Въвеждане на първични счетоводни документи. Първични счетоводни документи - списък. Отчитане на материалните запаси и готовата продукция

Първичните счетоводни документи са важни както по отношение на счетоводството, така и при определяне на обема на данъчните задължения. Важно е фирменият специалист, отговорен за изготвянето на първични счетоводни документи, да разбира ясно съдържанието и формата на тези документи, както и да познава спецификата на поддържането на счетоводни регистри.

Ролята на първичния документ в счетоводството

Първичните документи са документи, с помощта на които компанията формализира икономическите събития, настъпили в предприятието (клауза 1, член 9 от Закона „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ).

Първото нещо, което счетоводителите на всяка организация трябва ясно да разберат, е, че днес няма конкретен задължителен списък от формуляри за първични счетоводни документи. Всяка компания сама определя формите на първичните документи в зависимост от целта на тяхното използване.

За такива документи обаче е законово установен списък със задължителни данни (клауза 2, член 9 от Закон № 402-FZ).

ВАЖНО! Формулярите, използвани в счетоводството, трябва да бъдат фиксирани в счетоводната политика на организацията (клауза 4 от PBU 21/2008, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 6 октомври 2008 г. № 106n).

Списък на възможни първични счетоводни документи

Списъкът на първичните счетоводни документи през 2018-2019 г. може да бъде както следва:

1. Опаковъчен лист. Това е документ, който отразява списъка на прехвърлените инвентарни позиции. Фактурата се издава в 2 екземпляра и съдържа информация, която впоследствие се отразява във фактурата. Фактурата се подписва от представители на двете страни, участващи в сделката и се заверява с печат (ако фирмата го използва в практиката си).

1. Запис за приемане. Той се съставя след завършване на определени работи (услуги), за да потвърди, че резултатът от работата отговаря на първоначалните изисквания на договора.

Вижте образец на такъв акт.

1. Първични документи за изплащане на заплати на персонала (например фишове за заплати).

За повече информация относно тези твърдения вижте статията „Образец за попълване на ведомост за заплати T 49“ .

1. Документи, свързани с наличието на дълготрайни активи - тук фирмата може да състави такава документация от списъка на първичните счетоводни документи:

• Удостоверение за приемане и предаване на дълготрайни активи във формуляра OS-1 - при получаване или изхвърляне на обект, който не е свързан със сгради или конструкции.

За повече информация относно този акт вижте материала "Унифициран формуляр № OS-1 - Удостоверение за приемане и предаване на дълготрайни активи" .

• Ако дълготрайният актив е сграда или структура, тогава неговото получаване или изхвърляне се формализира с акт във формуляра OS-1a.

За повече подробности вижте статията „Унифициран формуляр № ОС-1а - формуляр и образец“ .

• Отписването на актив се формализира с акт във формуляра OS-4.

За повече подробности вижте материала „Унифициран формуляр № ОС-4 - Акт за извеждане от експлоатация на актив“ .

• Ако е необходимо да се документира фактът на извършената инвентаризация, се съставя инвентарен списък на дълготрайните активи във формуляра INV-1.

За повече информация относно такъв първичен документ вижте статията „Унифициран формуляр № INV-1 - формуляр и образец“ .

• Ако инвентаризацията е извършена по отношение на нематериални активи, тогава инвентаризацията ще бъде съставена съгласно формуляр INV-1a.

За повече информация вижте материала „Унифициран формуляр № ИНВ-1а - формуляр и образец“ .

1. Отделна група първични документи са касовите документи. Те включват по-специално следния списък с първични счетоводни документи за 2018-2019 г.:

• Приходен касов ордер.

За повече информация относно съставянето му вижте статията „Как се попълва приходен касов ордер (ПКО)?“ .

• Касова гаранция по сметка.

1. Платежно нареждане.

Прочетете за правилата за изготвяне на този документ.

1. Предварителен отчет.

1. Актът на прихващане на взаимни искове.

Прочетете за спецификата на използването на този документ.

1. Счетоводна информация.

За информация относно принципите на неговия дизайн вижте материала „Счетоводно удостоверение за коригиране на грешки - образец“.

Горният списък не изчерпва целия обхват на първичните документи, използвани в счетоводството, и може да бъде разширен в зависимост от характеристиките на счетоводството, извършвано във всяка конкретна организация.

