Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu (EDMS) ieviešanas efektivitātes analīze. Elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas analīze uzņēmumā Ipsos LLC · Vienreizēja dokumenta reģistrācija, kas ļauj unikāli identificēt dokumentu

Normatīvais regulējums elektroniskās dokumentu pārvaldības ieviešanai

Pārskats par Krievijas tirgū piedāvāto EDMS

EDS izmantošanas ekonomiskās efektivitātes novērtējums
uzņēmumā Senator LLC

Elektroniskās dokumentu vadības sistēmas ieviešana holdinga pārvaldības sabiedrībā

II NODAĻA. Elektroniskās dokumentu vadības sistēmas ieviešana pārvaldībā

Elektroniskās dokumentu vadības sistēmas ieviešana pārvaldībā

Elektroniskās dokumentu vadības sistēmas ieviešanas kvalitātes novērtēšana organizācijās

I NODAĻA. Elektroniskās dokumentu pārvaldības ieviešanas normatīvais regulējums

Dokumentu plūsmas automatizācijas sistēma, elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma (EDMS)- automatizēta vairāku lietotāju sistēma, kas pavada hierarhiskas organizācijas darba vadības procesu, lai nodrošinātu, ka šī organizācija pilda savas funkcijas. Tiek pieņemts, ka vadības process ir balstīts uz cilvēkiem lasāmiem dokumentiem, kas satur norādījumus, kas organizācijas darbiniekiem jāievēro.

Elektroniskās dokumentu pārvaldības ieviešana tiesās

Krievijas Federācijas Tieslietu ministrija izstrādā grozījumu projektu kodeksos, kas nosaka elektroniskās dokumentu pārvaldības izmantošanas noteikumus un kārtību tiesvedībā. Viņu rīcība var stāties spēkā 2016. gadā.

Likumprojekta nosacījumi ļaus procesa dalībniekiem dokumentu apmaiņai izmantot internetu, caur kuru varēs nosūtīt oficiālus papīrus tiesai, prokuratūrai un izmeklētājam.

Paziņojumi, lūgumi, sūdzības, prezentācijas un cita veida dokumenti tiesai tiek nosūtīti elektroniskā dokumenta formātā. Lai to izdarītu, jums būs jāaizpilda nepieciešamā elektroniskā veidlapa attiecīgās iestādes oficiālajā vietnē un pēc tam jāparaksta dokuments ar uzlabotu kvalificētu elektronisko parakstu (CES). Tiesu iestādes savukārt var sniegt arī lēmumus, sodus, sūdzības utt. izmantojot telekomunikāciju kanālus. Rakstiskus pierādījumus var nosūtīt arī elektroniski, taču šī kārtība neattiecas uz informāciju, kas veido valsts noslēpumu.

Visaptveroša elektroniskās dokumentu vadības sistēmas ieviešana

Elektroniskā dokumentu vadības sistēma ir daudzfunkcionāls programmatūras un aparatūras komplekss biznesa procesu vadības automatizēšanai dažādu speciālistu izplatītas informācijas izmantošanas apstākļos un var aptvert gan atsevišķus, gan visus organizācijas biznesa procesus:

• organizatoriskā un administratīvā dokumentu plūsma un biroja darbs
• līgumu un finanšu dokumentu plūsma
• personāla dokumentu plūsma
• projektēšana un inženierija un projektēšanas un tāmes dokumentu plūsma
• projektu vadība
• tehnisko lietojumprogrammu pārvaldība pievienošanās
• konkursa dokumentācijas pārvaldība
• korporatīvo pārskatu sagatavošanas, apkopošanas, uzglabāšanas un publicēšanas procesi
• ārējais un iekšējais mārketings
• un utt.

Tādējādi ECM var aptvert dažādas dokumentācijas apstrādi: rīkojumi, instrukcijas, instrukcijas, ienākošā un izejošā korespondence, instrukcijas, protokoli un protokolu izraksti, līgumi, papildu līgumi un akti, rīkojumi par apmācībām un komandējumiem; tehniskā un normatīvā dokumentācija; personāls, konkurss, grāmatvedības dokumenti, audio, video saturs, grafiskie faili u.c.

Documentum:

• Jebkura satura glabāšana un pārvaldība
• Atbalsts un vadība visos dokumenta dzīves cikla posmos
• Dokumentu un instrukciju izpildes laika un kvalitātes uzraudzība
• Informācijas aizsardzības un konfidencialitātes nodrošināšana
• Iespējot sadarbību ar dokumentiem
• Sadalīta darba iespēja
• Plaši nepieciešamo dokumentu meklēšanas rīki
• Integrācija ar blakus esošajiem NVS uzņēmumiem

EDMS iespējas:

Automatizēts biroja darbs un dokumentu pārvaldība:

• dokumentu izveide (no jauna, no veidnes, dokumentu importēšana)
• komandas darbs, pārskats
• pārbaudiet dizainu
• apstiprināšana/apstiprināšana/parakstīšana
• dokumentu reģistrācija
• dokumentu izplatīšana
• rezolūciju uzspiešana, instrukciju veidošana gan saistībā, gan ar dokumentu nesaistītu
• rezolūciju un norādījumu izpilde, izpildes atskaites
• termiņu izpildes un rezolūciju un norādījumu kvalitātes uzraudzība
• juridiski nozīmīgas dokumentu plūsmas atbalsts, izmantojot digitālo parakstu
• dokumentu nodošana arhīva glabātavā saskaņā ar noteikumiem

Servisa funkcijas:

• atribūtu un pilna teksta dokumentu meklēšana
• atbalsts saziņai starp dokumentiem
• visu dokumentu versiju saglabāšana;
• atbalsts pilnvaru deleģēšanas mehānismam
• "personīgo mapju" izveide, ko veicis lietotājs
• interfeisa “logu” pielāgošana atbilstoši lietotāja vēlmēm
• uzdevumu un paziņojumu ģenerēšana
• statistikas pārskatu ģenerēšana
• reģistrēšanas darbs ar dokumentiem sistēmā
• visu sistēmā veikto darbību audits

Tehnoloģiskās iespējas:

• informācijas aizsardzība, piekļuves tiesību diferencēšana
• elastīga biznesa procesu un piekļuves tiesību konfigurēšana
• integrācija un datu apmaiņa ar citām korporatīvās biznesa lietojumprogrammām (ERP, projektu vadības sistēmām, elektroniskām tirdzniecības platformām u.c.) un darījumu partneru elektroniskajām dokumentu pārvaldības sistēmām
• atbalsts vairāku nozaru darbam
• atbalsts federālai sadalītās sistēmas arhitektūrai ar iespēju replicēt informāciju starp sistēmas mezgliem
• "mobilais birojs" lietotāju attālinātam darbam

Elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana organizācijā ļaus:

• Samaziniet vai likvidējiet dokumentus
• Izveidojiet vienotu organizatorisko dokumentu krātuvi
• Samaziniet dokumentu apstrādes laiku
• Nodrošināt kontroli pār pasūtījumu izpildi, biznesa procesu caurspīdīgumu un paaugstināt izpildvaras disciplīnas līmeni
• Standartizēt un regulēt biznesa procesus
• Novērst dokumentu dublēšanos
• Nodrošiniet dokumentu glabāšanas drošību
• Savlaicīgi piegādāt dokumentus izpildītājiem (dokumentu/instrukciju nosūtīšana/piegāde reālā laikā)
• Nodrošiniet attālu drošu piekļuvi dokumentiem
• Samaziniet laiku, kas pavadīts nepieciešamo dokumentu meklēšanai
• Samaziniet papīra dokumentu glabāšanas izmaksas
• Samaziniet darījumu izmaksas

TOPS Consulting dokumentu automatizācijas risinājumi ļauj organizācijām pārvaldīt visus dokumentu dzīves cikla aspektus – no izveides līdz arhivēšanai. Atbalsts tiek sniegts pilnam darba ciklam ar dokumentu: dokumenta izveide, kolektīvā izstrāde un izskatīšana, dizaina pārbaude, apstiprināšana, apstiprināšana, reģistrācija, izplatīšana, instrukciju izsniegšana, lēmumu izpilde un kontrole, dokumenta nodošana arhīvā un tā nodošana. uzglabāšanu saskaņā ar noteiktajiem noteikumiem.

