Качествена оценка на ефективността от внедряване на erp система. Как да оценим ефективността на внедряването на ERP система. Параметри за определяне на икономическия ефект

Както показва световната практика, големите компании променят своята компютърна система за управление или преминават към фундаментално нова версия средно на всеки пет години. Това се случва, когато една компания преразгледа своите бизнес процеси или премине към използване на нови информационни технологии, или когато съществуващата система за управление остарее. Когато реши да използва качествено нова система, предприятието трябва да действа по същия начин, както при първоначалното й внедряване - да оцени ефективността на този процес.

Как се измерва ефективността на внедряването на системата?

Ефективността на използването на системата зависи от успешното изпълнение на бизнес стратегията. С други думи, една компания трябва да разглежда внедряването на ERP система 1 предимно като начин за постигане на желаното ниво на ключови показатели, характеризиращи нейната позиция на пазара. Ако една компания планира да използва ERP система за изпълнение изключително на тактически задачи, тогава фундаментално подобрение в бизнеса на компанията може да не настъпи, когато се внедри. В резултат на това ефективността на използването на системата е значително намалена. Основно поради това е широко разпространено мнението, че съвременните ERP системи са твърде скъпи и не се оправдават.

За оценка на ефективността на внедряването на компютърни системи, показатели за възвръщаемост на инвестициите (ROI - възвръщаемост на инвестициите) и обща цена на притежание (TCO - обща цена на притежание), както и анализ на разходите и ползите (CBA - анализ на разходите и ползите).

Един от основните показатели за оценка на ефективността на изпълнението е обща цена на притежание (TCO).При изчисляване на TCO се вземат предвид както първоначалните разходи (за внедряване), така и всички последващи разходи (за експлоатация, модификация и т.н.). Недостатъкът на използването на този индикатор е, че позволява оценка саморазходи за внедряване и експлоатация на ERP система.Следователно само изчисляването на TCO не дава пълна картина на осъществимостта на използването на системата: колкото повече потребители работят в една система и колкото по-сложни са бизнес процесите, толкова по-висока ще бъде TCO. Ползите от инсталирането на такава система обаче ще бъдат много по-големи. Ето защо е необходимо да се вземат предвид не само разходите, но и ползите от внедряването на ERP система, които се определят чрез индикатор за възвръщаемост на инвестициите (ROI).Този коефициент ви позволява да оцените възвръщаемостта на инвестицията в закупуването и внедряването на ERP система и се изчислява по формулата:

ROI = (Ползи от внедряването на системата - - TCO): TCO x 100%.

Въпреки това, много от ползите от използването на ERP система на етапа на вземане на решение за избор на система не могат да бъдат количествено определени. В такива ситуации, за да се оцени ефективността на внедряването на системата, е препоръчително да се проведе анализ на разходите и ползите (CBA). CVA се основава на сравнение на две алтернативни опции (без сравнение няма смисъл да се използва този метод). При оценка на очакваната ефективност внедряване на ERP система разглеждат се варианти за работа със и без използване на системата. В този случай се изчисляват възможните загуби ( алтернативни разходи) в случай, че проектът за изпълнение не е изпълнен.

За да изберете най-добрия вариант, е необходимо да сравните ползите от проекта и разходите, необходими за неговото изпълнение. Това отчита както количествените показатели (например разходите за закупуване на програма, оборудване, ускоряване на оборота на запасите, повишаване на производителността на труда), така и качествените показатели (например по-голяма лоялност на клиентите поради повишена ефективност на тяхната услуга).

В зависимост от корпоративните изисквания или предизвикателствата пред компанията, тя може да разработи свои собствени индикатори за анализ на ефективността на внедряването на системата. Такива показатели, като правило, се основават на оценка на очакваните ползи от внедряването на ERP система и разходите за нейното използване. Нека да разгледаме как да оценим тези ползи и разходи.

Ползи от внедряване на ERP система

Целите и задачите на компанията, които искате да решите с помощта на ERP система, трябва да бъдат формулирани, като се вземе предвид бизнес стратегията. За да оцените по-точно очакваната възвръщаемост на инвестицията, трябва да отговорите на следните въпроси:

1. постигането на кои показатели (стратегически и тактически) е най-важно за бизнеса на компанията;
2. определени ли са отговорниците за постигане на очакваните резултати и определен ли е механизъм за отчитане на направените промени;
3. Ще помогне ли внедряването на системата (ако да, как, колко и кога):
   • постигане или надвишаване на желаното ниво на производителност;
   • подобряване на планирането и контрола върху изпълнението на финансовите и оперативните планове;
   • подобряване на отношенията с клиентите;
   • увеличаване на обема на продажбите;
   • намаляване на времето за изпълнение на поръчката;
   • намаляване на производствените и експлоатационните разходи;
   • намаляване на инвестициите в инвентара;
   • намаляване на времето за разработване и пускане на нови продукти на пазара.

Според последните данни на чуждестранни информационни агенции 2, с правилно внедряване на ERP система компаниите могат да постигнат наистина значими резултати, например:

• намаляване на оперативните и управленски разходи с 15%;
• спестяване на оборотен капитал с 2%;
• намаляване на цикъла на продажба на продукта с 25%;
• намаляване на търговските разходи с 35%;
• намаляване на вземанията с 12%;
• увеличение на оборота на средствата с 25%.

• Личен опит

  Олег Баринов,

  Благодарение на внедряването на ERP системата очаквахме да оптимизираме:

  • дистрибуция (чрез автоматизация на доставките, анализ на оборота и скоростта на продажбите);
  • инвентаризация на база прогноза за продажби;
  • прогнозиране и ежедневен анализ на сделките;
  • наблюдение на пазарните условия и текущите потребителски предпочитания в реално време;
  • данъчно облагане на продажбите на дребно;
  • планиране на доставките въз основа на анализ на скоростта на продажбите, скоростта на доставка на стоките до дистрибуторската мрежа, рентабилност, оборот.

