تحليل فعالية تطبيق أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). تحليل نظام إدارة المستندات الإلكتروني في شركة Ipsos LLC · تسجيل مستند لمرة واحدة، مما يسمح لك بتحديد المستند بشكل فريد

الإطار التنظيمي لتطبيق إدارة الوثائق الإلكترونية

مراجعة نظام EDMS المعروض في السوق الروسية

تقييم الكفاءة الاقتصادية لاستخدام EDS
في السيناتور ذ م م

تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكتروني في شركة الإدارة القابضة

الباب الثاني. تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في الإدارة

تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في الإدارة

تقييم جودة تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في المنظمات

الفصل الأول. الإطار التنظيمي لتنفيذ إدارة الوثائق الإلكترونية

نظام أتمتة تدفق المستندات, نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)- نظام آلي متعدد المستخدمين يرافق عملية إدارة عمل منظمة هرمية للتأكد من قيام هذه المنظمة بوظائفها. من المفترض أن تعتمد عملية الإدارة على وثائق يمكن قراءتها بواسطة الإنسان وتحتوي على تعليمات يجب على موظفي المنظمة اتباعها.

مقدمة لإدارة الوثائق الإلكترونية في المحاكم

تعمل وزارة العدل في الاتحاد الروسي على تطوير مشروع تعديلات على القوانين التي تحدد القواعد والإجراءات لاستخدام إدارة المستندات الإلكترونية في الإجراءات القانونية. قد يدخل الإجراء حيز التنفيذ في عام 2016.

وستسمح أحكام مشروع القانون للمشاركين في العملية باستخدام الإنترنت لتبادل الوثائق، والتي من خلالها سيكون من الممكن إرسال الأوراق الرسمية إلى المحكمة ومكتب المدعي العام والمحقق.

يتم إرسال البيانات والالتماسات والشكاوى والعروض وأنواع المستندات الأخرى إلى المحكمة بتنسيق مستند إلكتروني. للقيام بذلك، ستحتاج إلى ملء النموذج الإلكتروني المطلوب على الموقع الرسمي للسلطة المختصة ثم التوقيع على المستند بالتوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز (CES). ويمكن للسلطات القضائية بدورها أن تصدر القرارات والأحكام والشكاوى وما إلى ذلك. عبر قنوات الاتصال. ويمكن أيضًا إرسال الأدلة المكتوبة إلكترونيًا، لكن هذا الإجراء لا ينطبق على المعلومات التي تشكل سرًا من أسرار الدولة.

التنفيذ الشامل لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية

نظام إدارة الوثائق الإلكترونيةعبارة عن مجمع برامج وأجهزة متعدد الوظائف لأتمتة إدارة العمليات التجارية في ظروف الاستخدام الموزع للمعلومات من قبل متخصصين مختلفين ويمكن أن يغطي العمليات الفردية وجميع العمليات التجارية للمؤسسة:

• تدفق المستندات التنظيمية والإدارية والأعمال المكتبية
• تدفق المستندات التعاقدية والمالية
• تدفق وثائق الموظفين
• التصميم والهندسة والتصميم وتقدير تدفق المستندات
• ادارة مشروع
• إدارة التطبيقات التقنية الانضمام
• إدارة وثائق العطاء
• عمليات إعداد وجمع وتخزين ونشر تقارير الشركات
• التسويق الخارجي والداخلي
• وإلخ.

هكذا، يمكن أن تغطي إدارة المحتوى في المؤسسة (ECM) معالجة مجموعة واسعة من الوثائق:الأوامر والتعليمات والتعليمات والمراسلات الواردة والصادرة والتعليمات والبروتوكولات ومقتطفات من البروتوكولات والعقود والاتفاقيات والأفعال الإضافية والأوامر المتعلقة بالتدريب ورحلات العمل؛ الوثائق الفنية والتنظيمية؛ الموظفين، والمناقصات، والمستندات المحاسبية، والصوت، ومحتوى الفيديو، والملفات الرسومية، وما إلى ذلك.

وثيقة:

• تخزين وإدارة أي محتوى
• دعم وإدارة جميع مراحل دورة حياة الوثيقة
• مراقبة توقيت وجودة تنفيذ الوثائق والتعليمات
• ضمان حماية وسرية المعلومات
• تمكين التعاون في المستندات
• إمكانية توزيع العمل
• أدوات بحث واسعة النطاق عن المستندات المطلوبة
• التكامل مع شركات رابطة الدول المستقلة ذات الصلة

قدرات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية:

العمل المكتبي الآلي وإدارة الوثائق:

• إنشاء المستندات (من الصفر، من القالب، استيراد المستندات)
• العمل الجماعي، المراجعة
• تحقق من التصميم
• الموافقة/الموافقة/التوقيع
• تسجيل الوثائق
• توزيع الوثائق
• فرض القرارات، وتشكيل التعليمات، سواء المتعلقة أو غير المرتبطة بالوثيقة
• تنفيذ القرارات والتعليمات وتقارير التنفيذ
• مراقبة تنفيذ المواعيد النهائية وجودة القرارات والتعليمات
• دعم تدفق المستندات ذات الأهمية القانونية باستخدام التوقيع الرقمي
• نقل الوثائق إلى مخزن الأرشيف وفقا للوائح

وظائف الخدمة:

• السمة والبحث في النص الكامل للوثيقة
• دعم للاتصال بين الوثائق
• حفظ جميع إصدارات المستندات؛
• دعم آلية تفويض السلطات
• إنشاء "المجلدات الشخصية" من قبل المستخدم
• تخصيص الواجهة "windows" حسب تفضيلات المستخدم
• توليد المهام والإخطارات
• توليد التقارير الإحصائية
• تسجيل العمل مع الوثائق في النظام
• تدقيق جميع الإجراءات في النظام

القدرات التكنولوجية:

• حماية المعلومات، والتمايز في حقوق الوصول
• التكوين المرن للعمليات التجارية وحقوق الوصول
• التكامل وتبادل البيانات مع تطبيقات الأعمال الأخرى للشركات (تخطيط موارد المؤسسات، وأنظمة إدارة المشاريع، ومنصات التداول الإلكترونية، وما إلى ذلك) وأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية للأطراف المقابلة
• دعم العمل متعدد الفروع
• دعم بنية النظام الموزع الموحد مع القدرة على تكرار المعلومات بين عقد النظام
• "متحرك office" للعمل عن بعد للمستخدمين

سيسمح تنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكتروني في المنظمة بما يلي:

• تقليل أو القضاء على الأعمال الورقية
• إنشاء مستودع موحد للوثائق التنظيمية
• تقليل الوقت اللازم لمعالجة المستندات
• ضمان السيطرة على تنفيذ الأوامر وشفافية العمليات التجارية وزيادة مستوى الانضباط التنفيذي
• توحيد وتنظيم العمليات التجارية
• القضاء على ازدواجية الوثيقة
• التأكد من سلامة تخزين المستندات
• تسليم المستندات إلى المنفذين في الوقت المناسب (إرسال / تسليم المستندات / التعليمات في الوقت الفعلي)
• توفير الوصول الآمن عن بعد إلى المستندات
• تقليل الوقت المستغرق في البحث عن المستندات الضرورية
• تقليل تكاليف تخزين المستندات الورقية
• تقليل تكاليف المعاملات

تتيح حلول أتمتة المستندات من TOPS Consulting للمؤسسات إدارة جميع جوانب دورة حياة المستند - بدءًا من الإنشاء وحتى الأرشفة. يتم توفير الدعم للدورة الكاملة للعمل مع الوثيقة: إنشاء الوثيقة، والتطوير الجماعي والمراجعة، والتحقق من التصميم، والموافقة، والموافقة، والتسجيل، والتوزيع، وإصدار التعليمات، وتنفيذ ومراقبة القرارات، ونقل الوثيقة إلى الأرشيف وملحقاتها. التخزين وفقا للوائح المعمول بها.