Iekšā visaptveroša dokumentu vadības sistēmas ieviešana Konsultāciju uzņēmums TOPS veic darbu pie:

• visu nepieciešamo organizācijas biznesa procesu automatizācija
• organizācijas elektroniskā arhīva izveide
• nodrošinot dokumentu plūsmas ievadi sistēmā vai arhīvā
• integrācija ar organizācijā izmantotajām biznesa lietojumprogrammām (ERP (SAP, Oracle, Axapta), CRM, citām EDMS, EAM, elektroniskajām platformām utt.)
• izkliedētas elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas izveide ģeogrāfiski izkliedētām organizācijām
• digitālā paraksta un papildu informācijas drošības sistēmu ieviešana
• dokumentu plūsmas statistiskās atskaites sistēmas ieviešana

Visaptveroša elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana organizācijā nodrošina visaptverošu infrastruktūru visu veidu informācijas konsolidēšanai, integrēšanai un pārvaldībai.

Visaptveroša EDMS ieviešana organizācijā nozīmē pāreju uz jaunām (bezpapīra) darba metodēm, kas skar gandrīz visus darbiniekus.

Protams, tas nav viegls uzdevums, kas prasa zināmas zināšanas un pieredzi.

Ja jūs veicat šo darbu pats, tas būs lētāk, taču ir grūti garantēt projekta laiku. Pieredzējusi ieviešanas komanda šo darbu veiks uzticamāk un ātrāk. Jebkurā gadījumā jūs nevarat iztikt bez ieviešanas komandas - neatkarīgi no tā, vai tie ir jūsu speciālisti vai trešo pušu uzņēmumi.

Ieviešanas procesā nevajadzētu paļauties tikai uz IT speciālistiem. Piemēram, viens no ieviešanas posmiem “Biznesa procesu veidošana” ir biznesa vadītāja, attīstības direktora, nevis IT speciālista uzdevums. Tāpēc pirms EDMS ieviešanas patstāvīgi organizācijai ir jābūt gatavai tam, ka tajā būs nepieciešamais dažādu jomu speciālistu skaits.

Noteiksim pamatprasības ieviešanas komandas sastāvam.

1. Vadītājs-analītiķis - uzrauga visus organizācijas biznesa procesus, var tos ietekmēt, iedomājas, kā organizācijai jāstrādā EDMS.

2. Īstenošanas organizators (projekta vadītājs) - uzrauga projekta gaitu, plāno darbu, stimulē personālu, veic administratīvos pasākumus.

3. Apmācīti sistēmu speciālisti (IT un priekšmetu speciālisti) - detalizē darba gaitu, uzstāda sistēmu un apmāca visus pārējos lietotājus, raksta instrukcijas, noteikumus utt.

Ja šāda komanda organizācijā pastāv, pastāv iespēja sistēmu ieviest pašam. Pretējā gadījumā jums vajadzētu nolīgt trešās puses ieviešanas komandu no pārdevēja vai tā partnera.

Trešās puses ieviešanas komanda izstrādā ieviešanas projektu, instrukcijas sistēmas lietotājiem, pielāgo sistēmu konkrētai organizācijai un rīko organizatoriskas sanāksmes.

Šī iespēja neapšaubāmi ir dārgāka nekā neatkarīga ieviešana, taču tā nodrošina sistēmas ieviešanu kvalitatīvi un laikā. Tāpēc, izvēloties trešās puses komandu, ir jānodrošina šo speciālistu profesionālās prasmes un pieredze. Lai to izdarītu, ir jāizvērtē viņu jau pabeigtie projekti.

Ieviešanas tehnoloģijas stadijas

Ieviešanas tehnoloģija nodrošina vairāk nekā pusi no panākumiem. Tāpēc, izvēloties ieviešanas uzņēmumu, rūpīgi jāizpēta tā ieviešanas tehnoloģija un jāizvērtē kontrolpunkti - ieviešanas kvalitātes kritēriji starpposmos. Kontrolpunktu klātbūtne un skaits var kalpot kā tehnoloģiju brieduma indikators.

Apskatīsim to funkcijas EDMS ieviešanai.

1. Organizācijas aptauja. Izcelti galvenie organizācijas dokumenti un galvenie biznesa procesi, par kuriem tiks veikts pētījums. Tāpēc pirms darba uzsākšanas tiek noteikta ieviešanas kārtība un struktūrvienības, uz kurām tiks attiecināts pētījums, pamatojoties uz to līdzdalību biznesa procesos. Pētījuma periods ir no 2 līdz 4 nedēļām projekta izstrādei.

2. Personāla apmācība. Pieredze rāda, ka, ieviešot EDS, nepieciešams apmācīt vismaz 30% darbinieku. Tas ir saistīts ar aptverto darbinieku skaitu. Katram darbiniekam nav iespējams norīkot konsultantu, tāpēc darbiniekiem jāspēj vienam otru konsultēt, katram trešajam ir jāspēj paskaidrot kolēģiem, kas un kā konkrētajā situācijā jādara.

Naudas un laika ietaupīšana šajā posmā palielinās izmēģinājuma darbības izmaksas un aizkavēs tās termiņus. Ieviešanas grafikā vairāk laika jāatvēl apmācībām, ņemot vērā to, ka jāapmāca liels skaits personāla.

3. Instrukciju izstrāde ir ārkārtīgi svarīgs posms. Pirms darba uzsākšanas katram darbiniekam jāsaņem instrukcijas, kā strādāt sistēmā, tas novērsīs neuzticēšanos sistēmai un izskaidros galvenos darba punktus EDI sistēmā.

4. Izmēģinājuma darbība ir posms, kas ļaus novērtēt organizācijas gatavību sistēmas rūpnieciskai darbībai.

Un tomēr, neskatoties uz procesa augsto darbietilpību, ir daudz piemēru veiksmīgai un efektīvai EDMS ieviešanai.

Lai īsumā apskatītu Krievijas tirgū esošās elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas, mēs paņēmām pazīstamākās sistēmas, kas ieņem vadošās pozīcijas, aktīvi attīstot produktu funkcionalitāti, tādējādi iegūstot jaunus klientus. Informāciju par šiem EDMS var atrast dažādos atvērtajos avotos. Ārvalstu platformas, kuras, lai arī var izmantot, lai automatizētu darbu ar dokumentiem, vietējās organizācijās netiek plaši izmantotas to augsto izmaksu dēļ, netiek ņemtas vērā.

Tālāk ir norādītas dažas EDMS, katra no tām funkcionalitāte, priekšrocības un trūkumi. Tālāk, pamatojoties uz šo materiālu, tiks sastādīta apskatīto programmatūras produktu salīdzināšanas tabula pēc galvenajām funkcijām un sniegti to vērtējumi.

"DocsVision"

DocsVision sistēma ir programmatūras produkts, kas paredzēts automatizētu korporatīvo risinājumu izveidei dokumentu un biznesa procesu pārvaldībai. Ietver domēnam specifisku platformu ar atvērtām lietojumprogrammu saskarnēm pielāgotu lietojumprogrammu un gatavu standarta lietojumprogrammu izstrādei ar parametru konfigurācijas iespējām. Izstrādātājs ir DocsVision, uzņēmums, kas atdalīts no digitālā dizaina. Izstrādāts kopš 1998. gada.

