Să ne uităm la principalele aspecte pozitive și negative ale tranziției la gestionarea electronică a documentelor în 2017

Multe companii mari și mici au apreciat deja beneficiile trecerii la fluxul de documente electronice între organizații. Astăzi, EDI intră cu încredere în viața de zi cu zi, înlocuind birocrația obișnuită a hârtiei, iar pentru afaceri de succes este important să înveți cum să o gestionezi. Să ne uităm la principalele aspecte pozitive și negative ale tranziției la EDI 2017.

Care sunt avantajele managementului electronic al documentelor?

• Primul avantaj al EDF este o economie semnificativă a resurselor de timp necesare pentru generarea, verificarea și aprobarea documentelor. Acest lucru se aplică gestionării înregistrărilor interne ale companiei și schimbului de date cu contractanții și agențiile guvernamentale.

Trimiterea rapoartelor electronic cu sistemul Bukhsoft Online - gestionarea electronică convenabilă, accesibilă și sigură a documentelor cu agențiile guvernamentale!

• Gestionarea electronică a documentelor asigură siguranța documentelor create. Toate informațiile sunt stocate într-o singură bază de date, care este copiată în mod regulat. Cu această abordare, este imposibil din punct de vedere fizic să pierdeți iremediabil documente importante.
• Arhiva electronică asigură sistematizarea competentă și stocarea compactă a unei cantități uriașe de date. Dosarele cu mai multe volume cu hârtii, depuse și depozitate cu grijă de funcționar, se potrivesc cu ușurință pe mai multe medii de stocare amovibile și pe hard disk-uri ale computerelor.
• Este imposibil să nu menționăm controlul complet al managerului asupra tuturor proceselor de afaceri din organizația sa. EDI face posibilă urmărirea implementării oricărei lucrări documentare pas cu pas, ceea ce îmbunătățește semnificativ disciplina performanței.
• Gestionarea documentelor electronice configurată corespunzător vă permite să segmentați drepturile și autoritățile. Angajații responsabili primesc acces doar la acele documente de care au nevoie în sfera atribuțiilor și competenței lor. Aceasta oferă o abordare pe mai multe straturi a confidențialității datelor. În plus, sistemul stochează toate informațiile despre cele mai recente modificări, ștergeri și crearea de noi documente de către angajați.
• Ca parte a fluxului de documente interne al companiei, EDO 2017 se asigură că noile reglementări de lucru, instrucțiuni, ordine ale managerului și alte acte juridice locale sunt comunicate rapid angajaților pentru revizuire. Managementul electronic al documentelor creează un spațiu informațional unificat, implică fiecare angajat în procesul de afaceri și formează o cultură corporativă în cadrul echipei.
• În sfârșit, merită spus că în lumea modernă, cei care au reușit să se adapteze în timp la toate schimbările rapide de pe piața standardelor internaționale rămân competitivi și profitabili. Și sistemul electronic de gestionare a documentelor contribuie la acest lucru în mare măsură.

Avantajele EDI sunt semnificative, dar sistemul nu este lipsit de unele aspecte negative. Să ne uităm la ele.

Dorim să trecem la gestionarea electronică a documentelor cu unele dintre contrapărțile noastre, în special, pentru a primi facturile și actele semnate cu semnătură electronică.

Ar fi mai bine ca organizațiile să încheie un acord privind schimbul electronic de documente, care va defini formatul fluxului de documente electronice între companii. Ce clauze ale acordului vor ajuta organizațiile să evite reclamațiile din partea inspectorilor sunt prezentate în articol în răspunsul complet.