ВАЖНО!Те не са първични счетоводни документи от списъка за 2018-2019 г. - списъкът е предложен по-горе:

• споразумение. Това е документ, който определя правата, задълженията и отговорностите на страните, участващи в сделката, условията и реда за сетълмент, специални условия и др. Неговите данни се използват при организиране на счетоводството за анализ на сетълментите с контрагентите, но самият не генерира счетоводни операции.
• Проверете.Този документ отразява сумата, която купувачът се съгласява да плати, като приема условията на доставчика. Фактурата може да съдържа допълнителна информация относно условията на сделката (срокове, процедури за плащане и доставка и др.), т.е. допълва договора.
• Фактура.Този документ се изготвя за данъчни цели, тъй като на негова основа купувачите приемат за приспадане сумите на ДДС, представени от доставчиците (клауза 1 от член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация). По този начин, при липса на други документи, характеризиращи конкретна сделка, ще бъде невъзможно да се потвърдят разходите за тази сделка с фактура (писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 25 юни 2007 г. № 03-03-06/ 1/392, Федерална данъчна служба от 31 март 2006 г. № 02-3 -08/31, решение на Федералната антимонополна служба на Източносибирския окръг от 19 април 2006 г. № А78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Трябва да се има предвид, че унифицираните форми на първични счетоводни документи, дадени в списъка, не са задължителни за използване, тъй като от 2013 г. (след приемането на Закон № 402-FZ) формулярите на такива формуляри могат да бъдат разработени самостоятелно. Но в повечето случаи те продължават да се използват. Следователно през 2018-2019 г. списъкът с унифицирани форми на първични счетоводни документи, съдържащи се в решенията на Държавния комитет по статистика, продължава да остава актуален.

Каква информация трябва да съдържат формулярите на първичните документи?

Въпреки факта, че понастоящем няма задължителни първични документи за всички формуляри, законодателят е установил изисквания за съдържанието на тези документи. Списъкът на задължителните данни, които трябва да се съдържат във всеки първичен документ, е даден в параграф 2 на чл. 9 от Закон № 402-FZ. Това са по-специално:

• име на документа;
• датата, на която е съставен този документ;
• информация за лицето, съставило документа (име на фирмата или индивидуален предприемач);
• същността на факта на икономическия живот, който е формализиран от този документ;
• парични, числови характеристики, мерки за настъпилото събитие (например в какъв обем, в какви единици и за каква сума са продадени продуктите на клиентите);
• информация за отговорните специалисти, документирали събитието, както и подписите на тези специалисти.

Първични документи и счетоводни регистри

Как могат да се класифицират първичните счетоводни документи?

Ако първичният документ е издаден от самата фирма, тогава той може да принадлежи както към групата на вътрешните, така и към групата на външните. Документ, който е съставен в рамките на дружеството и разширява действието си върху дружеството съставител, е вътрешен първичен документ. Ако документът е получен отвън (или съставен от фирмата и издаден навън), тогава той ще бъде външен първичен документ.

Вътрешните документи на компанията са разделени на следните категории:

• Първичните административни документи са тези, с които фирмата дава нареждания на някое от своите структурни звена или служители. Тази категория включва фирмени поръчки, инструкции и др.
• Изпълнителни първични документи. В тях дружеството отразява факта, че е настъпило определено икономическо събитие.
• Счетоводни документи. С тяхна помощ фирмата систематизира и обобщава информацията, съдържаща се в други административни и съпътстващи документи.

След като стопанското събитие е документирано като първичен документ, е необходимо събитието да се отрази в счетоводните регистри. Те всъщност са носители на подредена информация, акумулират и разпределят характеристиките и показателите на бизнес транзакциите.

По външния си вид се отличават следните регистри:

• книги;
• карти;
• безплатни чаршафи.

Въз основа на метода на поддържане на регистъра се разграничават следните групи:

• Хронологични регистри. Те записват събитията, случили се последователно – от първото във времето до последното.
• Систематични регистри. В тях фирмата класифицира извършените сделки по икономическо съдържание (например касова книга).
• Комбинирани регистри.

Според критерия за съдържанието на информацията, отразена в регистрите, се разграничават:

• синтетични регистри (например журнален ордер);
• аналитични регистри (ведомости за заплати);
• комбинирани регистри, в рамките на които дружеството води както синтетично, така и аналитично счетоводство.

За повече информация относно счетоводните регистри вижте статията „Счетоводни регистри (формуляри, образци)“ .

Резултати

В момента няма задължителни форми и списъци на първични счетоводни документи: всеки стопански субект има право самостоятелно да определя формите на първичните документи, които ще използва в своята дейност.