Funkcijas:

- uzņēmuma vadības automatizācija;

- atbalsts procesa pieejai vadības organizēšanā;

- kvalitātes vadības sistēmu automatizācija;

- dokumentu apstiprināšanas un apstiprināšanas procesu automatizācija;

- dokumentu un uzdevumu izpildes uzraudzības līdzekļi;

- dokumentu maršrutēšana un piegāde uz lietotāju darbstacijām;

- dokumentu apstrādes procesu vadīšana;

- organizēt mijiedarbību ar darījumu partneriem un klientiem;

- biroja automatizācija;

- dokumentu elektroniskā arhīva izveide.

Priekšrocības:

- iespēja attīstīt funkcionalitāti;

- vienoti mehānismi visas informācijas par procesiem un lietojumprogrammām uzkrāšanai un uzglabāšanai;

- vienoti uzdevumu izpildes uzraudzības līdzekļi, kas integrēti ar plānošanas rīkiem;

- centralizēti informācijas meklēšanas mehānismi neatkarīgi no pieteikuma, procesa, dokumentu veida;

Spēja uzkrāt informāciju par procesu norisi un izmantot šo informāciju pārinženierēšanai;

- vienots interfeiss, nav nepieciešama papildu apmācība, ieviešot jaunas aplikācijas;

- cieša integrācija ar izmantoto e-pastu un plānošanas sistēmu;

Vienota uzdevumu rinda visiem procesiem un lietojumprogrammām (sistēma patstāvīgi informē par noteiktu darbību veikšanas nepieciešamību);

Rīki programmatūras automātiskai instalēšanai lietotāju darbstacijās (nav nepieciešams laiks klienta lietojumprogrammu instalēšanai un atjaunināšanai);

- WEB piekļuve visām sistēmas funkcijām;

- vienota piekļuves tiesību diferencēšanas sistēma, kas integrēta ar standarta Windows drošības rīkiem.

Trūkumi:

Trūkst dokumentu pārbaudes, vai reģistrācijas laikā nav iespējams dublēt;

Nespēja reģistrēt dokumentu, pamatojoties uz esošu;

Arhīvā esošo lietu un dokumentu uzskaites, kustības kontroles un uzglabāšanas termiņu trūkums;

Būtiski ierobežojumi risinājumu pabeigšanā bez platformas ražotāja līdzdalības.

"Motīvs"

“Motive” ir uzņēmuma darbības vadības sistēma, kas ieviesta kā tīmekļa lietojumprogramma, kas ļauj organizēt piekļuvi tai no jebkuras ar internetu pieslēgtas darbstacijas. Informācijas prezentācija sistēmā balstās uz vairākiem viegli apgūstamiem jēdzieniem – piemēram, Projekts, Uzdevums, Darbība, Darbinieks, Pārskats u.c. Izstrādātājs - "Motive". Sistēma tiek prezentēta kā uzņēmuma vadības rīks. Tirgū kopš 2004.

Funkcijas:

Uzņēmuma vienotas informācijas telpas izveide;

Uzņēmuma iekšējās elektronisko dokumentu pārvaldības organizēšana un uzturēšana;

Iespēja strādāt komandā pie projektiem;

Spēja vadīt lielu skaitu uzdevumu un uzdevumu;

Personāla nodarbinātības kontrole;

Liela apjoma dokumentu pārvaldīšana;

Informācijas konfidencialitātes nodrošināšana;

Ātra un ērta informācijas meklēšana atbilstoši lietotāja tiesībām sistēmā;

Projektu, uzdevumu un dokumentu arhīvu uzturēšana.

Priekšrocības:

Sistēmas objekta modeļa apzināta vienkāršošana, kas veicina tā veiksmīgu ieviešanu un samazina personāla apmācībām tērēto laiku un naudu;

Vairāku vadības sistēmu klašu funkcionalitātes apvienošana;

Darbs ar dažādām saskarnēm;

Neatkarīgas realizācijas iespēja;

Plašas integrācijas iespējas;

Sistēmas administrēšanai nav nepieciešamas īpašas prasmes;

Skaidra funkcionalitāte.

Trūkumi:

- izveidoto dokumentu veidņu trūkums;

- nespēja reģistrēt dokumentus no skenera;

- saderības trūkums ar programmatūru, kas nodrošina dokumentu attēlu atpazīšanu;

- darba vēstures trūkums ar dokumentu;

Nespēja organizēt darbu bezsaistē;

Nespēja iecelt dokumentam atbildīgo izpildītāju;

Atsevišķas arhīva dokumentu datu bāzes uzturēšanas trūkums;

Oriģinālo dokumentu glabāšanas vietas uzskaites trūkums.

"Directum"

Directum sistēma ir elektroniska dokumentu pārvaldības un mijiedarbības pārvaldības sistēma. Izstrādātājs - Directum. Tirgū kopš 2003. "Directum" atbalsta pilnu dokumentu pārvaldības dzīves ciklu, savukārt tradicionālā papīra darbplūsma nemanāmi iekļaujas elektronisko dokumentu pārvaldībā. Tas nodrošina uzņēmuma “nesāpīgu” pāreju uz elektronisku dokumentu pārvaldību un darbinieku ātru adaptāciju. Priekšrocības ietver plašu funkcionalitāti un vienkāršus darbības principus.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība;

Uzņēmējdarbības procesu vadība;

Līgumu vadība;

Sanāksmju vadīšana;

Klientu attiecību vadība;

Birojs;

Iedzīvotāju un organizāciju aicinājumi;

Darbības rādītāju vadība.

Priekšrocības:

Pilnvērtīgas elektronisko dokumentu un biznesa procesu vadības sistēmas ieviešana (atbalsts visam dokumentu un darbu pārvaldības dzīves ciklam);

Atbilstība Krievijas standartiem un biroja darba normām;

Paplašināta elektroniskā digitālā paraksta (EDS) mehānisma ieviešana;

Vienkārši principi darbam ar sistēmu lietotājam, kurš pārzina e-pastu un failu sistēmu;

Izstrādāto sistēmas konfigurācijas rīku un iebūvētās valodas pieejamība;

Vienkārša administrēšana, pateicoties parasto platformu (MS SQL Server) izmantošanai un automātisko aģentu klātbūtnei;

Iespēja organizēt ģeogrāfiski izkliedētu darbu, arī bezsaistē;

Pieejami divi veidi, kā lietotāji var strādāt ar sistēmu: izmantojot darbvirsmas klientu un tīmekļa klientu (izmantojot tīmekļa pārlūkprogrammu);

Paplašināta sistēmas funkcionalitāte, pateicoties sapulču vadības, līgumu pārvaldības un klientu attiecību pārvaldības moduļiem;

Augsta sistēmas mērogojamība, nodrošinot tūkstošiem lietotāju darbu un miljoniem dažādu dokumentu uzglabāšanu;

Izstrādāto rīku (IS-Builder) pieejamība, kas ļauj ātri pielāgot sistēmu, integrēt to ar citām sistēmām un arī pašam modificēt, ņemot vērā organizācijas attīstību.

Trūkumi:

Atkarība no Microsoft platformām;

Automatizācijas izmaksas sastāv ne tikai no programmatūras izmaksām, bet arī no ieviešanas pakalpojumiem. Ieviešanas pakalpojumu izmaksas tiek noteiktas atkarībā no Pasūtītāja vajadzībām un var būt vai nu nulle (kastes risinājuma iegāde), vai arī sasniegt ievērojamas summas, automatizējot nestandarta uzdevumus;

Ja ieviešana prasa izmaiņas izstrādē sistēmas līmenī, tad, veicot atjaunināšanu uz jaunu versiju, būs nepieciešams papildu laiks un darbs;

- nespēja izveidot dokumentu, pamatojoties uz esošu;

- dublēšanās pārbaudes trūkums reģistrācijas laikā;

- nespēja iecelt dokumentam atbildīgo izpildītāju;

- nespēja ģenerēt atskaites, pamatojoties uz meklēšanas rezultātiem;

Nepieciešamība ieviest dārgu infrastruktūru.

