دعونا نلقي نظرة على الجوانب الإيجابية والسلبية الرئيسية للانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية في عام 2017

لقد قدرت العديد من الشركات الكبيرة والصغيرة بالفعل فوائد التحول إلى تدفق المستندات الإلكترونية بين المؤسسات. اليوم، يدخل EDI بثقة الحياة اليومية، مما يؤدي إلى إزاحة البيروقراطية الورقية المعتادة، ومن أجل الأعمال الناجحة، من المهم معرفة كيفية التعامل معها. دعونا نلقي نظرة على الجوانب الإيجابية والسلبية الرئيسية للانتقال إلى EDI 2017.

ما هي مميزات إدارة الوثائق الإلكترونية؟

• الميزة الأولى لـ EDF هي توفير كبير لموارد الوقت اللازمة لإنشاء المستندات والتحقق منها والموافقة عليها. وينطبق هذا على إدارة السجلات الداخلية للشركة وتبادل البيانات مع المقاولين والهيئات الحكومية.

تقديم التقارير إلكترونيًا باستخدام نظام Bukhsoft Online - إدارة مستندات إلكترونية مريحة وسهلة الوصول وآمنة مع الجهات الحكومية!

• تضمن إدارة المستندات الإلكترونية سلامة المستندات التي تم إنشاؤها. يتم تخزين جميع المعلومات في قاعدة بيانات واحدة، والتي يتم نسخها احتياطيًا بشكل منتظم. مع هذا النهج، من المستحيل فعليًا فقدان المستندات المهمة بشكل لا رجعة فيه.
• يوفر الأرشيف الإلكتروني تنظيمًا كفؤًا وتخزينًا مدمجًا لكمية هائلة من البيانات. مجلدات متعددة المجلدات تحتوي على أوراق، يتم حفظها وتخزينها بعناية من قبل الموظف، ويمكن وضعها بسهولة على العديد من وسائط التخزين القابلة للإزالة ومحركات الأقراص الثابتة بالكمبيوتر.
• ومن المستحيل عدم ذكر السيطرة الكاملة للمدير على جميع العمليات التجارية في مؤسسته. يتيح EDI إمكانية تتبع تنفيذ أي عمل وثائقي خطوة بخطوة، مما يحسن بشكل كبير من انضباط الأداء.
• تسمح لك إدارة المستندات الإلكترونية التي تم تكوينها بشكل صحيح بتقسيم الحقوق والصلاحيات. لا يحصل الموظفون المسؤولون إلا على تلك المستندات التي يحتاجون إليها ضمن نطاق واجباتهم الوظيفية واختصاصاتهم. وهذا يوفر نهجا متعدد الطبقات لخصوصية البيانات. بالإضافة إلى ذلك، يقوم النظام بتخزين جميع المعلومات حول آخر التغييرات والحذف وإنشاء مستندات جديدة من قبل الموظفين.
• كجزء من تدفق المستندات الداخلية للشركة، يضمن EDO 2017 إرسال لوائح العمل الجديدة والتعليمات وأوامر المدير وغيرها من الإجراءات القانونية المحلية بسرعة إلى الموظفين لمراجعتها. تعمل إدارة المستندات الإلكترونية على إنشاء مساحة معلومات موحدة، وإشراك كل موظف في عملية الأعمال، وتشكيل ثقافة مؤسسية داخل الفريق.
• وأخيرا، تجدر الإشارة إلى أنه في العالم الحديث، أولئك الذين تمكنوا من التكيف في الوقت المناسب مع جميع التغيرات السريعة في سوق المعايير الدولية يظلون قادرين على المنافسة ومربحين. ويساهم نظام إدارة المستندات الإلكتروني في ذلك إلى حد كبير.

مزايا التبادل الإلكتروني للبيانات كبيرة، لكن النظام لا يخلو من بعض الجوانب السلبية. دعونا ننظر إليهم.

نريد التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية مع بعض الأطراف المقابلة لنا، على وجه الخصوص، لتلقي الفواتير والتصرفات الموقعة بتوقيع إلكتروني. هل يجب تحديد ذلك في اتفاقية الخدمة لتجنب "التصيد" من مكتب الضرائب؟

سيكون من الأفضل للمؤسسات الدخول في اتفاقية بشأن تبادل المستندات الإلكترونية، والتي ستحدد تنسيق تدفق المستندات الإلكترونية بين الشركات. ما هي بنود الاتفاقية التي ستساعد المنظمات على تجنب مطالبات المفتشين معروضة في المقالة في الإجابة الكاملة.

