Analiza eficacității implementării sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS). Analiza sistemului electronic de gestionare a documentelor la întreprinderea Ipsos LLC · Înregistrarea unică a unui document, permițându-vă să identificați în mod unic documentul

Cadrul de reglementare pentru implementarea managementului documentelor electronice

Revizuirea EDMS prezentată pe piața rusă

Evaluarea eficienței economice a utilizării EDS
la Senator LLC

Implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor în holdingul de administrare

CAPITOLUL II. Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor în management

Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor în management

Evaluarea calității implementării unui sistem electronic de management al documentelor în organizații

CAPITOLUL I. Cadrul de reglementare pentru implementarea managementului documentelor electronice

Sistem de automatizare a fluxului de documente, sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS)- un sistem automatizat multi-utilizator care insoteste procesul de gestionare a muncii unei organizatii ierarhice pentru a se asigura ca aceasta organizatie isi indeplineste functiile. Se presupune că procesul de management se bazează pe documente care pot fi citite de om care conțin instrucțiuni de urmat de către angajații organizației.

Introducerea managementului electronic al documentelor în instanțe

Ministerul Justiției al Federației Ruse elaborează proiecte de amendamente la coduri care prescriu regulile și procedura de utilizare a gestionării electronice a documentelor în procedurile judiciare. Acțiunea lor ar putea intra în vigoare în 2016.

Prevederile proiectului de lege vor permite participanților la proces să folosească internetul pentru a face schimb de documente, prin care va fi posibilă trimiterea actelor oficiale către instanță, parchet și anchetator.

Declarațiile, petițiile, reclamațiile, prezentările și alte tipuri de documente sunt transmise instanței în format electronic. Pentru a face acest lucru, va trebui să completați formularul electronic necesar pe site-ul oficial al autorității relevante și apoi să semnați documentul cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită (CES). Autoritățile judiciare, la rândul lor, pot oferi și hotărâri, sentințe, plângeri etc. prin canale de telecomunicații. Probele scrise pot fi transmise și pe cale electronică, dar această procedură nu se aplică informațiilor care constituie secret de stat.

Implementarea cuprinzătoare a unui sistem electronic de management al documentelor

Sistem electronic de gestionare a documentelor este un complex software și hardware multifuncțional pentru automatizarea managementului proceselor de afaceri în condiții de utilizare distribuită a informațiilor de către diferiți specialiști și poate acoperi atât procesele individuale, cât și toate procesele de afaceri ale unei organizații:

• fluxul documentelor organizatorice și administrative și munca de birou
• fluxul documentelor contractuale și financiare
• fluxul documentelor de personal
• proiectare și inginerie și proiectare și estimare a fluxului de documente
• management de proiect
• managementul aplicațiilor pentru tehnică aderare
• gestionarea documentației de licitație
• procesele de pregătire, colectare, stocare și publicare a raportărilor corporative
• marketing extern și intern
• si etc.

Prin urmare, ECM poate acoperi procesarea unei game largi de documente: comenzi, instrucțiuni, instrucțiuni, corespondență de intrare și de ieșire, instrucțiuni, protocoale și extrase din protocoale, contracte, acorduri și acte adiționale, comenzi privind pregătirea și călătoriile de afaceri; documentație tehnică și de reglementare; personal, licitație, documente contabile, conținut audio, video, fișiere grafice etc.

Documentum:

• Stocarea și gestionarea oricărui conținut
• Suport și management al tuturor etapelor ciclului de viață a documentului
• Monitorizarea timpului și a calității execuției documentelor și instrucțiunilor
• Asigurarea protectiei si confidentialitatii informatiilor
• Activați colaborarea pe documente
• Posibilitate de lucru distribuit
• Instrumente extinse de căutare pentru documentele necesare
• Integrare cu companii afiliate CSI

Capabilitati EDMS:

Lucru automatizat de birou și managementul documentelor:

• crearea documentelor (de la zero, dintr-un șablon, importarea documentelor)
• lucru în echipă, revizuire
• verificați designul
• aprobare/aprobare/semnare
• înregistrarea documentelor
• distribuirea documentelor
• impunerea de rezoluții, formarea de instrucțiuni, atât legate, cât și fără legătură cu documentul
• executarea rezoluţiilor şi instrucţiunilor, rapoarte de execuţie
• monitorizarea executării termenelor și a calității rezoluțiilor și instrucțiunilor
• susținerea fluxului de documente semnificativ din punct de vedere juridic folosind semnătura digitală
• transferul documentelor în arhivă în conformitate cu reglementările

Funcții de service:

• căutare de atribute și de document în text integral
• suport pentru comunicarea între documente
• salvarea tuturor versiunilor de documente;
• sprijin pentru mecanismul de delegare a autorităţii
• crearea de „dosare personale” de către utilizator
• personalizarea interfeței „ferestre” în funcție de preferințele utilizatorului
• generarea de sarcini și notificări
• generarea de rapoarte statistice
• înregistrarea lucrărilor cu documentele din sistem
• auditul tuturor acțiunilor din sistem

Capabilitati tehnologice:

• protecția informațiilor, diferențierea drepturilor de acces
• configurarea flexibilă a proceselor de afaceri și a drepturilor de acces
• integrare și schimb de date cu alte aplicații de afaceri corporative (ERP, sisteme de management de proiect, platforme electronice de tranzacționare etc.) și sisteme electronice de gestionare a documentelor ale contrapărților
• suport pentru munca multi-ramificatie
• suport pentru arhitectura sistemelor distribuite federalizate cu capacitatea de a replica informații între nodurile de sistem
• "mobil office” pentru lucrul de la distanță al utilizatorilor

Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor într-o organizație va permite:

• Reduceți sau eliminați documentele
• Creați un depozit unificat de documente organizaționale
• Reduceți timpul de procesare a documentelor
• Asigurarea controlului asupra executării comenzilor, transparența proceselor de afaceri și creșterea nivelului de disciplină executivă
• Standardizați și reglementați procesele de afaceri
• Eliminați duplicarea documentelor
• Asigurați securitatea stocării documentelor
• Livrarea documentelor executantilor in timp util (expedierea/livrarea documentelor/instructiunilor in timp real)
• Oferiți acces securizat de la distanță la documente
• Reduceți timpul petrecut căutând documentele necesare
• Reduceți costurile pentru depozitarea documentelor pe hârtie
• Reduceți costurile de tranzacție

Soluțiile de automatizare a documentelor TOPS Consulting permit organizațiilor să gestioneze toate aspectele ciclului de viață al documentului - de la creare la arhivare. Se oferă suport pentru întregul ciclu de lucru cu un document: crearea documentului, dezvoltarea și revizuirea colectivă, verificarea proiectării, aprobarea, aprobarea, înregistrarea, distribuirea, emiterea instrucțiunilor, executarea și controlul rezoluțiilor, transferul documentului într-o arhivă și a acesteia. depozitare în conformitate cu reglementările stabilite.

