.

Câteva cuvinte despre producția de produse tipărite. Tirajele mari (de la 500 de bucăți) sunt produse prin imprimare offset. Este posibil să imprimați în auriu, argintiu, pantone sau să utilizați lac mat sau lucios. Atunci când alegeți o companie cu care să cooperați, amintiți-vă că fiecare tipografie se concentrează pe tiraje diferite (mici, medii și mari). Asigurați-vă că țineți cont de acest lucru atunci când vă pregătiți pentru expoziție. Mașinile de imprimat sunt, de asemenea, proiectate pentru diferite dimensiuni și diferă, de asemenea, în setul de secțiuni pentru imprimare și prezența unei funcții de „uscare”. Aceste criterii afectează costul și calitatea copiilor fabricate. Pur și simplu, alege cea mai bună companie de tipar pentru pregătirile tale expoziționale și ai încredere totală în ele, economisind timp și bani.

Au mai rămas 8 zile până la expoziție. Asigurați-vă că vă verificați din nou desenele înainte de a le realiza! Studiourile de design și tipografiile sunt responsabile pentru calitatea produsului, dar nu și pentru conținutul textului (adrese de e-mail, numere de telefon, numele managerilor). Verificarea dublă nu va fi niciodată de prisos atunci când vă pregătiți pentru o expoziție.

Au mai rămas 7 zile până la expoziție. Timpul mediu de imprimare offset este de 5-10 zile. Este necesar să aveți grijă de producerea broșurilor și cataloagelor, altfel pregătirile pentru expoziție vor fi în zadar.

Au mai rămas 6 zile până la expoziție. Când trimiteți standul spre dezvoltare, v-ați hotărât cum vor fi amplasate standurile, rafturile, recepția, ecranul, computerul etc.? Ați informat specialiștii? Grozav. În caz contrar, unele elemente grafice se pot pierde. Când te pregătești pentru o expoziție, conceptualitatea este foarte importantă: nu trebuie să „exagerezi” cu cantitatea de informații și imagini. Nimeni nu se va deranja să citească un text extrem de mic sau cu caractere mici. În această zi, dezvoltarea standului ar trebui să fie finalizată!

Au mai rămas 5 zile până la expoziție. Un design de stand care nu necesită un design care necesită forță de muncă (afișe, imagini tridimensionale, bannere și alte mecanisme complexe) poate fi dezvoltat în cinci zile. Pregătirea pentru o expoziție necesită coordonarea acestor puncte cu tipografia.

În mod obișnuit, marile companii de imprimare produc produse pe o varietate de materiale (hârtie, țesături pentru bannere, vinil, hârtie autoadeziv și pânză). În plus, puteți aplica vinil pe material plastic și puteți obține o imagine tridimensională. Există mai multe opțiuni de design de standuri din care să alegeți. În timpul pregătirii pentru expoziție, ar trebui să discutați clar cu managerii evenimentului despre tipul de proiectare a standului și posibilitățile de fixare a acestuia (umerașe, celule cu cabluri, ochiuri etc.).

Au mai rămas 4 zile până la expoziție. Nu trebuie să vă angajați să schimbați suportul sau materialele tipărite. Verificați cu atenție pregătirile pentru expoziție și campania publicitară.

Au mai rămas 3 zile până la expoziție. De regulă, imprimarea urgentă se efectuează în 1-2 zile. Simțiți-vă liber să trimiteți cărți de vizită și pliante pentru producție, care sunt foarte importante atunci când pregătiți și organizați o expoziție.

Tirajele mici și urgente (de la 1 la 300 de pagini A4) sunt produse prin imprimare digitală pe hârtie cretată, autoadezivă, de designer, precum și pe hârtie de calc.

Au mai rămas 2 zile până la expoziție. Materialele video și de prezentare trebuie realizate, verificate dublu și înregistrate pe suport media în mai multe copii.

Mai este 1 zi până la expoziție. Aceasta este cea mai importantă zi, în care toate produsele tipărite vă vor fi livrate. Standul este instalat și asigurat. Pregătirile pentru expoziție sunt în plină desfășurare! Dacă comenzile dvs. nu au fost livrate sau au fost parțial livrate, ar merita să setați data de finalizare a comenzii cu 1-2 zile mai devreme. Acest lucru se poate întâmpla la o tipografie mică, cu puțină experiență. Totuși, acest lucru nu se va întâmpla niciodată dacă cooperezi cu compania SlovoDelo! După cum se spune, măsurați de șapte ori, tăiați o dată când alegeți un partener când vă pregătiți pentru o expoziție.