الأساس المنطقي

ما هو المهم تضمينه في اتفاقية تبادل المستندات الإلكترونية لتجنب الخسائر الضريبية

إيكاترينا شيستاكوفا، المدير العام لشركة Actual Management LLC، دكتوراه. قانوني علوم

ديفيد أوكوللوف، مستشار الخدمة المدنية الحكومية في الاتحاد الروسي، الدرجة الثالثة

من أجل التبادل الإلكتروني للبيانات "الأولية"، يلزم الحصول على موافقة الطرفين

بدون الاتفاق مع EDF، لن يكون من الممكن تبادل الفواتير

يتعين عليك الموافقة على استخدام التوقيع البسيط مسبقًا

معفي الوقت الحاضر، تتحول المزيد والمزيد من الشركات إلى إدارة المستندات الإلكترونية ليس فقط من خلال التفتيش، ولكن أيضًا مع الأطراف المقابلة (اقرأ المزيد أدناه). ومع ذلك، على عكس تبادل المعلومات مع السلطات الضريبية، فإن إجراءات إعداد اتفاقية التبادل الإلكتروني للمستندات بين الشركات والموافقة عليها وتوقيعها لا تتم الموافقة عليها بموجب القانون.

اقرأ على E.RNK.RU

المزيد من المواد المفيدة

لقد قمنا بتطوير نموذج اتفاقية بشأن التبادل الإلكتروني للمستندات (المشار إليها فيما يلي باسم الاتفاقية)، حيث حددنا تنسيق تدفق المستندات الإلكترونية بين الشركات (انظر النموذج أدناه). دعونا نفكر في بنود مثل هذه الاتفاقية التي ستساعد الشركة على تجنب المطالبات من المفتشين.*

1. إن تأمين شكل الاتفاقية في السياسة المحاسبية سيبرر حق الشركة في تبادل الأوراق إلكترونياً

ترتبط إدارة المستندات الإلكترونية بتدفق المستندات الداخلية للشركة والمحاسبة وإعداد التقارير. في المقابل، يجب الموافقة على مجموعة الأساليب المحاسبية في السياسة المحاسبية (المادة 8 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ بتاريخ 06.12.11، والمشار إليه فيما بعد بالقانون رقم 402-FZ).

ولذلك، إذا قررت الشركة إدخال نظام إلكتروني لإدارة المستندات وإعداد التقارير الإلكترونية، فيجب أن ينعكس هذا النظام في سياساتها المحاسبية. من المهم تأمين:

- حجم تدفق المستندات الإلكترونية؛
- تنسيقات الوثائق الإلكترونية؛
- إجراءات تخزين التقارير الإلكترونية؛
- الحالات التي تقوم فيها الشركة بإعداد المستندات على الورق بدلاً من المستندات الإلكترونية.

2. إن الإشارة إلى طريقة التبادل الإلكتروني ستوفر الوضوح عند التفاعل مع الأطراف المقابلة

تحدد الشركات إجراءات وطريقة إدارة المستندات الإلكترونية بشكل مستقل. من المهم أن تأخذ في الاعتبار اثنين من الفروق الدقيقة الرئيسية.

أولا، يجب أن تشير الاتفاقية إلى ما إذا كانت المستندات الإلكترونية مكررة على الورق. على سبيل المثال، ترسل الشركة TTN إلى الطرف المقابل إلكترونيًا، ثم بعد مرور بعض الوقت ترسل نفس المستند في شكل ورقي (على سبيل المثال، إذا لم يستلم الطرف المقابل المستند الإلكتروني).*

يرجى ملاحظة أن هذا الإجراء الخاص بمعالجة المستندات متوفر حاليًا للفواتير (البند 4 من قواعد الاحتفاظ بسجل للفواتير المستلمة والصادرة المستخدمة في حسابات ضريبة القيمة المضافة، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم من حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 ديسمبر، 2011 رقم 1137 "بشأن نماذج وقواعد ملء (الاحتفاظ) بالمستندات المستخدمة في حسابات ضريبة القيمة المضافة").