В същото време най-често срещаните първични счетоводни документи са тези, които имат аналози сред унифицираните формуляри, одобрени от Държавния комитет по статистика.

След съставянето на първичния документ е необходимо информацията от него да се прехвърли в счетоводния регистър.

Счетоводството е сложно организирана система. На негова база се събира информация в първични документи, регистрации и последващият им анализ. Тези. счетоводството е израз на всички финансови и икономически операции в парично изражение. Ще научите как се извършва първичното счетоводство в статията.

Всичко си има цена

Счетоводството ви позволява да приведете всички транзакции в парично изражение. Например трудови отношения, отношения между купувачи и доставчици, водене на отчет на работното време, отношения с държавата - плащане на данъци. Той отразява не само провеждането на такива операции, но и техния анализ. Това ни позволява да направим заключение за платежоспособността и кредитоспособността на организацията като цяло. И въз основа на това отстранете слабостите на финансовата политика и изберете посоката на по-нататъшно развитие.

Важно: основата за посоката на по-нататъшно развитие на организацията е поддържането на първично счетоводство.

Това е основата, която ви позволява да съберете цялата необходима информация.

Изходни документи

По-горе нарекохме първичната документация основата на счетоводството в предприятието. Може да се сравни и с корените на дърво, от които по-късно израстват ствол и клони – регистри. Листовете са синтетично счетоводно отчитане на сметки, което ви позволява точно и пълно да оцените работата на компанията.

Нека дадем определение. Първичната документация е конкретен документ с ясно установена от закона форма, попълнен в съответствие с всички правила на счетоводството, препоръките на данъчните, банковите, статистическите и редица други заинтересовани от това органи.

Одобрението на първичната документация се извършва в статистическите органи. По-специализирани и тясно насочени документи се издават от отделите за отделните видове дейности.

Такава документация ви позволява да записвате и проследявате финансовите и икономически транзакции в предприятието. Тези. Това е основата на използваното оборудване в отделните фирми.

Правила за попълване

В допълнение към факта, че статистическите органи отговарят за одобряването на документите, те са разработили редица изисквания за тяхното попълване.

Необходим пълнеж:

• Пълно наименование на документа (не се допускат съкращения);
• Дата на издаване на документа;
• Пълна информация за организацията, която изготвя документа и за кого е предназначен;
• Пълни банкови данни на контрагента, ако е необходимо;
• Пълна информация за стопанската операция, изразена количествено и парично;
• Информация за служителя, който има право да заверява документа (длъжност, подпис, препис);
• Печат или печат (мокър).

Въпреки факта, че горните изисквания са задължителни, в някои случаи, поради невнимание или други причини, една или повече точки могат да бъдат пропуснати. Това нарушение не води до невалидност на първичното счетоводство.

Видове първична документация

За всяка отделна финансово-икономическа сделка се издава конкретен документ. Нека изброим основните.

• Фактура – ​​за купувачи, в която се посочва наименованието на стоката или услугата, банкови данни на доставчика;
• Платежно нареждане - за доставчика от купувача, потвърждаващо факта на плащане, безкасова форма;
• Разписка - за купувача, според която е платил на доставчика в брой;
• Банково извлечение – ви позволява да видите движението на средствата по разплащателната сметка на фирмата за определен период;
• Касов ордер - ви позволява да видите движението на средствата в касата на организацията;
• Товарителница или универсален трансферен документ, фактура – ​​потвърждава изпращането на материал или предоставянето на услуги след плащане. Посочва името на продукта, обема и цената.
• Товарителница - за транспортиране на материали от доставчика до купувача. Посочва пълното име на доставчика и купувача, данъчен идентификационен номер, юридически адрес, място, откъдето се транспортира товарът, и информация за превозвача.
• Разписката за продажба, подобно на разписката за доставка, потвърждава изпращането на стоките от доставчика до купувача. Трябва да има дата, номер и да е регистриран в данъчната служба.
• Авансовият отчет е отчетен документ, потвърждаващ как са изразходвани отчетните средства, издадени на служителя. Освен това към него на лист А4 са приложени касови бележки, разписки, споразумения за кандидатстване, потвърждаващи разходите.
• График на работното време - в него се записва броят часове, които служителят е работил в организацията на месец;
• Разплащателна ведомост, ведомост или ведомост - въз основа на първата се изчисляват заплатите, а на базата на втората се издава ведомост.

Важно: Горните документи са стандартни и строго унифицирани по закон. Те не могат да бъдат изпълнени по искане на лидера или да бъдат променени по някакъв начин.