داخل التنفيذ الشامل لنظام إدارة الوثائقتقوم شركة TOPS Consulting بالعمل على:

• أتمتة جميع العمليات التجارية المطلوبة للمنظمة
• إنشاء أرشيف إلكتروني للمنظمة
• ضمان إدخال المستندات في النظام أو الأرشيف
• التكامل مع تطبيقات الأعمال المستخدمة في المؤسسة (ERP (SAP، Oracle، Axapta)، CRM، EDMS الأخرى، EAM، المنصات الإلكترونية، إلخ.)
• إنشاء نظام إدارة الوثائق الإلكترونية الموزعة للمنظمات الموزعة جغرافيا
• تنفيذ التوقيع الرقمي وأنظمة أمن المعلومات الإضافية
• تنفيذ نظام التقارير الإحصائية لتدفق الوثائق

يوفر التنفيذ الشامل لنظام إدارة المستندات الإلكترونية في المؤسسة بنية تحتية شاملة لتوحيد وتكامل وإدارة جميع أنواع المعلومات.

إن التنفيذ الشامل لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية في المؤسسة يعني الانتقال إلى أساليب عمل جديدة (غير ورقية)، مما يؤثر على جميع الموظفين تقريبًا.

وبطبيعة الحال، هذه ليست مهمة سهلة، وتتطلب معرفة وخبرة معينة.

إذا قمت بهذا العمل بنفسك، فسيكون أرخص، لكن من الصعب ضمان الموعد النهائي لإنجاز المشروع. سيقوم فريق التنفيذ ذو الخبرة بهذه المهمة بشكل أكثر موثوقية وأسرع. على أي حال، لا يمكنك الاستغناء عن فريق التنفيذ - سواء كان متخصصين لديك أو شركات خارجية.

أثناء عملية التنفيذ، يجب ألا تعتمد فقط على متخصصي تكنولوجيا المعلومات. على سبيل المثال، إحدى مراحل تنفيذ "بناء العمليات التجارية" هي مهمة مدير الأعمال ومدير التطوير وليس متخصصًا في تكنولوجيا المعلومات. لذلك، قبل تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) بمفردها، يجب أن تكون المنظمة مستعدة ليكون لديها العدد المطلوب من المتخصصين في مختلف المجالات ضمن طاقم العمل.

دعونا نحدد المتطلبات الأساسية لتكوين فريق التنفيذ.

1. مدير محلل - يراقب جميع العمليات التجارية للمنظمة، ويمكنه التأثير عليها، ويتخيل كيف يجب أن تعمل المنظمة في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).

2. منظم التنفيذ (مدير المشروع) - يراقب تقدم المشروع، ويخطط للعمل، ويحفز الموظفين، ويتخذ الإجراءات الإدارية.

3. متخصصو النظام المدربون (متخصصو تكنولوجيا المعلومات والمواضيع) - تفصيل سير العمل، وإعداد النظام وتدريب جميع المستخدمين الآخرين، وكتابة التعليمات واللوائح، وما إلى ذلك.

إذا كان هناك مثل هذا الفريق في المنظمة، فهناك فرصة لتنفيذ النظام من تلقاء نفسها. بخلاف ذلك، يتعين عليك تعيين فريق تنفيذ تابع لجهة خارجية من البائع أو شريكه.

يقوم فريق تنفيذ تابع لجهة خارجية بتطوير مشروع تنفيذ، وتعليمات لمستخدمي النظام، وتكييف النظام مع مؤسسة معينة، وعقد اجتماعات تنظيمية.

وهذا الخيار هو بلا شك أكثر تكلفة من التنفيذ المستقل، ولكنه يضمن تنفيذ النظام بجودة عالية وفي الوقت المحدد. لذلك، عند اختيار فريق خارجي، يجب عليك التأكد من المهارات المهنية والخبرة لهؤلاء المتخصصين. للقيام بذلك، من الضروري تقييم المشاريع التي تم إنجازها بالفعل.

مراحل تكنولوجيا التنفيذ

توفر تقنية التنفيذ أكثر من نصف النجاح. لذلك، عند اختيار الشركة المنفذة، يجب عليك دراسة تكنولوجيا تنفيذها بعناية وتقييم نقاط المراقبة - معايير جودة التنفيذ في المراحل المتوسطة. يمكن أن يكون وجود نقاط التحكم وعددها بمثابة مؤشر على نضج التكنولوجيا.

دعونا نفكر في ميزاتها لتنفيذ EDMS.

1. مسح المنظمة. يتم تسليط الضوء على الوثائق الرئيسية للمنظمة والعمليات التجارية الرئيسية التي سيتم إجراء البحث عليها. لذلك، قبل بدء العمل، يتم تحديد إجراءات التنفيذ والأقسام التي ستغطيها الدراسة بناءً على مشاركتها في العمليات التجارية. مدة البحث من 2 إلى 4 أسابيع لتطوير المشروع.

2. تدريب الموظفين. تظهر التجربة أنه عند تنفيذ EDS، من الضروري تدريب ما لا يقل عن 30٪ من الموظفين. ويرجع ذلك إلى عدد الموظفين المشمولين. من المستحيل تعيين مستشار لكل موظف، لذلك يجب أن يكون الموظفون قادرين على تقديم المشورة لبعضهم البعض، ويجب أن يكون كل شخص ثالث قادرًا على شرح لزملائه ماذا وكيف يفعلون في موقف معين.

سيؤدي توفير المال والوقت في هذه المرحلة إلى زيادة تكاليف التشغيل التجريبي وتأخير مواعيده النهائية. ويجب تخصيص المزيد من الوقت للتدريب على الجدول الزمني للتنفيذ، مع الأخذ في الاعتبار أن عددا كبيرا من الموظفين بحاجة إلى التدريب.

3. تطوير التعليمات مرحلة مهمة للغاية. قبل البدء في العمل، يجب أن يتلقى كل موظف تعليمات حول كيفية العمل في النظام؛ سيؤدي ذلك إلى إزالة عدم الثقة في النظام وشرح النقاط الرئيسية للعمل في نظام تبادل البيانات الإلكترونية.

4. التشغيل التجريبي هو مرحلة تسمح لك بتقييم مدى استعداد المنظمة للتشغيل الصناعي للنظام.

ومع ذلك، على الرغم من كثافة اليد العاملة العالية لهذه العملية، هناك العديد من الأمثلة على التنفيذ الناجح والفعال لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

للحصول على لمحة موجزة عن أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية الموجودة في السوق الروسية، أخذنا الأنظمة الأكثر شهرة التي تشغل مناصب قيادية، وتعمل بنشاط على تطوير وظائف المنتج، وبالتالي كسب عملاء جدد. يمكن العثور على معلومات حول نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) في العديد من المصادر المفتوحة. المنصات الأجنبية، والتي، على الرغم من إمكانية استخدامها لأتمتة العمل مع المستندات، لا يتم استخدامها على نطاق واسع في المنظمات المحلية بسبب تكلفتها العالية، لا يتم أخذها في الاعتبار.

وفيما يلي بعض EDMS والوظائف والمزايا والعيوب لكل منها. بعد ذلك، بناءً على هذه المادة، سيتم تجميع جدول مقارنة لمنتجات البرامج التي تمت مراجعتها حسب الوظائف الرئيسية وسيتم إعطاء تقييماتها.

"دوكس فيجن"

نظام DocsVision هو منتج برمجي مصمم لإنشاء حلول مؤتمتة للشركات لإدارة المستندات والعمليات التجارية. يتضمن نظامًا أساسيًا خاصًا بالمجال مع واجهات برمجة التطبيقات المفتوحة لتطوير التطبيقات المخصصة والتطبيقات القياسية الجاهزة ذات إمكانيات التكوين البارامترية. المطور هو DocsVision، وهي شركة انبثقت عن التصميم الرقمي. تم تطويره منذ عام 1998.