În implementarea cuprinzătoare a unui sistem de management al documentelor Compania TOPS Consulting desfășoară lucrări pe:

• automatizarea tuturor proceselor de afaceri necesare ale organizației
• crearea unei arhive electronice a organizaţiei
• asigurarea intrării în flux a documentelor într-un sistem sau arhivă
• integrare cu aplicații de afaceri utilizate în organizație (ERP (SAP, Oracle, Axapta), CRM, alte EDMS, EAM, platforme electronice etc.)
• crearea unui sistem electronic de gestionare a documentelor distribuite pentru organizațiile distribuite geografic
• implementarea semnăturii digitale și a sistemelor suplimentare de securitate a informațiilor
• implementarea unui sistem de raportare statistică pentru fluxul documentelor

Implementarea cuprinzătoare a unui sistem electronic de management al documentelor într-o organizație oferă o infrastructură cuprinzătoare pentru consolidarea, integrarea și gestionarea tuturor tipurilor de informații.

Implementarea cuprinzătoare a unui EDMS într-o organizație înseamnă o tranziție la noi metode de lucru (fără hârtie), care afectează aproape toți angajații.

Desigur, aceasta nu este o sarcină ușoară, care necesită anumite cunoștințe și experiență.

Dacă faci singur această lucrare, va fi mai ieftin, dar este dificil să garantezi termenul limită pentru finalizarea proiectului. O echipă de implementare cu experiență va face această treabă mai fiabil și mai rapid. În orice caz, nu te poți lipsi de o echipă de implementare – fie că este vorba de specialiștii tăi sau de companii terțe.

În timpul procesului de implementare, nu trebuie să vă bazați doar pe specialiști IT. De exemplu, una dintre etapele implementării „Construirea proceselor de afaceri” este sarcina unui manager de afaceri, director de dezvoltare și nu a unui specialist IT. Prin urmare, înainte de a implementa un EDMS pe cont propriu, o organizație trebuie să fie pregătită să aibă în personal numărul necesar de specialiști în diverse domenii.

Să stabilim cerințele de bază pentru componența echipei de implementare.

1. Manager-analist - monitorizează toate procesele de afaceri ale organizației, le poate influența, își imaginează cum ar trebui să funcționeze organizația în EDMS.

2. Organizator de implementare (manager de proiect) - monitorizează progresul proiectului, planifică munca, stimulează personalul, ia măsuri administrative.

3. Specialiști de sistem instruiți (specialiști IT și în domeniu) - detaliază progresul lucrării, configurează sistemul și formează toți ceilalți utilizatori, scriu instrucțiuni, regulamente etc.

Dacă o astfel de echipă există în organizație, există șansa de a implementa sistemul pe cont propriu. În caz contrar, ar trebui să angajați o echipă de implementare terță parte de la furnizor sau partenerul acestuia.

O echipă de implementare terță parte dezvoltă un proiect de implementare, instrucțiuni pentru utilizatorii sistemului, adaptează sistemul la o anumită organizație și ține întâlniri organizaționale.

Această opțiune este, fără îndoială, mai costisitoare decât implementarea independentă, dar asigură implementarea sistemului cu înaltă calitate și la timp. Prin urmare, atunci când alegeți o echipă terță parte, trebuie să vă asigurați de abilitățile profesionale și experiența acestor specialiști. Pentru a face acest lucru, este necesar să se evalueze proiectele pe care le-au finalizat deja.

Etapele tehnologiei de implementare

Tehnologia de implementare oferă mai mult de jumătate din succes. Prin urmare, atunci când alegeți o companie de implementare, ar trebui să studiați cu atenție tehnologia de implementare a acesteia și să evaluați punctele de control - criterii pentru calitatea implementării în etapele intermediare. Prezența și numărul punctelor de control pot servi ca un indicator al maturității tehnologiei.

Să luăm în considerare caracteristicile lor pentru implementarea EDMS.

1. Studiu asupra organizației. Sunt evidențiate principalele documente ale organizației și principalele procese de afaceri pe baza cărora se va desfășura cercetarea. Prin urmare, înainte de începerea lucrărilor, procedura de implementare și departamentele care vor fi acoperite de studiu sunt determinate pe baza participării acestora la procesele de afaceri. Perioada de cercetare este de la 2 la 4 săptămâni pentru dezvoltarea proiectului.

2. Instruirea personalului. Experiența arată că la implementarea unui EDS este necesar să se antreneze cel puțin 30% dintre angajați. Acest lucru se datorează numărului de angajați acoperiți. Este imposibil să atribuiți un consultant fiecărui angajat, așa că angajații trebuie să se poată sfătui între ei, fiecare a treia persoană trebuie să poată explica colegilor ce și cum să facă într-o situație dată.

Economisirea de bani și timp în această etapă va duce la creșterea costurilor pentru operarea de probă și la întârzieri ale termenelor. Trebuie alocat mai mult timp pentru instruire în programul de implementare, ținând cont de faptul că un număr mare de personal trebuie instruit.

3. Elaborarea instrucțiunilor este o etapă extrem de importantă. Înainte de a începe munca, fiecare angajat trebuie să primească instrucțiuni despre cum să lucreze în sistem, acest lucru va elimina neîncrederea în sistem și va explica principalele puncte de lucru în sistemul EDI.

4. Operarea de probă este o etapă care vă va permite să evaluați pregătirea organizației pentru operarea industrială a sistemului.

Și totuși, în ciuda procesului foarte intensiv în muncă, există multe exemple de implementare cu succes și eficientă a EDMS.

Pentru o scurtă prezentare a sistemelor electronice de management al documentelor existente pe piața rusă, am luat cele mai cunoscute sisteme care ocupă poziții de lider, dezvoltând activ funcționalitatea produsului, câștigând astfel noi clienți. Informații despre aceste EDMS pot fi găsite în diferite surse deschise. Nu sunt luate în considerare platformele străine, care, deși pot fi folosite pentru automatizarea lucrărilor cu documente, nu sunt utilizate pe scară largă în organizațiile interne din cauza costului ridicat.

Mai jos sunt câteva EDMS, funcționalitatea, avantajele și dezavantajele fiecăruia dintre ele. În continuare, pe baza acestui material, va fi compilat un tabel de comparație a produselor software revizuite pe funcții cheie și vor fi date evaluările acestora.

„DocsVision”

Sistemul DocsVision este un produs software conceput pentru crearea de soluții corporative automatizate pentru gestionarea documentelor și proceselor de afaceri. Include o platformă specifică domeniului cu interfețe deschise de programare a aplicațiilor pentru dezvoltarea de aplicații personalizate și aplicații standard gata făcute cu capabilități de configurare parametrică. Dezvoltatorul este DocsVision, o companie desprinsă din Digital Design. Dezvoltat din 1998.