"EUPHRATS-dokumentu pārvaldība"

Sistēma EUFRAT-Document Flow ļauj ieviest dažādas automatizācijas shēmas darbam ar dokumentiem un automatizēt galvenos organizācijas biznesa procesus. Izstrādātājs: Cognitive Technologies. Tas ir bijis tirgū kopš 1997. gada. Sistēma EUFRAT-Document Flow ir paredzēta dažādu darba ar dokumentiem automatizēšanas problēmu risināšanai, piemēram, elektroniskā dokumentu pārvaldība, elektroniskais biroja darbs, dažādu biznesa procesu automatizācija. Sistēmas ieviešana var nodrošināt darbību gan saskaņā ar pašmāju vadības principiem, gan atbilstoši Rietumu standartiem.

Dokumentu un uzdevumu reģistrācijas automatizācija;

Efektīvas darbinieku mijiedarbības nodrošināšana dokumentu darba ietvaros;

Tūlītējas informācijas meklēšanas ieviešana;

Ar dokumentiem un uzdevumiem uzsākto darbu izpildes uzraudzība;

Spēja uzraudzīt notiekošo procesu stāvokli un analizēt personāla darba slodzi, ģenerējot dažādus žurnālus un atskaites;

Organizācijas dokumentu ilgstošas ​​uzglabāšanas organizēšana;

Nodrošināsim darbinieku piekļuves tiesības informācijai diferenciāciju.

Priekšrocības:

Izstrādātāju galvenās priekšrocības ietver iespēju izmantot sistēmu kā kastētu vai projekta risinājumu;

Lai instalētu un darbinātu EUFRAT-Document Flow sistēmu, nav nepieciešama papildu programmatūra. Sistēma darbojas uz pašas iebūvētās DBVS “Nika” bāzes, kas ir iekļauta piegādes komplektā;

Atbilstība Krievijas biroja darba normatīvo aktu prasībām, kā arī ISO 9000 standarta prasībām;

Pieejami iebūvēti skenēšanas un objektu atpazīšanas rīki ar atbalstu straumēšanas dokumentu ievadei, tostarp unikāla tehnoloģiskā attīstība no Cognitive Technologies - Drag&Recog tehnoloģija (atpazīšana lidojumā);

Sistēmā iebūvēta atskaišu ģeneratora pieejamība;

Morfoloģiskās teksta analīzes tehnoloģija;

Spēja strādāt ar dokumentiem un instrukcijām, izmantojot tīmekļa pārlūkprogrammu no jebkuras vietas pasaulē;

Sertificētu kriptogrāfijas šifrēšanas rīku pielietošana un elektroniskā ciparparaksta izmantošana;

Elastīgas piekļuves tiesību pārvaldības iespējas, tostarp lietotāju “lomu” izmantošana;

Sistēma neprasa lielus resursus ieviešanai un administrēšanai.

Trūkumi:

Pievienoto failu iebūvētu skatīšanas rīku trūkums;

Darba trūkums ar dokumentiem bezsaistē;

Nav uzdevumu piešķiršanas grupai;

Koncentrēties uz stingri centralizētu datu glabāšanu bez dokumentu uzglabāšanas replicēšanas iespējas;

Diezgan slikti organizēts darbs ar lieliem uzglabāšanas apjomiem;

Nepilnīgs darbs ar lietu nomenklatūru;

Nepilnīga apakšsistēma darbam ar “papīra” dokumentiem (papīra dokumentu izplatīšanai nav uzskaites).

2.1. tabulā ir sniegti katra EDMS funkcionalitātes novērtējumi saskaņā ar vispārīgiem kritērijiem.

Šos kritērijus izstrādāja un novērtēja informācijas tehnoloģiju speciālista, tehnisko zinātņu kandidāta Reinolda Leonīda Aleksandroviča rakstā, kas veltīts elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu apskatam.

Lai aprēķinātu katru vispārināto kritēriju, Reingolds L.A. tika izvēlēti daudzi īpaši kritēriji. 2.1. tabulā pēdējās kolonnas vērtība atbilst novērtēšanā iesaistīto privāto kritēriju skaitam.

2.1. tabula. EDMS funkcionalitātes novērtējums

Galīgais funkcionalitātes novērtējums	Directum	DocsVision	EUPHRATS-Dokumentu plūsma	Motīvs	Maksimālais iespējamais punktu skaits atbilstoši kritērijam
Reģistrācija un dokumentu ievadīšana	9,5	10,5	13,5	6,5
Darbs ar dokumentiem	15,5	16,5		10,5
Darbplūsmas vadība un kontrole			12,5
Informācijas meklēšana un analīze		9,5	9,5	6,5
Informācijas drošība	12,5	13,5		11,5
Papīra dokumentu atbalsts
Standarta konfigurācijas rīki				5,5
KOPĀ	70,5		80,5	51,5

Kā redzams 2.1. tabulā, dažas no iepriekš apskatītajām elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmām ir pelnījušas diezgan augstu novērtējumu. Bet paralēli tam strauji palielinās produkta izmaksas. Dažiem uzņēmumiem ar nelielu dokumentu plūsmu nav nepieciešama lielākā daļa apspriestās EDMS funkcionalitātes, tiem ir nepieciešamas minimālās funkcionālās īpašības, kas nepieciešamas uzņēmumam ar minimālām izmaksām. Turklāt daudziem uzņēmumiem jau ir DBVS, tāpēc daži EDMS, kuriem nav iespējas strādāt ar šo DBVS, tiek izslēgti no izskatīšanas.

“Dokumentu plūsmas automatizācijas programma komercuzņēmumā “Reklama Plus”” tiek izstrādāta, izmantojot uzņēmuma Microsoft SQL Server 2008 DBVS.

Programmas priekšrocības ir:

Pēc klienta pieprasījuma programmai būs tikai nepieciešamā funkcionalitāte, tāpēc šī programmatūras produkta iegādes izmaksas tiek krasi samazinātas, vienlaikus saglabājot visas klienta prasības;

Programmai būs ērts un intuitīvs lietotāja interfeiss, kas ņem vērā konkrētu dokumentu esamību konkrētajā uzņēmumā;

- programmas funkcionalitātes tālākas attīstības iespēja;

Nav nepieciešams iegādāties papildu moduļus, programma satur visu klientam nepieciešamo funkcionalitāti;

Vienkārša administrēšana, izmantojot plaši izplatīto platformu MS SQL Server 2008.

Saskaņā ar izstrādāto globālo un vietējo praksi informācijas sistēmu (IS) ieviešanai šajā rakstā mēs apskatīsim EDMS ieviešanas procesu, kas ietver vairākus darba posmus. EDMS ieviešanas rezultāts ir Sistēmas rūpnieciska darbība visā uzņēmumā.

Dokumentu plūsmas efektivitāte ne vienmēr ir saistīta ar tās samazināšanu. Dokumentu aprites efektivitātes un vadītāju ērtību paaugstināšana jāapsver kopā ar informācijas satura kvalitātes paaugstināšanu. Dokumentu plūsmas optimizācijas (projektēšanas) mērķis ir saskaņot to ar vadības vajadzībām, vienlaikus samazinot uzturēšanas izmaksas. Paplašinātā procedūra dokumentu plūsmas optimizēšanai (projektēšanai) ietver šādas piecas darbības.