المهام:

- أتمتة إدارة المؤسسات؛

- دعم نهج العملية في تنظيم الإدارة؛

- أتمتة أنظمة إدارة الجودة؛

- أتمتة عمليات الموافقة على الوثائق والموافقة عليها؛

- وسائل مراقبة تنفيذ الوثائق والمهام؛

- توجيه وتسليم الوثائق إلى محطات عمل المستخدم؛

- إدارة عمليات معالجة الوثائق؛

- تنظيم التفاعل مع الأطراف المقابلة والعملاء؛

- أتمتة المكاتب؛

- إنشاء أرشيف إلكتروني للوثائق.

مزايا:

- فرصة لتطوير الوظائف؛

- آليات موحدة لتجميع وتخزين كافة المعلومات حول العمليات والتطبيقات؛

- وسيلة موحدة لمراقبة تنفيذ المهام، متكاملة مع أدوات الجدولة؛

- آليات مركزية للبحث عن المعلومات، بغض النظر عن الطلب أو المعالجة أو نوع الوثائق؛

القدرة على تجميع المعلومات حول مرور العمليات واستخدام هذه المعلومات لإعادة الهندسة؛

- واجهة موحدة، لا حاجة لتدريب إضافي عند تقديم تطبيقات جديدة؛

- التكامل الوثيق مع البريد الإلكتروني ونظام الجدولة المستخدم؛

قائمة انتظار واحدة من المهام لجميع العمليات والتطبيقات (يبلغ النظام بشكل مستقل عن الحاجة إلى تنفيذ إجراءات معينة)؛

أدوات التثبيت التلقائي للبرامج على محطات عمل المستخدم (لا يتطلب الأمر وقتًا لتثبيت تطبيقات العميل وتحديثها)؛

- الوصول عبر الإنترنت إلى كافة وظائف النظام؛

- نظام موحد للتمييز بين حقوق الوصول ومتكامل مع أدوات أمان Windows القياسية.

عيوب:

عدم التحقق من المستندات للتأكد من عدم نسخها أثناء التسجيل؛

عدم القدرة على تسجيل مستند بناءً على مستند موجود؛

عدم وجود محاسبة ومراقبة حركة وفترات تخزين للملفات والمستندات في الأرشيف؛

قيود كبيرة في وضع اللمسات النهائية على الحلول دون مشاركة الشركة المصنعة للمنصة.

"الدافع"

"Motive" هو نظام إدارة تشغيلي للشركة يتم تنفيذه كتطبيق ويب، والذي يسمح لك بتنظيم الوصول إليه من أي محطة عمل متصلة بالإنترنت. يعتمد عرض المعلومات في النظام على عدة مفاهيم سهلة التعلم - مثل المشروع، والمهمة، والإجراء، والموظف، والتقرير، وما إلى ذلك. المطور - "الدافع". يتم تقديم النظام كأداة لإدارة المؤسسات. في السوق منذ عام 2004.

المهام:

إنشاء مساحة معلوماتية موحدة للشركة؛

تنظيم وصيانة إدارة الوثائق الإلكترونية الداخلية للشركة؛

إمكانية العمل الجماعي في المشاريع.

القدرة على إدارة عدد كبير من المهام والواجبات؛

السيطرة على توظيف الموظفين؛

إدارة كمية كبيرة من الوثائق؛

ضمان سرية المعلومات؛

بحث سريع ومريح عن المعلومات بما يتوافق مع حقوق المستخدم في النظام؛

الاحتفاظ بأرشيف المشاريع والمهام والوثائق.

مزايا:

التبسيط المتعمد لنموذج كائن النظام، مما يساهم في نجاح تنفيذه ويقلل الوقت والمال الذي يتم إنفاقه على تدريب الموظفين؛

الجمع بين وظائف عدة فئات من أنظمة التحكم؛

العمل مع واجهات مختلفة.

إمكانية التنفيذ المستقل؛

إمكانيات التكامل واسعة؛

لا توجد مهارات خاصة مطلوبة لإدارة النظام؛

وظيفة واضحة.

عيوب:

- عدم وجود قوالب للمستندات التي تم إنشاؤها؛

- عدم القدرة على تسجيل المستندات من الماسح الضوئي؛

- عدم التوافق مع البرامج التي توفر التعرف على صور المستندات؛

- عدم الحفاظ على تاريخ العمل مع الوثيقة؛

عدم القدرة على تنظيم العمل خارج الإنترنت؛

عدم القدرة على تعيين منفذ مسؤول عن الوثيقة؛

عدم وجود قاعدة بيانات منفصلة للوثائق الأرشيفية؛

عدم مراعاة مكان تخزين المستندات الأصلية.

"مباشر"

نظام Directum هو نظام إلكتروني لإدارة المستندات وإدارة التفاعل. المطور - مباشر. في السوق منذ عام 2003. يدعم "Directum" دورة الحياة الكاملة لإدارة المستندات، بينما يتناسب سير العمل الورقي التقليدي بسلاسة مع إدارة المستندات الإلكترونية. وهذا يضمن انتقال الشركة "غير المؤلم" إلى إدارة المستندات الإلكترونية والتكيف السريع للموظفين. تشمل المزايا وظائف واسعة ومبادئ تشغيل بسيطة.

إدارة الوثائق الإلكترونية؛

إدارة عمليات الأعمال؛

ادارة العقود؛

إدارة الاجتماعات؛

إدارة علاقات العملاء.

مكتب؛

نداءات المواطنين والمنظمات؛

إدارة مؤشرات الأداء.

مزايا:

تنفيذ نظام إلكتروني متكامل لإدارة المستندات والعمليات التجارية (دعم دورة الحياة الكاملة للمستندات وإدارة العمل)؛

الامتثال للمعايير الروسية وقواعد العمل المكتبي؛

توسيع نطاق تنفيذ آلية التوقيع الرقمي الإلكتروني (EDS)؛

مبادئ بسيطة للعمل مع النظام لمستخدم مطلع على البريد الإلكتروني ونظام الملفات؛

توافر أدوات تكوين النظام المتقدمة واللغة المدمجة؛

سهولة الإدارة بسبب استخدام الأنظمة الأساسية المشتركة (MS SQL Server) ووجود الوكلاء التلقائيين؛

إمكانية تنظيم العمل الموزع جغرافياً، بما في ذلك خارج الخط؛

توفر طريقتين للمستخدمين للعمل مع النظام: من خلال عميل سطح المكتب ومن خلال عميل الويب (باستخدام متصفح الويب)؛

وظائف موسعة للنظام بفضل وجود وحدات إدارة الاجتماعات وإدارة العقود وإدارة علاقات العملاء؛

قابلية التوسع العالية للنظام، مما يضمن عمل آلاف المستخدمين وتخزين ملايين المستندات المختلفة؛

توفر الأدوات المطورة (IS-Builder) والتي تتيح لك سرعة تطويع النظام ودمجه مع الأنظمة الأخرى وكذلك تعديله بنفسك مع مراعاة تطور المنظمة.

عيوب:

الاعتماد على منصات مايكروسوفت؛

لا تتكون تكلفة الأتمتة من تكلفة البرامج فحسب، بل تشمل أيضًا تكلفة خدمات التنفيذ. يتم تحديد تكلفة خدمات التنفيذ وفقًا لاحتياجات العميل ويمكن أن تكون إما صفرًا (شراء حل مُعبأ) أو تصل إلى مبالغ كبيرة عند أتمتة المهام غير القياسية؛

إذا كان التنفيذ يتطلب تغييرًا في التطوير على مستوى النظام، فستكون هناك حاجة إلى وقت إضافي وعمل إضافي عند التحديث إلى إصدار جديد؛

- عدم القدرة على إنشاء مستند بناءً على مستند موجود؛

- عدم التحقق من الازدواجية أثناء التسجيل؛

- عدم القدرة على تعيين منفذ مسؤول عن الوثيقة؛

- عدم القدرة على إنشاء تقارير بناء على نتائج البحث؛

الحاجة إلى تنفيذ البنية التحتية باهظة الثمن.