Functii:

- automatizarea managementului întreprinderii;

- suport pentru abordarea procesuala in organizarea managementului;

- automatizarea sistemelor de management al calitatii;

- automatizarea proceselor de aprobare si aprobare a documentelor;

- mijloace de monitorizare a executării documentelor și sarcinilor;

- rutarea si livrarea documentelor catre statiile de lucru ale utilizatorului;

- managementul proceselor de procesare a documentelor;

- organizarea interactiunii cu contrapartidele si clientii;

- automatizari pentru birou;

- crearea unei arhive electronice de documente.

Avantaje:

- oportunitate de a dezvolta functionalitate;

- mecanisme unificate de acumulare și stocare a tuturor informațiilor despre procese și aplicații;

- mijloace unificate de monitorizare a executării sarcinilor, integrate cu instrumente de planificare;

- mecanisme centralizate de căutare a informațiilor, indiferent de aplicație, proces, tip de documente;

Capacitatea de a acumula informații despre trecerea proceselor și de a utiliza aceste informații pentru reinginerie;

- interfață unificată, nu este nevoie de instruire suplimentară la introducerea de noi aplicații;

- integrare strânsă cu sistemul de e-mail și programare utilizat;

O singură coadă de sarcini pentru toate procesele și aplicațiile (sistemul informează în mod independent despre necesitatea de a efectua anumite acțiuni);

Instrumente pentru instalarea automată a software-ului pe stațiile de lucru ale utilizatorului (nu este nevoie de timp pentru instalarea și actualizarea aplicațiilor client);

- acces WEB la toate funcțiile sistemului;

- un sistem unificat de diferențiere a drepturilor de acces, integrat cu instrumente standard de securitate Windows.

Defecte:

Lipsa documentelor de verificare pentru duplicare în timpul înregistrării;

Incapacitatea de a inregistra un document bazat pe unul existent;

Lipsa contabilității, a controlului mișcărilor și a perioadelor de păstrare a dosarelor și documentelor din arhivă;

Limitări semnificative în finalizarea soluțiilor fără participarea producătorului platformei.

"Motiv"

„Motive” este un sistem de management operațional al companiei implementat ca o aplicație web, care vă permite să organizați accesul la acesta de pe orice stație de lucru conectată la Internet. Prezentarea informațiilor în sistem se bazează pe mai multe concepte ușor de învățat - precum Proiect, Sarcină, Acțiune, Angajat, Raport etc. Dezvoltator - „Motiv”. Sistemul este prezentat ca un instrument de management al întreprinderii. Pe piata din 2004.

Functii:

Crearea unui spațiu informațional unificat pentru companie;

Organizarea si intretinerea managementului documentelor electronice interne ale companiei;

Posibilitate de lucru in echipa pe proiecte;

Abilitatea de a gestiona un număr mare de sarcini și sarcini;

Controlul asupra angajării personalului;

Gestionarea unui volum mare de documente;

Asigurarea confidentialitatii informatiilor;

Căutare rapidă și convenabilă a informațiilor în conformitate cu drepturile utilizatorului în sistem;

Mentinerea arhivelor proiectelor, sarcinilor si documentelor.

Avantaje:

Simplificarea deliberată a modelului obiect al sistemului, care contribuie la implementarea cu succes a acestuia și reduce timpul și banii cheltuiți pentru pregătirea personalului;

Combinarea funcționalității mai multor clase de sisteme de control;

Lucrul cu diverse interfețe;

Posibilitatea implementării independente;

Posibilitati largi de integrare;

Nu sunt necesare abilități speciale pentru a administra sistemul;

Funcționalitate clară.

Defecte:

- lipsa șabloanelor pentru documentele create;

- incapacitatea de a înregistra documente de la scaner;

- lipsa compatibilității cu software-ul care asigură recunoașterea imaginii documentelor;

- lipsa mentinerii unui istoric de lucru cu documentul;

Lipsa capacității de a organiza munca off-line;

Incapacitatea de a numi un executor responsabil pentru un document;

Lipsa menținerii unei baze de date separate de documente de arhivă;

Lipsa contabilizării locației de depozitare a documentelor originale.

"Directum"

Sistemul Directum este un sistem electronic de management al documentelor și interacțiunilor. Dezvoltator - Directum. Pe piata din 2003. „Directum” acceptă întregul ciclu de viață al gestionării documentelor, în timp ce fluxul de lucru tradițional pe hârtie se încadrează perfect în gestionarea documentelor electronice. Acest lucru asigură o tranziție „nedureroasă” a companiei la gestionarea electronică a documentelor și adaptarea rapidă a angajaților. Avantajele includ funcționalitate largă și principii simple de funcționare.

Management electronic de documente;

Managementul proceselor de afaceri;

Gestionarea contractelor;

Managementul întâlnirilor;

Managementul relatiilor cu clientii;

Birou;

Apeluri din partea cetățenilor și organizațiilor;

Managementul indicatorului de performanță.

Avantaje:

Implementarea unui sistem complet de management al documentelor electronice și al proceselor de afaceri (suport pentru întregul ciclu de viață al managementului documentelor și al muncii);

Respectarea standardelor rusești și a normelor de birou;

Implementarea extinsă a mecanismului de semnătură digitală electronică (EDS);

Principii simple de lucru cu sistemul pentru un utilizator familiarizat cu e-mailul și sistemul de fișiere;

Disponibilitatea instrumentelor dezvoltate de configurare a sistemului și a limbajului încorporat;

Administrare ușoară datorită utilizării platformelor comune (MS SQL Server) și prezenței agenților automati;

Posibilitate de organizare a muncii distribuite geografic, inclusiv off-line;

Disponibilitatea a două moduri pentru utilizatori de a lucra cu sistemul: printr-un client desktop și printr-un client web (folosind un browser web);

Functionalitate extinsa a sistemului datorita prezentei modulelor Meeting Management, Contract Management si Customer Relationship Management;

Scalabilitate ridicată a sistemului, asigurând munca a mii de utilizatori și stocarea a milioane de documente diferite;

Disponibilitatea instrumentelor dezvoltate (IS-Builder), care vă permite să adaptați rapid sistemul, să îl integrați cu alte sisteme și, de asemenea, să îl modificați singur, ținând cont de dezvoltarea organizației.

Defecte:

Dependență de platformele Microsoft;

Costul automatizării constă nu numai din costul software-ului, ci și al serviciilor de implementare. Costul serviciilor de implementare este determinat în funcție de nevoile Clientului și poate fi fie zero (achiziționarea unei soluții în cutie), fie atinge sume semnificative la automatizarea sarcinilor nestandard;

Dacă implementarea necesită o modificare a dezvoltării la nivel de sistem, atunci va fi nevoie de timp și de muncă suplimentară la actualizarea la o versiune nouă;

- incapacitatea de a crea un document pe baza unuia existent;

- lipsa verificării dublării în timpul înregistrării;

- incapacitatea de a numi un executor responsabil pentru document;

- incapacitatea de a genera rapoarte pe baza rezultatelor căutării;

Necesitatea implementării unei infrastructuri costisitoare.