Dokumentu plūsmas optimizācija ietver divas galvenās jomas:

• 1. Informācijas satura kvalitātes paaugstināšana (saiste ar atbildības centriem; optimāls rādītāju kopums un saturs; augsta normu un standartu kvalitāte; informācijas pieejamība par novirzēm).
• 2. Dokumentu aprites efektivitātes un ērtību paaugstināšana vadītājiem (informācijas dublēšanās novēršana, satiksmes maršrutu optimizācija; primārās uzskaites apvienošana uzskaitei un operatīvā vadība u.c.; dokumentu nosaukumu saskaņošana saturam).

Dokumentu aprites efektivitātes paaugstināšana un vadītāju ērtības jāskata kopsakarā ar pirmo virzienu, t.i. dokumentu plūsmas efektivitāte ne vienmēr ir saistīta ar tās samazināšanu. Dažas informācijas zaudēšana var negatīvi ietekmēt uzņēmumu kopumā.

Apsvērsim iespēju samazināt dokumentu plūsmu, saglabājot tā informatīvo kapacitāti. Tātad dokumentu plūsmas optimizācijas (projektēšanas) mērķis ir saskaņot to ar vadības vajadzībām, vienlaikus samazinot uzturēšanas izmaksas.

Dokumentu plūsmas optimizācijas (projektēšanas) paplašinātā procedūra ietver šādas darbības:

• 1. solis. Pirmsprojekta aptauja vai uzņēmuma apraksts.
• 2. solis. Esošās dokumentu plūsmas detalizēts apraksts.
• 3. solis. Informācijas kvalitatīvā satura analīze.
• 4. solis. Dokumentu plūsmas optimizācija.
• 5. solis. Standartu (instrukciju) izveide.

Informācijas aptauja un analīze

Pirmā soļa - uzņēmuma apraksta - uzdevumi ir noteikt vadības vajadzības un identificēt faktoru ietekmi. Vadības vajadzības tiek apzinātas, pamatojoties uz amatu aprakstos ietverto funkciju izpēti un dažādos vadības līmeņos pieņemto vadības lēmumu grupu aprakstu. Esošos procesa pārskatus var izmantot kritiskai analīzei. Mēs iesakām darbu veikt paralēli informācijas kvalitatīvā satura analīzei.

Veidojot dokumentu plūsmu, kā arī veidojot vadības grāmatvedības organizatoriskās struktūras, darbs sākas ar tādu faktoru ietekmes izpēti kā: tehnoloģiju īpatnības, produktu sastāvs, ražošanas organizācija un uzņēmuma un tā struktūrvienību vadība, biznesa procesi, materiālu plūsmas. Dokumentu plūsmas organizācija lielā mērā ir atkarīga no atbildības centru klātbūtnes organizācijas vadības struktūrās; uzņēmuma iekšējās uzņēmējdarbības mehānisma attīstība; noviržu pārvaldības pieejamība; vadības kompetence un tās progresīvo lēmumu pieņemšanas metožu izmantošana; personālo datoru pieejamība, informācijas tīkli utt.

Pirmsprojekta darba laikā jo īpaši nepieciešams detalizētāks informācijas veidošanas (pārveidošanas, izmantošanas) centru un to personalizēto attiecību (uzskaites punktu) aprakstīšana; dokumentu un esošo dokumentu plūsmu apraksts.

Dokumentu pārvaldības sistēmu izstrāde vadības nolūkos un vadības psiholoģija, protams, ņemot vērā uzņēmuma tehnoloģiskās un organizatoriskās iezīmes, jāsāk bez atsauces uz konkrētu programmatūras produktu. Vispirms jāizveido ideoloģija un tikai tad jāmeklē programmatūras produkts tai.

Pirms uzsākt EDMS ieviešanas procesu uzņēmumā, iesakām veikt ekspresaptauju (pirmsprojekta aptauju), lai:

• vispārīgas informācijas iegūšana par EDMS ieviešanas objektu;
• īstenošanas mērķu noteikšana;
• vispārīgo galveno prasību noteikšana EDMS un projekta robežām;
• dokumentu plūsmas un biroja darba organizācijas vispārējā stāvokļa noteikšana;
• galveno projekta dalībnieku apzināšana (darba grupas veidošana);
• potenciālā projekta kopējā sarežģītības līmeņa noteikšana;
• datu migrācijas un integrācijas ar citu programmatūru vajadzību izvērtēšana;
• nepieciešamās informācijas apkopošana, lai sagatavotu efektīvu un uzvarējušu Komercpiedāvājumu, ja aptauju un ieviešanu veiks trešās puses uzņēmums.

Šajā posmā tiek izvēlēta platforma, uz kuras tiks izstrādāta EDMS.

Šajā posmā, pamatojoties uz saņemto primāro informāciju, tiek iecelts Projektu vadītājs (PM), kurš sastāda pamata darba plānu, hierarhisko darba struktūru (WBS) un projekta hartu.

Informācijas aptaujas laikā tiek pārbaudīti un aprakstīti esošie biznesa procesi (“kā ir”). Savākto datu analīzes rezultātā tiek piedāvāti optimizēti biznesa procesi (“būt” - “kā vajadzētu būt”) un formulētas funkcionālās prasības EDMS.

Informācijas aptaujas mērķi ir:

• automatizējamo biznesa procesu izpēte un precīzs apraksts;
• ieteikumu izstrāde dokumentu plūsmu optimizēšanai un dokumentu plūsmas un biroja darba organizēšanai;
• sistēmas modifikāciju, interfeisu definīcija un apraksts, t.sk. saskarnes ar ārējām sistēmām un datu pārsūtīšanas līdzekļi no esošajām programmām, kas jāizstrādā un jāievieš projekta laikā;
• tehnisko specifikāciju (TOR) izstrāde.

Lai iegūtu nepieciešamo informāciju, tiek veiktas anketas un intervijas starp galvenajiem lietotājiem (ieinteresēto nodaļu vadītājiem un darbiniekiem, kuriem tieši būs jāstrādā jaunajā EDMS). Darba laikā ieteicams:

• Izveidojiet organizācijā esošo dokumentu veidu sarakstu un veiciet katra veida dokumentu aptauju:

aprakstīt dokumentācijas tehnoloģiju (detaļu kopumu, ja nepieciešams, to atrašanās vietu, secību un dizaina iezīmes); uzrāda dokumentu aprites nosacījumus (parakstu, vīzu, čeku klātbūtne utt.), dokumentu plūsmas shēmu (maršrutu) vai galveno vizētāju, parakstītāju u.c. sarakstu; apraksta reģistrācijas metodi (reģistrācijas numuru formātu);

• Izveidojiet par dokumentu veidošanu atbildīgo darbinieku sarakstu (kas/kura nodaļa kāda veida dokumentus veido).
• Sastādiet darbinieku sarakstu, kuri vizē, paraksta, apstiprina dokumentus (kas vizē/parakstē kāda veida dokumentus; nosacījumi, pie kādiem nepieciešama vīza/paraksts).
• Izveidojiet dokumentu reģistratoru sarakstu
• Nosakiet, kāda veida dokumentus nepieciešams pakļaut kontrolei (noskaidrojiet kontrolierus, kontroles nodošanas nosacījumus, kontroles atcelšanas nosacījumus un citu nepieciešamo informāciju).
• Izveidojiet sarakstu ar citām personām, kas ir atbildīgas par apstrādes procesu.
• Pamatojoties uz iepriekš minēto informāciju, izveidojiet dokumentu pārvietošanas algoritmu (operogrammu). Skatiet 1. piemēru.
• Noteikt nepieciešamos atskaites dokumentus (atskaišu veidošanas nosacījumus un to formas).
• Pamatojoties uz aptauju, sastādīt Instrukcijas pirmsskolas izglītības iestādēm (ja nepieciešams).
• Sastādiet lietu nomenklatūru, norādot uzglabāšanas termiņus un lietu veidošanas principus (ja nepieciešams).
• Izveidojiet dokumentu sarakstu, norādot nosacījumus piekļuves nodrošināšanai tiem (piemēram, atkarībā no amata).