Допуска се въвеждането на допълнителна документация въз основа на спецификата на работата.

Корекции в първичната документация

Не винаги е възможно формулярът да се попълни правилно. Някои позволяват корекции, други трябва да бъдат пренаписани. Как се извършва корекцията е дадено по-долу.

Корекции в първичната документация:

• Не се допускат корекции в нестрог отчетен документ - той трябва да бъде напълно пренаписан;
• В строг отчетен документ: зачеркнете грешката с червена линия диагонално в една клетка и маркирайте „отменен“; ако формулярът е неправилен, не забравяйте да го запишете;
• Всяка корекция: зачертайте я, напишете правилната версия отгоре и напишете „вярвайте на коригираното лице“, печат и подпис на коригиращия служител;
• Никога не засенчвайте или правете дебела линия през зачертаването; неправилният запис трябва да се вижда.

Срок на годност

Срокът на годност на различните форми варира. Те трябва да се съхраняват минимум 5 години. Например всички документи, свързани със служители (заплати, данъци, лични досиета), трябва да се съхраняват най-малко 75 години. Това се дължи на честите искания от бивши служители за изчисляване на пенсии.

Ако решите да изпразните рафтовете от стари документи, след изтичане на срока за съхранение, съставете специален акт и съберете комисия за изхвърляне на първичната документация.

Резултати

И така, разгледахме как се поддържа първичната документация. Той е основа за цялостното счетоводство на предприятието. Следователно към първичното счетоводство трябва да се подхожда с цялата отговорност и внимание.

Първичните счетоводни документи са унифицирани. Те са разработени от статистическите органи. Организацията няма право да прави собствени промени в тях. Попълват се заглавието на документа, датата на съставяне, трите имена на контрагента на купувача и доставчика, наименованието на продукта в стойностно и количествено изражение и подпис на упълномощено лице.

Допускат се корекции в първичната документация. За да направите това, неправилният запис трябва да бъде зачеркнат и правилната версия да бъде написана отгоре, като се припише „коригирано вярване“, дата, подпис и печат на организацията.

Срокът на съхранение на първичната документация е 5 или повече години.

Мисля, че всеки ще се съгласи, че счетоводителите са най-натоварените специалисти, без които никоя организация не може. Разбира се, те поддържат много важни процеси: въвеждане на входяща и изходяща първична документация в 1C и подаване на отчети до регулаторните органи. В периоди, когато тези процеси съвпадат, за счетоводителя започва истински ад: безсънни нощи, закъснения на работа и можете напълно да забравите за личния си живот.

И всичко това заради “проклетата” ПЪРВИЧНА! Тя е тази, която краде ценно време, приковавайки уморените си очи към монитора. Ето защо съвременните счетоводители все повече мислят за просто и бързо въвеждане на документи в 1C.

Много компании навлизат на пазара с предложения за автоматично въвеждане на първични документи в 1C. Но повечето продукти съществуват от сравнително кратко време и имат приблизително същия принцип на работа:

Етап 1.Сканиране на документи

Етап 2.Признание

Етап 3.Сравнение с справочници на счетоводната система

На пръв поглед изглежда, че решенията са еднакви, но ако ги тествате, можете да намерите клопки:

• Някои ви позволяват да зареждате само Excel таблици в 1C и не поддържат други формати.
• Последният разпознава само няколко шаблона на документи, например фактури и TORG-12.
• Трети не работят във всички конфигурации на 1C; често това е само 1C: Enterprise Accounting.
• А някои ви позволяват да качвате документи само с помощта на скенер.

В резултат на това парите се губят и очакванията не се оправдават. Финита ла комедия, другари!

Но винаги има изход! Продукт , който е на руския пазар повече от 10 години, има сертификат „1C Compatible“ и има много потребители.

4 основни предимства на автоматизирането на въвеждането на първични документи в 1C:

1. Първо, избягване на рутинна работа и различни грешки при ръчно въвеждане, тъй като „автоматична“ първична система работи 10 пъти по-бързо, дори и за най-опитния счетоводител.
2. Второ, спестяване на пари за заплати за 1C оператори. С такава програма просто няма да имате нужда от тях.
3. Трето, възможността за разграничаване на правата и качване на основно съдържание в 1C онлайн на произволен брой потребители, без да сте обвързани с офиса.
4. Възможност за качване на първични данни в 1C директно от телефона, както за клиента, така и за самия счетоводител.