  На етапа на планиране индикаторът ROI (възвръщаемост на инвестицията) беше определен експертно. Това беше доста трудно, тъй като е невъзможно да се вземат предвид бъдещите непреки печалби, свързани с промени в бизнес процесите и общия ефект от подобряването на голям брой показатели. Въпреки това, въз основа на резултатите от изчисленията, решихме, че внедряването на системата ще се изплати.

  В края на август 2002 г. системата беше внедрена и за няколко месеца започна да дава резултати: повиши се лоялността на клиентите, тъй като доставките започнаха да се извършват в оптимални срокове и реагирахме много бързо на промените в пазарните условия; минималният инвентар е намален чрез оптимизиране на срока на годност на стоките; бяха освободени ресурси за аналитична и управленска работа поради автоматизацията на системата за поръчки.

  Тимъти Ъруин Макмъри

  При вземането на решение за внедряване на системата планирахме да повишим ефективността на бизнес процесите в компанията, както и да постигнем точност и навременно получаване на финансова информация. Освен това интеграцията на ERP системата със системата Клиент-Банка беше много важна за нас.

  На етапа на подготовка на проекта беше определена очакваната ефективност на проекта. На първо място, ние се интересувахме от възможността за намаляване на времето, необходимо за внедряване на нашите специфични процеси и процедури, чрез автоматизирането им.

  Системата работи вече шест месеца и напълно отговаря на нашите очаквания. Уверени сме, че резултатите ще бъдат още по-добри в дългосрочен план.

Разходи за използване на ERP система

За да се изчисли ефективността от използването на ERP система, е необходимо внимателно да се оценят предстоящите разходи, които ще възникнат през целия живот на системата.

Жизненият цикъл на една ERP система може да бъде разделен на шест етапа:

• избор;
• придобиване;
• изпълнение;
• експлоатация;
• подобрение;
• замяна с нов.

При изпълнението на всеки етап ще са необходими значителни разходи, включително оборудване, системен и приложен софтуер (софтуер), услуги на външни консултанти (външни консултации), заплати на служителите, участващи във внедряването и поддръжката на ERP системата (вътрешни консултации), както и общи производствени разходи, свързани с внедряването на системата. Нека разгледаме по-отблизо какви разходи трябва да планира една компания на всеки етап от жизнения цикъл на ERP системата.

Разходи при избор на система

При започване на избора на система е необходимо да се организира вътрешна (работна) група, която да работи със системата през целия й живот. Въпреки това трябва да се избягват крайности, когато мениджърите на компании включват или само своите служители, или само консултанти на трети страни в процеса на избор на система. Структурата и обемът на разходите, свързани с внедряването на ERP система, може да варира в зависимост от ситуацията.

Така че при избора на система ще са необходими разходи за:

• външно консултиране- събиране, документиране и анализ на изискванията към бъдещата информационна система; създаване на модел на съществуващи бизнес процеси;
• вътрешни консултации- анализ и оценка на предложените решения от различни доставчици.

Разходи за придобиване на системата

На този етап значително разходи за компютърен софтуер, както и системен и приложен софтуер.Ако софтуерът се доставя от различни доставчици, това е възможно разходи за ангажиране на трета страназа анализ на съвместимостта на избрания софтуер.

Ще има и разходи за работата на отдела за доставки и юридическото обслужване на компанията (изготвяне и проверка на договори за доставка и др.).

Цената на закупената система може да варира от $1500 до $5000 на място. Трябва да се има предвид, че когато използвате най-скъпите системи, често трябва да плащате за тези функции на програмата, които най-вероятно няма да бъдат търсени.

Разходи за внедряване на системата

По време на фазата на изпълнение може да се наложи да закупите допълнително оборудване.Това често се дължи на факта, че на предишните етапи не са взети предвид всички нюанси, например мощността на корпоративния сървър се оказа недостатъчна за използване на ERP системата.

Вие също ще трябва разходи за консултанти на трети странивъвеждане на системата в експлоатация, включително моделиране на бъдещи бизнес процеси, обучение на потребители, тестване на системата, подготовка и зареждане на данни, консултиране на потребителите по време на използването на новата система.

В допълнение, разработването и одобрението на модел на бъдещи бизнес процеси ще се извърши в самото предприятие, което ще изисква участието на служители и съответно допълнителни разходи. Също служителите ще трябва да отделят работното си време (и парите на компанията) за обучение за работа в новата система и участие в нейното тестване.

Съотношението на разходите за внедряване на ERP система към цената на софтуера може да бъде приблизително оценено като 1 към 1,5 за системи от среден клас (например Microsoft Navision Attain) и 1 към 3 за системи от висок клас (например SAP R/3). Цената за внедряване на една работна станция за ERP системи за големи предприятия е няколко пъти по-висока от тази за системи за среден бизнес.

Съвети за финансови директори, планиращи внедряване на ERP система Олег Баринов, Директор на отдела за информационни технологии на компанията "SV-Technosila" (Москва) По правило готовите ИТ решения се намират трудно. Ето защо трябва да изберете система, която най-пълно отговаря на необходимите изисквания и може да бъде подобрена в бъдеще. Във всеки случай системата ще трябва да бъде адаптирана към характеристиките на компанията, нейните конкурентни предимства и модели на работа. Проблемът е в избора на най-развитата система от гледна точка на нейното използване и адаптиране към изискванията на компанията, които трябва да бъдат ясно формулирани и разбрани. Тимъти Ъруин Макмъри Финансов директор на Deloitte & Touche CIS (Москва) Проектът трябва да има подкрепата на висшето ръководство на компанията. Очакваните ползи от използването на системата трябва да бъдат изразени в ясни и измерими термини. Трябва да сте сигурни, че ползите от внедряването на ERP система ще надхвърлят разходите за нейното внедряване, използване и поддръжка. От самото начало на проекта е препоръчително да включите в този процес служители от отдела за информационни технологии на компанията. За да следите напредъка на проекта, трябва да обмислите възможността за участие в внедряването на системата от трета страна - независими експерти. Консултантите също ще помогнат за „облекчаване“ на финансовия директор, който е принуден да посвети по-голямата част от работното си време на проекта. Крайните потребители трябва да бъдат включени на ранен етап в процеса на изпълнение, така че тяхната ангажираност към целта да допринесе за успеха на проекта.