3 greșeli frecvente legate de tipografie în pregătirea unei expoziții

Citiți povești din trei cazuri reale în timpul pregătirii pentru expoziții. Ia-ti notite.

1. Olga Korabelnikova, secretarul companiei Alt, a plasat o comandă de tipărire a cărților de vizită pentru expoziție. Nu s-a obosit să-și noteze detaliile și, prin urmare, a decis să le spună într-o conversație telefonică. Nu am verificat aspectul pentru că aveam lucruri mai importante de făcut. Rezultat: compania a primit cărți de vizită cu greșeli la numele de familie ale angajaților.
2. Șeful firmei de servicii juridice „Pik”, Alexey Pevtsov, a plasat o comandă pentru dezvoltarea și instalarea unui stand. El personal nu a supravegheat acest proces de pregătire pentru expoziție. Acest lucru a fost făcut de personalul tipografiei. Rezultat: când directorul a apărut la expoziție, a văzut că o imagine mare a simbolurilor companiei chiar deasupra standului a fost instalată cu susul în jos.
3. Dar Roman Danilov, managerul companiei Kirsanov, a început să se pregătească pentru expoziție cu mult înainte de a începe. Fiind profesionist în publicitate, a ales cea mai ieftină tipografie. A plasat o comandă efectuând o plată în avans. Ideile propuse nu i s-au potrivit, comanda a eșuat, iar avansul nu a fost returnat. A ales din nou un studio de design ieftin și a întâlnit aceeași problemă. Nu a mai rămas timp pentru o pregătire mai minuțioasă pentru expoziție și a acceptat varianta care nu-i plăcea, trimițând dosarele la tipografie. S-a dovedit că fișierele nu erau gata pentru tipărire, iar managerul a trebuit să plătească pentru revizuirea lor, precum și pentru imprimarea urgentă. Totul era pregătit pentru eveniment. Dar prin ce eforturi și mijloace?

Pregătirea expoziției cu o zi înainte

Pentru a evita orice incidente atunci când vă pregătiți pentru o expoziție, este foarte important să respectați următoarele reguli:

• Este necesar să aveți numerar la dumneavoastră pentru cheltuieli neașteptate.
• Un bun principiu al târgului este de a oferi vizitatorului toate informațiile pe care le poate înainte de a ajunge la biroul său. Vei lăsa o părere bună despre tine. Informațiile importante trebuie trimise consumatorului imediat după vizitarea expoziției.
• Tendințele actuale dictează că nu ar trebui să existe materiale disponibile gratuit la eveniment. În acest caz, însoțitorii standului, de regulă, contactează personal vizitatorul, observând interesul și capacitățile acestuia, oferindu-se să facă schimb de informații de contact și să completeze un chestionar. Atunci specialistul decide ce material publicitar să furnizeze sau să trimită unui potențial client.
• Dacă copiile produselor tipărite au fost tipărite în pregătirea expoziției, acestea nu trebuie să fie plasate pe standuri pentru distribuție gratuită. Aici puteți afișa broșuri simple cu informații scurte despre companie.
• Trebuie să ajungeți la eveniment cu cel puțin 1,5 ore înainte de începerea evenimentului pentru a verifica pregătirea și organizarea expoziției. În acest timp, compania organizează produse promoționale, pregătește angajații și locurile de muncă ale acestora.
• Toate echipamentele și materialele trebuie aduse la eveniment cu o zi înainte de începerea acestuia, toate componentele trebuie verificate, iar pregătirea dumneavoastră pentru expoziție trebuie evaluată.
• Tot ceea ce doriți de la managementul evenimentului trebuie exprimat în prealabil. Numai atunci poți fi sigur că toate dorințele tale vor fi îndeplinite într-un mod de înaltă calitate și în timp util. Pregătirea pentru o expoziție necesită întotdeauna termene clare: dacă amânați până în ultimul minut, va trebui să vă mulțumiți cu o muncă de proastă calitate și să așteptați mult timp specialiștii.