„EUPHRATS-Managementul documentelor”

Sistemul EUFRAT-Document Flow vă permite să implementați diverse scheme de automatizare pentru lucrul cu documente și să automatizați procesele cheie de afaceri ale organizației. Dezvoltator: Tehnologii cognitive. Este pe piață din 1997. Sistemul EUFRAT-Document Flow este conceput pentru a rezolva diverse probleme de automatizare a muncii cu documente, precum managementul documentelor electronice, munca electronică de birou, automatizarea diferitelor procese de afaceri. Implementarea sistemului poate asigura funcționarea atât în ​​conformitate cu principiile de management intern, cât și în conformitate cu standardele occidentale.

Automatizarea înregistrării documentelor și sarcinilor;

Asigurarea unei interacțiuni eficiente între angajați în cadrul lucrului pe documente;

Implementarea căutării instantanee de informații;

Monitorizarea executării lucrărilor inițiate prin documente și sarcini;

Capacitatea de a monitoriza starea proceselor în desfășurare și de a analiza volumul de muncă al personalului prin generarea de diverse jurnale și rapoarte;

Organizarea depozitarii pe termen lung a documentelor organizatiei;

Asigurarea diferențierii drepturilor de acces ale angajaților la informații.

Avantaje:

Principalele avantaje ale dezvoltatorilor includ capacitatea de a utiliza sistemul ca soluție în cutie sau proiect;

Pentru a instala și opera sistemul EUFRAT-Document Flow, nu este necesar niciun software suplimentar. Sistemul funcționează pe baza propriului SGBD încorporat „Nika”, care este inclus în pachetul de livrare;

Conformitatea cu cerințele de reglementare ale muncii de birou din Rusia, precum și cu cerințele standardului ISO 9000;

Disponibilitatea instrumentelor de scanare și recunoaștere a obiectelor încorporate cu suport pentru introducerea documentelor în flux, inclusiv o dezvoltare tehnologică unică de la Cognitive Technologies - tehnologia Drag&Recog (recunoaștere din mers);

Disponibilitatea unui generator de rapoarte încorporat în sistem;

Tehnologia analizei morfologice a textului;

Abilitatea de a lucra cu documente și instrucțiuni folosind un browser web de oriunde în lume;

Aplicarea instrumentelor de criptare criptografică certificată și utilizarea semnăturii digitale electronice;

Opțiuni flexibile pentru gestionarea drepturilor de acces, inclusiv utilizarea „rolurilor” de utilizator;

Sistemul nu necesită resurse mari pentru implementare și administrare.

Defecte:

Lipsa instrumentelor de vizualizare încorporate pentru fișierele atașate;

Lipsa de lucru cu documente off-line;

Fără atribuire de sarcini către grup;

Concentrați-vă pe stocarea strict centralizată a datelor fără posibilitatea de replicare a stocării documentelor;

Lucru destul de prost organizat cu volume mari de stocare;

Lucru imperfect cu nomenclatura cazurilor;

Subsistem imperfect pentru lucrul cu documente „de hârtie” (nu există contabilitate pentru distribuirea documentelor pe hârtie).

Tabelul 2.1 prezintă evaluări ale funcționalității fiecărui EDMS conform criteriilor generale.

Aceste criterii au fost dezvoltate și evaluate într-un articol de către Reingold Leonid Aleksandrovich, specialist în tehnologia informației, candidat la științe tehnice, dedicat analizei sistemelor electronice de gestionare a documentelor.

Pentru a calcula fiecare criteriu generalizat de către Reingold L.A. au fost selectate multe criterii speciale. În Tabelul 2.1, valoarea ultimei coloane corespunde numărului de criterii private implicate în evaluare.

Tabelul 2.1 - Evaluarea funcționalității EDMS

Evaluarea finală a funcționalității	Directum	DocsVision	EUPHRATS-Flux de documente	Motiv	Punctajul maxim posibil conform criteriului
Înregistrarea și introducerea documentelor	9,5	10,5	13,5	6,5
Lucrați cu documente	15,5	16,5		10,5
Gestionarea și controlul fluxului de lucru			12,5
Căutarea și analiza informațiilor		9,5	9,5	6,5
Securitatea informațiilor	12,5	13,5		11,5
Suport pentru documente pe hârtie
Instrumente de configurare standard				5,5
TOTAL	70,5		80,5	51,5

După cum se poate observa din Tabelul 2.1, unele dintre sistemele electronice de gestionare a documentelor discutate mai sus merită un rating destul de ridicat. Dar în paralel cu aceasta, costul produsului crește brusc. Unele companii cu un flux mic de documente nu au nevoie de cea mai mare parte a funcționalității EDMS discutate, au nevoie de caracteristicile funcționale minime cerute de compania lor la un cost minim; În plus, multe companii au deja un SGBD, așa că unele EDMS, fără capacitatea de a lucra cu acest SGBD, sunt excluse din considerare.

„Programul de automatizare a fluxului de documente în compania comercială „Reklama Plus”” este dezvoltat folosind Microsoft SQL Server 2008 DBMS al companiei.

Avantajele programului sunt:

La cererea clientului, programul va avea doar funcționalitatea necesară, prin urmare costul achiziționării acestui produs software este redus drastic, menținând în același timp toate cerințele clientului;

Programul va avea o interfață de utilizator convenabilă și intuitivă care ține cont de existența unor documente specifice într-o companie dată;

- posibilitatea dezvoltării în continuare a funcționalității programului;

Nu este nevoie să achiziționați module suplimentare, programul conține toate funcționalitățile cerute de client;

Administrare ușoară prin utilizarea platformei larg răspândite MS SQL Server 2008.

În conformitate cu practicile globale și interne dezvoltate pentru implementarea sistemelor informaționale (IS), în acest articol vom lua în considerare procesul de implementare a unui EDMS, care include mai multe etape de lucru. Rezultatul implementării EDMS este operarea industrială a Sistemului în întreaga întreprindere.

Eficiența fluxului de documente nu este întotdeauna asociată cu reducerea acestuia. Creșterea eficienței fluxului de documente și a confortului pentru manageri ar trebui luate în considerare împreună cu creșterea calității conținutului informațional. Scopul optimizării (proiectării) fluxului de documente este de a-l alinia nevoilor de management, reducând în același timp costurile de întreținere. Procedura extinsă pentru optimizarea (proiectarea) fluxului de documente include următorii cinci pași.

Optimizarea fluxului de documente include două domenii majore:

• 1. Creșterea calității conținutului informațional (legarea la centrele de responsabilitate; setul și conținutul optim al indicatorilor; calitatea înaltă a normelor și standardelor; disponibilitatea informațiilor despre abateri).
• 2. Creșterea eficienței fluxului de documente și a confortului pentru manageri (eliminarea duplicării informațiilor, optimizarea rutelor de trafic; combinarea contabilității primare pentru gestiunea contabilă și operațională etc.; aducerea denumirilor documentelor în concordanță cu conținutul).