Motivație

Ce este important de inclus într-un acord de schimb de documente electronice pentru a evita pierderile fiscale

Ekaterina Shestakova, Director General al Actual Management LLC, Ph.D. legale stiinte

David Okolelov, consilier al Serviciului Public de Stat al Federației Ruse, clasa a III-a

Pentru schimbul electronic de date „primare”, este necesar acordul ambelor părți

Fără un acord cu EDF, nu va fi posibilă schimbul de facturi

Trebuie să fiți de acord în prealabil cu privire la utilizarea unei semnături simple

CUÎn prezent, tot mai multe companii trec la gestionarea electronică a documentelor nu doar cu inspecția, ci și cu contrapărțile (citiți mai multe mai jos). Totuși, spre deosebire de schimbul de informații cu autoritățile fiscale, procedura de pregătire, agreare și semnare a unui acord privind schimbul electronic de documente între companii nu este aprobată prin lege.

CITEȘTE PE E.RNK.RU

Materiale și mai utile

Am elaborat un exemplu de acord privind schimbul electronic de documente (denumit în continuare acord), în care am definit formatul fluxului de documente electronice între companii (a se vedea exemplul de mai jos). Să luăm în considerare ce clauze ale unui astfel de acord vor ajuta compania să evite reclamațiile din partea inspectorilor.*

1. Asigurarea formei acordului în politica contabilă va justifica dreptul companiei de a face schimb electronic de documente

Managementul electronic al documentelor este asociat cu fluxul de documente intern al companiei, contabilitate și raportare. La rândul său, setul de metode contabile trebuie aprobat în politica contabilă (articolul 8 din Legea federală nr. 402-FZ din 06.12.11, denumită în continuare Legea nr. 402-FZ).

Prin urmare, dacă o companie decide să introducă un sistem electronic de gestionare a documentelor și de raportare electronică, un astfel de sistem trebuie să se reflecte în politicile sale contabile. Este important să se asigure:

- volumul fluxului de documente electronice;
- formatele documentelor electronice;
- procedura de stocare a raportarii electronice;
- cazurile în care, în locul documentelor electronice, societatea întocmește documente pe hârtie.

2. O indicație a metodei de schimb electronic va oferi claritate atunci când interacționați cu contrapărțile

Companiile stabilesc independent procedura și metoda de gestionare a documentelor electronice. Este important să țineți cont de două nuanțe principale.

În primul rând, acordul trebuie să indice dacă documentele electronice sunt duplicate pe hârtie. De exemplu, o companie trimite electronic un TTN unei contrapartide și apoi, după un timp, trimite același document pe hârtie (de exemplu, dacă contrapartea nu a primit documentul electronic).*

Vă rugăm să rețineți că această procedură de procesare a documentelor este prevăzută în prezent pentru facturi (clauza 4 din Regulile pentru menținerea unui jurnal al facturilor primite și emise utilizate în calculele taxei pe valoarea adăugată, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie, 2011 Nr. 1137 „Cu privire la formularele și regulile de completare (de păstrare) a documentelor utilizate în calculele taxei pe valoarea adăugată”).

În al doilea rând, este recomandabil să se menționeze în acord dacă companiile fac schimb de documente electronice direct (folosind programe specializate sau clienți obișnuiți de e-mail) sau angajând un operator de gestionare a documentelor electronice (citiți mai multe mai jos).*

CITEȘTE PE E.RNK.RU

Cum se schimbă facturile electronic

Ministerul rus de Finanțe reglementează strict procedura de schimb electronic de facturi (ordinul nr. 50n din 25 aprilie 2011), în care întreaga procedură este descrisă în 23 de puncte. Cu toate acestea, schimbul de facturi electronice nu este atât de dificil pe cât ar părea la prima vedere.

Potrivit Ministerului rus de Finanțe, este posibil să se confirme faptul unei tranzacții comerciale în scopuri fiscale cu un document electronic semnat cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită. Un document semnat cu semnătură simplă sau sporită necalificată poate fi considerat un analog al unui document cu semnătură olografă aplicată pe hârtie numai în cazul stabilit de lege (scrisoarea din 12.04.13 nr. 03-03-07/12250). ).

Se pare că un document semnat cu o semnătură simplă sau îmbunătățită necalificată nu va confirma cheltuielile companiei (scrisori de la Ministerul Finanțelor din Rusia din 23 ianuarie 2013 nr. 03-03-06/1/24, din 25 decembrie, 2012 Nr.03-03-06/2/139 si din 20/12/12 Nr.03-03-06/1/710).