"الفراتس-إدارة الوثائق"

يتيح لك نظام EUFRAT-Document Flow تنفيذ مخططات أتمتة مختلفة للعمل مع المستندات وأتمتة العمليات التجارية الرئيسية للمؤسسة. المطور - التقنيات المعرفية. لقد كان في السوق منذ عام 1997. تم تصميم نظام تدفق المستندات EUFRAT لحل المشكلات المختلفة لأتمتة العمل مع المستندات، مثل إدارة المستندات الإلكترونية، والعمل المكتبي الإلكتروني، وأتمتة العمليات التجارية المختلفة. يمكن أن يضمن تنفيذ النظام التشغيل وفقًا لمبادئ الإدارة المحلية ووفقًا للمعايير الغربية.

أتمتة تسجيل الوثائق والمهام؛

ضمان التفاعل الفعال بين الموظفين في إطار العمل على الوثائق؛

تنفيذ البحث الفوري عن المعلومات؛

مراقبة تنفيذ العمل الذي بدأته الوثائق والمهام؛

القدرة على مراقبة حالة العمليات الجارية وتحليل عبء عمل الموظفين من خلال إنشاء سجلات وتقارير مختلفة؛

تنظيم تخزين وثائق المنظمة على المدى الطويل؛

ضمان التمييز في حقوق وصول الموظفين إلى المعلومات.

مزايا:

تشمل المزايا الرئيسية للمطورين القدرة على استخدام النظام كحل محاصر أو مشروع؛

لتثبيت وتشغيل نظام EUFRAT-Document Flow، لا يلزم وجود برامج إضافية. يعمل النظام على أساس نظام إدارة قواعد البيانات "Nika" المدمج الخاص به، والذي تم تضمينه في حزمة التسليم؛

الامتثال للمتطلبات التنظيمية للعمل المكتبي الروسي، وكذلك متطلبات معيار ISO 9000؛

توفر أدوات المسح الضوئي والتعرف على الكائنات المضمنة مع دعم تدفق إدخال المستندات، بما في ذلك التطور التكنولوجي الفريد من التقنيات المعرفية - تقنية السحب والتسجيل (التعرف الفوري)؛

توفر مولد تقارير مدمج في النظام؛

تكنولوجيا تحليل النص الصرفي.

القدرة على العمل مع المستندات والتعليمات باستخدام متصفح الويب من أي مكان في العالم؛

تطبيق أدوات التشفير المعتمدة واستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني؛

خيارات مرنة لإدارة حقوق الوصول، بما في ذلك استخدام "أدوار" المستخدم؛

لا يتطلب النظام موارد كبيرة للتنفيذ والإدارة.

عيوب:

عدم وجود أدوات عرض مدمجة للملفات المرفقة؛

عدم العمل مع الوثائق خارج الخط؛

عدم إسناد المهام إلى المجموعة؛

التركيز على تخزين البيانات مركزيًا بشكل صارم دون إمكانية تكرار تخزين المستندات؛

عمل ضعيف التنظيم إلى حد ما مع أحجام تخزين كبيرة؛

العمل غير الكامل مع تسميات الحالات؛

نظام فرعي غير كامل للعمل مع المستندات "الورقية" (لا يوجد حساب لتوزيع المستندات الورقية).

يعرض الجدول 2.1 تقييمات لوظيفة كل نظام إدارة إلكترونية وفقًا للمعايير العامة.

تم تطوير هذه المعايير وتقييمها في مقال بقلم رينغولد ليونيد ألكساندروفيتش، المتخصص في تكنولوجيا المعلومات، ومرشح العلوم التقنية، والمخصص لمراجعة أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.

لحساب كل معيار معمم بواسطة Reingold L.A. تم اختيار العديد من المعايير الخاصة. في الجدول 2.1، تتوافق قيمة العمود الأخير مع عدد المعايير الخاصة المشاركة في التقييم.

الجدول 2.1 - تقييم وظائف نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).

التقييم النهائي للوظيفة	مباشر	DocVision	الفراتس-تدفق الوثيقة	الدافع	أقصى درجة ممكنة وفقا للمعيار
التسجيل وإدخال المستندات	9,5	10,5	13,5	6,5
العمل مع الوثائق	15,5	16,5		10,5
إدارة سير العمل والتحكم فيه			12,5
بحث وتحليل المعلومات		9,5	9,5	6,5
أمن المعلومات	12,5	13,5		11,5
دعم المستندات الورقية
أدوات التكوين القياسية				5,5
المجموع	70,5		80,5	51,5

كما يتبين من الجدول 2.1، فإن بعض أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية التي تمت مناقشتها أعلاه تستحق تصنيفًا مرتفعًا إلى حد ما. ولكن بالتوازي مع ذلك، تزيد تكلفة المنتج بشكل حاد. لا تحتاج بعض الشركات التي لديها تدفق صغير للمستندات إلى معظم وظائف نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الذي تمت مناقشته؛ بل تحتاج إلى الحد الأدنى من الخصائص الوظيفية التي تتطلبها شركتها بأقل تكلفة. بالإضافة إلى ذلك، لدى العديد من الشركات بالفعل نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS)، لذلك يتم استبعاد بعض أنظمة إدارة البيانات الإلكترونية (EDMS)، دون القدرة على العمل مع نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS) هذا، من الاعتبار.

“يتم تطوير برنامج أتمتة تدفق المستندات في الشركة التجارية “Reklama Plus”” باستخدام نظام إدارة قواعد البيانات Microsoft SQL Server 2008 DBMS الخاص بالشركة.

مزايا البرنامج هي:

بناءً على طلب العميل، سيكون للبرنامج الوظائف الضرورية فقط، وبالتالي يتم تقليل تكلفة شراء منتج البرنامج هذا بشكل حاد، مع الحفاظ على جميع متطلبات العميل؛

سيكون للبرنامج واجهة مستخدم مريحة وبديهية تأخذ في الاعتبار وجود مستندات محددة في شركة معينة؛

- إمكانية مواصلة تطوير وظائف البرنامج؛

ليست هناك حاجة لشراء وحدات إضافية، فالبرنامج يحتوي على جميع الوظائف التي يطلبها العميل؛

سهولة الإدارة من خلال استخدام النظام الأساسي MS SQL Server 2008 واسع الانتشار.

وفقًا للممارسات العالمية والمحلية المتقدمة لتنفيذ أنظمة المعلومات (IS)، سننظر في هذه المقالة في عملية تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، والتي تتضمن عدة مراحل من العمل. نتيجة تنفيذ نظام EDMS هي التشغيل الصناعي للنظام في جميع أنحاء المؤسسة بأكملها.

لا ترتبط كفاءة تدفق المستندات دائمًا بتقليلها. ينبغي النظر في زيادة كفاءة تدفق المستندات والراحة للمديرين بالتزامن مع زيادة جودة محتوى المعلومات. الهدف من تحسين (تصميم) تدفق المستندات هو جعلها متوافقة مع احتياجات الإدارة مع تقليل تكاليف صيانتها في نفس الوقت. يتضمن الإجراء الموسع لتحسين (تصميم) تدفق المستندات الخطوات الخمس التالية.

يتضمن تحسين تدفق المستندات مجالين رئيسيين:

• 1. زيادة جودة محتوى المعلومات (الارتباط بمراكز المسؤولية؛ المجموعة والمحتوى الأمثل للمؤشرات؛ الجودة العالية للقواعد والمعايير؛ توافر المعلومات حول الانحرافات).
• 2. زيادة كفاءة تدفق المستندات والراحة للمديرين (القضاء على ازدواجية المعلومات، وتحسين طرق المرور؛ والجمع بين المحاسبة الأولية للمحاسبة والإدارة التشغيلية، وما إلى ذلك؛ وجعل أسماء المستندات متوافقة مع المحتوى).