Creșterea eficienței fluxului de documente și a confortului pentru manageri ar trebui luată în considerare împreună cu prima direcție, adică. eficiența fluxului de documente nu este întotdeauna asociată cu reducerea acestuia. Pierderea unor informații poate duce la un efect negativ general pentru întreprindere.

Să luăm în considerare opțiunea de a reduce fluxul de documente, menținând în același timp capacitatea de informare. Deci, scopul optimizării (proiectării) fluxului de documente este de a-l alinia nevoilor de management, reducând în același timp costurile de întreținere.

Procedura extinsă pentru optimizarea (proiectarea) fluxului de documente include următorii pași:

• Pasul 1. Studiu înainte de proiect sau descrierea întreprinderii.
• Pasul 2. Descrierea detaliată a fluxului de documente existente.
• Pasul 3. Analiza conținutului calitativ al informațiilor.
• Pasul 4. Optimizarea fluxului de documente.
• Pasul 5. Crearea standardelor (instrucțiuni).

Sondaj și analiză a informațiilor

Sarcinile primului pas - descrierea întreprinderii - sunt de a determina nevoile managementului și de a identifica influența factorilor. Nevoile managementului sunt identificate pe baza studiului funcţiilor cuprinse în fişele postului şi descrierile grupurilor de decizii de management luate la diferite niveluri de management. Raportarea existentă în proces poate fi utilizată pentru analize critice. Recomandăm ca munca să se desfășoare în paralel cu analiza conținutului calitativ al informațiilor.

La construirea unui flux de documente, precum și la crearea structurilor organizaționale pentru contabilitatea de gestiune, munca începe cu studierea influenței unor factori precum: caracteristicile tehnologiei, compoziția produsului, organizarea producției și managementul întreprinderii și diviziunile sale structurale, procesele de afaceri, fluxurile de materiale. Organizarea fluxului de documente depinde în mare măsură de prezența centrelor de responsabilitate în structurile de management organizațional; dezvoltarea mecanismului antreprenoriatului intra-companie; disponibilitatea managementului abaterilor; competența managerială și utilizarea de către aceasta a unor metode progresive de luare a deciziilor; disponibilitatea calculatoarelor personale, a rețelelor de informații etc.

În timpul lucrului înainte de proiect, în special, sunt necesare detalii mai mari în ceea ce privește descrierea centrelor de creare (transformare, utilizare) a informațiilor și a relațiilor lor personalizate (puncte de contabilitate); descrierea documentelor și a fluxurilor de documente existente.

Dezvoltarea sistemelor de management al documentelor în scopuri de management și psihologie managerială, desigur, ținând cont de caracteristicile tehnologice și organizaționale ale întreprinderii, ar trebui să înceapă fără referire la un anumit produs software. Mai întâi trebuie să creați o ideologie și abia apoi să căutați un produs software pentru aceasta.

Înainte de a începe procesul de implementare a unui EDMS la o întreprindere, vă recomandăm să efectuați un sondaj expres (studiu pre-proiect) pentru a:

• obținerea de informații generale despre obiectul implementării EDMS;
• definirea obiectivelor de implementare;
• determinarea cerințelor cheie generale pentru EDMS și limitele proiectului;
• determinarea stării generale a organizării fluxului de documente și a muncii de birou;
• identificarea principalilor participanți la proiect (formarea unui grup de lucru);
• determinarea nivelului general de complexitate al unui proiect potențial;
• evaluarea nevoilor de migrare a datelor și integrare cu alte programe software;
• colectarea informațiilor necesare pentru pregătirea unei propuneri comerciale eficiente și câștigătoare dacă sondajul și implementarea vor fi efectuate de o companie terță.

În această etapă, este selectată platforma pe care va fi dezvoltat EDMS.

În această etapă, pe baza informațiilor primare primite, este desemnat un Manager de Proiect (PM), care întocmește un plan de lucru de bază, o structură ierarhică de lucru (WBS) și o Carta de Proiect.

În timpul anchetei de informații, procesele de afaceri existente sunt examinate și descrise („ca atare”). Ca urmare a analizei datelor colectate, sunt propuse procese de afaceri optimizate („a fi” - „cum ar trebui să fie”) și sunt formulate cerințe funcționale pentru EDMS.

Obiectivele anchetei de informare sunt:

• studiul și descrierea precisă a proceselor de afaceri care urmează să fie automatizate;
• elaborarea de recomandări pentru optimizarea fluxurilor de documente și organizarea fluxului de documente și a muncii de birou;
• definirea și descrierea modificărilor sistemului, interfețelor, incl. interfețe cu sisteme externe și mijloace de transfer de date din programele existente care trebuie dezvoltate și implementate pe parcursul proiectului;
• elaborarea specificațiilor tehnice (TOR).

Pentru a obține informațiile necesare, se efectuează chestionare și interviuri în rândul utilizatorilor principali (șefi de departamente interesate și angajați care vor trebui să lucreze direct în noul EDMS). În timpul lucrărilor se recomandă:

• Faceți o listă cu tipurile de documente existente în organizație și efectuați un sondaj pentru fiecare tip de document:

descrie tehnologia documentației (un set de detalii, dacă este necesar, locația acestora, secvența și caracteristicile de proiectare); arătați condițiile de deplasare a documentelor (prezența semnăturilor, vizelor, cecurilor etc.), diagrama fluxului documentelor (traseu) sau o listă a principalilor giratori, semnatari etc.; descrieți metoda de înregistrare (formatul numerelor de înregistrare);

• Faceți o listă cu angajații responsabili cu crearea documentelor (cine/ce departament creează ce tipuri de documente).
• Faceți o listă cu angajații care avizează, semnează, aprobă documente (cine avizează/semnează ce tipuri de documente; condiții în care este necesară viza/semnătura).
• Faceți o listă cu registratorii de documente
• Determinați ce tipuri de documente trebuie puse sub control (identificați controlorii, condițiile de punere sub control, condițiile de înlăturare a controlului și alte informații necesare).
• Faceți o listă cu alte persoane responsabile de procesul de procesare.
• Pe baza informațiilor enumerate mai sus, creați un algoritm pentru mișcarea documentului (operogramă). Vezi Exemplul 1.
• Determinați documentele de raportare necesare (condițiile pentru crearea rapoartelor și formularele acestora).
• Pe baza sondajului, întocmește instrucțiuni pentru instituțiile de învățământ preșcolar (dacă este necesar).
• Întocmește un Nomenclator al Carcaselor indicând perioadele de depozitare și principiile de formare a carcasei (dacă este necesar).
• Faceți o listă de documente indicând condițiile de acordare a accesului la acestea (de exemplu, în funcție de poziție).