- factura in formular Nr. TORG-12;
- act de receptie si livrare a lucrarilor (serviciilor).

În plus, este important de reținut că companiile pot schimba facturi doar prin implicarea unui operator de gestionare electronică a documentelor. Prin urmare, dacă organizația nu are un acord corespunzător, este recomandabil să excludeți facturile din lista documentelor electronice.

5. O indicare a procedurii de stocare a documentelor electronice le va proteja de distrugerea prematură

Procedura de stocare a documentelor electronice nu diferă de procedura de stocare a documentelor pe hârtie. Astfel, facturile electronice trebuie stocate pe perioada prevăzută pentru păstrarea documentelor pe hârtie (clauza 1.13 din Procedura de emitere și primire a facturilor în formă electronică prin canale de telecomunicații folosind o semnătură digitală electronică, aprobată prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei). din 25 aprilie 2011 Nr. 50n). Să vă reamintim că, în scopuri contabile, documentele primare sunt stocate timp de cinci ani, iar în scopuri fiscale - timp de patru ani.

Dar, în practică, există riscuri de a pierde un document (de exemplu, în cazul unei defecțiuni a computerului sau a unui incendiu). Prin urmare, este recomandabil în acord să se definească procedura pentru obținerea de copii ale documentelor de la contraparte (a se vedea comentariul expertului mai jos).

După adoptare în 2011-2012. o serie de documente cheie care reglementează domeniul managementului documentelor electronice (în special Legea federală „Despre semnătura electronică” N 63-ФЗ din 04.06.2011, Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse N 50n din 25 aprilie 2011 care a aprobat regulamentul de schimb de facturi, Ordin al Serviciului Fiscal Federal din 5 martie 2012. N ММВ-7-6/138@, care a aprobat formatul facturii electronice), a devenit posibilă nu numai între organizații și autorități de reglementare (așa-numitele „Raportare electronică”), dar și un schimb complet de documente primare electronice, precum și de facturi și contracte între orice organizație ( „Gestionarea electronică a documentelor”).

Unul dintre primii emitenți de astfel de documente au fost organizații mari cu mii de plătitori. Puteți primi deja acte și facturi electronice de la corporațiile furnizoare de resurse Mosvodokanal OJSC, Mosenergosbyt OJSC, Our Network LLC (A-Tel), etc. De asemenea, este posibil să faceți schimb cu orice altă contraparte, indiferent de amploarea și distanța acesteia față de dvs.

Din punct de vedere tehnic, schimbul de documente se realizează prin Portalul online VLSI Raportare electronică și flux de documente, implementat de un operator de telecomunicații specializat, Compania Tensor.

De ce aveți nevoie de un operator de gestionare a documentelor electronice De ce nu puteți transmite documente electronice prin e-mail?

În conformitate cu Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 25 aprilie 2011. N 50Н, facturi electronice trebuie să treacă prin operator de gestionare electronică a documentelor.

Operatorul de gestionare electronică a documentelor este o a treia persoană, dezinteresată și va putea întotdeauna să confirme faptul că un anumit document a fost emis și să întocmească un proces-verbal de examinare tehnică privind dacă documentul a trecut prin operator. Acest lucru poate fi foarte important în situații controversate.

Operatorul asigură, de asemenea, implicarea contrapărților dumneavoastră și oferă suport tehnic dacă este necesar.

Cum este asigurată semnificația juridică a documentelor electronice?

Pentru majoritatea documentelor necesar si suficient condiția este ca aceste documente să fie semnate cu o semnătură digitală electronică calificată. Semnături care Eliberat de Centrul de Certificare al Companiei Tensor sunt calificați. Pentru a semna documente, este permisă utilizarea semnăturilor digitale emise de orice CA inclusă în rețeaua de încredere a centrelor de certificare a serviciilor fiscale federale. Semnăturile electronice pentru tranzacționarea electronică pot fi, de asemenea, utilizate, dar cu condiția ca certificatul să conțină suficiente informații despre firma pentru care a fost emisă semnătura, în special, TIN-ul.