Оперативни разходи на системата

Този етап включва разходи за външни и вътрешни консултации.

При външно консултираневъзможни разходи за:

• обучение на нови служители;
• проверка на данните;
• разработване на нови отчетни форми;
• въвеждане на промени в системата, свързани със законови изисквания; - създаване на допълнителни работни места в системата, свързани с появата на нови направления, отдели и др.

Използвайки вътрешни консултацииВъзможно е да има разходи, свързани с поддържане на функционалността на оборудване, операционни системи, сървъри и др. и средства за интегриране на ERP системата с други програми, както и редовно архивиране на данни.

По време на функционирането на системата, като правило, възниква необходимост от нови отдели и отдели, които да участват в системата. Това от своя страна ще изисква допълнителни разходи за оборудване, системен и приложен софтуер.

Разходи за подобряване на системата

С течение на времето е необходимо да се модифицира системата: не само да се увеличи броят на работещите в нея персонал, но и да се разширят функционалните области на приложение на системата. Отново, това ще доведе до допълнителни разходи за закупуване на оборудване, системен и приложен софтуер.Ето защо, когато планирате разходите по проекта, е много важно да предвидите всички възможни варианти за развитие на системата. На този етап може да има външни консултантски разходи- реинженеринг на бизнес процеси, както и частично или пълно повторно внедряване на системата. Освен това ще трябва да направите разходи за вътрешни консултации, като те ще бъдат свързани със същата работа, както при внедряването на системата.

Разходи за подмяна на системата с нова

На този етап разходите за оборудване и системен софтуерзависят от това колко широко разпространени са стандартите, на които се базира системата, използвана от компанията. Колкото по-разпространени са те, толкова по-евтино ще струва следващото внедряване.

Разходи за външно консултиранезависят от това колко трудно е да се прехвърлят данни в новата система и да се трансформират.

Режийни разходи

И така, ние анализирахме основните разходи на всички етапи от жизнения цикъл на ERP системата. Режийните разходи обаче не са взети предвид на нито един етап, тъй като те са по-добре изчислени за проекта като цяло.

Когато изчислявате режийните разходи, трябва да вземете предвид:

• разходи за организиране на срещи с потенциални и избрани доставчици на ERP системи;
• разходи за закупуване на информационни и аналитични материали;
• разходите за наем на помещенията, в които работи вътрешният екип за внедряване;
• разходи за амортизация на оборудването, използвано от вътрешната група за изпълнение.

Допълнителни рискове при внедряване на ERP система

Изчисляването на планираната обща цена на системата няма да бъде точно, ако не се вземат предвид рисковете, свързани с внедряването на системата. Тъй като работата по минимизиране на рисковете (и в идеалния случай премахването им) ще изисква допълнителни разходи от компанията, ще подчертаем основните рискове, които възникват при внедряването на ERP система.

1. Софтуерните функции са неадекватни за автоматизирани бизнес процеси:
   • „надплащане“ (заплащат се функции, които няма да се използват в близко бъдеще);
   • “слаба система” (софтуерът не разполага с необходимия набор от функции за успешна автоматизация на бизнес процесите).
2. Надвишаване на оценката за внедряване на системата (консултантски услуги):
   • подценяване на мащаба на проекта;
   • надценяване на човешките ресурси на компанията, невъзможност за наемане на необходимите специалисти и накрая недостатъчна професионална подготовка на служителите;
   • незадоволително изпълнение управление на проекта.
3. Промяна на фирмените цели. По време на дълъг процес на внедряване приоритетите и бизнес методите на компанията могат да се променят (внедряването на една ERP система обикновено отнема повече от година. – бел.ред.). В момента на пускане в експлоатация системата може вече да не отговаря на новите изисквания на предприятието. Освен това, колкото по-подробна е системата, толкова по-трудно е да се преустрои в зависимост от външните условия.
4. Намаляване на ефективността на предприятието:
   • устойчивост на персонала към въведените промени;
   • вътрешните информационни потоци на системата не са напълно приложими или изобщо не са приложими за конкретно предприятие;
   • дългият процес на внедряване изисква постоянно участие на вътрешни експерти на предприятието;
   • дългосрочно обучение за неопитни потребители.

Когато избирате система, трябва да вземете под внимание, че не трябва внезапно да „скачате“ от системи от по-нисък клас към системи от по-висок клас (например замяна на системата 1C:Enterprise с SAP R/3). Според автора е препоръчително да се замени система от нисък клас със система от среден клас (например Microsoft Navision Attain). При вземането на окончателно решение за внедряване на нова система е необходимо да се претеглят всички възможни последствия от подобно решение - ползи, разходи и допълнителни рискове, които бяха анализирани по-горе.

___________________________________
1 За ERP системите вижте статиите “ERP системи: плюсове и минуси”, “Финансов директор”, 2002, № 1; „Как да се подготвим за избор и внедряване на корпоративна информационна система“, „Финансов директор“, 2002 г., № 3. - Забележка редактори.
2 Анализът на проучванията за ефективността на използването на ERP системи е извършен от маркетинговата служба на ATK Consulting Group.

Информационните системи за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) се превърнаха в обичаен инструмент за големи и средни предприятия. Основната им задача е да автоматизират бизнес процесите на компанията (производство, доставки, продажби), както и управленските функции (планиране, счетоводство, контрол). Статистиката за внедрените ERP системи обаче е доста тревожна.

ERP системата не е съвсем „опакована“ програма, като например Microsoft Office, която може да бъде инсталирана с еднаква ефективност на компютрите на всяко предприятие. Ефективността на една ERP система до голяма степен зависи от нейното персонализиране за конкретните задачи на конкретно предприятие. Само правилно проектираната и конфигурирана ERP система наистина „помага“ да направи бизнеса по-управляем и „прозрачен“ за управлението на компанията.

Схематично моделът на повечето ERP системи може да се опише по следния начин: цялата първична информация за дейността на предприятието се получава в единна база данни и на тяхна база програмата изгражда различни отчети, графики, прогнози, с една дума, доставя пълна аналитична информация. Бизнес транзакциите се регистрират в системата еднократно и тяхното въздействие върху дейността на предприятието може да бъде оценено веднага чрез получаване на съответния отчет. И така, основната стойност на една ERP система е да осигури информационна интеграция на всички функционални области на компанията.