Pe baza informațiilor enumerate mai sus, sunt dezvoltate cerințe funcționale pentru EDMS sau termenii de referință pentru dezvoltarea acestuia (TOR). În special, Analistul trebuie să întocmească cerințe privind formatul și alcătuirea cardurilor de înregistrare și control (setul și aranjarea câmpurilor în card, metodele de completare a EDMS etc.), rutele de circulație a documentelor și alte cerințe necesare pentru înființarea și dezvoltarea EDMS.

Pe baza practicii de proiectare a sistemelor de management al documentelor, putem propune următoarea secvență de lucru:

• 1. Construirea schemelor punctelor contabile ale producției principale, producției auxiliare, serviciilor funcționale.
• 2. Construirea de diagrame ale interrelaţiilor lor.
• 3. Colectarea formularelor de documente și rapoarte completate de către punctele de contabilitate.
• 4. Sistematizarea lor în albume.
• 5. Descrierea termenelor de depunere, direcția de deplasare a documentelor și a formularelor de raportare (în ce interval de timp, cui și de la cine este transferat documentul).
• 6. Construirea de diagrame de flux de documente tematice și rezumative.
• 7. Efectuarea analizei logice si necesare a documentelor.
• 8. Analiza traseului documentelor în procesul de creare, coordonare și aprobare a acestora.
• 9. Elaborarea propunerilor de modificare a schemei existente de documente și raportare în legătură cu propunerile de modificare a altor parametri contabili de gestiune (contabilitatea abaterilor, centre de responsabilitate etc.).
• 10. Elaborarea de propuneri pentru a elimina dublarea informațiilor.
• 11. Elaborarea propunerilor de unificare a documentelor.
• 12. Elaborarea de propuneri pentru eficientizarea circulației documentelor și raportării.
• 13. Dezvoltarea unui proiect pentru un flux de documente consolidat optimizat și schema de raportare internă.
• 14. Dezvoltarea și implementarea standardelor pentru fluxul documentelor și generarea de raportare internă.

Atunci când efectuați operațiunile de mai sus, ar trebui să luați în considerare câteva sfaturi.

Puncte contabile. În primul rând, identificați subiecții relației în timpul schimbului de informații. Acestea pot fi numite centre de origine, de consum și transmitere a informațiilor, sau puncte de contabilitate. Deci, punctele contabile sunt fixe, interrelațiile diviziunilor au fost descrise în etapa anterioară, acum puteți, prin combinarea și completarea acestui material, să construiți diagrame ale interrelațiilor punctelor contabile.

Aceste scheme vă vor ajuta nu numai să întrerupeți conexiunile neimportante în primii pași ai proiectului fără a le pune în formă documentară, ci și să economisiți timp și bani. Sunt indispensabile atunci când se testează propunerile de optimizare pentru a vedea dacă totul este luat în considerare.

Albume și descrieri ale documentelor. Un pas important este crearea albumelor de documente existente la momentul derulării proiectului și descrierea acestora; Aceasta este cea mai consumatoare de timp, neinteresantă și ingrată muncă.

Când desfășurați lucrări pentru optimizarea fluxului de documente, utilizați sfaturile primite ca urmare a analizei practicii erorilor: stabiliți restricții în timp util - „să nu îmbrățișați imensitatea”; află dacă documentul este întocmit de același angajat care îl semnează, sau dacă există adevărați interpreți invizibili; în situațiile în care șeful atelierului semnează o factură pentru transferul unui semifabricat la următorul atelier, decideți de câte ori veți descrie mișcarea documentului: o dată de la atelier la atelier, sau trasați întregul traseu. În acest caz, trebuie să existe un principiu identic al înregistrărilor pentru toate diviziile organizației.

La efectuarea lucrărilor, trebuie îndeplinită o condiție obligatorie: descrierea documentelor trebuie să fie prezentată într-o formă uniformă pentru toate diviziile organizației.

Scheme de flux de documente locale și generale. După descrierea documentelor, puteți trece la construirea diagramelor. Ele contribuie la răspunsul, de exemplu, la întrebarea - cât de dificilă este calea unui document obișnuit în patru exemplare, în contrast cu operațiunea de producție în sine. Analiza modelului fluxului documentelor te face să te gândești la fezabilitatea rutelor finale. De exemplu, de ce avem nevoie de documente primare privind relocarea internă în departamentul de planificare?

Exemplul 1. Ne propunem oficializarea informațiilor obținute în urma sondajului sub forma unei operograme (vezi Figura 1) sau sub forma unui algoritm (vezi Figura 2). Ca exemplu, ne propunem să luăm în considerare ciclul de viață al comenzilor pentru activitățile de bază. Tehnologia de lucru cu acest tip de document este cea mai unificată și poate fi utilizată la diferite întreprinderi.

Figura 1. Operagrama ciclului de viață al unei comenzi pentru activitatea principală

Figura 2. Algoritmul de procesare a comenzilor pentru activitățile de bază

Articolul „Sondarea informațională ca parte a implementării EDMS”, publicat în revista „Munca de birou și fluxul de documente în întreprindere” nr. 2, 2007, enumeră întrebări care pot fi folosite în chestionare sau la intervievarea utilizatorilor. Întrebările sunt consultative.

Nu există cerințe clare pentru efectuarea unui sondaj, prin urmare, în fiecare caz specific, folosind soluții gata făcute, trebuie să adoptați o abordare creativă pentru a obține informațiile necesare, a le structura și a le afișa.

Sondajul de informare este o etapă importantă în optimizarea instituțiilor de învățământ preșcolar și implementarea EDS. La urma urmei, calitatea deciziilor luate pentru optimizarea proceselor și dezvoltarea cerințelor pentru funcționalitatea EDMS depinde direct de informațiile primite și de calitatea prezentării acesteia. În acest sens, este necesar să se respecte principiul principal al sondajului - obținerea de informații complete, fiabile și actualizate despre procesele care sunt planificate a fi automatizate.

Analiza tematică și optimizarea fluxului de documente

Dezordinea fluxului de documente și iraționalitatea acestuia pot fi observate analizând subiectele. Să analizăm, de exemplu, intrările și ieșirile fluxului de materiale într-un departament (mișcarea semifabricatelor, a produselor finite). Se poate dovedi că faptul solemn de a muta un container cu materii prime prelucrate de la atelier la atelier va fi însoțit de un artificiu de înregistrări în documente primare, jurnale, rezumate și rapoarte. Dublarea semnificativă apare și la transferul produselor semifabricate în cadrul aceluiași atelier.

Pentru a lua o decizie privind reducerea înregistrărilor, se recomandă efectuarea unei analize necesare în formă tabelară sau grafică. Acesta arată în mod oficial duplicarea indicatorilor în documente. Analiza schemelor locale, completată de clarificarea scopului specific al unui document, rezumat sau înscriere în registrul contabil (decizie managerială etc.) va ajuta la identificarea dublării documentelor sau a detaliilor în esență. Ca urmare, se ia decizia de reducere sau transformare a documentelor, ținând cont de dotarea tehnică a atelierelor și de capacitățile sistemului de control automatizat. Pot fi date și recomandări pentru îmbinarea jurnalelor:

Fezabilitatea și logica efectuării tuturor tipurilor de lucrări sunt evaluate din punctul de vedere al modului în care acestea contribuie la optimizarea suportului informațional al deciziilor de management, eficiența și acuratețea implementării acestora.