ثانيًا، يُنصح بالإشارة في الاتفاقية إلى ما إذا كانت الشركات تتبادل المستندات الإلكترونية مباشرةً (باستخدام برامج متخصصة أو عملاء بريد إلكتروني عاديين) أو عن طريق إشراك مشغل إدارة المستندات الإلكترونية (اقرأ المزيد أدناه).*

اقرأ على E.RNK.RU

كيفية تبادل الفواتير إلكترونيا

تنظم وزارة المالية الروسية بشكل صارم إجراءات التبادل الإلكتروني للفواتير (الأمر رقم 50ن بتاريخ 25 أبريل 2011)، حيث تم وصف الإجراء بأكمله في 23 نقطة. ومع ذلك، فإن تبادل الفواتير الإلكترونية ليس بالأمر الصعب كما قد يبدو للوهلة الأولى.

وفقًا لوزارة المالية الروسية، من الممكن تأكيد حقيقة المعاملة التجارية للأغراض الضريبية من خلال مستند إلكتروني موقع بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز. يمكن اعتبار الوثيقة الموقعة بتوقيع بسيط أو معزز غير مؤهل بمثابة تناظرية لوثيقة بتوقيع مكتوب بخط اليد مثبت على الورق فقط في الحالة التي ينص عليها القانون (خطاب بتاريخ 12/04/13 رقم 03-03-07/12250 ).

اتضح أن الوثيقة الموقعة بتوقيع بسيط أو معزز غير مؤهل لن تؤكد نفقات الشركة (رسائل من وزارة المالية الروسية بتاريخ 23 يناير 2013 رقم 03-03-06/1/24 بتاريخ 25 ديسمبر، 2012 رقم 03-03-06/2/139 ومن 20/12/12 رقم 03-03-06/1/710).

- فاتورة بالنموذج رقم TORG-12؛
- فعل قبول وتسليم الأعمال (الخدمات).

بالإضافة إلى ذلك، من المهم أن نتذكر أنه لا يمكن للشركات تبادل الفواتير إلا من خلال إشراك مشغل إدارة المستندات الإلكترونية. لذلك، إذا لم يكن لدى المنظمة اتفاقية مقابلة، فمن المستحسن استبعاد الفواتير من قائمة المستندات الإلكترونية.

5. إن الإشارة إلى إجراءات تخزين المستندات الإلكترونية ستحميها من التدمير المبكر

لا يختلف إجراء تخزين المستندات الإلكترونية عن إجراء تخزين المستندات على الورق. وبالتالي، يجب تخزين الفواتير الإلكترونية للفترة المنصوص عليها لتخزين المستندات الورقية (البند 1.13 من إجراءات إصدار واستلام الفواتير في شكل إلكتروني عبر قنوات الاتصالات باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني، المعتمد بأمر من وزارة المالية في روسيا بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن). أذكرك أنه لأغراض المحاسبة، يتم تخزين المستندات الأولية لمدة خمس سنوات، ولأغراض ضريبية - لمدة أربع سنوات.

ولكن في الممارسة العملية، هناك مخاطر فقدان المستند (على سبيل المثال، في حالة فشل جهاز الكمبيوتر أو الحريق). ولذلك، فمن المستحسن في الاتفاقية تحديد إجراءات الحصول على نسخ من المستندات من الطرف المقابل (انظر تعليق الخبير أدناه).

بعد اعتماده في 2011-2012. عدد من الوثائق الرئيسية التي تنظم مجال إدارة الوثائق الإلكترونية (وخاصة القانون الاتحادي "حول التوقيع الإلكتروني"رقم 63-ف بتاريخ 2011/06/04، أمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم 50ن بتاريخ 25 أبريل 2011الذي وافق على ضوابط تبادل الفواتير، أمر دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 03/05/2012. ن MMV-7-6/138@، التي وافقت على تنسيق الفاتورة الإلكترونية)، أصبحت ممكنة ليس فقط بين المنظمات والسلطات التنظيمية (ما يسمى "التقارير الإلكترونية")، ولكن أيضًا التبادل الكامل للمستندات الأولية الإلكترونية، بالإضافة إلى الفواتير والعقود بين أي منظمة ( "إدارة الوثائق الإلكترونية").