ينبغي النظر في زيادة كفاءة تدفق المستندات والراحة للمديرين بالتزامن مع الاتجاه الأول، أي. لا ترتبط كفاءة تدفق المستندات دائمًا بتقليلها. يمكن أن يؤدي فقدان بعض المعلومات إلى تأثير سلبي بشكل عام على المؤسسة.

دعونا نفكر في خيار تقليل تدفق المستندات مع الحفاظ على سعة المعلومات الخاصة بها. لذا، فإن الهدف من تحسين (تصميم) تدفق المستندات هو جعلها متوافقة مع احتياجات الإدارة مع تقليل تكاليف صيانتها في نفس الوقت.

يتضمن الإجراء الموسع لتحسين (تصميم) تدفق المستندات الخطوات التالية:

• الخطوة 1. مسح ما قبل المشروع أو وصف المشروع.
• الخطوة 2. وصف تفصيلي لتدفق المستند الحالي.
• الخطوة 3. تحليل المحتوى النوعي للمعلومات.
• الخطوة 4. تحسين تدفق المستندات.
• الخطوة 5. إنشاء المعايير (التعليمات).

مسح وتحليل المعلومات

تتمثل مهام الخطوة الأولى - وصف المؤسسة - في تحديد احتياجات الإدارة وتحديد تأثير العوامل. يتم تحديد احتياجات الإدارة بناءً على دراسة الوظائف الواردة في التوصيف الوظيفي ووصف مجموعات القرارات الإدارية المتخذة على مستويات الإدارة المختلفة. يمكن استخدام التقارير الجارية الحالية للتحليل النقدي. نوصي بأن يتم تنفيذ العمل بالتوازي مع تحليل المحتوى النوعي للمعلومات.

عند إنشاء تدفق المستندات، وكذلك عند إنشاء الهياكل التنظيمية للمحاسبة الإدارية، يبدأ العمل بدراسة تأثير عوامل مثل: ميزات التكنولوجيا، وتكوين المنتج، وتنظيم الإنتاج وإدارة المؤسسة وأقسامها الهيكلية، والعمليات التجارية، تدفقات المواد. يعتمد تنظيم تدفق المستندات إلى حد كبير على وجود مراكز المسؤولية في هياكل الإدارة التنظيمية؛ تطوير آلية ريادة الأعمال داخل الشركة؛ توافر إدارة الانحراف. الكفاءة الإدارية واستخدامها لأساليب صنع القرار التقدمية ؛ توافر أجهزة الكمبيوتر الشخصية وشبكات المعلومات وما إلى ذلك.

أثناء العمل قبل المشروع، على وجه الخصوص، هناك حاجة إلى مزيد من التفاصيل من حيث وصف مراكز إنشاء (تحويل، استخدام) المعلومات وعلاقاتها الشخصية (نقاط المحاسبة)؛ وصف المستندات وتدفقات المستندات الموجودة.

إن تطوير أنظمة إدارة المستندات لأغراض الإدارة وعلم نفس الإدارة، بالطبع، مع مراعاة السمات التكنولوجية والتنظيمية للمؤسسة، يجب أن يبدأ دون الرجوع إلى منتج برمجي محدد. تحتاج أولاً إلى إنشاء أيديولوجية، وبعد ذلك فقط ابحث عن منتج برمجي لها.

قبل البدء بعملية تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) في المؤسسة، نوصي بإجراء مسح سريع (مسح ما قبل المشروع) من أجل:

• الحصول على معلومات عامة حول هدف تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
• تحديد أهداف التنفيذ؛
• تحديد المتطلبات الأساسية العامة لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) وحدود المشروع؛
• تحديد الحالة العامة لتنظيم تدفق المستندات والعمل المكتبي؛
• تحديد المشاركين الرئيسيين في المشروع (تشكيل مجموعة عمل)؛
• تحديد المستوى العام لتعقيد المشروع المحتمل؛
• وتقييم احتياجات ترحيل البيانات والتكامل مع البرامج الأخرى؛
• جمع المعلومات اللازمة لإعداد عرض تجاري فعال وفائز إذا تم إجراء المسح والتنفيذ من قبل شركة خارجية.

في هذه المرحلة، يتم اختيار المنصة التي سيتم تطوير نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) عليها.

في هذه المرحلة، واستنادًا إلى المعلومات الأولية التي تم الحصول عليها، يتم تعيين مدير المشروع (PM)، الذي يضع خطة العمل الأساسية، وهيكل العمل الهرمي (WBS)، وميثاق المشروع.

أثناء مسح المعلومات، يتم فحص العمليات التجارية الحالية ووصفها ("كما هي"). نتيجة لتحليل البيانات التي تم جمعها، يتم اقتراح العمليات التجارية المحسنة ("ليكون" - "كما ينبغي أن يكون")، ويتم صياغة المتطلبات الوظيفية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

أهداف مسح المعلومات هي:

• دراسة ووصف دقيق للعمليات التجارية المراد أتمتتها؛
• وضع توصيات لتحسين تدفق المستندات وتنظيم تدفق المستندات والعمل المكتبي؛
• تعريف ووصف تعديلات النظام والواجهات بما في ذلك. واجهات مع الأنظمة الخارجية ووسائل نقل البيانات من البرامج الحالية التي يجب تطويرها وتنفيذها خلال المشروع؛
• تطوير المواصفات الفنية (TOR).

من أجل الحصول على المعلومات اللازمة، يتم إجراء الاستبيانات والمقابلات بين المستخدمين الرئيسيين (رؤساء الأقسام المهتمين والموظفين الذين سيتعين عليهم العمل مباشرة في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية الجديد). أثناء العمل يوصى بما يلي:

• قم بعمل قائمة بأنواع المستندات الموجودة في المنظمة وقم بإجراء مسح لكل نوع من المستندات:

وصف تقنية التوثيق (مجموعة من التفاصيل، إذا لزم الأمر، موقعها وتسلسلها وميزات التصميم)؛ إظهار شروط حركة المستندات (وجود التوقيعات، والتأشيرات، والشيكات، وما إلى ذلك)، أو مخطط تدفق المستندات (الطريق) أو قائمة المصدقين الرئيسيين، والموقعين، وما إلى ذلك؛ وصف طريقة التسجيل (تنسيق أرقام التسجيل)؛

• قم بإعداد قائمة بالموظفين المسؤولين عن إنشاء المستندات (من/أي قسم يقوم بإنشاء أنواع المستندات).
• قم بإعداد قائمة بالموظفين الذين يصادقون على المستندات ويوقعونها ويوافقون عليها (من يصادق/يوقع على أنواع المستندات؛ الشروط التي بموجبها تتطلب التأشيرة/التوقيع).
• قم بعمل قائمة بمسجلي المستندات
• تحديد أنواع المستندات التي يجب وضعها تحت السيطرة (تحديد وحدات التحكم، وشروط وضعها تحت السيطرة، وشروط إزالة السيطرة وغيرها من المعلومات الضرورية).
• قم بإعداد قائمة بالأشخاص الآخرين المسؤولين عن عملية المعالجة.
• بناءً على المعلومات المذكورة أعلاه، قم بإنشاء خوارزمية لحركة المستندات (operogram). انظر المثال 1.
• تحديد وثائق التقارير اللازمة (شروط إنشاء التقارير ونماذجها).
• بناء على المسح، قم بإعداد تعليمات للمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة (إذا لزم الأمر).
• قم بإعداد تسميات الحالات مع الإشارة إلى فترات التخزين وقواعد تكوين الحالات (إذا لزم الأمر).
• قم بعمل قائمة بالمستندات مع الإشارة إلى شروط توفير الوصول إليها (على سبيل المثال، اعتمادًا على المنصب).

بناءً على المعلومات المذكورة أعلاه، تم تطوير المتطلبات الوظيفية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) أو الشروط المرجعية لتطويره (TOR). على وجه الخصوص، يجب على المحلل وضع متطلبات تنسيق وتكوين بطاقات التسجيل والتحكم (تعيين وترتيب الحقول في البطاقة، وطرق ملء نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، وما إلى ذلك)، وطرق حركة المستندات والمتطلبات الأخرى الضرورية لإعداد وتطوير نظام EDMS.