Avantajele sistemului electronic de gestionare a documentelor SBIS-online:

1. Puteți trimite documente oricărei organizații înregistrate în Federația Rusă, chiar dacă nu este utilizator SBIS. În acest caz, managerul companiei Tensor va contacta un reprezentant al acestei organizații și va trimite o scrisoare la adresa sa de e-mail invitându-l să se înregistreze în sistem. Imediat după înregistrare, contrapartea va primi documentele pe care le-ați trimis.
   De asemenea, puteți trimite o invitație similară prin e-mail.
2. Nu este necesară instalarea de software sau hardware specializat nici tu, nici contrapartea ta. Este suficientă o versiune actuală a oricărui browser cu suport Java (Internet Explorer, Opera, Mozilla, Google Chrome etc.) și acces la Internet. Ușor de configurat.
3. Pentru a pregăti, trimite, primi și aproba documente nu este necesar software de contabilitate (1C etc.)
4. Dacă pregătiți inițial documente într-un program de contabilitate (1C etc.), poti configura integrarea programului tau de contabilitate cu sistemul SBIS-Online .
5. Documente care nu au un formular standard (de exemplu, contracte) Puteți trimite în orice format convenabil (doc, pdf, jpeg etc.)
6. Contrapartea dvs. poate primi, de asemenea, o semnătură digitală (EDS) gratuit în perioada de promovare.

Să se înregistreze în sistemul electronic de gestionare a documentelor VLSI-Online, și, de asemenea, dacă este necesar, obțineți o semnătură digitală pentru fluxul de documente, lăsați o cerere.

Gestionarea documentelor pe hârtie devine învechită. Documentele pe hârtie se pierd de la furnizori, atunci când sunt livrate unei contrapartide sau de la un client. Trebuie să tipăriți, să semnați și să trimiteți din nou documente. Toate acestea sunt timp și bani.

Mulți oameni sunt opriți să treacă la gestionarea electronică a documentelor juridice (EDF) doar de îndoielile că va fi mai ieftin decât hârtie; că va fi posibil să se transfere în mod adecvat și optim procesele de afaceri în formă electronică; că nu va costa sume exorbitante de bani și o serie de alte probleme. Sperăm ca acest material să le răspundă și să devină un punct de plecare pentru trecerea la EDI.

Să comparăm hârtia
și documente electronice

Întrebări cheie la începutul oricărui proiect: cât costă și ce se va întâmpla în final? Este important ca companiile să înțeleagă cât de scump le va costa implementarea EDI și la ce rezultate se pot aștepta. Să comparăm câțiva indicatori.

Bani Timp

	Fluxul documentelor pe hârtie	Gestionarea electronică a documentelor
Pretul	document de hârtie pentru 1 coală în format A4 - aproximativ 1,5 pachete de documente pe hârtie, care în medie este de 6 coli în format A4 - 9.	document electronic de orice volum - 0 pachet de documente electronice de orice volum - 0 .
Expediere	prin posta - de la 40-60 prin curier - de cateva ori mai scumpe, in majoritatea cazurilor - de peste 10 ori, in functie de antreprenor si destinatie.	inbox gratuit. Ieșire de la 5 la 9 în funcție de operatorul EDI. Nu depinde de distanța geografică.
Arhiva	premise pentru o arhivă în continuă creștere - prețurile de închiriere depind de zonă și regiune.	Condițiile de stocare a documentelor electronice depind de operatorul EDF. SKB Kontur stochează documentele gratuit și pe termen nelimitat.