كانت المنظمات الكبيرة التي تضم الآلاف من الدافعين من أوائل الجهات المصدرة لهذه الوثائق. يمكنك بالفعل تلقي الإجراءات والفواتير الإلكترونية من شركات توريد الموارد Mosvodokanal OJSC، Mosenergosbyt OJSC، Our Network LLC (A-Tel)، وما إلى ذلك. ومن الممكن أيضًا التبادل مع أي طرف مقابل آخر، بغض النظر عن حجمه وبُعده عنك.

من الناحية الفنية، يتم تبادل الوثائق من خلال بوابة VLSI الإلكترونية التقارير الإلكترونية وتدفق المستندات، ويتم تنفيذه من قبل مشغل اتصالات متخصص، شركة Tensor.

لماذا تحتاج إلى مشغل إدارة المستندات الإلكترونية؟ لماذا لا يمكنك إرسال المستندات الإلكترونية عبر البريد الإلكتروني؟

وفقًا لأمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أبريل 2011. N 50Н، يجب أن تمر الفواتير الإلكترونية مشغل إدارة الوثائق الإلكترونية.

يعد مشغل إدارة المستندات الإلكترونية شخصًا ثالثًا غير مهتم وسيكون قادرًا دائمًا على تأكيد حقيقة إصدار مستند معين وإعداد تقرير فحص فني حول ما إذا كانت الوثيقة قد مرت عبر المشغل. يمكن أن يكون هذا مهمًا جدًا في المواقف المثيرة للجدل.

يضمن المشغل أيضًا مشاركة الأطراف المقابلة ويقدم الدعم الفني إذا لزم الأمر.

كيف يتم ضمان الأهمية القانونية للوثائق الإلكترونية؟

بالنسبة لمعظم الوثائق ضرورية وكافيةالشرط هو أن يتم توقيع هذه المستندات بتوقيع رقمي إلكتروني مؤهل. التوقيعات التي صادرة عن مركز الاعتماد التابع لشركة Tensorمؤهلون. لتوقيع المستندات، يجوز استخدام التوقيعات الرقمية الصادرة عن أي CA مدرج في شبكة الثقة الخاصة بمراكز اعتماد خدمة الضرائب الفيدرالية. كما يمكن استخدام التوقيعات الإلكترونية للتداول الإلكتروني، ولكن بشرط أن تحتوي الشهادة على معلومات كافية عن الشركة التي صدر التوقيع لها، وعلى وجه الخصوص رقم التعريف الضريبي (TIN).

مميزات نظام إدارة الوثائق الإلكتروني SBIS-online:

1. يمكنك إرسال المستندات إلى أي منظمة مسجلة في الاتحاد الروسي، حتى لو لم تكن من مستخدمي SBIS. وفي هذه الحالة سيقوم مدير شركة Tensor بالاتصال بممثل هذه المؤسسة وإرسال خطاب إلى عنوان بريده الإلكتروني يدعوه فيه للتسجيل في النظام. مباشرة بعد التسجيل، سيتلقى الطرف المقابل المستندات التي أرسلتها.
   يمكنك أيضًا إرسال دعوة مماثلة بنفسك عبر البريد الإلكتروني.
2. لا يلزم تثبيت برامج أو أجهزة متخصصة لا أنت ولا الطرف المقابل. يعد الإصدار الحالي من أي متصفح يدعم Java (Internet Explorer وOpera وMozilla وGoogle Chrome وما إلى ذلك) وإمكانية الوصول إلى الإنترنت كافيًا. من السهل اقامة.
3. لإعداد وإرسال واستلام والموافقة على الوثائق لا حاجة لبرامج محاسبة (1ج، الخ.)
4. إذا قمت في البداية بإعداد المستندات في برنامج محاسبة (1C، وما إلى ذلك)، يمكنك تكوين تكامل برنامج المحاسبة الخاص بك مع نظام SBIS-Online .
5. المستندات التي ليس لها نموذج قياسي (على سبيل المثال، العقود) يمكنك الإرسال بأي تنسيق مناسب (وثيقة، قوات الدفاع الشعبي، JPEG، الخ.)
6. يمكن للطرف المقابل أيضًا الحصول على توقيع رقمي (EDS) مجانًا خلال فترة الترويج.

للتسجيل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية VLSI-أون لاينوأيضًا، إذا لزم الأمر، احصل على توقيع رقمي لتدفق المستندات، واترك طلبًا.