Pamatojoties uz iepriekš uzskaitīto informāciju, tiek izstrādātas EDMS funkcionālās prasības vai tās izstrādes uzdevumi (TOR). Jo īpaši Analītiķim ir jāsastāda prasības reģistrācijas un kontroles karšu formātam un sastāvam (kartes lauku iestatīšana un izvietojums, EDMS aizpildīšanas metodes utt.), dokumentu pārvietošanas maršruti un citas nepieciešamās prasības. EDMS izveidei un attīstībai.

Balstoties uz dokumentu pārvaldības sistēmu projektēšanas praksi, mēs varam piedāvāt šādu darbu secību:

• 1. Pamatražošanas, palīgražošanas, funkcionālo pakalpojumu uzskaites punktu shēmu izbūve.
• 2. To savstarpējo attiecību diagrammu konstruēšana.
• 3. Aizpildīto dokumentu un atskaišu veidlapu savākšana pa uzskaites punktiem.
• 4. To sistematizācija albumos.
• 5. Dokumentu un atskaites veidlapu iesniegšanas termiņu apraksts, aprites virziens (kādos termiņos, kam un no kā tiek nodots dokuments).
• 6. Tematisko un kopsavilkuma dokumentu plūsmas diagrammu konstruēšana.
• 7. Dokumentu loģiskās un nepieciešamās analīzes veikšana.
• 8. Dokumentu ceļa analīze to veidošanas, saskaņošanas un apstiprināšanas procesā.
• 9. Priekšlikumu izstrāde izmaiņu veikšanai esošajā dokumentu un atskaišu shēmā saistībā ar priekšlikumiem citu vadības uzskaites parametru maiņai (noviržu uzskaite, atbildības centri u.c.).
• 10. Priekšlikumu izstrāde informācijas dublēšanās novēršanai.
• 11. Priekšlikumu izstrāde dokumentu unifikācijai.
• 12. Priekšlikumu izstrāde dokumentu aprites un atskaišu sakārtošanai.
• 13. Optimizētas konsolidētās dokumentu plūsmas un iekšējās atskaites shēmas projekta izstrāde.
• 14. Dokumentu aprites un iekšējās atskaites veidošanas standartu izstrāde un ieviešana.

Veicot iepriekš minētās darbības, jāņem vērā daži padomi.

Uzskaites punkti. Pirmkārt, informācijas apmaiņas laikā jūs identificējat attiecību subjektus. Tos var saukt par informācijas izcelsmes, patēriņa un pārraides centriem vai uzskaites punktiem. Tātad uzskaites punkti ir fiksēti, nodaļu savstarpējās attiecības tika aprakstītas iepriekšējā posmā, tagad, apvienojot un papildinot šo materiālu, var izveidot uzskaites punktu savstarpējo saistību diagrammas.

Šīs shēmas palīdzēs ne tikai nogriezt nesvarīgos savienojumus projekta pirmajos soļos, neliekot tos dokumentālā formā, bet arī ietaupīt laiku un naudu. Tie ir neaizstājami, pārbaudot optimizācijas priekšlikumus, lai redzētu, vai viss ir ņemts vērā.

Albumi un dokumentu apraksti. Būtisks solis ir projekta laikā esošo dokumentu un to aprakstu albumu izveide; Šis ir laikietilpīgākais, neinteresantākais un nepateicīgākais darbs.

Veicot dokumentu plūsmas optimizēšanas darbus, izmantojiet kļūdu prakses analīzes rezultātā saņemtos ieteikumus: savlaicīgi uzstādiet ierobežojumus - "neaptvert bezgalību"; noskaidrot, vai dokumentu sastāda tas pats darbinieks, kurš to paraksta, vai ir īsti neredzami izpildītāji; situācijās, kad darbnīcas vadītājs paraksta rēķinu par pusfabrikāta nodošanu nākamajam darbnīcai, izlemiet, cik reizes aprakstīsiet dokumenta kustību: vienu reizi no darbnīcas uz darbnīcu vai izsekojiet visu ceļu. Šajā gadījumā visām organizācijas nodaļām ir jābūt identiskam uzskaites principam.

Veicot darbu, ir jāievēro obligāts nosacījums: dokumentu apraksts jāiesniedz vienotā formā visām organizācijas nodaļām.

Vietējās un vispārējās dokumentu plūsmas shēmas. Pēc dokumentu aprakstīšanas varat pāriet pie diagrammu veidošanas. Tie veicina atbildi, piemēram, uz jautājumu – cik grūts ir parasta dokumenta ceļš četros eksemplāros, atšķirībā no pašas ražošanas operācijas. Dokumentu plūsmas modeļa analīze liek domāt par galīgo maršrutu iespējamību. Piemēram, kāpēc mums plānošanas nodaļā ir nepieciešami primārie dokumenti par iekšējo pārvietošanu?

Piemērs 1. Aptaujas rezultātā iegūto informāciju piedāvājam formalizēt operogrammas veidā (skat. 1. attēlu) vai algoritma formā (skat. 2. attēlu). Kā piemēru mēs iesakām apsvērt pamatdarbību pasūtījumu dzīves ciklu. Tehnoloģija darbam ar šāda veida dokumentiem ir visvienotākā un to var izmantot dažādos uzņēmumos.

1. attēls. Pamatdarbības pasūtījuma dzīves cikla operagramma

2. attēls. Pamatdarbību pasūtījumu apstrādes algoritms

Rakstā “Informācijas aptauja kā daļa no EDMS ieviešanas”, kas publicēts žurnālā “Biroja darbs un dokumentu aprite uzņēmumā” Nr. 2, 2007, ir uzskaitīti jautājumi, kurus var izmantot anketās vai intervējot lietotājus. Jautājumi ir konsultatīvi.

Aptaujas veikšanai nav noteiktas skaidras prasības, tāpēc katrā konkrētajā gadījumā, izmantojot gatavus risinājumus, ir jāpieiet radošai nepieciešamās informācijas iegūšanai, strukturēšanai un attēlošanai.

Informācijas aptauja ir nozīmīgs posms pirmsskolas izglītības iestāžu optimizācijā un EDS ieviešanā. Galu galā pieņemto lēmumu kvalitāte, lai optimizētu procesus un izstrādātu prasības EDMS funkcionalitātei, ir tieši atkarīga no saņemtās informācijas un tās prezentācijas kvalitātes. Šajā sakarā ir nepieciešams pieturēties pie galvenā aptaujas principa - iegūt pilnīgu, uzticamu un aktuālu informāciju par procesiem, kurus plānots automatizēt.

Dokumentu plūsmas tematiskā analīze un optimizācija

Dokumentu plūsmas jucekli un tās iracionalitāti var redzēt, analizējot tēmas. Analizēsim, piemēram, materiālu plūsmas ievadus un izvadus nodaļā (pusfabrikātu, gatavās produkcijas aprite). Var izrādīties, ka svinīgo konteinera ar pārstrādātām izejvielām pārvietošanas faktu no darbnīcas uz darbnīcu pavadīs ierakstu uguņošana primārajos dokumentos, žurnālos, kopsavilkumos un atskaitēs. Ievērojama dublēšanās notiek arī, pārvedot pusfabrikātus viena ceha ietvaros.