Програмата е съвместима с много конфигурации на 1C: Enterprise, така че независимо от вида на дейността, с която се занимавате: строителство, търговия или предоставяне на услуги, ще можете да качвате документи във вашата база данни.Бих искал да отбележа, че „ Програмата за качване на документи ви освобождава от ръчно въвеждане повече от други подобни решения благодарение на:

• работа по високопроизводителни технологии на ABBYY, гарантиращи високо качество на обработка и идентификация на документи;
• поддръжка на много шаблони на документи (фактури, фактури, TORG-12, UPD, актове, платежни карти, паспорти и др.);
• обработка на повечето съществуващи файлови формати (.XLS, .JPG, .PDF, JPEG, docx или TIFF и др.).

Друг убедителен аргумент в полза на решението „Качване на документи“ са различните начини за изпращане на сканирания или снимки до 1C:

• от смартфон,
• от скенера,
• от пощата.

Тоест, не е нужно да купувате скенер, можете да се справите с таблет или телефон.

Казано по-просто, по-добре е да работите с блясък в очите, отколкото да се удавите в поток от документи, особено след като сегашното състояние на ИТ технологиите позволява на счетоводителя да изостави ръчната работа и да се освободи от натоварването по време на „горещи“ отчетни периоди .

Сега изборът е ваш! За първата стъпка в живота без основно образование препоръчваме да започнете с безплатно тестване

Променете работния си ритъм сега!

Първичните счетоводни документи са важни не само по счетоводни въпроси, но и по отношение на данъчното законодателство, по-специално за определяне на обхвата на задълженията. Ето защо е изключително важно отговорните за изготвянето на първичната документация да знаят всички нюанси на счетоводството и освен това да разберат тяхната класификация, за да опростят работата.

Какво представляват първичните счетоводни документи

За първични документи се считат тези, които регистрират определени вече извършени стопански действия. Можете да оставите запис в счетоводството и да го въведете в регистъра само ако имате първична счетоводна документация. Счита се за неразделна част от системата за управление на предприятието. Въз основа на това можем спокойно да кажем, че първичните счетоводни документи са документално доказателство за извършени сделки, свързани със стопанската дейност на предприятието и донесли някакъв икономически ефект.

Класификация

Всички точки, засягащи въпроса по отношение на основния предмет, са предмет на разпоредбите и нормите на 402-FZ. Регламентът гласи, че тези сертификати са необходими при взаимодействие с данъчните власти като потвърждение за правилността на изчисленията. Това означава, че данъчните служители няма да имат оплаквания относно процеса на определяне на данъчната основа.

В съответствие с действащите разпоредби първичната документация подлежи на задължително съхранение в продължение на 4 години. През този период данъчните власти могат да изискват документи за проучване и проверка по всяко време. В допълнение, първичната документация често действа като доказателство в съдебни спорове.

Струва си да се отбележи, че конкретни форми на първична документация не са фиксирани на законодателно ниво. По този въпрос бизнес субектът има възможност да избере опция, която ще задоволи нуждите му и ще послужи като добра помощ в по-нататъшната работа.

Първични счетоводни документи: списък

По правило пълният списък от сертификати, които изпълняват основни функции, остава непроменен и се одобрява на най-високо ниво. В момента тази категория включва:

1. споразумение.Те уреждат конкретните условия на сделката, отговорностите на страните и финансовите въпроси. Като цяло тук са посочени всички условия, които по един или друг начин са свързани със сделката. Моля, имайте предвид, че за някои транзакции не се изисква писмен договор. Така от момента, в който купувачът получи касовата бележка, сделката се счита за сключена.
2. Сметки.С помощта на документи от този тип купувачът потвърждава желанието си да плати за стоките (услугите) на продавача. Освен това фактурите могат да съдържат допълнителни условия на сделката и да записват конкретни цени, които продавачът определя за своите продукти и услуги. Ако по някаква причина купувачът не е доволен от представения му продукт (услуга), той има право да поиска възстановяване на средствата си въз основа на фактурата.
3. Опаковъчен лист.Той показва пълен списък на всички стоки или материали, които се прехвърлят. Фактурата трябва да бъде съставена в няколко варианта в зависимост от броя на участниците в сделката.
4. Актът за приемане и предаване.Той се съставя въз основа на резултатите от предоставянето на услугата като потвърждение, че резултатът от работата отговаря на предварително посочените критерии и е напълно одобрен от приемащата страна.
5. фишове за заплати.Те показват всички въпроси, свързани с разплащанията с наетия персонал. Освен това тук трябва да се показва цялата информация относно бонуси, допълнителни плащания и други механизми за финансово стимулиране на служителите.
6. Приемо-предавателни удостоверения № ОС-1.Този вид документация се използва за записване на всякакви дейности, свързани с въвеждането или извеждането на дълготрайни активи.
7. Касови документи, които включват входящи и изходящи касови ордери, а освен това и касовата книга. Те съдържат информация относно финансови транзакции, извършени като част от продажбата.