استنادا إلى ممارسة تصميم أنظمة إدارة الوثائق، يمكننا اقتراح تسلسل العمل التالي:

• 1. بناء مخططات النقاط المحاسبية للإنتاج الرئيسي والإنتاج المساعد والخدمات الوظيفية.
• 2. بناء الرسوم البيانية للعلاقات المتبادلة.
• 3. جمع نماذج المستندات والتقارير المستكملة حسب النقاط المحاسبية.
• 4. تنظيمهم في الألبومات.
• 5. وصف المواعيد النهائية للتقديم، واتجاه حركة المستندات ونماذج التقارير (في أي إطار زمني، ومن وإلى من يتم نقل الوثيقة).
• 6. بناء مخططات تدفق الوثيقة الموضوعية والموجزة.
• 7. إجراء التحليل المنطقي والمطلوب للوثائق.
• 8. تحليل مسار الوثائق في عملية إنشائها وتنسيقها والموافقة عليها.
• 9. تطوير مقترحات لإجراء تغييرات على المخطط الحالي للوثائق وإعداد التقارير فيما يتعلق بمقترحات تغيير معايير المحاسبة الإدارية الأخرى (محاسبة الانحرافات ومراكز المسؤولية وما إلى ذلك).
• 10. وضع المقترحات للقضاء على ازدواجية المعلومات.
• 11. وضع المقترحات لتوحيد الوثائق.
• 12. وضع مقترحات لتبسيط حركة الوثائق والتقارير.
• 13. تطوير مشروع لتحسين تدفق المستندات الموحدة ونظام إعداد التقارير الداخلية.
• 14. تطوير وتنفيذ معايير تدفق المستندات وإنشاء التقارير الداخلية.

عند تنفيذ العمليات المذكورة أعلاه، يجب عليك مراعاة بعض النصائح.

نقاط المحاسبة أولاً، تقوم بتحديد مواضيع العلاقة أثناء تبادل المعلومات. يمكن أن يطلق عليها مراكز المنشأ واستهلاك ونقل المعلومات أو نقاط المحاسبة. لذلك، تم إصلاح النقاط المحاسبية، وتم وصف العلاقات المتبادلة بين الأقسام في المرحلة السابقة، والآن يمكنك، من خلال الجمع بين هذه المواد واستكمالها، إنشاء مخططات للعلاقات المتبادلة بين النقاط المحاسبية.

ستساعدك هذه المخططات ليس فقط على قطع الاتصالات غير المهمة في الخطوات الأولى للمشروع دون وضعها في شكل وثائقي، ولكنها ستوفر أيضًا الوقت والمال. ولا غنى عنها عند اختبار مقترحات التحسين لمعرفة ما إذا تم أخذ كل شيء في الاعتبار.

ألبومات وأوصاف الوثائق. إحدى الخطوات المهمة هي إنشاء ألبومات المستندات الموجودة في وقت المشروع ووصفها؛ هذه هي الوظيفة الأكثر استهلاكا للوقت، وغير مثيرة للاهتمام وغير ممتنة.

عند تنفيذ العمل لتحسين تدفق المستندات، استخدم النصيحة المستلمة نتيجة لتحليل ممارسة الأخطاء: وضع القيود في الوقت المناسب - "عدم احتضان الضخامة"؛ معرفة ما إذا كان المستند قد تم إعداده بواسطة نفس الموظف الذي وقع عليه، أو ما إذا كان هناك فنانون حقيقيون غير مرئيين؛ في المواقف التي يوقع فيها مدير ورشة العمل فاتورة لنقل منتج شبه نهائي إلى ورشة العمل التالية، حدد عدد المرات التي ستصف فيها حركة المستند: مرة واحدة من ورشة عمل إلى أخرى، أو تتبع المسار بأكمله. وفي هذه الحالة، يجب أن يكون هناك مبدأ مماثل للسجلات لجميع أقسام المنظمة.

عند القيام بالعمل، من الضروري استيفاء شرط إلزامي: يجب تقديم وصف الوثائق بشكل موحد لجميع أقسام المنظمة.

مخططات تدفق المستندات المحلية والعامة. بعد وصف المستندات، يمكنك البدء في إنشاء المخططات. إنهم يساهمون في الإجابة، على سبيل المثال، على السؤال - ما مدى صعوبة مسار المستند العادي في أربع نسخ، على عكس عملية الإنتاج نفسها. إن تحليل نمط تدفق المستندات يجعلك تفكر في جدوى المسارات النهائية. على سبيل المثال، لماذا نحتاج إلى المستندات الأولية المتعلقة بالانتقال الداخلي في قسم التخطيط؟

مثال 1. نقترح إضفاء الطابع الرسمي على المعلومات التي تم الحصول عليها نتيجة للمسح في شكل برنامج تشغيل (انظر الشكل 1) أو في شكل خوارزمية (انظر الشكل 2). على سبيل المثال، نقترح النظر في دورة حياة أوامر الأنشطة الأساسية. تقنية العمل مع هذا النوع من المستندات هي الأكثر توحيدًا ويمكن استخدامها في العديد من المؤسسات.

الشكل 1. مخطط دورة حياة أمر النشاط الرئيسي

الشكل 2. خوارزمية معالجة أوامر الأنشطة الأساسية

يسرد مقال "مسح المعلومات كجزء من تطبيق EDMS" المنشور في مجلة "العمل المكتبي وتدفق المستندات في المؤسسة" العدد 2 لعام 2007، الأسئلة التي يمكن استخدامها في الاستبيانات أو عند مقابلة المستخدمين. الأسئلة هي استشارية.

لا توجد متطلبات واضحة لإجراء المسح، لذلك، في كل حالة محددة، باستخدام الحلول الجاهزة، تحتاج إلى اتخاذ نهج إبداعي للحصول على المعلومات اللازمة، وتنظيمها وعرضها.

يعد مسح المعلومات مرحلة مهمة في تحسين المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وتنفيذ EDS. بعد كل شيء، تعتمد جودة القرارات المتخذة لتحسين العمليات وتطوير متطلبات وظيفة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) بشكل مباشر على المعلومات الواردة وجودة عرضها. وفي هذا الصدد، من الضروري الالتزام بالمبدأ الرئيسي للمسح - للحصول على معلومات كاملة وموثوقة وحديثة حول العمليات التي من المقرر أن تتم أتمتتها.

التحليل المواضيعي وتحسين تدفق المستندات

يمكن ملاحظة فوضى تدفق المستندات وعدم عقلانيتها من خلال تحليل الموضوعات. دعونا نحلل، على سبيل المثال، مدخلات ومخرجات تدفق المواد في القسم (حركة المنتجات شبه المصنعة، المنتجات النهائية). قد يتبين أن الحقيقة الجليلة المتمثلة في نقل حاوية تحتوي على مواد خام معالجة من ورشة إلى أخرى ستكون مصحوبة بألعاب نارية من الإدخالات في المستندات الأولية والمجلات والملخصات والتقارير. تحدث أيضًا ازدواجية كبيرة عند نقل المنتجات شبه المصنعة داخل نفس ورشة العمل.

لاتخاذ قرار بشأن تقليل السجلات، يوصى بإجراء التحليل المطلوب في شكل جدول أو رسوم بيانية. ويظهر رسميا ازدواجية المؤشرات في الوثائق. سيساعد تحليل المخططات المحلية، المكمل بتوضيح الغرض المحدد للوثيقة أو الملخص أو الإدخال في السجل المحاسبي (قرار إداري، وما إلى ذلك) في تحديد ازدواجية المستندات أو التفاصيل في جوهرها. ونتيجة لذلك، يتم اتخاذ القرار بتقليل أو تحويل المستندات، مع مراعاة المعدات الفنية للورش وإمكانيات نظام التحكم الآلي. يمكن أيضًا تقديم توصيات لدمج السجلات:

يتم تقييم جدوى ومنطق تنفيذ جميع أنواع العمل من وجهة نظر كيفية مساهمتها في تحسين دعم المعلومات لقرارات الإدارة وكفاءة ودقة تنفيذها.