Dacă pregătirea pentru expoziție și evenimentul în sine au avut succes

Pregătirea și organizarea expoziției nu se încheie la sfârșitul evenimentului. Contactele obținute prin intermediul acestuia trebuie menținute. Nu întârziați să vă sunați baza de noi potențiali clienți. Nu uita să-ți reamintești înainte ca clientul să piardă legătura cu tine și să se întoarcă către concurenții tăi.

Adesea, atunci când pregătesc și organizează expoziții, participanții lor nu dezvoltă un model de interacțiune cu contactele pe care le-au recrutat. De asemenea, se întâmplă ca întreaga bază de clienți atrași să fie „pierdută”, trecând de la departament la departament. Acest lucru nu poate fi permis, altfel toată munca depusă va fi inutilă.

Baza de clienți poate fi aranjată în funcție de gradul de interes (contacte „fierbinte”, „calde” și „reci”). Dacă în termen de o lună de la pregătirea și desfășurarea expoziției, un client „fierbinte” nu a plasat o comandă, înseamnă că nu o va plasa deloc. Al doilea tip de consumatori (aproximativ 80% din întreaga bază de clienți stabilită) se pot gândi la plasarea unei comenzi timp de aproximativ șase luni. Dar, în același timp, clienții „calzi”, de regulă, aduc majoritatea veniturilor companiei. Cu clienții „reci”, totul este simplu: trebuie doar să le trimiteți mesaje laconice și să așteptați un răspuns, care va indica dacă să trimiteți sau nu materiale publicitare persoanei respective.

Oferim un plan de acțiune în cazul în care un vizitator al expoziției nu indică când poate fi contactat.

• Clientul trebuie contactat pentru prima dată în termen de două zile de la expoziție (o zi dacă este un client „fierbinte”).
• Clientul trebuie contactat pentru a doua oară la 10 zile de la expoziție (îi puteți trimite informații precise sau oferte limitate avantajoase). În plus, al doilea contact dă naștere unui al treilea.
• A treia oară clientul trebuie contactat la o lună după încheierea expoziției. Aici îl poți informa despre promoțiile viitoare și o nouă gamă de produse.

Un exemplu de ce să nu faci. În timpul expoziției, clientul a cerut să-l contacteze în trei luni. Directorul general al companiei il va suna in prima zi lucratoare dupa eveniment, iar dupa aceea i-a trimis si un email si un acord de furnizare de produse. Apoi a verificat dacă materialele au fost primite. Câteva săptămâni mai târziu, clientul a primit un apel de urmărire de la manager. Drept urmare, clientul a fost extrem de nemulțumit și a refuzat să coopereze.

Când se pregătește pentru o expoziție, avertizați angajații că clientul experimentează emoții negative atunci când este „supraîncărcat” cu informații inutile, fără a-i trimite datele de care are nevoie. Amintiți-vă că principalul lucru aici este să identificați și să îndepliniți toate dorințele clientului.

Iată un alt exemplu. La finalul evenimentului, clientul a primit un mesaj în care compania îi mulțumește pentru interesul manifestat. Totul este bine, dar singura captură este că mesajul a fost primit în iulie, iar expoziția a avut loc în februarie! De aceea, este necesar nu numai să se efectueze pregătirile planificate pentru expoziție, ci și să se monitorizeze activitatea angajaților după aceasta.

Etapa finală de pregătire și desfășurare a unei expoziții este de a determina eficiența evenimentului. Ar fi corect să se evalueze eficacitatea expoziției imediat după desfășurare, precum și după un timp (6-12 luni). Munca nu va fi dificilă dacă inițial ați definit clar obiectivele participării dumneavoastră la eveniment. Atunci când creați o listă a unei noi baze de clienți, este imperativ să indicați modul în care clientul a devenit interesat de produs (prin e-mailuri, în timpul unui târg comercial, colaborare la fața locului etc.).