Класификация

Видовете първични документи в счетоводството са доста разнообразни и зависят преди всичко от конкретната цел на използването на документа в обозримо бъдеще. Най-популярната характеристика на класификацията обаче е разделянето на първичната документация на вътрешна и външна.

Вътрешен документ е собственост на дружеството и се издава от него за решаване на определени въпроси. Той е съставен от специалисти на компанията и се прилага изключително в рамките на юрисдикцията на тази компания. По този начин тази категория се състои от онези документи, които са необходими за ефективното извършване на стопанска дейност в рамките на една компания. В същото време, ако даден документ е получен от компания отвън или е съставен от специалисти на компанията и впоследствие прехвърлен на други юридически лица (данъчни власти, клиенти и др.), Тогава той ще бъде признат за външен.

От своя страна вътрешните документи също имат свои собствени класификационни характеристики, които позволяват да ги групирате в три категории:

1. Административни (организационни).Те посочват информация, която трябва да бъде съобщена на служителите на дружеството, структурните подразделения и клонове и техните ръководители. С тяхна помощ компанията издава определени поръчки, които трябва да се спазват внимателно. Тази група включва различни поръчки, инструкции и много други.
2. Изпълнителен (оневинителен), които първоначално показват факти, потвърждаващи извършването на определени бизнес операции и тяхното приключване.
3. Счетоводни документи.Тази категория е обща и е необходима за систематизиране на информацията, съдържаща се в други документи, и по-нататъшното им събиране в един документ.

При определени обстоятелства документацията може също да бъде комбинирана. Тази група включва онези документи, които могат едновременно да съдържат ключови характеристики на организационната и подкрепяща документация. Най-ярките примери тук са различни касови ордери, изисквания, предварително отчитане и много други.

Счетоводни регистри и тяхната класификация

При извършване на всяка сделка се изготвя първична документация. Веднага след като бъде напълно завършен, цялата информация, посочена в него, трябва да бъде дублирана в съответния счетоводен регистър. И това е един вид носител, който натрупва основна информация за транзакцията. Въз основа на същността на регистъра могат да бъдат идентифицирани няколко критерия за класификация. Например, на външен вид регистрите се появяват на потребителите под формата на книги, прости листове и индексни карти.

Въз основа на механизмите за поддържане на регистъра могат да се разграничат още три групи:

1. Хронологичен, в който са посочени всички настъпили събития при стриктно спазване на времевата рамка. Тоест, първо трябва да посочите тези операции, които са се случили по-рано и т.н. Такива регистри са най-сложни, тъй като съдържат огромно количество информация и доста често някои действия могат да бъдат пропуснати.
2. систематичен,в който първоначално всички транзакции се въвеждат под формата на икономически показатели. По този начин регистрите от този тип отразяват икономическия ефект от извършените стопански операции и анализират показатели за разходи и приходи. Най-яркият пример за систематичен регистър е касовата книга.
3. Комбиниран, които имат основните характеристики както на систематичните, така и на хронологичните регистри.

Съдържание на първичната документация

Много потребители имат въпроси относно това какво представляват първичните счетоводни документи и какви изисквания се прилагат към тях. На законодателно ниво са заложени няколко разпоредби, които установяват, че определена информация трябва да присъства в документите на основната двойка. По-специално, в съответствие с параграф 2 на член 9 от Федералния закон-402, първичната документация трябва да съдържа следната информация:

• Заглавие на документа;
• Дата на изготвяне;
• информация за лицето, съставило посочения документ (пълно име на предприятието);
• същността на икономическата дейност, свързана с този документ;
• финансови изчисления по сделката;
• подписи на длъжностните лица, отговорни за сделката, и техните инициали.