Dezvoltarea și configurarea EDMS

În această etapă sunt implementate cerințele descrise în specificațiile tehnice: configurarea EDMS, modificarea acestuia sau dezvoltarea de noi funcții ale Sistemului pe platforma selectată.

Obiectivele implementării fizice a EDMS sunt:

• dezvoltarea structurii bazei de date EDMS;
• dezvoltarea formelor de ecran;
• dezvoltarea mecanismelor: avizare, înregistrare, executare etc.
• elaborarea documentației tehnice pentru Sistem.

• Disponibilitatea funcțiilor necesare în sistem (proceduri de avizare, înregistrare, execuție, control al execuției, asigurare acces etc.);
• Disponibilitatea cardurilor de documente necesare;
• Complexitatea și costul actualizării Sistemului;
• Numărul maxim de utilizatori concurenți, la care sistemul funcționează stabil și viteza de procesare a cererilor este satisfăcătoare;
• Numărul maxim de utilizatori conectați la Sistem;
• Costul licențelor (pe server, 1 stație de lucru);
• Complexitatea și costul administrării sistemului, suport tehnic;
• Posibilitatea, complexitatea și costul actualizării versiunilor;
• Abilitatea de a lucra cu utilizatori la distanță (dacă este necesar);
• Costul și calitatea serviciilor de consultanță;
• Fiabilitatea Furnizorului (gradul de popularitate pe piață, numărul de proiecte finalizate cu succes etc.).

În această etapă, cerințele descrise în etapa anchetei informaționale sunt direct implementate.

Majoritatea lucrărilor de dezvoltare se desfășoară în afara locației, prin urmare, interacțiunea constantă și eficientă între Dezvoltatori și Client este un factor cheie pentru finalizarea cu succes a dezvoltării și acceptarea sistemului de către Client.

Procesul de testare este esențial pentru asigurarea calității dezvoltării. Planificarea și pregătirea testelor ar trebui să înceapă cât mai devreme posibil. Utilizatorii finali ar trebui să fie cât mai implicați posibil în pregătirea criteriilor de testare. Este esențial ca testarea să fie efectuată de către Client.

Operare pilot

Scopul implementării Sistemului este faptul că utilizatorii încep să lucreze în EDMS (Sistemul trebuie să satisfacă nevoile și solicitările utilizatorilor) și un Sistem de funcționare stabil (fără defecțiuni și erori).

În timpul procesului de implementare se efectuează următoarele lucrări:

instalare și configurare de software;

• instruirea personalului și a administratorilor EDMS;
• dezvoltarea documentației EDMS pentru utilizatori (Ajutor);
• eliminarea erorilor din sistem;
• finalizarea EDMS pe baza comentariilor și sugestiilor utilizatorilor;
• elaborarea documentației de reglementare: instrucțiuni pentru instituțiile de învățământ preșcolar, reglementări pentru lucrul cu diverse tipuri de documente;
• organizarea suportului tehnic pentru utilizatori (consultarea utilizatorilor pe probleme de lucru în sistem).

Această etapă este cea mai dificilă pentru toți participanții la proiect (utilizatori, dezvoltatori, implementatori). În această etapă, produsul software este adaptat, testat și testat în condiții reale de funcționare. Cel mai dificil lucru este să depășești bariera psihologică a utilizatorilor atunci când încep să lucreze într-un mediu nou pentru ei, deoarece utilizatorii sunt nevoiți să-și schimbe modurile de lucru obișnuite și stabilite. În acest sens, în această etapă este important să se ofere instruire și consultanță utilizatorilor. Acest lucru îi va ajuta să se adapteze la noile condiții de muncă.

Operare industrială

Operarea industrială a unui EDMS este utilizarea unui EDMS de funcționare stabil care îndeplinește pe deplin cerințele utilizatorilor în procesul de îndeplinire a sarcinilor angajaților organizației.

Lucrări efectuate în timpul funcționării EDMS:

• Consultarea și instruirea utilizatorilor cu privire la lucrul în EDMS;
• Administrarea directoarelor (structură organizatorică, utilizatori, rute de aprobare, liste de corespondență etc.);
• Administrare server si software;
• Efectuarea backup (backup)

În această etapă, puteți iniția procesul de dezvoltare a EDMS: adăugarea de noi funcții, extinderea limitelor proiectului de implementare (adăugarea de noi categorii/tipuri de documente, extinderea numărului de utilizatori/diviziuni/întreprinderi ale exploatației, adăugarea de noi funcții).

Pentru a reduce timpul de implementare și implementare a EDMS, munca etapelor enumerate poate fi implementată în paralel, în funcție de nivelul de complexitate al sarcinilor de automatizare, software-ul utilizat etc.

De-a lungul întregului ciclu de viață al proiectului de implementare EDMS, trebuie efectuată activitatea de management al proiectului. De exemplu, se recomandă utilizarea standardului american ANSI/PMI 99-001-2004 (Ghid PMBOK).

Management de proiect

Un proiect este o întreprindere temporară pentru a crea produse sau servicii unice. Managementul proiectelor este o zonă separată de management concepută special pentru gestionarea activităților temporare cu rezultate unice.

Cele mai cunoscute/folosite standarde de management de proiect sunt:

• PMBOK (standard american: www.pmi.ru);
• Prince2 (standard în limba engleză: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (standard european: www.ipma.org);
• P2M (standard japonez: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Personaje principale:

• Managerul de proiect (liderul) este persoana responsabilă de managementul proiectului.
• Sponsorul proiectului este o persoană care oferă resurse financiare pentru proiect și oferă suport administrativ și organizatoric pentru proiect.
• Clientul (consumatorul) al proiectului este persoana care va folosi rezultatele proiectului.
• Părțile interesate ale proiectului sunt persoane care sunt implicate activ în proiect și/sau ale căror interese pot fi afectate de implementarea proiectului (care influențează și sunt afectate de rezultatele proiectului).

Exemplu de ciclu de viață al unui proiect:

Carta Proiectului este primul document oficial al proiectului. Confirmă formal existența proiectului. Oferă RP autoritatea de a aloca resurse organizaționale activităților proiectului. RP este determinat și prescris cât mai devreme posibil. RP trebuie întotdeauna atribuit înainte de începerea planificării și, de preferință, în timpul dezvoltării Cartei Proiectului.

Carta proiectului este supusă detaliilor în timpul fazei de planificare a proiectului.

Carta proiectului poate include:

• Descrierea nevoilor de afaceri pentru inițierea proiectului;
• Scopul sau baza proiectului;
• Descrierea nevoilor și așteptărilor, precum și a gradului de influență al părților interesate;
• Plan rezumat al reperelor cheie ale proiectului (Milestones);
• Descrierea organizațiilor funcționale;
• Descrierea ipotezelor și constrângerilor organizaționale;
• Bugetul total al proiectului.