أصبحت إدارة المستندات الورقية قديمة. يتم فقدان المستندات الورقية من الموردين، عند تسليمها إلى الطرف المقابل، أو من العميل. يجب عليك طباعة المستندات وتوقيعها وإرسالها مرة أخرى. كل هذا هو الوقت والمال.

يتم منع العديد من الأشخاص من التحول إلى إدارة المستندات القانونية الإلكترونية (EDF) فقط بسبب الشكوك في أنها ستكون أرخص من الورق؛ أنه سيكون من الممكن نقل العمليات التجارية بشكل مناسب وعلى النحو الأمثل إلى شكل إلكتروني؛ أنه لن يكلف مبالغ باهظة وعدد من القضايا الأخرى. نأمل أن تجيبهم هذه المادة وأن تصبح نقطة انطلاق للانتقال إلى التبادل الإلكتروني للبيانات.

دعونا نقارن الورق
والوثائق الإلكترونية

الأسئلة الأساسية في بداية أي مشروع: ما هي التكلفة وماذا سيحدث في النهاية؟ من المهم للشركات أن تفهم مدى تكلفة تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات والنتائج التي يمكن أن تتوقعها. دعونا نقارن بعض المؤشرات.

مال وقت

	تدفق المستندات الورقية	إدارة الوثائق الإلكترونية
سعر الكلفة	مستند ورقي لورقة واحدة بتنسيق A4 - حوالي 1.5 حزمة من المستندات الورقية، والتي يبلغ متوسطها 6 أوراق بتنسيق A4 - 9.	مستند إلكتروني من أي مجلد - 0 حزمة من المستندات الإلكترونية من أي مجلد - 0 .
إرسال	عن طريق البريد - من 40 إلى 60 عن طريق البريد السريع - أغلى عدة مرات، وفي معظم الحالات - أكثر من 10 مرات، اعتمادًا على المقاول والوجهة.	البريد الوارد المجاني. الصادر من 5 إلى 9 حسب مشغل EDI. لا يعتمد على المسافة الجغرافية.
أرشيف	مقر لأرشيف يتزايد باستمرار - تعتمد أسعار الإيجار على المنطقة والمنطقة.	تعتمد شروط تخزين المستندات الإلكترونية على مشغل EDF. يقوم SKB Kontur بتخزين المستندات مجانًا ولأجل غير مسمى.

	تدفق المستندات الورقية	إدارة الوثائق الإلكترونية
إعداد الوثائق	الطباعة، التوقيع، لصق الطوابع على مجموعة من المستندات - من يوم إلى عدة أيام، حسب حضور أو غياب الشخص المخول بالتوقيع على المستندات في مكان العمل. عندما تكون هناك كميات كبيرة من المستندات الصادرة، ينشغل جميع موظفي المحاسبة بإعدادها لعدة أيام كل شهر.	يستغرق توقيع المستندات الإلكترونية من قبل موظف معتمد بضع دقائق. تعمل الإشعارات المتعلقة بالمستندات الجديدة على تسريع عملية التوقيع، وتسمح لك الإجراءات الجماعية في أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) بتوقيع العديد من المستندات "بنقرة واحدة".
إرسال	اعتمادا على الوجهة: عن طريق البريد - من عدة أيام إلى أسبوعين؛ عن طريق خدمة البريد السريع - من يوم إلى أربعة أيام.	بغض النظر عن المنطقة، يتلقى المستلم المستندات بعد ثوانٍ قليلة من إرسالها.
إعادة النسخ الموقعة	اعتمادا على الوجهة: عن طريق البريد - من عدة أيام إلى شهر؛ عن طريق خدمة البريد السريع - من يوم إلى أربعة أيام.	لا يستغرق وقتا. بمجرد توقيع الطرف المقابل على وثيقة EPC، يمكن لكلا الطرفين الوصول إلى الوثيقة الأصلية الموقعة. في Diadoc لا يوجد أي رسوم لتوقيع وثيقة واردة.

مع تدفق مستندات يصل إلى 500 مستند سنويًا
ستوفر 22,250

عند استخدام المستندات الورقية، ستكون تكاليفك السنوية 25,750، بينما عندما يكون تدفق المستندات عبر Diadoc هو 3,500.