Въпреки факта, че възможностите на съвременните ERP системи са доста развити и непрекъснато се увеличават, чудо може и да не се случи. Често след внедряване на корпоративна информационна система ръководството все още не е доволно от качеството на информационната поддръжка. Например, противно на всички очаквания, разходите за труд за извършване на рутинни операции не намаляват и, което е по-важно, остават всички недостатъци, присъщи на установената досега практика за извършване на производствени и стопански операции. Обикновено става дума за неправилно оформяне на първични документи, наличие на излишни складови наличности, нарушения в търговската политика, по-специално за пускане на продукти на клиенти с неизпълнени задължения и др. Освен това често проектираната ERP система е толкова сложна и неадекватна за текущите задачи, че изобщо не се използва от компанията. И това не са единични случаи! Според някои данни на Запад по-малко от 50% от внедряванията на ERP системи се считат за недвусмислено успешни. Все още няма достоверна информация за ситуацията в Русия, но едва ли тенденцията ще е друга.

Има стотици причини за неуспешни внедрявания. Но те, като правило, се основават на нарушение на основните принципи на проектиране на автоматизирани системи за управление (ACS). Обикновено проектите за внедряване на ERP система не дават очакваните резултати поради тяхното проектиране без отчитане на стратегията за развитие на бизнеса; нарушения на принципа на изграждане на система „отгоре надолу”; прекомерен ентусиазъм за реинженеринг на бизнес процесите и тяхното понякога неоправдано подчиняване на изискванията на стандартната функционалност на базовата ERP система и, обратно, поради радикален редизайн на базовата функционалност.

Грешка №1. Проектиране на ERP система без отчитане на стратегията за развитие на компанията

Това е една от типичните грешки. Ясно е, че при създаването на система е невъзможно да се вземат предвид всички потенциални начини за развитие на една компания в далечно бъдеще. През последните години икономическата среда, в която работят руските предприятия, се промени значително. Например в компаниите от нефтената и газовата промишленост структурата на собствеността беше трансформирана: организациите премахнаха почти всички неосновни активи, информацията за които беше неразделна част от автоматизираната система за контрол и беше взета предвид при изготвянето на консолидирани отчети. Много компании в металургичната промишленост намалиха значително броя на служителите (някои почти наполовина), което естествено се отрази на броя на автоматизираните работни места.

Ясно е, че с течение на времето ERP системите, създадени в изолация от плановете за преструктуриране на бизнеса, ще изискват радикална модернизация. В противен случай те ще се превърнат в бреме, което пречи на текущото управление и дори на документооборота. Създаването и внедряването на напълно функционална ERP система е дълъг процес, който може да отнеме 3 или дори 5 години в големите предприятия. Освен това системата трябва да бъде проектирана така, че да работи 2-3 години без модернизация. Ето защо, когато проектирате, е важно да си представите структурата и мащаба на бизнеса в бъдеще за поне 3 години. Грешките в прогнозата могат да доведат до неоправдано големи разходи, по-специално за закупуване на допълнително мрежово оборудване и плащане на интернет трафик, които представляват значителна част от разходите за притежаване на ERP система. Това е напълно неприятен вариант, когато след година или две стане очевидна необходимостта от прехвърляне на ERP системата на друга техническа платформа.

Други типични области на развитие на бизнеса включват разширяване на практиката на дребномащабно производство, създаване на клонова мрежа, подмяна на доставчици, намаляване на резервните запаси и затягане на изискванията за срокове за доставка. В тази връзка производителността на вътрешните телекомуникационни канали трябва да бъде проектирана за повишено натоварване, например, когато потокът от данни се увеличава поради намаляване на честотата на актуализации на информацията. Ако производителността на каналите и самата база данни не е достатъчна, тогава регистрацията на бизнес транзакциите ще се извършва по-бързо. Следователно всички аналитични данни за текущата ситуация няма да бъдат напълно надеждни.

Грешка №2. Проектиране на ERP система отдолу нагоре

Инкорпорирането на целите и перспективите за развитие на компанията в ERP системата е възможно само с дизайн отгоре надолу, а не обратното. Създаването на система за управление на информация е скъпо удоволствие. Регистрирането на всички фигуриращи във фирмата данни в него по принцип е невъзможно. И естествено, когато проектира, всеки разработчик е изправен пред необходимостта да премине от това пълно, в известен смисъл, „неограничено“ количество информация до някаква граница.“ Следователно, когато създава ERP система, дизайнерът винаги решава проблема на подбор на данни, които са значими за вземане на управленски решения във връзка с "емисионната цена" за реализирането й. Във всяко предприятие ежедневно циркулират огромни информационни потоци от данни за материални и технически ресурси, клиенти, персонал, производствен потенциал и др. Възниква въпросът: необходима ли е ERP системата за конкретна информация, да речем, за производителността на дадена машина през последните 2 часа или за броя на полуфабрикатите на масата на конкретен служител в текущия момент, въпреки факта, че тази информация несъмнено се използва в управленските дейности?

Всяко ниво на управление има свои нужди от информационна поддръжка. Но при никакви обстоятелства тези данни не трябва да са излишни.

Разпределението на информационните потоци ще бъде правилно, ако започнете изграждането на системата, като изясните информационните нужди на горните нива на управление, като постепенно се придвижвате надолу. С този подход на първо място се формират и определят показателите, изисквани от висшето ръководство, както и честотата на тяхното изчисляване. След това се установяват данните, изисквани от следващото ниво на управление в йерархията и т.н. Това елиминира риска от създаване на система, която ще генерира информация, недостатъчна за висшето ръководство да взема управленски решения.

На практика проектантите, които не се стремят да предоставят информационна подкрепа за вземане на управленски решения, или се опитват да въведат максимално количество данни в системата, като по този начин неоправдано увеличават цената на автоматизираната система за управление, или пропускат част от информацията, важна за някои ниво на управление. В резултат на това управлението страда от недостатъчна и ненавременна информационна подкрепа.