Descrierea domeniului proiectului– este vorba de informații despre scopurile și obiectivele proiectului primite de la Client în etapa de inițiere (sondaj de informare). Acesta poate conține indicatori generali și este supus clarificării și dezvoltării ulterioare de către managerul de proiect în etapa de planificare și dezvoltare. Aceasta este declarația proiectului (ce trebuie făcut).

Procesul de dezvoltare a unei declarații privind domeniul de aplicare al proiectului descrie și documentează caracteristicile și limitele proiectului și ale produselor și serviciilor asociate acestuia, precum și metodele de acceptare și managementul domeniului de aplicare.

Componentele principale ale documentului:

• Obiectivele proiectului;
• Descrierea produsului proiectului
• Rezultatele proiectului
• Ipoteze și limitări în proiect, limitele proiectului;
• Planul de reper al proiectului.

Plan de management al proiectului este un document aprobat oficial pentru a ghida execuția unui proiect. Este un document care conține și integrează rezultatele planificarii în toate domeniile proiectului (timp, costuri, resurse, riscuri, calitate etc.)

Planul de management al proiectului poate consta din unul sau mai multe planuri suplimentare, cum ar fi:

• Planul de management al domeniului proiectului;
• plan calendaristic;
• plan de management al costurilor;
• Planul de management al calitatii;
• plan de resurse umane;
• Planul de management al interacțiunii;
• plan de management al riscului;
• Planul de management al aprovizionării;
• Planul de îmbunătățire a procesului

Este imposibil să creați simultan un plan detaliat pentru întregul proiect.

Plan de bază este un document aprobat oficial în raport cu care se măsoară performanța proiectului și care va fi utilizat pentru a gestiona și controla performanța proiectului. Folosit pentru a monitoriza abaterea progresului proiectului.

Plan de muncă este un document sau un set de documente care se modifică pe măsură ce proiectul progresează și informații suplimentare devin disponibile. Planul de lucru, de regulă, diferă întotdeauna de cel de bază. Planul de lucru este modificat de către RP.

Execuția proiectului– procesul principal de implementare a proiectului (este implicată o parte semnificativă a resurselor).

Principalele responsabilități ale RP includ:

• Integrarea și coordonarea activităților de implementare a planului de proiect;
• Compararea și analiza constantă a abaterilor execuției actuale a proiectului în comparație cu linia de bază a proiectului;
• Dacă este necesar, inițiați cereri de modificare;
• Prognoze ale costurilor proiectului și calendarului.

Analiza eficacității implementării sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS)

Eficiența este unul dintre cele mai comune concepte economice. Eficacitatea poate fi definită ca fiind probabilitatea de a atinge un obiectiv. Analiza de mai sus a condițiilor preliminare pentru implementarea EDMS este insuficientă pentru a recomanda implementarea acestuia. Este necesară o analiză a rentabilității EDS.

Obiectivele implementării unui sistem electronic de management al documentelor:

automatizari pentru birou,

automatizarea fluxurilor de documente,

automatizarea controlului asupra executării documentelor și comenzilor,

creșterea disciplinei de performanță,

a pune lucrurile în ordine când lucrezi cu documente,

reducerea timpului pentru tranzacțiile cu documente,

trecerea la tehnologiile fără hârtie.

Astfel, este posibil să se determine eficiența utilizării unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) în sens restrâns pentru industriile și utilizatorii individuale. În acest caz, este rezonabil să luăm în considerare următoarele tipuri de efecte:

economic - indicatorii săi iau în considerare în termeni monetari toate tipurile de rezultate și costuri rezultate din implementarea EDS. Automatizarea muncii de birou, automatizarea fluxurilor de documente, automatizarea controlului asupra executării documentelor și comenzilor ajută la reducerea erorilor care apar în timpul muncii manuale, grăbirea procesului de flux de documente, ceea ce asigură un câștig indubitabil de timp și economii de costuri energetice, costuri pentru timpul mașinii etc.

financiar - calculul indicatorilor acestui tip de efect se bazează pe rezultatele financiare ale utilizării EDMS, ceea ce se reflectă în reducerea timpului pentru operațiunile cu documente, reducând astfel durata de lucru cu documente,

resursă - indicatorii săi reflectă impactul utilizării EDMS asupra volumului producției și consumului unui anumit tip de resursă materială (electricitate, forță de muncă etc.). După cum sa menționat deja, câștigul de timp atunci când lucrați cu documente va reduce consumul de resurse electrice, resurse de muncă etc.

științific și tehnic - include noutatea, simplitatea, utilitatea EDMS;

social - indicatorii săi iau în considerare rezultatele sociale ale implementării EDMS, exprimate în reducerea intensității muncii de pregătire și prelucrare a unei unități de date într-un sistem automat de gestionare a documentelor.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra economiilor la costurile cu forța de muncă pentru utilizatorii EDMS.

Calculul economiilor condiționale anuale de costuri pentru remunerarea lucrătorilor cu calificarea a j-a Cj atunci când intensitatea muncii a proceselor de pregătire și prelucrare a informațiilor se modifică ca urmare a introducerii EDMS este determinată de formula

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

unde Сзпj este fondul de salarii anual al angajatului de calificare j-a angajat în pregătirea și prelucrarea datelor, rub.; Q1, Q2 - intensitatea muncii de pregătire și prelucrare a unei unități de date în versiunile de bază și noi ale produsului software, persoană/oră; A2 - volumul anual de lucru privind pregătirea și prelucrarea datelor într-o nouă versiune a produsului software, unități naturale; Фj - timpul de lucru anual al unui angajat de calificarea a j-a, angajat în pregătirea și prelucrarea datelor, ore.

Să calculăm economiile de costuri pentru remunerarea unui manager care lucrează în sectorul public din categoria a 11-a din programul tarifar unificat și care are un salariu de 10.000 de ruble. Ținând cont de faptul că managerul are un bonus lunar de 75% din salariu, salariul său lunar este de 17.500 de ruble. În consecință, fondul de salarii anual al managerului este de 210.000 de ruble. Având în vedere că la o săptămână de lucru de cinci zile, numărul de zile lucrătoare este de 249, timpul de lucru anual al managerului va fi de 1992 de ore.

Intensitatea muncii de pregătire și prelucrare a documentelor cu metoda anterioară de lucru și în sistemul EDMS este de 25 [persoană/oră], respectiv 20 [persoană/oră]. Volumul anual de lucru privind pregătirea și prelucrarea datelor în EDMS (în unități naturale) este? 80 de documente.

Astfel, obținem economii la costurile cu forța de muncă managerială:

C = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 ruble,

care reprezintă 20% din fondul de salarii anual al unui manager de categoria a 11-a angajat în pregătirea și prelucrarea documentelor într-un sistem automat de gestionare a documentelor.