Rapoartele asupra lucrărilor efectuate pot fi după cum urmează:

• determinarea eficacității unei campanii de publicitate pentru a atrage atenția clienților;
• gradul de eficacitate al programelor suplimentare la eveniment;
• gradul de eficacitate al participării la programe suplimentare din partea liderilor evenimentului;
• determinarea performanței angajaților (în general și individual);
• determinarea eficacității pregătirii pentru expoziție;
• evaluarea datelor primite de la potențiali clienți (comentariile acestora, dorințele, opinia generală);
• evaluarea fondurilor cheltuite și identificarea neconcordanțelor în costuri;
• analiza indicatorilor cantitativi și calitativi ai compoziției numărului total de vizitatori și a potențialilor dvs. clienți;
• indicatori statistici ai contactelor obținute în urma expoziției (număr total, calitate, localizare teritorială, nivelul companiei clientului, număr de clienți pe tip de interes);
• identificarea funcționalității standului dumneavoastră și a principalelor caracteristici ale acestuia;
• lista și numărul de articole promoționale și suveniruri distribuite pe tot parcursul expoziției;
• numărul de mențiuni despre tine în mass-media;
• rezultatele pregătirii și organizării expoziției, precum și recomandări pentru următoarele evenimente similare;
• evaluarea a tot ceea ce ține de activitatea expozițională a companiei (arhiva expozițională: documentație, rapoarte de personal, profile de clienți, mostre de articole publicitare, fotografii etc.).

In afara de asta:

• Anunț de recunoștință către personalul și companiile partenere (agenții, companii de servicii) pentru munca conștiincioasă depusă în timpul pregătirii și desfășurării expoziției.

Desigur, pregătirea pentru lucru la expoziție și evenimentul în sine sunt o investiție de resurse materiale. Și, prin urmare, unul dintre principalele criterii de evaluare a eficacității unei expoziții va fi rambursarea acesteia, care poate fi calculată folosind formula:

ROI al evenimentului (rezultat financiar) = (Valoarea totală a veniturilor din vânzări pe baza rezultatelor expoziției/Costurile de investiție pentru pregătirea și desfășurarea expoziției)*100%

Este important de menționat că eficiența financiară a unui eveniment se modifică în timp și, prin urmare, rezultatul financiar este calculat de obicei la 6-12 luni de la expoziție.

Și puteți comanda toate materialele tipărite pentru expoziție de la tipografia noastră

Tipografia SlovoDelo funcționează cu succes din 1998. Specializare – tipărirea tuturor tipurilor de produse tipărite, care vă va ajuta să vă pregătiți ideal pentru expoziție:

• realizarea de suveniruri (căni, tricouri, pixuri, șepci de baseball etc.);
• producerea de produse publicitare pentru afaceri (carti de vizita, mape, agende);
• Tipăriți materiale promoționale (broșuri, broșuri, postere, cărți poștale, plicuri pentru cadou etc.).

Mai mult, managerii tipografiei sunt mereu bucuroși să ofere layout, design și fotografie de orice fel, care vă vor ajuta să pregătiți fotografii pentru expoziție. Specialiștii noștri sunt ghidați de o abordare individuală a fiecărui client.

Comandă de lucru în tipografie:

Primiți o cerere și estimați costul. Pentru a face calculul, specialistul are nevoie de următoarele date:

• un aspect bine conceput (puteți să îl completați sau să îl creați direct în tipografie);
• mărimea produsului;
• numarul copiilor;
• gamă de culori (saturație);
• tipul și densitatea materialului;
• Servicii aditionale.

Pregătirea dumneavoastră pentru expoziție va avea succes, deoarece tipografia SlovoDelo produce orice ediție de produse de cea mai bună calitate.

Acord și plată. Puteți plăti pentru comanda dvs. după cum urmează:

Prima comandă trebuie plătită integral prin transfer bancar. Clienții obișnuiți pot alege o altă metodă de plată (totul se discută individual).

Sigiliu

Imprimarea nu va începe până când aspectul nu este verificat și aprobat. Aveți ocazia să monitorizați personal imprimarea de test, ceea ce vă va permite să aveți încredere în pregătirea dumneavoastră pentru expoziție.

De regulă, timpul de onorare a comenzii variază de la 5 la 7 zile. Dacă pregătirile pentru expoziție nu pot aștepta, puteți comanda imprimare urgentă (pe zi), plătind suplimentar 25% din valoarea totală a comenzii.

Livrare

Produsele sunt livrate în toată Moscova în fiecare zi lucrătoare între orele 10.00 și 19.00. Puteți ridica comanda folosind propriul transport de la depozitul tipografiei (dig Berejkovskaya, 20, clădirea 79).

Garanție

Compania SlovoDelo are garanția că mașinile, materialele și calitatea comenzilor finite respectă GOST-urile (SIBID, GOST R 51205-98, GOST 9094-89, GOST 4.482-87, GOST 21444-5 etc.).

In contact cu