И ръководството на компанията в най-добрия случай получава достъп до информационно пространство, съдържащо огромни количества данни. Но почти никога не му се дава точната обобщена информация, необходима за вземане на управленски решения. Естествено не се постига и такава важна цел на създаването и внедряването на ERP система като засилване на контрола.

В практиката има много примери, когато дори една напълно функционална автоматизирана система от клас ERP не задоволява информационните нужди на управленския апарат. Например, ръководителят на едно металургично предприятие, когато анализира ситуацията с вземанията, се сблъсква със следния проблем: системата, използвана в работата, може да предостави само неструктуриран списък на длъжници без никакво групиране по важност, по дял в общия размер на дълга, условия и др.

За да се гарантира, че едно предприятие, изразходвайки значителни средства, няма да се окаже със счетоводна система, която е неефективна поради фрагментация, ERP системата трябва да бъде проектирана въз основа на целите на компанията, като последователно определя вида и характеристиките на информацията, изисквана от всяко ниво на управление, като се започне от висшето ръководство.

Грешка #3. Прекомерно реинженеринг на бизнес процеси

Много често компания, внедряваща ERP система, или се съгласява да реинженерира всички бизнес процеси и тяхното подчиняване на изискванията на базовата функционалност на избраната система, или настоява за запазване на съществуващите практики на работа и съответно за радикално преструктуриране на избраната система. (и понякога при пълно пренаписване). ). Тези две крайности допълват списъка с причини за неуспехи при създаването и внедряването на ERP системи.

В първия случай съществува голям риск системата, създадена с очакванията за радикално преструктуриране на бизнес процесите, да не се използва изобщо. Опитът показва, че фундаменталните промени в бизнес процесите са трудни и рядко пускат корени и все пак е по-добре да се подобри системата за управление на компанията по еволюционен път.

Западните ERP системи са разработени, като се вземе предвид световният опит в изграждането и оптимизирането на бизнес процесите. Разбира се, всичко това трябва да се вземе предвид при подобряване на системата за управление на руските предприятия. В същото време препратките към западната практика, често използвани от дизайнерите, не са напълно правилни, т.к Местните компании работят в различна икономическа среда и преходът към западните стандарти не винаги е препоръчителен.

Във втория случай получената система губи своята надеждност поради модификации и преработки. Съответно, рисковете от грешна обработка на входната информация рязко нарастват. Освен това няма да има полза от автоматизирането на неефективните бизнес процеси на компанията. Напротив, ще загуби възможността да подобри дейността си, т.к ще бъдат притиснати в твърдата рамка на програмата. В тази връзка е изключително важно да се определи правилно оптималният баланс между реинженеринг на бизнес процеси и модификация на системата.

Грешка #4. Неправилна оценка на икономическата ефективност от внедряване на ERP система

Ефективността на разходите от внедряването на ERP система е може би най-трудният въпрос, на който един мениджър ще трябва да отговори. Ясно е, че внедряването включва значителни разходи за обща автоматизация (компютри, сървъри, мрежово оборудване, лицензи, консултантски услуги и др.). В тази връзка е важно да се съпоставят разходите за автоматизиране на конкретен процес, като се вземе предвид мястото му в ERP системата, с крайните икономически резултати на проекта като цяло. Тоест, необходимо е да се отговори на въпроса какво ще се постигне чрез водене на записи на съответните операции в системата или предоставяне на такива и такива данни на такъв и такъв мениджър? Какви загуби ще помогне да се избегнат? Как да увеличим ефективността на използваните ресурси? Какви резерви ще могат да бъдат включени в производствените дейности? В противен случай се увеличава рискът разходите за автоматизиране на процесите да не се изплатят.

Необходимо е да се отговори на въпроса каква е цената на включването на каквато и да е информация на всички етапи от проектирането на една ERP система. Първо, при определяне на нейната функционална структура, избор на базова платформа, хардуер и други общи решения за системата на етапа на разработване на нейната концепция, след това при изготвяне на технически спецификации. Освен това задаването на въпроси относно рентабилността е важно на етапа на разработване на прототипна система до крайната версия.

В същото време не забравяйте, че най-добри резултати от внедряването на ERP система се постигат, ако тя е предназначена за предприятие с добре структурирана система за управление.

Технология и практика на проектиране на ERP системи.

На практика процесът на проектиране изглежда така: Клиентът формулира разширени изисквания към създаваната система, които формират основата на концепцията и техническите спецификации, разработени от външна проектантска организация. Този процес винаги се предшества от анализ на производствено-стопанската дейност на фирмата клиент. Целта на изучаването на бизнес процесите е да се идентифицират тесните места в информационната поддръжка и да се идентифицират резервите за подобряване на ефективността на компанията. Въз основа на направените вариантни проучвания Концепцията определя контурите на създаваната система, а именно: базовата ERP система; функционална структура; Информационна поддръжка; броя на необходимите автоматизирани работни места; техническа поддръжка. При разработването на концепцията се обръща специално внимание на перспективите за развитие на бизнеса на клиента. Рамката, в която е важно да се разберат (представят) перспективите за развитие на бизнеса, се определя въз основа на времевата рамка за разработване и внедряване на системата (която зависи от размера на компанията: от 6 месеца до 3 години); срокът на експлоатация на системата без необходимост от нейната модернизация (желателно е срокът на остаряване на системата да е минимум две години). Създадена въз основа на предпроектно проучване, Концепцията може да съдържа няколко основни алтернативни варианта за развитие на автоматизацията на системата за управление на клиента. Всяка опция трябва да бъде оценена въз основа на съотношението цена/ефективност. Изборът на концепция се прави от клиента и служи като основа за разработване на технически спецификации (TOR). Тук са подробно разработени изискванията към системата. Техническата спецификация е основният документ, който определя изискванията, организацията и изпълнението на работата, в съответствие с които ERP системата се проектира и доставя на клиента. Следващият етап е разработването на модел на бизнес процеси (бизнес процеси в контекста на функционирането на ERP система). Моделът е създаден на базата на технически спецификации и описва в детайли управленските и информационните връзки в системата. Този етап е ключов при създаването на ERP система. Това се обяснява с факта, че неговите резултати позволяват на служителите и ръководството на компанията клиент да формират визия за функционирането на своето предприятие в условията на използване на ERP система и да изяснят изискванията към нея. За големи компании е препоръчително да се разработи проект на проект (преди да се разработи модел на бизнес процес), който определя основните дизайнерски решения (с брой работни места над 60). На базата на техническите спецификации, проектните решения, одобрени на етапа на предварителния проект, и бъдещия модел на бизнес процеса, се извършва технически и работен проект. На този етап трябва да се извърши анализ на съответствието на изчислителните алгоритми и методи за управление, заложени в софтуера на внедрената ERP система, с конкретните алгоритми и методи, използвани в оперативната практика на фирмата клиент. Въз основа на резултатите от анализа се идентифицират „пропуски“ във функционалността на системата и се вземат необходимите проектни решения за отстраняването им. Ефективността на проектите за създаване и внедряване на сложни автоматизирани системи за управление е по-висока, колкото по-тясно е сътрудничеството между клиента и разработчика на всички етапи на проектиране.