اختيار طريقة العمل مع EDF

يمكن أن يستغرق تنفيذ نظام التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) في عمليات الشركة فترات زمنية مختلفة جدًا ويتطلب استثمارات مالية مختلفة. يعتمد ذلك على طريقة العمل مع EDF التي تختارها. من الناحية النظرية، كل ما هو مطلوب لتبادل البيانات الإلكترونية هو الإنترنت والوثيقة الإلكترونية الرقمية. في الممارسة العملية، تحتاج الشركة إلى تحديد مدى تنظيم العمل مع المستندات الإلكترونية.

نسخة الويب

أسهل طريقة هي العمل من خلال إصدار الويب، وهو متاح للجميع. ولن يتطلب الأمر أي تدخل في أنظمة معلومات الشركة؛ حيث يتم تبادل المستندات مع الأطراف المقابلة باستخدام مبدأ البريد الإلكتروني. في هذه الحالة، تدفع الشركة فقط ثمن المستندات المرسلة.

وحدة ل1C

بالنسبة لمستخدمي 1C، طورت Diadoc حلاً قياسيًا للإصدارات الأكثر شيوعًا من نظام المحاسبة هذا: يمكن لأي شخص ببساطة تنزيل الوحدة من موقع الويب وتثبيتها والعمل مع المستندات الإلكترونية من برنامج مألوف.

التكامل مع الأنظمة المحاسبية الأخرى

سيستغرق التكامل مع الأنظمة المحاسبية الأخرى وقتًا أطول وسيكون أكثر تكلفة. ويعتمد ذلك أولاً على النظام المحاسبي وتكوينه، وثانيًا على مشغل EDF.

لدى Diadoc عدد من حلول التكامل المطورة لـ Oracle وSAP ERP (حل معتمد) وDirectum وDocsvision وMS Dynamics وParus وELAR Archive وEnsole Archive. هناك أيضًا حلول للتكامل على مستوى البرنامج - Connectors، API.

نحن ننفذ EDI خطوة بخطوة

قم بإجراء تغييرات على سياساتك المحاسبية

قم بتضمين سياستك المحاسبية إمكانية استخدام المستندات الإلكترونية، على وجه الخصوص، يمكن إعداد المستندات الأولية في شكل إلكتروني وتوقيعها بتوقيع إلكتروني.

أول محاولة

الشركة التي أحتفظ فيها بالسجلات لديها أكثر من 300 مقاول. إنهم بحاجة إلى إنشاء وإرسال المستندات الأولية كل شهر. عندما سمعت عن ظهور الخدمات التي يمكن أن تساعدني في أتمتة العملية، أصبحت مهتمًا على الفور بهذه الفرصة.

أولاً، حاولنا تنفيذ إدارة المستندات إلكترونيًا من خلال خدمة M.E.Doc. ولكن لكي يحصل الطرف المقابل على المستندات باستخدام هذه الخدمة، كان يحتاج إلى تثبيت برامجه على جهاز الكمبيوتر الخاص به. لم تكن جميع الأطراف المقابلة مستعدة لذلك: يتطلب تثبيت برنامج جديد تكوينًا، ومن الممكن حدوث تعارضات مع نظام مكافحة الفيروساتإلخ. لذلك لم أتمكن من استخدام إدارة المستندات الإلكترونية إلا مع عدد محدود من العملاء.

إيداع الصور

فرص جديدة

ثم تحدثت زميلتي، التي تضم شركتها العديد من المقاولين وتدفقًا كبيرًا للمستندات، عن خدمة تبادل المستندات عبر الإنترنت "Vchasno" - وكانت سعيدة جدًا بها. قررت أن أجرب هذه الخدمة.

اتضح ذلك الاتصال بالنظام بسيط للغاية:للتسجيل، ما عليك سوى تقديم البريد الإلكتروني وكلمة المرور والمفتاح الإلكتروني. واتضح أيضًا أن فريق "Vchasno" على استعداد للمساعدة في حل الميزات الفردية لإدارة المستندات.

الميزة الكبيرة لخدمة "Vchasno" هي ذلكلا تحتاج إلى تثبيت أي برامج إضافية لاستخدامه.لقد كانت هذه إضافة كبيرة بالنسبة لنا، نظرًا لخصائص سياسة الشركة الداخلية وحماية البيانات لمكافحة الفيروسات، وسهّلت على الفور ربط عدد كبير من الأطراف المقابلة بإدارة المستندات الإلكترونية.