	Fluxul documentelor pe hârtie	Gestionarea electronică a documentelor
Întocmirea documentelor	Imprimarea, semnarea, aplicarea de stampile pe un pachet de documente - de la una la cateva zile, in functie de prezenta sau absenta persoanei autorizate sa semneze documentele la locul de munca. Când există volume mari de documente trimise, toți angajații contabili sunt ocupați cu pregătirea lor timp de câteva zile în fiecare lună.	Semnarea documentelor electronice de către un angajat autorizat durează câteva minute. Notificările despre documente noi accelerează semnarea, iar acțiunile în masă din sistemele EDI vă permit să semnați multe documente „într-un singur clic”.
Expediere	In functie de destinatie: prin posta - de la cateva zile la doua saptamani; prin serviciu de curierat - de la una la patru zile.	Indiferent de regiune, destinatarul primește documentele la câteva secunde după trimitere.
Returnarea copiilor semnate	In functie de destinatie: prin posta - de la cateva zile la o luna; prin serviciu de curierat - de la una la patru zile.	Nu ia timp. Odată ce contrapartea semnează documentul EPC, ambele părți au acces la documentul original semnat. În Diadoc nu există nicio taxă pentru semnarea unui document de intrare.

Cu un flux de documente de 500 de documente pe an
veți economisi 22.250

Când utilizați documente pe hârtie, costurile dvs. anuale vor fi de 25.750, în timp ce atunci când fluxul de documente prin Diadoc este de 3.500.

Alegerea unei metode de lucru cu EDF

Implementarea unui sistem EDI în operațiunile unei companii poate dura perioade foarte diferite de timp și necesită investiții financiare diferite. Depinde de metoda de lucru cu EDF pe care o alege. Teoretic, tot ceea ce este necesar pentru EDI este internetul și un document electronic digital. În practică, compania trebuie să decidă cum va organiza exact munca cu documente electronice.

Versiune web

Cel mai simplu mod este să lucrați cu versiunea web, care este disponibilă pentru toată lumea. Nu va necesita nicio intervenție în sistemele informaționale ale companiei, documentele sunt schimbate cu contrapărți folosind principiul e-mailului. În acest caz, firma plătește doar pentru documentele trimise.

Modul pentru 1C

Pentru utilizatorii 1C, Diadoc a dezvoltat o soluție standard pentru cele mai populare versiuni ale acestui sistem de contabilitate: oricine poate pur și simplu să descarce modulul de pe site, să îl instaleze și să lucreze cu documente electronice dintr-un program familiar.

Integrare cu alte sisteme contabile

Integrarea cu alte sisteme de contabilitate va dura mai mult și va fi mai costisitoare. Aceasta depinde, în primul rând, de sistemul contabil și de configurația acestuia și, în al doilea rând, de operatorul EDF.

Diadoc are o serie de soluții de integrare dezvoltate pentru Oracle, SAP ERP (soluție certificată), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. Există și soluții de integrare la nivel de program - Conectori, API.

Implementăm EDI pas cu pas

Faceți modificări politicilor dvs. contabile

Includeți în politica dvs. contabilă posibilitatea de a utiliza documente electronice, în special că documentele primare pot fi întocmite în formă electronică și semnate cu semnătură electronică.

Prima încercare

Compania în care țin evidența are peste 300 de contractori. Ei trebuie să genereze și să trimită documente primare în fiecare lună. Auzind despre apariția unor servicii care m-ar putea ajuta să automatizez procesul, am devenit imediat interesat de această oportunitate.

În primul rând, am încercat să implementăm gestionarea electronică a documentelor prin serviciul M.E.Doc. Dar pentru ca contrapartea să primească documente folosind acest serviciu, el trebuia să-și instaleze software-ul pe computerul său. Nu toate contrapărțile erau pregătite pentru asta: instalarea unui nou program necesită configurare; sunt posibile conflicte cu sistemul antivirus etc. Așa că am putut folosi doar gestionarea electronică a documentelor cu un număr limitat de clienți.

Depositphotos

Noi oportunitati

Apoi colega mea, a cărei companie are mulți contractori și un flux mare de documente, a vorbit despre serviciul de schimb de documente online „Vchasno” - a fost foarte mulțumită de el. Am decis să încerc acest serviciu.