Lai pieņemtu lēmumu par ierakstu samazināšanu, ieteicams veikt nepieciešamo analīzi tabulas vai grafiskā formā. Tas formāli parāda rādītāju dublēšanos dokumentos. Vietējo shēmu analīze, ko papildina dokumenta konkrētā mērķa noskaidrošana, kopsavilkums vai ieraksts grāmatvedības reģistrā (vadības lēmums utt.), palīdzēs pēc būtības identificēt dokumentu vai rekvizītu dublēšanos. Rezultātā tiek pieņemts lēmums samazināt vai pārveidot dokumentus, ņemot vērā cehu tehnisko aprīkojumu un automatizētās vadības sistēmas iespējas. Var sniegt arī ieteikumus žurnālu apvienošanai:

Visu veidu darbu veikšanas iespējamība un loģika tiek vērtēta no tā viedokļa, kā tie veicina vadības lēmumu informatīvā atbalsta optimizāciju, to īstenošanas efektivitāti un precizitāti.

EDMS izstrāde un konfigurēšana

Šajā posmā tiek īstenotas tehniskajās specifikācijās aprakstītās prasības: EDMS uzstādīšana, modificēšana vai jaunu Sistēmas funkciju izstrāde izvēlētajā platformā.

EDMS fiziskās ieviešanas mērķi ir:

• EDMS datu bāzes struktūras izstrāde;
• ekrāna formu izstrāde;
• mehānismu izstrāde: apstiprināšana, reģistrācija, izpilde utt.
• Sistēmas tehniskās dokumentācijas izstrāde.

• Nepieciešamo funkciju pieejamība sistēmā (apstiprināšanas, reģistrācijas, izpildes kārtība, izpildes kontrole, piekļuves nodrošināšana utt.);
• Nepieciešamo dokumentu karšu pieejamība;
• Sistēmas atjaunināšanas sarežģītība un izmaksas;
• Maksimālais vienlaicīgo lietotāju skaits, pie kuriem sistēma darbojas stabili un pieprasījuma apstrādes ātrums ir apmierinošs;
• Maksimālais Sistēmai pieslēgto lietotāju skaits;
• Licenču izmaksas (uz serveri, 1 darbstacija);
• Sistēmas administrēšanas sarežģītība un izmaksas, tehniskais atbalsts;
• Versiju atjaunināšanas iespēja, sarežģītība un izmaksas;
• Spēja strādāt ar attālinātiem lietotājiem (ja nepieciešams);
• Konsultāciju pakalpojumu izmaksas un kvalitāte;
• Piegādātāja uzticamība (popularitātes pakāpe tirgū, veiksmīgi pabeigto projektu skaits utt.).

Šajā posmā tiek tieši īstenotas informācijas aptaujas posmā aprakstītās prasības.

Lielākā daļa izstrādes darbu tiek veikti neklātienē, tāpēc pastāvīga un efektīva mijiedarbība starp Izstrādātājiem un Pasūtītāju ir galvenais faktors veiksmīgai sistēmas izstrādes pabeigšanai un akceptēšanai no Klienta puses.

Testēšanas process ir ļoti svarīgs, lai nodrošinātu izstrādes kvalitāti. Testa plānošana un sagatavošana jāsāk pēc iespējas agrāk. Galalietotāji pēc iespējas jāiesaista testa kritēriju sagatavošanā. Ir ļoti svarīgi, lai testēšanu veiktu klients.

Izmēģinājuma darbība

Sistēmas ieviešanas mērķis ir, lai lietotāji sāktu darbu EDMS (Sistēmai ir jāapmierina lietotāju vajadzības un pieprasījumi) un stabila darba sistēma (bez kļūmēm un kļūdām).

Īstenošanas procesā tiek veikti šādi darbi:

programmatūras uzstādīšana un konfigurēšana;

• EDMS darbinieku un administratoru apmācība;
• EDMS dokumentācijas izstrāde lietotājiem (Help);
• kļūdu novēršana sistēmā;
• EDMS pabeigšana, pamatojoties uz lietotāju komentāriem un ieteikumiem;
• normatīvās dokumentācijas izstrāde: instrukcijas pirmsskolas izglītības iestādēm, noteikumi darbam ar dažāda veida dokumentiem;
• tehniskā atbalsta organizēšana lietotājiem (lietotāju konsultēšana par jautājumiem, kas saistīti ar darbu sistēmā).

Šis posms ir visgrūtākais visiem projekta dalībniekiem (lietotājiem, izstrādātājiem, īstenotājiem). Šajā posmā programmatūras produkts tiek pielāgots, pārbaudīts un pārbaudīts reālos darbības apstākļos. Visgrūtāk ir pārvarēt lietotāju psiholoģisko barjeru, uzsākot darbu viņiem jaunā vidē, jo lietotāji ir spiesti mainīt ierastos un iedibinātos darba veidus. Šajā sakarā šajā posmā ir svarīgi nodrošināt lietotāju apmācību un konsultācijas. Tas viņiem palīdzēs pielāgoties jauniem darba apstākļiem.

Rūpnieciskā darbība

EDMS rūpnieciskā darbība ir stabili strādājoša EDMS izmantošana, kas pilnībā atbilst lietotāju prasībām organizācijas darbinieku pienākumu veikšanas procesā.

Darbs, kas veikts EDMS darbības laikā:

• Lietotāju konsultēšana un apmācība par darbu EDMS;
• Katalogu administrēšana (organizācijas struktūra, lietotāji, apstiprināšanas ceļi, adresātu saraksti utt.);
• Serveru un programmatūras administrēšana;
• Dublēšanas veikšana (dublēšana)

Šajā posmā var uzsākt EDMS izstrādes procesu: jaunu funkciju pievienošanu, ieviešanas projekta robežu paplašināšanu (jaunu dokumentu kategoriju/veidu pievienošanu, saimniecības lietotāju/nodaļu/uzņēmumu skaita paplašināšanu, jaunu pievienošanu). funkcijas).

Lai samazinātu EDMS ieviešanas un ieviešanas laiku, uzskaitīto posmu darbu var realizēt paralēli atkarībā no automatizācijas uzdevumu sarežģītības līmeņa, izmantotās programmatūras u.c.

Visā EDMS ieviešanas projekta dzīves ciklā ir jāveic projekta vadības darbs. Piemēram, ieteicams izmantot Amerikas standartu ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK rokasgrāmata).

Projektu vadība

Projekts ir pagaidu pasākums, lai radītu unikālus produktus vai pakalpojumus. Projektu vadība ir atsevišķa vadības joma, kas īpaši izstrādāta pagaidu darbību vadīšanai ar unikāliem rezultātiem.

Slavenākie/plašāk izmantotie projektu vadības standarti ir:

• PMBOK (Amerikas standarts: www.pmi.ru);
• Prince2 (angļu standarts: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (Eiropas standarts: www.ipma.org);
• P2M (Japānas standarts: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Galvenie varoņi:

• Projekta vadītājs (vadītājs) ir atbildīgā persona par projekta vadību.
• Projekta sponsors ir persona, kas nodrošina projekta finansiālos līdzekļus un sniedz projekta administratīvo un organizatorisko atbalstu.
• Projekta pasūtītājs (patērētājs) ir persona, kas izmantos projekta rezultātus.
• Projekta ieinteresētās personas ir personas, kuras aktīvi iesaistās projektā un/vai kuru intereses var ietekmēt projekta īstenošana (kas ietekmē un tiek ietekmētas projekta rezultātā).

Projekta dzīves cikla piemērs:

Projekta harta ir pirmais oficiālais projekta dokuments. Formāli apstiprina projekta esamību. Piešķir RP pilnvaras piesaistīt organizatoriskos resursus projekta darbībām. RP nosaka un izraksta pēc iespējas agrāk. RP vienmēr jāpiešķir pirms plānošanas sākuma un vēlams projekta hartas izstrādes laikā.

Projekta harta ir detalizēta projekta plānošanas posmā.