واجهة البرنامج واضحة وبسيطة. أنا متأكد من أن الكثير من الناس يمكنهم اكتشاف ذلك دون أي مشاكل.

ميزة أخرى لخدمة "Vchasno" هي القدرة على استيراد المستندات إلى الخدمة مباشرة من برنامج 1C.عندما يكون هناك عدد كبير من الوثائق، فهذا مهم بشكل أساسي.

قائمة الفوائد

إن التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية يمنح الشركة العديد من المزايا.

أولا هذا توفير كبير للوقت.ومع وجود أكثر من 300 طرف مقابل، استغرقت العملية الشهرية لإعداد المستندات (الختم والتوقيع ووضعها في مظاريف) وإرسالها عدة أيام عمل. الآن تستغرق العملية برمتها عدة ساعات.

ثانيًا، إمكانية التصحيحات السريعة.إذا كانت هناك أخطاء في المستند (عنوان قانوني غير صحيح، عدم دقة في التقريب، وما إلى ذلك)، فيمكن للطرف المقابل الإبلاغ عن ذلك في نفس اليوم والحصول على مستند مصحح في غضون 5-10 دقائق.

ثالث، توفير في التكاليف:ومع إدخال التداول الإلكتروني، انخفضت تكاليف شراء الورق والخراطيش والمظاريف والطوابع.

وأخيرا، أعتقد أن هناك نقطة إيجابية مهمةتقديم مساهمة مجدية في رعاية البيئة.كلما زاد عدد الشركات التي تستخدم إدارة المستندات الإلكترونية، قل استخدام الورق والمواد ذات الصلة، وبالتالي سيتم تدمير عدد أقل من الأشجار.

مخاوف وآفاق شعبية

لسوء الحظ، ليس كل رجال الأعمال الأوكرانيين على استعداد للتخلي عن الوثائق الورقية. يخشى الكثيرون أنه عند التحقق من قبل الخدمة المالية، قد تنشأ مشاكل مع الاعتراف بالنفقات وصحة الوثائق. نظرًا لأن المستندات الإلكترونية هي نوع جديد نسبيًا من المستندات في أوكرانيا ويواجه الكثيرون هذا الأمر لأول مرة، فإن مثل هذه المخاوف طبيعية. تفضل الشركات التي لديها تدفق صغير من المستندات الحفاظ على الممارسات الحالية دون الخوض في فرص جديدة.

ومع ذلك أعتقد ذلك يستخدم نصف زملائي بالفعل إدارة المستندات الإلكترونية بشكل أو بآخر.وكان الإنجاز الكبير في هذه القضية هو الانتقال إلى تبادل الفواتير الضريبية إلكترونياً.

يبدو لي أن الانتقال الواسع النطاق إلى إدارة المستندات الإلكترونية هو مسألة وقت. نعم، يتم استخدامه الآن بشكل أساسي من قبل الشركات الكبيرة "المتقدمة" والحديثة، ولكن آمل أن يصبح هذا الاتجاه عامًا قريبًا. كما أثار التحول إلى التقارير الإلكترونية العديد من الأسئلة والصعوبات في وقت واحد. الآن يعترف الكثير من الناس أن هذا مريح للغاية.

أعتقد أن الكثيرين سيقدرون قريبًا أيضًا مزايا إدارة المستندات الإلكترونية وسيتحولون إليها جزئيًا على الأقل.

تم تصميم الخدمة عبر الإنترنت "Vchasno" (أحد مشاريع مجموعة شركات EVO) لتبادل وتوقيع وتخزين أي مستندات ذات أهمية قانونية: الاتفاقيات والعقود وشهادات الإنجاز والفواتير وما إلى ذلك. تعمل الخدمة مع جميع أنواع التوقيع الرقمي مفاتيح. لا يتطلب مبدأ الخدمة عبر الإنترنت تدريبًا منفصلاً أو تثبيت برامج إضافية على الكمبيوتر: لبدء إدارة المستندات الإلكترونية، تحتاج فقط إلى جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت. يؤدي تخزين المستندات في السحابة إلى استبعاد إمكانية فقدانها أو الوصول إليها بشكل غير مصرح به من قبل أشخاص غير مصرح لهم.