تطوير وتكوين EDMS

في هذه المرحلة، يتم تنفيذ المتطلبات الموضحة في المواصفات الفنية: إعداد نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، أو تعديله، أو تطوير وظائف جديدة للنظام على المنصة المختارة.

أهداف التنفيذ المادي لنظام EDMS هي:

• تطوير هيكل قاعدة بيانات EDMS؛
• تطوير أشكال الشاشة؛
• تطوير الآليات: الموافقة، التسجيل، التنفيذ، إلخ.
• تطوير الوثائق الفنية للنظام.

• توافر الوظائف الضرورية في النظام (إجراءات الموافقة، والتسجيل، والتنفيذ، ومراقبة التنفيذ، وتوفير الوصول، وما إلى ذلك)؛
• توافر بطاقات المستندات اللازمة؛
• التعقيد وتكلفة تحديث النظام؛
• الحد الأقصى لعدد المستخدمين المتزامنين، حيث يعمل النظام بشكل مستقر وتكون سرعة معالجة الطلب مرضية؛
• الحد الأقصى لعدد المستخدمين المتصلين بالنظام؛
• تكلفة التراخيص (لكل خادم، ومحطة عمل واحدة)؛
• تعقيد وتكلفة إدارة النظام والدعم الفني؛
• إمكانية وتعقيد وتكلفة تحديث الإصدارات؛
• القدرة على العمل مع المستخدمين عن بعد (إذا لزم الأمر)؛
• تكلفة ونوعية الخدمات الاستشارية؛
• موثوقية المورد (درجة الشعبية في السوق، عدد المشاريع المنجزة بنجاح، وما إلى ذلك).

خلال هذه المرحلة، يتم تنفيذ المتطلبات الموضحة في مرحلة مسح المعلومات بشكل مباشر.

يتم تنفيذ معظم أعمال التطوير خارج الموقع، وبالتالي فإن التفاعل المستمر والفعال بين المطورين والعميل يعد عاملاً رئيسيًا لنجاح إكمال التطوير وقبول العميل للنظام.

تعتبر عملية الاختبار أمرًا بالغ الأهمية لضمان جودة التطوير. يجب أن يبدأ التخطيط للاختبار والتحضير له في أقرب وقت ممكن. يجب أن يشارك المستخدمون النهائيون قدر الإمكان في إعداد معايير الاختبار. ومن الأهمية بمكان أن يتم إجراء الاختبار من قبل العميل.

عملية تجريبية

الغرض من تنفيذ النظام هو أن يبدأ المستخدمون العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (يجب أن يلبي النظام احتياجات وطلبات المستخدمين) ونظام عمل مستقر (بدون أعطال وأخطاء).

أثناء عملية التنفيذ يتم تنفيذ الأعمال التالية:

تثبيت البرامج وتكوينها؛

• تدريب موظفي وإداريي نظام إدارة الوثائق الإلكترونية؛
• تطوير وثائق EDMS للمستخدمين (مساعدة)؛
• القضاء على الأخطاء في النظام؛
• وضع اللمسات الأخيرة على نظام إدارة الوثائق الإلكترونية بناءً على تعليقات واقتراحات المستخدمين؛
• تطوير الوثائق التنظيمية: تعليمات للمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، ولوائح العمل مع أنواع مختلفة من الوثائق؛
• تنظيم الدعم الفني للمستخدمين (استشارة المستخدمين حول قضايا العمل في النظام).

هذه المرحلة هي الأصعب بالنسبة لجميع المشاركين في المشروع (المستخدمين، المطورين، المنفذين). في هذه المرحلة، يتم تكييف منتج البرنامج واختباره واختباره في ظل ظروف التشغيل الحقيقية. أصعب شيء هو التغلب على الحاجز النفسي للمستخدمين عند البدء في العمل في بيئة جديدة لهم، لأن يضطر المستخدمون إلى تغيير طرق عملهم المعتادة والراسخة. وفي هذا الصدد، من المهم في هذه المرحلة توفير التدريب والمشورة للمستخدمين. وهذا سوف يساعدهم على التكيف مع ظروف العمل الجديدة.

العملية الصناعية

التشغيل الصناعي لنظام EDMS هو استخدام نظام EDMS تشغيلي مستقر يلبي تمامًا متطلبات المستخدمين في عملية أداء واجبات موظفي المنظمة.

الأعمال المنجزة أثناء تشغيل نظام EDMS:

• استشارة وتدريب المستخدمين على العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
• إدارة الدلائل (الهيكل التنظيمي، المستخدمين، طرق الموافقة، القوائم البريدية، وما إلى ذلك)؛
• إدارة الخادم والبرمجيات؛
• إجراء النسخ الاحتياطي (النسخ الاحتياطي)

في هذه المرحلة، يمكنك البدء في عملية تطوير نظام إدارة الوثائق الإلكترونية: إضافة وظائف جديدة، وتوسيع حدود مشروع التنفيذ (إضافة فئات/أنواع جديدة من المستندات، وتوسيع عدد المستخدمين/الأقسام/المؤسسات التابعة للملكية، وإضافة فئات/أنواع جديدة من المستندات، وزيادة عدد المستخدمين/الأقسام/المؤسسات التابعة للملكية، وإضافة المهام).

من أجل تقليل الوقت اللازم لتنفيذ وتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، يمكن تنفيذ عمل المراحل المذكورة بالتوازي، اعتمادًا على مستوى تعقيد مهام الأتمتة والبرامج المستخدمة وما إلى ذلك.

طوال دورة حياة مشروع تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، يجب تنفيذ أعمال إدارة المشروع. على سبيل المثال، يوصى باستخدام المعيار الأمريكي ANSI/PMI 99-001-2004 (دليل PMBOK).

ادارة مشروع

المشروع هو مشروع مؤقت لإنشاء منتجات أو خدمات فريدة من نوعها. إدارة المشاريع هي منطقة إدارة منفصلة مصممة خصيصًا لإدارة الأنشطة المؤقتة ذات النتائج الفريدة.

أشهر معايير إدارة المشاريع وأكثرها استخداماً هي:

• PMBOK (المعيار الأمريكي: www.pmi.ru)؛
• Prince2 (معيار اللغة الإنجليزية: www.ogc.gov.uk/prince2)؛
• IPMA (المعيار الأوروبي: www.ipma.org)؛
• P2M (المعيار الياباني: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

الشخصيات الاساسية:

• مدير المشروع (القائد) هو الشخص المسؤول عن إدارة المشروع.
• راعي المشروع هو الشخص الذي يوفر الموارد المالية للمشروع ويقدم الدعم الإداري والتنظيمي للمشروع.
• العميل (المستهلك) للمشروع هو الشخص الذي سيستخدم نتائج المشروع.
• أصحاب المصلحة في المشروع هم الأفراد الذين يشاركون بنشاط في المشروع و/أو الذين قد تتأثر مصالحهم بتنفيذ المشروع (الذين يؤثرون ويتأثرون بنتائج المشروع).

مثال لدورة حياة المشروع:

ميثاق المشروعهي الوثيقة الرسمية الأولى للمشروع. يؤكد رسميا وجود المشروع. يمنح البرنامج العادي السلطة لتخصيص الموارد التنظيمية لعمليات المشروع. يتم تحديد RP ووصفه في أقرب وقت ممكن. يجب دائمًا تعيين خطة إعادة التأهيل قبل بدء التخطيط ويفضل أن يكون ذلك أثناء تطوير ميثاق المشروع.

يخضع ميثاق المشروع للتفاصيل خلال مرحلة تخطيط المشروع.