Образец на първичен счетоводен документ

Правила за подготовка на документи

Законодателят установява определени правила за изготвяне на първични счетоводни документи. Ето защо, едно от основните изисквания е точността и липсата на каквито и да било граматически и пунктуационни грешки и печатни грешки. Ако данъчната служба открие определени недостатъци, нарушителят ще трябва да преработи документа, а ако нарушението се повтори, може да бъдете подложени на санкции. Като цяло по този въпрос трябва да обърнете голямо внимание на следните препоръки:

1. Разрешено е използването на химикалки и химикалки, специална изчислителна техника и компютри.
2. Компилирането може да започне, когато се планира да се извършат определени бизнес транзакции, които трябва да бъдат показани. В същото време в изключителни ситуации е напълно възможно да се състави документ след приключване на сделката.
3. Всички изчислителни данни трябва да бъдат показани както в цифрова, така и в писмена форма. Следователно до всяко число трябва да има надпис.
4. Изключително важно е да попълните всички данни, посочени във формуляра. Ако по някаква причина няма информация, не можете да оставите празен ред. В него трябва да се появи тире.

Ако не следвате тези препоръки, може да срещнете значителни затруднения. По този начин, ако данъчната служба установи, че документът е неправилен по време на проверка, ще възникнат съмнения относно правилността на направените изчисления и определянето на данъчната основа.

Ако по някаква причина е необходимо да направите определени корекции, при никакви обстоятелства не използвайте коректори и оцветяване, тъй като те са неприемливи. Корекциите могат да бъдат направени по следните начини:

1. Контурна корекция. Ако е предоставена невярна информация, тя трябва да бъде задраскана с тънка линия и до нея да бъде посочена правилната информация. В този случай трябва да има бележка под линия на мястото на всяка такава корекция. „Коригирано вярване“с посочване на датата на корекцията и подписа на длъжностното лице, извършило корекцията. Отбелязваме обаче, че в случай на документи, показващи получаването и разходването на средства, този метод ще бъде неподходящ.
2. Допълнителен запис. Този метод се използва в ситуации, при които общите стойности на транзакциите се изпълняват със значително намалени показатели. За да не съставяте документа по нов начин, можете да направите допълнителни записи за липсващите суми в текущия период или следващия.
3. Обръщане. Неправилен запис се коригира с отрицателни стойности. Цялата неправилна информация се повтаря с червено мастило, а правилните записи са посочени до нея.

Първичният отчет може да бъде съставен както в писмена, така и в електронна форма. Напоследък много компании дублираха информация и съставиха както хартиени, така и електронни версии. Първите впоследствие се използват за вътрешни интереси, но електронни копия се изпращат за проверка на Федералната данъчна служба при поискване.

Могат да се направят няколко извода. Държавата не одобрява никакви задължителни формуляри за първична документация, което дава право на стопански субекти самостоятелно да определят формата на документа, който ще се използва на практика в бъдеще. Веднага след регистрацията на документа всички данни от него трябва да бъдат прехвърлени в счетоводния регистър.

Федерален закон 402-FZ „За счетоводството“ описва всички счетоводни и първични документи. Те са необходими основно за данъчни цели - като документи, които потвърждават направените от вас разходи и правилността на определяне на данъчната основа.

Първичните документи трябва да се съхраняват 4 години. През това време данъчната служба може да поиска от тях по всяко време да проверят вас или вашите контрагенти. „Първичен“ се използва и при съдебни спорове с контрагенти.

Първичните счетоводни документи се съставят в момента на извършване на стопански операции и показват тяхното приключване. Списъкът с документи, придружаващи конкретна сделка, може да варира в зависимост от вида на сделката. Изготвянето на всички необходими първични документи обикновено се извършва от доставчика. Особено внимание трябва да се обърне на тези документи, които възникват по време на транзакции, при които вие сте купувач, тъй като това са ваши разходи и следователно вие сте по-заинтересовани да спазвате буквата на закона, отколкото вашия доставчик.

Разделяне на първични документи по бизнес етапи

Всички транзакции могат да бъдат разделени на 3 етапа:

Етап 1. Съгласявате се с условията на сделката

Резултатът ще бъде:

• договор;
• фактура за плащане.

Етап 2. Извършва се плащане за транзакцията

Потвърдете плащането:

извлечение от разплащателната сметка, ако плащането е извършено по банков път, чрез придобиване или чрез платежни системи, където се прехвърлят пари от вашата разплащателна сметка;

• касови бележки, разписки за приходни касови ордери, формуляри за стриктна отчетност - ако плащането е извършено в брой. В повечето случаи този метод на плащане се използва от вашите служители, когато вземат пари по сметка. Разплащанията между организациите рядко са под формата на пари в брой.

Етап 3. Получаване на стоки или услуги

Задължително е да потвърдите, че стоката е действително получена и услугата е предоставена. Без това данъчната служба няма да ви позволи да намалите данъка върху изразходваните пари. Потвърдете получаването:

• товарителница - за стоки;
• касова бележка - обикновено се издава заедно с касова бележка или ако продуктът се продава от индивидуален предприемач;
• удостоверение за извършена работа/извършена услуга.