Използването на напълно функционална унифицирана система за управление на ресурсите на компанията може да осигури огромни ползи за предприятието при организирането на ефективно управление на компанията, увеличаване на скоростта на реагиране на промените във външната среда и подобряване на качеството на обслужване на клиентите. Притежаването на такава система е доста значителен разход за компанията и ползите от тези разходи трябва да бъдат внимателно изчислени и анализирани. За изчисляване на ефективността се използват следните коефициенти:

 Възвръщаемост на инвестициите (ROI);

 Обща цена на притежание (TCO);

 Анализ на разходите и ползите.

Тези съотношения не са независими - възвръщаемостта на инвестициите и ефективността на разходите се изчисляват въз основа на общите разходи за притежание на системата. В същото време изчисляването на общата цена на притежание без сравняване на други параметри не може да даде представа за осъществимостта на използването на системата: колкото повече потребители работят в една система и толкова по-сложни са бизнес процесите, които са в основата на системата , толкова по-висока ще бъде общата цена на притежание, но и ползите от такава система, която предоставя единно информационно пространство, ще бъдат безспорно по-високи.

В зависимост от вътрешните корпоративни изисквания, компанията може да избере своите показатели за ефективност. В тази статия ще се опитаме да отразим факторите, които трябва да се вземат предвид при изчисляването на необходимите коефициенти на ефективност.

Основните движещи сили за стартиране на внедряването на erp система

Както показва световната практика, големите компании променят своята компютърна система за управление или преминават към фундаментално нова версия на системата на всеки 5 години. Това се дължи на различни фактори.

Преглед на вашите бизнес процеси

Промяна на стратегическите цели на компанията;

Повишена конкуренция на пазара;

Повишаване на компетентността на служителите и повишаване на разбирането на нуждите в компанията;

Необходимостта от внедряване на модерни компютърно-ориентирани технологии за управление като планиране на производствените ресурси (MRP II), точно навреме (JIT), управление на веригата за доставки (SCM), управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), изчисляване на разходите на базата на дейности (ABC) ) и така нататък.

Остаряване на съществуващата система

Преход към използване на нова хардуерна платформа;

Преход към използване на съвременен системен софтуер;

Съществуващата система не може да поддържа изискванията за производителност: по отношение на обема на съхраняваната информация, скоростта на обработка на транзакциите и т.н.

Преход към използване на нови информационни технологии

2 или 3 нива клиент-сървър архитектура;

Поддръжка на отдалечени клиентски сайтове през Интернет;

Внедряване на системи за самообслужване на партньори и клиенти: B2B, B2C системи;

Необходимостта от интеграция с различни офис приложения.

В същото време е много важно за анализа компанията не само да анализира функционалните и технологични предимства, които ERP системата предоставя за компанията, но и да сравни тези предимства с изискванията на стратегическото развитие на компанията. Задачата за изчисляване на възможните загуби (алтернативни разходи) от неизпълнение на проект за внедряване се свежда до изчисляване на загуби от непостигане на стратегическите и/или тактическите бизнес планове на компанията.

Днес темата за внедряването на ERP системи в едно предприятие е доста актуална, не само поради липсата на познания по този въпрос, но и поради бързото развитие на приложните информационни системи. През последните 20 години броят на компаниите, внедряващи такива системи, се увеличава всеки ден, а броят на компаниите, които са изпитали положителния ефект от ERP, нараства експоненциално. Също така, отличен индикатор за развитието на този пазарен сектор е растежът на компаниите, доставящи ERP системи и консултантските компании, участващи в тяхното внедряване. Например клиентската база на SAP, немска софтуерна компания, се е увеличила от 17 500 на 91 500 клиенти само през последните 10 години, а годишният приход през 2012 г. е 15 милиарда евро.

Планиране на ресурсите на предприятието (ERP), което в превод означава информационни системи за планиране на ресурсите на предприятието, отдавна са се превърнали в обичайна сфера на дейност за средни и големи предприятия. Въвеждането на информационни мрежи е насочено към повишаване на ефективността на бизнес процесите, които включват доставки, продажби и производство. Въвеждането на тази технология оказва значително влияние върху повишаването на производителността на предприятието като цяло. Но ERP не е само автоматизация на бизнес процеси, това е и автоматизация на управленски функции като планиране, контрол и счетоводство.

ERP системата е коренно различна от познатата програма Microsoft Office, която работи еднакво на всички компютри. Функционалността на една ERP система зависи пряко от ясното дефиниране на задачите на конкретно предприятие и неговата конфигурация за тези задачи. Пълната ефективност от използването на тази система се постига само ако е проектирана и конфигурирана правилно, което ще помогне да се направи бизнесът по-управляем в бъдеще.

Темата за ERP системите е все още сравнително млада: няма ясно разработени правила, методи и съвети, но това, което я прави толкова специална, е голямото търсене на компаниите към нея. Всяка година все повече компании правят своя избор в полза на корпоративните информационни системи, т.к Става очевидно, че без системи от този вид едно предприятие не може да се счита за конкурентоспособно в ерата на информационните технологии. Безкрайното преследване на печалбата и търсенето на най-добрите решения е изтощително и днес, в толкова бързо променящ се свят, е почти невъзможно да си представим съществуването на компания без помощник в лицето на ERP.