S-a dovedit ca conectarea la sistem este foarte simplă: Pentru a vă înregistra, trebuie doar să furnizați un e-mail, o parolă și o cheie electronică. De asemenea, sa dovedit că echipa „Vchasno” este pregătită să ajute la rezolvarea caracteristicilor individuale ale managementului documentelor.

Un avantaj semnificativ al serviciului „Vchasno” este căNu este nevoie să instalați niciun software suplimentar pentru a-l folosi.Acesta a fost un mare plus pentru noi, datorită particularităților politicii interne corporative și protecției datelor antivirus șia facilitat imediat conectarea unui număr mare de contrapărți la gestionarea electronică a documentelor.

Interfața programului este clară și simplă. Sunt sigur că mulți oameni își pot da seama fără probleme.

Un alt avantaj al serviciului „Vchasno” este posibilitatea de a importa documente în serviciu direct din programul 1C. Când există un număr mare de documente, acest lucru este fundamental.

Lista beneficiilor

Trecerea la gestionarea electronică a documentelor oferă unei companii multe avantaje.

În primul rând, aceasta economii semnificative de timp.Cu peste 300 de contrapărți, procesul lunar de pregătire a documentelor (ștampilare, semnare, introducere în plicuri) și expediere a durat câteva zile lucrătoare. Acum, întregul proces durează câteva ore.

În al doilea rând, posibilitatea unor corecturi prompte.Dacă în document există inexactități (adresă legală incorectă, inexactitate la rotunjire etc.), contrapartea poate raporta acest lucru în aceeași zi și poate primi un document corectat în 5-10 minute.

Al treilea, economii:Odată cu introducerea circulației electronice, costurile de achiziție a hârtiei, cartușelor, plicurilor și ștampilelor au scăzut.

Și, în sfârșit, cred că un punct pozitiv importantsă aducă o contribuție fezabilă la îngrijirea mediului.Cu cât întreprinderile folosesc mai mult managementul electronic al documentelor, cu atât se va folosi mai puțină hârtie și materiale aferente și, în consecință, cu atât mai puțini copaci vor fi distruși.

Temeri și perspective populare

Din păcate, nu toți antreprenorii ucraineni sunt pregătiți să renunțe la documentele pe hârtie. Mulți se tem că la verificarea de către serviciul fiscal pot apărea probleme cu recunoașterea cheltuielilor și autenticitatea documentelor. Deoarece documentele electronice sunt un tip de document relativ nou pentru Ucraina și mulți se confruntă cu acest lucru pentru prima dată, astfel de preocupări sunt firești. Companiile care au un flux mic de documente preferă să mențină practicile existente fără a explora noi oportunități.

Cu toate acestea, cred că deja jumătate dintre colegii mei folosesc gestionarea electronică a documentelor într-o formă sau alta. Un mare progres în această problemă a fost trecerea la schimbul electronic de facturi fiscale.

Mi se pare că trecerea pe scară largă la gestionarea electronică a documentelor este o chestiune de timp. Da, acum este folosit mai ales de companiile mari, „avansate” și moderne, dar sper ca în curând să devină o tendință generală. Tranziția la raportarea electronică a ridicat, de asemenea, multe întrebări și dificultăți la un moment dat. Acum mulți oameni recunosc că acest lucru este foarte convenabil.

Cred că mulți vor aprecia în curând și beneficiile gestionării electronice a documentelor și vor trece cel puțin parțial la el.

Serviciul online „Vchasno” (un proiect al grupului de companii EVO) este conceput pentru schimbul, semnarea și stocarea oricăror documente semnificative din punct de vedere juridic: acorduri și contracte, certificate de finalizare, facturi etc. Serviciul funcționează cu toate tipurile de semnătură digitală. chei. Principiul online al serviciului nu necesită instruire separată sau instalarea de software suplimentar pe computer: pentru a începe gestionarea electronică a documentelor, aveți nevoie doar de un computer conectat la Internet. Stocarea documentelor în cloud elimină posibilitatea pierderii acestora sau accesului neautorizat la ele de către persoane neautorizate.