Projekta hartā var būt:

• Biznesa vajadzību apraksts projekta uzsākšanai;
• Projekta mērķis vai pamats;
• Vajadzību un cerību apraksts, kā arī ieinteresēto pušu ietekmes pakāpe;
• Kopsavilkuma plāns par galvenajiem projekta atskaites punktiem (Milestones);
• Funkcionālo organizāciju apraksts;
• Organizatorisko pieņēmumu un ierobežojumu apraksts;
• Kopējais projekta budžets.

Projekta darbības jomas apraksts– tā ir informācija par projekta mērķiem un uzdevumiem, kas saņemta no Pasūtītāja uzsākšanas stadijā (informācijas aptauja). Tas var saturēt vispārīgus rādītājus, un projekta vadītājs plānošanas un izstrādes stadijā tos turpmāk precizē un pilnveido. Šis ir projekta paziņojums (kas jādara).

Projekta darbības jomas paziņojuma izstrādes process apraksta un dokumentē projekta un ar to saistīto produktu un pakalpojumu īpašības un robežas, kā arī pieņemšanas metodes un tvēruma pārvaldību.

Galvenās dokumenta sastāvdaļas:

• Projekta mērķi;
• Projekta produkta apraksts
• Projekta rezultāti
• Pieņēmumi un ierobežojumi projektā, projekta robežas;
• Projekta starpposma plāns.

Projekta vadības plāns ir oficiāli apstiprināts dokuments, kas vada projekta izpildi. Šis ir dokuments, kas satur un integrē plānošanas rezultātus visās projekta jomās (laiks, izmaksas, resursi, riski, kvalitāte utt.)

Projekta vadības plāns var sastāvēt no viena vai vairākiem papildu plāniem, piemēram:

• Projekta apjoma vadības plāns;
• Kalendāra plāns;
• Izmaksu vadības plāns;
• Kvalitātes vadības plāns;
• HR plāns;
• Mijiedarbības pārvaldības plāns;
• Riska vadības plāns;
• Piegādes vadības plāns;
• Procesa uzlabošanas plāns

Nav iespējams uzreiz izveidot detālplānojumu visam projektam.

Pamatplāns ir formāli apstiprināts dokuments, pēc kura tiek vērtēta projekta izpilde un kas tiks izmantots, lai pārvaldītu un kontrolētu projekta izpildi. Izmanto, lai uzraudzītu projekta progresa novirzi.

Darba plāns ir dokuments vai dokumentu kopa, kas mainās līdz ar projekta virzību un kļūst pieejama papildu informācija. Darba plāns, kā likums, vienmēr atšķiras no pamata. Darba plānu maina RP.

Projekta izpilde– galvenais projekta īstenošanas process (iesaistīta ievērojama daļa resursu).

RP galvenie pienākumi ir:

• Aktivitāšu integrēšana un koordinēšana projekta plāna īstenošanai;
• Pastāvīga esošā projekta izpildes noviržu salīdzināšana un analīze salīdzinājumā ar projekta bāzes līmeni;
• Ja nepieciešams, iniciējiet izmaiņu pieprasījumus;
• Projekta izmaksu un laika prognozes.

Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu (EDMS) ieviešanas efektivitātes analīze

Efektivitāte ir viens no visizplatītākajiem ekonomikas jēdzieniem. Efektivitāti var definēt kā mērķa sasniegšanas iespējamību. Iepriekš minētā EDMS ieviešanas priekšnosacījumu analīze ir nepietiekama, lai ieteiktu tās ieviešanu. Nepieciešama EDS izmaksu efektivitātes analīze.

Elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanas mērķi:

biroja automatizācija,

dokumentu plūsmu automatizācija,

dokumentu un pasūtījumu izpildes kontroles automatizācija,

palielināt izpildes disciplīnu,

sakārtot lietas, strādājot ar dokumentiem,

dokumentu darījumu laika samazināšana,

pāreja uz bezpapīra tehnoloģijām.

Tādējādi ir iespējams noteikt elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas (EDMS) izmantošanas efektivitāti šaurā nozīmē atsevišķām nozarēm un lietotājiem. Šajā gadījumā ir saprātīgi apsvērt šādus efektu veidus:

ekonomiskais - tā rādītājos naudas izteiksmē ņemti vērā visa veida rezultāti un izmaksas, kas izriet no EDS ieviešanas. Biroja darba automatizācija, dokumentu plūsmu automatizācija, dokumentu un pasūtījumu izpildes kontroles automatizācija palīdz samazināt kļūdas, kas rodas roku darba laikā, paātrinot dokumentu aprites procesu, kas nodrošina neapšaubāmu laika ieguvumu un enerģijas izmaksu ietaupījumu, izmaksas par mašīnas laiku utt.

finansiāls - šāda veida ietekmes rādītāju aprēķins tiek veikts, pamatojoties uz EDMS izmantošanas finanšu rezultātiem, kas izpaužas kā laika samazinājums operācijām ar dokumentiem, tādējādi samazinot darba ar dokumentiem ilgumu,

resurss - tā rādītāji atspoguļo EDMS izmantošanas ietekmi uz konkrēta materiālā resursa veida (elektrības, darbaspēka utt.) ražošanas un patēriņa apjomu. Kā jau minēts, laika ieguvums, strādājot ar dokumentiem, samazinās elektrisko resursu, darbaspēka resursu u.c.

zinātniski tehniskais - ietver EDMS novitāti, vienkāršību, lietderību;

sociālais - tā rādītājos ir ņemti vērā EDMS ieviešanas sociālie rezultāti, kas izteikti, samazinot darba intensitāti, sagatavojot un apstrādājot datu vienību automatizētā dokumentu pārvaldības sistēmā.

Sīkāk aplūkosim izmaksu ietaupījumus uz darbaspēka izmaksām EDMS lietotājiem.

Nosacītā gada izmaksu ietaupījuma aprēķins j-tās kvalifikācijas Cj darbinieku atalgojumam, kad EDMS ieviešanas rezultātā mainās informācijas sagatavošanas un apstrādes procesu darbietilpība, nosaka formula

Сj = Сзпj (Q1–Q2) А2/Фj,

kur Сзпj ir j-tās kvalifikācijas darbinieka, kas nodarbojas ar datu sagatavošanu un apstrādi, gada darba algas fonds, rub.; Q1, Q2 - datu vienības sagatavošanas un apstrādes darbietilpība programmatūras produkta pamata un jaunajā versijā, cilvēks/stunda; A2 - ikgadējais datu sagatavošanas un apstrādes apjoms programmatūras produkta jaunā versijā, dabiskās vienības; Фj - viena j-tās kvalifikācijas darbinieka, kas nodarbojas ar datu sagatavošanu un apstrādi, gada darba laiks, stundas.

Aprēķināsim izmaksu ietaupījumu atalgojumam sabiedriskajā sektorā vienotā tarifu grafika 11.kategorijā strādājošam vadītājam, kura alga ir 10 000 rubļu. Ņemot vērā to, ka vadītājam ir ikmēneša piemaksa 75% apmērā no algas, viņa mēnešalga ir 17 500 rubļu. Līdz ar to pārvaldnieka gada algas fonds ir 210 000 rubļu. Ņemot vērā, ka piecu dienu darba nedēļā darba dienu skaits ir 249, tad vadītāja ikgadējais darba laiks būs 1992 stundas.

Dokumentu sagatavošanas un apstrādes darbietilpība ar iepriekšējo darba metodi un EDMS sistēmā ir attiecīgi 25 [cilv./st.] un 20 [pers./st.]. Ikgadējais darba apjoms pie datu sagatavošanas un apstrādes EDMS (fiziskajās vienībās) ir? 80 dokumenti.

Tādējādi mēs ietaupām vadības darbaspēka izmaksas:

C = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 rubļi,

kas ir 20% no 11.kategorijas vadītāja, kas nodarbojas ar dokumentu sagatavošanu un apstrādi automatizētajā dokumentu vadības sistēmā, gada algas fonda.