قد يتضمن ميثاق المشروع ما يلي:

• وصف احتياجات العمل لبدء المشروع؛
• الغرض أو أساس المشروع؛
• وصف الاحتياجات والتوقعات، فضلا عن درجة تأثير أصحاب المصلحة؛
• خطة موجزة لمعالم المشروع الرئيسية (المعالم)؛
• وصف المنظمات الوظيفية؛
• وصف الافتراضات والقيود التنظيمية؛
• إجمالي ميزانية المشروع.

وصف نطاق المشروع– هذه معلومات حول أهداف وغايات المشروع الواردة من العميل في مرحلة البدء (مسح المعلومات). وقد تحتوي على مؤشرات عامة، وتخضع لمزيد من التوضيح والتطوير من قبل مدير المشروع في مرحلة التخطيط والتطوير. هذا هو بيان المشروع (ما يجب القيام به).

تصف عملية تطوير بيان نطاق المشروع وتوثق خصائص وحدود المشروع والمنتجات والخدمات المرتبطة به، بالإضافة إلى طرق القبول وإدارة النطاق.

المكونات الرئيسية للوثيقة:

• أهداف المشروع؛
• وصف منتج المشروع
• نتائج المشروع
• الافتراضات والقيود في المشروع، وحدود المشروع؛
• خطة معالم المشروع.

خطة إدارة المشروعهي وثيقة معتمدة رسميًا لتوجيه تنفيذ المشروع. هي وثيقة تحتوي على نتائج التخطيط وتدمجها في جميع مجالات المشروع (الوقت، التكاليف، الموارد، المخاطر، الجودة، إلخ)

قد تتكون خطة إدارة المشروع من خطة إضافية واحدة أو أكثر، مثل:

• خطة إدارة نطاق المشروع؛
• خطة التقويم؛
• خطة إدارة التكاليف؛
• خطة إدارة الجودة؛
• خطة الموارد البشرية؛
• خطة إدارة التفاعل؛
• خطة إدارة الخطر؛
• خطة إدارة الإمدادات؛
• خطة تحسين العملية

من المستحيل إنشاء خطة مفصلة للمشروع بأكمله مرة واحدة.

الخطة الأساسيةهي وثيقة معتمدة رسميًا يتم على أساسها قياس أداء المشروع وسيتم استخدامها لإدارة ومراقبة أداء المشروع. يستخدم لمراقبة انحراف تقدم المشروع.

خطة عملهي وثيقة أو مجموعة من المستندات التي تتغير مع تقدم المشروع وتوفر معلومات إضافية. عادة ما تختلف خطة العمل دائما عن الخطة الأساسية. تم تغيير خطة العمل بواسطة RP.

تنفيذ المشروع– العملية الرئيسية لتنفيذ المشروع (يتضمن جزء كبير من الموارد).

تشمل المسؤوليات الرئيسية لـ RP ما يلي:

• تكامل وتنسيق الأنشطة لتنفيذ خطة المشروع؛
• المقارنة والتحليل المستمر لانحرافات تنفيذ المشروع الحالي مقارنة بخط الأساس للمشروع؛
• إذا لزم الأمر، ابدأ طلبات التغيير؛
• توقعات تكاليف المشروع وتوقيته.

تحليل فعالية تنفيذ أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)

الكفاءة هي واحدة من المفاهيم الاقتصادية الأكثر شيوعا. يمكن تعريف الفعالية بأنها احتمالية تحقيق الهدف. التحليل المذكور أعلاه للمتطلبات الأساسية لتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية غير كافٍ للتوصية بتنفيذه. مطلوب تحليل فعالية تكلفة EDS.

أهداف تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكتروني:

أتمتة المكاتب,

أتمتة تدفقات المستندات،

أتمتة التحكم في تنفيذ المستندات والأوامر،

زيادة الانضباط في الأداء،

ترتيب الأمور عند العمل مع المستندات،

تقليل الوقت اللازم لمعاملات المستندات،

الانتقال إلى التقنيات اللاورقية.

وبالتالي، من الممكن تحديد مدى فعالية استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) بالمعنى الضيق للصناعات الفردية والمستخدمين. في هذه الحالة، من المعقول النظر في الأنواع التالية من التأثيرات:

اقتصادية - تأخذ مؤشراتها في الاعتبار من حيث القيمة جميع أنواع النتائج والتكاليف الناتجة عن تنفيذ EDS. تساعد أتمتة العمل المكتبي، وأتمتة تدفقات المستندات، وأتمتة التحكم في تنفيذ المستندات والأوامر على تقليل الأخطاء التي تحدث أثناء العمل اليدوي، وتسريع عملية تدفق المستندات، مما يوفر مكسبًا لا شك فيه في الوقت وتوفير في تكاليف الطاقة، تكاليف وقت الآلة، وما إلى ذلك.

مالي - يعتمد حساب مؤشرات هذا النوع من التأثير على النتائج المالية لاستخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، وهو ما ينعكس في تقليل وقت العمليات مع المستندات، وبالتالي تقليل مدة العمل مع المستندات،

المورد - تعكس مؤشراته تأثير استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) على حجم إنتاج واستهلاك نوع معين من الموارد المادية (الكهرباء، العمالة، إلخ). كما ذكرنا سابقًا، فإن كسب الوقت عند العمل مع المستندات سيقلل من استهلاك الموارد الكهربائية وموارد العمل وما إلى ذلك.

العلمية والتقنية - تشمل الجدة والبساطة وفائدة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛

اجتماعي - تأخذ مؤشراته في الاعتبار النتائج الاجتماعية لتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، والتي يتم التعبير عنها في تقليل كثافة اليد العاملة في إعداد ومعالجة وحدة البيانات في نظام إدارة المستندات الآلي.

دعونا نلقي نظرة فاحصة على وفورات التكاليف في تكاليف العمالة لمستخدمي EDMS.

حساب وفورات التكلفة السنوية المشروطة لأجور العمال من مؤهل jth Cj عندما يتم تحديد كثافة اليد العاملة في عمليات إعداد ومعالجة المعلومات نتيجة لإدخال EDMS بواسطة الصيغة

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj،

حيث Сзпj هو صندوق الأجر السنوي للموظف المؤهل j-th المشارك في إعداد البيانات ومعالجتها، فرك؛ Q1، Q2 - كثافة اليد العاملة لإعداد ومعالجة وحدة البيانات في الإصدارات الأساسية والجديدة من منتج البرنامج، شخص / ساعة؛ A2 - الحجم السنوي للعمل على إعداد ومعالجة البيانات في إصدار جديد من منتج البرنامج، الوحدات الطبيعية؛ Фj - ساعات العمل السنوية لموظف واحد حاصل على المؤهل J، يشارك في إعداد ومعالجة البيانات.

دعونا نحسب وفورات التكلفة لأجور المدير الذي يعمل في القطاع العام في الفئة الحادية عشرة من جدول التعريفة الموحد ويبلغ راتبه 10000 روبل. مع الأخذ في الاعتبار أن المدير لديه مكافأة شهرية قدرها 75٪ من راتبه، فإن راتبه الشهري هو 17500 روبل. وبالتالي، فإن صندوق الراتب السنوي للمدير هو 210،000 روبل. مع الأخذ في الاعتبار أنه مع أسبوع عمل مكون من خمسة أيام، يكون عدد أيام العمل 249، فإن وقت العمل السنوي للمدير سيكون 1992 ساعة.

تبلغ كثافة اليد العاملة لإعداد ومعالجة المستندات بطريقة العمل السابقة وفي نظام EDMS 25 [شخص / ساعة] و 20 [شخص / ساعة] على التوالي. الحجم السنوي للعمل على إعداد ومعالجة البيانات في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (بالوحدات الطبيعية) هو؟ 80 وثيقة.

وبالتالي، نحصل على وفورات في تكاليف العمالة الإدارية:

ج = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 روبل،

وهو 20٪ من صندوق الراتب السنوي لمدير الفئة الحادية عشرة الذي يعمل في إعداد ومعالجة المستندات في نظام إدارة المستندات الآلي.