ERP системите са набор от интегрирани приложения, които ви позволяват да създадете единна среда за автоматизирано планиране, счетоводство, контрол и анализ на всички основни бизнес операции в мащаб на предприятието. Сред тях са планиране на производствените ресурси, оперативно управление на производствения план, отчитане и анализ на резултатите от изпълнението и др. Всички операции по планиране и анализ са разделени в ERP на отделни функционални модули: планиране на ресурси (финансови, човешки, материални) за производство на стоки или услуги, оперативен контрол върху изпълнението на плановете (доставки, продажби), изпълнение на договори, всички видове счетоводство, анализ на бизнес резултатите . Цялата информация се съхранява в единна база данни, откъдето може да бъде получена по всяко време при поискване

Ориз. 2. Схема на организация на планирането на процесите в мащаб на предприятието

При внедряването на системи за управление компанията получава редица предимства:

На първо място, това е стабилност и унификация на всички процеси на управление на предприятието. Системите от клас ERP са интегрирани системи за управление, т.е.

• · не са пряко свързани с производствения процес, не са автоматизирани системи за управление на процесите, а боравят с модел на технологичния процес;
• · тяхната работа е да подобрят дейността на предприятието, да оптимизират материалните и финансови потоци въз основа на информация, въведена на работното място;
• · една система обхваща планирането и управлението на ВСИЧКИ дейности на едно производствено предприятие, от закупуването на суровини до доставката на стоките до потребителя;
• · информацията се въвежда в системата само веднъж в отдела, от който произхожда, съхранява се на едно място и се използва многократно от всички заинтересовани отдели.

С други думи, целта на една ERP система е да постигне последователност в работата на различните отдели на компанията, което може значително да намали административните разходи и да елиминира проблема с интегрирането на данни за различни приложения, тъй като цялото предприятие работи с една система .

Използването на ERP системи осигурява на компанията сериозни предимства пред конкурентите, като оптимизира бизнес процесите и значително намалява оперативните разходи. Системите за управление са създадени специално за контрол на разходите за продукти, водещи до постигане на конкурентни предимства. Системите първоначално съдържат методи за планиране и управление, които позволяват:

• · регулиране на количеството на продуктите, премахване на недостига или излишъка, което прави възможно значително намаляване на разходите за съхранение;
• · планиране на производствените процеси в съответствие с нарастването или намаляването на търсенето на конкретни продукти; в същото време производствените процеси се планират в съответствие със срока за изпълнение на клиентската поръчка;
• · оценка на възможността за изпълнение на поръчка въз основа на анализ на работния капацитет на предприятието;
• · оптимизиране на бизнес процесите чрез намаляване на материалните и времеви разходи за производство;
• · наблюдава и анализира действителната производителност на всяка производствена единица, сравнява я с планираната производителност и своевременно прави корекции и промени в производствените планове;
• · отговарят по-гъвкаво на търсенето чрез намаляване на производствения цикъл и времето за изпълнение на поръчката;
• · повишаване нивото на доверие на клиенти и клиенти чрез навременно изпълнение на доставките и оптимизиране на обслужването.

ERP системите са мощен инструмент за увеличаване на печалбите чрез гъвкаво управление на разходите, което ви позволява да променяте пазарната цена на продуктите (надолу), което е мощно предимство в конкурентната борба. Внедряването на ERP система от вашия конкурент е сигнал да вземете подобно решение, тъй като днес е очевидно, че автоматизираните системи за управление на бизнес процеси са мощен инструмент за оптимизация на бизнеса и средство за оцеляване в променящите се пазарни условия.

Ориз. 3.

Отличителна черта на ERP системата от другите системи е, че тя помага да се съберат заедно данни за дейността на предприятието и само на базата на събраната информация системата ще може да анализира данните. Важна особеност на тази система е, че бизнес транзакциите в системата се записват само веднъж и можем веднага да анализираме тяхното въздействие върху дейността на предприятието въз основа на получените отчети.

Информационната система за планиране на ресурсите на предприятието е доста развита система и нейните функции са в постоянен етап на развитие и усъвършенстване, но все пак се случва, че след като ERP системата е внедрена в определено предприятие и всички методи за нейното внедряване са извършени ако се използва правилно, управляващите предприятия все още не могат да получат пълен информационен контрол върху дейността на предприятието. И най-интересното е, че нищо съществено не се случва, а напротив, всичко си остава същото. Какво има тук? Има много фактори, които могат да повлияят на неправилната работа на една ERP система. Това може да бъде например неправилно изпълнение на първични документи, пропуски и нарушения в политиката за продажби или наличие на излишни резерви в предприятието. Възможно е дори много предприятия, след като внедрят ERP система, да се откажат от нея, поради факта, че тя уж реагира неадекватно и ненавременно на възложените й задачи. Но това е така не само в нашите предприятия; има информация, че на Запад делът на успешните внедрявания на ERP системи в предприятията е по-малко от 50% от случаите.

Но защо толкова голям процент от внедряванията на ERP система са неуспешни? Ако анализираме неуспешни внедрявания на ERP система, става ясно, че един от основните фактори за неуспешни внедрявания е нарушаването на принципа на проектиране на системите за автоматично управление (ACS). Сред експертите има мнение, че проектите за внедряване на автоматизирани системи за управление не дават положителни резултати поради факта, че при проектирането на тези системи не се взема предвид стратегията за развитие на бизнеса и бизнес процесите се препрограмират твърде често.

Използвайки " 1C:ERP» във вашето предприятие получавате цялостна управленска информационна система, която ще осигури навременно вземане на управленски решения, прозрачност на бизнес процесите и оценка на ефективността на предприятието, отделните звена и персонала. Процентните показатели за нарастване на конкурентните предимства и икономическия ефект от внедряването на ERP решения на платформата 1C:Enterprise 8 са представени по-долу.