Задължителни първични документи

Въпреки променливостта на транзакциите, има списък от задължителни документи, които се изготвят за всеки вид транзакция:

• договор;
• проверка;
• формуляри за стриктна отчетност, касов апарат, касова бележка;
• фактура;
• удостоверение за извършена работа (извършени услуги).

споразумение

При извършване на сделка с клиента се сключва споразумение, което уточнява всички подробности за предстоящите бизнес транзакции: процедури за плащане, доставка на стоки, срокове за изпълнение на работата или условия за предоставяне на услуги.

Договорът урежда правата и задълженията на страните. В идеалния случай всяка сделка трябва да бъде придружена от отделен договор за доставка на стоки или услуги. Въпреки това, при дългосрочно сътрудничество и изпълнение на подобни операции, може да се сключи едно общо споразумение. Споразумението е съставено в два екземпляра с печати и подписи на всяка от страните.

Някои сделки не изискват писмен договор. Например, договорът за продажба се сключва от момента, в който купувачът получи касова или касова бележка.

Фактура за плащане

Фактурата е споразумение, съгласно което доставчикът определя цената на своите стоки или услуги.

Купувачът приема условията на споразумението, като извърши съответното плащане. Формата на фактурата за плащане не е строго регламентирана, така че всяка компания има право да разработи своя собствена форма на този документ. Във фактурата можете да посочите условията на сделката: условия, известие за авансово плащане, процедури за плащане и доставка и др.

В съответствие с член 9-FZ „Относно счетоводството“ за този документ не се изисква подпис на директора или главния счетоводител и печат. Но те не трябва да се пренебрегват, за да се избегнат въпроси от страна на контрагентите и държавата. Фактурата не ви позволява да предявявате изисквания към доставчика - тя само фиксира цената на продукта или услугата. Същевременно купувачът си запазва правото да поиска връщане на сумата в случай на неоснователно обогатяване на доставчика.

Платежни документи: касови бележки, формуляри за строга отчетност (SSR)

Тази група първични документи ви позволява да потвърдите факта на плащане за закупените стоки или услуги.

Платежните документи включват продажби и касови бележки, финансови отчети, искания за плащане и нареждания. Купувачът може да получи поръчката от банката чрез плащане по банков път. Купувачът получава касова или стокова бележка от доставчика при плащане в брой.

Товарителница или разписка за продажба

Разписките за продажба, както казахме по-горе, се издават при продажба на стоки на физически лица или от самите лица.

Фактурите се използват предимно от юридически лица за регистриране на освобождаване/продажба на стоки или стоково-материални запаси и по-нататъшното им получаване от клиента.

Фактурата трябва да бъде изготвена в два екземпляра. Първият остава при доставчика като документ, потвърждаващ факта на прехвърляне на стоките, а вторият екземпляр се прехвърля на купувача.

Данните във фактурата трябва да съвпадат с номерата във фактурата.

Упълномощеното лице, отговорно за освобождаването на стоките, трябва да постави подписа си и печата на организацията върху фактурата. Страната, която получава стоката, е длъжна също така да подпише и завери с печат протокола за доставка. Използването на факсимилен подпис е разрешено, но това трябва да бъде записано в договора.

Сертификат за предоставени услуги (извършена работа)

е двустранен първичен документ, който потвърждава факта на сделката, цената и времето на услугите или работата.

Актът се издава от изпълнителя на неговия клиент въз основа на резултатите от предоставянето на услуги или извършената работа. Този първичен документ потвърждава съответствието на предоставените услуги (извършената работа) с условията на сключения договор.

Фактура

Фактурата е документ, който е необходим единствено за контрол на движението на ДДС. Фактурите обикновено се издават заедно с протоколи за доставка или актове. Има фактури за авансови плащания.

Този първичен документ е строго регламентиран. Той съдържа:

• информация за размера на средствата;
• текстурна част.

Основание за приемане на представените суми на ДДС за приспадане е фактура. Всички предприятия, които плащат ДДС, са длъжни да го изпишат.

Напоследък стана популярен универсалният документ за превод (UPD). Този документ замества двойката фактура + фактура или акт + фактура.

Правете бизнес в удобна онлайн услуга за изчисляване на заплати и изпращане на отчети до Федералната данъчна служба, Пенсионен фонд и Фонд за социално осигуряване. Услугата автоматично генерира първични документи и UPD.