Икономически ефект от внедряването на ERP решения на платформата 1C:Enterprise 8

Над 100 предприятия от сферата на промишлеността, строителството и търговията споделиха своите показатели за икономическа ефективност след внедряване на системата " 1C:ERP управление на предприятието 2».

Ако задачата Ви е нетипична и изисква нови нестандартни подходи, нашите анализатори ще извършат необходимите изследвания, ще предложат решения и ще разработят технически спецификации. Готови сме да реализираме и най-смелите ви идеи.

За вземане на решение за необходимостта от внедряване на ERP система обикновено е необходима предварителна оценка на икономическия ефект, който ще се получи в резултат на това внедряване. Тъй като е доста трудно да се определи количествена оценка, експертите се опитват да я използват, за да обосноват необходимостта от бъдещ проект за въвеждане ERPследните качествени характеристики:

• повишаване на прозрачността на бизнеса;
• подобряване на качеството на вземаните управленски решения;
• намаляване на времето за подготовка на отчетите.< /li>

Освен това много организации не смятат за необходимо да изготвят бизнес случай, съдържащ икономическа обосновка за внедряване на ERP система, смятайки, че това вече е очевидно. Използват се следните аргументи:

• Отдавна е известно, че използването на ERP система прави работата на предприятието по-ефективна – това не се нуждае от доказателство;
• въвеждането на ERP е мащабен проект, който ще засегне всички отдели на компанията;
• организацията трябва да въведе ред и да замени използваните остарели унифицирани ERP системи;
• така или иначе бюджетът за изпълнение вече е разпределен.

Необходимостта от бизнес аргумент за успешно внедряване на ERP системи

• Предварителната оценка на ефективността дава възможност да се изчисли бюджетът за бъдещ проект и да се оценят реалистично всички ресурси, които ще са необходими за неговото изпълнение.
• Ако екипът, участващ в изпълнението на проекта за внедряване на ERP, не разбира ясно какви цели трябва да бъдат постигнати чрез внедряването на системата, много от тях няма да бъдат отразени във функционалността и дизайна на програмата, както и в подхода за организиране самият проект.
• Икономическата оценка на резултата от внедряването ще ви позволи да си представите по-добре възможните рискове и да определите точни показатели за ефективност - KPI.

Повишаването на вниманието към целите на проекта гарантира неговия успех и по-нататъшно ефективно управление на бизнеса.

Типични показатели за оценка на икономическия ефект от ИТ проект:

• нетна настояща стойност (NPV)
• вътрешна норма на възвръщаемост (IRR)
• период на изплащане
• изчисляване на дисконтирания паричен поток

Икономически ефект от въвеждането на ERP системи

• Ръст на приходите (не може да бъде точно оценен)
• Намаляване на разходите (изчислено доста точно)

Видове намалени разходи след внедряване на ERP и параметри за изчисляване на икономическия ефект

Разходите за заплати се намаляват поради:

• общо намаляване на времето за изпълнение на всички операции;
• елиминиране на дублирането на функциите за въвеждане на данни и изготвяне на отчети;
• по-бърза проверка на данните и коригиране на грешки;
• намаляване на времето, необходимо за съгласуване и одобрение на документи;
• намаляване на времето за модификация и администриране на отделни системи от фирмени специалисти.

• брой дублирани места за отчитане и въвеждане на данни;
• оценка на действително изразходваното време за ръчно съгласуване, одобрения и коригиране на грешки;
• средната стойност на един час работа или размера на фонда за работна заплата по отношение на служителите;
• брой часове или освободени служители - FTE.

Разходите за софтуер са намалени благодарение на:

• отказ от лицензиране на различни приложения от отделни разработчици.

• текущи разходи за получаване на лицензи за отделни програми.

Хардуерните разходи се намаляват чрез:

• намаляване на необходимото сървърно оборудване.

Параметри за определяне на икономическия ефект:

• Брой безплатни сървъри;
• Цена на отделен сървър;
• Разходи за поддръжка на сървърно оборудване.

Липсите и злоупотребите намаляват поради:

• намаляване на нецелесъобразното изразходване на средства;
• намаляване на липсите и кражбите поради засилен контрол.

Параметри за определяне на икономическия ефект:

• оценка на установените в процеса на инвентаризация липси в реална стойност;
• броя и размера на плащанията, извършени без необходимото разрешение.

Глобите и санкциите стават по-малки поради следните причини:

• Намаляване на грешките в отчетите и случаите на неправилно изпълнение на документи.

Параметри за определяне на икономическия ефект:

• платени глоби и неустойки;
• разходи за водене на данъчни спорове.

Разходите за одит се намаляват поради:

• намаляване на времето, необходимо за изпълнение на одитните процедури;
• намаляване на одитните рискове.

Параметри за определяне на икономическия ефект:

• график на одитите;
• брой специалисти одитори;
• средночасово заплащане на одиторски служител.

Разходите за външни услуги за техническа поддръжка са намалени поради факта, че:

• Намалява необходимостта от поддръжка и внедряване на отделни програми от различни доставчици.

Параметър за определяне на икономическия ефект:

• Цената на външната техническа поддръжка по използвано приложение.

ERP системата като фактор за повишаване ефективността на бизнеса

В допълнение към използването на функциите на самата система за управление на ресурсите на предприятието, намаляването на разходите и увеличаването на приходите на компанията също се дължи на успешната реорганизация на бизнес процесите и укрепването на контрола.

Икономическият ефект ще бъде най-осезаем, когато внедрената ERP система се използва максимално ефективно. ERP е най-важният фактор за положителни промени и подобрения в работата на едно предприятие, което му позволява да постигне мощен икономически ефект.

• При оценката на обхвата на автоматизацията и нейната необходимост е необходимо да се определи за какви цели ще се използва функционалността на системата и какви задачи трябва да решава.
• Количествената оценка на ефективността е необходима при определяне на подобрения на стандартната функционалност - решения за подобрения, определяне на участието на бизнеса и подробно описание на необходимите функции.
• Качествените и количествените показатели за ефективността на проекта трябва да бъдат постоянно наблюдавани, за да се използват за управление на проекта и оценка на ефективността от внедряването на ERP системата.